Сложите двенадцать месяцев вашего счета за сотовый телефон и двенадцать месяцев домашнего интернета — и большинство самозанятых владельцев видят от 2 000 до 4 000 долларов в год. Если вы ведете бизнес с этого телефона и этого подключения — звонки клиентам, котировки, выставление счетов, электронная почта, видеовстречи, облачное программное обеспечение — реальная часть этих денег является обычным деловым расходом, и налоговый кодекс позволяет вам его вычесть. Загвоздка в слове часть: вы можете вычесть только процент делового использования, вы должны быть в состоянии его подтвердить, и самый распространенный способ, которым владельцы обрабатывают этот вычет, также является самым быстрым способом его потерять при проверке. Вот как сделать это правильно.
Единственное правило, регулирующее оба вычета
Ваш сотовый телефон и ваш домашний интернет подчиняются тому же базовому тесту, что и любой другой деловой расход: стоимость должна быть обычной и необходимой для вашей торговли или бизнеса. Телефон, который вы используете для разговоров с клиентами, и интернет-подключение, которое вы используете для отправки счетов и проведения видеозвонков, легко проходят этот барьер.
Но оба являются классическими расходами смешанного использования — часть деловая, часть личная — и расходы смешанного использования должны быть распределены. Если 60 процентов вашего использования телефона — деловые, вы вычитаете 60 процентов счета. Личные 40 процентов никогда не вычитаются, независимо от того, как вы это обозначите. Все в этом руководстве вытекает из этой единственной идеи: честно определите процент делового использования, задокументируйте, как вы к нему пришли, и вычтите эту сумму.
Ваш сотовый телефон: вычитается, но почти никогда на 100%
Начните с хороших новостей о подтверждении. Сотовые телефоны раньше были «перечисленным имуществом» — категорией с болезненными усиленными правилами ведения учета. Конгресс исключил сотовые телефоны из этой категории в Законе о рабочих местах для малого бизнеса 2010 года (IRS выпустило Уведомление 2011-72), что означает, что вам больше не нужны те виды одновременных доказательств в стиле журнала пробега, которые требовали старые правила. Стандартные деловые записи — счета плюс разумное основание для вашего процента — достаточны.
Теперь предупреждение, которое важнее: один телефон, который вы носите с собой повсюду, не является на 100% деловым телефоном. Вычет ограничен долей делового использования, и круглое заявление на 100% на телефоне, который также содержит семейные фотографии, личные сообщения и приложения для соцсетей, — это именно тот вид записи, который вызывает вопросы. Есть только два чистых пути к полному вычету:
- Второй телефон, используемый исключительно для бизнеса. Выделенная деловая линия без личного использования полностью вычитается — и услуга, и устройство.
- Договоренность в стиле работодателя, которая к вам не применяется. Если работодатель предоставляет телефон в основном по деловым причинам, его стоимость может быть исключена из дохода сотрудника как льгота в виде рабочего условия. Как владелец, ваш путь — вычет в Приложении C, описанный ниже, а не это правило.
Если у вас один телефон для всего, выберите защищаемый процент и вычтите его. Фрилансер, который весь день принимает звонки клиентов, может остановиться на 70 или 80 процентах; консультант, чей телефон в основном личный с небольшой деловой почтой, может остановиться на 30 процентах. Само число менее важно, чем то, что вы можете его объяснить.
Одна связанная ловушка: первая стационарная линия в вашем доме никогда не вычитается. Налоговый кодекс специально запрещает базовое местное обслуживание первой проводной линии в вашем жилище, даже если вы интенсивно используете ее для бизнеса. Деловые междугородние звонки по этой линии вычитаются, а вторая линия, установленная для бизнеса, полностью вычитается — но базовая плата за первую линию остается личной.
Ваш домашний интернет: то же распределение, без теста исключительного использования
Домашний интернет следует той же логике распределения и вычета, с одним важным отличием от вычета за домашний офис: нет требования исключительного использования для самого подключения. Правила домашнего офиса требуют, чтобы комната использовалась регулярно и исключительно для бизнеса, прежде чем хоть цент аренды или коммунальных услуг пройдет через эту форму. Ваш счет за интернет не несет такого теста. Вам не нужно выделенное только для бизнеса подключение, чтобы вычесть деловую долю того, что у вас есть.
Это делает интернет проще, чем офис, но распределение все равно должно быть разумным. Подумайте о том, как подключение фактически используется в вашем домохозяйстве: часы видеовстреч и облачной работы против вечернего стриминга и игр, или доля устройств, которые существуют для бизнеса. Одинокий владелец, работающий полные дни из дома, часто может поддерживать более высокий процент, чем тот, кто проверяет электронную почту с дивана после дня на рабочем месте. В любом случае запишите обоснование, когда устанавливаете число — одно предложение, сделанное сейчас, лучше, чем восстановленная память через два года.
Если вы заявляете вычет за домашний офис по Форме 8829, сохраняйте согласованность в обработке интернета: многие владельцы вычитают процент делового использования интернета непосредственно как коммунальный расход и оставляют его вне расчетов домашнего офиса, чтобы одни и те же доллары никогда не учитывались дважды.
Три способа установить процент, который вы можете защитить
Вам не нужно измерять каждую минуту каждого дня. Вам нужен метод, который разумен, применяется последовательно и записан. Любой из этих работает:
1. Выборка репрезентативного месяца
Выберите один типичный месяц в каждом квартале. В этом месяце просмотрите детализированный счет за телефон и отметьте деловые и личные звонки, или подсчитайте деловое использование данных против общего. Усредните четыре выборки в годовой процент. Сохраните размеченные счета или краткое резюме каждой выборки. Это самый сильный метод, потому что он построен на собственных записях вашего оператора.
2. Просмотр журнала звонков и данных
Если ваше использование стабильно из месяца в месяц, сделайте упражнение один раз для репрезентативного месяца и перепроверьте его раз в год или когда ваш бизнес существенно меняется — новая сфера деятельности, дети дома на лето, сдвигающие домашний стриминг, добавленная вторая линия. Отметьте дату проверки в ваших записях, чтобы процент никогда не выглядел устаревшим.
3. Оценка на основе времени, задокументированная
Если детализированные журналы непрактичны (например, безлимитные планы с плоской ставкой и скудными деталями), оцените на основе задокументированной реальности: часы деловых звонков из вашего календаря и истории звонков, рабочие дни против общих дней, или доля данных, потребляемых деловыми приложениями в течение тестовой недели. «Около 60%, потому что большинство дней» — это догадка; «60% на основе просмотра истории звонков за март, показывающего 58 из 96 исходящих звонков, связанных с клиентами, округлено» — это метод. Напишите одно предложение, которое превращает ваше во второе.
Какой бы метод вы ни выбрали, храните три вещи с вашим налоговым файлом каждый год: годовые счета (или годовой итог), рабочий лист с математикой процента и примечание в один абзац, описывающее метод. Эта папка — вся разница между вычетом, который переживает вопросы, и тем, который нет.
Не забудьте про оборудование
Ежемесячное обслуживание — только половина вычета. Устройства и оборудование, которые вас подключают, тоже считаются:
- Трубка, роутер, модем, усилитель, гарнитура, зарядные устройства, чехлы. Процент делового использования применяется к оборудованию так же, как и к услуге.
- Небольшие расходы обычно можно списать сразу. Большинство самозанятых владельцев могут использовать выбор безопасной гавани de minimis (до 2 500 долларов за предмет для бизнесов без аудированной финансовой отчетности), чтобы вычесть деловую часть телефона или роутера в год покупки вместо амортизации. Вы заявляете выбор с приложенным заявлением к своевременно поданной декларации — ваше налоговое программное обеспечение или подготовитель занимается механикой.
- Более дорогие установки амортизируются. Если оборудование превышает безопасную гавань или вы предпочитаете, амортизируйте деловую часть в течение периода восстановления. В любом случае личный процент никогда не проскальзывает обратно через дверь оборудования.
Куда идет вычет в вашей декларации
Для индивидуального предпринимателя или одночленного ООО, подающего Приложение C, телефон и интернет-услуги обычно попадают на строку 25 (Коммунальные услуги) в сумме делового использования — так годовой счет за телефон в 1 800 долларов при 60% делового использования становится записью в 1 080 долларов. Оборудование, которое вы списываете по безопасной гавани, обычно идет на строку 27a (Прочие расходы) как «de minimis safe harbor» или на строки амортизации, если вы амортизируете; следуйте подсказкам вашего программного обеспечения или вашему подготовителю. Партнерства, S-корпорации и C-корпорации сообщают те же виды затрат в своих собственных декларациях, а владельцы, нанятые своей собственной корпорацией, обычно нуждаются в возмещении по подотчетному плану, а не в личном вычете — стоит поговорить с вашим подготовителем, прежде чем предполагать.
Две граничные заметки, чтобы ничего здесь вас не ввело в заблуждение. Во-первых, сотрудники с формой W-2: Конгресс приостановил вычет неоплаченных расходов сотрудников с 2018 года, поэтому, если ваш единственный доход — зарплата, вы обычно не можете вычитать расходы на телефон и интернет сами — это руководство написано для самозанятых владельцев, а сотрудникам следует вместо этого добиваться возмещения от работодателя. Во-вторых, возмещения работают в обе стороны: любая часть, которую ваш бизнес уже возместил вам без налога, не может также быть вычтена. Вычитайте только то, что фактически вышло из вашего кармана.
Пять ошибок, которые стоят владельцам этого вычета
Заявление 100% на телефоне смешанного использования. Самая распространенная ошибка, и самая трудная для защиты. Если устройство не является действительно исключительно деловым, берите процент.
Вычет первой домашней стационарной линии. Базовое местное обслуживание первой линии не вычитается по закону. Вместо этого вычитайте деловые междугородние звонки и любую вторую деловую линию.
Отсутствие каких-либо записей. Смягченные правила подтверждения убрали старый режим перечисленного имущества; они не убрали необходимость в доказательствах. Счета плюс рабочий лист процента плюс примечание о методе — это вся работа — пропуск этого превращает законный вычет в недоказуемый.
Счет на чужое имя без бумажного следа. Телефон в семейном плане супруга или интернет, выставленный партнеру, все еще может поддерживать ваш вычет для доли, которую вы фактически платите — но только если вы можете доказать оплату и деловое использование. Храните банковские выписки или выписки по карте, показывающие вашу оплату, вместе с записями использования.
Установка процента один раз и заморозка его навсегда. Распределение 70% из года, когда вы целый день обзванивали клиентов, может быть фикцией в году, когда вы наняли продавца и почти никому не звоните. Пересматривайте число ежегодно; устаревший процент, который больше не соответствует вашей жизни, подрывает и достоверные годы.
Ежегодная процедура на 30 минут
Поставьте это в календарь каждый январь, и вычет в основном позаботится о себе сам: загрузите счета за год в одну папку, проведите одну выборку репрезентативного месяца (или подтвердите, что прошлогодняя все еще подходит), обновите рабочий лист процента, отметьте любое купленное или списанное оборудование и подайте пакет с декларацией. Тридцать минут, раз в год, защищают вычет на сотни долларов — и это именно та маленькая дисциплина, которая усиливается по всей вашей декларации.
Упростите ваше финансовое управление
Получать правильные распределения, такие как телефон и интернет, легче, когда каждый счет уже живет в одном поисковом реестре вместо того, чтобы быть разбросанным по почтовым ящикам и порталам операторов. Beancount.io дает вам бухгалтерию в открытом тексте, которая прозрачна, контролируется версиями и готова для ИИ, поэтому рабочий лист делового использования никогда не дальше одного запроса. Начните бесплатно и держите такие вычеты задокументированными с первого дня.
