Vereinfachte Verfahren zur Steuereinhaltung: Wie nicht vorsätzliche US-Steuerzahler FBAR, Formular 8938 und drei Jahre verspätete Steuererklärungen ohne vernichtende Strafen nachholen

Sie haben von Ihrem Großvater ein Bankkonto in Mumbai geerbt. Sie sind vor einem Jahrzehnt nach Berlin gezogen und haben nie bemerkt, dass Ihre US-Staatsbürgerschaft Sie immer noch dazu verpflichtet, Ihre deutschen Ersparnisse zu melden. Oder Sie wussten schlichtweg nicht, dass die 12.000 $, die auf Ihrem ausländischen Depotkonto liegen, eine bundesstaatliche Offenlegungspflicht auslösen, die mit Strafen belegt ist, die das gesamte Guthaben vernichten können.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein – und es gibt einen Weg zurück zur Steuerehrlichkeit, der keine sechsstelligen Strafen oder schlaflose Nächte mit der Frage beinhaltet, ob das IRS bald anruft. Es nennt sich „Streamlined Filing Compliance Procedures“ (vereinfachte Verfahren zur Steuerehrlichkeit), und für Steuerzahler, deren Fehler wirklich nicht-vorsätzlich waren, ist es der sauberste, günstigste und vorhersehbarste Weg, jahrelang versäumte Offshore-Meldungen zu korrigieren.

Aber „Streamlined“ (vereinfacht) ist eine beschönigende Bezeichnung für einen Prozess, der dennoch Präzision erfordert. Das IRS lehnt Zertifizierungen ab, die es als unvollständig oder nicht überzeugend erachtet, und einmal eingereicht, können Sie den Antrag nicht mehr zurückziehen. Hier ist, was Steuerzahler tatsächlich wissen müssen, bevor sie die Unterlagen einreichen.

Das Meldegeflecht, in dem sich die meisten verfangen

Bevor Sie das Problem lösen können, müssen Sie das zweigleisige Meldesystem verstehen, das es verursacht.

FBAR (FinCEN Form 114) wird beim Financial Crimes Enforcement Network eingereicht – nicht beim IRS. Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt während des Kalenderjahres der Gesamtwert Ihrer ausländischen Finanzkonten 10.000 $ überstieg, müssen Sie diese Meldung einreichen. Das gilt für „jeden Zeitpunkt“, nicht nur für den „Jahresende-Stand“, sodass bereits eine eintägige Spitze die Verpflichtung auslöst. Der Schwellenwert ist einheitlich, egal ob Sie in Manhattan oder Madrid leben, und es zählt jedes Konto, an dem Sie ein finanzielles Interesse oder eine Unterschriftsvollmacht haben.

Formular 8938 (Statement of Specified Foreign Financial Assets) wird mit Ihrer Bundessteuererklärung eingereicht. Die Schwellenwerte hierfür sind höher und hängen vom Wohnsitz und dem Anmeldestatus ab. Ein Alleinstehender in den Vereinigten Staaten erreicht den Schwellenwert bei 50.000 $am letzten Tag des Jahres (oder 75.000$ zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Jahres). Ein gemeinsam veranlagtes Ehepaar, das im Ausland lebt, löst das Formular 8938 erst aus, wenn die Jahresschlussbestände 400.000 $(oder 600.000$ zu einem beliebigen Zeitpunkt) erreichen. Formular 8938 erfasst auch Vermögenswerte, die das FBAR nicht abdeckt, wie etwa ausländische Aktien und Personengesellschaftsanteile, die außerhalb eines Finanzkontos gehalten werden.

Die beiden Systeme überschneiden sich, sind aber nicht identisch. Viele Menschen, die ein FBAR einreichen müssen, müssen kein Formular 8938 einreichen. Eine kleinere Gruppe muss beides einreichen. Die Strafen für das Versäumen einer dieser Meldungen können pro Jahr in die Zehntausende von Dollar gehen, und vorsätzliche FBAR-Verstöße können mit dem höheren Betrag von 100.000 $ oder 50 % des Kontostands pro Verstoß geahndet werden.

Das ist der Abgrund. Die Streamlined-Verfahren sind die Brücke.

Zwei Wege, ein Ziel

Das IRS bietet zwei Varianten des Streamlined-Programms an. Die richtige Wahl hängt davon ab, wo Sie leben.

Streamlined Foreign Offshore Procedures (SFOP)

Dieser Weg ist für US-Staatsbürger, Inhaber einer Green Card und ansässige Ausländer gedacht, die im Ausland leben. Die Berechtigung hängt von einem Nicht-Ansässigkeits-Test ab: In mindestens einem der letzten drei Jahre, für die die Frist zur Abgabe der Steuererklärung (einschließlich Verlängerungen) abgelaufen ist, müssen Sie sich mindestens 330 volle Tage physisch außerhalb der Vereinigten Staaten aufgehalten und in diesem Jahr keinen US-Wohnsitz (abode) gehabt haben.

Das Hauptmerkmal des SFOP ist, dass keine Strafe anfällt. Null. Sie zahlen die geschuldeten Steuern nach plus Zinsen, aber die pauschale Offshore-Strafe findet keine Anwendung.

Streamlined Domestic Offshore Procedures (SDOP)

Dieser Weg ist für US-Steuerzahler gedacht, die den Nicht-Ansässigkeits-Test nicht erfüllen – im Wesentlichen also für Personen, die in den Vereinigten Staaten leben. Um sich zu qualifizieren, müssen Sie bereits für jedes der letzten drei Jahre eine Bundessteuererklärung eingereicht haben; das Programm funktioniert nicht für Steuerzahler, die überhaupt nie eine Erklärung abgegeben haben.

Das SDOP erhebt eine pauschale Offshore-Strafe von 5 %. Die Bemessungsgrundlage ist der höchste Gesamtwert Ihrer ausländischen Finanzvermögenswerte zum Jahresende innerhalb des sechsjährigen FBAR-Zeitraums oder des dreijährigen Zeitraums der Steuererklärung, der hätte gemeldet werden müssen. Es handelt sich nicht um eine Strafe von 5 % pro Jahr, die über die Jahre aufsummiert wird; es sind 5 % des einen höchsten Jahresschlusswerts.

Verglichen mit den Strafen für nicht gemeldete ausländische Einkünfte nach den regulären IRS-Regeln – Versäumniszuschläge für die Abgabe, Versäumniszuschläge für die Zahlung, genauigkeitsbezogene Strafen und die existenzbedrohenden FBAR-Strafen – ist eine einmalige Gebühr von 5 % oft der Unterschied zwischen einer Unannehmlichkeit und einer finanziellen Katastrophe.

Was Sie tatsächlich einreichen

Beide Wege teilen das gleiche Grundgerüst. Die Details unterscheiden sich jedoch.

Für die letzten drei Steuerjahre (für welche die Frist einschließlich Verlängerungen abgelaufen ist), reichen Sie Folgendes ein:

• Berichtigte Steuererklärungen (Formular 1040X), falls Sie zuvor eine Erklärung abgegeben haben, oder Originalerklärungen (Formular 1040), falls Ihre Situation verspätete Originale unter SFOP rechtfertigt.
• Alle erforderlichen internationalen Informationsberichte. Häufige Begleiter sind Formular 8938, Formular 8621 (PFICs/ausländische Investmentfonds), Formular 5471 (kontrollierte ausländische Kapitalgesellschaften), Formular 3520 (ausländische Trusts und große Schenkungen von Nicht-US-Personen) und Formular 8865 (ausländische Personengesellschaften).
• Zahlung aller geschuldeten Steuern zuzüglich Zinsen auf die nicht gemeldeten Einkünfte.

Für die letzten sechs FBAR-Jahre reichen Sie Folgendes ein:

• Versäumte oder berichtigte FBARs elektronisch über das BSA E-Filing System.
• Eine Erklärung auf dem FBAR-Deckblatt, die erläutert, dass die Einreichung Teil einer Streamlined-Einreichung ist.

Zudem reichen Sie ein Zertifizierungsformular ein, das das Herzstück des gesamten Prozesses bildet:

• Formular 14653, wenn Sie SFOP nutzen (Steuerzahler mit Wohnsitz außerhalb der USA).
• Formular 14654, wenn Sie SDOP nutzen (Steuerzahler mit Wohnsitz innerhalb der USA).

Die Zertifizierung wird unter Strafandrohung bei Meineid unterzeichnet. Sie besagt, dass Sie für das Programm berechtigt sind, dass Sie alle erforderlichen FBARs eingereicht haben, dass Ihre früheren Versäumnisse nicht-vorsätzlich waren und dass die Berechnung der Offshore-Strafe korrekt ist.

Nicht-vorsätzlich ist ein rechtlicher Standard, kein bloßes Gefühl

Dies ist der Punkt, an dem die meisten fehlgeschlagenen Einreichungen scheitern. Die IRS-Definition für nicht-vorsätzliches Verhalten (non-willful conduct) lautet: „Fahrlässigkeit, Unachtsamkeit oder Irrtum bzw. ein Verhalten, das auf einem gutgläubigen Missverständnis der gesetzlichen Anforderungen beruht.“ Das ist die Messlatte. Ihre Bescheinigung muss dies nachweisen, nicht nur behaupten.

Die klassische Geschichte eines nicht-vorsätzlichen Falls sieht so aus: Ein Einwanderer, der vor Jahrzehnten zur „US-Person“ wurde, behielt ein kleines Sparkonto in seinem Heimatland, informierte seinen CPA darüber und erhielt von diesem die Auskunft, dass keine US-Meldepflicht bestehe, da das Konto bescheiden sei oder im Ausland geführt werde. Der Steuerpflichtige vertraute auf den professionellen Rat und erfuhr erst von der Wahrheit, als die Situation eines Freundes beim Abendessen zur Sprache kam.

Die klassische Geschichte eines vorsätzlichen Falls sieht so aus: Ein US-Steuerpflichtiger erfuhr von der FBAR-Anforderung, entschied sich jedoch gegen die Einreichung, um keine Strafen zahlen zu müssen, antwortete seinem CPA auf Nachfrage, er habe keine Auslandskonten, und zahlte Jahr für Jahr weiter Geld auf das Konto ein.

Das IRS sucht nach Indizien für Vorsätzlichkeit, selbst wenn ein Steuerpflichtiger Nicht-Vorsätzlichkeit behauptet. Einige Punkte, die häufig Skepsis hervorrufen:

• Konten in Rechtsordnungen, die für ihr Bankgeheimnis bekannt sind.
• Konten im Namen eines Trusts, einer Stiftung oder einer Briefkastengesellschaft, um die wirtschaftliche Eigentümerschaft zu verschleiern.
• Anweisungen an eine Auslandsbank, keine Kontoauszüge in die Vereinigten Staaten zu senden.
• Bargeldabhebungen, die so strukturiert sind, dass sie Meldeschwellen unterschreiten.
• Vorhandenes Wissen über die FBAR-Pflicht in Kombination mit Untätigkeit.

Falls einer dieser Sachverhalte auf Ihre Situation zutrifft, reichen Sie keine Streamlined-Anmeldung ein, ohne zuvor einen Steueranwalt zu konsultieren, der auf Offenlegungen im Ausland spezialisiert ist. Die „IRS Criminal Investigation Voluntary Disclosure Practice“ – und nicht die „Streamlined Procedures“ – ist das Programm für Steuerpflichtige mit potenziellem Risiko für Vorsätzlichkeit.

Verfassen der Erklärung zur Nicht-Vorsätzlichkeit

Die Schilderung, die den Formularen 14653 oder 14654 beigefügt wird, ist das Erste, was das IRS liest. Eine Aussage wie „Ich wusste nicht, dass ich ein FBAR einreichen muss“ reicht nicht aus. Die Behörde erwartet eine chronologische Darstellung, die die Fakten mit dem rechtlichen Standard verknüpft.

Starke Erklärungen zur Nicht-Vorsätzlichkeit decken in der Regel Folgendes ab:

• Wie das Konto eröffnet wurde und warum es existiert. Von einem Familienmitglied geerbt, vor dem Status als US-Person eröffnet, von einem Arbeitgeber im Ausland verlangt, gemeinsam mit einem nicht in den USA ansässigen Ehepartner für Haushaltszwecke geführt.
• Was Sie tatsächlich geglaubt haben und warum. Sind Sie davon ausgegangen, dass Auslandskonten erst ab einer viel höheren Schwelle meldepflichtig sind? Haben Sie das FBAR mit einem anderen Steuerformular verwechselt? Haben Sie sich auf den Rat eines Steuerberaters verlassen?
• Wer Sie beraten hat und was gesagt wurde. Wenn ein CPA, Anwalt oder Steuerberater eine unrichtige oder unvollständige Anleitung gegeben hat, nennen Sie ihn namentlich und fassen Sie den Rat zusammen. Das Vertrauen auf einen Fachmann ist ein gewichtiges Argument für Nicht-Vorsätzlichkeit, aber nur, wenn Sie es spezifisch offenlegen.
• Wie und wann Sie von der Verpflichtung erfahren haben. Ein Wechsel des Steuerberaters, ein Artikel, den Sie gelesen haben, eine Anfrage einer Bank im Rahmen von FATCA – alles, was die Erkenntnis ausgelöst hat, sollte in der Erklärung stehen.
• Was Sie getan haben, nachdem Sie es verstanden hatten. Je kürzer die Zeitspanne zwischen Entdeckung und Handeln ist, desto stärker ist der Rückschluss auf Gutgläubigkeit.

Vage Aussagen werden abgelehnt. Ebenso Aussagen, die den Fakten an anderer Stelle in den Unterlagen widersprechen. Wenn Ihre Kontoauszüge 50 Überweisungen pro Jahr ausweisen und Ihre Schilderung besagt, dass Sie kaum an das Konto gedacht haben, wird das IRS dies bemerken.

Stolperfallen bei der Berechtigung, die ansonsten starke Fälle zu Fall bringen

Bevor Sie Wochen mit der Vorbereitung einer Einreichung verbringen, stellen Sie sicher, dass keines dieser Ausschlusskriterien zutrifft:

• Sie befinden sich derzeit in einer zivilrechtlichen Prüfung durch das IRS. Jede laufende Betriebsprüfung – auch wenn sie nichts mit Auslandskonten zu tun hat – schließt die Tür für die „Streamlined“-Verfahren für diese Steuerjahre.
• Gegen Sie läuft eine strafrechtliche Ermittlung durch die IRS Criminal Investigation. Dies schließt Ermittlungen ein, von denen der Steuerpflichtige formell nichts weiß, die er aber vermuten müsste.
• Sie verfügen über keine gültige Steueridentifikationsnummer. Eine SSN oder ITIN ist erforderlich. Wenn Sie eine ITIN benötigen, beantragen Sie diese vor der Einreichung.
• Sie haben bereits am OVDP oder einem anderen Programm zur freiwilligen Offenlegung im Ausland teilgenommen. Sie können „Streamlined“ nicht nutzen, um das zu bereinigen, was Sie in einer früheren Amnestie nicht bereinigt haben.
• Für SDOP: Sie haben für keines der betroffenen drei Jahre eine ursprüngliche Steuererklärung eingereicht. SDOP erfordert berichtigte Steuererklärungen (amended returns). Wenn keine ursprüngliche Erklärung vorliegt, sind Sie nicht berechtigt.

Buchhaltung vor der Buchhaltung

Der mühsamste Teil einer Streamlined-Einreichung ist selten die Bescheinigung selbst. Es ist die Rekonstruktion von drei Jahren nicht gemeldeten ausländischen Einkommens aus Unterlagen, von denen Sie nie dachten, dass sie Zeile für Zeile geprüft würden.

Ausländische Banken stellen Kontoauszüge für den erforderlichen Zeitraum zur Verfügung, aber Sie müssen diese möglicherweise schriftlich anfordern und eine Gebühr pro Auszug zahlen. Zinsen, Dividenden und Kapitalerträge müssen unter Verwendung des entsprechenden Wechselkurses in US-Dollar umgerechnet werden (die meisten Ersteller verwenden die „Treasury Reporting Rates of Exchange“ oder den Jahresdurchschnitt des IRS, je nach Einkommensart). PFIC-Beteiligungen – im Allgemeinen jeder ausländische Investmentfonds oder Pool-Investment – benötigen eine eigene, komplexe Berechnung nach Formular 8621, sofern Sie diese gehalten haben.

An dieser Stelle zahlen sich gute Buchhaltungsgewohnheiten aus, selbst wenn die Aufzeichnungen, die Sie rekonstruieren, Jahre zurückliegen. Für die Zukunft gilt: Das Führen sauberer, versionskontrollierter Aufzeichnungen über jedes Auslandskonto – Salden, Transaktionen, Wechselkurse und Belege – wird Ihnen eine erneute Rekonstruktion ersparen. Viele Menschen, die ein Streamlined-Verfahren abschließen, wechseln gerade deshalb zum Plain-Text-Accounting, weil sie damit ihre Finanzhistorie wie Quellcode behandeln können: prüfbar, reproduzierbar und niemals in einer veralteten App verloren.

Nach der Einreichung

Die IRS versendet keine Bestätigungen für Streamlined-Einreichungen. Sie erhalten kein Schreiben, das Ihre Aufnahme in das Programm bestätigt. Die Steuererklärungen werden wie gewöhnliche Erklärungen bearbeitet und unterliegen denselben Prüfungsverfahren wie jede andere Einreichung – lediglich ohne die automatische Festsetzung von FBAR- oder 8938-Strafen, die normalerweise mit einem festgestellten Verstoß einhergehen würden.

Eine Einreichung kann dennoch geprüft werden. Wenn die IRS der Ansicht ist, dass die Bescheinigung ungenau war oder dass das zugrunde liegende Verhalten vorsätzlich war, kann sie eine Prüfung einleiten, reguläre FBAR-Strafen festsetzen und den Fall für strafrechtliche Ermittlungen weiterleiten. Die Abhilfe ist dieselbe, die das Problem von vornherein hätte verhindern sollen: Sagen Sie die Wahrheit, dokumentieren Sie die Fakten, führen Sie saubere Aufzeichnungen und unterschlagen Sie nichts.

Das Zeitfenster für das Streamlined-Verfahren ist seit 2014 geöffnet. Die IRS hat nie ein öffentliches Enddatum festgelegt, aber Offshore-Offenlegungsprogramme schließen historisch gesehen kurzfristig. Das Offshore Voluntary Disclosure Program (OVDP), das dem Streamlined-Verfahren vorausging, endete 2018 mit nur wenigen Monaten Vorwarnzeit. Jeder, der über Jahre hinweg nicht gemeldete Auslandskonten hat und für das Programm infrage kommt, sollte dessen Verfügbarkeit als geliehene Zeit betrachten.

Halten Sie Ihre Finanzen vom ersten Tag an organisiert

Sobald Sie alles nachgeholt haben, ist es das Ziel, dies nie wieder tun zu müssen. Das Führen klarer, strukturierter Aufzeichnungen über jedes Auslandskonto, jede Umrechnung und jede Transaktion verwandelt eine jährliche Berichtspflicht in eine Routineaufgabe statt in eine Krise. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – einschließlich Mehrwährungsunterstützung, die FBAR- und Form 8938-Berechnungen am Jahresende zu einer Sache des Berichterstellens macht, statt ein ganzes Jahrzehnt rekonstruieren zu müssen. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler, Expats und Finanzprofis Plain-Text-Accounting wählen, um ihre Finanzunterlagen prüfungssicher zu halten.