Указания о возврате в офис имеют и налоговые последствия: льготы на проезд, офисные вычеты и надбавка за домашний офис, которую ваша команда только что потеряла

Вы отправили служебную записку о возврате в офис. Вы разобрались с распределением рабочих мест, считывателями пропусков и тем, кто получит угол с мигающим светом. Но спросил ли кто-нибудь из вашего руководства, как возврат всех сотрудников повлияет на ваши налоги на заработную плату, администрирование льгот и налоговые декларации ваших сотрудников?

Возврат вашей команды на рабочее место незаметно перестраивает сразу несколько разделов вашего учета. Льготы на проезд, которые ваши сотрудники игнорировали три года, внезапно снова становятся актуальными. Вычет на домашний офис, на который некоторые из ваших сотрудников рассчитывали, потерян навсегда. А офисные расходы, попадающие в ваш отчет о прибылях и убытках, необходимо учитывать в правильных категориях, иначе вы переплатите налоги. Вот что нужно исправить до следующего начисления заработной платы.

Ваши сотрудники снова хотят льготы на проезд до вычета налогов​

Когда никто не ездил на работу, никто не спрашивал о транспортных льготах. В день, когда вступает в силу ваша политика RTO, это меняется: каждый сотрудник, пользующийся поездом или платящий за парковку в центре города, теряет деньги, если вы не предлагаете квалифицированную транспортную льготу в соответствии с Разделом 132(f).

Вот как это работает. Сотрудники откладывают часть своей зарплаты — до вычета налогов — на оплату проездных билетов, карпула или квалифицированной парковки. На 2026 год ежемесячные лимиты исключения составляют $340 на комбинированный проезд и карпул и $340 на квалифицированную парковку (согласно корректировкам IRS на инфляцию в Публикации 15-B). Это означает, что сотрудник может перевести до $4 080 в год по каждой категории из налогооблагаемой заработной платы. Тот, кто находится в категории 22% и максимально использует лимит на проезд, экономит примерно $900 в год на федеральном подоходном налоге плюс еще 7,65% на налоги Social Security и Medicare.

Эта схема выгодна и вам. Каждый доллар, который сотрудники направляют через соглашение о сокращении зарплаты до вычета налогов, — это доллар, с которого вы не платите 7,65% взносов работодателя в фонд заработной платы. При максимальном исключении на проезд это около $312 на каждого участвующего сотрудника в год возвращается в ваш карман — за льготу, администрирование которой вам почти ничего не стоит.

Несколько практических правил, которые нужно соблюдать:

• Соблюдайте ежемесячные лимиты. Все, что превышает $340 в месяц по каждой категории, является налогооблагаемой заработной платой, а не льготой. Если вы субсидируете парковку стоимостью $420 в месяц, дополнительные $80 попадают в форму W-2 сотрудника.
• Парковка и проезд — это отдельные категории. Сотрудник, который и ездит на поезде, и платит за парковку, может исключить до $340 за каждую — всего $680 в месяц.
• Для возмещения наличными требуется документация. Вы можете возмещать расходы на проезд наличными, но только в рамках bona fide соглашения о возмещении с подтверждением расходов. Прямое распространение проездных билетов проще там, где это доступно через транспортное управление.
• Остерегайтесь ловушки с вычетом для работодателя. Согласно Разделу 274(a)(4), расходы на предоставление квалифицированных транспортных льгот обычно не подлежат вычету для работодателя — но суммы, проходящие через сокращение зарплаты сотрудников, изначально вам ничего не стоят, и вы все равно получаете экономию на налогах с заработной платы. Если вы оплачиваете проезд напрямую сверх лимитов исключения, рассматривайте превышение как компенсацию (подлежит вычету, но облагается налогом для сотрудника).

Ваш штат или город может требовать от вас предлагать льготы на проезд​

Это не везде необязательно. В нескольких юрисдикциях действуют требования, обязывающие работодателей определенного размера предлагать льготы на проезд до вычета налогов, и RTO — это именно тот момент, когда несоблюдение становится заметным:

• Нью-Джерси требует, чтобы работодатели с численностью не менее 20 сотрудников предлагали транспортные льготы до вычета налогов в соответствии с Разделом 132(f).
• Иллинойс требует, чтобы охваченные работодатели в Чикагском транспортном регионе предлагали программу льгот на проезд до вычета налогов, с возможностью соблюдения через региональные транспортные программы.
• Нью-Йорк требует, чтобы работодатели с 20 или более сотрудниками, работающими полный рабочий день, предлагали штатным сотрудникам возможность приобретать квалифицированные транспортные льготы с использованием дохода до вычета налогов.

Штрафы и меры принудительного исполнения различаются, но тенденция однонаправленная: с каждым годом все больше городов принимают такие постановления. Если у вас есть сотрудники, работающие в любых из этих юрисдикций, проверьте, являетесь ли вы охваченным работодателем уже сейчас — пороговые значения численности учитывают сотрудников, работающих в данном месте, а не только сотрудников головного офиса. И даже там, где нет обязательных требований, добровольное предложение льготы — это один из самых дешевых жестов доброй воли при переходе к RTO: по сути, это повышение зарплаты для сотрудников, пользующихся транспортом, финансируемое за счет налоговой экономии.

Вычет на домашний офис, который ваши сотрудники только что потеряли​

Некоторые из ваших удаленных сотрудников могли годами вычитать расходы на домашний офис — или планировать это. Убедитесь, что никто не планирует рассчитывать на вычет, которого больше не существует.

Сотрудники, работающие на кого-то другого, как правило, не могут вычитать расходы на домашний офис или любые другие невозмещенные расходы, связанные с работой, в своей федеральной декларации. Закон о сокращении налогов и занятости (Tax Cuts and Jobs Act) приостановил прочие детализированные вычеты, подлежащие ограничению в 2% от скорректированного валового дохода, на 2018–2025 годы, а последующее законодательство сделало этот запрет постоянным. Публикация IRS 463 подтверждает, что сотрудники с формой W-2 больше не могут использовать стандартную ставку за милю или любой другой метод для заявления детализированного вычета на невозмещенные рабочие расходы — и это включает стол, монитор и запасную спальню, из которой они работали.

Сохраняются только узкие исключения, предусмотренные законом (резервисты, артисты-исполнители, должностные лица на гонорарной основе, расходы учителей на учебный класс). Ваш разработчик программного обеспечения с хорошим домашним оборудованием не относится к их числу.

Из этого следует два вывода:

1. Четко сообщите своей команде. Самый доброжелательный вариант: «Ваши расходы на проезд и любое оборудование для домашнего офиса, купленное вами самостоятельно, не подлежат федеральному вычету для сотрудников. Если вам нужно оборудование для работы, спросите — мы предпочтем возместить его, чем чтобы вы платили из своего кармана». Недовольство RTO быстро усиливается, когда сотрудники сами обнаруживают налоговые последствия в апреле.
2. Направляйте рабочие расходы через подотчетный план. Возмещения, выплачиваемые в рамках соответствующего требованиям IRS подотчетного плана — связь с бизнесом, подтверждение расходов, возврат излишне выданных авансов — подлежат вычету для вас и не облагаются налогом для сотрудника. Монитор за $1 200 в любом случае обойдется вам в $1 200, но через подотчетный план ваш сотрудник получает полную стоимость вместо того, чтобы платить за него из средств после вычета налогов, которые он не может вычесть. Короткий письменный документ плана плюс привычка подавать отчеты о расходах — все, что нужно. (В некоторых штатах все еще разрешены невозмещенные расходы сотрудников в налоговых декларациях штата, поэтому напомните сотрудникам проверить правила своего штата — но не стройте свою политику на этом.)

Что вы все еще можете вычесть как работодатель​

Сторона RTO в вашем балансе — это не только расходы. Почти все, что вы тратите на размещение своей команды, является обычными и необходимыми деловыми расходами — при условии, что вы помещаете их в правильную категорию:

• Аренда, коммунальные услуги, страхование и офисные услуги являются текущими вычитаемыми операционными расходами. Отслеживайте их по местоположению, если у вас несколько площадок; отчет о прибылях и убытках по каждой площадке — это то, что показывает, оправдывает ли себя второй офис.
• Ремонт против улучшений — это ключевая граница. Перекраска офиса и ремонт системы кондиционирования — это вычитаемый ремонт. Снос стен, добавление площади или установка новой крыши — это улучшение, которое нужно капитализировать и амортизировать. Если счет подрядчика включает и то, и другое, попросите письменную разбивку до оплаты — восстанавливать это в конце года никому не доставляет удовольствия.
• Мебель, оборудование и расходы на обустройство часто можно списать немедленно в соответствии с Разделом 179 (при соблюдении годовых лимитов и правил налогооблагаемого дохода), а не амортизировать в течение 7 или 39 лет. Если вы обустраиваете заново открытый офис, смоделируйте выбор Раздела 179 до конца года; это может перенести десятки тысяч долларов вычетов в текущий год.
• Не смешивайте транзитные платежи с офисными расходами. Взносы сотрудников на проезд через сокращение зарплаты — это не ваши расходы; это деньги сотрудников, проходящие через вашу систему начисления заработной платы. Учитывайте их через клиринговый счет или счет обязательств, а не как офисные расходы, иначе ваши книги завысят расходы, а сверка заработной платы никогда не сойдется.

Контрольный список для бухгалтерии RTO на ближайшие 30 дней​

Превратите изменение политики в короткий список задач и выполните его до закрытия квартала:

1. Создайте (или возобновите) льготу на проезд. Выберите администратора транспортных льгот или встроенный вариант вашего провайдера расчета заработной платы, установите ежемесячные лимиты $340 в системе и зарегистрируйте сотрудников до первого полного расчетного периода в офисе.
2. Проверьте кодировку формы W-2. Подтвердите с отделом расчета заработной платы, что любые оплаченные работодателем расходы на проезд сверх ежемесячных лимитов закодированы как налогооблагаемая заработная плата, и что суммы сокращения зарплаты правильно уменьшают налогооблагаемую заработную плату для федеральных целей (следите за особенностями штатов — в некоторых штатах федеральное исключение для соглашений о сокращении зарплаты не применяется).
3. Опубликуйте одностраничный подотчетный план. Охватите оборудование для домашнего офиса, пробег между рабочими площадками и поездки. Требуйте чеки и деловую цель в каждом отчете.
4. Разделите план счетов. Отдельно учитывайте аренду, коммунальные услуги, ремонт, незавершенные улучшения, активы по Разделу 179 и клиринговый счет для транспорта. Если вы сейчас ведете это в электронной таблице, самое время перейти на более продвинутый уровень: ведение этих категорий в версионируемом реестре означает, что каждая реклассификация проверяема в конце года, а не является загадкой. Руководства в /docs/ описывают настройку такой структуры, а /fava/ превращает данные по каждой площадке в информационные панели, которые можно легко читать.
5. Сверяйте квартальную заработную плату с формами 941 и W-3 заранее. Изменения RTO — новые сотрудники в новых штатах, возобновленные выборы транспортных льгот, исправленные удержания — это как раз тот вид изменений в середине года, который приводит к расхождениям между 941 и W-2 и уведомлениям IRS или SSA. Сверяйте каждый квартал, а не в январе.

Держите финансы офиса в порядке во время перехода​

Возврат в офис затрагивает одновременно расчет заработной платы, льготы, основные средства и возмещения сотрудникам — что делает его идеальной проверкой того, успевают ли ваши книги за вашим бизнесом. Beancount.io предлагает вам бухгалтерию в виде простого текста, которая полностью прозрачна, версионируется и готова к использованию ИИ, так что каждая реклассификация и каждый новый счет остаются проверяемыми. Начните бесплатно и наведите порядок в бэк-офисе, пока все остальные все еще спорят за столы.