Ваш повний чекліст для подання податкової декларації: не пропустіть жодного документа

Податковий сезон настає щороку, проте мільйони американців все одно опиняються в ситуації поспіху в останню хвилину, розшукуючи в коробках з-під взуття та папках електронної пошти ту саму відсутню форму. За даними IRS, типові помилки, такі як відсутні документи та неточна інформація, є одними з основних причин відмови у прийнятті податкових декларацій або затримок, що коштує платникам податків дорогоцінного часу та грошей.

Хороша новина? Подання податкової декларації не повинно бути стресовим. Завдяки належній підготовці та вичерпному контрольному списку ви зможете впевнено пройти податковий сезон. Цей посібник допоможе вам підготувати, організувати та вчасно і точно подати вашу податкову декларацію.

Розуміння податкового сезону 2026 року

Перш ніж заглиблюватися в те, що вам потрібно, давайте розберемося з основами того, коли і як подавати декларацію.

Ключові дати, які варто пам'ятати

IRS відкрила сезон подання декларацій 2026 року в понеділок, 26 січня 2026 року. Це означає, що тепер ви можете подавати свої федеральні податкові декларації за 2025 рік в електронному вигляді. Основний дедлайн, який вам потрібно знати:

15 квітня 2026 року — це крайній термін для подання податкової декларації за 2025 рік та сплати всіх належних податків.

Якщо вам потрібно більше часу, ви можете подати запит на автоматичне продовження терміну на 6 місяців, заповнивши форму 4868 до 15 квітня. Це подовжує термін подання до 15 жовтня 2026 року. Проте пам’ятайте, що продовження терміну подання не є продовженням терміну сплати — ви все одно повинні сплатити всі орієнтовні податкові зобов’язання до 15 квітня, щоб уникнути штрафів та відсотків.

Основна особиста інформація

Перш ніж почати збір фінансових документів, переконайтеся, що у вас готові ці базові дані:

Номери соціального страхування та податкові ідентифікатори

Вам знадобиться номер соціального страхування (SSN) або індивідуальний ідентифікаційний номер платника податків (ITIN) для:

• Вас самих
• Вашого чоловіка/дружини (якщо подаєте спільну декларацію)
• Усіх утриманців, на яких ви претендуєте

Це критично важливо: кожен SSN має бути вказаний точно так само, як він надрукований на картці соціального страхування. Навіть невелика друкарська помилка може стати причиною відмови у прийнятті вашої декларації. Помилки в написанні імен також є проблематичними, тому ще раз перевірте, чи відповідають імена офіційним документам.

Банківська інформація

Підготуйте номери банківських рахунків та маршрутні номери (routing numbers), якщо ви хочете:

• Отримати відшкодування через прямий депозит (найшвидший спосіб)
• Здійснювати електронні платежі за заборговані податки

Прямий депозит значно швидший, ніж очікування паперового чека; часто відшкодування надходить протягом декількох тижнів, а не місяців.

Податкова інформація за попередній рік

Вам знадобляться дві речі з вашої податкової декларації за 2024 рік:

• Ваш скоригований валовий дохід (AGI)
• Точна сума вашого відшкодування (якщо ви його отримали)

IRS використовує ці дані для підтвердження вашої особи та захисту від шахрайства. Якщо минулого року ви використовували податкове програмне забезпечення, увійдіть у систему, щоб отримати цю інформацію. В іншому випадку перевірте свою паперову копію або замовте виписку (transcript) в IRS.

Документація про доходи: Основа вашої декларації

Документи про доходи є основою вашої податкової декларації. Відсутність навіть одного з них може призвести до повідомлення від IRS, оскільки агентство отримує копії більшості форм про доходи та виявить розбіжності.

Форми W-2 (Заробітна плата працівників)

Якщо ви працювали як найманий працівник у 2025 році, ви повинні отримати форму W-2 від кожного роботодавця до 31 січня 2026 року. Ця форма показує:

• Вашу загальну заробітну плату
• Утримані федеральні податки та податки штату
• Податки на соціальне страхування та Medicare
• Внески до пенсійного плану

Поширена помилка, якої слід уникати: Не подавайте декларацію до отримання всіх ваших форм W-2. Якщо ви працювали на кількох роботах або змінювали роботодавців протягом року, зачекайте, поки у вас будуть усі W-2, перш ніж подавати документи.

Форми 1099 (Дохід не за наймом)

Сімейство форм 1099 охоплює доходи з джерел, відмінних від традиційної зайнятості. Основні форми включають:

1099-NEC (Nonemployee Compensation)

• Оплата фрилансерам або незалежним підрядникам на суму 600 доларів США або більше
• Має бути надана вам до 31 січня

1099-MISC (Miscellaneous Income)

• Орендні платежі
• Роялті
• Призи та нагороди
• Інший різний дохід понад 600 доларів США

1099-K (Payment Card and Third-Party Network Transactions)

• Дохід від платіжних додатків, таких як Venmo, PayPal, Cash App
• Платформи гіг-економіки, такі як Uber, Etsy або Airbnb
• Для декларацій за 2025 рік поріг звітності становить 5000 доларів США

1099-INT (Interest Income)

• Відсотки, отримані на банківські рахунки та облігації

1099-DIV (Dividend Income)

• Дивіденди від інвестицій

1099-B (Proceeds from Broker Transactions)

• Продаж акцій та інші інвестиційні транзакції

1099-R (Retirement Distributions)

• Виплати з IRA, 401(k) або пенсійні виплати

1099-G (Government Payments)

• Допомога по безробіттю
• Повернення податків штату або місцевих податків
• Інші державні виплати

Звіти про доходи від самозайнятості

Якщо ви самозайнята особа, фрилансер або ведете побічний бізнес, підготуйте:

• Усі записи про доходи (рахунки-фактури, виписки про оплату, банківські депозити)
• Квитанції та документацію про витрати на бізнес
• Журнали пробігу, якщо ви використовуєте свій автомобіль для бізнесу
• Записи про орієнтовні податкові платежі, здійснені протягом 2025 року

Документація щодо вирахувань та кредитів

Вирахування та кредити зменшують вашу суму податків, але для їх отримання вам потрібна належна документація.

Загальні особисті вирахування

Медичні та стоматологічні витрати

• Страхові премії, які не були вираховані в іншому місці
• Власні витрати на візити до лікарів, рецептурні ліки, окуляри, стоматологічні послуги
• Пробіг автомобіля для поїздок на медичні прийоми
• Вираховуються лише у разі, якщо вони перевищують 7,5% від вашого скоригованого валового доходу (AGI)

Державні та місцеві податки (SALT)

• Звіти про податок на майно
• Сплачений податок на прибуток штату або податок з продажів
• Обмежено сумою 10 000 доларів для більшості платників податків

Відсотки за іпотекою

• Форма 1098 від вашого іпотечного кредитора
• Відображає відсотки, сплачені за вашим кредитом на житло

Благодійні внески

• Квитанції про грошові пожертви
• Письмові підтвердження для пожертв на суму понад 250 доларів
• Записи про негрошові пожертви з вказанням їх справедливої ринкової вартості

Відсотки за студентськими позиками

• Форма 1098-E від вашої обслуговуючої компанії
• Можна вирахувати до 2500 доларів

Вирахування для самозайнятих осіб та фрілансерів

Якщо ви самозайнята особа, ви маєте доступ до цінних вирахувань, які можуть значно зменшити ваш податковий тягар:

Вирахування за домашній офіс

• Розрахуйте відсоток площі вашого житла, що використовується виключно для бізнесу
• Спрощений метод: 5 доларів за квадратний фут, до 300 квадратних футів (максимум 1500 доларів)
• Звичайний метод: Фактичні витрати пропорційно бізнес-використанню

Премії за медичне страхування

• Медичне страхування для самозайнятих осіб повністю підлягає вирахуванню
• Включає медичне, стоматологічне та офтальмологічне страхування
• Страхування на випадок тривалого догляду також може відповідати вимогам

Бізнес-витрати

• Офісне приладдя та обладнання
• Передплати на програмне забезпечення та інструменти
• Професійний розвиток та навчання
• Премії за страхування бізнесу

Витрати на інтернет та телефон

• 100% вирахування, якщо використовується лише для бізнесу
• Часткове вирахування на основі відсотка бізнес-використання, якщо використовується також в особистих цілях

Подорожі та транспорт

• Бізнес-пробіг (ретельно відстежуйте — це поширений привід для аудиту)
• Авіаквитки, готелі та харчування під час ділових поїздок
• Витрати на конференції та нетворкінгові заходи

Маркетинг та реклама

• Хостинг та розробка вебсайтів
• Реклама у соціальних мережах
• Візитки, флаєри, рекламні матеріали
• Сервіси електронного маркетингу
• SEO-послуги

Вирахування на кваліфікований бізнес-дохід (QBI)

• 23% вирахування на кваліфікований бізнес-дохід (збільшено з 20% у 2025 році)
• Доступно для більшості самозайнятих осіб та власників малого бізнесу
• Залежить від лімітів доходу та обмежень за типом бізнесу

Податкові кредити

Кредит на догляд за дітьми та утриманцями

• Витрати на дитячий садок та догляд за дітьми
• Догляд за непрацездатними утриманцями
• Потрібен ідентифікаційний номер платника податків надавача послуг

Освітні кредити

• American Opportunity Tax Credit (AOTC) для базової вищої освіти (undergraduate)
• Lifetime Learning Credit для будь-якої післяшкільної освіти
• Форма 1098-T від навчальних закладів

Податковий кредит на зароблений дохід (EITC)

• Доступний для працівників із низьким та середнім рівнем доходу
• Не потребує додаткової документації, крім підтвердження доходу
• Може бути значним, особливо за наявності дітей, що відповідають критеріям

Кредит за внески на пенсійні заощадження (Saver's Credit)

• За внески на IRA, 401(k) та подібні рахунки
• Доступний для платників податків із помірним доходом

Документація щодо медичного страхування

Якщо ви придбали медичне страхування через Ринок медичного страхування (Healthcare.gov), ви отримаєте:

Форма 1095-A (Health Insurance Marketplace Statement)

• Необхідна для звірки податкових кредитів за страховими преміями
• Поширена помилка: Неправильне введення інформації з цієї форми
• Може призвести до затримок у обробці або неправильних сум кредиту

Якщо у вас було страхування від роботодавця або інше покриття, ви можете отримати форму 1095-B або 1095-C, але вони зазвичай мають лише інформаційний характер і не потребують подання разом із декларацією.

Організація ваших документів: Система, яка працює

Зібрати документи — це одне, а ефективно їх організувати — зовсім інше. Ось як створити систему, яка зробить подання податкової декларації легким щороку.

Створіть спеціальну папку для податків

Незалежно від того, чи вона фізична, чи цифрова, створіть чітку систему зберігання:

Фізична організація:

• Створіть папку з міткою "Податкові документи 2025"
• Використовуйте підпапки або конверти для категорій:
  • Дохід (W-2, 1099)
  • Вирахування (квитанції, благодійні внески)
  • Кредити (освіта, догляд за дітьми)
  • Довідкові матеріали (декларація за попередній рік, картки соцстрахування)

Цифрова організація:

• Створіть основну папку: "Податки 2025"
• Налаштуйте підпапки за категоріями
• Відскануйте паперові документи у формат PDF
• Використовуйте зрозумілі назви файлів: "2025-W2-НазваКомпанії.pdf"

Кращі практики цифрового зберігання

Цифровий формат має кілька переваг: файли не згорять, не намокнуть і не загубляться при переїзді. Ось як робити це правильно:

Сканування та іменування:

• Скануйте всі документи з роздільною здатністю 300 DPI або вище для чіткості
• Використовуйте описові назви файлів: "2025-1099-NEC-Ім'яКлієнта.pdf"
• Включайте рік у назву файлу для зручного сортування

Стратегія резервного копіювання:

• Зберігайте файли як локально (на комп'ютері), так і в хмарі
• Використовуйте безпечні хмарні сховища, такі як Google Drive, Dropbox або OneDrive
• Розгляньте можливість шифрування конфіденційних файлів для додаткової безпеки
• Зберігайте резервні копії принаймні три роки (вимога IRS щодо зберігання документів)

Організація квитанцій протягом року

Не чекайте до січня, щоб почати організацію. Виробіть звичку протягом усього року:

Для фізичних квитанцій:

• Використовуйте папку-аккордеон із місячними роздільниками
• Кладіть квитанції у відповідний місяць одразу
• Наприкінці місяця переглядайте та категоризуйте їх
• Скануйте важливі квитанції для резерву

Для цифрових квитанцій:

• Пересилайте електронні квитанції у спеціальну папку в пошті
• Використовуйте додатки на кшталт Expensify, Shoeboxed або Receipt Bank
• Одразу фотографуйте паперові квитанції за допомогою телефону
• Тегуйте та категоризуйте їх у міру надходження

Поширені помилки при поданні податкової декларації, яких слід уникати

Навіть якщо всі ваші документи впорядковані, певні помилки щороку стають на заваді тисячам платників податків. Уникайте цих пасток:

1. Надто раннє подання

Хоча не варто затягувати з поданням, поспіх до отримання всіх необхідних форм — це шлях до проблем. Якщо ви подасте декларацію до отримання всіх форм W-2 або 1099, вам, швидше за все, доведеться подавати уточнену декларацію, що ускладнить процес і затримає отримання відшкодування.

Рішення: Зачекайте до початку або середини лютого. До того часу більшість податкових форм мають надійти. Складіть контрольний список очікуваних форм на основі минулого року та переконайтеся, що у вас є все необхідне.

2. Математичні помилки

Помилки в розрахунках є одними з найпоширеніших, особливо в паперових деклараціях. Навіть прості помилки при додаванні або відніманні можуть затримати обробку.

Рішення: Подавайте декларацію в електронному вигляді. Податкове програмне забезпечення автоматично підраховує підсумки, правильно застосовує податкові таблиці та вказує на потенційні помилки перед відправкою. Саме тому IRS наполегливо рекомендує електронне подання (e-filing).

3. Відсутність підписів

Непідписана податкова декларація є недійсною і буде відхилена.

Рішення: Якщо ви подаєте документи на папері, підпишіть декларацію та поставте дату. Якщо ви подаєте спільну декларацію з чоловіком або дружиною, підписати її мають обоє. При електронному поданні дотримуйтесь інструкцій для електронного підпису за допомогою вашого AGI за минулий рік або PIN-коду.

4. Неправильні або відсутні номери соціального страхування (SSN)

Помилки в номері SSN призводять до негайної відмови у прийнятті декларації.

Рішення: Двічі перевірте кожен SSN за оригінальною карткою соціального страхування. Не покладайтеся на пам'ять. Переконайтеся, що імена написані саме так, як вони вказані в картці.

5. Вибір неправильного статусу подання

Ваш статус подання впливає на вашу податкову категорію, стандартну податкову знижку та право на податкові кредити.

Рішення: Вивчіть ваші варіанти:

• Неодружений/неодружена (Single)
• Одружені, спільне подання (Married Filing Jointly — зазвичай найвигідніше)
• Одружені, роздільне подання (Married Filing Separately — у певних ситуаціях)
• Голова домогосподарства (Head of Household — неодружені з утриманцями, які відповідають вимогам)
• Кваліфікована вдова / вдівець (Qualifying Surviving Spouse — особи, що втратили чоловіка/дружину в останні два роки та мають утриманців)

Якщо сумніваєтеся, скористайтеся податковим програмним забезпеченням, яке запропонує запитання для визначення вашого правильного статусу.

6. Пропуск доходів

IRS отримує копії ваших форм W-2, 1099 та інших документів про доходи. Якщо ви не вкажете дохід у своїй декларації, вони це помітять.

Рішення: Зіставте свою декларацію з усіма документами про доходи. Звітуйте про все, навіть якщо ви не отримали форму на невеликі суми.

7. Неточна інформація для прямого депозиту

Введення неправильного номера банківського рахунку або транзитного номера (routing number) означає, що ваше відшкодування буде затримано або надіслано на чужий рахунок.

Рішення: Візьміть номери рахунку та транзитний номер безпосередньо з чека або банківського додатка. Не покладайтеся на пам'ять.

Коли звертатися за професійною допомогою

Хоча багато платників податків можуть успішно подати декларації самостійно, певні ситуації потребують професійної допомоги:

Подумайте про найм податкового фахівця, якщо ви:

• Відкрили бізнес або стали самозайнятою особою
• Купували або продавали нерухомість
• Маєте складні інвестиції (акції, криптовалюта, орендна нерухомість)
• Отримали велику спадщину або подарунок
• Одружилися або розлучилися
• Мали серйозні зміни в житті (народження дитини, догляд за хворим)
• Отримали повідомлення від IRS або проходите аудит
• Живете або працюєте в кількох штатах
• Маєте іноземні доходи або активи

Кваліфікований податковий фахівець (CPA, зареєстрований агент або податковий адвокат) допоможе вам розібратися в складних ситуаціях, виявити відрахування, які ви могли пропустити, і забезпечити відповідність податковому законодавству.

Збереження документів: як довго зберігати податкову документацію

Після подання декларації не поспішайте одразу все знищувати. IRS має конкретні рекомендації:

Зберігати щонайменше 3 роки:

• Вашу податкову декларацію
• Форми W-2 та 1099
• Квитанції та записи, що підтверджують відрахування та кредити

Зберігати протягом 7 років:

• Записи, пов'язані з вирахуванням безнадійних боргів або знеціненими цінними паперами

Зберігати необмежений час:

• Записи, пов'язані з нерухомістю (для розрахунку бази при продажу)
• Документацію про внески на пенсійні рахунки

Переваги ранньої підготовки

Початок підготовки до податків заздалегідь дає кілька переваг:

Швидше відшкодування: Електронне подання на ранніх етапах (але після отримання всіх документів) означає, що ви отримаєте відшкодування швидше, зазвичай протягом 21 дня.

Більше часу на вирішення проблем: Якщо ви виявите відсутність документів або проблеми, у вас буде час вирішити їх без паніки.

Краща доступність професіоналів: Якщо вам потрібно найняти податкового фахівця, графік найкращих із них швидко заповнюється. Рання підготовка дає вам більше варіантів.

Зменшення стресу: Знання того, що ваші податки оформлені, усуває серйозне джерело тривоги, звільняючи ментальну енергію для інших пріоритетів.

Захист від шахрайства: Раннє подання зменшує ризик крадіжки податкових даних, коли злочинці подають фальшиві декларації, використовуючи вашу інформацію.

Спростіть управління фінансами

Організовуючи податкові документи, ви, ймовірно, помічаєте певні закономірності у веденні свого фінансового обліку. Незалежно від того, чи відстежуєте ви витрати бізнесу, керуєте кількома джерелами доходу чи просто намагаєтеся краще вести фінансові записи протягом року, наявність чіткої системи значно полегшує податковий період.

Beancount.io пропонує облік у текстовому форматі (plain-text accounting), що забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без "чорних скриньок" та прив'язки до постачальника. Завдяки фінансовим записам із контролем версій та форматам, готовим до роботи з ШІ, ви можете відстежувати кожну транзакцію, створювати звіти для податкової та вести вичерпну документацію, що відповідає вимогам IRS. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці обирають облік у текстовому форматі.

Ваш контрольний список для подання податкової декларації: Підсумок

Використовуйте цей короткий довідковий список під час підготовки:

Перш ніж почати:

• Номери соціального страхування (SSN) для всіх осіб, зазначених у вашій декларації
• Номери банківських рахунків та маршрутні номери (routing numbers) для прямого зарахування коштів
• AGI (скоригований валовий дохід) за попередній рік та сума відшкодування

Документи про доходи:

• Усі форми W-2 (мають бути отримані до 31 січня)
• Усі форми 1099 (NEC, MISC, K, INT, DIV, B, R, G тощо)
• Записи про доходи від самозайнятості та квитанції
• Записи про операції з криптовалютою
• Допомога по безробіттю (1099-G)

Документація для відрахувань:

• Відсотки за іпотекою (форма 1098)
• Виписки про податок на майно
• Квитанції про благодійні внески
• Квитанції про медичні витрати
• Відсотки за студентськими позиками (форма 1098-E)
• Квитанції про бізнес-витрати (якщо ви самозайнята особа)
• Журнали обліку пробігу автомобіля
• Розрахунки витрат на домашній офіс

Податкові кредити:

• Витрати на освіту (форма 1098-T)
• Інформація про надавачів послуг з догляду за дітьми та відповідні витрати
• Виписка з ринку медичного страхування (форма 1095-A)
• Записи про пенсійні внески

Пам'ятайте:

• Подайте декларацію до 15 квітня 2026 року (або подайте запит на продовження терміну до цієї дати)
• Використовуйте електронне подання (e-file) для точності та швидкості
• Зберігайте записи щонайменше 3 роки
• Зверніться за професійною допомогою у разі складних ситуацій

Висновок

Податковий сезон не обов'язково має бути виснажливим. Завдяки цьому вичерпному контрольному списку та систематичному підходу до організації документів ви добре підготовлені до подання точної декларації та потенційної максимізації суми відшкодування або мінімізації заборгованості.

Почніть збирати документи вже зараз, створіть зручну для вас систему організації та залиште собі достатньо часу до дедлайну у квітні. Ваше майбутнє «я» подякує вам — а відшкодування може надійти раніше, ніж ви очікуєте.

Джерела:

• Контрольний список податкових документів 2026 - TaxSlayer
• Контрольний список для підготовки до податків - TurboTax
• Контрольний список податкових документів - NerdWallet
• Зберіть свої документи - IRS
• Поширені помилки у податкових деклараціях - IRS
• Тема 303: Поширені помилки - IRS
• Податкові відрахування для самозайнятих - QuickBooks
• Податкові відрахування за самозайнятість - NerdWallet
• IRS оголошує сезон подання декларацій 2026
• Коли подавати - IRS
• Як організувати податкові документи - Adobe
• Поради щодо організації квитанцій - TurboTax