Beancount FAQ: Вопросы по бухгалтерскому учету в обычном тексте

Примерно пять концепций, не нужна степень. Вам нужно знать пять типов счетов (активы, обязательства, собственный капитал, доходы, расходы), понимать, что каждая транзакция перемещает стоимость как минимум между двумя из них, и правило, что транзакция должна быть сбалансирована. Beancount позаботится об остальном — он откажется загружать файл, транзакции в котором не сходятся, поэтому программное обеспечение ловит ошибки, которые новичок в противном случае сделал бы незаметно.

Начните с Введения в Beancount, держите Глоссарий открытым на вкладке и добавьте свои первые транзакции в Кратком руководстве.

Beancount вообще не использует слова «дебет» и «кредит» — он использует числа со знаком, которые в сумме должны давать ноль. Деньги, покидающие счет, отрицательны, деньги, поступающие на счет, положительны, и транзакция считается действительной, когда ее проводки взаимно компенсируются. Это та же самая двойная бухгалтерия, которую используют бухгалтеры, но без терминологии, сбивающей с толку новичков.

Если вы использовали традиционное бухгалтерское программное обеспечение, то перевод таков: дебет — это положительное число, а кредит — отрицательное. См. справочник Синтаксис языка о том, как записываются проводки, или Дебет и кредит простыми словами для ознакомления с бухгалтерской подоплекой на простом английском языке.

Потому что деньги всегда откуда-то берутся, и нулевая сумма превращает этот факт в проверку на ошибку. Если вы тратите 40 долларов на продукты, эти деньги ушли с банковского счета — запись обеих половин означает, что они должны взаимно компенсироваться, и любая опечатка в любой из сумм приведет к тому, что файл не загрузится, вместо того чтобы молча привести к неверному балансу.

Вот почему бухгалтерская книга в обычном тексте заслуживает большего доверия, чем таблица расходов: сама структура является самопроверяющейся. Проверка баланса — это связанный механизм, который сверяет вашу книгу с реальностью.

Запишите транзакцию на вашу дату начала, которая перемещает текущий баланс каждого счета из Equity:Opening-Balances, затем добавьте проверку balance, чтобы зафиксировать его. Вам не нужно восстанавливать всю свою финансовую историю — выберите дату начала, возьмите балансы такими, какие они есть на этот день, и двигайтесь вперед.

В Кратком руководстве есть полный пример с входящими остатками.

Начинайте с крупных категорий и разделяйте их только тогда, когда более детальное разделение повлияло бы на принятие решения. Примерно двадцати счетов вполне достаточно для начала; если вы задаетесь вопросом, стоит ли разделять «Расходы:Еда» на продукты и рестораны, полезный тест — изменили бы вы что-то в своих действиях, зная это разделение.

Переименование и разделение позже — это операция «найти и заменить» в текстовом файле, так что цена простого начала невысока. Имена счетов являются вложенными, поэтому вы можете начать с широкой категории и разделить ее на субсчета позже, не переписывая историю — см. Как разработать план счетов, если хотите скопировать готовую структуру.

Электронная таблица не может сказать вам, когда она ошибается. Бухгалтерский учет в обычном тексте обеспечивает двойную запись, поэтому каждая транзакция является самопроверяемой, а файл остается доступным для поиска через grep, сравнения (diff) и написания скриптов до тех пор, пока существуют текстовые файлы. Вы также получаете настоящую историю версий: git log по вашей книге покажет, что именно изменилось, когда и почему.

Практическая разница проявляется при наличии нескольких счетов, валют или инвестиций, когда книга с одной записью незаметно теряет точность. См. Прозрачный и проверяемый бухгалтерский учет.

Если вы хотите знать только то, сколько потратили на кофе, то да — электронной таблицы достаточно. Двойная запись оправдывает себя, как только у вас появляется несколько счетов, ипотека, брокерский счет или более одной валюты, потому что именно в этих ситуациях учет с одной записью теряет деньги, не сообщая вам об этом.

Полезный способ думать об этом: двойная запись — это контрольная сумма для ваших финансов. См. Введение для более подробного обоснования.

Нет. Fava — это полноценный веб-интерфейс для того же текстового файла — балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, графики и ввод транзакций — а Beancount.io запускает его для вас с вашей книгой в облаке. Текстовый файл остается источником истины, поэтому вы можете пользоваться веб-интерфейсом ежедневно и обращаться к терминалу только когда захотите.

См. Возможности интерфейса для ознакомления с тем, что может делать интерфейс, или попробуйте живую демонстрацию.

Большинство людей импортируют 80–95% транзакций и вводят остальные вручную. В порядке убывания надежности: прямая загрузка OFX/QFX из вашего банка, экспорт CSV с правилами импорта, подключение через агрегатор и — только в крайнем случае — преобразование выписки в PDF в CSV. Синхронизация с банком в Beancount.io берет на себя подключение и категоризацию.

Ожидайте, что вам придется написать или настроить правило для каждого банка: CSV-экспорты банков печально известны своей непоследовательностью, а название продавца, содержащее незаэкранированную запятую, является реальной и распространенной проблемой. См. Умный импорт для автоматизированного пути.

Для разового файла два бесплатных браузерных конвертера выполняют механическую часть без загрузки чего-либо: CSV в Beancount для экспорта из электронных таблиц и OFX и QIF в Beancount для загрузок .ofx, .qfx, .qbo и .qif, которые предлагают банки, когда они вообще не предоставляют CSV.

Импортеры дедуплицируют записи, уже находящиеся в вашей книге, сопоставляя их по дате, сумме и получателю, и помечают все неоднозначное для вашего подтверждения, вместо того чтобы угадывать. Обычный рабочий процесс помечает неопределенные импорты как ожидающие, чтобы вы проверили их, прежде чем они станут частью постоянной записи.

Другая половина ответа касается переводов: деньги, перемещающиеся между двумя вашими счетами, появляются в выписках обоих банков. Запишите это один раз как одну транзакцию с двумя проводками.

OFX упрощает эту задачу по сравнению с CSV: каждая транзакция содержит FITID, который банк сохраняет стабильным между загрузками, поэтому импортер может сопоставлять по идентичности, а не по предположениям — конвертер OFX сохраняет его как поле метаданных id:.

Нет — и для многих людей это как раз причина использовать бухгалтерский учет в обычном тексте. Вы можете сами экспортировать OFX или CSV из своего банка и никогда не передавать учетные данные агрегатору. Если вы предпочитаете автоматическую синхронизацию, Beancount.io использует одобренный банком агрегатор, а не хранит ваш пароль от интернет-банка.

Подробнее на странице безопасности.

Добавьте проверку balance с указанием исходящего баланса и даты из выписки. Beancount откажется загружать файл, если ваша книга расходится с банком, что превращает сверку из ручного сравнения в действие, проверяемое программным обеспечением при каждом запуске.

Ежемесячной сверки большинству людей достаточно. См. Фильтрация и поиск для поиска расхождений.

Изначально, и это одно из его сильнейших преимуществ перед потребительскими финансовыми приложениями. Каждая сумма имеет свою валюту, счета могут одновременно содержать несколько валют, а конвертации записываются явно с помощью @ для цены или {} для стоимости, так что изменение обменного курса никогда незаметно не переписывает вашу историю.

Ничто не конвертируется у вас за спиной — вы всегда видите как исходную валюту, так и конвертированное значение. См. Синтаксис языка, Точность и допуски и Мультивалютный бухгалтерский учет с точки зрения бухгалтерии.

Записывайте покупки с указанием стоимости в фигурных скобках — 10 AAPL {150.00 USD} — и Beancount будет отслеживать каждую партию отдельно. Когда вы продаете, вы указываете, какую партию уменьшаете, и прирост капитала автоматически получается из арифметики, а не вычисляется вручную.

Beancount поддерживает методы учета STRICT, FIFO, LIFO и NONE. Метод учета по средней стоимости (average-cost) анализируется, но полностью не реализован — если ваша налоговая юрисдикция требует расчета по средней стоимости, планируйте отслеживать его с помощью плагина или явных партий. См. Управление запасами.

Точно так же, как и любой другой товар: криптовалюта — это единица со стоимостью, поэтому применяется тот же механизм партий и учета. Обмен одного токена на другой — это одна транзакция, которая уменьшает одну партию и открывает другую, и это также то, как вы получаете реализованный доход, который большинство налоговых органов требует указывать.

См. Отслеживание портфеля криптовалют и готовые шаблоны для криптовалют.

Бизнес использует его, в том числе компании с сотнями тысяч транзакций. Он поддерживает метод начисления, структуры с несколькими юридическими лицами и отчеты, которые ожидает бухгалтер. Честные ограничения заключаются в том, что нет многопользовательского одновременного редактирования, встроенного интерфейса для выставления счетов и рабочего процесса утверждения кредиторской задолженности — это бухгалтерская книга, а не ERP.

См. Отраслевые настройки и витрину Открытая книга с реальными книгами компаний.

Ведите их раздельно — либо как отдельные деревья счетов верхнего уровня в одном файле, либо как два файла, объединенные с помощью include. Смешивание делает отчет о прибылях и убытках бизнеса бессмысленным и усложняет налоговую отчетность, а разделение ничего не стоит на начальном этапе.

Два файла обычно более чистый вариант, как только у бизнеса появляется свой банковский счет. См. Работа с несколькими файлами.

Моделируйте дебиторскую задолженность как счет актива, а кредиторскую — как счет обязательства, затем записывайте счет-фактуру в момент его выставления и платеж в момент его поступления — это метод начисления, и Beancount напрямую его поддерживает. Чего у него нет, так это интерфейса для выставления счетов: он отслеживает, сколько вам должны, но не генерирует и не отправляет счет.

См. Шаблоны финансовой отчетности для составления отчетов, Отраслевые настройки с примерами и Понимание дебиторской задолженности для концепций.

Экспортируйте отчеты, а не книгу. Вашему бухгалтеру почти наверняка не нужен текстовый файл — ему нужны отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и список транзакций, которые вы можете получить в формате CSV или PDF через веб-интерфейс или с помощью запроса.

См. Руководства по подготовке к налогам, Шаблоны финансовой отчетности и Запросы с помощью SQL для извлечения именно тех цифр, которые они запрашивают.

Все три являются системами двойной записи в обычном тексте с похожими форматами файлов. Ledger — оригинальный и самый толерантный парсер; hledger — реализация на Haskell, известная дружелюбными правилами импорта CSV и документацией; Beancount имеет самый строгий парсер и самую сильную поддержку инвестиций, партий и множественных валют, а также API для плагинов на Python.

Строгость — это реальный компромисс: Beancount отказывается загружать файл, который считает неоднозначным, что выявляет ошибки на ранней стадии ценой большей придирчивости. См. Beancount vs Ledger CLI и Beancount vs hledger.

Не нативно — это реальный пробел, а не скрытая функция. Встроенные возможности бюджетирования в Beancount ограничены, и люди, которым нужно строгое поведение «конвертов», обычно используют плагин сообщества или моделируют конверты как счета.

Если бюджетный метод «конвертов» — это то, что вам нужно в первую очередь, прочитайте Beancount vs YNAB перед переходом. О том, что работает сегодня, см. Бюджетирование в Beancount.

Да. Директива document связывает файл со счетом и датой, а веб-интерфейс позволяет загружать и просматривать эти документы рядом с транзакциями, к которым они относятся. Квитанции остаются обычными файлами на диске, поэтому они так же переносимы, как и сама книга.

См. Возможности интерфейса.

Да — Beancount.io публикует приложения для iOS и Android для просмотра вашей книги и ввода транзакций на ходу, что является пробелом, который обычно оставляют открытым другие решения на основе обычного текста.

Для быстрого ввода без приложения многие люди записывают черновую заметку и сверяют ее с книгой позже.

Десять лет личных финансов — это несколько мегабайт, которые загружаются значительно быстрее секунды. Beancount пересчитывает балансы на основе полной истории транзакций при каждой загрузке, и это остается быстрым для сотен тысяч записей; после этого разделение по годам с помощью include сохраняет комфортную скорость.

См. Работа с несколькими файлами о том, как разделить растущую книгу.