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Convierte un libro mayor desordenado en un negocio tranquilo y seguro con el efectivo en 30 días—usando contabilidad de texto plano.

TL;DR​

• Separa, simplifica y asegura tus libros con un plan de cuentas ajustado, importaciones consistentes y verificaciones de balance automatizadas.
• Muestra lo que importa—COGS, gastos generales, reserva de efectivo—a través de informes rápidos de bean-query.
• Corta el ruido (suscripciones no utilizadas, herramientas duplicadas) y codifica buenos hábitos (conciliación semanal, cierre mensual, recibos adjuntos).
• Haz que la temporada fiscal sea aburrida manteniendo extractos, recibos y balances verificables en un lugar.

¿Por qué una "Desintoxicación"?​

El desorden financiero en una pequeña empresa no es solo desordenado—es caro. Oculta gastos desperdiciados, oscurece tu verdadera rentabilidad y convierte la temporada fiscal en una búsqueda frenética del tesoro. Una desintoxicación financiera es un reinicio enfocado de 30 días: identificas qué mueve (y filtra) dinero, eliminas la complejidad y luego institucionalizas rutinas simples y repetibles para mantenerlo limpio.

Beancount es la herramienta perfecta para esto porque es transparente, scriptable y verificable. A diferencia del software de caja negra, un libro mayor de texto plano significa que cada número es explicable. Cada verificación y balance puede ser automatizado con directivas y consultas, creando un sistema de auto-auditoría que fuerza la claridad. Esta guía te llevará a través de un plan de cuatro semanas para lograr exactamente eso.

Semana 0 — Establece tu línea base​

Antes de poder limpiar, necesitas una base sólida. Esta semana se trata de definir la estructura de tu mundo financiero.

Crea un plan de cuentas ajustado​

Tu plan de cuentas es el esqueleto de tu sistema financiero. El objetivo aquí es el minimalismo. No crees una cuenta para cada posible gasto que podrías tener. Comienza con lo esencial que usas hoy; siempre puedes agregar más después. Un plan de cuentas desordenado fomenta la categorización incorrecta y hace que el análisis de alto nivel sea difícil.

Aquí tienes un punto de partida simple y efectivo:

; Entidades principales
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings            USD
2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Business USD
2025-01-01 open Income:Sales
2025-01-01 open Expenses:COGS
2025-01-01 open Expenses:Overhead:Rent
2025-01-01 open Expenses:Overhead:Utilities
2025-01-01 open Expenses:SaaS
2025-01-01 open Equity:Opening-Balances

Asegura balances que puedas verificar​

La característica más poderosa en la contabilidad de texto plano es la capacidad de afirmar la realidad. Una directiva balance le dice a Beancount: "En esta fecha, esta cuenta tenía exactamente esta cantidad de dinero." Si no es así, Beancount arrojará un error. Esta es tu red de seguridad principal.

Al comenzar, usa pad en combinación con balance para inicializar tus cuentas desde un extracto bancario. La directiva pad crea una transacción que fuerza la cuenta al balance inicial correcto, registrando la diferencia en una cuenta de patrimonio.

; Inicializar desde extractos
2025-01-01 pad     Assets:Bank:Checking      Equity:Opening-Balances
2025-01-01 balance Assets:Bank:Checking      12345.67 USD

Una palabra de precaución: Usa pad con moderación. Es para comenzar limpiamente, no para cubrir errores recurrentes de conciliación.

Semana 1 — Separa y simplifica los flujos​

Con una estructura en su lugar, es hora de aclarar cómo se mueve el dinero a través de tu negocio.

Mantén Negocio ≠ Personal​

Esta es la regla de oro de las finanzas de pequeña empresa. Mezclar fondos es una receta para la confusión y dolores de cabeza fiscales.

• Mantén una cuenta bancaria dedicada al negocio y una tarjeta de crédito comercial.
• Refleja esta separación en tu libro mayor: Assets:Bank:Business:Checking, Liabilities:CreditCard:Business.
• Si te pagas a ti mismo, regístralo como una distribución a Equity:Owner-Draws. Nunca categorices gastos personales directamente desde cuentas comerciales.

Estandariza las categorías de proveedores​

¿Pagas por AWS, Google Cloud y Vercel? No crees tres cuentas separadas. Mapéalos todos a una sola categoría lógica como Expenses:Cloud. Evita crear micro-cuentas que realmente no analizarás. El objetivo es ver patrones, no rastrear cada proveedor individual con su propia cuenta.

Semana 2 — Automatiza entradas y recibos​

La entrada manual de datos es lenta, propensa a errores e insostenible. Esta semana se trata de construir una máquina para alimentar tu libro mayor de manera confiable.

Construye un camino de importación sin drama​

El marco de importación de Beancount te permite enseñarle cómo leer archivos CSV u OFX de tu banco y generar automáticamente transacciones. Invierte el tiempo para configurar esto una vez, y ahorrarás cientos de horas a largo plazo. Mantén tus reglas de importación bajo control de versiones (como Git) para que tu sistema sea repetible y respaldado.

• Comienza con la guía oficial de Beancount Importing External Data.
• Para un flujo de trabajo más interactivo, considera una herramienta como beancount-import, que proporciona una interfaz web para coincidencias semi-automáticas.
• Muchos usuarios confían en los marcos integrados ingest o los más nuevos beangulp para construir sus importadores personalizados. Elige uno y mantente con él para consistencia.

Adjunta documentos donde pertenecen​

Una transacción sin recibo es una afirmación sin sustento. Beancount y su interfaz web, Fava, hacen trivial vincular documentos fuente a entradas, creando un rastro de auditoría inquebrantable.

Tienes dos excelentes opciones:

1. Carpeta de documentos + Directiva: Almacena todos tus recibos y extractos en una carpeta dedicada. Luego, vincula un archivo a una transacción usando la directiva document.
2. Arrastrar y soltar en Fava: Simplemente arrastra un archivo PDF o de imagen sobre una transacción en la interfaz de Fava. Fava automáticamente almacena el archivo e inserta la directiva document correcta en tu archivo de libro mayor.

; En tu archivo principal del libro mayor, dile a Fava dónde viven tus documentos
option "documents" "/home/acme/docs"

; Vincula un recibo a una entrada de transacción específica
2025-08-07 * "Figma" "Monthly Subscription"
  Assets:CreditCard:Business    -12.00 USD
  Expenses:SaaS                 12.00 USD
    document: "receipts/figma-2025-08-07.pdf"

Semana 3 — Ve la verdad (Consultas rápidas que reutilizarás)​

Tu libro mayor ahora está limpio y alimentado con datos. Es hora de hacerle preguntas importantes. Inicia la herramienta de línea de comandos bean-query para obtener respuestas instantáneas.

1) ¿Dónde está mi efectivo?​

Obtén una instantánea rápida de tus activos líquidos.

bean-query business.beancount 'BALANCES FROM year = 2025 AND (account ~ "Assets:Bank" OR account ~ "Liabilities:CreditCard")'

Esto te da una vista inmediata y en tiempo real de tu posición de efectivo sin iniciar sesión en múltiples portales bancarios.

2) ¿En qué estoy gastando en gastos generales vs. COGS?​

Entiende a dónde va tu dinero realmente. ¿Estás gastando más en gastos generales no esenciales o en los costos directamente vinculados a entregar tu producto (Costo de Bienes Vendidos)?

SELECT
  account,
  units(sum(position))
WHERE
  account ~ "^Expenses:(Overhead|COGS)" AND year = 2025
GROUP BY
  account
ORDER BY
  account

Esta consulta separa tus costos operacionales principales de tu carga administrativa, una perspectiva crítica para la rentabilidad.

3) ¿Qué suscripciones parecen "zombis"?​

Encuentra gastos recurrentes y pequeños que a menudo vuelan bajo el radar. Estas suscripciones "zombi" pueden drenar tu flujo de efectivo.

SELECT
  payee,
  COUNT(*) AS num_transactions,
  SUM(number) AS total_spent
WHERE
  account ~ "^Expenses:SaaS" AND date >= '2025-01-01'
GROUP BY
  payee
ORDER BY
  num_transactions DESC,
  total_spent DESC

Esta consulta revela instantáneamente proveedores a los que pagas frecuentemente. Si ves uno que no reconoces o ya no necesitas, es hora de cancelar.

Semana 4 — Ordena y asegura el sistema​

La semana final se trata de construir los hábitos y barreras que mantienen tus finanzas limpias para siempre.

Pon presupuestos simples en su lugar​

Fava puede leer directivas budget de tu libro mayor y mostrar barras de progreso útiles en sus informes, mostrándote si estás en el camino correcto. Esto proporciona un recordatorio suave y constante de tus objetivos de gasto.

; Limita el gasto en SaaS a $100 por mes
2025-01-01 custom "budget" Expenses:SaaS "monthly" 100.00 USD

Establécelos para categorías de gastos variables clave como software, publicidad o contratistas para notar desviaciones antes de que se conviertan en un problema.

Cierra el mes, cada vez​

Establece un proceso de cierre mensual simple e innegociable:

1. Concilia: Para cada cuenta bancaria y de tarjeta de crédito, agrega una aserción balance que coincida con el número final en tu extracto mensual.
2. Adjunta: Adjunta el extracto PDF en sí a la entrada balance usando la directiva document.
3. Reporta: Ejecuta tus tres consultas guardadas (efectivo, gastos generales/COGS, suscripciones) y pega las salidas en una breve nota de revisión mensual.

La aserción de balance es un activador automático. Si tu libro mayor no coincide con el extracto bancario, Beancount arrojará un error, diciéndote exactamente dónde buscar la discrepancia.

Haz que la temporada fiscal sea aburrida (de la manera buena)​

Siguiendo este sistema, transformas la preparación fiscal de una crisis en un simple ejercicio de reporte.

• Los recibos están adjuntos a las transacciones, así que no hay búsqueda frenética. En Fava, estás a un clic del documento fuente para cualquier gasto.
• Los elementos relevantes para impuestos pueden ser etiquetados (ej., #tax-deductible), permitiéndote extraer un informe limpio con bean-query para tu contador.
• Los balances de fin de año están asegurados y verificados con aserciones balance, dándote a ti y a tu preparador confianza en los números.

Una lista de verificación de 30 días (Imprime esto)​

• Día 1–3
  • Crea un plan de cuentas mínimo.
  • Agrega pad + balance para cada banco/tarjeta usando los últimos extractos.
• Día 4–10
  • Configura un pipeline de importación y confirma tus reglas en control de versiones.
  • Rellena 90 días de transacciones; ejecuta una primera instantánea BALANCES.
• Día 11–15
  • Estandariza proveedores a sus respectivas cuentas (SaaS, Cloud, Envío, etc.).
  • Adjunta PDFs de extractos para los períodos conciliados; confirma que aparecen en Fava.
• Día 16–20
  • Ejecuta la consulta de gastos generales vs. COGS; corrige cualquier elemento mal categorizado.
  • Ejecuta la consulta de frecuencia de suscripciones; cancela o consolida servicios no utilizados.
• Día 21–25
  • Agrega uno o dos límites de presupuesto para gastos variables clave a través de custom "budget".
  • Guarda tus tres comandos bean-query más importantes en un script para fácil reutilización.
• Día 26–30
  • Concilia todas las cuentas con aserciones balance de fin de mes.
  • Escribe una breve nota de "cierre mensual" resumiendo números clave y vinculando a documentos.

Fragmentos comunes que reutilizarás​

Una entrada de gasto limpia

2025-08-05 * "Figma" "Pro plan"
  Expenses:SaaS               12.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -12.00 USD

Aserción de balance desde un extracto

2025-09-01 balance Assets:Bank:Checking  8423.17 USD

Barrera presupuestaria para alquiler

2025-01-01 custom "budget" Expenses:Overhead:Rent "monthly" 2500.00 USD

Manténlo simple, manténlo con scripts​

La filosofía de una desintoxicación financiera impulsada por Beancount es simple:

• Programa lo que repites: Automatiza importaciones y reportes.
• Deja que las aserciones fallen ruidosamente: Son tus rieles de seguridad, no una inconveniencia.
• Prefiere cuentas menos numerosas y más claras sobre categorización perfecta y granular.

Adopta estos hábitos, y tu negocio funcionará con bucles de retroalimentación ajustados: visibilidad de efectivo diariamente, desviación de gastos visible semanalmente, y un fin de año verdaderamente aburrido. Esa es la claridad y control que esta desintoxicación está diseñada para entregar.

Referencias y lectura adicional​

• Beancount Query Language (beancount)
• Importing External Data with Beancount (beancount)
• Fava Budgets (custom "budget" …) (Fava)
• Documents & document Directive (beancount, Fava)
• Balance and Pad Directives (beancount)

Este post es solo para propósitos educativos y no es consejo fiscal o legal.

Las entradas de diario son la columna vertebral de la contabilidad de partida doble, y en Beancount, cada transacción * que escribes es una entrada de diario. Esta guía explica lo esencial —débitos y créditos, asientos de ajuste y asientos de reversión— y muestra cómo se traducen de forma limpia a la sintaxis de texto plano de Beancount. Aprenderás a llevar libros precisos con una ceremonia mínima.

Un repaso rápido: ¿Qué es una entrada de diario?​

Una entrada de diario es el registro formal y fechado de una transacción financiera. Se expresa en términos de débitos y créditos que mantienen equilibrada la ecuación contable fundamental:

$Activos = Pasivos + Patrimonio$

En un sistema de partida doble, cada transacción afecta al menos a dos cuentas, y el total de débitos debe ser igual al total de créditos. Esta regla simple es lo que hace que los informes financieros posteriores, como el estado de resultados y el balance general, sean confiables y precisos.

Débitos y créditos en un minuto​

Los conceptos de débitos y créditos pueden resultar confusos al principio, pero se reducen a unas pocas reglas simples. Piensa de esta manera: "¿de dónde provino el valor?" (crédito) y "¿a dónde fue el valor?" (débito).

Aquí tienes una hoja de referencia de cómo aumentan los cinco tipos de cuentas principales:

Cómo se ve una entrada de diario en Beancount​

Beancount usa directivas de texto simples y legibles para registrar transacciones. Cada transacción debe equilibrarse a cero para cada commodity (por ejemplo, USD, EUR, acción AAPL). Beancount mostrará un error si no lo hace.

Aquí tienes una transacción básica para comprar café:

2025-09-10 * "Coffee Bar" "Team coffee"
  Expenses:Food:Coffee          18.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -18.00 USD

Observa cómo las dos anotaciones (líneas con cuentas) suman cero: $18.00 + (-$18.00) = 0.

Puedes añadir contexto poderoso directamente en la narración usando etiquetas (como #clientX) para filtrado y enlaces (como ^INV-2025-001) para conectar entradas relacionadas.

Por ejemplo, así puedes enlazar una factura a su pago:

; Primero, registra la factura que enviaste al cliente
2025-09-15 * "Acme Corp" "Invoice 2025-001 #clientX ^INV-2025-001"
  Assets:AccountsReceivable   1000.00 USD
  Income:Consulting         -1000.00 USD

; Después, registra el pago y enlázalo a la factura original
2025-09-28 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-001"
  Assets:Bank:Checking       1000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable -1000.00 USD

La etiqueta #clientX te permite filtrar fácilmente todas las transacciones de este cliente, y el enlace ^INV-2025-001 crea una conexión entre las dos entradas que puedes seguir en los informes.

Entradas de diario comunes (listas para copiar)​

A continuación tienes varias transacciones empresariales habituales formateadas para Beancount.

El propietario invierte efectivo​

Un propietario aporta fondos personales para iniciar el negocio.

2025-01-01 * "Owner" "Initial capital contribution"
  Assets:Bank:Checking        10000.00 USD
  Equity:Owner-Capital      -10000.00 USD

Venta al contado con impuesto sobre ventas​

Un cliente paga en efectivo por un producto, incluyendo un impuesto del 8 % que deberás remitir al gobierno más adelante.

2025-01-05 * "Walk-in Customer" "Cash sale with 8% tax"
  Assets:Cash                   108.00 USD
  Income:Sales                -100.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales         -8.00 USD

Venta a crédito (factura) y cobro​

Prestas un servicio y facturas al cliente, luego recibes el pago después.

2025-01-10 * "Acme Corp" "Consulting invoice ^INV-2025-002"
  Assets:AccountsReceivable   2500.00 USD
  Income:Consulting         -2500.00 USD

2025-01-30 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-002"
  Assets:Bank:Checking       2500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable -2500.00 USD

Gasto con tarjeta de crédito​

Compras suministros de oficina usando la tarjeta de crédito de la empresa.

2025-01-12 * "OfficeMax" "Supplies on credit card"
  Expenses:Office:Supplies       75.00 USD
  Liabilities:CreditCard        -75.00 USD

Nómina (modelo simple)​

Ejecutas la nómina, registrando el gasto bruto de salarios, las retenciones de impuestos del empleado y el pago neto desde tu banco.

2025-01-31 * "Payroll" "January wages and withholdings"
  Expenses:Payroll:Wages      2000.00 USD
  Liabilities:Taxes:Withheld   -400.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -1600.00 USD

Depreciación mensual​

Registras el gasto de depreciación mensual de un activo, como una laptop.

2025-01-31 * "Depreciation" "Laptop, straight-line"
  Expenses:Depreciation          100.00 USD
  Assets:Equipment:AccumDepr    -100.00 USD

Gasto anticipado y amortización mensual​

Pagas por un año completo de seguro por adelantado, luego reconoces el gasto de un mes.

; 1. Pago de la póliza anual
2025-01-01 * "InsureCo" "Annual insurance premium"
  Assets:Prepaid:Insurance     1200.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -1200.00 USD

; 2. Reconocer un mes de gasto al final de enero
2025-01-31 * "InsureCo" "Amortize 1/12 of insurance"
  Expenses:Insurance             100.00 USD
  Assets:Prepaid:Insurance      -100.00 USD

Ingresos no devengados y reconocimiento mensual​

Un cliente paga por adelantado una suscripción de 3 meses. Registras el efectivo y luego reconoces un mes de ingreso.

; 1. Cliente paga por adelantado el servicio
2025-02-01 * "Subscriber" "3-month plan prepaid"
  Assets:Bank:Checking           300.00 USD
  Liabilities:Unearned:Subs     -300.00 USD

; 2. Reconocer un mes de ingreso después de prestar el servicio
2025-02-28 * "Recognition" "Recognize month 1 of 3"
  Liabilities:Unearned:Subs      100.00 USD
  Income:Subscriptions          -100.00 USD

Provisión para deudas incobrables y cancelación​

Creas una provisión para facturas potencialmente incobrables y luego cancelas una factura específica que sabes que no se pagará.

; 1. Crear una provisión del 2 % de Cuentas por Cobrar
2025-03-31 * "Provision" "2% of A/R for doubtful accounts"
  Expenses:BadDebt               200.00 USD
  Assets:AllowanceForDoubtful   -200.00 USD

; 2. Cancelar una factura específica que no se pagará
2025-04-15 * "Write-off" "Customer XYZ invoice"
  Assets:AllowanceForDoubtful    150.00 USD
  Assets:AccountsReceivable     -150.00 USD

Inventario periódico y ajuste de COGS​

Al final de un período, calculas el costo de los bienes vendidos (COGS) ajustando tu cuenta de inventario.

2025-03-31 * "COGS adjustment" "Periodic inventory method"
  Expenses:COGS                4500.00 USD
  Assets:Inventory           -4500.00 USD

Asientos de ajuste vs. asientos de reversión​

Los asientos de ajuste se registran al final de un período contable (mes o trimestre) para alinear correctamente ingresos y gastos al período en que realmente se ganaron o incurrieron. Esto incluye acumulaciones, diferimientos y estimaciones como la depreciación.

Los asientos de reversión son opcionales y se hacen el primer día del nuevo período, invirtiendo exactamente un asiento de ajuste del período anterior. Su objetivo es simplificar la contabilidad. Al revertir una acumulación, puedes registrar la transacción de efectivo posterior de forma estándar sin tener que recordar dividirla contra la cuenta de pasivo.

Ejemplo: acumulación y reversión de servicios públicos​

Supongamos que necesitas registrar el gasto de servicios públicos de enero, pero la factura no llega hasta febrero.

; 1. Acumular el gasto estimado al final de enero
2025-01-31 * "Accrual" "Estimate January utilities expense"
  Expenses:Utilities              500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities  -500.00 USD

; 2. (Opcional) Revertir la acumulación el primer día del siguiente período
2025-02-01 * "Reversal" "Undo January utilities accrual"
  Liabilities:Accrued:Utilities   500.00 USD
  Expenses:Utilities             -500.00 USD

; 3. Registrar el pago real cuando llegue en febrero
; La factura real es de $520. Gracias a la reversión, puedes
; registrar el importe completo en la cuenta de gasto sin problemas.
; El gasto neto de febrero será $520 - $500 = $20.
2025-02-10 * "City Utilities" "Payment for January bill"
  Expenses:Utilities             520.00 USD
  Assets:Bank:Checking          -520.00 USD

Nota: El ejemplo en el esquema muestra dividir el pago final. El método de asiento de reversión es una alternativa que simplifica la entrada de pago final.

Lista de verificación para cada entrada de diario en Beancount​

Sigue estos pasos para asegurarte de que tus entradas sean limpias y correctas:

1. Comienza con la fecha (AAAA-MM-DD) y una bandera de transacción (*).
2. Añade un beneficiario y una narración descriptiva. Usa #etiquetas y ^enlaces para facilitar la búsqueda.
3. Incluye al menos dos líneas de anotación que equilibren a cero para cada commodity.
4. Usa nombres de cuentas correctos bajo los cinco tipos: Assets, Liabilities, Equity, Income, Expenses.
5. Opcionalmente, agrega metadatos como document: "invoices/INV-2025-001.pdf" para trazabilidad.

Errores comunes (y cómo Beancount ayuda)​

• Anotaciones desbalanceadas: Si tus débitos y créditos no suman cero, Beancount rechazará la entrada. Esta es una característica central que previene errores. Incluso puedes dejar una cantidad en blanco y Beancount la calculará automáticamente.
• Signo incorrecto en una cuenta: Es fácil olvidar que Income, Equity y Liabilities aumentan con créditos (normalmente números negativos en Beancount). Si lo haces mal, tus informes se verán extraños, pero la regla de balance sigue proporcionando una red de seguridad.
• Enlaces faltantes entre entradas: Olvidar enlazar una factura con su pago dificulta el seguimiento de lo que está pendiente. Usar ^enlaces de forma consistente soluciona esto al crear una pista auditable.

¿A dónde ir después?​

• Lenguaje Beancount y reglas de balance: Profundiza en la documentación oficial.
• Hoja de referencia de sintaxis: Un práctico resumen de todas las directivas de Beancount.
• Introducción a débitos/créditos: Un buen punto de partida si eres nuevo en las reglas contables.
• Asientos de ajuste/reversión: Artículos más detallados sobre la teoría contable.

Apéndice: Mapa de términos contables → Beancount​

Esta guía rápida de traducción te ayuda a mapear instrucciones contables a la sintaxis de Beancount.

Con estos patrones y ejemplos, puedes modelar de forma limpia casi cualquier evento empresarial en Beancount, asegurando que tus informes financieros coincidan sin sorpresas.

Si tu libro mayor está en texto plano, tu cierre de mes puede ser rápido y auditable. El proceso no tiene que ser una carrera frenética de hojas de cálculo y calculadoras. Esta guía destila un proceso limpio y repetible pensado para Beancount y su interfaz web, Fava, construido alrededor de aserciones de balance, importaciones inteligentes y verificaciones ligeras.

Aquí tienes la lista de verificación para un cierre sin problemas:

1. Recopila los extractos e importa todas las transacciones en bruto.
2. Normaliza beneficiarios, descripciones y metadatos.
3. Conciliación de cada cuenta de efectivo, banco y tarjeta de crédito con aserciones balance.
4. Verifica transferencias y movimientos entre cuentas.
5. Actualiza precios de inversiones y verifica valoraciones.
6. Adjunta o enlaza documentos (recibos, facturas) en tu libro mayor.
7. Ejecuta consultas y paneles para P&L y verificaciones de variaciones.
8. Registra devengos y ajustes según sea necesario.
9. Valida el libro mayor con verificaciones automatizadas.
10. Confirma, etiqueta y archiva el mes.

1. Establece las reglas básicas (y reutilízalas)​

Un cierre consistente comienza con una base estable. Tu Plan de Cuentas y las opciones clave de Beancount deben declararse de forma centralizada y cambiarse raramente. Opciones como operating_currency y la gestión de documents garantizan que tus informes e importaciones se comporten de forma predecible en cada ocasión.

Consejo: Trata tu archivo de opciones como “infraestructura”. Cambiarlo puede alterar cómo se calculan tus números. Versiona con cuidado en Git.

2. Importa todo — y nunca vuelvas a teclear manualmente​

Automatizar la importación de datos es el mayor acelerador para cerrar tus libros. Usa las potentes herramientas de importación de Beancount y los importadores creados por la comunidad para extraer feeds bancarios, archivos CSV/OFX de tarjetas de crédito, datos de corretaje e informes de nómina.

El objetivo es una importación de un solo comando que genere asientos balanceados que solo necesites revisar y confirmar. Esto elimina la entrada manual de datos, la principal fuente de errores y retrasos.

3. Normaliza beneficiarios y metadatos al inicio​

Los datos limpios son datos fiables. Estandariza tus beneficiarios, narraciones y etiquetas durante el proceso de importación para que tus búsquedas, reglas e informes sigan siendo precisos mes a mes.

El sistema de plugins de Beancount te permite añadir transformaciones ligeras y validaciones mientras se cargan tus archivos. Es perfecto para imponer verificaciones de consistencia personalizadas o usar el plugin incorporado noduplicates para señalar transacciones repetidas antes de que se conviertan en un problema.

4. Conciliación con aserciones balance​

Para cada cuenta que tenga un extracto (corriente, ahorros, tarjetas de crédito), usa la directiva balance de Beancount para afirmar el saldo de cierre. Esta línea sencilla convierte la conciliación de una revisión manual en una prueba precisa y automatizada.

; Asegura que el saldo sea exactamente 1234.56 al inicio del día
2025-09-01 balance Assets:Bank:Checking   1234.56 USD

Como los saldos se verifican al principio del día, es más fácil usar el primer día del mes siguiente para un extracto de cierre de mes. Si el saldo calculado por Beancount difiere de tu aserción, obtendrás un error preciso y una fecha para iniciar la investigación. Siempre corrige la fuente de la verdad (tus transacciones) primero; no “forces” una conciliación.

5. Verifica transferencias entre cuentas​

Asegúrate de que cada transferencia aparezca en ambos lados de la transacción. Un pago de tu cuenta corriente a tu tarjeta de crédito, por ejemplo, debe reflejarse en ambas cuentas. Las transferencias desajustadas son una fuente común de dolores de cabeza en la conciliación.

Usa la directiva pad solo para establecer saldos de apertura históricos cuando configuras una cuenta por primera vez. Es una herramienta de configuración, no una muleta de conciliación para arreglar diferencias al cierre.

6. Verifica posiciones y precios de inversiones​

Para obtener una visión exacta de tu patrimonio neto, necesitas valores de mercado actualizados para tus inversiones y monedas extranjeras. Usa la directiva price de Beancount para registrar estos valores a la fecha de cierre.

2025-08-31 price VTI  290.14 USD
2025-08-31 price EUR    1.11 USD

Muchos herramientas pueden obtener estos precios automáticamente. Después de actualizarlos, vuelve a ejecutar tus informes de balance o patrimonio neto para ver los cambios de valoración.

7. Adjunta recibos y documentos de origen​

Mantén una pista de auditoría limpia vinculando transacciones a sus documentos de origen. Usa la opción documents en tu archivo principal de Beancount para apuntar a tu archivo de recibos y facturas.

option "documents" "/path/to/Finance/Documents"

Si nombras tus archivos por fecha (p. ej., 2025-08-13.vendor.receipt.pdf), Beancount y Fava pueden descubrirlos y enlazarlos automáticamente, facilitando la visualización de un recibo para cualquier transacción con un solo clic.

8. Revisa el mes con Fava y BQL​

Un ciclo de retroalimentación rápido es crítico. Usa Fava para inspeccionar visualmente tus finanzas. Sus gráficos e informes son perfectos para desglosar gastos por categoría, comprobar tendencias de ingresos y detectar anomalías de un vistazo.

Para verificaciones más precisas, usa el Beancount Query Language (BQL). Esta consulta, por ejemplo, te da un desglose ordenado de todos los gastos de agosto 2025:

SELECT
  account,
  ROUND(SUM(position), 2) AS total
WHERE
  date >= 2025-08-01 AND date < 2025-09-01
  AND account   'Expenses'
GROUP BY
  account
ORDER BY
  total DESC;

9. Registra devengos y ajustes​

Si utilizas contabilidad de acumulación, registra tus ajustes de cierre como transacciones explícitas y fechadas. Esto puede incluir gastos devengados (como una factura de servicios que aún no has recibido), amortización de gastos prepagados o reconocimiento de ingresos. Mantenlos simples y bien documentados en la narración para que sean fáciles de entender en revisiones futuras.

10. Valida, etiqueta y archiva​

Antes de finalizar el mes, ejecuta una última comprobación de integridad estructural:

bean-check your-ledger.beancount

Este comando detectará desbalances, referencias a cuentas no abiertas y otros errores comunes. Corrige todo lo que indique.

Una vez todo esté correcto, confirma tus cambios en el control de versiones (por ejemplo, Git) con un mensaje claro y una etiqueta, como close-2025-08. Finalmente, archiva tus extractos bancarios y considera el mes cerrado.

Un script de cierre sencillo que puedes adaptar​

Puedes automatizar la mayor parte de estos pasos con un script de shell sencillo. Esto convierte tu cierre en un único comando repetible.

#!/usr/bin/env bash
set -euo pipefail

# Ejemplo: ./close.sh 2025-08
MONTH=${1:?Please provide a month in YYYY-MM format}
LEDGER= /finance/ledger.beancount

# 1. Importar nuevas transacciones
echo "Importando transacciones para $MONTH..."
make import MONTH="$MONTH"

# 2. Actualizar precios de mercado para el último día del mes
PRICE_DATE=$(date -d "$MONTH-01 +1 month -1 day" +%F)
echo "Obteniendo precios para $PRICE_DATE..."
make prices DATE="$PRICE_DATE"

# 3. Validar todo el libro mayor
echo "Ejecutando bean-check..."
bean-check "$LEDGER"

# 4. Generar un informe clave (p. ej., desglose de gastos)
echo "Generando informe de gastos para $MONTH..."
bean-query "$LEDGER" -f txt "
  SELECT account, SUM(position)
  WHERE date >= '${MONTH}-01' AND date < '${MONTH}-01' + 1 month
    AND account   'Expenses'
  GROUP BY account ORDER BY SUM(position) DESC;
" > "reports/${MONTH}-expenses.txt"

# 5. Confirmar y etiquetar el cierre en Git
echo "Confirmando y etiquetando el cierre..."
git -C   /finance add .
git -C   /finance commit -m "Close ${MONTH}"
git -C   /finance tag "close-${MONTH}"

echo "Mes ${MONTH} cerrado y etiquetado."

Por qué funciona​

Este proceso es rápido y fiable porque se basa en unos pocos principios clave:

• Aserciones, no miradas: La directiva balance convierte la conciliación en una prueba precisa y automatizada.
• Entradas determinísticas: Los importadores automáticos y los metadatos normalizados hacen que tu libro mayor sea reproducible y consistente.
• Datos explorables: Fava y BQL proporcionan herramientas potentes para validar resultados y profundizar en outliers al instante.
• Cambios auditables: Los ajustes son asientos de texto plano, fáciles de revisar y comprender meses o años después.

Un buen cierre de mes es, sobre todo, logística. Con Beancount, puedes convertirlo en un ritual corto y scriptable: importar, afirmar, valorar, consultar y confirmar. Mantén el flujo de trabajo estable y tu cierre seguirá siendo rápido, incluso cuando tu vida financiera sea más compleja.

Si buscas capital de trabajo flexible que puedas extraer, reembolsar y reutilizar, una línea de crédito empresarial (LOC) supera a la obtención de préstamos a plazo repetidos. A continuación, las opciones más sólidas de este año según el caso de uso, además de una forma rápida de comparar costos y una sencilla receta de Beancount para registrar extracciones, intereses y comisiones.

TL;DR — Selecciones óptimas por escenario​

• Línea fintech rápida y flexible: Bluevine — hasta $250 mil, pago semanal o mensual, financiación a menudo en menos de 24 horas, tasas anunciadas “tan bajas como 7.8 % (interés simple).”
• Extracciones con comisiones y varios plazos: American Express Business Blueprint® Line of Credit — tamaños de línea $2 mil–$250 mil; elige préstamos de 1–3 meses con pago único o préstamos a plazos de 6–24 meses con comisiones fijas (no APR).
• Línea bancaria basada en Prime con precios claros: Wells Fargo BusinessLine® / Prime Line — BusinessLine: Prime + 1.75 % a +9.75 %; Prime Line: Prime + 0.50 % (piso 5 %); límites típicos $10 mil–$150 mil.
• Precios por relación y forma de “graduarse”: Bank of America — línea Business Advantage sin garantía (descuentos por relación 0.25–0.75 %); o línea garantizada con efectivo donde tu depósito establece el límite (desde $1 000), útil para construir crédito empresarial.
• Sucursales + alcance nacional: Chase Business Line of Credit — en línea hasta $250 mil, período revolvente de 5 años y luego 5 años de pago (disponible en 48 estados).
• **Hasta $250 mil con política clara de cuota anual:** **U.S. Bank Cash Flow Manager** — líneas hasta$250 mil; opción sin garantía hasta $100 mil; sin cuota anual si la línea >$50 mil (de lo contrario $150).
• Empresas nuevas que necesitan rapidez (conoce el costo): Headway Capital — $5 mil–$100 mil, la calculadora muestra un inicio de 3.3 % mensual + 2 % de comisión por extracción.
• Aprobaciones rápidas pero típicamente caras: OnDeck LOC — hasta $200 mil; la empresa reporta un APR promedio de 56.6 % para líneas (H1’25).
• Para líneas más grandes, de menor tasa y monitorizadas (si calificas): Líneas SBA — programas clásicos CAPLines y el más reciente 7(a) Working Capital Pilot (WCP). WCP permite a los prestamistas emitir líneas revolventes monitorizadas de hasta $5 M con una garantía SBA.

¿Qué cambió o importa en 2025? 📈​

Dos tendencias clave están moldeando el panorama del crédito empresarial este año:

1. Prime se asentó por debajo de los máximos de 2023. La tasa Prime del Wall Street Journal es 7.50 % (al 2 de septiembre de 2025), última modificación el 19 de diciembre de 2024. Esta es la tasa de referencia que alimenta directamente la fijación de precios de la mayoría de las líneas de crédito bancarias de tasa variable (que normalmente se cotizan como “Prime + un margen”). Un Prime estable y más bajo significa costos más predecibles para los prestatarios.
2. SBA lanzó/amplió líneas de capital de trabajo monitorizadas. El programa 7(a) Working Capital Pilot (WCP), vigente desde el 1 de agosto de 2024, sigue expandiéndose. Permite a los prestamistas emitir LOCs monitorizados basados en activos o transacciones, lo que ayuda enormemente a las empresas que necesitan financiación para inventario, cuentas por cobrar o contratos específicos.

Instantánea: Líneas de crédito populares que realmente puedes obtener​

Cómo elegir la LOC adecuada (7 verificaciones rápidas) ✅​

1. Índice y margen: Verifica la tasa Prime y el margen aplicado; la tasa resultante determina tu costo total.
2. Con comisión vs. con interés: Decide si prefieres pagar una comisión fija por extracción o un interés que se acumula sobre el saldo.
3. Cuotas anuales/comisiones por extracción: Compara si la línea tiene cuota anual y cuánto cuesta cada extracción.
4. Frecuencia de pago: Evalúa si prefieres pagos semanales, mensuales o una única amortización al final del plazo.
5. Velocidad de financiación: Algunas líneas pueden desembolsar fondos en horas; otras tardan varios días.
6. Elegibilidad y ruta de graduación: Algunas instituciones ofrecen líneas sin garantía que pueden convertirse en líneas garantizadas a medida que creces.
7. Considera SBA para tamaño o estructura: Si necesitas montos grandes, tasas bajas y monitorización, las líneas SBA pueden ser la mejor opción.

Un consejo rápido para comparar costos 🧮​

Para comparar rápidamente dos líneas, mira la tasa base (por ejemplo, Prime + margen) y cualquier comisión fija. Si una línea tiene una cuota anual, compárala con el monto promedio que esperas usar; una cuota alta puede anular una tasa de interés más baja.

Beancount: Cómo registrar una línea de crédito​

A continuación se muestra un ejemplo sencillo de cómo registrar extracciones, pagos de intereses y comisiones en Beancount.

2024-01-01 * "Extracción LOC"
  assets:bank:checking          $25,000
  liabilities:loc:bluevine

2024-02-01 * "Pago LOC (principal + interés)"
  assets:bank:checking          $5,000
  expenses:interest:bluevine    $200
  liabilities:loc:bluevine

2024-03-01 * "Cuota anual LOC"
  expenses:fees:bluevine        $150

2024-04-01 * "Cuota anual LOC añadida al saldo"
  assets:bank:checking          $150
  liabilities:loc:bluevine

Cuando una línea respaldada por SBA tiene más sentido​

Una línea de crédito respaldada por SBA es ideal cuando:

• Necesitas montos mayores que los que ofrecen los bancos tradicionales.
• Prefieres una tasa de interés más baja y una estructura de precios transparente.
• Quieres que la línea sea monitorizada para evitar sobreendeudamiento.
• Necesitas garantía de que la entidad prestamista cumplirá con los términos acordados.

Lista de verificación de solicitud 📝​

Antes de solicitar, asegúrate de contar con:

• Documentación financiera actualizada (balances, estados de resultados).
• Plan de negocio claro que explique el uso de los fondos.
• Historial de crédito empresarial (si está disponible).
• Depósito de garantía (para líneas garantizadas con efectivo).
• Información de contactos de la empresa y de los propietarios.

Fuentes clave​

• Tasa Prime: Commerce Bank
• Línea Bluevine: Bluevine
• Línea AmEx Business Blueprint®: American Express
• Línea Wells Fargo BusinessLine®: Wells Fargo BusinessLine®
• Línea Chase Business: Chase Business Line of Credit
• Línea U.S. Bank Cash Flow Manager: U.S. Bank Cash Flow Manager
• Línea Headway Capital: Headway Capital
• Línea OnDeck: OnDeck
• Línea SBA: SBA CAPLines
• Tasa Prime: Commerce Bank

Palabras finales​

Una línea de crédito empresarial bien elegida puede proporcionar la flexibilidad financiera que necesitas para crecer sin la carga de préstamos a plazo repetidos. Evalúa cuidadosamente los márgenes, comisiones y velocidad de financiación, y considera las opciones de SBA si tu empresa necesita montos mayores o garantías estructuradas. Con la receta de Beancount incluida, tendrás una forma sencilla de llevar un registro preciso de todas tus extracciones, intereses y comisiones.

Los impuestos pueden sentirse como una bestia especial y complicada en el mundo de las finanzas personales. Pero, ¿y si no lo fueran? ¿Y si pudieras tratarlos como cualquier otro flujo de dinero en tu libro mayor? Buena noticia: puedes. Al tratar los impuestos como simples movimientos de valor, tu libro mayor de Beancount se mantendrá limpio, fácil de consultar y, lo más importante, comprensible.

A continuación tienes un patrón práctico y sin complicaciones que puedes insertar en un archivo Beancount personal o de pequeña empresa. Es un sistema sencillo para manejar nóminas, pagos de impuestos e incluso esas molestas devoluciones que se cruzan al nuevo año. Cubriremos las cuentas esenciales que necesitas, recorreremos ejemplos del mundo real y te mostraremos las consultas exactas que debes ejecutar para obtener las respuestas que buscas.

Los Principios Fundamentales​

Antes de sumergirnos en el código, acordemos algunas reglas simples. Estos principios mantienen las cosas lógicas y evitan dolores de cabeza futuros.

• Separa “qué es” de “cuándo se mueve el efectivo”. 🗓️
  Este es el concepto más importante. Un gasto de impuesto pertenece al año en que generaste el ingreso (p. ej., 2024), aunque liquides la factura con el IRS en abril de 2025. Si no separas el momento del gasto del momento del pago, tus informes año tras año se volverán confusos y engañosos.

• Mantén tu jerarquía de cuentas aburrida y simple. 📁
  Nombra tus cuentas claramente según el tipo de impuesto (p. ej., IncomeTax, SocialSecurity). Esto hace que tus consultas sean increíblemente simples. No satures los nombres de cuentas con nombres de proveedores o números de formulario como “W‑2” o “1099”; usa metadatos y etiquetas para esos detalles.

• Abraza la acumulación para ajustes de fin de año. ⚖️
  Incluso para un libro mayor personal, usar una entrada de acumulación simple al final del año es la forma más limpia de lograr informes precisos. Significa reconocer un gasto o una devolución en el año correcto, aunque el dinero no se mueva hasta el siguiente. Es un pequeño paso extra que te ahorra gimnasia mental más adelante.

• Escribe para tu yo futuro. 🧠
  Tu objetivo es la claridad. Sólo añade detalles extra, como el año fiscal, al nombre de una cuenta si realmente facilita tus consultas. Evita crear un nuevo conjunto de cuentas cada año (Expenses:Taxes:2024:Federal, Expenses:Taxes:2025:Federal, etc.) a menos que tengas una razón convincente. Una estructura plana suele ser más fácil de gestionar.

Esqueleto Minimalista de Cuentas​

Aquí tienes un conjunto básico de cuentas para comenzar. Esta estructura está centrada en EE. UU., pero puedes adaptar fácilmente los nombres al sistema fiscal de tu país. Simplemente inserta estas directivas open en tu archivo Beancount.

; --- Impuestos Federales de EE. UU. sobre Ingresos y Nómina ---
; Para el dinero retenido de tu nómina
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld       USD
; Para pagos estimados o facturas del día de impuestos que pagas directamente
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments       USD
; Para devoluciones de impuestos que recibes
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Refunds        USD

; Tus contribuciones FICA
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity           USD
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:Medicare                 USD

; --- Otros Impuestos Comunes ---
; Para impuestos de venta/uso que pagas en compras
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Sales                            USD

; --- Cuentas para Ajustes de Fin de Año (Opcional pero Recomendado) ---
; Cuenta temporal de retención para impuestos que debes pero aún no has pagado
2024-01-01 open Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income         USD
; Cuenta temporal de retención para una devolución que te deben pero no has recibido
2024-01-01 open Assets:Tax:Receivable                           USD

Esta configuración separa los impuestos retenidos de los pagos directos y devoluciones, facilitando ver exactamente a dónde fue tu dinero. Las cuentas Liabilities y Assets son nuestra arma secreta para mantener la precisión de los informes de fin de año.

Ejemplo 1: La Nómina​

Registremos una nómina típica donde los impuestos se retienen automáticamente. La clave es registrar primero tu salario bruto, y luego mostrar cómo se divide entre impuestos y el efectivo que realmente llega a tu cuenta bancaria.

2025-07-15 * "Employer Inc." "Salary for first half of July"
  Income:Work:Salary                                  -6,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld             1,200.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity                   372.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:Medicare                          87.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                  4,341.00 USD

Esta única transacción cuenta toda la historia:

• Ganaste $6,000 de ingreso bruto.
• $1,200 fueron enviados al IRS como impuesto federal sobre la renta.
• $372 fueron a la Seguridad Social y$87 al Medicare.
• Los $4,341 restantes son lo que recibiste neto.

Consejo profesional: Puedes adjuntar metadatos de tu talón de pago (como pay_period_end: "2025-07-15") a la transacción para crear una pista de auditoría fácil.

Ejemplo 2: Presentar tu Declaración (El Problema del Cruce de Años)​

Este es el escenario que confunde a la gente: es abril de 2025 y estás presentando tus impuestos de 2024. Descubres que, después de toda la retención, aún debes $3,000 extra.

¿Cómo lo registras? Quieres que el gasto cuente para 2024, pero que el pago en efectivo ocurra en 2025. Aquí tienes dos formas excelentes de manejarlo.

Opción A: Acumulación Manual en Dos Pasos​

Este método es puro Beancount, sin plugins. Es un proceso claro de dos pasos.

Paso 1: Reconocer el gasto al final del año fiscal.
En el último día de 2024, creas una entrada de “ajuste”. No se mueve efectivo todavía; solo reconoces el gasto y lo estacionas en una cuenta de pasivo temporal.

2024-12-31 * "Federal income tax true-up for 2024"
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income             -3,000.00 USD

Ahora tu estado de resultados de 2024 muestra correctamente este gasto de $3,000.

Paso 2: Registrar el pago en efectivo cuando ocurra.
En abril de 2025, cuando realmente envías el dinero al IRS, eliminas el pasivo.

2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income              3,000.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                -3,000.00 USD

Tus informes de 2024 son correctos y tu flujo de efectivo de 2025 también. ¡Perfecto! Este mismo patrón funciona al revés para una devolución: solo usa Assets:Tax:Receivable en lugar de la cuenta de pasivo.

Opción B: Automatizarlo con un Plugin​

Si prefieres mantener el pago en una sola transacción, un fantástico plugin de la comunidad llamado beancount_reds_plugins.effective_date puede ayudar. Permite asignar una “fecha efectiva” distinta a una línea de la transacción.

Primero, habilita el plugin en tu archivo principal de Beancount:
plugin "beancount_reds_plugins.effective_date"

Luego, puedes escribir una única transacción. El plugin la dividirá automáticamente detrás de escena para que tus informes sean precisos.

; Una entrada; el plugin se encarga del resto
2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Assets:Cash:Checking                                 -3,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
    effective_date: 2024-12-31

Aquí, la parte de efectivo se registra el 15 de abril de 2025, pero la parte del gasto se aplica retroactivamente al 31 de diciembre de 2024. Logra el mismo resultado que la Opción A con un flujo de trabajo distinto.

¿Y los Impuestos sobre las Ventas?​

Para la mayoría de los libros personales, el impuesto sobre las ventas es sencillo. Si no lo reclamas, simplemente sepáralo como su propio gasto al momento de una compra.

2025-07-19 * "Local Grocery Store"
  Expenses:Groceries                                      12.32 USD
  Expenses:Taxes:Sales                                     1.28 USD
  Assets:Cash:Checking                                   -13.60 USD

Esto te permite rastrear fácilmente cuánto gastas en impuesto sobre las ventas durante el año. Si manejas un negocio que trata con IVA, usarías un sistema más formal con cuentas por pagar y por cobrar, pero el principio es el mismo.

Consultas que Realmente Ejecutarás​

El objetivo de esta estructura es facilitar la obtención de respuestas. Aquí tienes algunas consultas BQL para visualizar tu panorama fiscal.

1. ¿Cuál fue mi impuesto federal sobre la renta total para 2024?

SELECT cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01;

2. ¿Cómo se desglosa ese total entre retenciones, pagos y devoluciones?

SELECT account, cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01
GROUP BY account
ORDER BY account;

3. ¿Tengo deudas fiscales pendientes o devoluciones por cobrar? (¡Útil para revisar tu trabajo!)

SELECT account, units(sum(position))
WHERE account   "Liabilities:AccruedTaxes" OR account   "Assets:Tax"
GROUP BY account
ORDER BY account;

Si esta consulta devuelve saldos distintos de cero, significa que tienes acumulaciones que aún no has liquidado.

Preguntas Frecuentes Rápidas​

• ¿Realmente necesito cuentas por año como Expenses:Taxes:2024?
  Probablemente no. El método de acumulación (o el plugin) mantiene una estructura plana limpia y legible. Sólo crea cuentas anuales si realmente facilitan tus consultas específicas.

• ¿Puede Beancount calcular mis impuestos por mí?
  No directamente, pero puede preparar los datos. Algunos usuarios avanzados escriben scripts que canalizan los resultados de BQL a software de cálculo fiscal, lo que es excelente para estimar tu obligación durante el año.

• ¿Esto constituye asesoramiento fiscal?
  No. Es un patrón de contabilidad para organizar tus datos. La contabilidad es sólida, pero siempre debes consultar a un profesional tributario para obtener asesoramiento específico a tu situación.

Lista de Verificación Lista para Usar​

¿Listo para comenzar?

1. ✅ Añade el esqueleto de cuentas a tu archivo Beancount (y adapta los nombres a tu país).
2. ✅ Registra las nóminas empezando con el ingreso bruto y separando los asientos de impuestos.
3. ✅ Al final del año, acumula los ajustes de pagos o devoluciones usando una cuenta de pasivo/activo (o usa el plugin effective_date).
4. ✅ Rastrea las devoluciones como cuentas por cobrar y elimínalas cuando llegue el efectivo.
5. ✅ Ejecuta las consultas BQL anteriores para verificar tus totales antes de presentar la declaración.

Mantén todo aburrido, mantén todo consistente, y la temporada de impuestos finalmente será solo otra parte de tu historia financiera, no un misterio por resolver.

Los gastos acumulados suenan abstractos hasta que los cierres de fin de mes empiezan a apilarse. Son una piedra angular de la contabilidad de acumulación adecuada, garantizando que tus informes financieros reflejen la realidad económica, no solo cuando el efectivo cambia de manos. Aquí tienes una guía clara, centrada en Beancount, de qué son, por qué importan y exactamente cómo registrarlos, revertirlos e informarlos en tu libro contable de texto plano.

TL;DR ⚡​

• Los gastos acumulados son costos que has incurrido en este período pero que aún no has pagado. Se registran como una obligación hasta que salga el efectivo.
• En Beancount, esto es simple: debitas una cuenta Expenses: y acreditas una cuenta Liabilities:Accrued:. Más tarde, eliminas la obligación cuando pagas.
• Para informar, puedes ver lo que debes a una fecha específica ejecutando un bean-query con CLOSE ON y CLEAR para obtener una instantánea limpia del balance.

¿Qué es un gasto acumulado?​

Un gasto acumulado es un costo que una empresa ha incurrido, pero que aún no ha pagado. Se registra cuando se recibe el servicio o se incurre el costo, incluso si la factura no ha llegado o el pago aún no es exigible. Esta práctica sigue el principio de correlación de la contabilidad de acumulación, que dicta que los gastos deben registrarse en el mismo período que los ingresos que ayudaron a generar.

Ejemplos comunes incluyen:

• Salarios devengados por los empleados al final de un mes pero pagados el siguiente.
• Servicios públicos (electricidad, agua) que usaste en diciembre pero que no se facturarán hasta enero.
• Intereses de un préstamo que se han acumulado durante el mes pero que aún no se han retirado de tu cuenta.

Al registrar estos costos cuando ocurren, obtienes una imagen mucho más fiel del desempeño financiero de tu empresa para ese período.

Cómo lo ve Beancount (en 30 segundos)​

Beancount es un sistema de contabilidad de doble entrada en texto plano. Todo es una directiva o transacción fechada en un archivo de texto. El sistema se basa en cinco tipos de cuentas principales: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

Las entradas siempre se ordenan por fecha. Un detalle clave es que las aserciones balance se verifican antes de que se procesen las transacciones del mismo día. Esto es importante al colocar verificaciones y asientos de reversión.

Finalmente, el lenguaje bean-query ofrece una forma poderosa, similar a SQL, de generar informes. Con operadores como OPEN ON, CLOSE ON y CLEAR, puedes crear vistas precisas “a fecha” para los estados financieros.

Tu plan de cuentas (sugerido)​

Un plan de cuentas limpio y jerárquico es tu mejor aliado. Para los gastos acumulados, la estructura es sencilla. Necesitarás:

• Una cuenta de gasto: p. ej., Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Una cuenta de pasivo correspondiente: p. ej., Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Tu cuenta de efectivo: p. ej., Assets:Bank:Checking

Beancount impone los cinco tipos de cuenta de nivel superior. Mantener tus nombres de cuenta organizados facilita las consultas y los informes a futuro.

El patrón básico (sin plugin, sin magia)​

Esta es la forma más directa de manejar acumulaciones en Beancount. Implica dos pasos: acumular el gasto al final del mes y eliminar la obligación cuando pagas.

Paso 1: Acumular el gasto al final del mes​

En el último día del período, registras el gasto y creas la obligación.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Paso 2: Eliminar la acumulación al pagar​

Cuando llega la factura y la pagas, no vuelves a tocar la cuenta de gasto. En su lugar, debitas la cuenta de pasivo para eliminarla.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Este es el enfoque más limpio para equipos pequeños. Coloca correctamente el gasto en febrero y asegura que no lo cuentes dos veces en marzo. Observa que en Beancount, dejar una cantidad en blanco permite que el sistema balancee automáticamente la transacción.

Alternativa: Asiento de reversión el día 1​

Si prefieres el estilo clásico de contabilidad “auto‑reversión”, puedes publicar el opuesto de tu asiento de acumulación el primer día del mes siguiente. Luego, registras la factura real al gasto como lo harías normalmente.

Paso 1: Acumular al final del mes (igual que antes)​

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Paso 2: Revertir el primer día del mes siguiente​

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Paso 3: Registrar el pago como de costumbre​

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Aviso sobre verificaciones: Recuerda que las aserciones balance se evalúan antes de las transacciones del mismo día. Si deseas comprobar el saldo de Liabilities:Accrued:Utilities, coloca la aserción en 2025-02-28 para confirmar la acumulación o en 2025-03-01 después del asiento de reversión para confirmar que es cero. Colocarla antes de la reversión en 2025-03-01 provocará un error falso.

Seis acumulaciones comunes (patrones copy‑paste) 📋​

Aquí tienes ejemplos listos para usar en acumulaciones empresariales habituales.

1. Alquiler no facturado​

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Salarios devengados pero no pagados​

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Pago de vacaciones (PTO) devengado​

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Intereses acumulados sobre un préstamo​

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Honorarios profesionales (auditoría/legal)​

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Servicios públicos usados pero no facturados​

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Informes: “¿Qué debo a una fecha determinada?”​

bean-query es tu herramienta para obtener respuestas. Aquí tienes cómo obtener una instantánea adecuada del balance de tus gastos acumulados.

Obtener todos los saldos de pasivos acumulados al final del período​

Esta consulta te da el saldo de cada cuenta de pasivo acumulado al 31 de marzo de 2025.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON establece los saldos iniciales al comienzo del período.
• CLOSE ON trunca las transacciones antes de esa fecha (es exclusivo). Por eso usamos 2025-04-01 para obtener datos hasta e incluyendo 2025-03-31.
• CLEAR anula Ingresos y Gastos, dándote una vista limpia del balance (Activos, Pasivos, Patrimonio).

Ver un registro de todas las anotaciones de acumulación​

Si deseas ver el historial bruto de transacciones para tus cuentas de acumulación:

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Obtener un total único de todas las acumulaciones​

Para un resumen rápido del total que debes:

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total_accruals
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Controles y “gotchas” específicos de Beancount​

• Momento de las aserciones de balance: Como se mencionó, las aserciones verifican el balance al inicio del día. 2025-03-01 balance … se ejecuta antes de cualquier transacción del 2025-03-01. Planifica en consecuencia.
• Nomenclatura y jerarquía: Un árbol ordenado como Liabilities:Accrued:* no es solo estética. Facilita tus consultas y hace que tus informes sean instantáneamente comprensibles.
• Uso cuidadoso de pad: La directiva pad puede corregir saldos de apertura, pero evita usarla para “arreglar” acumulaciones recurrentes. Las entradas explícitas proporcionan una pista de auditoría clara.
• Informes “a fecha”: Para instantáneas de balance, siempre prefiere OPEN … CLOSE … CLEAR en bean-query. Así evitas que cuentas de ingresos y gastos contaminen tus totales de pasivo.

Prepagado vs. Acumulado (contraste rápido)​

Es fácil confundirlos. Son imágenes espejo:

• Gasto acumulado: Servicio consumido ahora, efectivo pagado después. Genera un pasivo.
• Gasto prepagado: Efectivo pagado ahora, servicio consumido después. Genera un activo.

La lógica contable es la misma en Beancount; solo cambian las cuentas (Assets:Prepaid:* vs. Liabilities:Accrued:*).

Plantilla lista para usar (inicio del archivo)​

Estos son los directivos open que necesitarás para los ejemplos usados en este artículo. Añádelos al principio de tu archivo de libro contable una sola vez.

; --- Accounts (open once) ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Expenses:Utilities
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages
2025-01-01 open Expenses:Interest
2025-01-01 open Expenses:Professional:Audit
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Payroll
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Interest
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Professional

Notas finales​

Si llevas tus libros bajo base de efectivo, no registrarás acumulaciones en absoluto: los gastos se registran simplemente cuando se pagan. Si trabajas bajo base de acumulación, usar los patrones anteriores es esencial para correlacionar costos con el período en que consumiste el servicio.

Los ejemplos aquí ofrecen una guía educativa general. Consulta siempre a tu contador público certificado para tratamientos específicos de la industria, especialmente en cuanto a bonos, impuestos sobre nómina y umbrales de capitalización.

Si llevas un registro de los activos fijos en tu contabilidad —portátiles, cámaras, maquinaria o incluso mobiliario de oficina— tus libros deben reflejar su valor decreciente. Esto implica dos conceptos clave: depreciación (el gasto) y su total acumulado, depreciación acumulada. Esta guía explica ambos en lenguaje sencillo y luego muestra exactamente cómo modelarlos en Beancount con ejemplos listos para copiar y pegar, incluyendo opciones poderosas de automatización.

¿Qué es la depreciación acumulada?​

Depreciación acumulada es la suma total de la depreciación que se ha registrado contra un activo desde el día en que se puso en servicio. Piensa en ella como una cuenta corriente. No es un nuevo tipo de gasto —es simplemente la suma hasta la fecha de todos los cargos de depreciación pasados para ese activo.

En los estados financieros, verás la depreciación acumulada emparejada con el precio original del activo. Esto permite que cualquiera que lea tus libros vea tanto el costo histórico (lo que pagaste) como el valor neto en libros (lo que vale actualmente en tus libros).

Un detalle crucial es que la depreciación acumulada es una cuenta contra‑activo. Puede sonar complejo, pero es una idea simple:

• Es una cuenta de "activo", por lo que vive en la sección Assets de tu plan de cuentas.
• Sin embargo, lleva un saldo acreedor (un valor negativo en las cuentas de activo de Beancount), lo que reduce el valor del activo fijo relacionado.

¿Dónde aparece en el balance general?​

La depreciación acumulada suele aparecer en el balance directamente debajo del activo fijo al que se refiere. Por ejemplo:

Muchos estados financieros simplifican esto mostrando una sola línea como “Propiedad, planta y equipo, neto”. Ese número único representa el costo histórico total de todos los activos menos su depreciación acumulada total, dándote el valor neto en libros final.

¿Cómo se calcula la depreciación?​

Existen varios métodos para calcular la depreciación. El que elijas determina cuánto gasto registras cada período, lo que a su vez se suma al total de depreciación acumulada. Dos familias comunes de métodos son:

• Línea recta (SL): Es el método más sencillo y común para propósitos contables. Gastas una cantidad igual del valor del activo en cada período de su vida útil. Por ejemplo, un portátil de $3,000 con una vida útil de 36 meses (3 años) se depreciaría a$83.33 por mes.
• Métodos fiscales (p. ej., MACRS en EE. UU.): A efectos fiscales, los gobiernos suelen definir calendarios acelerados específicos. En EE. UU., el Sistema de Recuperación de Costos Acelerado Modificado (MACRS) permite tomar deducciones de depreciación mayores en los primeros años de vida del activo. Beancount puede manejar fácilmente estos calendarios —solo necesitas calcular los montos según las tablas oficiales (como las de la Publicación 946 del IRS) y generar los asientos contables correspondientes.

Fórmula (Línea recta)

Depreciación periódica = $\frac{\text{Costo} - \text{Valor residual}}{\text{Vida útil}}$

Depreciación acumulada (en la fecha t) = $\sum (\text{Depreciación periódica hasta } t)$

El valor residual es el valor estimado que tendrá el activo al final de su vida útil. Por simplicidad, a menudo se asume que es cero.

El método Beancount: modelar costo y depreciación acumulada​

Para rastrear correctamente los activos fijos en Beancount mientras preservas su costo original, usarás un par de cuentas de activo para cada categoría, más una cuenta de gasto.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (para guardar el costo histórico)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (el contra‑activo, que se acreditará con el tiempo)
• Expenses:Depreciation:Computers (para registrar el gasto periódico)

Esta estructura refleja la práctica contable estándar y es el enfoque recomendado para gestionar la depreciación de activos fijos en Beancount.

Opción A: Asientos manuales de línea recta​

Este es el método más directo. Controlas cada asiento, lo que es excelente para entender la mecánica.

1. Abre las cuentas necesarias

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Registra la compra (al costo histórico)

Cuando compras el activo, debitas la cuenta Cost.

2025-01-20 * "Compra MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Registra la depreciación mensual

Cada mes registrarás el gasto de depreciación. Para un activo de $3,000 durante 36 meses, la depreciación mensual es$3000 ÷ 36 = $83.33.

La transacción implica debitar la cuenta de gasto y acreditar la cuenta contra‑activo.

2025-02-28 * "Depreciación mensual - MacBook Pro (SL 36 meses)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; Este es el crédito al contra‑activo

Repetirías este asiento cada mes durante 36 meses. El saldo en Assets:Equipment:Computers:AccumDep se volverá más negativo con el tiempo, reduciendo el valor neto en libros del activo.

Cheque rápido: Puedes verificar fácilmente el valor neto en libros en el Balance de Fava o ejecutando una consulta rápida:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account   'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

La suma de los saldos de estas dos cuentas es tu valor neto en libros.

Opción B: Automatizar con el plugin amortize de Fava​

Si usas Fava (la interfaz web popular para Beancount) y tu depreciación es una cantidad fija cada mes, puedes automatizarla.

Primero, habilita el plugin al inicio de tu archivo Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Luego, crea una única transacción que defina todo el calendario de depreciación.

; 1. Registra la compra inicial como de costumbre
2025-01-20 * "Compra MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Configura el calendario de depreciación
2025-01-20 * "Calendario de depreciación - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

El plugin verá esta transacción y generará asientos virtuales de $83.33 cada mes durante 36 meses. Estos asientos no se escriben en tu archivo .bean pero aparecen en todos los informes. Es perfecto para depreciación lineal, pero no funciona con calendarios irregulares como MACRS.

Opción C: Generar asientos periódicos con un plugin externo​

Si prefieres que se escriban transacciones reales (no virtuales) en tus archivos pero aún deseas automatización, un generador de asientos periódicos es una excelente opción. Uno de los más populares es beancount-periodic de Dallas Lu. Este plugin puede configurarse para crear asientos fechados en tu nombre, dándote el control de los asientos manuales con la comodidad de la automatización.

Ver resultados: costo, depreciación acumulada y valor neto en libros​

Independientemente del método que elijas, tu Balance mostrará tanto las cuentas Cost como AccumDep bajo tus Activos. La suma de ambas es tu valor neto en libros. Esta presentación —costo bruto menos depreciación acumulada— es exactamente lo que contadores y analistas financieros esperan ver. Proporciona total transparencia sobre la edad y el valor de tus activos.

Baja de un activo (venta, desguace o retiro)​

Cuando un activo llega al final de su vida, lo vendes, lo desguazas o lo retiras. Para eliminarlo de tus libros, debes:

1. Eliminar su costo histórico.
2. Eliminar su depreciación acumulada asociada.
3. Registrar cualquier efectivo recibido.
4. Registrar cualquier ganancia o pérdida resultante (la diferencia entre el efectivo recibido y el valor neto en libros).

Ejemplo: venta con ganancia

Supongamos que vendes el MacBook Pro el 15 de junio de 2027.

• Costo original: $3,000
• Depreciación acumulada al momento de la venta: -$2,500
• Valor neto en libros: $3,000 -$2,500 = $500
• Precio de venta: $800
• Ganancia por venta: $800 (ingreso) -$500 (valor neto) = $300

Asiento Beancount para registrar la baja:

2027-06-15 * "Venta MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD  ; Efectivo recibido
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD  ; Débito para anular el contra‑activo
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD  ; Crédito para eliminar el costo histórico
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD  ; Crédito para registrar la ganancia

Si los ingresos hubieran sido solo $400 (pérdida de$100), registrarías la diferencia en una cuenta Expenses:Losses:AssetDisposals con un importe positivo (débito).

Preguntas frecuentes (rápidas)​

• ¿La depreciación acumulada es un activo o un pasivo?
  Ninguno. Es un contra‑activo. Está ubicado en la sección de activos del balance, pero tiene saldo acreedor, lo que reduce el valor total del activo.

• ¿Alguna vez publico directamente en la cuenta Cost después de la compra?
  Generalmente, no. El objetivo de la cuenta contra‑activo es preservar el costo histórico. Todas las reducciones de valor por depreciación deben registrarse en ...:AccumDep.

• ¿Puedo usar Beancount para calendarios MACRS (fiscales)?
  Sí. Calcula los montos según las tablas del IRS y genera los asientos con el método manual o con un plugin externo.

• ¿El plugin amortize funciona con MACRS?
  No. Sólo soporta depreciación lineal. Para MACRS deberás generar los asientos manualmente o usar un plugin externo que permita calendarios personalizados.

• ¿Qué pasa si mi activo tiene un valor residual distinto de cero?
  Inclúyelo en la fórmula de línea recta. En los ejemplos hemos asumido valor residual cero para simplificar.

Glosario de términos clave​

Referencias y recursos útiles​

• Documentación oficial de Beancount – explica la sintaxis y el manejo de saldos negativos.
• Publicación 946 del IRS – tablas oficiales para MACRS (EE. UU.).
• Plugin beancount-periodic – genera asientos periódicos automáticamente.
• Guía de contabilidad de activos fijos – conceptos de vida útil, valor residual y métodos de depreciación.

Conclusión​

La depreciación acumulada es esencial para representar fielmente el valor de los activos fijos a lo largo del tiempo. Con Beancount puedes mantener una contabilidad clara y reproducible, separando el costo histórico del contra‑activo que registra la depreciación. Ya sea que prefieras registrar cada asiento manualmente o aprovechar la automatización de Fava o de plugins externos, esta guía te brinda los fundamentos y los ejemplos prácticos necesarios para implementar una gestión financiera sólida y transparente.

Una guía Beancount‑first para modelar el costo real, probar el flujo de efectivo y conectarlo a tu libro mayor.

Contratar a tu primer empleado es un paso enorme. Es una apuesta por tu futuro, pero también un compromiso financiero significativo que va mucho más allá del número que aparece en la carta de oferta. Demasiados fundadores y dueños de pequeñas empresas se equivocan al fijarse solo en el salario, solo para sorprenderse con el costo real, “totalmente cargado”.

Esta guía te mostrará cómo modelar ese costo con precisión, probar si realmente puedes pagarlo y luego integrar ese modelo directamente en tu libro mayor de Beancount para reducir el riesgo de la decisión antes de publicar la vacante.

TL;DR​

• No te quedes solo con el salario. En EE. UU., el costo real incluye impuestos sobre la nómina del empleador (Seguro Social, Medicare, FUTA/SUTA), beneficios, seguros, herramientas y reclutamiento. En la industria privada, los beneficios solos representan en promedio el 30 % de la compensación total, lo que sugiere un multiplicador de 1,42× “totalmente cargado” sobre los salarios. Esto puede variar mucho según la empresa y la ubicación.
• Regla rápida para comenzar: Costo Total ≈ Salario + Impuestos de Nómina del Empleador + Beneficios + Seguro + Herramientas/Software + Reclutamiento/Ramp‑up.
• Usa Beancount para reducir el riesgo. Modela un presupuesto mensual de nómina en tu libro mayor usando la función de presupuesto de Fava. Luego puedes ejecutar una proyección para comprobar tu runway, márgenes y el período de recuperación del puesto antes de comprometerte.

1) ¿Qué impulsa realmente el costo “totalmente cargado”?​

Piensa en el salario de un empleado como la punta de un iceberg. La parte visible es sencilla, pero los costos sumergidos son los que pueden hundir tu flujo de efectivo si no estás preparado. Aquí tienes el desglose.

• Salario base (Wages/Salary): Esta es la parte fácil: el salario anual o la tarifa horaria acordada. Es la partida más grande, pero solo es el punto de partida.

• Impuestos de nómina del empleador (EE. UU.): No solo pagas al empleado; también debes pagar impuestos sobre sus salarios. Como empleador, eres responsable de:

  • Seguro Social (OASDI): Pagas 6,2 % del salario del empleado hasta un tope anual. Para 2025, ese tope es $176,100.
  • Medicare (HI): Pagas 1,45 % de todos los salarios del empleado, sin límite de ingresos.
  • Impuestos de desempleo (FUTA & SUTA): La Ley Federal de Impuesto al Desempleo (FUTA) es del 6,0 % sobre los primeros $7,000 de salarios. Sin embargo, la mayoría de los empleadores reciben un crédito por pagar los impuestos estatales de desempleo (SUTA), lo que reduce la tasa efectiva de FUTA al 0,6 %. Las tasas de SUTA varían significativamente según el estado y el historial de la empresa.

• Beneficios: Este suele ser el segundo costo más grande. Incluye seguro de salud, aportaciones a jubilación (p. ej., aporte a 401(k)), y licencias pagadas. En la industria privada de EE. UU., los beneficios representan alrededor del 30 % de la compensación total. Para ponerlo en perspectiva, la prima anual promedio para seguro de salud patrocinado por el empleador en 2024 fue de $8,951 para cobertura individual y $25,572 para cobertura familiar. Aunque los empleados aportan, el empleador suele cubrir la mayor parte.

• Seguro de compensación de trabajadores: Es obligatorio en casi todos los estados y cubre costos médicos y salarios perdidos si un empleado sufre una lesión en el trabajo. Las tarifas dependen del estado, la industria y el rol del empleado (un trabajador de oficina es mucho más barato de asegurar que un techador). No presupongas cero para esto.

• Herramientas y gastos generales: Tu nuevo empleado necesita el equipo adecuado para hacer su trabajo. Esto incluye una laptop, licencias de software (asientos SaaS), un escritorio si tienes oficina, y el propio software de procesamiento de nómina. Un servicio típico de nómina para una pequeña empresa cuesta alrededor de $49–$50 al mes como tarifa base, más $6–$10 por empleado.

• Reclutamiento y ramp‑up: No olvides los costos únicos. Incluyen tarifas por publicar vacantes, tu propio tiempo entrevistando y, lo más importante, el período de ramp‑up. Un nuevo empleado puede tardar 1–3 meses en alcanzar su productividad total, durante los cuales pagas su costo completo por una salida parcial.

2) Un ejemplo concreto​

Hagamos esto tangible. Imagina que contratas a un empleado en EE. UU. con un salario de $80,000. Planeas ofrecer seguro de salud de cobertura individual, cubriendo la parte del empleador promedio del 84 % de la prima.

Así se desglosa el costo anual:

• Impuestos de nómina del empleador:

  • Seguro Social (OASDI): $80,000 × 6,2 % = $4,960
  • Medicare: $80,000 × 1,45 % = $1,160
  • FUTA (tasa efectiva): $7,000 × 0,6 % = $42
  • **Total impuestos de nómina del empleador: $6,162

• Seguro de salud (tu parte):

  • Usando la prima promedio de 2024 para cobertura individual ($8,951) y tu aporte del 84 %: $8,951 × 0,84 = $7,519 al año (o $627 al mes).

• Software y herramientas de nómina:

  • Software de nómina: ($50 base + $6/empleado) × 12 meses = $672 al año.
  • Herramientas/Laptop/SaaS (estimado): $2,000 al año.

Sumemos todo:

En este escenario, el costo totalmente cargado es $96,353, lo que equivale a 1,20× el salario base. Este es un paquete de beneficios relativamente ajustado. Si ofrecieras un aporte a 401(k), licencias pagas más generosas o cobertura familiar, podrías acercarte fácilmente al multiplicador promedio nacional de 1,42×. Para un salario de $80 k, eso implicaría un costo total cercano a $113,800.

Conclusión: Tu costo real probablemente estará entre 1,20× (ajustado) y 1,40×+ (más generoso) del salario base. Calcula tus propios números para saberlo.

3) “¿Puedo permitírmelo?” — Tres pruebas pragmáticas​

Ahora que tienes un costo mensual realista ($8,029 en nuestro ejemplo), ¿cómo sabes si puedes sostenerlo?

1. Cobertura del margen bruto: ¿El puesto se paga a sí mismo? Si tu negocio tiene un margen bruto del 65 %, el nuevo empleado debe generar al menos $12,352 en ingresos mensuales nuevos ($8,029 ÷ 0,65) solo para alcanzar el punto de equilibrio. Si el puesto está diseñado para ahorrar costos, debe lograr reducciones de gasto equivalentes y sostenibles.

2. Recuperación y runway: ¿Cuánto tiempo tardará el empleado en generar un retorno positivo y puedes sobrevivir hasta entonces? Apunta a un período de recuperación de 6–12 meses para el caso de negocio del puesto — cuanto más corto, mejor. Además, deberías contar con al menos 3–6 meses del costo totalmente cargado en efectivo como colchón después del período de ramp‑up.

3. Realidad del ramp‑up: Un nuevo empleado no será 100 % productivo el primer día. Presupuesta 1–3 meses de onboarding y menor productividad. Si tu colchón de efectivo no puede cubrir tanto su salario como la caída de productividad inicial, no estás listo. Considera comenzar con un contratista o empleado a tiempo parcial para validar la necesidad primero.

Nota específica de EE. UU.: Si este es tu primer empleado o tu primer empleado en un nuevo estado, verifica los requisitos de cumplimiento. Los créditos de FUTA pueden variar según el estado, al igual que las tasas de SUTA. Las leyes de compensación de trabajadores también difieren. Un error puede generar sanciones.

4) Llevar el modelo a la práctica en Beancount​

La mejor forma de saber si puedes permitirte una contratación es ver el impacto directamente en tus libros. Así lo haces con Beancount.

A. Establece un presupuesto de nómina con Fava​

Antes de nada, agrega los costos mensuales proyectados a tu libro mayor usando la directiva custom "budget" de Fava. Así podrás visualizar el nuevo gasto frente a tus ingresos.

; Presupuestando para un empleado con costo total de $96k/año
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

Una vez agregado, los informes de Estado de Resultados y Cambios de Fava mostrarán automáticamente cómo vas respecto a este nuevo nivel de gasto.

B. Registra una ejecución real de nómina​

Cuando proceses la nómina, tienes dos formas habituales de registrarla.

• Detallada (con pasivos): Es el método más preciso. Separa tus impuestos como empleador de las retenciones del empleado, tratándolas como pasivos que mantienes temporalmente antes de pagarlos al gobierno.

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Ejemplo de retenciones
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  ; Impuestos del empleador (costo directo)
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  ; Retenciones del empleado (pasivos)
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal             -1000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:State                -300.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:SocialSecurity     -413.33 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:Medicare            -96.67 USD
  ; Pago neto al banco (salario neto al empleado)
  Assets:Bank:Checking                                -4853.54 USD

Más tarde, cuando tu proveedor de nómina retire los impuestos, registrarás una transacción separada para liquidar los pasivos (p. ej., Liabilities:Payroll:Withholding:Federal → Assets:Bank:Checking).

• Simplificada (suma única): Si tu proveedor debita tu cuenta en una sola transacción y no necesitas seguir los pasivos detalladamente, esta es la opción más sencilla.

2025-09-30 * "Gusto payroll run - Alice"
  Expenses:Payroll:Wages                   6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer           513.50 USD
  Expenses:Payroll:Fees:Provider             55.00 USD
  Assets:Bank:Checking                    -7235.17 USD

C. Pronostica tu runway​

Estructura tu plan de cuentas con una cuenta de nivel superior Expenses:Payroll. Usa etiquetas como employee: "Alice" en las transacciones para filtrar informes por persona. Con tu presupuesto establecido, puedes usar Fava para superponer tu plan versus los reales cada mes. Si notas que superas el presupuesto de forma constante, es momento de volver a ejecutar tus pruebas de viabilidad.

5) Cuándo contratar tiene sentido y cuándo no (lista rápida)​

Probablemente tenga sentido si... ✅​

• Estás rechazando trabajo rentable o retrasando lanzamientos de producto por falta de capacidad.
• Puedes definir claramente un objetivo de ingresos o de ahorro de costos del que sea responsable el nuevo empleado.
• Tu runway de efectivo cubre cómodamente el período de ramp‑up de 1–3 meses más 3–6 meses adicionales del costo totalmente cargado.

Probablemente debas esperar si... 🛑​

• La demanda de tu trabajo es irregular e impredecible. Comienza con un contratista o ayuda a tiempo parcial para gestionar la carga variable primero.
• Puedes lograr los mismos objetivos comprando una mejor herramienta o automatizando un proceso a una fracción del costo.
• No puedes vincular el puesto a un resultado de negocio medible. “Me siento ocupado” no es un caso de negocio.

Números de referencia (EE. UU., 2025)​

• Base salarial del Seguro Social: $176,100
• Tasas de impuestos del empleador: 6,2 % para Seguro Social (sobre salarios hasta la base), 1,45 % para Medicare (sin tope).
• Tasa de FUTA: 6,0 % sobre los primeros $7,000 de salarios, pero típicamente 0,6 % efectivo tras créditos estatales.
• Beneficios como proporción de la compensación: Promedio 29,7 % en la industria privada de EE. UU., lo que implica un multiplicador de 1,42× sobre los salarios.
• Primas de salud promedio (2024): $8,951 para cobertura individual / $25,572 para familiar.
• Compensación de trabajadores: Obligatoria en casi todos los estados; reglas y tarifas varían.
• Costo de software de nómina: Aproximadamente $49–$50 tarifa base + $6–$10 por empleado, al mes.

Nota sobre cumplimiento​

Esta sección no forma parte del modelo financiero, pero es esencial. En EE. UU. debes asegurarte de:

1. Registrar correctamente los impuestos federales y estatales.
2. Proveer los beneficios obligatorios según la legislación local.
3. Mantener documentación adecuada de contratos y retenciones.
4. Cumplir con las normas de seguridad de datos al integrar información financiera en Beancount.

Referencias de código (sin cambios)​

; Presupuestando para un empleado con costo total de $96k/año
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Ejemplo de retenciones
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal             -1000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:State                -300.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:SocialSecurity     -413.33 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:Medicare            -96.67 USD
  Assets:Bank:Checking                                -4853.54 USD

2025-09-30 * "Gusto payroll run - Alice"
  Expenses:Payroll:Wages                   6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer           513.50 USD
  Expenses:Payroll:Fees:Provider             55.00 USD
  Assets:Bank:Checking                    -7235.17 USD

Vender en Amazon es una forma poderosa de llegar a millones de clientes, pero la estructura de tarifas de la plataforma puede sentirse como un laberinto. Si eres un operador que valora libros contables limpios, auditables y de doble entrada, rastrear estos costos con precisión es innegociable. Esta guía desglosa las tarifas del marketplace estadounidense de Amazon en 2025 y te muestra exactamente cómo registrarlas usando la herramienta de contabilidad en texto plano, Beancount.

TL;DR ⚡​

• Encontrarás un conjunto de cargos recurrentes de Amazon: Selling plan, Referral, Closing (media), FBA fulfillment & storage, Inbound placement, Low‑inventory‑level, Returns processing, Refund administration, y una High‑volume listing fee para catálogos muy grandes.
• Mantén una cuenta separada Assets:Amazon:Clearing. Registra allí las ventas y tarifas; cuando Amazon realiza el pago, transfiere el neto a tu banco. Esto hace que la conciliación sea muy sencilla.
• Rastrea cada SKU como su propia commodity (p.ej., SKU:WATER-BOTTLE) para que Beancount pueda calcular automáticamente tu Cost of Goods Sold (COGS) por lote.
• Puedes conciliar rápidamente importando los informes de settlement o de rango de fechas y mapeando los “transaction types” de Amazon directamente a tus cuentas de gasto en Beancount.

The Amazon Fee Map (US Marketplace)​

A continuación, un desglose de las tarifas más comunes que verás en 2025.

Selling Plan Fee​

Esta es tu tarifa de suscripción básica para acceder al marketplace.

• Individual Plan: Sin tarifa mensual. En su lugar, pagas $0.99 por cada artículo que vendas.
• Professional Plan: Una tarifa fija de $39.99 al mes, que elimina el cargo por artículo. Esta es la opción estándar para cualquier vendedor serio. Todas las demás tarifas de venta se aplican además de esta.

Referral Fee​

Esta es la comisión de Amazon por cada venta.

Es un porcentaje del precio total de venta del artículo (incluyendo envío y cualquier envoltorio de regalo). La tasa depende totalmente de la categoría del producto. La mayoría de las categorías están en el rango 8–15%, pero algunas usan tarifas escalonadas (p.ej., 15% en los primeros $500 y 8% en el resto). Ciertas categorías también tienen una tarifa mínima de referencia, a menudo $0.30. Siempre verifica la tabla de tarifas actual para tu categoría específica.

Closing Fee (Media Categories)​

Si vendes artículos de medios como libros, música, video o DVDs, Amazon cobra una tarifa de cierre adicional fija de $1.80 por artículo.

FBA Fulfillment Fees​

Estas son las tarifas por unidad de picking, packing y envío al usar Fulfillment by Amazon (FBA). El costo varía según el tamaño y peso del artículo. Amazon actualiza estas tablas de tarifas periódicamente. Para 2025, las tarifas fuera de pico volvieron a los niveles de 2024 el 15 de enero de 2025. Consulta siempre la tabla de tarifas FBA actual para encontrar el tier de tamaño exacto de tu producto y la tarifa asociada.

Monthly Storage & Aged-Inventory Surcharge (FBA)​

Amazon cobra por el espacio que tu inventario ocupa en sus centros de cumplimiento.

• Monthly Storage: Facturado por pie cúbico.
• Aged-Inventory Surcharge: Una tarifa mensual adicional aplicada al inventario que ha permanecido demasiado tiempo en un centro de cumplimiento. Esta se suma a la tarifa de almacenamiento mensual regular.

Inbound Placement Service Fee (FBA)​

Esta es una tarifa por unidad vinculada a cómo envías inventario a Amazon. Está diseñada para cubrir los costos de distribuir tus productos a través de su red de cumplimiento. Algunos programas, como “New Selection”, pueden eximir temporalmente a productos nuevos hasta ciertos límites.

Low-Inventory-Level Fee (FBA)​

Esta tarifa se aplica a productos de tamaño estándar con niveles de inventario consistentemente bajos respecto a la demanda del cliente. Amazon mide esto con una métrica llamada “historical days of supply”. Si tu nivel de stock para un artículo popular cae por debajo del umbral (generalmente 28 días), esta tarifa se activa.

Returns Processing Fee (FBA)​

Para productos en categorías con tasas de devolución superiores a lo típico (como ropa y calzado), Amazon puede cobrar una tarifa de procesamiento de devoluciones por cada devolución del cliente. Algunas unidades “New Selection” están exentas de esta tarifa hasta un cierto límite.

Refund Administration Fee​

Cuando emites un reembolso al cliente por un pedido, Amazon te devuelve la tarifa de referencia que pagaste. Sin embargo, retiene una parte como tarifa de procesamiento. Es el menor de $5.00 o 20 % de la tarifa de referencia para ese artículo.

High-Volume Listing Fee (Huge Catalogs)​

Esta tarifa solo afecta a vendedores con catálogos masivos. Si tienes más de 1.5 millones de SKUs activos, Amazon cobra una tarifa mensual de $0.001 por cada SKU elegible que supere ese umbral.

Nota: Las tarifas y políticas pueden variar según el país, la región y la categoría. Siempre revisa las páginas de ayuda locales de Seller Central antes de registrar.

How These Fees Show Up in Your Reports 🧾​

Puedes encontrar todos estos datos en Seller Central. Los dos informes más útiles para la contabilidad son:

1. Date Range Reports (Payments → Date Range Reports): Proporcionan un resumen de tus ingresos, gastos, impuestos y transferencias netas para un período específico. Son perfectos para importación de libro mayor y conciliación a alto nivel.
2. Settlement Files (p.ej., Flat File V2): Estos archivos desglosan cada transacción, mostrando el tipo de tarifa, ID del pedido, monto y fecha. Son los datos granulares que usarás para mapear todo correctamente.

A Beancount-First Way to Record Amazon Activity​

Aquí tienes cómo traducir el complejo mundo de Amazon a entradas limpias y simples de Beancount.

1. Set Up a Minimal Chart of Accounts​

Primero, define las cuentas que necesitarás. Esta estructura sencilla cubre todo.

; --- ASSETS ---
Assets:Amazon:Clearing        ; Your Amazon "clearing" account
Assets:Bank:Checking          ; Your bank account (example)

; --- INCOME ---
Income:Sales:Amazon           ; Revenue from Amazon sales

; --- EXPENSES ---
Expenses:Amazon:Fees:SellingPlan
Expenses:Amazon:Fees:Referral
Expenses:Amazon:Fees:Closing
Expenses:Amazon:Fees:FBAFulfillment
Expenses:Amazon:Fees:FBAStorage
Expenses:Amazon:Fees:InboundPlacement
Expenses:Amazon:Fees:LowInventoryLevel
Expenses:Amazon:Fees:ReturnsProcessing
Expenses:Amazon:Fees:RefundAdministration
Expenses:Amazon:Fees:HighVolumeListing

; --- OTHER ---
COGS:Amazon:Products          ; Cost of Goods Sold

Beancount’s ability to track inventory lots and cost basis is a superpower, so keep each SKU as its own commodity (e.g., SKU:WATER-BOTTLE). This lets Beancount automatically compute your Cost of Goods Sold (COGS) by lot.

2. Book Each Sale and Its Fees​

Registra cada venta y sus tarifas asociadas.

2025-03-15 * "Amazon Sale"
  Assets:Amazon:Clearing          $120.00
  Income:Sales:Amazon            $100.00
  Expenses:Amazon:Fees:Referral  $10.00
  Expenses:Amazon:Fees:Closing   $1.80
  Expenses:Amazon:Fees:FBAFulfillment $5.00
  Expenses:Amazon:Fees:FBAStorage $2.20
  Expenses:Amazon:Fees:InboundPlacement $0.50
  Expenses:Amazon:Fees:LowInventoryLevel $0.30
  Expenses:Amazon:Fees:RefundAdministration $0.10
  Expenses:Amazon:Fees:HighVolumeListing $0.05

Why it balances:

• La suma de los débitos (Assets:Amazon:Clearing) equivale a la suma de los créditos (Income:Sales:Amazon + todas las cuentas de gasto). Cada monto está representado con su símbolo de moneda y sin espacios extraños, manteniendo la claridad contable.

2. Book Each Sale and Its Fees​

Puedes registrar cada venta y sus tarifas de la siguiente manera:

2025-04-01 * "Amazon Sale - Water Bottle"
  Assets:Amazon:Clearing          $25.00
  Income:Sales:Amazon            $20.00
  Expenses:Amazon:Fees:Referral   $3.00
  Expenses:Amazon:Fees:Closing    $1.80
  Expenses:Amazon:Fees:FBAFulfillment $2.00
  Expenses:Amazon:Fees:FBAStorage $1.20
  Expenses:Amazon:Fees:InboundPlacement $0.50
  Expenses:Amazon:Fees:LowInventoryLevel $0.30
  Expenses:Amazon:Fees:RefundAdministration $0.10
  Expenses:Amazon:Fees:HighVolumeListing $0.05

Why it balances:

• El débito total en Assets:Amazon:Clearing ($25.00) se reparte entre el ingreso de la venta (`Income:Sales:Amazon`$20.00) y todas las cuentas de gasto listadas. La suma de los créditos coincide con el débito, garantizando que la ecuación contable esté equilibrada.

3. Record the Payout​

Cuando Amazon envía el pago a tu cuenta bancaria, registra la transferencia del neto.

2025-04-05 * "Amazon Payout"
  Assets:Bank:Checking          $15.00
  Assets:Amazon:Clearing       -$15.00

Esto refleja que el dinero salió de la cuenta de “clearing” de Amazon y entró en tu banco.

4. Handle Storage, Aged Inventory, and Inbound Placement​

Gestiona las tarifas de almacenamiento, inventario antiguo y servicio de colocación de entrada de la siguiente forma:

2025-05-01 * "Monthly Storage"
  Assets:Amazon:Clearing          $30.00
  Expenses:Amazon:Fees:MonthlyStorage $30.00

2025-06-01 * "Aged-Inventory Surcharge"
  Assets:Amazon:Clearing          $12.00
  Expenses:Amazon:Fees:AgedInventorySurcharge $12.00

2025-07-01 * "Inbound Placement Service"
  Assets:Amazon:Clearing          $8.00
  Expenses:Amazon:Fees:InboundPlacement $8.00

5. Refunds & Returns​

Registra reembolsos y devoluciones de la siguiente manera:

2025-08-10 * "Amazon Refund"
  Assets:Amazon:Clearing          $5.00
  Expenses:Amazon:Fees:RefundAdministration $5.00

Esto muestra que la tarifa de administración del reembolso se ha registrado como gasto.

Importing & Reconciling Quickly​

Para acelerar la importación y conciliación:

• Importa tus archivos de settlement o de rango de fechas a tu herramienta de contabilidad.

• Mapea los “transaction types” de Amazon a las cuentas de gasto de Beancount:

  • Order → Income:Sales:Amazon
  • Refund → Expenses:Amazon:Fees:RefundAdministration
  • Fee → Expenses:Amazon:Fees:<TipoDeTarifa> (por ejemplo, Referral, FBAFulfillment, etc.)
  • StorageFee → Expenses:Amazon:Fees:MonthlyStorage
  • AgedInventoryFee → Expenses:Amazon:Fees:AgedInventorySurcharge
  • InboundPlacementFee → Expenses:Amazon:Fees:InboundPlacement

Esto permite que la mayor parte del proceso sea automático y libre de errores manuales.

Practical Guardrails That Save Money (and Keystrokes) 💰​

• Mantén la cuenta Assets:Amazon:Clearing separada: Evita mezclar ingresos y gastos con otras operaciones bancarias.
• Usa SKUs como commodities: Facilita el cálculo automático de COGS y reduce la necesidad de ajustes manuales.
• Automatiza la importación de informes: Configura scripts o herramientas que descarguen y conviertan los archivos de settlement a formato Beancount.
• Revisa siempre las tarifas actuales: Las tarifas pueden cambiar; mantener un registro actualizado evita sorpresas al final del mes.

Ready-to-Use Beancount Template​

Esta plantilla está lista para ser copiada en tu archivo de contabilidad Beancount.

➡️ Descargar la Plantilla

References & Further Reading​

• Amazon Selling Plans
• Amazon Referral Fees
• Amazon FBA Fees
• Amazon Settlement Reports

One Last Tip​

Aprovecha los metadatos de Beancount (etiquetas, notas y comentarios) para añadir contexto a transacciones complejas, como campañas promocionales o ajustes de inventario. Por ejemplo, puedes usar ; para comentarios dentro de los bloques de código o note: para añadir explicaciones que no afecten al balance. Esto te ayudará a mantener claridad a medida que tu negocio crezca.

¡Feliz registro!

Las cuentas por pagar (AP) son el dinero que tu negocio debe a sus proveedores por bienes o servicios que ya has recibido pero que aún no has pagado. En contabilidad, AP se clasifica como un pasivo corriente en tu balance: una cantidad que normalmente se debe pagar dentro del próximo año, y con frecuencia dentro de 30 a 60 días.

Este concepto es central en la contabilidad de acumulación, donde registras el gasto y el pasivo correspondiente en el momento en que llega la factura, no cuando realmente envías el efectivo. Esta guía te mostrará cómo gestionar todo el flujo de trabajo de AP de forma limpia y eficiente usando la herramienta de contabilidad en texto plano, Beancount.

Resumen rápido​

Antes de entrar en detalles, cubramos lo esencial:

• Cuentas por pagar (AP) representa tus deudas a corto plazo con los proveedores. La encontrarás bajo la sección Liabilities de tu balance.
• Acumulación vs. Efectivo: AP solo existe si llevas tus libros bajo una base de acumulación. Beancount soporta totalmente los flujos de trabajo de acumulación, y su interfaz web, Fava, mostrará tus pasivos correctamente.
• AP vs. AR: Es simple: las cuentas por pagar son lo que debes, mientras que las cuentas por cobrar (AR) son lo que otros te deben.

Dónde vive AP en Beancount (y Fava)​

Para comenzar a rastrear AP, primero debes declarar una cuenta para ello en tu libro mayor. Una convención estándar es:

Liabilities:AccountsPayable

Opcionalmente puedes crear subcuentas para proveedores principales (p. ej., Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

En Fava, esta cuenta aparecerá en tu Balance bajo Liabilities. Puedes hacer clic para profundizar y ver una lista de todos los ítems abiertos y pagados, dándote una visión clara de tus obligaciones. Incluso puedes ver esto en acción en el libro mayor de ejemplo público de Fava, que incluye una cuenta Liabilities:AccountsPayable.

Bloques de construcción de Beancount que usarás​

Un flujo de trabajo robusto de AP en Beancount se apoya en algunas funciones clave:

1. Cuentas: Usarás principalmente tu cuenta Liabilities:AccountsPayable, una cuenta de efectivo como Assets:Bank:Checking, y tus diversas cuentas de gasto (p. ej., Expenses:Supplies).
2. Metadatos: Puedes adjuntar pares clave‑valor a cualquier transacción. Para AP usarás metadatos como invoice:, due:, terms: y document:. Fava reconoce la clave document: y creará automáticamente un enlace clicable al archivo adjunto si configuras una carpeta de documentos.
3. Etiquetas y enlaces: Usa #tags (como #ap) para filtrar fácilmente y ^links (como ^INV-10455) para vincular programáticamente una factura con su pago posterior. Esto crea una pista clara y auditable.
4. Consultas (BQL): El lenguaje de consultas similar a SQL de Beancount (BQL) te permite ejecutar informes potentes, como listar todas las cuentas por pagar abiertas ordenadas por fecha de vencimiento, directamente desde la línea de comandos con bean-query o en la página “Query” de Fava.

Flujo de trabajo central de AP en Beancount​

Gestionar AP en tu libro mayor implica dos o tres pasos clave: registrar la factura, pagarla y, a veces, manejar pagos parciales o descuentos.

1) Registrar la factura del proveedor (crea el pasivo)​

Primero, registras el gasto y creas la cuenta por pagar cuando llega la factura.

; Opcionalmente define tu carpeta de documentos en el archivo principal de Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Esta única entrada logra dos cosas críticas:

1. Reconoce inmediatamente el gasto de $500 en el período correcto (agosto).
2. Crea un pasivo correspondiente de $500, mostrando que le debes dinero a Forest Paint Supply.

El enlace ^INV-10455 es un identificador único que te permite adjuntar el mismo enlace al pago más tarde, manteniendo la factura y el pago lógicamente conectados.

2) Pagar la factura (elimina el pasivo)​

Cuando pagas la factura, creas una transacción que mueve dinero de tu cuenta bancaria para liquidar el pasivo.

a) Pago estándar (sin descuento):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Esta entrada reduce tu saldo de AP en $500 y el saldo de tu cuenta corriente en la misma cantidad. El pasivo queda liquidado.

b) Descuento por pronto pago (p. ej., “2/10, n/30”):

Si los términos son “2/10, n/30”, puedes obtener un 2 % de descuento si pagas dentro de 10 días. Para nuestra factura de $500, eso equivale a$10 de descuento. Aquí tienes dos formas aceptables de registrarlo—elige una y sé consistente.

; Opción 1: Registrar el descuento como otro ingreso (efecto contra‑gasto)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Opción 2: Reducir directamente el gasto original
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

En ambos casos, eliminas el pasivo completo de $500, reduces tu saldo bancario en$490 (lo que realmente pagaste) y contabilizas el beneficio de $10.

3) Manejar pagos parciales​

La función de enlaces de Beancount hace que rastrear pagos parciales sea sencillo y limpio.

; Factura de $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Primer pago de $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Pago final de $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Al usar el enlace ^INV-9001 en las tres transacciones, puedes filtrar fácilmente tu diario para ver el historial completo de esta factura específica y sus pagos asociados.

Consultas útiles (BQL)​

Puedes ejecutar estas consultas en la pestaña “Query” de Fava o desde la línea de comandos con bean-query.

Consejo: La función any_meta() es extremadamente útil para extraer campos de metadatos como invoice: y document: en los resultados de tus consultas.

AP abierto por proveedor (vista de saldo):

Esta consulta suma el saldo pendiente actual que le debes a cada proveedor.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

AP abierto por factura + fecha de vencimiento:

Obtén una lista ordenada de cada factura abierta, ordenada por su fecha de vencimiento, para ayudarte a priorizar pagos.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Listar facturas con PDFs adjuntos:

Esta consulta encuentra todas tus facturas y muestra la ruta al documento enlazado.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Dónde ver AP en Fava​

• Balance: Navega a Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable para ver el saldo total y profundizar en los detalles de cada transacción.
• Diario: Filtra el diario con account:Liabilities:AccountsPayable o con un enlace específico como ^INV-xxxx para ver el ciclo de vida completo de una factura.
• Barra lateral de documentos: Si usas el metadato document: y configuras la directiva option "documents", verás una lista de documentos enlazados en la barra lateral.

Envejecimiento de AP, Rotación y Conciencia de Flujo de Caja​

• Calendario de envejecimiento: Este informe agrupa tus facturas abiertas por tiempo de vencimiento (p. ej., 1‑30 días, 31‑60 días, más de 60 días). En Beancount, el enfoque más práctico es ejecutar la consulta “AP abierto por factura + fecha de vencimiento” anterior, exportar los resultados a CSV y agruparlos en una hoja de cálculo o con un pequeño script Python.
• Ratio de rotación de AP: Es una medida rápida de cuán rápido pagas a tus proveedores. La fórmula es Compras totales a proveedores ÷ Promedio de AP. Una métrica relacionada, Días de Cuentas por Pagar (DPO), se calcula aproximadamente como 365 ÷ Ratio de rotación.
• Si no puedes pagar a tiempo: AP está pensado para deudas a corto plazo. Si un proveedor acepta un plazo de pago más largo y formal, deberías reclasificar la deuda fuera de AP y moverla a una nota por pagar.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Mejores prácticas para AP en un libro mayor de texto plano​

• Sin papel: Guarda los PDFs de facturas en tu carpeta documents y enlázalos con la clave de metadato document:.
• Usa enlaces de forma consistente: Pon el número de factura único en un ^link tanto en la factura como en todas las entradas de pago asociadas.
• Mantén los metadatos ordenados: Usar consistentemente invoice:, due: y terms: mejora la búsqueda, las consultas y las revisiones financieras.
• Acumulación total: Si deseas informes útiles de AP, comprométete a llevar tus libros bajo una base de acumulación. Beancount y Fava manejan esto de forma excelente.

Copia‑pega de inicio: Factura de proveedor + Pago​

; ---- Factura ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Pago (sin descuento) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Esta guía es con fines educativos y no constituye asesoramiento fiscal, legal o financiero.

Referencias y lecturas adicionales:​

• Documentación de Beancount sobre tipos de cuentas, etiquetas/enlaces y su lenguaje de consultas
• Notas de Fava/Beancount sobre contabilidad de acumulación y vinculación de documentos
• Uso de any_meta() para consultar campos de metadatos