个人所得税申报完整清单：绝不再遗漏任何文件
报税季每年都会如期而至，但仍有数百万美国人发现自己在最后一刻手忙脚乱，在鞋盒和电子邮件文件夹中寻找那份缺失的表格。据美国国家税务局（IRS）称，由于文件缺失和信息不准确等常见错误是纳税申报被拒绝或延迟的首要原因——这会让纳税人浪费宝贵的时间和金钱。
好消息是，报税不一定非要充满压力。通过适当的准备和全面的清单，你可以充满信心地轻松度过报税季。本指南将引导你完成准确、准时地准备、组织和申报个人所得税申报表所需的一切。
了解 2026 年报税季
在深入了解你需要准备的内容之前，让我们先了解一下申报的时间和方式。
值得记住的关键日期
IRS 于 2026 年 1 月 26 日星期一开启了 2026 年报税季。这意味着你现在可以以电子方式申报 2025 年联邦所得税申报表。你需要了解的主要截止日期：
2026 年 4 月 15 日 - 这是申报 2025 年纳税申报表并缴纳任何应欠税款的截止日期。
如果你需要更多时间，可以在 4 月 15 日之前提交 4868 表格，申请自动延期 6 个月。这会将你的申报截止日期延长至 2026 年 10 月 15 日。但是，请记住，申报延期并非纳税延期——你仍需在 4 月 15 日之前支付任何预估欠税，以避免罚金和利息。
基本个人信息
在开始收集财务文件之前，请确保准备好以下基本信息：
社会安全号码和纳税人识别号
你需要为以下人员提供社会安全号码 (SSN) 或个人纳税人识别号 (ITIN)：
- 你自己
- 你的配偶（如果联合申报）
- 你申请的所有受抚养人
这一点至关重要：每个 SSN 必须与社会安全卡上印刷的完全一致。即使是一个小的拼写错误也可能导致你的纳税申报表被退回。姓名拼写错误也同样成问题，因此请仔细核对姓名是否与官方文件相符。
银行信息
如果你想通过以下方式操作，请准备好你的银行账号和路由号码：
- 通过直接存款接收退税（最快的方法）
- 以电子方式支付所欠税款
直接存款比等待纸质支票要快得多，通常能在几周内收到退税，而不是几个月。
往年税务信息
你需要 2024 年纳税申报表中的两项信息：
- 你的调整后总收入 (AGI)
- 退税的确切金额（如果你收到了退税）
IRS 使用这些信息来验证你的身份并防止欺诈。如果你去年使用了报税软件，请登录以检索此信息。否则，请查看你的纸质副本或向 IRS 索取纳税誊本 (transcript)。
收入证明：申报表的基石
收入证明文件是纳税申报表的核心。即使遗漏一份也可能触发 IRS 的通知，因为该机构会收到大多数收入表格的副本，并会发现不一致之处。
W-2 表格（雇员工资）
如果你在 2025 年作为雇 员工作，你应该在 2026 年 1 月 31 日 之前收到每位雇主寄出的 W-2 表格。此表格显示：
- 你的总工资
- 预扣的联邦和州税
- 社会安全税和医疗保险税
- 退休计划缴款
要避免的常见错误： 在收到所有 W-2 表格之前不要申报。如果你在一年中做过多份工作或更换了雇主，请等到拥有每一份 W-2 后再申报。
1099 表格（非雇员收入）
1099 系列表格涵盖了传统就业以外渠道的收入。关键表格包括：
1099-NEC (非雇员报酬)
- 600 美元或以上的自由职业或独立承包商付款
- 应在 1 月 31 日之前寄达给你
1099-MISC (杂项收入)
- 租金支付
- 版税
- 奖金和奖赏
- 其他超过 600 美元的杂项收入
1099-K (支付卡和第三方网络交易)
- 来自 Venmo、PayPal、Cash App 等支付应用的收入
- 零工经济平台，如 Uber、Etsy 或 Airbnb
- 对于 2025 年申报，报告门槛为 5,000 美元
1099-INT (利息收入)
- 银行账户和债券赚取的利息
1099-DIV (股息收入)
- 投资分红
1099-B (经纪人交易所得)
- 股票销售和其他投资交易
1099-R (退休金分配)
- IRA、401(k) 或养老金提款
1099-G (政府付款)
- 失业救济金
- 州或地方政府退税
- 其他政府付款
自雇收入记录
如果你是自雇人士、自由职业者或经营副业，请收集：
- 所有收入记录（发票、付款结算单、银行存款）
- 业务费用收据和证明文件
- 如果你使用车辆进行业务活动，请提供里程日志
- 2025 年预估税款缴纳记录
扣除与抵免文件
扣除和抵免可以减少你的税单，但你需要妥善的文件证明才能申请。
常见的个人扣除项目
医疗和牙科费用
- 未在其他地方扣除的保险费
- 就医、处方药、眼镜、牙科工作的自付费用
- 医疗就诊的行驶里程
- 仅当超过你调整后总收入 (AGI) 的 7.5% 时才可扣除
州和地方税 (SALT)
- 财产税单
- 已缴纳的州所得税或销售税
- 大多数纳税人的上限为 10,000 美元
抵押贷款利息
- 抵押贷 款机构提供的 1098 表单
- 显示为你住房贷款支付的利息
慈善捐款
- 现金捐赠收据
- 超过 250 美元捐赠的书面确认书
- 具有公允价值的非现金捐赠记录
学生贷款利息
- 贷款服务机构提供的 1098-E 表单
- 最高可扣除 2,500 美元
自雇人士和自由职业者扣除项目
如果你是自雇人士，你可以获得有价值的扣除项目，从而显著减轻你的税务负担：
家庭办公室扣除
- 计算专门用于业务的房屋百分比
- 简化方法：每平方英尺 5 美元，最高 300 平方英尺（最高 1,500 美元）
- 常规方法：与业务用途成比例的实际支出
医疗保险费
- 自雇医疗保险费可全额扣除
- 包括医疗、牙科和视力保险
- 长期护理保险也可能符合条件
业务支出
- 办公用品和设备
- 软件订阅和工具
- 专业发展和教育
- 商业保险费
网络和电话费用
- 如果仅用于业务，则 100% 可扣除
- 如果也用于个人用途，则根据业务使用比例进行部分扣除
旅行和交通
- 业务里程（仔细记录——这是常见的审计触发因素）
- 商务旅 行的机票、酒店和餐费
- 会议和社交活动费用
营销和广告
- 网站托管和开发
- 社交媒体广告
- 名片、传单、宣传材料
- 电子邮件营销服务
- SEO 服务
合格业务收入 (QBI) 扣除
- 合格业务收入的 23% 扣除（2025 年从 20% 增加）
- 适用于大多数自雇人士和小型企业主
- 受收入限制和业务类型限制
税收抵免
儿童和受抚养人护理抵免
- 托儿所和育儿费用
- 残疾受抚养人的护理
- 需要提供者的税务识别号
教育抵免
- 针对本科教育的美国机会税收抵免 (AOTC)
- 针对任何高等教育的终身学习抵免
- 教育机构提供的 1098-T 表单
低收入家庭福利优惠 (EITC)
- 适用于中低收入工作者
- 除收入证明外不需要额外文件
- 抵免额可能很大，尤其是带有符合条件的儿童时
退休储蓄供款抵免（储蓄者抵免）
- 用于对 IRA、401(k) 和类似账户的供款
- 适用于中等收入纳税人
医疗保险文件
如果你通过医疗保险市场 (Healthcare.gov) 购 买了医疗保险，你将收到：
1095-A 表单（医疗保险市场声明）
- 用于对账保费税收抵免
- 常见错误：未能正确输入此表单中的信息
- 可能导致处理延迟或抵免金额错误
如果你有雇主提供或其他医疗保险，你可能会收到 1095-B 或 1095-C 表单，但这些通常仅供参考，不需要随纳税申报表一起提交。
整理你的文件：一套有效的系统
收集文件是一回事，有效地整理它们是另一回事。以下是如何创建一套让每年的报税都顺利进行的系统。
创建专用税务文件夹
无论是实体的还是数字的，建立一个清晰的归档系统：
实体整理：
- 创建一个贴有“2025 税务文件”标签的文件夹
- 使用子文件夹或信封进行分类：
- 收入（W-2、1099）
- 扣除项目（收据、慈善捐款）
- 抵免项目（教育、育儿）
- 参考资料（往年报税表、社会安全卡）
数字化整理：
- 创建一个主文件夹：“2026 报税”
- 按类别设置子文件夹
- 将纸质文件扫描为 PDF 格式
- 使用清晰的 文件命名：“2025-W2-公司名称.pdf”
数字化存储最佳实践
数字化具有多种优势：文件不会被烧毁、弄湿或在搬家时丢失。以下是正确的方法：
扫描和命名：
- 以 300 DPI 或更高分辨率扫描所有文件以确保清晰度
- 使用描述性的文件名：“2025-1099-NEC-客户名称.pdf”
- 在文件名中包含年份以便于排序
备份策略：
- 在本地（计算机上）和云端都保存文件
- 使用安全的云存储，如 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive
- 考虑对敏感文件进行加密以增加安全性
- 备份至少保留三年（IRS 保留要求）
全年收据整理
不要等到一月份才开始整理。养成全年的习惯：
对于实体收据：
- 使用带有月份分隔页的风琴夹
- 随时将收据放入相应的月份
- 在月底进行核对和分类
- 扫描重要收据作为备份
对于数字收据：
- 将电子邮件收据转发到专用的税务文件夹
- 使用 Expensify, Shoeboxed 或 Receipt Bank 等应用
- 立即用手机拍摄纸质收据
- 随时标记并分类
应避免的常见报税错误
即使你整理好了所有文件，每年仍有数以千计的纳税人会犯某些错误。请避免以下误区：
1. 报税过早
虽然你不应该延迟报税，但在收到所有必要表格之前就匆忙提交申报是自找麻烦。如果你在收到所有 W-2 或 1099 表格之前报税，你可能需要提交修正申报表（Amended Return）——这会增加复杂性并延迟你的退税。
解决方案： 等到 2 月初到 2 月中旬。到那时，大多数税务表格都应该已经寄达。根据去年的情况列出一份预期收到的表格清单，并确认你已备齐所有文件。
2. 计算错误
数学错误是最常见的错误之一，尤其是在纸质申报中。即使是简单的加减法错误也会延误处理速度。
解决方案： 使用电子方式报税。税务软件会自动计算总额，正确套用税率表，并在提交前标记潜在错误。出于这个原因，美国国税局（IRS）强烈建议进行电子申报。
3. 遗漏签名
未签名的纳税申报单是无效的，并 会被退回。
解决方案： 如果使用纸质申报，请在申报单上签名并注明日期。如果是夫妻联合申报，双方都必须签名。如果使用电子申报，请按照提示使用你上一年的调整后总收入（AGI）或 PIN 码进行电子签名。
4. 社会安全号码（SSN）错误或遗漏
SSN 错误会导致申报立即被拒绝。
解决方案： 根据实际的社会安全卡核对每一个 SSN。不要凭记忆。确保姓名拼写与卡片上显示的完全一致。
5. 选择错误的申报身份
你的申报身份会影响你的税率层级、标准扣除额以及获得抵免额的资格。
解决方案： 了解你的选择：
- 单身（未婚或法律上已分居）
- 夫妻联合申报（通常最有利）
- 夫妻分开申报（在特定情况下）
- 户主（未婚且有符合条件的被抚养人）
- 合格的生存配偶（过去两年内丧偶且有被抚养人）
如有疑问，请使用通过提问来确定你正确身份的税务软件。
6. 漏报收入
IRS 会收到你的 W-2、1099 和其他收入文件的副本。如果你在申报单中漏掉收入，他们会注意到。
解决方案： 将你的申报单与所有收入文件进行交叉对比。报告每一项收入，即使你没有收到金额较小的收入表格。
7. 银行直接存款信息不准确
输入错误的银行账号或路由号码（Routing Number）意味着你的退税将被延迟或发送到错误的账户。
解决方案： 直接从支票或你的银行应用程序中获取账号和路由号码。不要凭记忆。
何时寻求专业帮助
虽然许多纳税人可以成功地自行申报，但某些情况需要专业协助：
如果出现以下情况，请考虑聘请税务专业人士：
- 开始创业或成为自雇人士
- 买卖房地产
- 拥有复杂的投资（股票、加密货币、租赁房产）
- 收到大额遗产或赠与
- 结婚或离婚
- 发生重大生活变化（新生儿、成为看护人）
- 收到 IRS 通知或正接受审计
- 在多个州居住或工作
- 拥有海外收入或资产
合格的税务专业人士（如注册会计师 CPA、税务师 Enrolled Agent 或税务律师）可以帮助你处理复杂情况，发现你可能遗漏的扣除项，并确 保符合税务法规。
记录保留：税务文件应保存多久
报税完成后，不要立即销毁所有文件。IRS 有特定的准则：
至少保存 3 年：
- 你的纳税申报单
- W-2s 和 1099s
- 支持扣除和抵免的收据和记录
保存 7 年：
- 与坏账扣除或无价值证券相关的记录
永久保存：
- 与房产相关的记录（用于在出售时计算成本基准）
- 退休账户缴款的证明文件
尽早准备的好处
尽早开始税务准备工作具有多重优势：
更快的退税： 尽早进行电子申报（但在收到所有文件后）意味着你会更早收到退税，通常在 21 天内。
更多解决问题的时间： 如果你发现遗失文件或存在问题，你有时间解决它们而不会感到恐慌。
专业人士的档期更充裕： 如果你需要聘请税务专业人士，最优秀的那些人很快就会被预订一空。尽早准备可以让你有更好的选择。
减轻压力： 知道你的税务已经完成可以消除一个主要的焦虑源，让你把精力集中在其他重要事项上。
欺诈保护： 尽早报税可以降低税务身份盗用的风险，即犯罪分子利用你的信息提交虚假的申报单。
简化你的财务管理
在你整理税务文件时，你可能会注意到自己财务记录保存中的规律。无论你是追踪业务支出、管理多项收入流，还是仅仅想在全年保持更好的财务记录，拥有一个清晰的系统都会让报税季变得异常轻松。
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你的纳税申报清单：摘要
在准备申报时，请参考此快速核对清单：
开始之前：
- 申报单上每个人的社会安全号码 (SSN)
- 用于直接存款的银行账号和路由号码 (Routing numbers)
- 上年度的调整后总收入 (AGI) 和退税金额
收入证明文件：
- 所有 W-2 表格（需在 1 月 31 日前获得）
- 所有 1099 表格（NEC、MISC、K、INT、DIV、B、R、G 等）
- 自雇收入记录和收据
- 加密货币交易记录
- 失业救济金 (1099-G)
扣除项目证明文件：
- 抵押贷款利息 (1098 表格)
- 财产税账单
- 慈善捐赠收据
- 医疗费用收据
- 学生贷款利息 (1098-E 表格)
- 业务支出收据（针对自雇人士）
- 里程记录
- 家庭办公室费用计算
税收抵免：
- 教育支出 (1098-T 表格)
- 儿童看护服务商信息及费用
- 健康保险市场声明 (1095-A 表格)
- 退休金供款记录
请记住：
- 在 2026 年 4 月 15 日前申报（或在此日期前申请延期）
- 使用电子申报 (e-file) 以确保准确性和速度
- 记录至少保存 3 年
- 面对复杂情况，考虑寻求专业人士协助
结语
报税季并不一定令人望而生畏。有了这份全面的核对清单和系统化的文件整理方法，你就能从容地提交准确的申报单，并有可能实现退税最大化或欠税最小化。
现在就开始收集文件，建立一套适合自己的整理系统，并在 4 月截止日期前给自己留出充足的时间。未来的你会感谢现在的自己——而且你的退税到账时间可能比你预期的还要早。
来源：
