Un negocio de tres personas puede pagar entre unos 50 dólares y unos 67 dólares al mes para que otro calcule, presente y deposite sus impuestos de nómina: las mismas declaraciones, los mismos depósitos, una diferencia del 34 por ciento. Si haces mal la comparación, pagas de más cada mes durante años; si haces mal la declaración, la multa del IRS por no depositar empieza en el 2 por ciento del impuesto no pagado y sube hasta el 15 por ciento, antes de que cualquier estado añada la suya. Para una microempresa que gestiona la nómina con márgenes ajustados, la opción correcta más barata no es un error de redondeo. Es todo el juego.
Esta guía compara los tres proveedores económicos de servicio completo que las microempresas realmente preseleccionan —Patriot Full-Service Payroll, OnPay y SurePayroll de Paychex— en cuanto a precio base, tarifas por trabajador, alcance de la presentación de impuestos, costos de formularios de fin de año y soporte multiestatal, con los cálculos mensuales resueltos para uno, cinco, diez y veinticinco trabajadores.
Qué te compra realmente el "servicio completo"
Los proveedores de nómina usan "servicio completo" para decir que se llevan el trabajo de cumplimiento de tu escritorio, no solo la aritmética. Antes de comparar precios, confirma que cada plan incluye las cinco cosas siguientes:
- Cálculo de impuestos en cada procesamiento: retención federal de impuesto sobre la renta, Seguro Social y Medicare, retención estatal de impuesto sobre la renta, desempleo estatal (SUTA) e impuestos locales donde existan.
- Depósitos de impuestos enviados a las agencias correctas en el calendario correcto, para que nunca tengas que tocar tú mismo una fecha límite de EFTPS.
- Declaraciones de impuestos preparadas y presentadas: formularios 940 y 941 a nivel federal, además de declaraciones trimestrales estatales y locales.
- Formularios de fin de año: W-2 para empleados y 1099 para contratistas, presentados ante las agencias y entregados a los trabajadores.
- Reporte de nuevas contrataciones al estado, que la mayoría de los estados exige en un plazo de unos 20 días desde la contratación.
Patriot vende el servicio completo como un nivel superior; su plan Basic más barato calcula los impuestos pero deja la presentación y los depósitos a tu cargo. OnPay tiene un único plan que es de servicio completo por defecto. SurePayroll vende tanto un plan de autoservicio como un plan de servicio completo, así que asegúrate de cotizar el de servicio completo cuando compares. Todos los precios a continuación son la opción de servicio completo con impuestos gestionados.
Los tres contendientes de un vistazo
Los tres procesan nóminas ilimitadas, pagan a empleados W-2 y contratistas 1099 por depósito directo, y presentan impuestos de nómina federales, estatales y locales. Las diferencias están en la estructura de precios, lo que cuesta extra y cuánto de RR. HH. viene incluido.
| Patriot Full-Service | OnPay | SurePayroll Full-Service | |
|---|---|---|---|
| Precio base | 37 dólares al mes | 49 dólares base al mes | 29 dólares al mes |
| Tarifa por trabajador | 5 dólares por trabajador pagado | 6 dólares por trabajador | 7 dólares por empleado |
| Multiestatal | 12 dólares por estado adicional al mes | Incluido, los 50 estados | 9,99 dólares fijos al mes después del primer estado |
| Formularios W-2/1099 de fin de año | Incluidos | Incluidos | Facturados por separado, unos 5 dólares por formulario más una tarifa de procesamiento |
| Presentación de impuestos locales | Incluida | Incluida | Disponible, tarifa variable |
| Herramientas de RR. HH. y beneficios | Complementos de pago | Incluidas (RR. HH., PTO, administración de beneficios, integraciones con 401(k)) | Limitadas; la nómina doméstica es lo destacado |
| Prueba gratuita | 30 días | Primer mes gratis | Meses gratuitos promocionales |
Los precios son los de lista publicados por los proveedores en el momento de escribir esto; los tres ofrecen descuentos introductorios frecuentes, así que confirma la oferta vigente antes de comprar. Las tarifas por trabajador se aplican a los trabajadores realmente pagados en el mes, lo que importa si tu plantilla fluctúa con ayuda temporal de temporada.
Los cálculos mensuales: ¿quién es más barato en cada tamaño?
Los precios de lista engañan porque una base baja con una tarifa por trabajador alta se cruza con una base alta con una tarifa por trabajador baja a medida que creces. Calculado para un empleador de un solo estado:
Un trabajador (solo tú, con sueldo de tu propia S corp):
- SurePayroll: 29 más 7, o 36 dólares
- Patriot: 37 más 5, o 42 dólares
- OnPay: 49 más 6, o 55 dólares
SurePayroll gana el caso del propietario único por un claro margen de seis dólares al mes.
Cinco trabajadores:
- Patriot: 37 más 25, o 62 dólares
- SurePayroll: 29 más 35, o 64 dólares
- OnPay: 49 más 30, o 79 dólares
Patriot toma la delantera. Su tarifa de cinco dólares por trabajador supera la de siete dólares de SurePayroll lo suficiente para compensar la base más alta.
Diez trabajadores:
- Patriot: 37 más 50, o 87 dólares
- SurePayroll: 29 más 70, o 99 dólares
- OnPay: 49 más 60, o 109 dólares
Patriot amplía la ventaja a doce dólares al mes sobre SurePayroll.
Veinticinco trabajadores:
- Patriot: 37 más 125, o 162 dólares
- OnPay: 49 más 150, o 199 dólares
- SurePayroll: 29 más 175, o 204 dólares
Con veinticinco trabajadores, la tarifa de seis dólares por trabajador de OnPay finalmente supera a los siete dólares de SurePayroll, y Patriot sigue siendo el más barato por un amplio margen.
El patrón: SurePayroll es más barato con un trabajador, Patriot es más barato a partir de unos tres trabajadores, y OnPay nunca es el más barato solo por precio de etiqueta. Pero el precio de etiqueta es solo la puja inicial. La letra pequeña de abajo mueve dinero real.
La letra pequeña que cambia al ganador
Tarifas multiestatales
Contrata a un trabajador remoto al otro lado de la línea estatal y la clasificación cambia. Patriot cobra 12 dólares por estado adicional al mes. SurePayroll cobra una tarifa fija de 9,99 dólares al mes por multiestatal, sin importar cuántos estados adicionales añadas. OnPay incluye los cincuenta estados sin cargo extra.
Rehaz el ejemplo de cinco trabajadores con empleados en dos estados: Patriot sube a 74 dólares, SurePayroll a unos 74 dólares y OnPay se mantiene en 79 dólares. Con empleados en cuatro estados, Patriot sube a 98 dólares mientras SurePayroll se mantiene cerca de 74 dólares y OnPay se mantiene en 79 dólares. Si tu equipo está disperso por varios estados, la tarifa fija de SurePayroll y la cobertura incluida de OnPay borran rápido la ventaja de precio base de Patriot.
Tarifas de formularios de fin de año
Patriot y OnPay incluyen la preparación y presentación de W-2 y 1099 en el precio mensual. SurePayroll factura los formularios de fin de año por separado: unos 5 dólares por formulario más una tarifa de procesamiento. Diez trabajadores significan unos 50 dólares más la tarifa cada enero, lo que añade aproximadamente cinco dólares al mes al costo real de SurePayroll cuando lo prorrateas. Rara vez cambia la clasificación por sí solo, pero reduce la ventaja de SurePayroll para el propietario único y amplía su desventaja frente a Patriot en todos los tamaños mayores.
Impuestos locales
Si operas donde existen impuestos de nómina de ciudad o condado, confirma que la presentación local está cubierta. Patriot y OnPay incluyen la presentación y los depósitos de impuestos locales en el servicio completo. SurePayroll gestiona impuestos locales en muchas jurisdicciones, pero trata algunas declaraciones locales como complementos, así que cotiza tu localidad real en lugar de asumir cobertura.
Contratistas
Los tres pagan a contratistas 1099 y presentan los 1099, pero la economía difiere si los contratistas son la mayor parte de tus cuentas por pagar. Patriot y OnPay cuentan a los contratistas como trabajadores pagados a la misma tarifa por trabajador. Si solo pagas a contratistas y no tienes ningún empleado W-2, ninguno de estos tres es la respuesta más barata —varios proveedores venden planes solo para contratistas sin tarifa base—, pero entre los tres, la tarifa de cinco dólares por trabajador de Patriot es el costo más bajo por contratista.
RR. HH., beneficios y control de tiempo
Aquí es donde OnPay recupera su precio de etiqueta más alto. OnPay incluye herramientas de RR. HH., plantillas de cartas de oferta, seguimiento de PTO, administración de beneficios, integraciones con 401(k) y compensación laboral de pago por uso en su único plan. Patriot cobra por separado el software de RR. HH. y el control de tiempo, a seis dólares de base más dos dólares por empleado al mes cada uno. SurePayroll queda en el medio, con un soporte de RR. HH. integrado modesto más un plan dedicado para empleadores domésticos que ninguno de sus competidores iguala. Si ibas a comprar aunque fuera un complemento de RR. HH. a Patriot, el precio todo incluido de OnPay se vuelve repentinamente competitivo: Patriot servicio completo más RR. HH. para cinco trabajadores cuesta unos 78 dólares, prácticamente empatado con los 79 dólares de OnPay, y OnPay además incluye administración de beneficios y PTO.
¿Cuál encaja con tu microempresa?
Propietario único que solo se paga a sí mismo. SurePayroll servicio completo es la opción conforme más barata a unos 36 dólares al mes. Solo recuerda la factura de formularios de enero y confirma que tu estado no tenga una sorpresa de impuesto local.
De dos a diez trabajadores en un solo estado. Patriot servicio completo gana en precio e incluye formularios de fin de año y presentaciones locales. Es la respuesta por defecto para la clásica microempresa de una sola ubicación: la cafetería, el consultorio dental, la agencia de cinco personas.
Trabajadores en tres o más estados. Cotízalo de tres formas antes de comprometerte. La tarifa fija multiestatal de 9,99 dólares de SurePayroll suele ganar en costo, el multiestatal incluido más RR. HH. integrado de OnPay a menudo gana en valor, y la tarifa por estado de Patriot juega en su contra con cada estado que añadas.
Un empleador doméstico (niñera, cuidador, personal de limpieza). El plan doméstico dedicado de SurePayroll está hecho específicamente para esto y es la razón por la que muchas familias terminan ahí. Ni Patriot ni OnPay se dirigen específicamente a la nómina doméstica.
Un equipo que también necesita ayuda con RR. HH., PTO o beneficios. El único plan de OnPay incluye lo que los otros dos cobran extra o no tienen. Compara el número todo incluido de OnPay con Patriot más complementos, no con la base desnuda de Patriot, y la diferencia desaparece en gran medida.
Solo contratistas, sin empleados. Reconsidera si necesitas nómina de empleados de servicio completo. Un plan solo para contratistas de otro proveedor suele costar menos que cualquiera de estos tres; si te quedas en este trío, la tarifa por trabajador de Patriot es la más baja.
Registrar la nómina en tu propio libro mayor
Elijas el proveedor que elijas, su cargo mensual a tu cuenta bancaria no es un solo gasto. Agrupa salarios brutos, la parte del empleador de los impuestos de nómina, impuestos retenidos que solo transfieres a las agencias y la propia tarifa del proveedor, y tus libros deben mostrar cada pieza por separado, o tu estado de resultados subestimará el costo laboral y tus pasivos nunca cuadrarán.
Un asiento típico de nómina de fin de mes en contabilidad de texto plano se ve así:
2026-10-31 * "Nómina de octubre" "Periodo de pago 10/16-10/31"
Expenses:Payroll:Wages 8,400.00 USD
Expenses:Payroll:Employer-Taxes 642.60 USD
Liabilities:Payroll:Withholding -1,680.00 USD
Liabilities:Payroll:Employer-Tax -642.60 USD
Assets:Checking:Operating -6,720.00 USDLos salarios brutos y la parte del empleador de los impuestos van a cuentas de gastos; el impuesto sobre la renta retenido y ambas mitades de FICA se quedan en cuentas de pasivo hasta que el proveedor los remita; el pago neto sale de la cuenta corriente. Registra la tarifa mensual del proveedor por separado como gasto administrativo para que puedas ver cuánto te cuesta el procesamiento de nómina en sí al año. Si eres nuevo en el registro de nómina por partida doble, la documentación explica paso a paso la configuración de cuentas y la conciliación.
Concilia el informe del proveedor con tu cargo bancario en cada ciclo de pago, no solo a fin de año. El lío de nómina más común en las pequeñas empresas es un cargo del proveedor que nadie concilió con un recibo de pago durante once meses, descubierto solo cuando los totales del W-3 se niegan a cuadrar en enero.
Cinco errores que cuestan más que la suscripción
Comprar solo por precio base. La base es la mitad más pequeña de la factura para casi todo empleador. Multiplica la tarifa por trabajador por tu plantilla, añade las tarifas multiestatales y de fin de año, y luego compara. Una base de 29 dólares con una tarifa de siete dólares por trabajador cuesta más que una base de 37 dólares con una tarifa de cinco dólares con cualquier plantilla superior a cuatro.
Olvidar la factura de enero. Las tarifas de formularios de fin de año llegan una vez al año y se quedan fuera de todas las comparaciones mensuales. Prorratéalas —unos cinco dólares por formulario en SurePayroll— antes de declarar un ganador.
Clasificar mal a los trabajadores para evitar la tarifa por trabajador. Dejar a un trabajador fuera de la nómina para ahorrar cinco dólares al mes arriesga impuestos atrasados, multas e intereses que empequeñecen una década de tarifas de suscripción. Si alguien parece un empleado según la prueba de tu estado, ponlo en la nómina.
Asumir que tu estado está cubierto. Los tres presentan en los cincuenta estados, pero la cobertura de impuestos locales y los tiempos de configuración de cuentas nuevas varían. Confirma tus registros estatales y locales específicos antes de tu primera fecha de pago, no después.
Nunca conciliar. El proveedor presenta tus impuestos; no lleva tus libros. Haz coincidir cada ciclo de pago con el cargo bancario y liquida los pasivos de retención mensualmente, para que diciembre no tenga sorpresas.
Tu siguiente paso
Cuenta tus trabajadores W-2 y contratistas 1099, enumera los estados en los que trabajan y cotiza los tres proveedores con esos dos números: base más tarifa por trabajador multiplicada por la plantilla, más los complementos multiestatales y de fin de año que te apliquen. Para la mayoría de las microempresas de un solo estado con dos o más trabajadores, ese cálculo apunta a Patriot; los propietarios únicos suelen terminar en SurePayroll; los equipos dispersos y cualquiera que necesite RR. HH. integrado debería cotizar el plan todo incluido de OnPay antes de decidir. Haz los números con tu plantilla real, confirma la cobertura de impuestos locales para tu localidad y comienza la prueba gratuita un ciclo de pago completo antes de que necesites hacer el primer depósito.
