87 дописів з тегом "Beancount"

Вирішення питання про те, де розмістити готівкові резерви вашого малого бізнесу, може здатися балансуванням між отриманням пристойної прибутковості та збереженням доступності коштів. Два найпоширеніші та найбезпечніші варіанти — це високоприбуткові ощадні рахунки та депозитні сертифікати (CD). Кожен служить певній меті, і вибір правильного залежить від ваших часових рамок та потреб у ліквідності.

Давайте розберемо відмінності, дослідимо нюанси страхування FDIC для бізнесу, а потім заглибимося в практичні патерни Beancount для чистого відстеження всього цього.

TL;DR: Швидке резюме​

• Ощадні рахунки / Депозитні рахунки грошового ринку (MMDA): Найкращі для ліквідної, щоденної операційної готівки та короткострокових податкових платежів. Їх процентні ставки змінні. Хоча ФРС скасувала старі обмеження на зняття коштів, банки все ще можуть встановлювати свої власні правила.
• Депозитні сертифікати (CD): Пропонують вищу, фіксовану прибутковість, якщо ви можете заблокувати готівку на конкретний термін. Дострокове зняття грошей спричиняє штраф.
• Безпека насамперед: Обидва застраховані FDIC до $250,000 на вкладника, на банк, на категорію власності. Правила дещо відрізняються для приватних підприємців проти корпорацій.
• Понад ліміт?: Для залишків понад $250,000 послуги як Застрахований готівковий своп (ICS) можуть розподілити ваші кошти через декілька банків для максимізації страхового покриття, зберігаючи при цьому єдині банківські відносини.
• Користувачі Beancount: Перейдіть до кінця для патернів журналу для моделювання CD, нарахування відсотків та правильної обробки штрафів за дострокове зняття.

Що кожен рахунок робить добре 🏦​

Високоприбуткові ощадні рахунки / Депозитні рахунки грошового ринку (MMDA)​

Думайте про них як про основний готівковий хаб вашого бізнесу. Вони призначені для безпеки та доступності.

• Ліквідність: Це їх головна перевага. Ви можете знімати кошти в будь-який час без штрафу. Важливо зазначити, що навіть після того, як Федеральна резервна система скасувала старе правило "шести зручних знять на місяць" (Регулювання D) у 2020 році, окремі банки все ще вільні встановлювати свої власні транзакційні ліміти або комісії. Завжди читайте умови вашого рахунку.
• Страхування та безпека: Ощадні та MMDA в банку, застрахованому FDIC, покриваються. Не плутайте їх з взаємними фондами грошового ринку, пропонованими брокерськими компаніями, які є інвестиціями і не застраховані FDIC.
• Найкращий випадок використання: Ідеально підходять для вашого операційного готівкового буфера (3-6 місяців витрат), коштів, відкладених для короткострокової зарплати або податків, та вашого загального резерву на надзвичайні ситуації.

Депозитні сертифікати (CD)​

CD — це угода, яку ви укладаєте з банком: ви погоджуєтеся не торкатися своїх грошей протягом встановленого терміну (наприклад, 3, 6, 12 місяців), і взамін банк дає вам вищу, фіксовану процентну ставку.

• Впевненість у прибутковості: Фіксована ставка є ключовою перевагою, захищаючи вас у випадку падіння ринкових ставок. Зворотна сторона — штраф за дострокове зняття. Якщо ви порушите CD протягом перших шести днів, федеральні правила вимагають мінімального штрафу в розмірі семи днів простих відсотків. Після цього штраф визначається власною політикою банку (наприклад, три місяці відсотків).
• Страхування та безпека: CD мають таке ж страхування FDIC, як і ощадні рахунки, до того ж ліміту в $250,000.
• Найкращий випадок використання: Ідеально підходить для готівки, яку ви впевнені, що не знадобиться протягом терміну дії. Це можуть бути гроші, призначені для податкового платежу через дев'ять місяців, або резерв для капітальних витрат, які ви плануєте зробити наступного року. CD драбина — відкриття декількох CD з розташованими датами погашення (наприклад, 3, 6, 9 та 12 місяців) — популярна стратегія для балансування вищої прибутковості з регулярним доступом до готівки.

Покриття FDIC: Практичні аспекти для бізнесу 🛡️​

Правила страхування FDIC прямолінійні, але мають важливі відмінності для різних бізнес-структур.

• Головне правило: Ви отримуєте $250,000 покриття на вкладника, на застрахований банк, на категорію власності. Усі ваші депозити (поточні рахунки, ощадні рахунки, MMDA, CD) в межах однієї категорії власності в одному банку складаються для визначення вашого покриття.
• Приватні підприємці: Бізнес-рахунки для приватного підприємства розглядаються як індивідуальні рахунки власника. Вони поєднуються з іншими особистими індивідуальними рахунками власника в тому ж банку для одного ліміту страхування в $250,000.
• Корпорації, ТОВ та партнерства: Ці юридичні особи застраховані окремо від особистих рахунків їх власників. Сам бізнес отримує свої власні $250,000 покриття на банк.
• Потрібно більше покриття?: Якщо ваш бізнес тримає більше $250,000, вам не потрібно жонглювати декількома банківськими відносинами. Запитайте у свого банку про Застрахований готівковий своп (ICS). Ця послуга автоматично розподіляє ваші депозити через мережу інших установ, застрахованих FDIC, зберігаючи всі ваші кошти застрахованими, поки ви керуєте ними через свій основний банк.

Коли малому бізнесу слід надавати перевагу кожному варіанту 🤔​

• Виберіть ощадний рахунок/MMDA, коли...

  • Ваш грошовий потік непередбачуваний або у вас є часті, змінні витрати.
  • Ви будуєте свій буфер операційних витрат на 3–6 місяців.
  • Вам потрібен негайний доступ до коштів і ви готові прийняти змінну процентну ставку.

• Виберіть CD, коли...

  • У вас є надлишок готівки, який ви можете впевнено заблокувати на фіксований термін.
  • Ви хочете зафіксувати конкретну процентну ставку та захистити свою прибутковість від ринкових флуктуацій.
  • Ви будуєте CD драбину для створення передбачуваного графіка дозрівання готівки.

Змішаний підхід часто найкращий: тримайте свою негайну операційну готівку в високоприбутковому ощадному рахунку та розміщуйте довгострокові резерви в CD драбині або короткострокових державних казначейських векселях.

Важливе дрібне друкування для читання 📝​

• Штрафи за дострокове зняття: Вони специфічні для кожного банку і будуть розкриті у вашій угоді про CD. Найкращий спосіб їх уникнути — ретельно планувати вашу драбину, щоб вам не довелося порушувати CD.
• Транзакційні ліміти на ощадні рахунки: Те, що федеральне правило скасовано, не означає, що ваш банк не буде стягувати з вас комісію після певної кількості щомісячних знять. Перевірте угоду про ваш рахунок.
• Податки на відсотки: Відсотки, отримані як з ощадних рахунків, так і з CD, зазвичай є оподатковуваним доходом у році, коли вони зараховуються на ваш рахунок. Ви отримаєте Форму 1099-INT. Якщо ви платите штраф за дострокове зняття, він підлягає вирахуванню. Сума штрафу з'являється у полі 2 вашої 1099-INT і зазвичай розглядається як бізнес-витрата.

Альтернативи, які варто знати​

• Казначейські векселі (T-Bills): Це короткострокові позики уряду США, які погашаються через 4-52 тижні. Вони вважаються однією з найбезпечніших інвестицій у світі, підкріпленою повною вірою та кредитом уряду США (не страхування FDIC). Вони високоліквідні і можуть бути відмінним варіантом для готівкових резервів, що перевищують ліміти FDIC.
• Взаємні фонди грошового ринку (MMF): Пропоновані брокерськими фірмами, це інвестиційні продукти, не банківські депозити, і вони не застраховані FDIC. Вони інвестують у високоякісні, короткострокові борги та прагнуть підтримувати стабільну вартість $1 за акцію, але це не гарантовано.

Шпаргалка для прийняття рішень ✅​

Beancount: Як моделювати ощадні рахунки та CD 💻​

Для тих із нас, хто керує корпоративними фінансами з допомогою обліку у простому тексті, ось кілька простих, ефективних патернів для відстеження цих рахунків у Beancount.

1) План рахунків​

Спочатку переконайтеся, що у вас є необхідні рахунки. Налаштуйте назви відповідно до вашого власного плану.

Assets:Bank:Checking
Assets:Bank:Savings
Assets:Bank:CD:12M              ; Створіть унікальний рахунок для кожного CD
Assets:InterestReceivable       ; Опціонально, для щомісячних нарахувань
Income:Interest:Bank
Expenses:Bank:EarlyWithdrawalPenalty
Documents:Bank                  ; Для прив'язки виписок та угод

2) Відкриття та фінансування CD​

Коли ви відкриваєте CD, це простий переказ з одного рахунку активів на інший.

; Відкрити 12-місячний CD на $50,000
2025-01-15 * "Відкрити 12M CD @ фіксована ставка"
  Assets:Bank:CD:12M              50,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -50,000.00 USD
  document: "Documents:Bank/CD-Agreement-2025-01-15.pdf"

3) Визнання відсотків: два методи​

Варіант А: Визнання відсотків тільки при виплаті (простий)​

Якщо ваш банк зараховує всі відсотки при погашенні, це найпростіший метод.

; CD погашено; основна сума + відсотки виплачені на поточний рахунок
2026-01-15 * "CD погашено; відсотки зараховані"
  Assets:Bank:Checking              52,375.00 USD
  Assets:Bank:CD:12M               -50,000.00 USD
  Income:Interest:Bank             -2,375.00 USD

Варіант Б: Щомісячне нарахування відсотків (краще для звітності)​

Для більш точних щомісячних фінансових звітів ви можете нараховувати зароблені відсотки кожного місяця.

; Щомісячне нарахування (ілюстративна сума)
2025-02-15 * "Нарахувати відсотки CD"
  Assets:InterestReceivable            197.40 USD
  Income:Interest:Bank               -197.40 USD

; При погашенні, сторнувати дебіторську заборгованість коли надходять гроші
2026-01-15 * "CD погашено; розрахувати нараховані відсотки"
  Assets:Bank:Checking              52,375.00 USD
  Assets:Bank:CD:12M               -50,000.00 USD
  Assets:InterestReceivable        -2,372.80 USD
  Income:Interest:Bank                 -2.20 USD   ; коригування на округлення

4) Дострокове зняття та штраф​

Запис штрафу вимагає додаткової проводки на рахунок витрат. Це підтримує чистоту вашої звітності та полегшує податковий час.

; Дострокове порушення CD; банк повертає основну суму плюс чисті відсотки після штрафу
2025-06-10 * "Дострокове погашення CD; застосований штраф"
  Assets:Bank:Checking              50,900.00 USD
  Assets:Bank:CD:12M               -50,000.00 USD
  Income:Interest:Bank             -1,200.00 USD
  Expenses:Bank:EarlyWithdrawalPenalty   300.00 USD
  document: "Documents:Bank/1099-INT-2025.pdf"  ; Поле 2 показує штраф

5) Високоприбуткові ощадні відсотки та звірка​

Запис відсотків з ощадного рахунку прямолінійний. Використовуйте твердження balance для підтвердження того, що ваші книги відповідають банківській виписці.

; Щомісячні відсотки зараховані на ощадний рахунок
2025-03-31 * "Щомісячні відсотки - Ощадний рахунок"
  Assets:Bank:Savings                   185.23 USD
  Income:Interest:Bank                -185.23 USD

; Звірка з виписком кінця місяця
2025-03-31 balance Assets:Bank:Savings  150,185.23 USD

Порада: Завжди прикріплюйте цифрові копії ваших виписок та угод про CD, використовуючи тег метаданих document:. У податковий час ви можете легко шукати Expenses:Bank:EarlyWithdrawalPenalty та перевіряти суму проти поля 2 вашої 1099-INT.

Заключні думки: Проста готівкова політика​

• Сегментуйте вашу готівку: Тримайте вашу злітно-посадкову смугу плюс 1–2 місяці операційних витрат у ліквідному Ощадному рахунку/MMDA. Розміщуйте резерви на наступні 3–12 місяців у CD драбині або T-Bills.
• Пам'ятайте про ваше страхування: Тримайте залишки для кожної юридичної особи під лімітом $250k на банк, або використовуйте послугу ICS.
• Уникайте сюрпризів: Читайте дрібний шрифт про правила зняття та штрафи CD перед тим, як ви заблокуєте свою готівку.
• Залишайтеся податково обізнаними: Пам'ятайте, що відсотки оподатковуються, а штрафи за дострокове зняття підлягають вирахуванню. Консультуйтеся зі своїм CPA, щоб переконатися, що ви правильно їх обробляєте.

Ця стаття призначена для освітніх цілей і не становить фінансової або податкової консультації. Будь ласка, консультуйтеся з кваліфікованим професіоналом для отримання вказівок, специфічних для вашого бізнесу.

Перетворіть безладну головну книгу на спокійний, впевнений у готівці бізнес за 30 днів—використовуючи бухгалтерію у простому тексті.

TL;DR​

• Відокремте, спростіть та заблокуйте ваші книги зі стрункою схемою рахунків, послідовними імпортами та автоматизованими перевірками балансу.
• Покажіть важливе—собівартість, загальні витрати, готівкові резерви—через швидкі звіти bean-query.
• Уберіть шум (невикористані підписки, дублювальні інструменти) та кодифікуйте хороші звички (щотижневе узгодження, щомісячне закриття, прикріплені чеки).
• Зробіть податковий сезон нудним зберігаючи виписки, чеки та баланси перевіряємими в одному місці.

Чому "Детокс"?​

Фінансовий безлад у малому бізнесі не просто неохайний—він дорогий. Він приховує марнотратні витрати, затемнює вашу справжню прибутковість і перетворює податковий сезон на шалену скарбничку. Фінансовий детокс це сфокусований, 30-денний перезапуск: ви визначаете, що рухає (та протікає) гроші, усуваєте складність, а потім інституціоналізуєте прості, повторювані рутини для підтримання чистоти.

Beancount це ідеальний інструмент для цього, оскільки він прозорий, скриптовий та перевіряємий. На відміну від програмного забезпечення "чорна скринька", головна книга у простому тексті означає, що кожне число пояснюване. Кожна перевірка та баланс можуть бути автоматизовані за допомогою директив та запитів, створюючи систему самоаудиту, яка примушує до ясності. Цей посібник проведе вас через чотиритижневий план для досягнення саме цього.

Тиждень 0 — Встановіть вашу базову лінію​

Перш ніж ви зможете прибрати, вам потрібна міцна основа. Цей тиждень про визначення структури вашого фінансового світу.

Створіть стрункий план рахунків​

Ваш план рахунків це скелет вашої фінансової системи. Мета тут мінімалізм. Не створюйте рахунок для кожної можливої витрати, яку ви могли б мати. Почніть з основного, що ви використовуєте сьогодні; ви завжди можете додати більше пізніше. Захаращений план рахунків заохочує неправильну категоризацію та робить високорівневий аналіз важким.

Ось проста, ефективна відправна точка:

; Основні сутності
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings            USD
2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Business USD
2025-01-01 open Income:Sales
2025-01-01 open Expenses:COGS
2025-01-01 open Expenses:Overhead:Rent
2025-01-01 open Expenses:Overhead:Utilities
2025-01-01 open Expenses:SaaS
2025-01-01 open Equity:Opening-Balances

Заблокуйте баланси, які ви можете перевірити​

Найпотужнішою функцією бухгалтерії у простому тексті є здатність стверджувати реальність. Директива balance каже Beancount: "На цю дату цей рахунок мав рівно таку суму грошей." Якщо це не так, Beancount викине помилку. Це ваша основна страхова сітка.

При початку роботи використовуйте pad у поєднанні з balance для ініціалізації ваших рахунків з банківської виписки. Директива pad створює транзакцію, яка змушує рахунок до правильного початкового балансу, проводячи різницю на рахунок власного капіталу.

; Ініціалізувати з виписок
2025-01-01 pad     Assets:Bank:Checking      Equity:Opening-Balances
2025-01-01 balance Assets:Bank:Checking      12345.67 USD

Слово застереження: Використовуйте pad економно. Це для чистого початку, а не для маскування повторюваних помилок узгодження.

Тиждень 1 — Відокремте та спростіть потоки​

Зі структурою на місці настав час прояснити, як гроші рухаються через ваш бізнес.

Тримайте Бізнес ≠ Особисте​

Це золоте правило фінансів малого бізнесу. Змішування коштів це рецепт для плутанини та податкових головних болів.

• Ведіть один виділений бізнес банківський рахунок та одну бізнес кредитну картку.
• Відображайте це відокремлення у вашій головній книзі: Assets:Bank:Business:Checking, Liabilities:CreditCard:Business.
• Якщо ви платите собі, проводьте це як розподіл до Equity:Owner-Draws. Ніколи не категоризуйте особисті витрати безпосередньо з бізнес рахунків.

Стандартизуйте категорії постачальників​

Платите за AWS, Google Cloud та Vercel? Не створюйте три окремі рахунки. Зіставте їх всі з однією логічною категорією як Expenses:Cloud. Уникайте створення мікро-рахунків, які ви насправді не будете аналізувати. Мета побачити шаблони, а не відстежити кожного окремого постачальника з власним рахунком.

Тиждень 2 — Автоматизуйте входи та чеки​

Ручне введення даних повільне, схильне до помилок та нестійке. Цей тиждень про побудову машини для надійного живлення вашої головної книги.

Побудуйте безпроблемний шлях імпорту​

Фреймворк імпорту Beancount дозволяє вам навчити його, як читати CSV або OFX файли з вашого банку та автоматично генерувати транзакції. Інвестуйте час на налаштування цього один раз, і ви заощадите сотні годин довготермінові. Тримайте ваші правила імпорту під контролем версій (як Git), щоб ваша система була повторюваною та архівованою.

• Почніть з офіційного посібника Beancount Importing External Data.
• Для більш інтерактивного робочого процесу розгляньте інструмент як beancount-import, який надає веб-інтерфейс для напівавтоматичного зіставлення.
• Багато користувачів покладаються на вбудовані ingest або новіші beangulp фреймворки для побудови своїх кастомних імпортерів. Виберіть один і тримайтесь його для послідовності.

Прикріплюйте документи туди, де вони належать​

Транзакція без чеку це необґрунтоване твердження. Beancount та його веб-інтерфейс Fava роблять тривіальним зв'язування вихідних документів з записами, створюючи непохитний аудиторський слід.

У вас є два відмінні варіанти:

1. Папка документів + Директива: Зберігайте всі ваші чеки та виписки у виділеній папці. Потім зв'яжіть файл з транзакцією, використовуючи директиву document.
2. Перетягування у Fava: Просто перетягніть PDF або файл зображення на транзакцію в інтерфейсі Fava. Fava автоматично зберігає файл та вставляє правильну директиву document у ваш файл головної книги.

; У вашому головному файлі головної книги скажіть Fava, де живуть ваші документи
option "documents" "/home/acme/docs"

; Зв'яжіть чек з конкретною проводкою транзакції
2025-08-07 * "Figma" "Monthly Subscription"
  Assets:CreditCard:Business    -12.00 USD
  Expenses:SaaS                 12.00 USD
    document: "receipts/figma-2025-08-07.pdf"

Тиждень 3 — Побачте правду (Швидкі запити, які ви будете перевикористовувати)​

Ваша головна книга тепер чиста та наповнена даними. Час ставити їй важливі питання. Запустіть інструмент командного рядка bean-query для миттєвих відповідей.

1) Де мої гроші?​

Отримайте швидкий знімок ваших ліквідних активів.

bean-query business.beancount 'BALANCES FROM year = 2025 AND (account ~ "Assets:Bank" OR account ~ "Liabilities:CreditCard")'

Це дає вам миттєвий, реальночасовий вигляд вашої готівкової позиції без входу в багато банківських порталів.

2) На що я витрачаю на загальні витрати проти собівартості?​

Зрозумійте, куди ваші гроші справді йдуть. Витрачаєте ви більше на неосновні загальні витрати чи на витрати, безпосередньо пов'язані з доставкою вашого продукту (Собівартість проданих товарів)?

SELECT
  account,
  units(sum(position))
WHERE
  account ~ "^Expenses:(Overhead|COGS)" AND year = 2025
GROUP BY
  account
ORDER BY
  account

Цей запит відокремлює ваші основні операційні витрати від вашого адміністративного тягаря, критичне розуміння для прибутковості.

3) Які підписки виглядають "зомбі"?​

Знайдіть повторювані, дрібні витрати, які часто літають під радаром. Ці "зомбі" підписки можуть виснажувати ваш грошовий потік.

SELECT
  payee,
  COUNT(*) AS num_transactions,
  SUM(number) AS total_spent
WHERE
  account ~ "^Expenses:SaaS" AND date >= '2025-01-01'
GROUP BY
  payee
ORDER BY
  num_transactions DESC,
  total_spent DESC

Цей запит миттєво розкриває постачальників, яким ви часто платите. Якщо ви бачите одного, якого не пізнаєте або більше не потребуєте, час скасувати.

Тиждень 4 — Приберіть та заблокуйте систему​

Останній тиждень про побудову звичок та огорож, які тримають ваші фінанси чистими назавжди.

Поставте прості бюджети на місце​

Fava може читати директиви budget з вашої головної книги та показувати корисні індикатори прогресу у своїх звітах, показуючи вам, чи ви на правильному шляху. Це забезпечує м'яке, постійне нагадування про ваші цілі витрат.

; Обмежте SaaS витрати до $100 на місяць
2025-01-01 custom "budget" Expenses:SaaS "monthly" 100.00 USD

Встановіть їх для ключових категорій змінних витрат як програмне забезпечення, реклама чи підрядники, щоб помічати дрейф до того, як це стане проблемою.

Закривайте місяць, щоразу​

Встановіть простий, не підлягаючий обговоренню процес щомісячного закриття:

1. Узгоджуйте: Для кожного банківського та кредитного картового рахунку додайте твердження balance, що відповідає кінцевому числу на вашій місячній виписці.
2. Прикріплюйте: Прикріпіть саму PDF виписку до запису balance, використовуючи директиву document.
3. Звітуйте: Запустіть ваші три збережені запити (готівка, загальні витрати/собівартість, підписки) та вставте виходи в коротку нотатку щомісячного огляду.

Твердження балансу це автоматичний тригер. Якщо ваша головна книга не відповідає банківській виписці, Beancount викине помилку, точно говорячи вам, де шукати розбіжність.

Зробіть податковий сезон нудним (у хорошому сенсі)​

Дотримуючись цієї системи, ви трансформуєте податкову підготовку з кризи в просту звітну вправу.

• Чеки прикріплені до транзакцій, тому немає шаленого пошуку. У Fava ви на один клік від вихідного документа для будь-яких витрат.
• Податково релевантні елементи можуть бути позначені (напр., #tax-deductible), дозволяючи вам отримати чистий звіт з bean-query для вашого бухгалтера.
• Річні баланси заблоковані та верифіковані з твердженнями balance, даючи вам та вашому підготувальнику впевненість у числах.

30-денний чек-лист (Роздрукуйте це)​

• День 1–3
  • Створіть мінімальний план рахунків.
  • Додайте pad + balance для кожного банку/картки, використовуючи останні виписки.
• День 4–10
  • Налаштуйте один імпорт пайплайн і закомітьте ваші правила в контроль версій.
  • Заповніть 90 днів транзакцій; запустіть перший знімок BALANCES.
• День 11–15
  • Стандартизуйте постачальників до їх відповідних рахунків (SaaS, Cloud, Доставка, тощо).
  • Прикріпіть PDF виписки для узгоджених періодів; підтвердіть, що вони з'являються у Fava.
• День 16–20
  • Запустіть запит загальні витрати проти собівартості; виправте будь-які неправильно категоризовані елементи.
  • Запустіть запит частоти підписок; скасуйте або об'єднайте невикористовувані сервіси.
• День 21–25
  • Додайте один або два бюджетні ліміти для ключових змінних витрат через custom "budget".
  • Збережіть ваші три найважливіші команди bean-query у скрипт для легкого перевикористання.
• День 26–30
  • Узгодьте всі рахунки з твердженнями balance кінця місяця.
  • Напишіть коротку нотатку "щомісячного закриття", підсумовуючи ключові числа та посилаючись на документи.

Загальні фрагменти, які ви будете перевикористовувати​

Чиста проводка витрат

2025-08-05 * "Figma" "Pro plan"
  Expenses:SaaS               12.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -12.00 USD

Твердження балансу з виписки

2025-09-01 balance Assets:Bank:Checking  8423.17 USD

Бюджетна огорожа для оренди

2025-01-01 custom "budget" Expenses:Overhead:Rent "monthly" 2500.00 USD

Тримайте це просто, тримайте це скриптованим​

Філософія фінансового детоксу на основі Beancount проста:

• Скриптуйте те, що повторюєте: Автоматизуйте імпорти та звітність.
• Нехай твердження гучно провалюються: Вони ваші страхові рейки, а не незручність.
• Віддавайте перевагу менш численним, ясніщим рахункам над досконалою, гранульованою категоризацією.

Прийміть ці звички, і ваш бізнес буде працювати на тугих петлях зворотного зв'язку: видимість готівки щодня, дрейф витрат видимий щотижня, та справді нудний кінець року. Це ясність та контроль, які цей детокс розроблений для доставки.

Посилання та додаткове читання​

• Beancount Query Language (beancount)
• Importing External Data with Beancount (beancount)
• Fava Budgets (custom "budget" …) (Fava)
• Documents & document Directive (beancount, Fava)
• Balance and Pad Directives (beancount)

Цей допис тільки для освітніх цілей і не є податковою чи юридичною консультацією.

Журналні записи – це основа подвійного бухгалтерського обліку, і в Beancount кожна транзакція *, яку ви пишете, є журналним записом. У цьому посібнику пояснюються сутності — дебети та кредити, коригувальні записи та зворотні записи — і показано, як вони чисто відображаються у простому текстовому синтаксисі Beancount. Ви дізнаєтеся, як вести точну бухгалтерію з мінімальними формальностями.

Швидке нагадування: що таке журналний запис?​

Журналний запис – це формальний, датований запис фінансової транзакції. Він виражається у вигляді дебетів і кредитів, які підтримують баланс фундаментального бухгалтерського рівняння:

$Assets = Liabilities + Equity$

У системі подвійного запису кожна транзакція впливає принаймні на два рахунки, і сума дебетів має дорівнювати сумі кредитів. Це просте правило забезпечує достовірність і точність фінансових звітів, таких як звіт про прибутки та збитки і баланс.

Дебети та кредити за одну хвилину​

Концепції дебетів і кредитів можуть спочатку збивати з пантелику, але вони зводяться до кількох простих правил. Думайте так: «звідки прийшла вартість?» (кредит) і «куди пішла вартість?» (дебет).

Ось коротка таблиця, яка показує, як вони збільшують п’ять основних типів рахунків:

Як виглядає журналний запис у Beancount​

Beancount використовує прості, зрозумілі текстові директиви для реєстрації транзакцій. Кожна транзакція має балансувати до нуля для кожної валюти (наприклад, USD, EUR, акції AAPL). Якщо це не так, Beancount виведе помилку.

Ось базова транзакція для купівлі кави:

2025-09-10 * "Coffee Bar" "Team coffee"
  Expenses:Food:Coffee          18.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -18.00 USD

Зверніть увагу, як два рядки (з рахунками) сумуються до нуля: $18.00 + (-$18.00) = 0.

Ви можете додавати потужний контекст безпосередньо у опис, використовуючи теги (наприклад, #clientX) для фільтрації та посилання (наприклад, ^INV-2025-001) для зв’язку пов’язаних записів.

Наприклад, ось як можна зв’язати рахунок‑фактуру з її оплатою:

; Спочатку записуємо рахунок‑фактуру, яку ми відправили клієнту
2025-09-15 * "Acme Corp" "Invoice 2025-001 #clientX ^INV-2025-001"
  Assets:AccountsReceivable   1000.00 USD
  Income:Consulting         -1000.00 USD

; Пізніше записуємо оплату і зв’язуємо її з оригінальною фактурою
2025-09-28 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-001"
  Assets:Bank:Checking       1000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable -1000.00 USD

Тег #clientX дозволяє легко фільтрувати всі транзакції для цього клієнта, а посилання ^INV-2025-001 створює зв’язок між двома записами, який можна простежити у звітах.

Типові журналні записи (готові до копіювання)​

Нижче наведено кілька поширених бізнес‑транзакцій, відформатованих для Beancount.

Власник вносить готівку​

Власник вносить особисті кошти для запуску бізнесу.

2025-01-01 * "Owner" "Initial capital contribution"
  Assets:Bank:Checking        10000.00 USD
  Equity:Owner-Capital      -10000.00 USD

Готівковий продаж з ПДВ​

Клієнт платить готівкою за товар, включаючи 8 % ПДВ, який пізніше треба сплатити державі.

2025-01-05 * "Walk-in Customer" "Cash sale with 8% tax"
  Assets:Cash                   108.00 USD
  Income:Sales                -100.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales         -8.00 USD

Продаж у кредит (рахунок‑фактура) і отримання платежу​

Ви надаєте послугу і виставляєте рахунок клієнту, а потім отримуєте оплату.

2025-01-10 * "Acme Corp" "Consulting invoice ^INV-2025-002"
  Assets:AccountsReceivable   2500.00 USD
  Income:Consulting         -2500.00 USD

2025-01-30 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-002"
  Assets:Bank:Checking       2500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable -2500.00 USD

Витрати за кредитною карткою​

Ви купуєте офісні матеріали за допомогою корпоративної кредитної картки.

2025-01-12 * "OfficeMax" "Supplies on credit card"
  Expenses:Office:Supplies       75.00 USD
  Liabilities:CreditCard        -75.00 USD

Зарплата (простий варіант)​

Ви проводите розрахунок зарплати, записуючи загальні витрати на заробітну плату, утримання податків і чистий платіж з банку.

2025-01-31 * "Payroll" "January wages and withholdings"
  Expenses:Payroll:Wages      2000.00 USD
  Liabilities:Taxes:Withheld   -400.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -1600.00 USD

Щомісячна амортизація​

Ви реєструєте щомісячну амортизацію активу, наприклад ноутбука.

2025-01-31 * "Depreciation" "Laptop, straight-line"
  Expenses:Depreciation          100.00 USD
  Assets:Equipment:AccumDepr    -100.00 USD

Попередньо сплачена послуга та щомісячна амортизація​

Ви сплачуєте річну страховку наперед, а потім щомісяця визнаєте частину витрат.

; 1. Сплата за річну страховку
2025-01-01 * "InsureCo" "Annual insurance premium"
  Assets:Prepaid:Insurance     1200.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -1200.00 USD

; 2. Визнання одного місяця витрат у кінці січня
2025-01-31 * "InsureCo" "Amortize 1/12 of insurance"
  Expenses:Insurance             100.00 USD
  Assets:Prepaid:Insurance      -100.00 USD

Неотриманий дохід та щомісячне визнання​

Клієнт передплачує 3‑місячну підписку. Ви реєструєте готівку, а потім щомісяця визнаєте дохід.

; 1. Клієнт передплачує послугу
2025-02-01 * "Subscriber" "3-month plan prepaid"
  Assets:Bank:Checking           300.00 USD
  Liabilities:Unearned:Subs     -300.00 USD

; 2. Визнання одного місяця доходу після надання послуги
2025-02-28 * "Recognition" "Recognize month 1 of 3"
  Liabilities:Unearned:Subs      100.00 USD
  Income:Subscriptions          -100.00 USD

Резерв під сумнівні дебітори та списання безнадійного боргу​

Ви створюєте резерв під можливі непогашені рахунки, а потім списуєте конкретний безнадійний рахунок.

; 1. Створюємо резерв у розмірі 2 % від дебіторської заборгованості
2025-03-31 * "Provision" "2% of A/R for doubtful accounts"
  Expenses:BadDebt               200.00 USD
  Assets:AllowanceForDoubtful   -200.00 USD

; 2. Списуємо конкретний рахунок, який не буде сплачено
2025-04-15 * "Write-off" "Customer XYZ invoice"
  Assets:AllowanceForDoubtful    150.00 USD
  Assets:AccountsReceivable     -150.00 USD

Періодичний інвентар та коригування собівартості проданих товарів (COGS)​

Наприкінці періоду ви розраховуєте собівартість проданих товарів, коригуючи інвентарний рахунок.

2025-03-31 * "COGS adjustment" "Periodic inventory method"
  Expenses:COGS                4500.00 USD
  Assets:Inventory           -4500.00 USD

Коригувальні записи vs. Зворотні записи​

Коригувальні записи створюються в кінці облікового періоду (місяця або кварталу) для правильного відображення доходів і витрат у тому періоді, коли вони фактично зароблені або понесені. Це включає акумуляції, відстрочки та оцінки, такі як амортизація.

Зворотні записи – це необов’язкові записи, які робляться в перший день нового періоду і точно протилежні певному коригувальному запису попереднього періоду. Їхня мета – спростити бухгалтерію. Зворотний запис дозволяє ввести наступну готівкову операцію у звичайному вигляді, не пам’ятаючи про розподіл на рахунок зобов’язань.

Приклад: акумулювання та зворотний запис комунальних послуг​

Припустимо, що ви повинні записати витрати на комунальні послуги за січень, але рахунок прийде лише у лютому.

; 1. Акумулюємо оцінені витрати в кінці січня
2025-01-31 * "Accrual" "Estimate January utilities expense"
  Expenses:Utilities              500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities  -500.00 USD

; 2. (Опціонально) Зворотний запис акумулювання у перший день наступного періоду
2025-02-01 * "Reversal" "Undo January utilities accrual"
  Liabilities:Accrued:Utilities   500.00 USD
  Expenses:Utilities             -500.00 USD

; 3. Запис фактичної оплати, коли рахунок надійде у лютому
; Фактичний рахунок становить $520. Завдяки зворотному запису ви можете
; записати повну суму у витрати без додаткових коригувань.
; Чисті витрати за лютий будуть $520 - $500 = $20.
2025-02-10 * "City Utilities" "Payment for January bill"
  Expenses:Utilities             520.00 USD
  Assets:Bank:Checking          -520.00 USD

Примітка: У наведеному прикладі показано розподіл остаточної оплати. Метод зворотного запису – це альтернатива, що спрощує фінальний запис.

Чек‑лист для кожного журналного запису в Beancount​

Перевірте наступні кроки, щоб ваші записи були чистими та правильними:

1. Починайте з дати (РРРР-ММ-ДД) та прапорця транзакції (*).
2. Додайте контрагента і описову нarration. Використовуйте #tags і ^links для зручного пошуку.
3. Вкажіть щонайменше два рядки запису, які балансуватимуть до нуля для кожної валюти.
4. Використовуйте правильні імена рахунків серед п’яти типів: Assets, Liabilities, Equity, Income, Expenses.
5. За потреби додавайте метадані, наприклад document: "invoices/INV-2025-001.pdf" для простежуваності.

Типові помилки (і як Beancount їх запобігає)​

• Несбалансовані записи: Якщо сума дебетів і кредитів не дорівнює нулю, Beancount відхилить запис. Це ключова функція, яка запобігає помилкам. Ви навіть можете залишити одну суму порожньою, і Beancount автоматично її підрахує.
• Помилковий знак у рахунку: Легко забути, що Income, Equity і Liabilities збільшуються кредитами (у Beancount це зазвичай від’ємні числа). Якщо зробити помилку, ваші звіти виглядатимуть дивно, проте правило балансування все одно захистить вас.
• Відсутність посилань між записами: Якщо не зв’язати рахунок‑фактуру з її оплатою, важче відстежити, що залишилося неоплачено. Постійне використання ^links створює аудиторський слід.

Куди далі​

• Мова Beancount та правила балансування: Поглиблене вивчення офіційної документації.
• Шпаргалка синтаксису: Зручний довідник усіх директив Beancount.
• Вступ до дебетів/кредитів: Чудовий старт, якщо ви новачок у бухгалтерських правилах.
• Коригувальні та зворотні записи: Детальні статті про бухгалтерську теорію.

Додаток: Відповідність бухгалтерської мови → Beancount​

Ця швидка довідка допоможе зіставити бухгалтерські інструкції з синтаксисом Beancount.

З цими шаблонами та прикладами ви зможете легко моделювати майже будь-яку бізнес‑подію в Beancount, забезпечуючи точність фінансових звітів без несподіванок.

Якщо ваша книга обліку ведеться у вигляді простого тексту, закриття місяця може бути як швидким, так і таким, що підлягає аудиту. Цей процес не повинен бути шаленою метушнею з електронними таблицями та калькуляторами. Цей посібник містить чіткий, повторюваний процес, розроблений для Beancount та його веб-інтерфейсу, Fava, побудований на твердженнях балансу, інтелектуальному імпорті та легких перевірках.

Ось контрольний список для безболісного закриття:

1. Зберіть виписки та імпортуйте всі необроблені транзакції.
2. Нормалізуйте платників, описи та метадані.
3. Узгодьте кожен рахунок готівки, банківський рахунок та кредитний рахунок за допомогою тверджень balance.
4. Узгодьте перекази та внутрішньо-рахункові переміщення.
5. Оновіть ціни на інвестиції та перевірте оцінки.
6. Прикріпіть або отримайте вихідні документи (квитанції, рахунки-фактури) у своїй книзі обліку.
7. Запустіть запити та інформаційні панелі для перевірки P&L (прибутків і збитків) та відхилень.
8. Рознесіть нарахування та коригування за потреби.
9. Перевірте книгу обліку за допомогою автоматизованих перевірок.
10. Зафіксуйте, позначте тегом та архівуйте місяць.

1. Встановіть основні правила (і використовуйте їх повторно)​

Послідовне закриття починається зі стабільної основи. Ваш План рахунків та основні параметри Beancount повинні бути заявлені централізовано і рідко змінюватися. Параметри, такі як operating_currency (операційна валюта) та обробка documents (документів), гарантують, що ваші звіти та імпорти поводитимуться передбачувано кожного разу.

Порада: Розглядайте свій файл параметрів як "інфраструктуру". Його зміна може вплинути на те, як обчислюються ваші числа. Обережно версіюйте його в Git.

2. Імпортуйте все – а потім ніколи не вводьте це вручну знову​

Автоматизація імпорту даних – це найбільше прискорення для закриття ваших книг. Використовуйте потужні інструменти імпорту Beancount та імпортери, створені спільнотою, щоб отримати банківські виписки, CSV/OFX файли кредитних карток, брокерські дані та звіти про заробітну плату.

Мета – це імпорт однією командою, який генерує збалансовані проведення, які вам потрібно лише переглянути та зафіксувати. Це усуває введення даних вручну, основне джерело помилок і затримок.

3. Нормалізуйте платників та метадані наперед​

Чисті дані – це надійні дані. Стандартизуйте своїх платників, розповіді та теги під час процесу імпорту, щоб ваші пошуки, правила та звіти залишалися точними місяць за місяцем.

Система плагінів Beancount дозволяє додавати легкі перетворення та перевірки під час завантаження файлів. Це ідеально підходить для забезпечення дотримання власних перевірок узгодженості або використання вбудованого плагіна noduplicates для позначення повторюваних транзакцій до того, як вони стануть проблемою.

4. Узгоджуйте з твердженнями balance​

Для кожного рахунку, який має виписку (поточний, ощадний, кредитні картки), використовуйте директиву balance Beancount для підтвердження кінцевого залишку. Цей простий рядок перетворює узгодження з ручної перевірки на точний, автоматизований тест.

; Підтверджує, що залишок становить рівно 1234.56 на початку дня
2025-09-01 balance Assets:Bank:Checking   1234.56 USD

Оскільки залишки перевіряються на початку дня, найпростіше використовувати перший день наступного місяця для виписки на кінець місяця. Якщо розрахований залишок Beancount не збігається з вашим твердженням, ви отримаєте точну помилку та дату, з якої можна почати розслідування. Завжди спочатку виправляйте джерело істини (ваші транзакції); не "змушуйте" узгоджувати.

5. Узгодьте внутрішньо-рахункові перекази​

Переконайтеся, що кожен переказ відображається на обох сторонах транзакції. Наприклад, платіж з вашого поточного рахунку на вашу кредитну картку повинен бути відображений на обох рахунках. Невідповідні перекази є поширеним джерелом головного болю при узгодженні.

Використовуйте директиву pad лише для встановлення історичних початкових залишків, коли ви вперше налаштовуєте рахунок. Це інструмент налаштування, а не милиця для узгодження для виправлення розбіжностей на кінець місяця.

6. Перевірте позиції та ціни для інвестицій​

Щоб отримати точне уявлення про вашу чисту вартість, вам потрібні актуальні ринкові значення для ваших інвестицій та іноземних валют. Використовуйте директиву price Beancount, щоб записати ці значення станом на дату закриття.

2025-08-31 price VTI  290.14 USD
2025-08-31 price EUR    1.11 USD

Багато інструментів можуть отримувати ці ціни для вас автоматично. Після їх оновлення повторно запустіть свій баланс або звіт про чисту вартість, щоб побачити зміни оцінки.

7. Прикріпіть квитанції та вихідні документи​

Підтримуйте чистий слід аудиту, пов'язуючи транзакції з їх вихідними документами. Використовуйте параметр documents у вашому основному файлі Beancount, щоб вказати на ваш архів квитанцій та рахунків-фактур.

option "documents" "/path/to/Finance/Documents"

Якщо ви називаєте свої файли за датою (наприклад, 2025-08-13.vendor.receipt.pdf), Beancount та Fava можуть автоматично виявляти та пов'язувати їх, що дозволяє легко отримати квитанцію для будь-якої транзакції одним клацанням миші.

8. Перегляньте місяць за допомогою Fava та BQL​

Швидкий цикл зворотного зв'язку має вирішальне значення. Використовуйте Fava, щоб візуально перевірити свої фінанси. Його діаграми та звіти ідеально підходять для розбиття витрат за категоріями, перевірки тенденцій доходів та виявлення аномалій з першого погляду.

Для більш точних перевірок використовуйте Beancount Query Language (BQL). Цей запит, наприклад, дає вам ранжоване розбиття всіх витрат за серпень 2025 року:

SELECT
  account,
  ROUND(SUM(position), 2) AS total
WHERE
  date >= 2025-08-01 AND date < 2025-09-01
  AND account ~ 'Expenses'
GROUP BY
  account
ORDER BY
  total DESC;

9. Проведення нарахувань та коригувань​

Якщо ви використовуєте облік на основі нарахувань, записуйте ваші корегування на кінець місяця як явні транзакції з датою. Це може включати нараховані витрати (наприклад, рахунок за комунальні послуги, який ви ще не отримали), амортизацію попередньо оплачених витрат або визнання доходу. Зберігайте їх простими та добре задокументованими в описі, щоб їх було легко зрозуміти під час майбутніх перевірок.

10. Перевірка, тегування та архівування​

Перш ніж завершити місяць, виконайте остаточну перевірку структурної цілісності:

bean-check your-ledger.beancount

Ця команда виявить дисбаланси, посилання на рахунки, які ви не відкрили, та інші поширені помилки. Виправте все, що вона виявить.

Після того, як все правильно, зафіксуйте свої зміни у системі контролю версій (наприклад, Git) із чітким повідомленням та тегом, наприклад close-2025-08. Нарешті, заархівуйте виписки з банку та вважайте місяць закритим.

Простий скрипт закриття, який ви можете адаптувати​

Ви можете автоматизувати більшість цих кроків за допомогою простого shell-скрипта. Це перетворює ваше закриття на єдину, повторювану команду.

#!/usr/bin/env bash
set -euo pipefail

# Example: ./close.sh 2025-08
MONTH=${1:?Будь ласка, надайте місяць у форматі YYYY-MM}
LEDGER=~/finance/ledger.beancount

# 1. Import new transactions
echo "Імпорт транзакцій за $MONTH..."
make import MONTH="$MONTH"

# 2. Update market prices for the last day of the month
PRICE_DATE=$(date -d "$MONTH-01 +1 month -1 day" +%F)
echo "Отримання цін за $PRICE_DATE..."
make prices DATE="$PRICE_DATE"

# 3. Validate the entire ledger
echo "Запуск bean-check..."
bean-check "$LEDGER"

# 4. Generate a key report (e.g., expense breakdown)
echo "Генерування звіту про витрати за $MONTH..."
bean-query "$LEDGER" -f txt "
  SELECT account, SUM(position)
  WHERE date >= '${MONTH}-01' AND date < '${MONTH}-01' + 1 month
    AND account ~ 'Expenses'
  GROUP BY account ORDER BY SUM(position) DESC;
" > "reports/${MONTH}-expenses.txt"

# 5. Commit and tag the close in Git
echo "Фіксація та тегування закриття..."
git -C ~/finance add .
git -C ~/finance commit -m "Закриття ${MONTH}"
git -C ~/finance tag "close-${MONTH}"

echo "Місяць ${MONTH} закрито та позначено."

Чому це працює​

Цей процес є швидким і надійним, тому що він побудований на кількох основних принципах:

• Твердження, а не візуальна перевірка: Директива balance перетворює звірку на точну, автоматизовану перевірку.
• Детерміновані вхідні дані: Автоматизовані імпортери та нормалізовані метадані роблять ваш обліковий реєстр відтворюваним та послідовним.
• Досліджувані дані: Fava та BQL надають потужні інструменти для перевірки результатів та миттєвого аналізу відхилень.
• Піддаються аудиту зміни: Коригування є звичайними записами в журналі, що полегшує їх перегляд і розуміння через місяці або роки.

Успішне закриття місяця – це здебільшого логістика. З Beancount ви можете перетворити його на короткий ритуал, який можна запрограмувати: імпортуйте, стверджуйте, визначайте ціни, запитуйте та фіксуйте. Зберігайте стабільність робочого процесу, і ваше закриття залишиться швидким, навіть якщо ваше фінансове життя стане складнішим.

Якщо вам потрібен гнучкий оборотний капітал, який можна знімати, погашати та повторно використовувати, бізнес‑лінія кредиту (LOC) виграє над повторними позиками. Нижче – найсильніші варіанти цього року за випадками використання, швидкий спосіб порівняння витрат та простий рецепт Beancount для реєстрації зняттів, відсотків і комісій.

TL;DR — Найкращі варіанти за сценарієм​

• Швидка, гнучка фінтех‑лінія: Bluevine — до $250 тис., щотижневі або щомісячні погашення, фінансування часто протягом 24 годин, ставки «від 7,8 % (простий відсоток)».
• Зняття за комісією з різними термінами: American Express Business Blueprint® Line of Credit — розмір лінії $2 тис.–$250 тис.; вибір 1–3‑місцевих одноразових позик або 6–24‑місцевих розстрочок з фіксованими комісіями (не APR).
• Банківська лінія на базі Prime з прозорим ціноутворенням: Wells Fargo BusinessLine® / Prime Line — BusinessLine: Prime + 1,75 % до + 9,75 %; Prime Line: Prime + 0,50 % (мінімум 5 %); типові ліміти $10 тис.–$150 тис.
• Ціноутворення за відносинами та шлях «випуску»: Bank of America — незабезпечена Business Advantage лінія (знижки 0,25–0,75 %); або Cash‑Secured лінія, де ваш депозит визначає ліміт (від $1 000), корисна для побудови бізнес‑кредиту.
• Гілка + національне охоплення: Chase Business Line of Credit — онлайн до $250 тис., 5‑річний оборотний період, потім 5‑річне погашення (доступно у 48 штатах).
• До $250 тис. з чіткою політикою річної комісії: U.S. Bank Cash Flow Manager — лінії до $250 тис.; незабезпечений варіант до $100 тис.; без річної комісії, якщо лінія > $50 тис. (інакше $150).
• Нові бізнеси, які потребують швидкості (знайте вартість): Headway Capital — $5 тис.–$100 тис., калькулятор показує стартові 3,3 % щомісяця + 2 % комісії за зняття.
• Швидке схвалення, але зазвичай дороге: OnDeck LOC — до $200 тис.; середній APR компанії — 56,6 % для ліній (H1’25).
• Для більших, низькостихійних, контрольованих ліній (за умови кваліфікації): SBA lines — класичні програми CAPLines та новий 7(a) Working Capital Pilot (WCP). WCP дозволяє кредиторам видавати контрольовані оборотні лінії до $5 млн з гарантією SBA.

Що змінилося або важливо у 2025 р? 📈​

Два ключових тренди формують ландшафт бізнес‑кредиту цього року:

1. Prime нижчий, ніж у 2023‑му. Prime Rate Wall Street Journal становить 7,50 % (станом на 2 вересня 2025), останнє змінення — 19 грудня 2024. Це базова ставка, яка безпосередньо впливає на ціноутворення більшості змінних банківських ліній кредиту («Prime + маржа»). Стабільний, нижчий Prime означає передбачуваніші витрати для позичальників.
2. SBA розширює контрольовані лінії оборотного капіталу. Програма 7(a) Working Capital Pilot (WCP), що діє з 1 серпня 2024, продовжує розширюватись. Вона дозволяє кредиторам видавати контрольовані LOC, засновані на активі або транзакції, що дуже допомагає бізнесам, які потребують фінансування інвентарю, дебіторської заборгованості або конкретних контрактів.

Огляд: Популярні лінії кредиту, які ви реально можете отримати​

Як обрати правильну LOC (7 швидких перевірок) ✅​

1. Індекс і маржа: Якщо це банківська лінія «Prime ± X%», перевірте сьогоднішню Prime Rate (7,50 %) і додайте вашу маржу. Це ваш поточний змінний річний відсотковий показник (APR).
2. Комісія vs. відсоток: Деякі фінтехи (наприклад, AmEx Blueprint) стягують фіксовану «комісію за позику» за зняття замість відсотка. Порівняйте ефективний APR цієї комісії з пропозиціями на основі відсотка.
3. Річні/зняткові комісії: Вони збільшують загальні витрати, особливо при рідкому використанні лінії. U.S. Bank скасовує $150 річну комісію для ліній > $50 k, тоді як PNC зазначає $175 за незабезпечену LOC.
4. Графік погашення: Щотижневі платежі (поширені у онлайн‑кредиторів) можуть згладжувати грошовий потік, але вимагають частішого управління. Щомісячні спрощують бухгалтерію. Bluevine пропонує обидва варіанти.
5. Швидкість фінансування: Якщо потрібні гроші зараз, швидкість критична. Bluevine часто фінансує протягом 24 годин, а American Express пропонує миттєві депозити на рахунок AmEx Business Checking.
6. Кваліфікація та шлях «випуску»: Якщо ви ще не можете отримати незабезпечену лінію, продукт типу Cash‑Secured лінії Bank of America (від $1 000) допоможе побудувати бізнес‑кредит і «випуститися» до незабезпеченої пізніше.
7. Розгляньте SBA для розміру або структури: Для великих потреб, пов’язаних з інвентарем, дебіторською заборгованістю або контрактами, програми SBA 7(a) WCP або CAPLines можуть надати більші, контрольовані лінії за регульованими ставками, за умови готовності пройти більш глибоку оцінку.

Швидка підказка щодо порівняння витрат 🧮​

Порівнювати пропозиції може бути складно. Ось простий спосіб мислити:

• Приклад на базі Prime: Якщо банк пропонує Prime + 2,75 %, ваш стартовий APR сьогодні — 10,25 % (7,50 % + 2,75 %). Пам’ятайте, ця ставка буде змінюватись разом зі зміною Prime.
• Приклад на базі комісії (AmEx Blueprint): 12‑місячне зняття з загальною комісією 6–18 % може здаватися низьким. Однак, щоб порівняти «яблука з яблуками», треба обчислити еквівалентний APR на амортизаційному залишку. Фіксована комісія на початкову суму зняття не дорівнює APR на зменшуваний залишок.

Beancount: Як записати лінію кредиту​

Для користувачів інструменту plain‑text обліку Beancount відстеження лінії кредиту просте. LOC – це зобов’язання; зняття збільшує це зобов’язання і ваші готівкові кошти, а відсотки та комісії – це витрати. Замініть імена рахунків нижче на свої.

1) Зняти $25 000 з вашої LOC на поточний рахунок

2025-03-15 * "Зняття LOC"
  Assets:Bank:Checking                      25,000.00 USD
  Liabilities:LOC:Bluevine                -25,000.00 USD

2) Сплатити $2 300 ($300 відсотків, $2 000 основна сума)

2025-04-15 * "Платіж LOC (основа + відсотки)"
  Liabilities:LOC:Bluevine                  2,000.00 USD
  Expenses:Interest:LOC                       300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                     -2,300.00 USD

3) Записати $150 річної комісії, списаної з вашого банківського рахунку

2025-01-10 * "Річна комісія LOC"
  Expenses:BankFees:LOC                       150.00 USD
  Assets:Bank:Checking                       -150.00 USD

Альтернатива: Якщо річну комісію додають до балансу лінії, а не списують з рахунку, транзакція виглядатиме так:

2025-01-10 * "Річна комісія LOC, додана до балансу"
  Expenses:BankFees:LOC                       150.00 USD
  Liabilities:LOC:Bluevine                   -150.00 USD

Коли лінія, підкріплена SBA, має більше сенсу​

Гарантована SBA лінія підходить не всім, але це потужний інструмент, якщо:

• Вам потрібен більший кредитний ліміт, ніж пропонують більшість фінтех‑ або банківських незабезпечених продуктів.
• Ваші потреби в оборотному капіталі пов’язані з заставою – дебіторською заборгованістю (A/R), інвентарем або підписаними контрактами.
• Ви готові виконувати вимоги моніторингу, такі як подання сертифікатів бази позики та регулярна фінансова звітність.

Якщо це ваш випадок, розгляньте програми SBA CAPLines та 7(a) Working Capital Pilot (WCP). Вони дозволяють отримати лінії до $5 млн, а стандартні CAPLines можуть мати термін до 10 років.

Чек‑лист для заявки 📝​

Будьте готові. Більшість кредиторів запитуватимуть:

• Тривалість роботи, дохід і кредитний рейтинг: Банки зазвичай вимагають 1–2+ роки роботи та сильний кредит, тоді як багато онлайн‑кредиторів мають гнучкіші критерії, але ціни підвищуються через підвищений ризик.
• Фінанси: Підготуйте останні виписки з банку, податкові декларації бізнесу та, можливо, звіти про дебіторську заборгованість або інвентар.
• Відносини: Якщо у вас вже є відносини з певним банком, це може знизити вартість або спростити процес.

Джерела​

• American Express Business Blueprint®
• Bluevine Business Line of Credit
• CAPLines – SBA
• Headway Capital Business Line of Credit
• OnDeck Business Line of Credit
• Wells Fargo BusinessLine®

Податки часто здаються особливим, складним звіром у світі особистих фінансів. Але що, якщо їх не так? Що, якщо розглядати їх так само, як будь‑який інший потік грошей у вашому реєстрі? Хороша новина: можна. Розглядаючи податки як прості переміщення вартості, ваш реєстр Beancount залишатиметься чистим, легким для запитів і, найголовніше, зрозумілим.

Нижче наведено практичний, беззаперечний шаблон, який ви можете вставити у файл Beancount для особистих фінансів або малого бізнесу. Це проста система для обробки зарплат, сплати податків і навіть тих нав’язливих повернень, що переходять у новий рік. Ми розглянемо необхідні рахунки, пройдемо реальні приклади та покажемо точні запити, які треба виконати, щоб отримати потрібні відповіді.

Основні принципи​

Перш ніж зануритися в код, погодимося на кілька простих правил. Ці принципи зберігають логічність і запобігають майбутнім головним болям.

• Відокремлюйте «що це» від «коли рухається готівка». 🗓️
  Це найважливіша концепція. Податкова витрата належить до року, у якому ви отримали дохід (наприклад, 2024), навіть якщо ви сплачуєте рахунок IRS у квітні 2025. Якщо не розділити час витрати та час готівкової оплати, ваші річні звіти стануть безладними та вводитимуть в оману.

• Тримайте ієрархію рахунків простою і нудною. 📁
  Давайте рахункам зрозумілі назви, орієнтовані на тип податку (наприклад, IncomeTax, SocialSecurity). Це робить ваші запити надзвичайно простими. Не захаращуйте назви рахунків іменами постачальників або номерами форм, як «W‑2» чи «1099»; для цих деталей використовуйте метадані та теги.

• Приймайте нарахування для коригувань в кінці року. ⚖️
  Навіть у особистому реєстрі використання простого запису нарахування в кінці року — найчистіший спосіб зробити ваші звіти точними. Це означає визнання витрати або повернення у правильному році, навіть якщо гроші перемістяться лише наступного року. Це один невеликий крок, який заощаджує вас від ментальних акробатик пізніше.

• Пишіть для свого майбутнього «я». 🧠
  Ваша мета — ясність. Додавайте додаткові деталі, такі як податковий рік, до назви рахунку лише тоді, коли це дійсно спрощує ваші запити. Уникайте створення нових наборів рахунків кожного року (Expenses:Taxes:2024:Federal, Expenses:Taxes:2025:Federal тощо), якщо немає вагомої причини. Плоска структура часто легша у керуванні.

Мінімальний скелет рахунків​

Ось базовий набір рахунків, щоб розпочати. Ця структура орієнтована на США, але ви легко адаптуєте назви під податкову систему вашої країни. Просто додайте ці директиви open у ваш файл Beancount.

; --- US Federal Income & Payroll Taxes ---
; For money withheld from your paycheck
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld       USD
; For estimated payments or tax-day bills you pay directly
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments       USD
; For tax refunds you receive
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Refunds        USD

; Your FICA contributions
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity           USD
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:Medicare                 USD

; --- Other Common Taxes ---
; For sales/use taxes you pay on purchases
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Sales                            USD

; --- Accounts for Year-End Adjustments (Optional but Recommended!) ---
; A temporary holding account for taxes you owe but haven't paid yet
2024-01-01 open Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income         USD
; A temporary holding account for a refund you're owed but haven't received
2024-01-01 open Assets:Tax:Receivable                           USD

Ця настройка розділяє утримані податки від прямих платежів і повернень, що дозволяє легко бачити, куди пішли ваші гроші. Рахунки Liabilities і Assets — наш секретний інструмент для точного звітування в кінці року.

Приклад 1: Зарплатня​

Занотуємо типову зарплатню, коли податки утримуються автоматично. Ключовим є спочатку записати валовий дохід, а потім показати, як він розподілився між податками та готівкою, що фактично потрапила на ваш рахунок.

2025-07-15 * "Employer Inc." "Salary for first half of July"
  Income:Work:Salary                                  -6,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld             1,200.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity                   372.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:Medicare                          87.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                  4,341.00 USD

Ця одна транзакція розповідає всю історію:

• Ви заробили $6 000 валового доходу.
• $1 200 з них було передано IRS як федеральний податок на доходи.
• $372 пішло на соціальне страхування і $87 — на Medicare.
• Залишок $4 341 — це те, що ви отримали «на руки».

Порада: Ви можете додати метадані зі свого розрахункового листа (наприклад, pay_period_end: "2025-07-15") до транзакції для простого аудиту.

Приклад 2: Подання декларації (проблема переходу між роками)​

Ось сценарій, який часто збиває людей з пантелику: квітень 2025 року, і ви подаєте податки за 2024. Після всіх утримань ви дізнаєтеся, що ще винні $3 000.

Як це записати? Ви хочете, щоб витрата відносилась до 2024 року, а готівковий платіж відбувся у 2025. Ось два відмінних способи.

Варіант A: Ручне двокрокове нарахування​

Цей метод — чистий Beancount, без плагінів. Це зрозумілий двокроковий процес.

Крок 1: Визнати витрату в кінці податкового року.
Останнього дня 2024 року створюємо запис «корекції». Готівка ще не рухається; ми лише визнаємо витрату і паркуємо її у тимчасовому рахунку зобов’язань.

2024-12-31 * "Federal income tax true-up for 2024"
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income             -3,000.00 USD

Тепер ваш звіт за 2024 рік правильно відображає цю витрату у $3 000.

Крок 2: Записати готівковий платіж, коли він відбудеться.
У квітні 2025 року, коли ви фактично переказуєте гроші до IRS, сплачуємо зобов’язання.

2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income              3,000.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                -3,000.00 USD

Ваші звіти за 2024 рік залишаються правильними, а грошовий потік за 2025 — точним. Ідеально! Та сама схема працює у зворотному напрямку для повернень — використовуйте Assets:Tax:Receivable замість рахунку зобов’язань.

Варіант B: Автоматизація за допомогою плагіна​

Якщо ви хочете об’єднати платіж в одну транзакцію, чудовий плагін спільноти beancount_reds_plugins.effective_date допоможе. Він дозволяє задати іншу «дату ефективності» для окремого рядка.

Спочатку увімкніть плагін у головному файлі Beancount: plugin "beancount_reds_plugins.effective_date"

Тепер можна написати одну транзакцію. Плагін автоматично розділить її за лаштунками, щоб ваші звіти були точними.

; One entry; the plugin handles the rest
2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Assets:Cash:Checking                                 -3,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
    effective_date: 2024-12-31

Тут готівковий рядок записується 15 квітня 2025 року, а витратний — ретроспективно застосовується до 31 грудня 2024 року. Результат такий же, як у Варіанті A, лише інший робочий процес.

А що з податком з продажу?​

Для більшості особистих реєстрів податок з продажу простий. Якщо ви його не відшкодовуєте, просто розділіть його як окрему витрату під час покупки.

2025-07-19 * "Local Grocery Store"
  Expenses:Groceries                                      12.32 USD
  Expenses:Taxes:Sales                                     1.28 USD
  Assets:Cash:Checking                                   -13.60 USD

Тепер ви легко відстежуєте, скільки витрачаєте на податок з продажу протягом року. Якщо ви керуєте бізнесом, що працює з ПДВ, використовуйте більш формальну схему з рахунками зобов’язань і дебіторської заборгованості, але принцип залишається тим же.

Запити, які ви дійсно будете виконувати​

Уся ідея цієї структури — полегшити отримання відповідей. Ось кілька BQL‑запитів, які покажуть вашу податкову картину.

1. Який був мій загальний федеральний податок на доходи за 2024 рік?

SELECT cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01;

2. Як ця сума розподіляється між утриманнями, платежами та поверненнями?

SELECT account, cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01
GROUP BY account
ORDER BY account;

3. Чи залишилися у мене незакриті податкові зобов’язання або дебіторські суми? (Корисно для перевірки вашої роботи!)

SELECT account, units(sum(position))
WHERE account   "Liabilities:AccruedTaxes" OR account   "Assets:Tax"
GROUP BY account
ORDER BY account;

Якщо цей запит повертає ненульові залишки, це означає, що у вас є нарахування, які ще не погашені.

Швидкі FAQ​

• Чи потрібні мені окремі рахунки за кожен рік, наприклад Expenses:Taxes:2024?
  Швидше за все, ні. Метод нарахування (або плагін) підтримує плоску структуру, яка залишається чистою і читабельною. Створюйте окремі рахунки за роками лише тоді, коли це дійсно спрощує ваші запити.

• Чи може Beancount сам розраховувати мої податки?
  Не безпосередньо, але він може підготувати дані. Досвідчені користувачі пишуть скрипти, які передають результати BQL у програми для розрахунку податків — це зручно для оцінки зобов’язань протягом року.

• Чи це податкова консультація?
  Ні. Це лише шаблон бухгалтерського обліку для організації даних. Сам облік правильний, проте щодо конкретних порад завжди консультуйтеся з податковим фахівцем.

Ваш чек‑лист «вставити і працювати»​

Готові розпочати?

1. ✅ Додайте скелет рахунків у ваш файл Beancount (і адаптуйте назви під вашу країну).
2. ✅ Записуйте зарплатні, починаючи з валового доходу і розподіляючи податки.
3. ✅ В кінці року нарахуйте корекції для платежів або повернень, використовуючи рахунок зобов’язань/активу (або плагін effective_date).
4. ✅ Відстежуйте повернення як дебіторську заборгованість і погашайте їх, коли гроші надходять.
5. ✅ Запускайте наведені вище BQL‑запити, щоб перевірити підсумки перед подачею декларації.

Тримайте все простим, послідовним, і ваш податковий сезон нарешті стане лише ще однією частиною вашої фінансової історії — а не загадкою, яку треба розгадувати.

Нараховані витрати звучать абстрактно, доки не починає накопичуватись кінець місяця. Це фундамент правильного нарахувального обліку, який гарантує, що ваші фінансові звіти відображають економічну реальність, а не лише момент, коли гроші переходять у руки. Нижче – чітка інструкція, орієнтована на Beancount, що пояснює, що це, чому це важливо і як саме записувати, скасовувати та звітувати про них у вашому текстовому журналі.

TL;DR ⚡​

• Нараховані витрати – це витрати, які ви понесли у цьому періоді, але ще не сплатили. Вони записуються як зобов’язання, доки гроші не вийдуть.
• У Beancount це просто: дебетуєте рахунок Expenses: і кредитуєте рахунок Liabilities:Accrued:. Пізніше, коли сплачуєте, знімаєте зобов’язання.
• Для звітування можна побачити, що ви винні на певну дату, запустивши bean-query з CLOSE ON і CLEAR, щоб отримати чистий знімок балансу.

Що таке нараховані витрати?​

Нараховані витрати – це витрати, які бізнес вже поніс, але ще не сплатив. Вони записуються в момент отримання послуги або виникнення витрати, навіть якщо рахунок ще не отримано або платіж ще не підлягає сплаті. Така практика відповідає принципу відповідності нарахувального обліку, який вимагає, щоб витрати відображалися в тому ж періоді, що й доходи, які вони допомогли отримати.

Типові приклади:

• Зарплата, яку працівники заробили до кінця місяця, але виплатять у наступному.
• Комунальні послуги (електрика, вода), якими ви користувалися в грудні, а рахунок отримаєте лише в січні.
• Відсотки за кредитом, які накопичились протягом місяця, але ще не були списані з вашого рахунку.

Записуючи ці витрати в момент їх виникнення, ви отримуєте набагато правдивіший образ фінансових результатів вашої компанії за цей період.

Як Beancount розглядає це (за 30 секунд)​

Beancount – це система подвійного запису у вигляді простого тексту. Усе – це датована директива або транзакція у текстовому файлі. Система базується на п’яти базових типах рахунків: Assets, Liabilities, Equity, Income і Expenses.

Записи завжди впорядковані за датою. Важливо, що перевірки balance виконуються до обробки транзакцій того ж дня. Це треба мати на увазі, коли розміщуєте перевірки та зворотні записи.

Нарешті, мова bean-query пропонує потужний, схожий на SQL спосіб формування звітів. За допомогою операторів OPEN ON, CLOSE ON і CLEAR можна створювати точні «станом на» вигляди фінансових звітів.

План рахунків (рекомендовано)​

Чистий ієрархічний план рахунків – ваш найкращий друг. Для нарахованих витрат структура проста. Вам знадобиться:

• Рахунок витрат: напр., Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Відповідний рахунок зобов’язань: напр., Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Рахунок готівки/банку: напр., Assets:Bank:Checking

Beancount вимагає саме ці п’ять типів рахунків верхнього рівня. Організовані імена спрощують запити та звіти.

Основний шаблон (без плагінів, без магії)​

Найпряміший спосіб обробки нарахувань у Beancount. Два кроки: нарахування витрат в кінці місяця і зняття зобов’язання під час оплати.

Крок 1: Нарахувати витрати в кінці місяця​

Останнього дня періоду ви записуєте витрату і створюєте зобов’язання.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Крок 2: Зняти нарахування під час оплати​

Коли надходить рахунок і ви його сплачуєте, ви не торкаєтеся рахунку витрат ще раз. Замість цього дебетуєте рахунок зобов’язань, щоб його очистити.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Це найчистіший підхід для невеликих команд. Він правильно розміщує витрату у лютому і не дублює її у березні. Зауважте, що в Beancount залишення суми порожньою дозволяє системі автоматично збалансувати транзакцію.

Альтернатива: Зворотний запис у перший день​

Якщо вам до вподоби класичний стиль «авто‑зворотного» обліку, можна розмістити протилежний запис у перший день наступного місяця, а потім звичайно записати рахунок постачальника.

Крок 1: Нарахувати в кінці місяця (як і раніше)​

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Крок 2: Зворотний запис у перший день наступного місяця​

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Крок 3: Записати оплату як зазвичай​

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Нотатка щодо перевірок: Пам’ятайте, що balance перевіряються до транзакцій того ж дня. Якщо ви хочете перевірити баланс Liabilities:Accrued:Utilities, розмістіть перевірку на 2025-02-28, щоб підтвердити нарахування, або на 2025-03-01 після зворотного запису, щоб переконатися, що сума дорівнює нулю. Розміщення її до зворотного запису 1 березня призведе до помилкової невдачі.

Шість типових нарахувань (шаблони для копіювання) 📋​

Готові приклади для поширених бізнес‑нарахувань.

1. Оренда, яка ще не виставлена в рахунок​

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Зарплата, яку зароблено, але не виплачено​

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Відпустка (PTO), яку зароблено​

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Відсотки за кредитом​

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Професійні послуги (аудит/юридичні)​

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Комунальні послуги, які використані, але ще не виставлені​

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Звітність: «Що я винен на певну дату?»​

bean-query – ваш інструмент для отримання відповідей. Ось як отримати правильний знімок балансу щодо нарахованих витрат.

Отримати всі залишки зобов’язань на кінець періоду​

Цей запит поверне баланс кожного рахунку зобов’язань станом на 31 березня 2025.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON встановлює початкові залишки на початок періоду.
• CLOSE ON відсікає транзакції до вказаної дати (виключно). Тому використовуємо 2025-04-01, щоб отримати дані до і включно 2025-03-31.
• CLEAR обнуляє доходи та витрати, даючи чистий вигляд балансу (Assets, Liabilities, Equity).

Переглянути реєстр усіх записів нарахувань​

Якщо потрібно бачити «сирі» транзакції по рахункам зобов’язань:

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Отримати загальну суму всіх нарахувань​

Для швидкого підсумку того, що ви винні:

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total_accruals
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Контроль та «підводні камені» у Beancount​

• Таймінг перевірок балансу: Як вже згадувалося, перевірки виконуються на початку дня. Запис 2025-03-01 balance … запускається до будь‑яких транзакцій 1 березня. Плануйте відповідно.
• Іменування та ієрархія: Чисте дерево типу Liabilities:Accrued:* – це не лише естетика. Воно спрощує запити і робить звіти зрозумілими.
• Використання pad з обережністю: Директива pad може виправити початкові залишки, але уникайте її для «фіксації» регулярних нарахувань. Явні записи залишають прозорий аудит‑трейл.
• Звітність «на дату»: Для знімків балансу завжди використовуйте OPEN … CLOSE … CLEAR у bean-query. Це запобігає «забрудненню» зобов’язань доходами та витратами.

Передоплата vs. Нарахування (швидке порівняння)​

Легко їх сплутати – це дзеркальні поняття:

• Нарахована витрата: Послуга спожита зараз, гроші виплачуються пізніше → створює зобов’язання.
• Передоплата: Гроші сплачені зараз, послуга спожита пізніше → створює актив.

Логіка обліку в Beancount однакова, лише рахунки різні (Assets:Prepaid:* vs. Liabilities:Accrued:*).

Шаблон для початку файлу​

Нижче наведено директиви open, які потрібні для наведених прикладів. Додайте їх у верхню частину вашого журналу один раз.

; --- Accounts (open once) ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Expenses:Utilities
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages
2025-01-01 open Expenses:Interest
2025-01-01 open Expenses:Professional:Audit
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Payroll
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Interest
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Professional

Заключні нотатки​

Якщо ви ведете облік за касовим методом, нарахування не потрібні – витрати записуються лише під час їх сплати. Якщо ж ви працюєте за нарахувальним методом, використання наведених шаблонів є критично важливим для відповідності витрат періоду, у якому вони були спожиті.

Наведені приклади мають лише навчальний характер. Завжди консультуйтеся зі своїм бухгалтером щодо специфічних вимог вашої галузі, особливо щодо бонусів, податків на заробітну плату та порогових значень капіталізації.

Якщо ви відстежуєте основні засоби у вашій бухгалтерії — ноутбуки, камери, обладнання або навіть офісні меблі — ваші книги повинні відображати зменшення їхньої вартості. Це включає в себе дві ключові концепції: амортизація (витрати) та її поточний підсумок, накопичена амортизація. Цей посібник пояснює обидві концепції простою мовою, а потім показує, як саме їх моделювати в Beancount з прикладами, які можна копіювати та вставляти, включаючи потужні можливості автоматизації.

Що таке накопичена амортизація?​

Накопичена амортизація – це загальна сума амортизації, яка була нарахована на актив з дня введення його в експлуатацію. Думайте про це як про поточний підрахунок. Це не новий вид витрат — це просто поточна сума всіх минулих амортизаційних нарахувань для цього активу.

У фінансовій звітності ви побачите накопичену амортизацію в парі з початковою ціною активу. Це дозволяє будь-кому, хто читає ваші книги, бачити як історичну вартість (те, що ви за нього заплатили), так і залишкову вартість (те, скільки він зараз коштує у ваших книгах).

Важливою деталлю є те, що накопичена амортизація є контр-активним рахунком. Це може звучати складно, але це проста ідея:

• Це рахунок "активу", тому він знаходиться у розділі Assets (Активи) вашого плану рахунків.
• Однак він має кредитове сальдо (від’ємне значення на рахунках активів у Beancount), яке зменшує вартість відповідного основного засобу.

Де вона відображається в бухгалтерському балансі?​

Накопичена амортизація зазвичай відображається в бухгалтерському балансі безпосередньо під основним засобом, до якого вона відноситься. Наприклад:

Багато фінансових звітів спрощують це, показуючи один рядок, наприклад “Основні засоби, нетто”. Це єдине число представляє загальну історичну вартість усіх активів за вирахуванням їх загальної накопиченої амортизації, що дає вам остаточну залишкову вартість.

Як розрахувати амортизацію?​

Існує кілька методів розрахунку амортизації. Обраний вами метод визначає, яку суму витрат ви відображаєте в кожному періоді, що, у свою чергу, додає до загальної суми накопиченої амортизації. Два поширені сімейства методів:

• Прямолінійний (SL): Це найпростіший і найпоширеніший метод для цілей бухгалтерського обліку. Ви витрачаєте рівну суму вартості активу в кожному періоді його корисного використання. Наприклад, ноутбук вартістю $3 000 з 36-місячним (3-річним) корисним терміном служби амортизуватиметься по $83,33 на місяць.
• Податкові методи (наприклад, MACRS у США): Для податкових цілей уряди часто визначають конкретні прискорені графіки. У США Модифікована прискорена система відшкодування витрат (MACRS) дозволяє вам отримувати більші амортизаційні відрахування в перші роки життя активу. Beancount може легко обробляти ці графіки — вам просто потрібно обчислити суми відповідно до офіційних таблиць (наприклад, у Публікації IRS 946) і згенерувати відповідні бухгалтерські записи.

Формула (Прямолінійна)

Періодична амортизація = $\\frac{\\text{Вартість} - \\text{Ліквідаційна вартість}}{\\text{Корисний термін служби}}$

Накопичена амортизація (на дату t) = $\\sum (\\text{Періодична амортизація до } t)$

Ліквідаційна вартість – це оціночна залишкова вартість активу наприкінці терміну його корисного використання. Для простоти часто вважається, що вона дорівнює нулю.

Шлях Beancount: Моделювання вартості та накопиченої амортизації​

Щоб правильно відстежувати основні засоби в Beancount, зберігаючи їх початкову вартість, ви використовуватимете пару рахунків активів для кожної категорії, а також рахунок витрат.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (для зберігання історичної вартості)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (контр-актив, який з часом буде кредитуватися)
• Expenses:Depreciation:Computers (для обліку періодичних витрат)

Ця структура відображає стандартну облікову практику та є рекомендованим підходом для управління амортизацією основних засобів у Beancount.

Варіант A: Ручні прямолінійні записи​

Це найпряміший метод. Ви контролюєте кожен запис, що чудово підходить для розуміння механіки.

1. Відкрийте необхідні рахунки

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Зафіксуйте покупку (за історичною вартістю)

Коли ви купуєте актив, ви дебетуєте рахунок Cost.

2025-01-20 * "Придбання MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Зафіксуйте щомісячну амортизацію

Щомісяця ви будете фіксувати амортизаційні витрати. Для активу вартістю $3 000 протягом 36 місяців щомісячна амортизація становить $3000 \div 36 = $83,33.

Транзакція передбачає дебетування рахунку витрат і кредитування рахунку контр-активу.

2025-02-28 * "Щомісячна амортизація - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; Це кредит на контр-актив

Ви повторюватимете цей запис щомісяця протягом 36 місяців. Сальдо на рахунку Assets:Equipment:Computers:AccumDep з часом ставатиме більш від’ємним, зменшуючи залишкову вартість активу.

Швидка перевірка: Ви можете легко перевірити залишкову вартість в Балансі Fava або запустивши швидкий запит:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account ~ 'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

Сума залишків цих двох рахунків є вашою залишковою вартістю.

Варіант B: Автоматизація з плагіном Fava amortize​

Якщо ви використовуєте Fava (популярний веб-інтерфейс для Beancount) і ваша амортизація є фіксованою сумою щомісяця, ви можете автоматизувати її.

Спочатку ввімкніть плагін у верхній частині вашого файлу Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Далі створіть єдину транзакцію, яка визначає весь графік амортизації.

; 1. Запишіть початкову покупку як зазвичай
2025-01-20 * "Купівля MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Встановіть графік амортизації
2025-01-20 * "Графік амортизації - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

Плагін побачить цю транзакцію та автоматично згенерує віртуальні проведення на $83.33 щомісяця протягом 36 місяців. Ці записи не записуються у ваш файл .bean, але з’являються у всіх звітах. Це ідеально підходить для прямолінійної амортизації, але не працюватиме для нерегулярних графіків, таких як MACRS.

Варіант C: Створення Періодичних Записів за допомогою Плагіну Сторонніх Розробників​

Якщо ви віддаєте перевагу реальним, невіртуальним транзакціям, записаним у ваші файли, але все ще хочете автоматизацію, генератор періодичних записів - чудовий вибір. Одним з найпопулярніших є beancount-periodic від Dallas Lu. Цей плагін можна налаштувати для створення датованих проведень від вашого імені, надаючи вам контроль над ручними записами зі зручністю автоматизації.

Перегляд Результатів: Вартість, Накопичена Амортизація та Залишкова Вартість​

Незалежно від обраного вами методу, ваш Баланс покаже як рахунки Cost, так і AccumDep у розділі "Активи". Сума цих двох – ваша залишкова вартість. Ця презентація - показ валової вартості за мінусом накопиченої амортизації - це саме те, що очікують побачити бухгалтери та фінансові аналітики. Це забезпечує повну прозорість щодо віку та вартості ваших активів.

Вибуття Активу (Продаж, Утилізація або Списання)​

Коли термін служби активу добігає кінця, ви або продаєте його, утилізуєте або списуєте. Щоб видалити його з ваших облікових книг, ви повинні:

1. Видалити його історичну вартість.
2. Видалити його пов’язану накопичену амортизацію.
3. Записати будь-які отримані кошти.
4. Записати будь-який отриманий прибуток або збиток (різницю між отриманими коштами та залишковою вартістю).

Приклад: Продаж Активу з Прибутком

Припустимо, ви продаєте MacBook Pro 15 червня 2027 року.

• Первісна Вартість: $3,000
• Накопичена Амортизація на момент продажу: -$2,500
• Залишкова Вартість: $3,000 - $2,500 = $500
• Ви продаєте його за: $800
• Прибуток від Продажу: $800 (надходження) - $500 (залишкова вартість) = $300

Ось транзакція Beancount для запису вибуття:

2027-06-15 * "Продаж MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD  ; Отримані кошти
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD  ; Дебет для обнулення контр-активу
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD  ; Кредит для видалення первісної вартості
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD  ; Кредит для запису прибутку

Якщо б надходження становили лише $400 (збиток у розмірі $100), ви б розмістили різницю на рахунку Expenses:Losses:AssetDisposals з позитивною сумою (дебетом).

FAQ (Швидкі Питання)​

• Накопичена амортизація - це актив чи зобов'язання? Ні те, ні інше. Це контр-актив. Він знаходиться в розділі активів вашого балансу, але має кредитний залишок, який зменшує загальну вартість активу.

• Чи потрібно мені коли-небудь робити записи безпосередньо на рахунок "Вартість" після покупки? Загалом, ні. Мета контр-рахунку полягає в збереженні первісної історичної вартості. Усі зменшення вартості внаслідок амортизації слід записувати на ...:AccumDep.

• Чи можу я використовувати Beancount для графіків MACRS (податкових)? Так. Вам потрібно буде розрахувати суми амортизації за кожен період, використовуючи таблиці в Публікації IRS 946. Потім ви можете записати ці суми за допомогою ручних записів або періодичного плагіна. Плагін Fava amortize не підходить для цього, оскільки суми MACRS не є рівними щомісяця.

• Що щодо списання за Розділом 179? Розділ 179 дозволяє вам списати повну вартість майна, що відповідає вимогам, у рік введення його в експлуатацію, замість амортизації з часом. Це вибір, який ви робите для податкових цілей. У Beancount це було б просто дебет на рахунок витрат замість рахунку основних засобів на момент покупки.

Поширені Помилки (і Як Їх Уникнути)​

• Відображення амортизації безпосередньо на рахунку "Вартість".
  • Виправлення: Завжди кредитуйте контр-рахунок ...:AccumDep. Це зберігає історичну вартість, що важливо для фінансової звітності.
• Забуття видалити накопичену амортизацію при вибутті.
  • Виправлення: Коли ви продаєте або утилізуєте актив, ваш бухгалтерський запис повинен включати дебет до ...:AccumDep, щоб очистити його залишок для цього активу.
• Змішування графіків бухгалтерської та податкової амортизації.
  • Виправлення: Ваші внутрішні книги управління часто використовують прямолінійний метод для простоти, тоді як ваші податкові декларації можуть вимагати MACRS. Тримайте ці цілі окремо та задокументуйте свою політику.
• Очікування, що плагін Fava amortize оброблятиме нерівні графіки.
  • Виправлення: Пам’ятайте, що цей плагін розроблено лише для рівних щомісячних розподілів. Для будь-якого іншого шаблону використовуйте ручні записи або більш гнучкий періодичний плагін.

Шаблон для копіювання та вставки​

Ось повний шаблон, який ви можете адаптувати для власної книги обліку.

option "title" "Моя бізнес-книга обліку"
plugin "fava.plugins.amortize_over"  ; Видаліть, якщо не використовуєте автоматизацію Fava

; --- Рахунки ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers
2025-01-01 open Income:Gains:AssetDisposals
2025-01-01 open Expenses:Losses:AssetDisposals

; --- Придбання за історичною вартістю ---
2025-01-20 * "Придбання MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; --- Оберіть ОДИН метод амортизації ---

; (A) Ручне щомісячне проведення
2025-02-28 * "Щомісячна амортизація - MacBook Pro (SL 36 міс.)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD

; (B) Автоматизація Fava (для 36 рівних щомісячних розподілів)
2025-01-20 * "Графік амортизації - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

; --- Приклад продажу (відредагуйте числа для вашого фактичного продажу) ---
2027-06-15 * "Продаж MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD

TL;DR (Коротко)​

• Зберігайте Cost (Вартість) та AccumDep (Накопичену амортизацію) активів на окремих рахунках, щоб зберегти історичну вартість.
• Записуйте амортизацію з дебетом на Expenses:Depreciation:... та кредитом на Assets:...:AccumDep.
• Автоматизуйте рівну щомісячну амортизацію за допомогою плагіна Fava amortize або генеруйте датовані записи за допомогою періодичного плагіна.
• При вибутті активу необхідно видалити обидві його Cost (Вартість) та AccumDep (Накопичену амортизацію) з обліку та зафіксувати отриманий прибуток або збиток.

Джерела та додаткова література​

• Посібник Beancount.io "Amortization" (Підхід контрактиву, плагін Fava, приклади).
• Investopedia про амортизацію та накопичену амортизацію (Обґрунтування кредитового сальдо).
• Публікація IRS 946 (Офіційні правила MACRS та амортизації для податків США).
• beancount-periodic Plugin (Інструмент для генерації періодичних транзакцій).

Перший у Beancount посібник з моделювання реальних витрат, тестування грошових потоків та інтеграції їх у ваші книги.

Найм першого співробітника — це великий крок. Це ставка на ваше майбутнє, але й суттєве фінансове зобов’язання, яке виходить далеко за межі цифри в листі з пропозицією. Забагато засновників і власників малого бізнесу помилково зосереджуються лише на зарплаті, а потім здивовані справжньою, «повністю завантаженою» вартістю.

У цьому посібнику ми крок за кроком розглянемо, як точно змоделювати цю вартість, перевірити, чи ви справді можете її собі дозволити, і потім інтегрувати цю модель безпосередньо у ваш реєстр Beancount, щоб знизити ризики рішення до публікації вакансії.

TL;DR​

• Не зупиняйтеся лише на зарплаті. У США реальна вартість включає податки роботодавця (Social Security, Medicare, FUTA/SUTA), пільги, страхування, інструменти та рекрутинг. У приватному секторі пільги самі по собі складають в середньому 30 % від загальної компенсації, що означає мультиплікатор ≈ 1,42× до зарплати. Це може суттєво варіюватися залежно від компанії та регіону.
• Просте правило для старту: Fully Loaded Cost ≈ Salary + Employer Payroll Taxes + Benefits + Insurance + Tools/Software + Recruiting/Ramp.
• Використовуйте Beancount, щоб знизити ризик. Створіть місячний бюджет зарплат у вашому реєстрі за допомогою функції бюджету у Fava. Потім запустіть прогноз, щоб перевірити runway, маржу та період окупності ролі перед тим, як зобов’язатися.

1) Що саме формує «повністю завантажену» вартість?​

Уявіть зарплату співробітника як верхівку айсберга. Видима частина проста, але підводні витрати можуть потопити ваш грошовий потік, якщо ви не готові. Ось розбивка.

• Base Pay (Wages/Salary): Це проста частина — погоджена річна зарплата або погодинна ставка. Це найбільша стаття, але лише стартова точка.

• Employer Payroll Taxes (U.S.): Ви платите не лише співробітнику, а й податки з його зарплати. Як роботодавець, ви відповідаєте за:

  • Social Security (OASDI): Ви сплачуєте 6,2 % від зарплати співробітника до річного ліміту. Для 2025 року цей ліміт — 176 100 $.
  • Medicare (HI): Ви сплачуєте 1,45 % від всіх зарплат, без верхньої межі.
  • Unemployment Taxes (FUTA & SUTA): Федеральний податок безробіття (FUTA) становить 6,0 % від перших 7 000 $, проте більшість роботодавців отримують кредит за сплату державних податків безробіття (SUTA), що знижує ефективну ставку FUTA до 0,6 %. Ставки SUTA суттєво різняться за штатами та історією вашої компанії.

• Benefits: Часто друга за величиною стаття. Включає медичне страхування, внески у пенсійний фонд (наприклад, 401(k) match) та оплачувану відпустку. У приватному секторі США пільги складають близько 30 % від загальної компенсації. Для орієнтиру, середня річна премія за медичне страхування, спонсороване роботодавцем, у 2024 році становила 8 951 $за індивідуальне покриття та 25 572$ за сімейне. Хоча співробітники частково сплачують, роботодавець зазвичай покриває більшу частину.

• Workers’ Compensation Insurance: Обов’язкове майже у всіх штатах, покриває медичні витрати та втрачену зарплату у випадку травми на роботі. Тарифи залежать від штату, галузі та ролі співробітника (офісний працівник значно дешевший за кровельника). Не плануйте нульову суму.

• Tools & Overhead: Новому співробітнику потрібне обладнання: ноутбук, ліцензії на ПЗ (SaaS), стіл (якщо є офіс) та саме ПЗ для обробки зарплат. Типова служба обробки зарплат для малого бізнесу коштує 49–50 $на місяць базовий тариф + 6–10$ за співробітника.

• Recruiting & Ramp-up: Не забувайте про одноразові витрати: розміщення вакансій, ваш час на інтерв’ю та, найголовніше, період адаптації. Новий співробітник може потребувати 1–3 міс., щоб досягти повної продуктивності, протягом яких ви сплачуєте повну вартість за частковий результат.

2) Конкретний приклад​

Зробимо це на практиці. Припустимо, ви наймаєте співробітника в США з зарплатою 80 000 $. Ви плануєте надати індивідуальне медичне страхування, покриваючи середньо-національну частку роботодавця — 84 % премії.

Річна вартість виглядає так:

• Employer Payroll Taxes:

  • Social Security (OASDI): 80 000 $× 6,2$
  • Medicare: 80 000 $× 1,45$
  • FUTA (ефективна ставка): 7 000 $× 0,6$
  • Разом Employer Payroll Taxes: 6 162 $

• Health Insurance (Your Share):

  • Використовуючи середню премію 2024 р. для індивідуального покриття (8 951 $) та ваш внесок 84$ × 0,84 = 7 519 $на рік** (або **627$ / міс.).

• Payroll Software & Tools:

  • Payroll Software: (50 $базовий + 6$ / співробітник) × 12 міс. = 672 $ на рік.
  • Інструменти/Ноутбук/SaaS (оцінка): 2 000 $ на рік.

Підсумуємо:

У цьому сценарії повністю завантажена вартість становить 96 353 $**, що дорівнює **1,20×** базовій зарплаті. Це досить «ощадний» пакет пільг. Якщо додати 401(k) match, більш щедру відпустку або сімейне медичне страхування, можна легко досягти середнього національного мультиплікатора **1,42×**. Для зарплати 80 k це означало б загальну вартість близько **113 800$.

Висновок: Ваша реальна вартість, швидше за все, буде між 1,20× (ощадний) і 1,40×+ (розкішний) від базової зарплати. Розрахуйте власні цифри, щоб дізнатися точно.

3) «Чи можу я дозволити це?» — три практичні тести​

Тепер, коли у вас є реальна місячна вартість (8 029 $ у нашому прикладі), як перевірити, чи ви можете її підтримувати?

1. Покриття валової маржі: Чи окупає роль себе? Якщо у вашому бізнесі валова маржа 65 %, новий співробітник має генерувати щонайменше **12 352 $нових щомісячних доходів** (8 029$ ÷ 0,65), щоб вийти на нуль. Якщо роль передбачає економію витрат, вона повинна забезпечити еквівалентне, стабільне скорочення витрат.

2. Окупність та runway: Скільки часу займе, поки найм принесе позитивний результат, і чи зможете ви вижити до того моменту? Ставте ціль 6–12 міс. періоду окупності — чим коротше, тим безпечніше. Крім того, після врахування періоду адаптації у вас має залишитися 3–6 міс. «повністю завантаженої» вартості в готівці як буфер.

3. Реальність адаптації: Новий співробітник не буде 100 % ефективним одразу. Заплануйте 1–3 міс. onboarding та знижену продуктивність. Якщо ваш резерв не покриває і зарплату, і початкове падіння продуктивності, ви ще не готові. Розгляньте спочатку контрактора або часткову зайнятість, щоб перевірити потребу.

Примітка для США: Якщо це ваш перший найм або найм у новому штаті, подвійте перевірку вимог щодо відповідності. Знижки на кредит FUTA можуть застосовуватись у певних штатах, а ставки SUTA різняться. Закони про страхування від нещасних випадків також варіюються. Помилка може призвести до штрафів.

4) Реалізуйте модель у Beancount​

Найкращий спосіб дізнатися, чи ви можете дозволити найм, — це побачити вплив безпосередньо у ваших книгах. Ось як це зробити за допомогою Beancount.

A. Встановіть бюджет зарплат у Fava​

Перш за все, додайте прогнозовані місячні витрати у ваш реєстр за допомогою директиви custom "budget" у Fava. Це дозволить візуалізувати нові витрати щодо доходу.

; Budgeting for one employee at   $96k/year fully-loaded cost
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

Після додавання, звіти Income Statement та Changes у Fava автоматично покажуть, як ви відстежуєте новий, підвищений рівень витрат.

B. Запишіть реальний запуск зарплат​

Коли ви проводите виплату, існує два поширені способи запису.

• Детальний (з зобов’язаннями): Найточніший метод. Він розділяє ваші податки роботодавця від утримань співробітника, розглядаючи останні як зобов’язання до сплати.

2025-08-31 open Assets:Bank:Checking  $
2025-08-31 open Expenses:Payroll:Wages  $
2025-08-31 open Expenses:Payroll:Taxes:Employer  $
2025-08-31 open Expenses:Benefits:HealthInsurance  $
2025-08-31 open Liabilities:Payroll:Withholding  $
2025-08-31 open Equity:Opening-Balances  $

2025-08-31 * "Payroll for August 2025"
  Assets:Bank:Checking               -8000.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages               6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer        513.50 USD
  Expenses:Benefits:HealthInsurance      626.57 USD
  Expenses:Tools:PayrollSoftware          55.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding        138.26 USD

• Спрощений (без зобов’язань): Якщо ви не потребуєте окремого обліку утримань, можна записати виплату як одну транзакцію.

2025-08-31 * "Payroll for August 2025"
  Assets:Bank:Checking               -8000.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages               6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer        513.50 USD
  Expenses:Benefits:HealthInsurance      626.57 USD
  Expenses:Tools:PayrollSoftware          55.00 USD

C. Прогнозуйте ваш runway​

Використайте функції прогнозування у Fava або зовнішні інструменти, щоб оцінити, як довго ваш cash runway триватиме за поточних умов. Це допоможе планувати, коли можливо знадобиться збільшення бюджету або скорочення витрат.

5) Коли найм має сенс, а коли — ні (швидка чек‑ліста)​

It likely makes sense if... ✅​

• Ви маєте стабільний cash flow і достатній runway.
• Валовий прибуток вашого продукту/послуги дозволяє покрити додаткову зарплату без зниження маржі.
• Ви вже маєте базову інфраструктуру (обладнання, ПЗ) для нової ролі.
• Роль критична для росту або виконання стратегічних цілей.

You should probably wait if... 🛑​

• Ваш cash runway менший за 3 місяці без урахування нових витрат.
• Валовий прибуток нижчий за 30 % і новий найм не принесе очевидного збільшення доходу.
• Ви ще не маєте налаштованих процесів обробки зарплат у Beancount.
• Невизначеність щодо податкових ставок у вашому штаті (SUTA, FUTA) або страхування від нещасних випадків.

Reference Numbers (U.S., 2025)​

• Average Salary for Software Engineers: 120 000 $
• Average Benefits Cost: 30 % від зарплати
• Average Health Insurance Premium (Individual): 8 951 $
• Average Federal Unemployment Tax (FUTA) Rate: 0,6 %
• Average State Unemployment Tax (SUTA) Rate: 2,7 % (varies)
• Average Payroll Processing Software Cost: 49–50 $/ міс. + 6–10$ / співробітника

Примітка щодо відповідності​

У США існує низка законодавчих вимог, які варто враховувати під час найму:

• Федеральний закон про рівну оплату праці (Equal Pay Act).
• Закон про справедливу роботу (Fair Labor Standards Act, FLSA).
• Регулювання щодо медичного страхування (Affordable Care Act).
• Вимоги щодо звітності про податки та утримання (IRS Publication 15).

Переконайтеся, що ваші процеси відповідають цим вимогам, щоб уникнути штрафів і юридичних проблем.

Заключне слово​

Моделювання реальної вартості найму, тестування грошових потоків і інтеграція цих даних у Beancount дає вам чітке уявлення про фінансовий вплив найму. Це допомагає приймати обґрунтовані рішення і уникати небажаних сюрпризів у майбутньому.

Recent Reporting & Context​

• Harvard Business Review – The True Cost of Hiring
• Forbes – How to Calculate Employee Salary Costs
• Wall Street Journal – Understanding Payroll Taxes

Продаж на Amazon – це потужний спосіб охопити мільйони клієнтів, але структура комісій платформи може здатися лабіринтом. Якщо ви оператор, який цінує чисті, контрольовані книги з подвійним записом, точне відстеження цих витрат є обов’язковим. Цей посібник розбиває комісії Amazon на ринку США у 2025 році та показує, як саме їх записувати за допомогою інструменту обліку у форматі звичайного тексту Beancount.

TL;DR ⚡​

• Ви зіткнетеся з кількома регулярними зборами Amazon: План продажу, Реферальний збір, Комісія за закриття (медіа), FBA за обробку та зберігання, Вхідне розміщення, Низький рівень товарних запасів, Обробка повернень, Адміністрування повернень коштів і Комісія за великий обсяг лістингу для дуже великих каталогів.
• Тримайте окремий рахунок Assets:Amazon:Clearing. Обліковуйте продажі та комісії там; коли Amazon виплачує кошти, переказуйте чисту суму на свій банківський рахунок. Це значно полегшує звірку.
• Відстежуйте кожен SKU як окремий товар (наприклад, SKU:WATER-BOTTLE), щоб Beancount міг автоматично обчислювати собівартість проданих товарів (Cost of Goods Sold, COGS) за партіями.
• Ви можете швидко проводити звірку, імпортуючи звіти про розрахунки або звіти за період часу та зіставляючи «типи транзакцій» Amazon безпосередньо з рахунками витрат Beancount.

Карта комісій Amazon (Ринок США)​

Ось розбивка найпоширеніших комісій, які ви побачите у 2025 році.

Комісія за план продажу​

Це ваша базова абонентська плата за доступ до торгового майданчика.

• Індивідуальний план: Без щомісячної плати. Замість цього ви платите $0,99 за кожен проданий товар.
• Професійний план: Фіксована плата $39,99 на місяць, яка скасовує плату за одиницю товару. Це стандартний вибір для будь-якого серйозного продавця. Усі інші комісії за продаж застосовуються додатково до цієї.

Реферальний збір​

Це комісія Amazon за кожен продаж.

Це відсоток від загальної ціни продажу товару (включаючи доставку та будь-яке подарункове пакування). Ставка повністю залежить від категорії товару. Більшість категорій потрапляють у діапазон 8–15%, але деякі використовують дворівневі ставки (наприклад, 15% на перші $500 і 8% на частину, що перевищує цю суму). Певні категорії також мають мінімальний реферальний збір, часто $0,30. Завжди перевіряйте поточну таблицю ставок для вашої конкретної категорії.

Комісія за закриття (Категорії медіа)​

Якщо ви продаєте медіа-товари, такі як книги, музика, відео або DVD-диски, Amazon стягує додаткову фіксовану комісію за закриття в розмірі $1,80 за одиницю.

Комісії FBA за обробку замовлень​

Це комісії за одиницю товару за комплектацію, пакування та відправлення при використанні Fulfillment by Amazon (FBA). Вартість залежить від розміру та ваги товару. Amazon періодично оновлює ці таблиці ставок. У 2025 році не пікові ставки повернулися до не пікових рівнів 2024 року 15 січня 2025 року. Завжди звертайтеся до поточної таблиці ставок FBA, щоб знайти точний розмірний рівень вашого продукту та пов’язану з ним комісію.

Щомісячна плата за зберігання та доплата за застарілі запаси (FBA)​

Amazon стягує плату за місце, яке займають ваші запаси в їхніх центрах виконання замовлень.

• Щомісячне зберігання: Рахунок виставляється за кубічний фут.
• Доплата за застарілі запаси: Додаткова щомісячна плата, що стягується із запасів, які занадто довго перебувають у центрі виконання замовлень. Це додається до звичайної щомісячної плати за зберігання.

Плата за послугу вхідного розміщення (FBA)​

Це плата за одиницю товару, пов’язана з тим, як ви надсилаєте запаси в Amazon. Вона призначена для покриття витрат Amazon на розподіл вашої продукції по своїй мережі виконання замовлень. Певні програми, такі як "New Selection", можуть тимчасово звільняти нові продукти до встановлених лімітів.

Плата за низький рівень товарних запасів (FBA)​

Ця комісія застосовується до продуктів стандартного розміру з постійно низьким рівнем товарних запасів відносно попиту клієнтів. Amazon вимірює це за допомогою показника під назвою «історичні дні постачання». Якщо ваш рівень запасів популярного товару падає нижче порогового значення (зазвичай 28 днів), стягується ця комісія.

Плата за обробку повернень (FBA)​

Для продуктів у категоріях з вищим, ніж зазвичай, рівнем повернень (наприклад, одяг і взуття) Amazon може стягувати плату за обробку повернень з кожного повернення клієнта. Деякі одиниці "New Selection" звільняються від цієї комісії до певної межі.

Плата за адміністрування повернення коштів​

Коли ви повертаєте клієнту кошти за замовлення, Amazon повертає вам сплачений реферальний збір. Однак вони залишають частину його собі як плату за обробку. Це менша з сум: $5,00 або 20% реферального збору за цей товар.

Плата за великий обсяг лістингу (Величезні каталоги)​

Ця комісія впливає лише на продавців із великими каталогами. Якщо у вас понад 1,5 мільйона активних SKU, Amazon стягує щомісячну плату в розмірі $0,001 за кожен відповідний SKU, що перевищує цей поріг.

Примітка: Ставки та політики можуть відрізнятися залежно від країни, регіону та категорії. Завжди переглядайте довідкові сторінки Seller Central у вашому регіоні перед бронюванням.

Як ці комісії відображаються у ваших звітах 🧾​

Ви можете знайти всі ці дані в Seller Central. Двома найкориснішими звітами для бухгалтерського обліку є:

1. Звіти за період часу (Payments → Date Range Reports): Вони надають зведення ваших доходів, витрат, податків і чистих переказів за певний період. Вони ідеально підходять для імпорту та звірки головної книги на високому рівні.
2. Файли розрахунків (наприклад, Flat File V2): Ці файли розбивають кожну окрему транзакцію, показуючи тип комісії, ідентифікатор замовлення, суму та дату. Це детальні дані, які ви використовуватимете для правильного відображення всього.

Beancount-орієнтований спосіб обліку діяльності Amazon​

Ось як перетворити складний світ Amazon на чіткі, прості записи Beancount.

1. Налаштуйте мінімальний план рахунків​

Спочатку визначте необхідні вам рахунки. Ця проста структура охоплює все.

; --- АКТИВИ ---
Assets:Amazon:Clearing        ; Ваш "гаманець" Amazon
Assets:Bank:Checking          ; Куди надходять виплати
Assets:Inventory:SKU:<code>    ; Один субрахунок на SKU

; --- ДОХІД І СОБІВАРТІСТЬ ---
Income:Sales:Amazon
Expenses:COGS:Inventory

; --- ВИТРАТИ ---
Expenses:Marketplace:Amazon:Referral
Expenses:Marketplace:Amazon:FBAFulfillment
Expenses:Marketplace:Amazon:Storage:Monthly
Expenses:Marketplace:Amazon:Storage:Aged
Expenses:Marketplace:Amazon:InboundPlacement
Expenses:Marketplace:Amazon:LowInventoryLevel
Expenses:Marketplace:Amazon:ReturnsProcessing
Expenses:Marketplace:Amazon:Other ; Для різних зборів

Можливість Beancount відстежувати партії товарів і їх собівартість — це суперсила. Ви будете "купувати" запаси в Assets:Inventory:SKU:... з вартістю {...}. Коли ви продаєте, Beancount автоматично обчислює собівартість реалізованої продукції (Cost of Goods Sold).

2. Записуйте кожен продаж та його комісії​

Давайте запишемо продаж FBA на $30 для SKU:WATER-BOTTLE. Комісія за перехід становить $4.50, виконання FBA становить $4.24, і ви понесли комісію за низький рівень запасів у розмірі $0.15. Спочатку ви придбали цей пристрій за $5.00.

2025-02-10 * "Замовлення Amazon 113-2233445-6677889" "WATER-BOTTLE"
  Assets:Amazon:Clearing                         21.11 USD
  Income:Sales:Amazon                           -30.00 USD
  Expenses:Marketplace:Amazon:Referral            4.50 USD
  Expenses:Marketplace:Amazon:FBAFulfillment      4.24 USD
  Expenses:Marketplace:Amazon:LowInventoryLevel   0.15 USD
  Assets:Inventory:SKU:WATER-BOTTLE              -1 SKU:WATER-BOTTLE {5.00 USD}
  Expenses:COGS:Inventory                         5.00 USD

Чому воно збалансоване: Продаж на $30 зараховується на рахунок Income. Комісії ($4.50 + $4.24 + $0.15) і COGS ($5.00) дебетуються на ваші рахунки витрат. Чисті грошові кошти від продажу, $21.11, дебетуються на ваш рахунок Assets:Amazon:Clearing. Актив інвентаризації кредитується (зменшується на одну одиницю), і відповідна вартість списується.

3. Запишіть виплату​

Коли Amazon перераховує ваші кошти, транзакція проста. Ви просто переміщуєте гроші зі свого "гаманця" Amazon на свій фактичний банківський рахунок.

2025-02-15 * "Платежі Amazon" "Розрахункова виплата"
  Assets:Bank:Checking                    2,500.00 USD
  Assets:Amazon:Clearing                -2,500.00 USD

Після кожної виплати баланс вашого рахунку Assets:Amazon:Clearing повинен прагнути до нуля. Використовуйте підсумки звітів за діапазон дат, щоб виявити будь-які розбіжності.

4. Обробляйте зберігання, застарілі запаси та вхідне розміщення​

Ці комісії часто з’являються як окремі рядки у ваших звітах про розрахунки. Записуйте їх як прямі дебетування на ваш кліринговий рахунок.

2025-03-15 * "Комісії за зберігання Amazon FBA" "Щомісячна + застарілі запаси"
  Expenses:Marketplace:Amazon:Storage:Monthly    125.40 USD
  Expenses:Marketplace:Amazon:Storage:Aged        35.20 USD
  Assets:Amazon:Clearing                        -160.60 USD

2025-03-20 * "Послуга вхідного розміщення FBA" "Оптимізація розділення відправлень"
  Expenses:Marketplace:Amazon:InboundPlacement    62.00 USD
  Assets:Amazon:Clearing                         -62.00 USD

5. Відшкодування та повернення​

Коли клієнт повертає товар, ви скасовуєте продаж і COGS, а також враховуєте будь-які комісії, що не підлягають поверненню. Для цього продажу на $30 припустимо, що Amazon утримує комісію за адміністрування відшкодування в розмірі $0.30.

2025-03-02 * "Відшкодування 113-2233445-6677889" "Повернуто WATER-BOTTLE"
  Assets:Amazon:Clearing                       -29.70 USD  ; Чистий дебет
  Income:Sales:Amazon                           30.00 USD  ; Скасувати продаж
  Expenses:Marketplace:Amazon:Other              0.30 USD  ; Комісія за адміністрування відшкодування
  Assets:Inventory:SKU:WATER-BOTTLE              1 SKU:WATER-BOTTLE {5.00 USD}
  Expenses:COGS:Inventory                       -5.00 USD  ; Скасувати COGS

Тут ви дебетуєте Income, щоб скасувати дохід, і кредитуєте Expenses:COGS, щоб скасувати вартість. Одиниця інвентаризації додається назад до вашого рахунку активів. Чистий вплив на ваш Assets:Amazon:Clearing - це сума, відшкодована клієнту.

Швидкий імпорт і узгодження​

Ключем до ефективності є відображення. Експортуйте Звіт про діапазон дат або Звіт про розрахунки Flat File V2 з Seller Central. Потім створіть просте відображення зі стовпця transaction-type Amazon на ваші рахунки витрат:

• Order → Income:Sales:Amazon
• Commission → Expenses:Marketplace:Amazon:Referral
• FBA-fulfillment-fee → Expenses:Marketplace:Amazon:FBAFulfillment
• StorageFee → Expenses:Marketplace:Amazon:Storage:Monthly
• AgedInventorySurcharge → Expenses:Marketplace:Amazon:Storage:Aged
• InboundPlacementFee → Expenses:Marketplace:Amazon:InboundPlacement
• LowInventoryLevelFee → Expenses:Marketplace:Amazon:LowInventoryLevel

Для тих, хто хоче автоматизувати, екосистема імпорту Beancount (наприклад, beancount-import) є фантастичною. Ви визначаєте правила один раз, і ваші файли розрахунків можна автоматично завантажувати у вашу книгу.

Практичні Запобіжники, Які Зберігають Гроші (та Натискання Клавіш) 💰​

• Уникайте Плати за Низький Рівень Товарних Запасів: Слідкуйте за вашими історичними днями постачання. Підтримуйте достатній резервний запас для задоволення попиту, але не перестарайтеся, щоб не викликати доплати за застарілі запаси.
• Використовуйте Переваги Нового Вибору: Запускаючи нові продукти, зареєструйте їх у програмі New Selection, щоб отримати тимчасові пільги на обробку повернень і плату за розміщення вхідних вантажів.
• Перевіряйте Ставки Рефералів Перед Ціноутворенням: Невелика зміна ціни може вивести вас за поріг комісії, що суттєво вплине на вашу чисту маржу. Переконайтеся у ставках рефералів і мінімумах для вашої категорії.
• Проводьте Звірку Щомісяця: Щомісяця вивантажуйте звіт про діапазон дат (Date Range Report). Ця проста звичка допомагає вам вчасно виявляти будь-які зміни комісій від Amazon і гарантує, що ваша бухгалтерська книга залишається надійною.

Готовий до Використання Шаблон Beancount​

Щоб допомогти вам розпочати, я підготував початковий файл бухгалтерської книги. Він містить:

• Зрозумілий план рахунків Amazon.
• Запаси налаштовані як товари для автоматичної собівартості реалізованої продукції (COGS) на основі партій.
• Приклади записів для продажів, комісій, зберігання, повернень і виплат.

➡️ Завантажити Шаблон (Відкрийте файл у вашому редакторі, замініть зразковий SKU та суми та почніть імпортувати рядки розрахунків.)

Посилання та Додаткова Література​

• Огляд Планів Продажу та Комісій: Sell on Amazon
• Щомісячна Плата за Професійний План: Seller Central
• Ставки Реферальних Комісій: Seller Central
• Комісії FBA за Виконання Замовлень 2025: Seller Central
• Доплата за Застарілі Запаси: Seller Central
• Комісія за Послугу Розміщення Вхідних Вантажів: Seller Central
• Плата за Низький Рівень Товарних Запасів: Seller Central
• Комісія за Обробку Повернень: Seller Central
• Комісія за Адміністрування Відшкодування: Seller Central
• Комісія за Великий Обсяг Лістингів: Seller Central
• Звіти про Діапазон Дат: Seller Central
• Запаси та Калькуляція Собівартості в Beancount: Beancount Docs

Одна Остання Порада​

Якщо ви продаєте на міжнародному рівні, створіть субрахунки для конкретного ринку (наприклад, Expenses:Marketplace:Amazon:Referral:US, ...:Referral:CA). Встановіть основну operating_currency у Beancount на валюту вашої країни. Після того, як ваші дані структуровані, мова запитів Beancount робить тривіальним аналіз структури ваших комісій за ринком, категорією або SKU.

Вдалих записів!