Наръчник по счетоводство за електронна търговия, който наистина съответства на начина, по който онлайн продавачите получават плащания

Ако продавате продукти онлайн, вашето счетоводство не прилича по нищо на това на традиционен магазин за търговия на дребно. Един физически магазин отчита продажба, събира пари в брой или плащане с карта и записва директна транзакция. Продавачът в електронната търговия получава еднократно изплащане на обща сума от Shopify или Amazon две седмици след продажбата, минус таксите на платформата, удръжките за възстановяване на средства, разходите за реклама и таксите за транспортни етикети — всичко това е групирано в един депозит, който е почти невъзможно да бъде изравнен без система.

Тази разлика между начина, по който действително работят плащанията в електронната търговия, и начина, по който са написани повечето съвети за счетоводство, причинява реални проблеми. Продавачите отчитат погрешно приходите си, пропускат подлежащи на приспадане такси и се затрудняват по време на данъчната кампания да разберат какво всъщност представлява онзи депозит от $3,847.22 от миналия вторник.

Това ръководство обхваща счетоводните практики, които са важни конкретно за онлайн продавачите — а не общи съвети за малкия бизнес, преопаковани с етикет „електронна търговия“.

Защо счетоводството в електронната търговия е различно

Традиционното счетоводство предполага прост поток: продавате нещо, плащат ви, записвате продажбата. Електронната търговия нарушава този модел по няколко начина.

Изплащания на общи суми вместо индивидуални транзакции

Когато Shopify ви плаща, платформата не изпраща по един депозит за всяка поръчка. Тя изпраща комбинирано плащане, обхващащо десетки или стотици поръчки, минус такси, възстановявания и корекции. Amazon прави същото на двуседмичен цикъл. Ако запишете този депозит като „приход“, вие надценявате продажбите си и криете разходите си.

Правилният подход е да разделите всяко изплащане на неговите компоненти: брутни продажби, такси на платформата, възстановявания, разходи за доставка и всякакви други удръжки. Това изисква повече работа предварително, но ви дава точни числа, въз основа на които да вземате решения.

Сложност при множество канали за продажба

Много продавачи работят на няколко платформи едновременно — техен собствен магазин в Shopify, Amazon, Etsy, Walmart Marketplace и евентуално канали на едро. Всяка платформа има своя собствена структура на таксите, график на плащанията и формат на отчитане. Без система за консолидиране на тези данни, завършвате с фрагментирана финансова информация, която не ви дава ясна представа за цялостното състояние на бизнеса.

Данък върху продажбите в различни юрисдикции

След решението на Върховния съд от 2018 г. по делото South Dakota срещу Wayfair, щатите могат да изискват от онлайн продавачите да събират данък върху продажбите дори без физическо присъствие. Към 2026 г. почти всички щати в САЩ с данък върху продажбите прилагат закони за икономическа свързаност (economic nexus). Това означава, че един онлайн продавач може да се наложи да събира и внася данък върху продажбите в десетки щати, всеки с различни ставки, изключения за продукти и честота на подаване на декларации.

Събраният данък върху продажбите не е приход — той е пасив (задължение). Правилното му отчитане е важно както за точните финансови отчети, така и за избягване на санкции от държавните данъчни органи.

Оценка на инвентара

Бизнесите в електронната търговия, които държат инвентар, трябва да проследяват точно себестойността на продадените стоки (COGS). Това не е само знанието за това колко сте платили за продуктите. То включва доставката до вашия склад, митата за внесени стоки и разходите за съхранение, ако използвате услуги за изпълнение като Amazon FBA.

Методът за оценка на инвентара, който избирате — FIFO (първи влязъл, първи излязъл), LIFO (последен влязъл, първи излязъл) или среднопретеглена стойност — влияе върху отчетената печалба и данъчните задължения. Изберете един метод и го прилагайте последователно.

Настройване на вашия сметкоплан

Добре структурираният сметкоплан е основата на полезното счетоводство. За бизнесите в електронната търговия стандартният сметкоплан се нуждае от модификация.

Приходни сметки

Разделете приходите си по канали:

• Продажби в Shopify
• Продажби в Amazon
• Продажби в Etsy
• Приходи на едро

Това разделяне ви позволява да видите кои канали всъщност са печеливши след отчитане на съответните им такси и разходи.

Себестойност на продадените стоки (COGS)

Разделете COGS на смислени категории:

• Цена на продукта — Това, което плащате на доставчиците за инвентар
• Входящ транспорт — Навло и доставка за получаване на продуктите във вашия склад
• Мита и такси — За внесени стоки
• Опаковъчни материали — Кутии, пликове, тиксо, вложки

Такси на платформата и разходи за продажба

Проследявайте таксите по платформи:

• Транзакционни такси на Shopify
• Такси за продавач в Amazon (реферални такси, такси за FBA, такси за съхранение)
• Такси за обяви и транзакции в Etsy
• Такси за обработка на плащания (Stripe, PayPal)

Разходи за доставка

• Изходящ транспорт — Разходи за доставка на поръчки до клиенти
• Транспорт при връщане — Разходи за обработка на върнати стоки

Оперативни разходи

Тук се прилагат стандартни категории: маркетинг и реклама, софтуерни абонаменти, застраховка, офис консумативи и професионални услуги.

Месечната рутина в счетоводството

Постоянството е по-важно от съвършенството. Ето една практична месечна рутина за онлайн продавачи.

Седмица 1: Равняване на всички изплащания

Прегледайте всяко изплащане от платформи за предходния месец. Сверете всеки депозит с отчета за сетълмент на съответната платформа. Разделете всяко плащане на брутни продажби, такси, възстановявания и нетен депозит. Ако числата не съвпадат с вашите банкови депозити, проучете несъответствието, преди да продължите.

Седмица 2: Обновяване на записите за инвентара

Равнете вашите инвентарни наличности с вашите записи. Отчетете новите покупки, продадените единици, получените рекламации, както и всеки повреден или изгубен инвентар. Изчислете себестойността на продажбите (COGS) за месеца въз основа на действително продадените единици и свързаните с тях разходи.

Седмица 3: Категоризиране на разходите

Прегледайте всички бизнес разходи и ги категоризирайте правилно. Обърнете специално внимание на:

• Разходи за реклама по платформи (Facebook/Meta, Google, Amazon PPC)
• Софтуерни абонаменти, които може да са се променили
• Плащания към изпълнители за фотография, копирайтинг или виртуални асистенти

Седмица 4: Преглед и анализ

Генерирайте своя отчет за приходите и разходите и го прегледайте. Ключови въпроси, на които трябва да отговорите:

• Какъв е вашият брутен марж по канали?
• Тенденцията при разходите ви за реклама като процент от приходите нагоре ли е или надолу?
• В приемливи граници ли е процентът на върнатите стоки?
• Имате ли достатъчно пари в наличност, за да покриете следващата си поръчка на инвентар?

Чести грешки при счетоводството в електронната търговия

Записване на преводите (Payouts) като приходи

Това е най-честата грешка и тя засяга всичко останало. Когато Amazon депозира $10,000 в банковата ви сметка, това не са $10,000 приходи. То може да представлява $14,000 брутни продажби минус $2,500 такси, $800 възстановявания и $700 разходи за доставка чрез FBA. Ако запишете депозита като приход, вашите записи ще подценят както действителните ви продажби, така и действителните ви разходи.

Игнориране на върнатите стоки, докато не се натрупат

Върнатите стоки трябва да се записват в момента на възникване, а не накуп в края на тримесечието. Всяко връщане засяга вашите приходи, вашата себестойност (COGS) (ако артикулът се върне в инвентара) и потенциално вашите разходи за доставка. Отлагането на това създава хаос, чието разплитане отнема часове.

Смесване на лични и бизнес финанси

Това изглежда елементарно, но е изненадващо често срещано сред продавачите в електронната търговия, които са започнали бизнеса си като страничен проект. Използването на една кредитна карта както за лични обеди, така и за покупки на инвентар, прави счетоводството експоненциално по-трудно и създава риск при одит.

Неследене на липсите в инвентара (Shrinkage)

Продукти се губят в складовете. Артикули пристигат повредени от доставчици. Amazon понякога губи единици в своите центрове за изпълнение. Ако не следите липсите, вашите записи за инвентара ще се разминават с реалността, а изчисленията ви за себестойността на продажбите (COGS) ще станат ненадеждни.

Пропускане на разходи, подлежащи на данъчно приспадане

Продавачите в електронната търговия често пропускат легитимни данъчни облекчения:

• Данъчно облекчение за домашен офис, ако работите от вкъщи
• Разходи за продуктова фотография
• Мостри на продукти, изпратени на инфлуенсъри
• Разходи за търговски изложения и конференции
• Бизнес частта от сметките за интернет и телефон
• Софтуерни абонаменти (инструменти за дизайн, платформи за анализи, инструменти за листване)

Автоматизация: Какво да автоматизирате и какво да преглеждате ръчно

Автоматизацията спестява време, но сляпата автоматизация създава „слепи петна“. Ето къде да поставите границата.

Автоматизирайте тези дейности

• Импортиране на банкови извлечения — Позволете на вашия счетоводен софтуер да изтегля транзакциите автоматично
• Категоризиране на повтарящи се разходи — Научете системата си да разпознава и категоризира редовните разходи
• Изчисляване на данък върху продажбите — Използвайте специализиран софтуер за данък върху продажбите, за да управлявате ставките и подаването на декларации
• Синхронизиране на данни от платформи — Използвайте конектори за извличане на данни за сетълменти от Shopify, Amazon и други платформи във вашата счетоводна система

Преглеждайте тези дейности ръчно

• Необичайни транзакции — Големи или еднократни транзакции, които може да са погрешно категоризирани
• Модели на възстановяване на суми — Скоковете в рекламациите могат да показват проблеми с качеството на продукта или листването
• Промени в таксите — Платформите редовно коригират структурите на своите такси
• Несъответствия в инвентара — Автоматизираните наличности могат да се отклонят от реалността

Целта е да се автоматизира повтарящото се въвеждане на данни, като същевременно се запази човешката преценка в цикъла на анализ.

Спазване на данъчното законодателство (Sales Tax) за онлайн продавачи

Данъкът върху продажбите заслужава отделен раздел, тъй като там продавачите в електронната търговия са изложени на най-голям риск от несъответствие.

Разбиране на икономическия нексус (Economic Nexus)

Всеки щат определя свои собствени прагове за това кога сте длъжни да събирате данък върху продажбите. Често срещаните прагове са $100,000 продажби или 200 транзакции в щата през календарната година, въпреки че много щати са намалили тези нива. След като преминете даден праг, трябва да се регистрирате, да събирате и да превеждате данък върху продажбите в този щат.

Облагаемост на продуктите

Не всичко е облагаемо навсякъде. Облеклото е освободено в някои щати. Дигиталните продукти се третират по различен начин. Хранителните стоки могат да се облагат по различен начин в зависимост от щата. Ако продавате в различни категории, трябва да познавате правилата за всеки тип продукт във всеки щат, където имате нексус.

Честота на подаване на декларации

Щатите определят честота на подаване — месечно, тримесечно или годишно — въз основа на обема на продажбите ви в този щат. Пропускането на крайния срок води до санкции, дори ако не дължите данък за този период.

Практичен подход

За повечето продавачи в електронната търговия със значителен обем, специализираният софтуер за данък върху продажбите е необходимост, а не лукс. Тези инструменти се интегрират с вашите платформи за електронна търговия, изчисляват правилната данъчна ставка при плащане и могат автоматично да подават декларации в повечето щати.

Кога да потърсите професионална помощ

Самостоятелното счетоводство работи добре за много бизнеси в електронната търговия, но има преломни моменти, в които професионалната помощ се изплаща:

• Приходите надвишават $500,000 — Сложността на спазването на данъчното законодателство в множество щати и управлението на инвентара обикновено оправдават професионалната подкрепа на това ниво
• Разширявате дейността си в международен мащаб — Трансграничните продажби въвеждат ДДС, мита и съображения за трансферно ценообразуване
• Обмисляте нова структура на юридическото лице — Преминаването от едноличен търговец към LLC или S corp има данъчни последици, които изискват професионални насоки
• Търсите инвестиция или заем — Кредиторите и инвеститорите изискват професионално изготвени финансови отчети
• Прекарвате повече от 10 часа на месец в счетоводство — Вашето време вероятно има по-висока стойност, ако бъде вложено в развитието на бизнеса

Изградете своята финансова основа

Счетоводството за електронна търговия не е сложно, защото концепциите са трудни – то е сложно, защото данните идват от толкова много източници в толкова много формати. Търговците, които владеят финансите си, са тези, които изграждат системи навреме и ги поддържат последователно, вместо да се впускат в паническо наваксване всяко тримесечие.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни – всяка транзакция се проследява, всяка такса е категоризирана и всичко е под контрол на версиите, за да можете да проследите точно как са се променили стойностите ви във времето. Започнете безплатно и внесете ред във финансите на своя онлайн бизнес още от първия ден.