۸ روش برای خودکارسازی گردش کار حسابداری و بازپسگیری زمان خود
به خاطر دارید چرا کسبوکار خود را شروع کردید؟ احتمالاً به این دلیل نبود که رویای گذراندن شبهایتان را صرف دستهبندی هزینهها یا دنبال کردن رسیدها ببینید. اما اکنون غرق در صفحات گسترده هستید و ساعتهای گرانبهایی را صرف کارهای اداری میکنید که میتوانند خودکار شوند.
خبر خوب؟ فناوری مدرن خودکارسازی بخشهای خستهکننده حسابداری را آسانتر از همیشه کرده است و به شما این امکان را میدهد تا روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید: رشد کسبوکار و خدمت به مشتریان خود.
بیایید هشت روش قدرتمند برای خودکارسازی گردش کار حسابداری و بازپسگیری کنترل زمان خود را بررسی کنیم.
۱. راهاندازی فیدهای بانکی خودکار
از وارد کردن دستی تراکنشها دست بردارید. حسابهای بانکی تجاری و کارتهای اعتباری خود را مستقیماً به نرمافزار حسابداری خود متصل کنید. اکثر پلتفرمهای مدرن میتوانند به طور خودکار تراکنشها را بر اساس الگوهایی که از رفتار گذشته شما یاد میگیرند، وارد و دستهبندی کنند.
زمان صرفهجوییشده: ۳ تا ۵ ساعت در ماه
نحوه پیادهسازی: نرمافزار حسابداری را انتخاب کنید که ادغام فید بانکی را ارائه میدهد (اکثر آنها این کار را انجام میدهند). حسابهای خود را از طریق اتصالات امن OAuth متصل کنید و چند جلسه صرف آموزش سیستم برای دستهبندی صحیح فروشندگان رایج خود کنید.
۲. خودکارسازی ایجاد و ارسال فاکتور
اگر هنوز به صورت دستی فاکتورها را در Word یا Excel ایجاد میکنید، بیش از حد تلاش میکنید. سیستمهای فاکتورینگ خودکار میتوانند فاکتورهای حرفهای را بر اساس الگوهای شما ایجاد کنند، آنها را به طور خودکار در تاریخهای برنامهریزیشده ارسال کنند و حتی پرداختهای معوقه را پیگیری کنند.
زمان صرفهجوییشده: ۲ تا ۴ ساعت در ماه
نحوه پیادهسازی: از نرمافزار فاکتورینگ استفاده کنید که به شما امکان میدهد فاکتورهای تکراری را برای مشتریان ثابت تنظیم کنید. یادآوریهای پرداخت خودکار را طوری پیکربندی کنید که ۳ روز قبل از سررسید، در تاریخ سررسید و ۷ روز بعد ارسال شوند.
۳. فعال کردن پرداخت خودکار صورتحساب
هزینههای دیرکرد گران و کاملاً قابل اجتناب هستند. پرداختهای خودکار را برای صورتحسابهای تکراری مانند اجاره، خدمات رفاهی، اشتراکهای نرمافزاری و بیمه تنظیم کنید. برای صورتحسابهای متغیر، حداقل یادآورهای خودکار را تنظیم کنید تا هرگز پرداختی را از دست ندهید.
زمان صرفهجوییشده: ۱ تا ۲ ساعت در ماه
نحوه پیادهسازی: از سرویس پرداخت صورتحساب بانک خود یا ویژگی مدیریت صورتحساب نرمافزار حسابداری استفاده کنید. برای فروشندگانی که پرداختهای ACH یا کارت اعتباری را میپذیرند، پرداختهای خودکار را برنامهریزی کنید. برای سایرین، یادآوریهای تقویمی را با زمان کافی برای بررسی و تأیید پرداخت تنظیم کنید.
۴. دیجیتالی کردن جمعآوری رسید
جعبه کفش پر از رسیدهای مچاله شده یادگاری از گذشته است. از برنامههای تلفن همراه استفاده کنید که به شما امکان میدهند بلافاصله پس از خرید از رسیدها عکس بگیرید. بهترین برنامهها از OCR (تشخیص نوری کاراکتر) برای استخراج جزئیات کلیدی مانند نام فروشنده، تاریخ، مبلغ و حتی مالیات استفاده میکنند.
زمان صرفهجوییشده: ۲ تا ۳ ساعت در ماه
نحوه پیادهسازی: یک برنامه اسکن رسید انتخاب کنید که با سیستم حسابداری شما یکپارچه شود. عادت کنید بلافاصله پس از تراکنشها از رسیدها عکس بگیرید. بسیاری از برنامهها میتوانند به طور خودکار رسیدها را با تراکنشهای کارت اعتباری مطابقت دهند.
۵. خودکارسازی ردیابی مسافت پیموده شده
اگر برای تجارت رانندگی میکنید، ردیابی خودکار مسافت پیموده شده میتواند هزاران دلار در کسورات مالیاتی که ممکن است در غیر این صورت فراموش کنید، برای شما صرفهجویی کند. برنامههای مبتنی بر GPS در پسزمینه اجرا میشوند و به طور خودکار سفرهای شما را ثبت میکنند.
زمان صرفهجوییشده: ۱ تا ۲ ساعت در ماه (به علاوه افزایش کسورات)
نحوه پیادهسازی: یک برنامه ردیابی مسافت پیموده شده دانلود کنید که از GPS برای تشخیص خودکار درایوها استفاده میکند. برای طبقهبندی هر سفر به عنوان تجاری یا شخصی، انگشت خود را بکشید. در پایان ماه، گزارشها را برای سوابق مالیاتی خود آماده صادر کنید.
۶. سادهسازی پردازش حقوق و دستمزد
پرداخت حقوق و دستمزد نباید یک کابوس ماهانه باشد. خدمات مدرن حقوق و دستمزد همه چیز را از محاسبه برداشتها گرفته تا تشکیل پروندههای مالیاتی انجام میدهند. بسیاری مستقیماً با سیستمهای ردیابی زمان یکپارچه میشوند، بنابراین ساعات کارکرد به طور خودکار به حقوق و دستمزد جریان مییابد.
زمان صرفهجوییشده: ۳ تا ۶ ساعت در ماه
نحوه پیادهسازی: یک ارائهدهنده خدمات حقوق و دستمزد تمامخدمت را انتخاب کنید که تشکیل پروندههای مالیاتی و سپردههای مستقیم را انجام میدهد. اگر کارمندان ساعتی دارید، آن را به سیستم ردیابی زمان خود متصل کنید. برنامههای پرداخت خودکار را تنظیم کنید تا حقوق و دستمزد بدون دخالت شما اجرا شود.
۷. ایجاد گزارشهای مالی خودکار
از صرف ساعتها برای جمعآوری گزارشهایی که نرمافزار حسابداری شما میتواند فوراً تولید کند، دست بردارید. گزارشهای ماهانه خودکار را تنظیم کنید که سود و زیان، جریان نقدی و معیارهای کلیدی را نشان میدهند. آنها را به طور خودکار از طریق ایمیل برای شما (و حسابدار یا شرکای تجاری خود) ارسال کنید.
زمان صرفهجوییشده: ۲ تا ۴ ساعت در ماه
نحوه پیادهسازی: در نرمافزار حسابداری خود، گزارشها یا داشبوردهای سفارشی با معیارهایی که بیشتر به آنها اهمیت میدهید ایجاد کنید. آنها را طوری برنامهریزی کنید که در اول هر ماه به طور خودکار تولید و ارسال شوند.
۸. خودکارسازی آمادهسازی مالیات در طول سال
بدترین زمان برای سازماندهی امور مالی شما ۱۴ آوریل است. در عوض، با طبقهبندی صحیح هزینهها در طول سال، نگهداری نسخههای دیجیتالی از تمام رسیدها و تولید خودکار گزارشهای فصلی، آمادهسازی مالیات را خودکار کنید.
زمان صرفهجوییشده: ۱۰ تا ۱۵ ساعت در زمان مالیات
نحوه پیادهسازی: از نرمافزار حسابداری استفاده کنید که هزینهها را بر اساس دسته مالیاتی ردیابی میکند. یادآورهای فصلی را تنظیم کنید تا هر گونه تراکنش طبقهبندی نشده را بررسی و پاکسازی کنید. با حسابدار خود همکاری کنید تا فهرستی از اسنادی که به آنها نیاز دارید ایجاد کنید، سپس سیستمهایی را برای جمعآوری آنها در طول سال تنظیم کنید.
شروع کار: طرح اقدام اتوماسیون شما
خودکارسازی گردش کار حسابداری شما یک شبه اتفاق نمیافتد، اما نیازی نیست همه چیز را یکباره پیادهسازی کنید. در اینجا یک رویکرد عملی وجود دارد:
هفته ۱: فیدهای بانکی را تنظیم کنید و شروع به دیجیتالی کردن رسیدها کنید. این دو تغییر به تنهایی هر ماه ساعتها در وقت شما صرفهجویی میکنند.
هفته ۲-۳: فاکتورینگ خودکار را برای مشتریان ثابت خود پیادهسازی کنید و پرداختهای خودکار صورتحساب را برای هزینههای تکراری تنظیم کنید.
هفته ۴: در صورت لزوم، ردیابی مسافت پیموده شده را تنظیم کنید و گزینههای اتوماسیون حقوق و دستمزد را ارزیابی کنید.
ماه ۲: اتوماسیونهای خود را تنظیم کنید، گزارشهای مالی را اضافه کنید و روی سیستم آمادهسازی مالیات خود کار کنید.
هزینه واقعی حسابداری دستی
بیایید کمی ریاضیات سریع انجام دهیم. اگر در حال حاضر ۲۰ ساعت در ماه را صرف کارهای حسابداری میکنید و اتوماسیون میتواند آن را به ۵ ساعت کاهش دهد، ۱۵ ساعت در ماه صرفهجویی میکنید—که ۱۸۰ ساعت در سال است.
با ۱۸۰ ساعت اضافی چه کاری میتوانید انجام دهید؟ سه مشتری جدید جذب کنید؟ یک محصول جدید توسعه دهید؟ بالاخره آن تعطیلاتی را که به تعویق انداختهاید بروید؟
حتی اگر زمان خود را با مبلغ متوسط ۵۰ دلار در ساعت صورتحساب کنید، ۹۰۰۰ دلار ارزش زمانی است که پس میگیرید. و این شامل هزینه خطاها، مهلتهای از دست رفته یا تخلیه ذهنی ناشی از معلق ماندن مداوم این وظایف بر سر شما نمیشود.
انتخاب ابزارهای مناسب
کلید اتوماسیون موفق، انتخاب ابزارهایی است که به خوبی با هم کار میکنند. به دنبال موارد زیر باشید:
- قابلیتهای یکپارچهسازی: آیا ابزارهای شما میتوانند با یکدیگر صحبت کنند یا در نهایت با سیلوهای قطع ارتباط مواجه خواهید شد؟
- مقیاسپذیری: آیا این راه حل با کسبوکار شما رشد میکند یا باید در یک سال مهاجرت کنید؟
- کیفیت پشتیبانی: وقتی مشکلی پیش میآید (و در نهایت مشکلی پیش خواهد آمد)، با چه سرعتی میتوانید کمک بگیرید؟
- امنیت: آیا اطلاعات مالی و اطلاعات مشتری شما به درستی محافظت میشوند؟
اشتباهات رایج اتوماسیون که باید از آنها اجتناب کرد
در حالی که خودکارسازی حسابداری شما به طور کلی مثبت است، مراقب این مشکلات باشید:
اتوماسیون بیش از حد بدون نظارت: اتوماسیون به این معنی نیست که هرگز دفاتر خود را بررسی نکنید. هر هفته ۳۰ دقیقه کنار بگذارید تا طبقهبندیهای خودکار را بررسی کنید و هر گونه خطایی را برطرف کنید.
انتخاب ابزارهای بسیار زیاد: داشتن هشت برنامه مختلف که با یکدیگر صحبت نمیکنند، اتوماسیون نیست—بلکه هرج و مرج است. هدف خود را بر روی یک مجموعه یکپارچه یا ابزارهایی با APIهای قوی قرار دهید.
نادیده گرفتن زمان راهاندازی: بله، اتوماسیون باعث صرفهجویی در زمان میشود، اما نیاز به سرمایهگذاری اولیه دارد. زمان اختصاصی را برای راهاندازی صحیح همه چیز مسدود کنید.
فراموش کردن نگهداری: اتوماسیونهای خود را به صورت فصلی بررسی کنید. آیا قوانین هنوز کار میکنند؟ آیا باید دستهها یا فروشندگان جدیدی اضافه کنید؟
آزادی حسابداری شما در انتظار است
کسبوکارهایی که پیشرفت میکنند، آنهایی نیستند که بهترین سیستمهای بایگانی دستی را دارند—آنها آنهایی هستند که از فناوری برای حذف کارهای بیهوده و تمرکز بر رشد استراتژیک استفاده میکنند.
کوچک شروع کنید، یک فرآیند را در یک زمان خودکار کنید و تماشا کنید که آن ساعات خستهکننده حسابداری ناپدید میشوند. آینده خود (و نتیجه نهایی خود) از شما تشکر خواهد کرد.
کدام کار حسابداری را ابتدا خودکار خواهید کرد؟ هرچه زودتر شروع کنید، زودتر آن ساعات گرانبها را پس خواهید گرفت و به انجام کاری که دوست دارید باز خواهید گشت: اداره و رشد کسبوکار خود.
به دنبال پیشبرد اتوماسیون مالی خود هستید؟ با ممیزی فرآیندهای فعلی خود شروع کنید. هر کار حسابداری را که به صورت دستی انجام میدهید فهرست کنید، زمانی را که هر کدام طول میکشد تخمین بزنید و بر اساس اینکه کدام اتوماسیونها بیشترین صرفهجویی در زمان را به شما میدهند، اولویتبندی کنید. سپس یک به یک به آنها رسیدگی کنید و شاهد افزایش کارایی خود باشید.
