La guia de comptabilitat per a comerç electrònic que realment s'ajusta a com cobren els venedors en línia
Si veniu productes en línia, la vostra comptabilitat no s'assembla en res a la d'una botiga minorista tradicional. Una botiga física registra una venda, cobra en efectiu o amb targeta i anota una transacció senzilla. Un venedor d'e-commerce rep un pagament global de Shopify o Amazon dues setmanes després de la venda, menys les comissions de la plataforma, les deduccions per devolucions, els costos publicitaris i els càrrecs per etiquetes d'enviament; tot plegat agrupat en un sol dipòsit que és gairebé impossible de conciliar sense un sistema.
Aquesta escletxa entre com funcionen realment els pagaments d'e-commerce i com s'escriuen la majoria dels consells comptables provoca problemes reals. Els venedors declaren els ingressos de manera incorrecta, perden comissions deduïbles i es desesperen en el moment de pagar impostos per esbrinar què representa realment aquell dipòsit de 3.847,22 $ del dimarts passat.
Aquesta guia cobreix les pràctiques comptables que importen específicament als venedors en línia, no els consells genèrics per a petites empreses reempaquetats amb una etiqueta d'e-commerce.
Per què la comptabilitat de l'e-commerce és diferent
La comptabilitat tradicional assumeix un flux senzill: vens alguna cosa, et paguen, registres la venda. L'e-commerce trenca aquest model de diverses maneres.
Pagaments globals en lloc de transaccions individuals
Quan Shopify us paga, no envia un dipòsit per comanda. Envia un pagament combinat que cobreix desenes o centenars de comandes, menys comissions, devolucions i ajustos. Amazon fa el mateix en un cicle quinzenal. Si registreu aquest dipòsit com a "ingressos", esteu sobreestimant les vendes i amagant els vostres costos.
L'enfocament correcte és desglossar cada pagament en els seus components: vendes brutes, comissions de la plataforma, devolucions, costos d'enviament i qualsevol altra deducció. Això requereix més feina inicial, però us proporciona xifres precises per prendre decisions.
Complexitat multicanal
Molts venedors operen a través de diverses plataformes simultàniament: la seva pròpia botiga Shopify, Amazon, Etsy, Walmart Marketplace i, possiblement, canals a l'engròs. Cada plataforma té la seva pròpia estructura de comissions, calendari de pagaments i format d'informes. Sense un sistema per consolidar-los, acabeu amb dades financeres fragmentades que no us donen una imatge clara de la salut general del negoci.
Impost sobre les vendes en diverses jurisdiccions
Després de la decisió del Tribunal Suprem de 2018 en el cas South Dakota contra Wayfair, els estats poden exigir als venedors en línia que recaptin l'impost sobre les vendes (sales tax) fins i tot sense una presència física. A partir del 2026, gairebé tots els estats dels EUA amb impost sobre les vendes apliquen lleis de nexe econòmic. Això significa que un venedor d'e-commerce podria haver de recaptar i remetre impostos en desenes d'estats, cadascun amb tipus impositius, exempcions de productes i freqüències de presentació diferents.
L'impost sobre les vendes recaptat no són ingressos, és un passiu. Registrar-lo correctament és important tant per a uns estats financers precisos com per evitar sancions de les autoritats fiscals estatals.
Valoració de l'inventari
Les empreses d'e-commerce que tenen inventari han de fer un seguiment precís del cost de les mercaderies venudes (COGS). No es tracta només de saber què vau pagar pels productes. Inclou l'enviament al vostre magatzem, els aranzels duaners per als productes importats i els costos d'emmagatzematge si utilitzeu serveis logístics com Amazon FBA.
El mètode de valoració d'inventari que trieu —FIFO (primera entrada, primera sortida), LIFO (última entrada, primera sortida) o mitjana ponderada— afecta els vostres beneficis declarats i la vostra responsabilitat fiscal. Trieu un mètode i apliqueu-lo de manera consistent.
Configuració del vostre pla de comptes
Un pla de comptes ben estructurat és el fonament d'una comptabilitat útil. Per a les empreses d'e-commerce, el pla de comptes estàndard necessita modificacions.
Comptes d'ingressos
Separeu els vostres ingressos per canal:
- Vendes Shopify
- Vendes Amazon
- Vendes Etsy
- Ingressos a l'engròs
Aquesta separació us permet veure quins canals són realment rendibles després de comptabilitzar les seves respectives comissions i costos.
Cost de les mercaderies venudes
Desglosseu el COGS en categories significatives:
- Cost del producte: el que pagueu als proveïdors per l'inventari.
- Enviament d'entrada: transport i enviament per portar els productes al vostre magatzem.
- Duanes i aranzels: per a mercaderies importades.
- Materials d'embalatge: caixes, sobres, cinta, fullets.
Comissions de plataforma i despeses de venda
Feu un seguiment de les comissions per plataforma:
- Comissions de transacció de Shopify
- Comissions de venedor d'Amazon (comissions de referència, comissions d'FBA, comissions d'emmagatzematge)
- Comissions de llistat i transacció d'Etsy
- Comissions de processament de pagaments (Stripe, PayPal)
Despeses d'enviament
- Enviament de sortida: cost d'enviar les comandes als clients.
- Enviament de devolucions: cost de processar les devolucions.
Despeses d'explotació
Aquí s'apliquen les categories estàndard: màrqueting i publicitat, subscripcions de programari, assegurances, material d'oficina i serveis professionals.
La rutina comptable mensual
La consistència importa més que la perfecció. Aquí teniu una rutina mensual pràctica per als venedors d'e-commerce.
Setmana 1: Conciliar tots els pagaments
Reviseu cada pagament de la plataforma del mes anterior. Feu coincidir cada dipòsit amb l'informe de liquidació de la plataforma. Desglosseu cada pagament en vendes brutes, comissions, devolucions i dipòsit net. Si les xifres no coincideixen amb els vostres dipòsits bancaris, investigueu la discrepància abans de continuar.
Setmana 2: Actualització dels registres d'inventari
Concilieu els recomptes d'inventari amb els vostres registres. Tingueu en compte les noves compres, les unitats venudes, les devolucions rebudes i qualsevol inventari danyat o perdut. Calculeu el vostre cost de les vendes (COGS) del mes basant-vos en les unitats reals venudes i els seus costos associats.
Setmana 3: Categorització de despeses
Reviseu totes les despeses del negoci i categoritzeu-les correctament. Pareu especial atenció a:
- Despesa publicitària per plataforma (Facebook/Meta, Google, Amazon PPC)
- Subscripcions de programari que hagin pogut canviar
- Pagaments a col·laboradors externs per fotografia, redacció de continguts o assistents virtuals
Setmana 4: Revisió i anàlisi
Genereu el vostre compte de pèrdues i guanys i reviseu-lo. Preguntes clau per respondre:
- Quin és el vostre marge brut per canal?
- Els vostres costos publicitaris com a percentatge dels ingressos tenen una tendència a l'alça o a la baixa?
- La vostra taxa de devolucions es manté dins de límits acceptables?
- Teniu prou efectiu per cobrir la propera comanda d'inventari?
Errors comuns de comptabilitat en el comerç electrònic
Registrar les liquidacions com a ingressos
Aquest és l'error més comú i repercuteix en tota la resta. Quan Amazon diposita 10.000 d'ingressos. Podrien representar 14.000 en comissions, 800 en costos d'enviament FBA. Si registreu el dipòsit com a ingressos, els vostres llibres infravaloren tant les vendes reals com els costos reals.
Ignorar les devolucions fins que s'acumulen
Les devolucions s'han de registrar quan es produeixen, no en un lot a finals de trimestre. Cada devolució afecta els vostres ingressos, el vostre cost de les vendes (si l'article torna a l'inventari) i, potencialment, els costos d'enviament. Endarrerir-ho crea un desordre que triga hores a resoldre's.
Barrejar les finances personals i les del negoci
Això sembla bàsic, però és sorprenentment comú entre els venedors de comerç electrònic que van començar els seus negocis com a projectes paral·lels. Utilitzar una única targeta de crèdit tant per a àpats personals com per a compres d'inventari fa que la comptabilitat sigui exponencialment més difícil i genera riscos durant una auditoria.
No fer el seguiment de les mermes d'inventari
Els productes es perden als magatzems. Els articles arriben danyats dels proveïdors. Amazon perd unitats de tant en tant als seus centres de distribució. Si no feu el seguiment de la merma, els vostres registres d'inventari divergirien de la realitat i els càlculs del cost de les vendes deixarien de ser fiables.
Passar per alt les despeses deduïbles
Els venedors de comerç electrònic sovint perden deduccions legítimes:
- Deducció per treball a domicili si treballeu des de casa
- Costos de fotografia de producte
- Mostres de producte enviades a influencers
- Despeses de fires comercials i conferències
- Part proporcional de les factures d'internet i telèfon per a ús professional
- Subscripcions de programari (eines de disseny, plataformes d'anàlisi, eines de gestió de llistats)
Automatització: què automatitzar i què revisar manualment
L'automatització estalvia temps, però l'automatització cega crea punts cecs. Aquí és on cal marcar el límit.
Automatitzeu això
- Importació d'extractes bancaris — Deixeu que el vostre programari de comptabilitat importi les transaccions automàticament
- Categorització de despeses recurrents — Ensenyeu al vostre sistema a reconèixer i categoritzar les despeses habituals
- Càlcul de l'impost sobre les vendes — Utilitzeu programari específic per gestionar els tipus impositius i les presentacions
- Sincronització de dades de plataformes — Utilitzeu connectors per extreure dades de liquidació de Shopify, Amazon i altres plataformes cap al vostre sistema comptable
Reviseu això manualment
- Transaccions inusuals — Transaccions grans o puntuals que podrien estar mal categoritzades
- Patrons de reemborsament — Els pics en les devolucions poden indicar problemes de qualitat del producte o del llistat
- Canvis en les comissions — Les plataformes ajusten regularment les seves estructures de comissions
- Discrepàncies d'inventari — Els recomptes automatitzats poden desviar-se de la realitat
L'objectiu és automatitzar l'entrada de dades repetitiva mantenint el criteri humà en el cicle d'anàlisi.
Compliment de l'impost sobre les vendes per a venedors en línia
L'impost sobre les vendes mereix la seva pròpia secció perquè és on els venedors de comerç electrònic s'enfronten a més riscos de compliment.
Comprendre el nexe econòmic
Cada estat estableix els seus propis llindars per determinar quan esteu obligats a recaptar l'impost sobre les vendes. Els llindars comuns són 100.000 $ en vendes o 200 transaccions dins de l'estat durant un any natural, tot i que molts estats els han rebaixat. Un cop supereu un llindar, us heu de registrar, recaptar i remetre l'impost sobre les vendes en aquest estat.
Tributació dels productes
No tot tributa a tot arreu. La roba està exempta en alguns estats. Els productes digitals tenen tractaments diferents. Els articles alimentaris poden tributar de manera diferent segons l'estat. Si veneu en diverses categories, heu de conèixer les regles per a cada tipus de producte a cada estat on tingueu nexe.
Freqüència de presentació
Els estats assignen freqüències de presentació —mensual, trimestral o anual— en funció del vostre volum de vendes en aquell estat. Incomplir un termini de presentació comporta sancions fins i tot si no deveu cap impost per aquell període.
Enfocament pràctic
Per a la majoria de venedors de comerç electrònic amb un volum significatiu, el programari específic per a l'impost sobre les vendes és una necessitat, no un luxe. Aquestes eines s'integren amb les vostres plataformes de comerç electrònic, calculen el tipus d'impost correcte en el moment de la compra i poden presentar les declaracions automàticament a la majoria dels estats.
Quan cal buscar ajuda professional
La comptabilitat autogestionada funciona bé per a molts negocis de comerç electrònic, però hi ha punts d'inflexió on l'ajuda professional s'amortitza sola:
- Els ingressos superen els 500.000 $ — La complexitat del compliment fiscal multiestatal i la gestió d'inventari normalment justifica el suport professional en aquest nivell
- Us esteu expandint internacionalment — Les vendes transfrontereres introdueixen consideracions d'IVA, duanes i preus de transferència
- Esteu considerant una nova estructura d'entitat — La transició d'empresari individual a LLC o S corp té implicacions fiscals que requereixen orientació professional
- Busqueu inversió o un préstec — Els prestadors i els inversors requereixen estats financers preparats professionalment
- Dediqueu més de 10 hores al mes a la comptabilitat — El vostre temps probablement té un ús de més valor en el negoci
Construeix la teva base financera
La comptabilitat per al comerç electrònic no és complicada perquè els conceptes siguin difícils; és complicada perquè les dades provenen de tantes fonts i en tants formats diferents. Els venedors que es mantenen al corrent de les seves finances són aquells que construeixen sistemes aviat i els mantenen de manera constant, en lloc de fer una posada al dia frenètica cada trimestre.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència i un control complets sobre les teves dades financeres: cada transacció registrada, cada comissió categoritzada i tot sota control de versions perquè puguis rastrejar exactament com han canviat els teus números al llarg del temps. Comença gratis i aporta ordre a les teves finances de comerç electrònic des del primer dia.
