Вы вручаете новому сотруднику корпоративный телефон или возмещаете ему 85 долларов в месяц за личный тариф, который у него уже есть. В любом случае кто-то использует этот телефон для звонков клиентам — а также для переписки с друзьями, просмотра карт и прослушивания музыки по дороге. Вот вопрос, который незаметно определяет, появится ли какая-либо из этих денег как налогооблагаемая заработная плата в форме W-2: был ли телефон предоставлен в первую очередь по некомпенсационным деловым причинам?
Если эта фраза звучит как канцелярит из налогового кодекса, она же является стержнем, на котором все держится. Если все сделано правильно, вся схема — и деловое, и личное использование — может быть освобождена от налогов без журналов звонков. Если ошибиться, ваша "стипендия на телефон" — это просто заработная плата с более дружелюбным названием, облагаемая подоходным налогом, взносами в Social Security и Medicare, а также налогом на безработицу. Возмещение расходов на домашний интернет подчиняется еще более строгим правилам. Это руководство объясняет структуру IRS, три способа, которыми малый бизнес обычно предоставляет телефоны, чем отличается интернет, и какую документацию нужно вести, чтобы все оставалось необлагаемым налогом.
Предыстория: почему телефоны когда-то были кошмаром для учета
До 2010 года мобильные телефоны относились к "указанному имуществу" согласно Разделу 280F налогового кодекса — той же категории, которую когда-то занимали легковые автомобили и компьютеры. Указанное имущество имело неприятную презумпцию: личное использование облагалось налогом, если сотрудник не доказывал деловое использование с помощью надлежащих записей. Теоретически каждый сотрудник с корпоративным телефоном должен был вести журнал, разделяющий деловые и личные звонки, и личная часть считалась заработной платой.
Никто этого, конечно, не делал. Конгресс наконец признал реальность в Законе о рабочих местах для малого бизнеса 2010 года, который исключил мобильные телефоны из определения указанного имущества для налоговых лет, начинающихся после 31 декабря 2009 года. IRS последовало за этим с Уведомлением 2011-72, руководством, которое действует до сих пор:
- Деловое использование предоставленного работодателем мобильного телефона — это льгота за рабочие условия, исключаемая из дохода сотрудника — та же категория, что и корпоративный ноутбук, необходимый сотруднику для работы.
- Личное использование того же телефона — это де minimis льгота, также исключаемая.
- Ведение записей не требуется. IRS прямо заявляет, что не будет требовать журналы делового и личного использования для предоставления этого режима.
Эта льгота щедрая, но она условна. Все зависит от того, был ли телефон предоставлен в первую очередь по некомпенсационным деловым причинам. Не пройдете этот тест — и вы снова в налогооблагаемой зоне.
Волшебная фраза: "в первую очередь для некомпенсационных деловых причин"
IRS считает этот тест выполненным, когда существуют веские деловые причины для предоставления телефона, выходящие за рамки оплаты труда сотрудника. Классические примеры из руководства включают:
- Работодателю необходимо, чтобы сотрудник был доступен в любое время для рабочих чрезвычайных ситуаций.
- Сотруднику необходимо общаться с клиентами или заказчиками, когда он находится вне офиса.
- Сотруднику необходимо быть на связи во время поездок, на рабочих объектах или иным образом вне офисного телефона.
И руководство столь же ясно говорит о том, что не проходит тест. Телефон не считается предоставленным в первую очередь по некомпенсационным причинам, когда он выдается для повышения морального духа или доброй воли, для привлечения потенциального сотрудника или для предоставления дополнительной компенсации — или когда он заменяет часть заработной платы, которую сотрудник в противном случае получал бы.
Для большинства малых предприятий с полевым персоналом, дежурными работниками, продавцами или любыми другими сотрудниками, работающими вне офиса, тест легко выполним. Зона риска — это офис, где все сидят рядом со стационарным телефоном, а "рабочий телефон" на самом деле является привилегией, замаскированной под политику компании. Будьте честны с собой, в какой ситуации вы находитесь, потому что от этого зависит весь остальной налоговый режим.
Три способа предоставления телефонов, ранжированные по простоте налогообложения
1. Корпоративный телефон: самый чистый вариант
Когда вы покупаете телефон, напрямую оплачиваете счет оператора и передаете устройство сотруднику, которому оно действительно нужно для работы, вы получаете полную выгоду от Уведомления 2011-72. Деловое использование — это необлагаемая льгота за рабочие условия, неизбежное личное использование идет как необлагаемая де minimis льгота, и никто не ведет журнал звонков. Ничего не попадает в форму W-2.
Это схема, для которой было написано руководство, и ее стоит выбирать, когда цифры сходятся. Единственные реальные затраты — административные: управление парком устройств и тарифов, поэтому очень малый бизнес часто предпочитает вариант два.
2. Возмещение расходов за личный телефон: не облагается налогом, если следовать памятке для малого бизнеса
Большинство малых предприятий не хотят управлять парком устройств. Они позволяют сотрудникам использовать личные телефоны и возмещают расходы. IRS предвидело именно это: вместе с Уведомлением 2011-72 его отдел малого бизнеса / самозанятых выпустил экзаменационное руководство, предписывающее аудиторам применять аналогичный подход к денежным возмещениям за личные телефоны.
Согласно этому подходу, когда вы требуете, чтобы сотрудники использовали личные телефоны для работы — и это требование в первую очередь обусловлено некомпенсационными деловыми причинами — вы можете считать возмещение разумных расходов на мобильную связь необлагаемым. Имеют значение три границы:
- Только разумные расходы. Возмещение стоимости разумного тарифа допустимо; возмещение необычных или чрезмерных расходов — нет. Оплата всего семейного тарифа в 220 долларов, когда рабочее использование — это пара звонков в неделю, вызывает вопросы. Распространенная защищаемая практика — возмещение фиксированного процента от счета или фиксированной суммы, привязанной к стоимости базового бизнес-тарифа.
- Обязательное, а не добровольное. Логика памятки основана на том, что сотрудник обязан использовать личный телефон для работы. Письменная политика, указывающая, кто должен носить телефон и почему, превращает неформальную привычку в документально подтвержденное требование.
- Не замена заработной платы. Если "возмещение" на самом деле является частью компенсационного пакета — одинаковые суммы каждый месяц независимо от любых расходов на телефон, предложенные вместо повышения — экзаменаторы будут считать это заработной платой.
3. Фиксированная ежемесячная стипендия без документов: обычно просто заработная плата
Фиксированная "стипендия на связь" в 75 долларов, выплачиваемая с каждой зарплатой и никогда не сверяемая с реальным счетом, — самая распространенная ошибка в этой области. Без подтверждения — доказательства того, что сотрудник действительно понес расходы — выплата не соответствует правилам подотчетного плана, описанным ниже, и вся сумма становится налогооблагаемой заработной платой, отражаемой в форме W-2.
Это не означает, что фиксированные суммы запрещены. Фиксированное ежемесячное возмещение все еще может быть необлагаемым, если сотрудники периодически подтверждают базовые расходы (например, предоставляя счет оператора ежеквартально), и сумма не превышает фактически потраченное. Нельзя платить вслепую и называть это возмещением. Форма следует за документацией: нет чеков — нет необлагаемого режима.
Домашний интернет подчиняется более строгим правилам
Вот ловушка: работодатели предполагают, что щедрые правила для мобильных телефонов распространяются и на домашний интернет. Это не так. Уведомление 2011-72 охватывает мобильные телефоны и аналогичное телекоммуникационное оборудование — но не счет за широкополосный доступ в доме сотрудника.
Возмещение интернета полностью подпадает под правила подотчетного плана. Это означает, что только деловая часть счета может быть необлагаемой, и только когда сотрудник ее подтверждает. На практике:
- Возмещение деловой доли на основе чеков работает. Сотрудник предоставляет счет за интернет, вы возмещаете документально подтвержденный процент делового использования, и выплата не облагается налогом в рамках подотчетного плана.
- Фиксированные интернет-стипендии без подтверждения — это заработная плата. Ежемесячная "стипендия на работу из дома" в 60 долларов, которую никто не привязывает к реальному счету, — это компенсация, и точка.
- Выберите разумное распределение и придерживайтесь его. Не существует опубликованного IRS процента. Удаленный сотрудник, работающий полный рабочий день из дома, может обосновать 50 процентов; гибридный сотрудник, находящийся в офисе три дня в неделю, обоснует меньше. Задокументируйте метод — дни работы из дома, часы делового использования — и применяйте его последовательно.
Еще одна граница: благоприятный режим, который некоторые работодатели помнят для удаленного оборудования в годы пандемии, не создает общего освобождения для интернета. Каждый доллар по-прежнему должен иметь деловую связь и подтверждающий чек.
Подотчетный план: ваша защита из трех правил
Для всего, что находится за пределами безопасной гавани корпоративных телефонов — возмещения за личные телефоны, интернет, расходы на домашний офис — подотчетный план согласно Разделу 62(c) — это то, что удерживает возмещения из формы W-2. У него ровно три требования:
- Деловая связь. Возмещение должно быть за расходы, понесенные сотрудником при выполнении услуг для вас. Нельзя возмещать расходы с предыдущей работы или личные расходы без связи с работой.
- Подтверждение в разумный срок. Сотрудник должен отчитаться о сумме, дате, месте и деловой цели каждого расхода. Нормативные акты признают 60 дней после расхода разумным сроком. Счета операторов, чеки и краткий отчет о расходах легко это удовлетворяют.
- Возврат излишков. Любой аванс, превышающий фактически потраченное, должен быть возвращен в разумный срок — 120 дней — это нормативная безопасная гавань.
Невыполнение любого из трех требований делает план неподотчетным: каждое возмещение по нему становится налогооблагаемой заработной платой, облагаемой удержаниями. Это обрыв "все или ничего", поэтому письменный план так важен. Зафиксируйте политику в письменной форме, укажите, что подлежит возмещению и в каких пределах, требуйте отчеты о расходах с чеками и соблюдайте сроки. Постоянная рекомендация Journal of Accountancy малым фирмам — начать или пересмотреть план до возникновения проблем, а не восстанавливать его во время проверки — совет, к которому стоит прислушаться, поскольку план, написанный за неделю до звонка аудитора, никого не обманет.
Самозанятые? У вас другая игра
Если вы индивидуальный предприниматель, фрилансер или владелец однокомпанийного LLC, подотчетные планы к вам не применяются — вы не можете возмещать расходы самому себе как сотруднику. Вместо этого вы вычитаете деловой процент расходов на телефон и интернет непосредственно в Приложении C как обычные и необходимые деловые расходы.
Механика проста, но вся ответственность на вас:
- Отделите деловую часть. Если ваш ежемесячный счет за телефон в 100 долларов примерно на 70 процентов состоит из звонков клиентам, координации на объектах и деловых приложений, 70 долларов вычитаемы, а 30 — личные. Оценки должны быть разумными и обоснованными — современная заметка о том, как вы получили процент, лучше, чем цифра, придуманная в налоговый сезон.
- Храните базовые счета. При проверке счет доказывает общую сумму, а ваши записи доказывают распределение. Храните и то и другое не менее трех лет с даты подачи декларации.
- Интернет подчиняется той же логике. Распределяйте по деловому использованию — разработчик на дому, проводящий целые дни на видеозвонках, обоснует гораздо большую долю, чем тот, кто проверяет почту из дома два раза в неделю.
- Вторая линия упрощает все. Выделенный деловой номер или отдельное деловое интернет-соединение превращает упражнение по распределению в чистый 100-процентный вычет. Для многих владельцев эта простота стоит дополнительных ежемесячных затрат.
Партнеры и владельцы S-корпораций с долей владения более 2 процентов должны подтвердить детали со своим подготовителем, поскольку правила льгот применяются к владельцам иначе, чем к рядовым сотрудникам — но основной принцип сохраняется: документируйте деловую связь и вычитайте только деловую часть.
Ваш штат может обязать вас независимо от федеральных правил
Федеральное налоговое законодательство говорит, когда возмещение не облагается налогом. Трудовое законодательство штата может требовать, чтобы вы возмещали расходы в принципе. Раздел 2802 Трудового кодекса Калифорнии требует от работодателей возмещать работникам все необходимые деловые расходы, и суды Калифорнии истолковали это как обязанность возмещать разумный процент счета за личный мобильный телефон всякий раз, когда сотрудник должен использовать личный телефон для работы — даже при безлимитном тарифе, где рабочие звонки не стоят сотруднику ничего дополнительно. Иллинойс смоделировал свой закон о возмещении расходов по образцу Калифорнии, и растущий список штатов, включая округ Колумбия, налагает аналогичные обязанности.
Практический вывод: в этих штатах "мы не возмещаем телефоны" — это не политика, а обязательство. И Иллинойс прямо позволяет работодателям выполнять эту обязанность через письменную политику возмещения с определенными суммами и процедурами — еще одна причина зафиксировать политику на бумаге. Даже там, где закон не применяется, четкая письменная политика, указывающая, кто охвачен, что подлежит возмещению, какая документация требуется и как ее подавать, разрешит 90 процентов споров до их возникновения.
Пять ошибок, которые превращают необлагаемое в налогооблагаемое
Выплата фиксированной стипендии, которую никто не подтверждает. Ошибка номер один. Без чеков и подотчетного плана ваша стипендия — это заработная плата. Исправьте это, собирая счета операторов или интернет-провайдеров по графику и сверяя выплаты.
Возмещение всего семейного тарифа. Когда возмещение явно превышает любую правдоподобную деловую стоимость, излишек выглядит как компенсация. Ограничьте возмещение разумным уровнем, привязанным к фактическому деловому использованию.
Предоставление телефонной льготы как компенсации. Если в предложении о работе телефон или стипендия представлены как часть пакета оплаты или вместо зарплаты, вы собственными руками подорвали требование "некомпенсационности". Представляйте это как рабочий инструмент для рабочей необходимости.
Предположение, что интернет получает режим мобильного телефона. Это не так. Для интернета нужны подотчетный план, распределение делового процента и чеки каждый раз.
Отсутствие учета. Возмещения, выплачиваемые по памяти, округленные по воспоминаниям и нигде не записанные, не защитимы при проверке и невидимы в вашей собственной финансовой отчетности. Каждая выплата должна прослеживаться до отчета о расходах, чека и записи в главной книге.
Отслеживайте возмещения как налоговые записи, которыми они являются
Каждое возмещение в этой статье одновременно является налоговой позицией и бухгалтерской записью. Когда платежи за телефон и интернет проходят через выделенный счет телекоммуникаций или возмещения сотрудникам, каждый из которых привязан к отчету о расходах и чеку, происходят две хорошие вещи одновременно: ваша прибыль и убыток показывает реальные операционные расходы вместо тумана разрозненных переводов, и экзаменатор видит документированный подотчетный план вместо необъяснимых оттоков. Если вам когда-либо понадобится доказать деловую связь за год платежей, главная книга вместе с прикрепленными отчетами — это вся ваша защита. Для команд, которые хотят иметь этот след в формате, который можно искать, сравнивать и резервировать как код, бухгалтерия в открытом тексте с таким инструментом, как Beancount.io, хранит каждое возмещение, счет и вспомогательную заметку в одном месте под контролем версий, а панели мониторинга, такие как Fava, делают итоги по сотрудникам и категориям видимыми с первого взгляда.
Упростите управление финансами
Настраивая возмещения за телефон и интернет, ведение четких записей о каждой выплате — это то, что сохраняет необлагаемый режим. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в открытом тексте, которая дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких черных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в открытом тексте.
