Príručka účtovníctva pre e-commerce, ktorá skutočne zodpovedá spôsobu, akým dostávajú online predajcovia zaplatené

Ak predávate produkty online, vaše účtovníctvo vyzerá úplne inak ako v tradičnej kamennej predajni. Kamenný obchod zaeviduje predaj, prijme hotovosť alebo platbu kartou a zaznamená jednoduchú transakciu. Predajca v e-commerce dostane hromadnú platbu zo Shopify alebo Amazonu dva týždne po predaji, očistenú o poplatky platforme, zrážky za vrátenie tovaru, náklady na reklamu a poplatky za prepravné štítky – všetko zabalené do jediného vkladu, ktorý je takmer nemožné zosúladiť bez systému.

Tento rozpor medzi tým, ako platby v e-commerce v skutočnosti fungujú, a tým, ako je napísaná väčšina rád o účtovníctve, spôsobuje skutočné problémy. Predajcovia nesprávne vykazujú tržby, vynechávajú odpočítateľné poplatky a v čase daní sa snažia zistiť, čo vlastne ten vklad 3 847,22 USD z minulého utorka predstavuje.

Tento sprievodca sa zaoberá účtovnými postupmi, ktoré sú dôležité špecificky pre online predajcov – nie všeobecnými radami pre malé podniky prebalenými do e-commerce etikety.

Prečo je účtovníctvo v e-commerce iné

Tradičné účtovníctvo predpokladá jednoduchý tok: niečo predáte, dostanete zaplatené, zaznamenáte predaj. E-commerce tento model narúša niekoľkými spôsobmi.

Súhrnné výplaty namiesto jednotlivých transakcií

Keď vám Shopify vyplatí peniaze, neposiela jeden vklad na jednu objednávku. Posiela kombinovanú výplatu pokrývajúcu desiatky alebo stovky objednávok, zníženú o poplatky, refundácie a úpravy. Amazon robí to isté v dvojtýždňovom cykle. Ak tento vklad zaznamenáte ako „tržbu“, nadhodnocujete svoje predaje a skrývate svoje náklady.

Správnym prístupom je rozdeliť každú výplatu na jej zložky: hrubé tržby, poplatky platforme, vrátenie peňazí, náklady na dopravu a akékoľvek iné zrážky. Vyžaduje to viac práce na začiatku, ale poskytuje vám to presné čísla, na základe ktorých sa môžete rozhodovať.

Komplexnosť viacerých kanálov

Mnoho predajcov pôsobí na viacerých platformách súčasne – vlastný e-shop na Shopify, Amazon, Etsy, Walmart Marketplace a prípadne veľkoobchodné kanály. Každá platforma má vlastnú štruktúru poplatkov, harmonogram výplat a formát reportov. Bez systému na ich konsolidáciu skončíte s roztrieštenými finančnými údajmi, ktoré vám nedávajú jasný obraz o celkovom zdraví podniku.

Daň z predaja v rôznych jurisdikciách

Po rozhodnutí Najvyššieho súdu v prípade South Dakota v. Wayfair z roku 2018 môžu štáty vyžadovať od online predajcov výber dane z predaja aj bez fyzickej prítomnosti. Od roku 2026 takmer všetky štáty USA s daňou z predaja uplatňujú zákony o ekonomickom nexe. To znamená, že e-commerce predajca môže potrebovať vyberať a odvádzať daň z predaja v desiatkach štátov, pričom každý z nich má iné sadzby, výnimky na produkty a frekvenciu podávania priznaní.

Vybratá daň z predaja nie je výnosom – je to záväzok. Jej správne zaúčtovanie je dôležité pre presné finančné výkazy aj pre vyhnutie sa sankciám zo strany štátnych daňových úradov.

Oceňovanie zásob

E-commerce podniky, ktoré držia zásoby, musia presne sledovať náklady na predaný tovar (COGS). Nie je to len o tom, čo ste za produkty zaplatili. Zahŕňa to dopravu do vášho skladu, clá pri dovoze a náklady na skladovanie, ak využívate služby ako Amazon FBA.

Metóda oceňovania zásob, ktorú si zvolíte – FIFO (prvý dnu, prvý von), LIFO (posledný dnu, prvý von) alebo vážený priemer – ovplyvňuje vaše vykázané zisky a daňovú povinnosť. Vyberte si jednu metódu a aplikujte ju konzistentne.

Nastavenie účtovnej osnovy

Dobre štruktúrovaná účtovná osnova je základom užitočného účtovníctva. Pre e-commerce podniky potrebuje štandardná osnova úpravy.

Výnosové účty

Rozdeľte svoje výnosy podľa kanálov:

• Tržby Shopify
• Tržby Amazon
• Tržby Etsy
• Veľkoobchodné výnosy

Toto rozdelenie vám umožní vidieť, ktoré kanály sú skutočne ziskové po zohľadnení ich príslušných poplatkov a nákladov.

Náklady na predaný tovar (COGS)

Rozdeľte COGS do zmysluplných kategórií:

• Náklady na produkt – Čo platíte dodávateľom za zásoby
• Prichádzajúca preprava – Doprava a prepravné na presun produktov do vášho skladu
• Clá a poplatky – Pre dovážaný tovar
• Obalový materiál – Krabice, obálky, pásky, vložky

Poplatky platforme a predajné náklady

Sledujte poplatky podľa platformy:

• Transakčné poplatky Shopify
• Poplatky predajcu Amazon (sprostredkovateľské poplatky, poplatky FBA, poplatky za skladovanie)
• Poplatky za zalistovanie a transakcie na Etsy
• Poplatky za spracovanie platieb (Stripe, PayPal)

Prepravné náklady

• Odchádzajúca preprava – Náklady na odoslanie objednávok zákazníkom
• Vratná preprava – Náklady na spracovanie vráteného tovaru

Prevádzkové náklady

Tu platia štandardné kategórie: marketing a reklama, predplatné softvéru, poistenie, kancelárske potreby a odborné služby.

Mesačná účtovná rutina

Konzistentnosť je dôležitejšia ako dokonalosť. Tu je praktická mesačná rutina pre e-commerce predajcov.

1. týždeň: Zosúladenie všetkých výplat

Prejdite každú výplatu z platformy za predchádzajúci mesiac. Priraďte každý vklad k správe o zúčtovaní (settlement report) danej platformy. Rozdeľte každú výplatu na hrubé tržby, poplatky, refundácie a čistý vklad. Ak čísla nesúhlasia s vkladmi vo vašej banke, pred pokračovaním preskúmajte nezrovnalosť.

2. týždeň: Aktualizácia skladových záznamov

Zosúlaďte svoje stavy zásob so svojimi záznamami. Započítajte nové nákupy, predané kusy, prijaté vrátené tovary a akékoľvek poškodené alebo stratené zásoby. Vypočítajte svoje náklady na predaný tovar (COGS) za daný mesiac na základe skutočne predaných jednotiek a ich súvisiacich nákladov.

3. týždeň: Kategorizácia výdavkov

Skontrolujte všetky obchodné výdavky a správne ich kategorizujte. Venujte osobitnú pozornosť:

• Výdavkom na reklamu podľa platformy (Facebook/Meta, Google, Amazon PPC)
• Softvérovým predplatným, ktoré sa mohli zmeniť
• Platbám dodávateľom za fotografovanie, copywriting alebo virtuálnych asistentov

4. týždeň: Kontrola a analýza

Vygenerujte si výkaz ziskov a strát a skontrolujte ho. Kľúčové otázky na zodpovedanie:

• Aká je vaša hrubá marža podľa kanála?
• Majú vaše náklady na reklamu ako percento z výnosov stúpajúcu alebo klesajúcu tendenciu?
• Je miera vrátenia tovaru v prijateľných medziach?
• Máte dostatok hotovosti na pokrytie ďalšej objednávky zásob?

Časté chyby v účtovníctve e-shopov

Zaznamenávanie výplat ako výnosov

Toto je najčastejšia chyba, ktorá ovplyvňuje všetko ostatné. Keď vám Amazon vloží na bankový účet 10 000 $, nejde o výnos vo výške 10 000 $. Môže to predstavovať 14 000$ v hrubom predaji mínus 2 500 $na poplatkoch, 800$ za vrátenie peňazí a 700 $ na nákladoch na dopravu FBA. Ak vklad zaevidujete ako výnos, vaše účtovníctvo podhodnocuje váš skutočný predaj aj skutočné náklady.

Ignorovanie vráteného tovaru, kým sa nenakopí

Vrátenie tovaru je potrebné zaznamenávať v momente, keď k nemu dôjde, nie hromadne na konci štvrťroka. Každé vrátenie ovplyvňuje vaše výnosy, vaše COGS (ak sa položka vráti do zásob) a potenciálne aj vaše náklady na dopravu. Odkladanie tohto úkonu vytvára chaos, ktorého rozuzlenie trvá hodiny.

Miešanie osobných a firemných financií

Zdá sa to ako základ, ale je to prekvapivo bežné u predajcov v e-commerce, ktorí začali svoje podnikanie ako vedľajšie projekty. Používanie jednej kreditnej karty na osobné obedy aj nákupy zásob robí účtovníctvo exponenciálne náročnejším a predstavuje riziko počas auditu.

Nesledovanie úbytku zásob (manka)

Produkty sa v skladoch strácajú. Položky prichádzajú od dodávateľov poškodené. Amazon občas stratí kusy vo svojich centrách plnenia. Ak nesledujete úbytok zásob, vaše skladové záznamy sa začnú rozchádzať s realitou a vaše výpočty COGS sa stanú nespoľahlivými.

Prehliadanie daňovo uznateľných výdavkov

Predajcovia v e-commerce často vynechávajú legitímne odpočty:

• Odpočet na domácu kanceláriu (home office), ak pracujete z domu
• Náklady na fotografovanie produktov
• Vzorky produktov zaslané influencerom
• Výdavky na veľtrhy a konferencie
• Časť účtov za internet a telefón používaná na podnikanie
• Softvérové predplatné (nástroje na dizajn, analytické platformy, nástroje na zalistovanie tovaru)

Automatizácia: Čo automatizovať a čo kontrolovať manuálne

Automatizácia šetrí čas, ale slepá automatizácia vytvára slepé miesta. Tu je hranica, ktorú by ste mali stanoviť.

Automatizujte tieto oblasti

• Importy bankových pohybov – Nechajte váš účtovný softvér automaticky sťahovať transakcie
• Kategorizácia pravidelných výdavkov – Naučte váš systém rozpoznávať a kategorizovať pravidelné výdavky
• Výpočet dane z predaja – Použite špecializovaný softvér na daň z predaja na správu sadzieb a podávanie priznaní
• Synchronizácia údajov z platforiem – Použite konektory na sťahovanie údajov o vyúčtovaní (settlement data) zo Shopify, Amazonu a iných platforiem do vášho účtovného systému

Kontrolujte manuálne tieto oblasti

• Nezvyčajné transakcie – Veľké alebo jednorazové transakcie, ktoré by mohli byť nesprávne kategorizované
• Vzorce vrátenia peňazí – Nárasty vo vrátení tovaru môžu naznačovať problémy s kvalitou produktu alebo popisom ponuky
• Zmeny poplatkov – Platformy pravidelne upravujú svoje štruktúry poplatkov
• Nezrovnalosti v zásobách – Automatizované stavy sa môžu odchýliť od reality

Cieľom je automatizovať opakujúce sa zadávanie údajov a zároveň ponechať ľudský úsudok v procese analýzy.

Súlad s predpismi o dani z predaja pre online predajcov

Daň z predaja si zaslúži vlastnú časť, pretože práve tu čelia predajcovia v e-commerce najväčšiemu riziku v oblasti dodržiavania predpisov.

Pochopenie ekonomického nexusu

Každý štát si stanovuje vlastné limity pre to, kedy ste povinní vyberať daň z predaja. Bežné limity sú 100 000 $ v predajoch alebo 200 transakcií v rámci štátu počas kalendárneho roka, hoci mnohé štáty tieto hranice znížili. Akonáhle prekročíte limit, musíte sa v danom štáte zaregistrovať, vyberať a odvádzať daň z predaja.

Zdaniteľnosť produktov

Nie všetko je zdaniteľné všade. Oblečenie je v niektorých štátoch oslobodené od dane. Digitálne produkty majú rôzne zaobchádzanie. Potraviny môžu byť zdanené odlišne v závislosti od štátu. Ak predávate v rôznych kategóriách, musíte poznať pravidlá pre každý typ produktu v každom štáte, kde máte nexus.

Periodicita podávania priznaní

Štáty určujú frekvenciu podávania priznaní – mesačne, štvrťročne alebo ročne – na základe vášho objemu predaja v danom štáte. Zmeškanie termínu na podanie priznania vedie k sankciám, aj keď za dané obdobie nedlhujete žiadnu daň.

Praktický prístup

Pre väčšinu predajcov v e-commerce s významným objemom predaja je špecializovaný softvér na daň z predaja nevyhnutnosťou, nie luxusom. Tieto nástroje sa integrujú s vašimi e-commerce platformami, vypočítajú správnu sadzbu dane pri pokladni a vo väčšine štátov dokážu automaticky podávať priznania.

Kedy vyhľadať odbornú pomoc

Vedenie účtovníctva svojpomocne funguje dobre pre mnohé firmy v e-commerce, ale existujú zlomové body, kedy sa odborná pomoc vyplatí:

• Výnosy presahujú 500 000 $ – Zložitosť dodržiavania daňových predpisov vo viacerých štátoch a správa zásob zvyčajne odôvodňujú profesionálnu podporu na tejto úrovni
• Expandujete medzinárodne – Cezhraničný predaj prináša otázky DPH (VAT), ciel a transferového oceňovania
• Zvažujete novú štruktúru subjektu – Prechod zo živnosti na s.r.o. alebo inú formu má daňové dôsledky, ktoré si vyžadujú odborné poradenstvo
• Hľadáte investíciu alebo pôžičku – Veritelia a investori vyžadujú profesionálne pripravené účtovné závierky
• Vedením účtovníctva trávite viac ako 10 hodín mesačne – Váš čas má pravdepodobne vyššiu hodnotu pri rozvoji podnikania

Vybudujte si svoje finančné základy

E-commerce účtovníctvo nie je zložité preto, že by boli jeho koncepty náročné – je zložité preto, že údaje pochádzajú z toľkých zdrojov a v toľkých formátoch. Predajcovia, ktorí majú svoje financie pod kontrolou, sú tí, ktorí si systémy vybudujú včas a konzistentne ich udržiavajú, namiesto toho, aby každý štvrťrok horúčkovito doháňali resty.

Beancount.io poskytuje účtovníctvo v textovom formáte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – každá transakcia je sledovaná, každý poplatok kategorizovaný a všetko je pod kontrolou verzií, takže môžete presne vysledovať, ako sa vaše čísla v priebehu času menili. Začnite zadarmo a vneste poriadok do svojich e-commerce financií od prvého dňa.