Вы утвердили надбавку за интернет в размере $75 в месяц, чтобы ваш удалённый сотрудник оставался на связи. Это похоже на простое возмещение: выплата за деловые расходы, все довольны. Затем наступает расчётный период, ваш бухгалтер спрашивает, нужно ли включать эту сумму в форму W-2, и вы понимаете, что ответ может добавить 7,65% налогов работодателя на фонд оплаты труда — плюс подоходный налог для вашего сотрудника — за весь год.
Разница не в самих расходах. Интернет, телефон, монитор, офисное кресло — всё это может быть законными деловыми расходами. Разница в том, как вы их оплачиваете. IRS признаёт только два пути, и только один из них сохраняет возмещение не облагаемым налогом и не отражаемым в W-2.
Два пути, которые IRS действительно признаёт
Любая схема покрытия расходов сотрудников относится к одной из двух категорий, определённых в Публикации 15 IRS и Налоговом регламенте §1.62-2. Обозначение имеет значение, поскольку оно определяет налоговый и расчётный режим.
Путь 1: Непоотчётный план — облагаемая налогом надбавка
Это фиксированная выплата, которую вы проводите через расчётную ведомость без каких-либо условий: «150 надбавка за удалённую работу», «$50 на телефон». Вы не просите счёт, не спрашиваете, какая часть была использована в деловых целях, и не требуете возврата неизрасходованных сумм.
При непоотчётном плане — или при отсутствии письменного плана вообще — IRS рассматривает всю выплату как дополнительную заработную плату:
- Она включается в поле 1 формы W-2
- Она облагается федеральным подоходным налогом, налогами Social Security, Medicare и федеральным налогом на безработицу
- Вы, как работодатель, платите соответствующую часть налогов на фонд оплаты труда
- Ваш сотрудник получает на руки меньше, чем вы заплатили
Эта выплата в 75 для вашего сотрудника. После удержаний она может дать от 60, в зависимости от его налоговой ставки. Вы по-прежнему можете её вычесть, но как заработную плату, а не как возмещение деловых расходов.
Это просто, и для некоторых команд простота стоит налоговых издержек. Но если вы возмещаете тому же сотруднику 69 налогов работодателя на фонд оплаты труда и снижаете ценность выплаты для сотрудника на 20–30%.
Путь 2: Подотчётный план — не облагаемое налогом возмещение
Подотчётный план — это письменное соглашение, отвечающее трём строгим требованиям IRS. Если все три соблюдены, возмещения:
- Исключаются из валового дохода сотрудника
- Освобождаются от удержаний и налогов на фонд оплаты труда
- Не отражаются как заработная плата в W-2
- По-прежнему вычитаются вами как деловые расходы
Другими словами, бизнес вычитает расходы, сотрудник получает каждый доллар полностью, а расчётная ведомость остаётся чистой. Обратная сторона — необходимость документального подтверждения.
Три требования, которые делают план подотчётным
Все три должны быть выполнены. Упустите одно — и вся схема будет рассматриваться как непоотчётная: вся сумма станет заработной платой, а не только недокументированная часть.
1. Деловая связь
Расходы должны быть вычитаемыми, если бы их оплатил напрямую бизнес, и должны быть понесены сотрудником в связи с выполнением услуг для вас.
Для удалённой работы это обычно включает:
- Долю делового использования домашнего интернета и мобильной связи
- Оборудование, необходимое для работы: монитор, клавиатура, гарнитура, веб-камера
- Эргономичную мебель, необходимую для домашнего рабочего места
- Программное обеспечение и подписки, которые вы требуете для работы
Это не включает декор, личные обновления стриминговых сервисов, не связанные с работой, или общую надбавку на «благополучие». Вы можете предлагать «wellness»-доллары, но они не могут находиться внутри подотчётного плана как не облагаемые налогом, если у них нет деловой связи.
То, как вы обрабатываете смешанные расходы, имеет значение. Если домашний интернет сотрудника стоит $90, и он работает из дома полный рабочий день, многие работодатели возмещают 50–75% как разумную долю делового использования, при условии, что политика объясняет метод. Ключевое — чтобы распределение было связано с бизнесом и применялось последовательно.
2. Подтверждение расходов в разумный срок
Сотрудник должен надлежащим образом отчитаться перед вами по каждому расходу: сумма, время, место (или использование) и деловая цель. Для расходов на удалённую работу это обычно означает:
- Копию счёта за интернет или телефон с указанием суммы
- Чек на оборудование с датой и продавцом
- Краткое пояснение деловой цели («домашний интернет — требуется для видеозвонков и VPN», «второй монитор — разработка ПО»)
- Для регулярных ежемесячных расходов — ежемесячную подачу простого авансового отчёта
Безопасная гавань IRS для «разумного срока» широко используется расчётными провайдерами и бухгалтерами:
- Подтверждение расходов в течение 60 дней после оплаты или возникновения расходов
- Возврат любого излишка аванса в течение 120 дней
- Авансы, если вы их выдаёте, — в течение 30 дней до ожидаемого расхода
Вы также можете использовать метод периодических выписок: выдавайте не реже одного раза в квартал выписки с указанием выплаченных и подтверждённых сумм и требуйте от сотрудника отчитаться или вернуть остаток в течение 120 дней с момента выписки. Какой бы метод вы ни выбрали, зафиксируйте его письменно и применяйте одинаково ко всем.
3. Возврат излишних сумм
Если вы выплатили аванс или возместили больше, чем было фактически потрачено или подтверждено, сотрудник должен вернуть излишек в разумный срок. Классическая ошибка — выплата фиксированной надбавки в 75 и разрешение сотруднику оставить разницу в 25 должны быть возвращены. Если этого не происходит, вся схема может потерять статус подотчётной.
Именно поэтому многие малые предприятия избегают авансов для регулярных расходов на удалённую работу и вместо этого возмещают расходы после подачи сотрудником счёта. Нет аванса — нечего возвращать и не нужно отслеживать излишки.
Как выглядит правильное подтверждение расходов для удалённой работы
Вам не нужна сложная система учёта расходов, чтобы соответствовать стандарту, но вам нужен последовательный процесс и записи, которые можно показать при проверке.
Ежемесячные интернет и телефон: Сотрудник предоставляет счёт от провайдера или скриншот платёжного документа, а также расчёт процента делового использования, определённого в вашем плане. Храните выписку в течение семи лет вместе с записью о возмещении.
Оборудование: Сотрудник предоставляет чек до или в момент возмещения и указывает, что предмет принадлежит бизнесу или закреплён за деловой целью, если остаётся у сотрудника. Для предметов дороже $2,500 рассмотрите, не более ли уместна капитализация, чем немедленное списание в рамках выбора de minimis safe harbor; ваш бухгалтер может подтвердить установленный вами порог.
Правильно настроенные многоуровневые надбавки: Вы можете предлагать разные уровни без нарушения правил, если каждый уровень связан с подтверждёнными расходами:
- Базовый уровень — доля делового использования интернета и телефона
- Средний уровень — плюс необходимые для работы периферийные устройства и ПО
- Уровень, зависящий от роли — инструменты для поездок, специализированное оборудование или обустройство домашнего офиса для ролей, которым это требуется
Разделение по ролям допустимо, если оно отражает деловую необходимость. Разделение только по уровню оплаты, без связи с подтверждёнными расходами, выглядит как скрытая компенсация.
Механика расчётной ведомости и бухгалтерского учёта
Правильный бухгалтерский учёт так же важен, как и правильная формулировка плана, потому что именно книги увидит аудитор, кредитор или программа проверки.
При непоотчётном плане или фиксированной надбавке:
- Отражайте как заработную плату: кредит «Денежные средства», дебет «Расходы на оплату труда — Надбавка за удалённую работу» (или «Заработная плата»)
- Проводите через расчётную ведомость с удержаниями; сумма попадает в поле 1 W-2, а также в поля 3 и 5 для заработной платы для Social Security и Medicare
- Ваша часть налогов на фонд оплаты труда относится в дебет «Расходы на налоги с фонда оплаты труда»
При подотчётном плане:
- Отражайте как возмещение расходов сотрудника, а не заработную плату: кредит «Денежные средства», дебет «Возмещаемые расходы сотрудников» или счёт соответствующих расходов (Интернет, Телефон, Офисное оборудование)
- Не проводите через расчётную ведомость как заработную плату
- Не удерживайте налоги, не отражайте в W-2, не платите налоги работодателя на фонд оплаты труда с этой суммы
- Храните авансовый отчёт, чек и подтверждение оплаты вместе — ваш авансовый отчёт и есть файл подтверждения
Создайте отдельные счета главной книги для возмещений по подотчётному плану и для облагаемых налогом надбавок. При сверке банковской выписки метка типа «Удалённая работа: Подотчётное возмещение — не W-2» предотвратит ошибочную переклассификацию бухгалтером этих сумм как прочей компенсации при годовой закрывающей сверке.
Если вы пользуетесь услугами расчётного провайдера, настройте сейчас два вида выплат: «Надбавка за удалённую работу — облагается налогом» и «Подотчётное возмещение — не облагается налогом». Одно только название предотвращает самую распространённую ошибку — проведение правильно подтверждённого возмещения через расчётную ведомость как облагаемой налогом зарплаты, потому что системе никто не объяснил разницу.
И не позволяйте сотрудникам вычитать эти расходы самостоятельно. С 2018 года сотрудники, получающие W-2, не могут вычитать не возмещённые деловые расходы в своей личной декларации на федеральном уровне. Единственный способ компенсировать им эти расходы без налога — через ваш подотчётный план.
Нюанс государственного законодательства, который нельзя игнорировать
Федеральные налоговые правила говорят вам, облагается ли возмещение налогом. Трудовое законодательство штата говорит вам, обязаны ли вы его вообще выплачивать.
Растущее меньшинство штатов требует, чтобы работодатели возмещали необходимые деловые расходы, понесённые сотрудниками. Раздел 2802 Трудового кодекса Калифорнии цитируют чаще всего: он обязывает работодателей возмещать сотрудникам необходимые расходы, понесённые в рамках выполнения трудовых обязанностей, и фиксированная надбавка без подтверждения не удовлетворяет этому требованию автоматически. Иллинойс, Айова, Монтана, Нью-Гэмпшир, Северная Дакота, Южная Дакота и ряд других штатов имеют аналогичные законы, а несколько городов добавляют свои правила.
Даже если конкретный закон о возмещении не применяется, невыплата возмещения за необходимые расходы на удалённую работу может создать риск нарушения трудового законодательства, если не возмещённые расходы фактически опускают зарплату почасового работника ниже минимальной.
Практический вывод: проверяйте штаты, где фактически работают ваши удалённые сотрудники, а не только штат регистрации вашей компании. Если хотя бы один сотрудник находится в штате с обязательным возмещением, документированный подотчётный план выполняет двойную функцию — он сохраняет выплату не облагаемой налогом для целей IRS и удовлетворяет требованию штата возмещать фактические необходимые расходы.
Пять ошибок, превращающих хороший план в облагаемый налогом
1. Отсутствие письменного документа о плане
Устная договорённость не считается. IRS ожидает письменный план, в котором указаны деловая связь, требование подтверждения расходов, требование возврата излишка и принятые вами правила сроков. Храните его вместе с руководством для сотрудников и требуйте, чтобы сотрудники подтверждали ознакомление.
2. Принятие одного чека за год ежемесячных расходов
Один январский счёт за интернет не подтверждает двенадцать выплат по $75. Требуйте ежемесячные документы. Для регулярных счетов достаточно одностраничного ежемесячного авансового отчёта с указанием даты, суммы, поставщика и деловой цели.
3. Превышение надбавки над суммой счёта без возврата
Выплата 70 и молчаливое согласие на разницу — это не подотчётный план. Возмещайте подтверждённую сумму или собирайте излишек обратно в установленный срок.
4. Смешивание личных бонусов с не облагаемой налогом корзиной
Абонемент в Peloton, надбавка на обед или общая выплата на «благополучие при работе из дома» может быть отличным бонусом, но это заработная плата, если нет конкретной деловой связи. Платите это как облагаемый налогом бонус и не допускайте засорения ваших подотчётных возмещений.
5. Забытые авансы и межгодовые сроки
Если вы выплатили аванс $1,000 на обустройство домашнего офиса в декабре, а сотрудник подтверждает расходы в феврале, вы выходите за пределы 60-дневной безопасной гавани для подтверждения, если ваш план не использует правильно метод периодических выписок. Для большинства небольших команд более безопасная привычка — просто возмещать расходы после покупки.
Как настроить подотчётный план за неделю
Вы можете перейти от облагаемых налогом надбавок к соответствующему требованиям подотчётному плану без найма крупной фирмы или покупки нового ПО.
День 1–2: Составьте план. Напишите документ на одну-две страницы, охватывающий: цель, кто имеет право, какие категории расходов покрываются, формулировку деловой связи, как сотрудники подтверждают расходы (что подавать и куда), правила сроков 60/120 дней или альтернативу с периодическими выписками, а также правило возврата излишка. Пусть ваш бухгалтер или расчётный провайдер один раз его проверит.
День 3: Сформируйте привычку подачи отчётов. Создайте простой шаблон: дата, поставщик, сумма, деловая цель, прикреплённый чек. Используйте электронную почту, общую папку для каждого сотрудника или существующий инструмент учёта расходов. Инструмент менее важен, чем последовательность. Храните отчёты вместе с записью о возмещении.
День 4: Обучите руководителей и выберите подотчётные категории. Решите, что вы будете покрывать без налога, а что нет. Распространённый стартовый список: доля делового использования интернета и телефона, необходимые периферийные устройства до определённого лимита в год и программное обеспечение, которое вы предписываете. Сообщите уровни и метод расчёта процента для интернета/телефона.
День 5: Согласуйте расчётную ведомость и бухгалтерию. Создайте два вида выплат, настройте счета главной книги и сообщите бухгалтеру, какой использовать в каждой ситуации. Проведите тестовое возмещение для одного сотрудника и убедитесь, что оно не попадает в образец формы W-2.
Постоянно: ежеквартальная сверка. Каждый квартал формируйте выписку по каждому сотруднику с указанием возмещённых и подтверждённых сумм, запрашивайте недостающие подтверждения и документируйте возвраты излишков. Храните всё не менее семи лет — IRS может оспорить отчётность по заработной плате и после окончания года, и хорошие записи по государственному законодательству следуют тому же горизонту.
Краткое руководство по выбору
- Вам нужен минимальный администрирование и всем положена одинаковая сумма независимо от фактических затрат? Платите фиксированную облагаемую налогом надбавку через расчётную ведомость. Заложите в бюджет налоги работодателя на фонд оплаты труда и объясните сотрудникам расчёт суммы на руки.
- Вы хотите, чтобы сотрудники получали полную сумму, вы не хотите платить налоги на фонд оплаты труда с возмещения и готовы собирать счёт каждый месяц? Примите письменный подотчётный план и возмещайте только подтверждённые суммы.
Многие работодатели выбирают средний вариант: они платят облагаемые налогом надбавки на «лайфстайл»-бонусы и используют подотчётный план для основных деловых расходов. Обозначения — и режим в W-2 — должны соответствовать реальности каждый месяц, а не только в момент написания плана.
Упростите управление своими финансами
Независимо от того, выбираете ли вы облагаемые налогом надбавки или не облагаемый налогом подотчётный план, решающий фактор — последовательный финансовый учёт: кто был оплачен, за что, с каким подтверждением и как это было закодировано. Чёткие записи превращают хорошую политику в готовые к аудиту книги и точный файл W-2.
Beancount.io предоставляет вам текстовый учёт с контролем версий, который делает эти записи прозрачными и переносимыми — без чёрных ящиков и привязки к вендору. Каждое возмещение, запись в расчётной ведомости и ссылка на подтверждение хранятся в книге, которой вы владеете и которую можете искать, сверять и передавать своему бухгалтеру. Начните бесплатно и держите финансы вашей удалённой работы такими же организованными, как и ваша удалённая команда.