Der vollständige Leitfaden zur ordnungsgemäßen Schließung Ihres Unternehmens
Die Schließung eines Unternehmens ist nie eine einfache Entscheidung, aber wenn die Zeit gekommen ist, kann Ihnen die ordnungsgemäße Durchführung vor rechtlichen Problemen, Steuerstrafen und finanziellen Komplikationen in der Zukunft bewahren. Egal, ob Sie aufgrund von Ruhestand schließen, sich einem neuen Unternehmen zuwenden oder einfach Ihre Verluste begrenzen, die Einhaltung des richtigen Prozesses ist unerlässlich.
Dieser umfassende Leitfaden führt Sie durch jeden Schritt der ordnungsgemäßen Schließung Ihres Unternehmens, von der anfänglichen Planung bis zur endgültigen Aufzeichnung.
Verstehen, wann es Zeit zum Schließen ist
Bevor Sie in die Mechanik der Schließung eintauchen, ist es wichtig anzuerkennen, dass diese Entscheidung oft nach sorgfältiger Überlegung getroffen wird. Häufige Gründe für die Schließung von Unternehmen sind:
- Ruhestand oder persönliche Veränderungen
- Anhaltende finanzielle Verluste ohne klaren Weg zur Rentabilität
- Marktveränderungen, die das Geschäftsmodell nicht nachhaltig machen
- Partnerschaftsstreitigkeiten, die nicht gelöst werden können
- Bessere Möglichkeiten an anderer Stelle
Was auch immer Ihr Grund ist, sobald Sie die Entscheidung getroffen haben, wird ein entschlossenes und methodisches Handeln den Prozess reibungsloser gestalten.
Schritt 1: Sicherstellung der Genehmigung des Inhabers
Der erste formelle Schritt bei der Schließung eines Unternehmens ist die Einholung der ordnungsgemäßen Genehmigung aller Beteiligten. Dies ist nicht nur eine Höflichkeit, sondern in der Regel eine gesetzliche Anforderung.
Für Kapitalgesellschaften benötigen Sie eine Abstimmung der Aktionäre. Die Schwelle ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich, aber die meisten erfordern mehr als eine einfache Mehrheit – oft zwei Drittel oder mehr der stimmberechtigten Aktien. Überprüfen Sie Ihre Satzung und das Landesrecht, um die genaue Anforderung zu ermitteln.
Für LLCs ist der Prozess in der Regel in Ihrer Betriebsvereinbarung beschrieben. Wenn Ihre Vereinbarung keine Auflösungsverfahren enthält, müssen Sie die Standard-LLC-Gesetze Ihres Bundeslandes befolgen. Einige Bundesstaaten verlangen die einstimmige Zustimmung aller Mitglieder, während andere die Auflösung mit einer Mehrheitsabstimmung zulassen.
Dokumentieren Sie alles. Die Abstimmung sollte im Protokoll der Sitzung festgehalten werden, und alle Inhaber sollten eine schriftliche Mitteilung über die Entscheidung erhalten. Diese Dokumentation wird später im Prozess wichtig.
Schritt 2: Erstellen Sie einen Stilllegungszeitplan
Sobald die Genehmigung gesichert ist, entwickeln Sie einen realistischen Zeitplan für die Einstellung des Betriebs. Dieser Zeitplan sollte Folgendes berücksichtigen:
- Erfüllung bestehender Kundenverpflichtungen
- Eintreibung ausstehender Zahlungen
- Verkauf von Inventar und Vermögenswerten
- Übergang oder Kündigung von Mitarbeitern
- Benachrichtigung von Lieferanten und Dienstleistern
Ein typischer Stilllegungsprozess dauert 3-6 Monate, wobei komplexe Unternehmen möglicherweise länger benötigen. Ein klarer Zeitplan hilft allen – Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten –, entsprechend zu planen.
Schritt 3: Benachrichtigen Sie alle betroffenen Parteien
Kommunikation ist während einer Unternehmensschließung von entscheidender Bedeutung. Die Menschen, die von Ihrem Unternehmen abhängig sind, verdienen eine Vorankündigung und klare Informationen.
Mitarbeiter: Benachrichtigen Sie sie so bald wie gesetzlich möglich. Erklären Sie den Zeitplan, geben Sie an, wann ihr letzter Arbeitstag sein wird, und erläutern Sie alle abschließenden Gehaltszahlungen, Leistungen oder Abfindungen, die sie erhalten werden. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie besprechen sollten, wie Sie mit Ansprüchen auf Arbeitslosengeld umgehen und die erforderlichen Unterlagen bereitstellen.
Kunden: Wenden Sie sich mit einer klaren Erklärung und einem Zeitplan an aktive Kunden. Wenn Sie ausstehende Bestellungen oder laufende Projekte haben, arbeiten Sie einen Plan aus, um diese entweder abzuschließen oder eine angemessene Entschädigung zu leisten. Unternehmen Sie einen letzten Vorstoß, um alle ausstehenden Forderungen einzutreiben – sobald Sie sich offiziell auflösen, wird das Eintreiben viel schwieriger.
Lieferanten und Dienstleister: Kündigen Sie wiederkehrende Dienstleistungen und Abonnements. Wenn Sie ausstehende Rechnungen haben, vereinbaren Sie Zahlungspläne, um diese Schulden vor der Auflösung zu begleichen.
Vermieter: Überprüfen Sie Ihren Mietvertrag und geben Sie eine ordnungsgemäße Kündigung ab. Verhandeln Sie nach Möglichkeit eine vorzeitige Beendigung oder planen Sie die Kosten für die Erfüllung Ihrer Mietverpflichtungen ein.
Schritt 4: Einreichung offizieller Auflösungsdokumente
Hier wird die Schließung vor dem Gesetz offiziell. Jeder Bundesstaat verlangt, dass Sie formelle Auflösungspapiere beim Secretary of State oder einer gleichwertigen Behörde einreichen.
Für Kapitalgesellschaften reichen Sie eine Auflösungsbescheinigung (oder ein ähnlich benanntes Dokument) ein. Für LLCs könnte es sich um eine Kündigungsbescheinigung oder eine Auflösungsurkunde handeln – der Name variiert je nach Bundesstaat.
Das Formular erfordert in der Regel:
- Ihren Firmennamen und die Identifikationsnummer des Unternehmens
- Das Datum, an dem die Auflösung genehmigt wurde
- Eine Erklärung, dass alle Schulden und Verpflichtungen bezahlt oder angemessen berücksichtigt wurden
- Einzelheiten darüber, wie verbleibende Vermögenswerte verteilt werden
Es wird in der Regel eine Anmeldegebühr erhoben, die je nach Bundesstaat zwischen 20 und mehreren hundert Dollar liegt. Die Bearbeitungszeiten variieren, aber planen Sie in den meisten Bundesstaaten 2-4 Wochen ein.
Wichtig: Reichen Sie dies nicht zu früh ein. Sobald Sie die Auflösung beantragt haben, können Sie im Allgemeinen keine neuen Geschäfte mehr tätigen. Stellen Sie zuerst den Betrieb ein und reichen Sie dann den Antrag ein.
Schritt 5: Umgang mit Steuerverpflichtungen
Die Einhaltung der Steuervorschriften ist einer der wichtigsten – und komplexesten – Aspekte der Schließung eines Unternehmens. Wenn Sie hier etwas falsch machen, können Ihnen Jahre später Audits oder Strafen drohen.
Abschließende Steuererklärungen
Sie müssen eine letzte bundesstaatliche Steuererklärung für Ihr Unternehmen einreichen. Das spezifische Formular hängt von Ihrer Unternehmensform ab:
- C-Corporations: Formular 1120
- S-Corporations: Formular 1120-S
- Personengesellschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern: Formular 1065
- LLCs mit einem einzigen Mitglied: Anlage C zu Ihrer persönlichen Steuererklärung
Aktivieren Sie auf diesen Erklärungen das Kontrollkästchen, das angibt, dass dies Ihre endgültige Erklärung ist. Für S-Corporations und Personengesellschaften müssen Sie auch die letzte Anlage K-1 für jeden Inhaber kennzeichnen.
Spezielle Steuerformulare
Formular 966 (Unternehmensauflösung oder -liquidation) muss innerhalb von 30 Tagen nach Annahme des Plans zur Auflösung eingereicht werden. Dies benachrichtigt die IRS über Ihre Absicht, das Unternehmen zu schließen.
Wenn Sie im Rahmen der Schließung Vermögenswerte des Unternehmens verkaufen, benötigen Sie Formular 4797 (Verkäufe von Unternehmensvermögen), um Gewinne oder Verluste zu melden.
Lohnsteuern
Reichen Sie Ihre letzte Lohnsteuererklärung entweder mit Formular 941 (vierteljährlich) oder Formular 944 (jährlich) ein, je nachdem, welches Sie verwendet haben. Sie benötigen auch Formular 940, um die bundesstaatlichen Arbeitslosensteuern zu melden.
Staats- und Kommunalsteuern
Vergessen Sie nicht die staatlichen Einkommenssteuern, Umsatzsteuern, Grundsteuern und alle branchenspezifischen Steuern. Jede erfordert ihre eigene endgültige Erklärung und Zahlung.
Schritt 6: Schließen Sie Ihr IRS-Geschäftskonto
Nachdem Sie alle abschließenden Erklärungen eingereicht haben, schließen Sie Ihr Geschäftskonto beim IRS formell. Senden Sie ein Schreiben, das Folgendes enthält:
- Vollständiger rechtlicher Firmenname
- Employer Identification Number (EIN)
- Geschäftsadresse
- Grund für die Schließung des Kontos
Senden Sie dieses Schreiben an:
Internal Revenue Service MS 6055 Kansas City, MO 64108
Oder:
Internal Revenue Service MS 6273 Ogden, UT 84201
Schritt 7: Kündigen Sie Lizenzen, Genehmigungen und Registrierungen
Überprüfen Sie jede Lizenz und Genehmigung, die Ihr Unternehmen besitzt, und kündigen Sie jede ordnungsgemäß. Dies umfasst:
- Allgemeine Geschäftslizenz
- Berufslizenzen
- Branchenspezifische Genehmigungen
- Umsatzsteuergenehmigungen
- Genehmigungen des Gesundheitsamtes
- Zonengenehmigungen
- Fiktive Namensregistrierungen (DBA)
Die Kündigung dieser verhindert, dass Ihnen Erneuerungsgebühren für ein Unternehmen berechnet werden, das nicht mehr existiert. Es löscht auch Ihre Aufzeichnungen, was wichtig ist, wenn Sie später ein anderes Unternehmen gründen möchten.
Schritt 8: Schließen Sie Finanzkonten
Schließen Sie systematisch alle finanziellen Geschäftskonten:
Bankkonten: Nachdem alle Schecks eingelöst und alle Schulden beglichen sind, schließen Sie die Geschäftsgiro- und Sparkonten. Holen Sie sich einen letzten Kontoauszug für Ihre Unterlagen.
Kreditkarten: Bezahlen Sie die Guthaben und schließen Sie die Geschäftskreditkarten. Holen Sie sich eine schriftliche Bestätigung, dass die Konten mit einem Nullsaldo geschlossen wurden.
Kreditlinien: Begleichen Sie alle ausstehenden Guthaben und schließen Sie die Konten.
Händlerkonten: Wenn Sie Kreditkarten akzeptieren, schließen Sie Ihr Händlerverarbeitungskonto.
Online-Zahlungskonten: Schließen Sie PayPal, Stripe, Square oder andere Zahlungsverarbeitungskonten.
Schritt 9: Liquidieren Sie Vermögenswerte
Die Umwandlung Ihrer verbleibenden Vermögenswerte in Bargeld – oder deren Verteilung an die Inhaber – ist oft der zeitaufwändigste Teil der Schließung eines Unternehmens.
Inventar: Gewähren Sie hohe Rabatte, um Inventar schnell zu bewegen, oder erwägen Sie den Verkauf in großen Mengen an Liquidatoren. Das Spenden von unverkauftem Inventar an Wohltätigkeitsorganisationen kann eine Steuerermäßigung gewähren.
Ausrüstung und Möbel: Verkaufen Sie über branchenspezifische Marktplätze, Auktionshäuser oder allgemeine Plattformen wie Craigslist und Facebook Marketplace. Professionelle Liquidatoren können dies für Sie erledigen, obwohl sie eine Provision nehmen.
Immobilien: Wenn Sie Eigentum besitzen, arbeiten Sie mit einem Gewerbeimmobilienmakler zusammen, um es zu verkaufen. Dieser Prozess dauert in der Regel mehrere Monate.
Geistiges Eigentum: Patente, Marken, Urheberrechte und Geschäftsgeheimnisse können wertvoll sein. Erwägen Sie den Verkauf an Wettbewerber oder Unternehmen in verwandten Branchen.
Forderungen: Unternehmen Sie einen letzten Vorstoß, um ausstehende Rechnungen einzutreiben. Für Beträge, die Sie nicht eintreiben können, erwägen Sie, diese an ein Factoring-Unternehmen zu verkaufen, das Ihnen im Voraus (mit einem Abschlag) bezahlt und die Eintreibung selbst übernimmt.
Denken Sie beim Verkauf von Vermögenswerten daran, dass Sie Steuern auf jeden Gewinn zahlen müssen. Der Gewinn wird auf der Grundlage der Steuerbasis des Vermögenswerts (ursprüngliche Kosten abzüglich kumulierter Abschreibungen) berechnet, nicht auf der Grundlage des ursprünglichen Kaufpreises.
Schritt 10: Begleichen Sie alle Schulden und Verpflichtungen
Bevor Sie verbleibende Vermögenswerte an die Inhaber verteilen, müssen Sie alle Geschäftsschulden begleichen. Dies umfasst:
- Ausstehende Rechnungen an Lieferanten
- Kreditsalden
- Kreditkartensalden
- Steuerverpflichtungen
- An Mitarbeiter geschuldete Löhne
- Mietverpflichtungen
Wenn Ihr Unternehmen nicht über genügend Vermögen verfügt, um alle Schulden zu begleichen, wird die Reihenfolge der Zahlung in der Regel gesetzlich vorgeschrieben. Gläubiger mit Sicherheiten werden zuerst bezahlt, gefolgt von vorrangigen Gläubigern (wie dem IRS) und dann von allgemeinen unbesicherten Gläubigern.
In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise Zahlungspläne oder Vergleiche mit Gläubigern aushandeln. Seien Sie offen über die Situation – viele Gläubiger ziehen es vor, etwas zu bekommen als nichts.
Schritt 11: Verteilen Sie verbleibende Vermögenswerte
Sobald alle Schulden beglichen sind, verteilen Sie die verbleibenden Vermögenswerte an die Inhaber gemäß ihrem Eigentumsanteil und Ihrer Betriebsvereinbarung oder Satzung.
Für Kapitalgesellschaften erhalten die Aktionäre Ausschüttungen auf der Grundlage ihres Aktienbesitzes. Für LLCs folgen die Ausschüttungen der Betriebsvereinbarung, die möglicherweise nicht streng proportional zum Eigentum ist, wenn verschiedene Mitgliedschaftsklassen existieren.
Steuerliche Auswirkungen von Ausschüttungen
Wie Vermögensverteilungen besteuert werden, hängt von Ihrer Unternehmensstruktur ab:
Pass-Through-Unternehmen (S-Corps, Personengesellschaften, LLCs): Jeder Inhaber erhält eine Anlage K-1, die seinen Anteil am endgültigen Einkommen oder Verlust des Unternehmens zeigt, einschließlich Gewinnen oder Verlusten aus Vermögensverkäufen. Die Inhaber melden dies in ihren persönlichen Steuererklärungen.
C-Corporations: Die Kapitalgesellschaft zahlt Steuern auf Gewinne aus Vermögensverkäufen. Bei der Verteilung des verbleibenden Bargelds an die Aktionäre können diese steuerpflichtige Gewinne oder abzugsfähige Verluste haben, basierend auf der Differenz zwischen dem, was sie erhalten, und ihrer ursprünglichen Investition (Basis) in das Unternehmen.
Schritt 12: Führen Sie Aufzeichnungen
Auch nachdem Ihr Unternehmen offiziell geschlossen ist, sind Sie noch nicht ganz fertig. Das IRS und staatliche Behörden können noch Jahre nach der Auflösung Dokumente anfordern.
Wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen:
- Steuererklärungen und Begleitdokumente: Mindestens 7 Jahre
- Lohnsteuerunterlagen: 4 Jahre
- Aufzeichnungen über den Kauf und Verkauf von Vermögenswerten: 7 Jahre nach dem Verkauf oder der Veräußerung des Vermögenswerts
- Protokolle und Beschlüsse von Unternehmenssitzungen: Unbefristet
- Gründungsdokumente des Unternehmens: Unbefristet
Bewahren Sie sowohl physische als auch digitale Kopien an einem sicheren Ort auf. Cloud-Speicherdienste bieten eine kostengünstige Möglichkeit, digitale Sicherungskopien von überall aus zugänglich zu halten.
Erstellen Sie ein zusammenfassendes Dokument, das erklärt, was mit dem Unternehmen passiert ist, wann es geschlossen wurde, wie Vermögenswerte verteilt wurden und wo wichtige Aufzeichnungen zu finden sind. Ihr zukünftiges Ich (oder Ihre Erben) wird es Ihnen danken, wenn Jahre später Fragen auftauchen.
Besondere Überlegungen nach Unternehmenstyp
Einzelunternehmen
Einzelunternehmen sind am einfachsten zu schließen – es gibt keine juristische Person, die von Ihnen als Inhaber getrennt ist. Stellen Sie den Betrieb ein, bezahlen Sie Ihre Schulden, reichen Sie eine abschließende Anlage C in Ihrer persönlichen Steuererklärung ein und kündigen Sie Genehmigungen. Das ist es.
Partnerschaften
Partnerschaften erfordern sorgfältige Beachtung des Partnerschaftsvertrags, der in der Regel die Auflösungsverfahren umreißt. Alle Partner müssen sich darüber einig sein, wie Vermögenswerte verteilt und verbleibende Verpflichtungen gehandhabt werden.
S-Corporations
Denken Sie daran, dass der S-Corporation-Status nur eine Steuerwahl ist, keine separate Unternehmensform. Ihre zugrunde liegende Struktur ist eine Kapitalgesellschaft oder LLC. Befolgen Sie den Auflösungsprozess für diese Unternehmensform und stellen Sie sicher, dass die abschließenden K-1s den Anteil jedes Aktionärs am Einkommen und an den Ausschüttungen korrekt widerspiegeln.
Berufsgesellschaften
Wenn Sie zugelassene Fachkräfte (Ärzte, Anwälte, Buchhalter) sind, haben Sie möglicherweise zusätzliche Anforderungen von Ihrem Zulassungsausschuss. Benachrichtigen Sie den Ausschuss über Ihre Schließung und stellen Sie sicher, dass alle beruflichen Verpflichtungen ordnungsgemäß übertragen oder beendet werden.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Auflösung zu früh einreichen: Warten Sie mit der Einreichung, bis Sie den Betrieb eingestellt haben. Sobald Sie aufgelöst sind, können Sie im Allgemeinen keine Geschäfte mehr tätigen.
Schulden ignorieren: In der Hoffnung, dass Gläubiger Sie vergessen, funktioniert selten. Gehen Sie Schulden direkt an.
Schlechte Aufzeichnungen: Das IRS kann geschlossene Unternehmen prüfen. Führen Sie gründliche Aufzeichnungen.
Wiederkehrende Gebühren vergessen: Kündigen Sie alle Abonnements und automatischen Zahlungen. Eine hinterlegte Kreditkarte kann Ihnen weiterhin Gebühren für Dienste berechnen, die Sie nicht nutzen.
Keine Fachleute konsultieren: Komplexe Situationen profitieren von Rechts- und Buchhaltungsberatung. Die Kosten lohnen sich in der Regel, um teure Fehler zu vermeiden.
Vermögenswerte verteilen, bevor Schulden bezahlt werden: In einigen Fällen kann dies dazu führen, dass die Inhaber persönlich für Geschäftsschulden haften.
Wann professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden sollte
Während Sie eine unkomplizierte Unternehmensschließung selbst abwickeln können, sollten Sie in Erwägung ziehen, Fachleute einzustellen, wenn:
- Ihr Unternehmen über erhebliche Vermögenswerte oder komplexe Beteiligungen verfügt
- Es Streitigkeiten zwischen den Inhabern gibt
- Sie erhebliche Schulden haben, die Sie nicht bezahlen können
- Steuersituationen kompliziert sind
- Sie sich über Haftungsfragen unsicher sind
- Ihr Unternehmen in Rechtsstreitigkeiten verwickelt ist
Ein Buchhalter kann sicherstellen, dass Sie alle Steuerverpflichtungen erfüllen und alle Abzüge aus den Schließungskosten maximieren. Ein Wirtschaftsanwalt kann Dokumente überprüfen, sicherstellen, dass Sie die richtigen Verfahren einhalten, und Sie vor persönlicher Haftung schützen.
Leben nach der Schließung
Die Schließung eines Unternehmens ist das Ende eines Kapitels, aber selten das Ende Ihrer Geschichte. Viele erfolgreiche Unternehmer haben Unternehmen geschlossen – manchmal mehrmals –, bevor sie das Richtige gefunden haben.
Geben Sie sich Zeit, die Schließung zu verarbeiten. Es ist normal, Verlust, Erleichterung oder eine Mischung aus Emotionen zu empfinden. Nutzen Sie das, was Sie gelernt haben, um Ihre nächste Entscheidung zu treffen, sei es die Gründung eines anderen Unternehmens, die Annahme eines Jobs oder die Einschlagung einer völlig anderen Richtung.
Die Disziplin und Gründlichkeit, die Sie bei der ordnungsgemäßen Schließung Ihres Unternehmens anwenden, werden Ihnen bei allem, was als Nächstes kommt, gute Dienste leisten. Indem Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie einen sauberen Bruch sicher, der Sie rechtlich und finanziell schützt und es Ihnen ermöglicht, ohne lose Enden voranzukommen.
Dieser Artikel enthält allgemeine Hinweise zur Schließung eines Unternehmens. Die Anforderungen an die Schließung eines Unternehmens variieren je nach Bundesstaat, Branche und spezifischen Umständen. Erwägen Sie die Konsultation von Rechts- und Steuerberatern, um die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.
