Contrataste a tu primer empleado, colgaste el letrero de "Abierto" y configuraste la nómina. Pero, ¿pusiste los carteles correctos en la pared de la sala de descanso? Si un investigador cruza tu puerta mañana, los carteles laborales faltantes o desactualizados son una de las formas más rápidas de convertir una visita rutinaria en una citación — y cada cartel federal está disponible de forma gratuita a través del gobierno.
Aquí tienes exactamente qué carteles federales debe exhibir tu negocio, dónde obtenerlos sin costo, cómo cambian las reglas con el número de empleados y qué viene después a nivel estatal.
Por qué los carteles importan más de lo que parecen
Las leyes laborales federales hacen más que establecer salarios y reglas de seguridad. La mayoría también te exige informar a tus empleados sobre sus derechos — de forma continua, en un lugar visible, donde los trabajadores puedan ver fácilmente el aviso. Eso es lo que hacen los carteles.
Un cartel faltante rara vez desencadena una investigación por sí solo. Pero los investigadores revisan rutinariamente la pared durante auditorías de salarios y horas, inspecciones de seguridad e investigaciones por discriminación. Una pared vacía indica que el cumplimiento no está en tu radar, y algunas violaciones conllevan sus propias sanciones además de cualquier otra cosa que la visita descubra. La buena noticia: corregir esto no te cuesta nada más que una impresora y veinte minutos.
Los carteles federales que casi todo empleador necesita
Tres carteles se aplican esencialmente a todo empleador privado, independientemente del tamaño. Empieza aquí.
Cartel de salario mínimo de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
Todo empleador con empleados sujetos al salario mínimo federal, horas extra o disposiciones de tiempo de descanso debe colocar el aviso de la FLSA en un lugar visible en cada establecimiento para que los empleados puedan leerlo fácilmente. En la práctica, eso significa prácticamente todo negocio con empleados.
El cartel explica el salario mínimo federal, el pago de horas extra a tiempo y medio después de 40 horas, los límites de empleo juvenil, el tiempo de descanso para madres lactantes y cómo presentar una queja. No hay requisito de tamaño, pero los trabajadores deben poder leerlo realmente — una impresión tamaño carta en el tablón de anuncios de la sala de descanso califica; un cartel escondido detrás de los suministros de limpieza no.
Obténlo gratis de la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo, que prescribe el contenido exacto. Solo el texto oficial satisface el requisito.
OSHA: Seguridad y Salud en el Trabajo — Es la Ley
Todos los empleadores cubiertos por la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional deben exhibir el cartel de OSHA (Publicación 3165) que informa a los trabajadores de su derecho a un lugar de trabajo seguro y cómo presentar una queja. Se coloca en cada establecimiento donde se suelen poner avisos a los empleados, y no debe alterarse, desfigurarse ni cubrirse con otro material.
Dos cosas que los propietarios suelen entender mal aquí. Primero, no necesitas reemplazar versiones anteriores — las ediciones anteriores del cartel aún satisfacen el requisito. Segundo, nunca pagues a un proveedor externo por este cartel. Es gratis a través de OSHA, que lo dice explícitamente porque las estafas de venta de carteles dirigidas a pequeñas empresas son persistentes. Descárgalo del sitio de OSHA o pide una copia gratuita llamando al 1-800-321-6742.
Los empleadores en estados con sus propios planes de seguridad aprobados pueden colocar el equivalente estatal en lugar de la versión federal.
Cartel de la Ley de Protección del Polígrafo del Empleado (EPPA)
Todo empleador sujeto a la EPPA debe colocar y mantener colgado un aviso que explique las restricciones de la Ley sobre las pruebas con detector de mentiras. No hay requisito de tamaño. Se requiere un cartel en inglés; colocar la versión en español es opcional pero sensato si algunos miembros de tu equipo leen mejor el español que el inglés.
Pocas pequeñas empresas administran alguna vez un polígrafo, pero la obligación de publicar se aplica de todos modos. Este es el cartel que más comúnmente falta en paredes que por lo demás están completas — revisa el tuyo.
Los carteles que dependen del número de empleados
A medida que tu equipo crece, entran en vigor avisos adicionales en umbrales específicos. Conoce los puntos de activación antes de cruzarlos.
Cartel de la EEO "Conozca sus Derechos" (15 o más empleados)
Los empleadores con 15 o más empleados deben colocar el aviso "Conozca sus Derechos: la discriminación en el lugar de trabajo es ilegal" de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, en un lugar visible donde se suelen publicar avisos para solicitantes y empleados. Resume las leyes federales contra la discriminación por raza, color, sexo, origen nacional, religión, edad, igualdad salarial, discapacidad e información genética, y explica cómo presentar una denuncia.
Ten en cuenta los detalles que suelen causar problemas:
- El recuento de empleados incluye a trabajadores a tiempo parcial y temporales en la mayoría de los casos — cuenta personas, no equivalentes a tiempo completo.
- El cartel actual "Conozca sus Derechos" reemplazó al anterior "EEO es la Ley". La EEOC espera que los empleadores lo hayan cambiado en un tiempo razonable, así que si tu pared aún muestra la versión antigua, actualízalo ahora.
- El cartel señala que la discriminación por sexo incluye condiciones relacionadas con el embarazo, la orientación sexual y la identidad de género, y que el acoso es una forma prohibida de discriminación.
- Si tienes trabajadores remotos, la EEOC anima a publicar el aviso electrónicamente donde puedan verlo.
Cartel de la Ley de Licencia Familiar y Médica (50 o más empleados)
Los empleadores privados con 50 o más empleados deben exhibir el cartel de la FMLA preparado por el DOL (WH 1420) que resume los derechos de licencia de los empleados y el proceso de quejas. El cartel debe aparecer en cada ubicación — incluso en ubicaciones sin empleados actualmente elegibles.
El cartel se revisó por última vez en abril de 2023 a un formato de preguntas y respuestas más amigable, pero las versiones de abril de 2016 y febrero de 2013 aún cumplen con el requisito de publicación. Si acabas de cruzar la línea de los 50 empleados, este es el cartel que debes añadir primero.
Aviso de derechos USERRA (todos los empleadores)
La ley federal exige que todos los empleadores — sin un número mínimo de empleados — notifiquen a sus empleados de sus derechos y obligaciones bajo la Ley de Empleo y Reempleo de Derechos de los Servicios Uniformados, que protege los empleos civiles de los miembros del servicio llamados al deber. Puedes cumplir el requisito exhibiendo el aviso oficial preparado por el VETS donde normalmente colocas los avisos para empleados.
Debido a que no hay umbral de tamaño, los empleadores nuevos con un solo contratado necesitan este desde el primer día.
Dónde colocarlos (¿y qué pasa con los trabajadores remotos?)
El estándar es alguna variación de "visible", "destacado" o "donde se suelen colocar los avisos para empleados". En la práctica:
- Coloca todos los carteles federales juntos en un lugar de alto tráfico: la sala de descanso, cerca del reloj de entrada o junto a la entrada que usan los empleados.
- Publica en cada ubicación física, no solo en la oficina central.
- Nunca cubras, desfigures ni apiles otros papeles sobre ellos.
- Para equipos remotos e híbridos, la guía del DOL traza una línea: si todos trabajan de forma remota, la publicación electrónica puede satisfacer las obligaciones de publicación continua siempre que cada trabajador pueda acceder fácilmente a los avisos sin solicitar permisos especiales — y debes informar activamente a las personas dónde encontrarlos. Si solo algunos empleados son remotos, mantén la pared física para el personal en el sitio y añade acceso electrónico para los teletrabajadores. Una página de intranet, una carpeta de unidad compartida que todos puedan abrir o la entrega a través de tu sistema de recursos humanos funcionan.
Gratis supera a pagado: dónde obtener cada cartel
Cada cartel federal es gratuito. El Asesor de Carteles elaws del Departamento de Trabajo te guía a través de un breve cuestionario sobre tu negocio y te dice exactamente qué carteles se aplican a ti, con enlaces de descarga para cada uno en inglés y otros idiomas. También puedes pedir un paquete impreso de carteles del DOL que cubre los avisos de FLSA, FMLA, OSHA, EEO y EPPA.
Las oficinas laborales estatales publican sus propios carteles obligatorios de la misma manera, generalmente como descargas gratuitas. Un cartel nacional "todo en uno" de un proveedor privado puede ser conveniente para empleadores multiestatales, pero nunca es legalmente requerido — y debido a que los requisitos de carteles cambian, un combinado plastificado se vuelve obsoleto mientras los PDF gubernamentales gratuitos se mantienen actualizados. Si compras uno, vuelve a verificarlo cada año.
No te detengas en lo federal: los carteles estatales que vienen después
Los carteles federales son solo la mitad de la pared. Casi todos los estados exigen sus propios avisos, comúnmente incluyendo:
- Reglas estatales de salario mínimo y horas extra
- Cobertura de compensación laboral y cómo reportar una lesión
- Beneficios de seguro de desempleo y cómo reclamarlos
- Avisos estatales contra la discriminación y de empleo justo
- Avisos de licencia por enfermedad pagada, licencia familiar o adaptación por embarazo donde el estado los ofrezca
- Avisos de día de pago y transparencia salarial en estados que los exigen
Algunos estados consolidan estos en un solo cartel combinado; otros emiten varios. El sitio web de la oficina laboral de tu estado lista exactamente lo que se aplica, y muchos estados ahora publican guías para notificar a trabajadores remotos por correo electrónico o página web. Si operas en más de un estado, cada ubicación sigue las reglas de su propio estado.
Pueden aplicarse avisos específicos de la industria además de estos: los contratistas federales tienen publicaciones adicionales, los empleadores agrícolas tienen protecciones para trabajadores migrantes que exhibir, y los negocios con contratos gubernamentales enfrentan avisos de la Ley Davis-Bacon y de la Ley de Contratos de Servicios.
Una rutina de cumplimiento de 20 minutos
Trata tu pared de carteles como un detector de humo — revísala según un horario, no cuando algo ya esté ardiendo:
- Hoy: compara tu pared con los resultados del Asesor de Carteles del DOL para tu negocio. Imprime y cuelga cualquier cosa que falte.
- Cada vez que contrates a más de un umbral: vuelve a revisar. Cruzar los 15 empleados añade el cartel de la EEO; cruzar los 50 añade el de la FMLA.
- Cada vez que abras una ubicación o un estado cambie sus leyes: actualiza los carteles estatales de esa ubicación.
- Una vez al año: verifica que cada cartel esté actualizado, legible y descubierto. Vincúlalo a algo que ya hagas anualmente, como renovar tu licencia comercial o ejecutar la nómina de fin de año.
- Cuando añadas trabajadores remotos: confirma que tengan acceso electrónico y sepan dónde encontrarlo.
Mantén un registro sencillo — nombre del cartel, fecha de versión, ubicación de publicación, fecha de verificación. Si un investigador pregunta alguna vez, ese registro muestra un hábito de cumplimiento en lugar de un apuro después del hecho.
Mantén organizados tus registros de cumplimiento
El cumplimiento de carteles es una pequeña esquina del mantenimiento de registros que viene con tener empleados: registros de nómina que respaldan las promesas de tu cartel de FLSA, registros de lesiones detrás de tu cartel de OSHA, documentación de licencias detrás de tu aviso de FMLA. Cuando esos registros viven en hojas de cálculo dispersas y cajas de zapatos, incluso una auditoría simple se vuelve dolorosa.
Ahí es donde la contabilidad disciplinada se paga sola. Rastrear costos laborales, primas de compensación laboral, pasivos por licencias y gastos relacionados con la seguridad en cuentas limpias y auditables significa que puedes responder las preguntas de un investigador con números en lugar de suposiciones. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que es transparente, con control de versiones y lista para IA — toda tu historia financiera en archivos que posees. Aprende el flujo de trabajo en la documentación o explora el panel de Fava para una visión visual. Comienza gratis y construye el rastro documental antes de necesitarlo.
