Посібник з бухгалтерського обліку в e-commerce, що дійсно відповідає способам оплати онлайн-продавців

Якщо ви продаєте товари онлайн, ваш бухгалтерський облік зовсім не схожий на облік у традиційному роздрібному магазині. Звичайний офлайн-магазин фіксує продаж, приймає готівку або оплату карткою та реєструє просту транзакцію. Продавець в e-commerce отримує виплату загальною сумою від Shopify або Amazon через два тижні після продажу, за вирахуванням комісій платформи, відрахувань за повернення, витрат на рекламу та оплату транспортних етикеток — усе це об’єднано в один депозит, який майже неможливо узгодити без належної системи.

Цей розрив між тим, як насправді працюють платежі в e-commerce, і тим, як пишеться більшість порад з бухгалтерії, створює реальні проблеми. Продавці неправильно звітують про доходи, пропускають комісії, що підлягають вирахуванню, і гарячково намагаються з'ясувати під час податкового сезону, що саме означає той депозит на суму $3 847,22 за минулий вівторок.

Цей посібник охоплює практики бухгалтерського обліку, які важливі саме для онлайн-продавців, а не загальні поради для малого бізнесу, просто перепаковані під брендом e-commerce.

Чому бухгалтерія в e-commerce відрізняється

Традиційна бухгалтерія передбачає простий потік: ви щось продаєте, отримуєте гроші, реєструєте продаж. E-commerce руйнує цю модель кількома способами.

Виплати загальною сумою замість окремих транзакцій

Коли Shopify платить вам, він не надсилає по одному депозиту за кожне замовлення. Він надсилає комбіновану виплату, що охоплює десятки або сотні замовлень, за вирахуванням комісій, повернень та коригувань. Amazon робить те саме за двотижневим циклом. Якщо ви записуєте цей депозит як "дохід", ви завищуєте свої продажі та приховуєте свої витрати.

Правильний підхід полягає в тому, щоб розбити кожну виплату на її складові: валові продажі, комісії платформи, повернення коштів, витрати на доставку та будь-які інші відрахування. Це вимагає більше зусиль на початковому етапі, але дає вам точні цифри для прийняття рішень.

Складність мультиканальності

Багато продавців працюють на кількох платформах одночасно — власний магазин на Shopify, Amazon, Etsy, Walmart Marketplace і, можливо, гуртові канали. Кожна платформа має власну структуру комісій, графік виплат і формат звітності. Без системи для консолідації цих даних ви отримаєте фрагментарну фінансову інформацію, яка не дає чіткої картини загального стану бізнесу.

Податок з продажів у різних юрисдикціях

Після рішення Верховного суду 2018 року у справі "South Dakota v. Wayfair", штати можуть вимагати від онлайн-продавців збирати податок з продажів навіть без фізичної присутності. Станом на 2026 рік майже всі штати США, де є податок з продажів, застосовують закони про економічний зв'язок (economic nexus). Це означає, що продавцю e-commerce може знадобитися збирати та перераховувати податок з продажів у десятках штатів, кожен з яких має різні ставки, винятки для товарів та періодичність звітування.

Зібраний податок з продажів не є доходом — це зобов'язання. Його правильний облік важливий як для точної фінансової звітності, так і для уникнення штрафів від державних податкових органів.

Оцінка запасів

Підприємствам e-commerce, які мають товарні запаси, потрібно точно відстежувати собівартість реалізованих товарів (COGS). Це не просто знання того, скільки ви заплатили постачальникам за товар. Сюди входить доставка на ваш склад, митні збори для імпортованих товарів та витрати на зберігання, якщо ви використовуєте послуги фулфілменту, такі як Amazon FBA.

Метод оцінки запасів, який ви обираєте — FIFO (першим прийшов — першим пішов), LIFO (останнім прийшов — першим пішов) або середньозважена вартість — впливає на ваш звітний прибуток і податкові зобов'язання. Оберіть один метод і застосовуйте його послідовно.

Налаштування вашого плану рахунків

Добре структурований план рахунків є основою корисної бухгалтерії. Для бізнесу в сфері e-commerce стандартний план рахунків потребує модифікації.

Рахунки доходів

Розділіть свій дохід за каналами:

• Продажі на Shopify
• Продажі на Amazon
• Продажі на Etsy
• Дохід від гуртових продажів

Такий поділ дозволяє побачити, які канали насправді є прибутковими після врахування їхніх відповідних комісій та витрат.

Собівартість реалізованої продукції

Розбийте СРП на значущі категорії:

• Вартість товару — що ви платите постачальникам за запаси
• Вхідна доставка — фрахт та доставка для отримання товарів на ваш склад
• Митні збори та мита — для імпортованих товарів
• Пакувальні матеріали — коробки, пакети, скотч, вкладки

Комісії платформ та витрати на продаж

Відстежуйте комісії за платформами:

• Комісії за транзакції Shopify
• Комісії продавця Amazon (реферальні комісії, комісії FBA, комісії за зберігання)
• Комісії Etsy за лістинг та транзакції
• Комісії платіжних систем (Stripe, PayPal)

Витрати на доставку

• Вихідна доставка — вартість доставки замовлень клієнтам
• Вартість зворотного доставлення — витрати на обробку повернень

Операційні витрати

Тут застосовуються стандартні категорії: маркетинг та реклама, підписки на програмне забезпечення, страхування, офісні витрати та професійні послуги.

Щомісячна бухгалтерська рутина

Послідовність важливіша за досконалість. Ось практична щомісячна рутина для продавців e-commerce.

Тиждень 1: Узгодження всіх виплат

Перегляньте кожну виплату з платформ за попередній місяць. Зіставте кожен депозит зі звітом про розрахунки платформи. Розбийте кожну виплату на валові продажі, комісії, повернення та чистий депозит. Якщо цифри не збігаються з вашими банківськими депозитами, з'ясуйте розбіжність, перш ніж рухатися далі.

Тиждень 2: Оновлення складських записів

Узгодьте дані інвентаризації з вашими записами. Врахуйте нові закупівлі, продані одиниці, отримані повернення, а також будь-який пошкоджений або втрачений інвентар. Розрахуйте собівартість реалізованих товарів (COGS) за місяць на основі фактично проданих одиниць та пов'язаних із ними витрат.

Тиждень 3: Категоризація витрат

Перегляньте всі бізнес-витрати та правильно розподіліть їх за категоріями. Зверніть особливу увагу на:

• Витрати на рекламу за платформами (Facebook/Meta, Google, Amazon PPC)
• Підписки на програмне забезпечення, які могли змінитися
• Виплати підрядникам за фотозйомку, копірайтинг або послуги віртуальних асистентів

Тиждень 4: Огляд та аналіз

Сформуйте звіт про прибутки та збитки (P&L) і проаналізуйте його. Ключові питання, на які слід відповісти:

• Яка ваша валова маржа за кожним каналом збуту?
• Яка тенденція витрат на рекламу у відсотках від доходу: вони зростають чи падають?
• Чи знаходиться рівень повернень у прийнятних межах?
• Чи достатньо у вас готівки для покриття наступного замовлення товару?

Поширені помилки в бухобліку для електронної комерції

Реєстрація виплат як доходу

Це найпоширеніша помилка, яка спотворює всі інші показники. Коли Amazon перераховує 10 000 доларів на ваш банківський рахунок, це не означає, що ваш дохід становить 10 000 доларів. Це можуть бути валові продажі на суму 14 000 доларів мінус 2 500 доларів комісій, 800 доларів повернень і 700 доларів витрат на доставку FBA. Якщо ви записуєте депозит як дохід, ваш облік занижує як реальні продажі, так і реальні витрати.

Ігнорування повернень, доки вони не накопичаться

Повернення потрібно фіксувати тоді, коли вони відбуваються, а не масово наприкінці кварталу. Кожне повернення впливає на ваш дохід, собівартість реалізованих товарів (якщо товар повертається на склад) і, можливо, на витрати на доставку. Відкладання цього процесу створює хаос, на розплутування якого йдуть години.

Змішування особистих та бізнес-фінансів

Це здається очевидним, але це напрочуд часто трапляється серед продавців електронної комерції, які починали свій бізнес як підробіток. Використання однієї кредитної картки як для особистих витрат, так і для закупівлі товару робить бухгалтерію в рази складнішою та створює ризики під час аудиту.

Відсутність обліку втрат інвентарю

Товари губляться на складах. Вироби приходять від постачальників пошкодженими. Amazon іноді втрачає одиниці товару у своїх центрах виконання замовлень. Якщо ви не відстежуєте втрати (shrinkage), ваші складські записи розходяться з реальністю, а розрахунки собівартості (COGS) стають ненадійними.

Пропуск витрат, що підлягають вирахуванню

Продавці часто пропускають законні податкові вирахування:

• Вирахування за домашній офіс, якщо ви працюєте з дому
• Витрати на фотозйомку продукції
• Зразки продукції, надіслані інфлюенсерам
• Витрати на виставки та конференції
• Бізнес-частка рахунків за інтернет та телефон
• Підписки на ПЗ (інструменти дизайну, аналітичні платформи, сервіси для створення лістингів)

Автоматизація: Що автоматизувати, а що перевіряти вручну

Автоматизація заощаджує час, але сліпа автоматизація створює сліпі плями. Ось де варто провести межу.

Автоматизуйте це

• Імпорт банківських виписок — дозвольте вашому бухгалтерському ПЗ автоматично підтягувати транзакції
• Категоризація регулярних витрат — навчіть систему розпізнавати та класифікувати постійні витрати
• Розрахунок податку з продажів — використовуйте спеціалізоване ПЗ для розрахунку ставок та подання звітності
• Синхронізація даних платформ — використовуйте конектори для отримання даних про розрахунки з Shopify, Amazon та інших платформ у вашу облікову систему

Перевіряйте вручну

• Незвичні транзакції — великі або одноразові операції, які можуть бути неправильно класифіковані
• Закономірності повернень — сплески повернень можуть вказувати на проблеми з якістю товару або описом у лістингу
• Зміни комісій — платформи регулярно коригують свої структури комісійних винагород
• Розбіжності в інвентарі — автоматизовані підрахунки можуть відхилятися від реального стану справ

Мета полягає в тому, щоб автоматизувати повторюване введення даних, залишаючи людський фактор для аналізу та прийняття рішень.

Дотримання вимог щодо податку з продажів для онлайн-продавців

Податок з продажів (Sales Tax) заслуговує на окремий розділ, оскільки саме тут продавці стикаються з найбільшим ризиком порушення законодавства.

Розуміння економічного нексусу (Economic Nexus)

Кожен штат встановлює власні пороги, після досягнення яких ви зобов'язані збирати податок з продажів. Типові пороги — це 100 000 доларів продажів або 200 транзакцій у межах штату протягом календарного року, хоча багато штатів знизили ці показники. Як тільки ви перетинаєте поріг, ви повинні зареєструватися, збирати та перераховувати податок з продажів у цьому штаті.

Оподатковуваність товарів

Не все оподатковується однаково скрізь. Одяг звільнений від податку в деяких штатах. Цифрові продукти мають різний режим оподаткування. Продукти харчування можуть оподатковуватися по-різному залежно від штату. Якщо ви продаєте товари різних категорій, вам потрібно знати правила для кожного типу продукту в кожному штаті, де у вас є нексус.

Частота подання звітності

Штати призначають періодичність подання звітності — щомісяця, щокварталу або щороку — залежно від обсягу ваших продажів у цьому штаті. Пропуск терміну подання звітності призводить до штрафів, навіть якщо ви не заборгували податків за цей період.

Практичний підхід

Для більшості продавців зі значними обсягами продажів спеціалізоване ПЗ для розрахунку податку з продажів є необхідністю, а не розкішшю. Ці інструменти інтегруються з вашими платформами, розраховують правильну ставку податку при оформленні замовлення та можуть автоматично подавати декларації у більшості штатів.

Коли звертатися за професійною допомогою

Самостійне ведення бухгалтерії добре працює для багатьох бізнесів, але є критичні моменти, коли професійна допомога окупається:

• Дохід перевищує 500 000 доларів — складність дотримання податкового законодавства в різних штатах та управління запасами на цьому рівні зазвичай виправдовує залучення фахівців
• Ви виходите на міжнародний ринок — транскордонні продажі додають питання ПДВ (VAT), митних зборів та трансфертного ціноутворення
• Ви розглядаєте зміну структури юридичної особи — перехід від індивідуального підприємця до LLC або корпорації типу S має податкові наслідки, які потребують професійних порад
• Ви шукаєте інвестиції або кредит — кредитори та інвестори вимагають фінансову звітність, підготовлену професіоналами
• Ви витрачаєте більше 10 годин на місяць на бухгалтерію — ваш час, ймовірно, має вищу цінність, якщо його витратити на розвиток бізнесу

Створіть свій фінансовий фундамент

Бухгалтерський облік в електронній комерції складний не тому, що складні самі концепції — він складний через те, що дані надходять із багатьох джерел у багатьох форматах. Продавці, які контролюють свої фінанси, — це ті, хто завчасно створює системи та послідовно їх підтримує, замість того, щоб гарячково наводити лад щокварталу.

Beancount.io пропонує текстовий бухгалтерський облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — кожна транзакція відстежується, кожна комісія класифікується, а всі зміни версіонуються, щоб ви могли точно простежити, як змінювалися ваші цифри з часом. Почніть безкоштовно та наведіть лад у фінансах своєї електронної комерції з першого ж дня.