8 Maneiras de Automatizar o Seu Fluxo de Trabalho de Contabilidade e Recuperar o Seu Tempo
Lembra-se por que começou o seu negócio? Provavelmente não foi porque sonhava em passar as suas noites a categorizar despesas ou a correr atrás de recibos. No entanto, aqui está você, a afogar-se em folhas de cálculo e a perder horas preciosas em tarefas administrativas que poderiam ser automatizadas.
As boas notícias? A tecnologia moderna tornou mais fácil do que nunca automatizar as partes tediosas da contabilidade, libertando-o para se concentrar no que realmente importa: fazer crescer o seu negócio e servir os seus clientes.
Vamos explorar oito maneiras poderosas de automatizar o seu fluxo de trabalho de contabilidade e retomar o controle do seu tempo.
1. Configure Feeds Bancários Automáticos
Pare de inserir transações manualmente. Conecte as suas contas bancárias comerciais e cartões de crédito diretamente ao seu software de contabilidade. A maioria das plataformas modernas pode importar e categorizar automaticamente as transações com base em padrões que aprendem com o seu comportamento passado.
Tempo economizado: 3-5 horas por mês
Como implementar: Escolha um software de contabilidade que ofereça integração de feeds bancários (a maioria oferece). Conecte as suas contas através de conexões OAuth seguras e gaste algumas sessões a treinar o sistema para categorizar os seus fornecedores comuns corretamente.
2. Automatize a Criação e Envio de Faturas
Se ainda estiver a criar faturas manualmente no Word ou Excel, está a trabalhar demais. Os sistemas de faturação automatizados podem gerar faturas profissionais com base nos seus modelos, enviá-las automaticamente em datas agendadas e até mesmo fazer o acompanhamento de pagamentos em atraso.
Tempo economizado: 2-4 horas por mês
Como implementar: Use um software de faturação que lhe permita configurar faturas recorrentes para clientes regulares. Configure lembretes de pagamento automáticos para serem enviados 3 dias antes da data de vencimento, na data de vencimento e 7 dias depois.
3. Ative o Pagamento Automático de Contas
As taxas de atraso são caras e completamente evitáveis. Configure pagamentos automáticos para contas recorrentes, como aluguel, serviços públicos, assinaturas de software e seguros. Para contas variáveis, no mínimo, configure lembretes automáticos para nunca perder um pagamento.
Tempo economizado: 1-2 horas por mês
Como implementar: Use o serviço de pagamento de contas do seu banco ou o recurso de gestão de contas do software de contabilidade. Para fornecedores que aceitam pagamentos ACH ou cartão de crédito, agende pagamentos automáticos. Para outros, defina lembretes de calendário com antecedência suficiente para rever e aprovar o pagamento.
4. Digitalize a Recolha de Recibos
A caixa de sapatos cheia de recibos amassados é uma relíquia do passado. Use aplicativos móveis que permitem fotografar recibos imediatamente após uma compra. Os melhores aplicativos usam OCR (reconhecimento ótico de caracteres) para extrair detalhes importantes, como nome do comerciante, data, valor e até impostos.
Tempo economizado: 2-3 horas por mês
Como implementar: Escolha um aplicativo de digitalização de recibos que se integre ao seu sistema de contabilidade. Crie o hábito de fotografar recibos imediatamente após as transações. Muitos aplicativos podem corresponder automaticamente os recibos às transações de cartão de crédito.
5. Automatize o Rastreamento de Quilometragem
Se dirige para fins comerciais, o rastreamento automatizado de quilometragem pode economizar milhares em deduções fiscais que, de outra forma, poderia esquecer de reclamar. Os aplicativos baseados em GPS são executados em segundo plano e registam automaticamente as suas viagens.
Tempo economizado: 1-2 horas por mês (mais aumento das deduções)
Como implementar: Descarregue um aplicativo de rastreamento de quilometragem que usa GPS para detetar automaticamente as viagens. Deslize para classificar cada viagem como comercial ou pessoal. No final do mês, exporte relatórios prontos para os seus registos fiscais.
6. Agilize o Processamento da Folha de Pagamento
A folha de pagamento não precisa de ser um pesadelo mensal. Os serviços modernos de folha de pagamento tratam de tudo, desde o cálculo das retenções até o preenchimento de formulários fiscais. Muitos integram-se diretamente com os sistemas de rastreamento de tempo, para que as horas trabalhadas fluam automaticamente para a folha de pagamento.
Tempo economizado: 3-6 horas por mês
Como implementar: Escolha um fornecedor de folha de pagamento de serviço completo que lide com os arquivos fiscais e os depósitos diretos. Conecte-o ao seu sistema de rastreamento de tempo, se tiver funcionários horistas. Configure horários de pagamento automatizados para que a folha de pagamento seja executada sem a sua intervenção.
7. Crie Relatórios Financeiros Automatizados
Pare de gastar horas a compilar relatórios que o seu software de contabilidade pode gerar instantaneamente. Configure relatórios mensais automatizados que mostrem lucros e perdas, fluxo de caixa e métricas principais. Faça com que eles sejam enviados por e-mail para você (e para o seu contador ou parceiros de negócios) automaticamente.
Tempo economizado: 2-4 horas por mês
Como implementar: Dentro do seu software de contabilidade, crie relatórios personalizados ou painéis com as métricas que mais lhe interessam. Agende-os para gerar e enviar automaticamente no primeiro dia de cada mês.
8. Automatize a Preparação de Impostos ao Longo do Ano
A pior altura para organizar as suas finanças é 14 de abril. Em vez disso, automatize a preparação de impostos categorizando as despesas corretamente ao longo do ano, mantendo cópias digitais de todos os recibos e tendo relatórios trimestrais gerados automaticamente.
Tempo economizado: 10-15 horas na época de impostos
Como implementar: Use um software de contabilidade que rastreie as despesas por categoria de imposto. Defina lembretes trimestrais para rever e limpar quaisquer transações não categorizadas. Trabalhe com o seu contador para criar uma lista de verificação de documentos de que precisará e, em seguida, configure sistemas para coletá-los ao longo do ano.
Começando: O Seu Plano de Ação de Automação
Automatizar o seu fluxo de trabalho de contabilidade não acontece da noite para o dia, mas não precisa de implementar tudo de uma vez. Aqui está uma abordagem prática:
Semana 1: Configure feeds bancários e comece a digitalizar recibos. Essas duas mudanças sozinhas economizarão horas por mês.
Semana 2-3: Implemente a faturação automatizada para os seus clientes regulares e configure pagamentos automáticos de contas para despesas recorrentes.
Semana 4: Se aplicável, configure o rastreamento de quilometragem e avalie as opções de automação da folha de pagamento.
Mês 2: Ajuste as suas automações, adicione relatórios financeiros e trabalhe no seu sistema de preparação de impostos.
O Custo Real da Contabilidade Manual
Vamos fazer um cálculo rápido. Se atualmente gasta 20 horas por mês em tarefas de contabilidade e a automação pode reduzir isso para 5 horas, está a economizar 15 horas por mês — são 180 horas por ano.
O que poderia fazer com 180 horas extras? Conseguir três novos clientes? Desenvolver um novo produto? Finalmente tirar aquelas férias que tem adiado?
Mesmo que fature o seu tempo a um valor modesto de 50 dólares por hora, isso representa 9.000 dólares em tempo que está a recuperar. E isso não inclui o custo de erros, prazos perdidos ou o esgotamento mental de ter constantemente essas tarefas penduradas na sua cabeça.
Escolha as Ferramentas Certas
A chave para uma automação bem-sucedida é escolher ferramentas que funcionem bem juntas. Procure por:
- Capacidades de integração: As suas ferramentas conseguem comunicar entre si ou acabará por ter silos desconectados?
- Escalabilidade: Esta solução crescerá com o seu negócio ou precisará de migrar dentro de um ano?
- Qualidade do suporte: Quando algo corre mal (e eventualmente algo correrá), com que rapidez consegue ajuda?
- Segurança: Os seus dados financeiros e informações do cliente estão devidamente protegidos?
Erros Comuns de Automação a Evitar
Embora automatizar a sua contabilidade seja geralmente positivo, fique atento a estas armadilhas:
Automatizar demais sem supervisão: Automação não significa que nunca reveja os seus livros. Reserve 30 minutos semanalmente para rever as categorizações automatizadas e detetar quaisquer erros.
Escolher demasiadas ferramentas: Ter oito aplicativos diferentes que não comunicam entre si não é automação — é caos. Procure um conjunto integrado ou ferramentas com APIs fortes.
Ignorar o tempo de configuração: Sim, a automação economiza tempo, mas requer investimento inicial. Bloqueie um tempo dedicado para configurar as coisas corretamente.
Esquecer-se de manter: Reveja as suas automações trimestralmente. As regras ainda estão a funcionar? Precisa de adicionar novas categorias ou fornecedores?
A Sua Liberdade Contábil Aguarda
As empresas que prosperam não são as que têm os melhores sistemas de arquivo manual — são as que aproveitam a tecnologia para eliminar o trabalho repetitivo e concentrar-se no crescimento estratégico.
Comece pequeno, automatize um processo de cada vez e observe como essas tediosas horas de contabilidade desaparecem. O seu futuro eu (e os seus resultados financeiros) agradecerão.
Que tarefa de contabilidade irá automatizar primeiro? Quanto mais cedo começar, mais cedo recuperará essas preciosas horas e voltará a fazer o que ama: administrar e fazer crescer o seu negócio.
Quer levar a sua automação financeira ainda mais longe? Comece por auditar os seus processos atuais. Liste todas as tarefas de contabilidade que faz manualmente, estime o tempo que cada uma leva e priorize com base em quais automações lhe darão a maior economia de tempo. Em seguida, enfrente-as uma a uma e veja a sua eficiência aumentar vertiginosamente.
