Ръководства за подготовка на данъци

Ресурси, специфични за държавата, които да помогнат при подготовката на годишните данъци, използвайки данни от Beancount

Въведение: Годишната подготовка на данъци може да бъде оптимизирана чрез използване на детайлните финансови записи на Beancount. По-долу, предоставяме ръководства, специфични за държавата, за пет региона, популярни сред потребителите на Beancount – Съединените щати, Канада, Германия, Обединеното кралство и Австралия. Всеки раздел очертава типичния процес на подаване на данъци за физически лица или малки бизнеси, насочва към официални ресурси на данъчните власти и предлага съвети за използване на данните от Beancount (и съвместими инструменти или плъгини) за опростяване на отчитането. Използвайте тези ръководства като отправна точка, за да сте сигурни, че вашата счетоводна книга в Beancount ефективно поддържа вашите нужди за подаване на данъци.

Съединени щати

Общ преглед на подготовката на годишните данъци: В САЩ, физическите лица и едноличните търговци подготвят годишни данъчни декларации за доходите във формуляр 1040, често с допълнителни приложения. Ключовите стъпки включват:

• Съберете документи за доходи: Съберете всички W-2 формуляри (доходи от заплати), 1099 формуляри (за доходи от свободна практика, лихви, дивиденти и др.) и всички други годишни данъчни извлечения. IRS (Службата за вътрешни приходи на САЩ) препоръчва да поддържате подкрепящи документи, като разписки, фактури и платени сметки, организирани, тъй като те подкрепят записите във вашата данъчна декларация. Малките бизнеси или самонаетите лица ще използват Приложение C (Печалба или загуба от бизнес), за да отчитат бизнес приходи и разходи, така че се уверете, че имате всички записи за бизнес приходи и разходи за годината.
• Съберете приспадания и кредити: Съберете записи за подлежащи на приспадане разходи (напр. лихва по ипотека, благотворителни вноски, медицински разходи) и всички данъчни кредити. Ако управлявате бизнес, обобщете разходите по категории (офис консумативи, пътуване и др.), както е необходимо за Приложение C или други приложения.
• Съгласувайте сметките и финансовите отчети: Използвайте Beancount, за да генерирате Отчет за приходите (печалбите и загубите) и Баланс за данъчната година. Това помага да се провери дали всички приходи и общи разходи съвпадат с вашата документация. Обичайно е да коригирате вашите книги за неща като амортизация или инвентаризация в края на годината.
• Подайте в срок: Индивидуалните данъчни декларации обикновено са дължими до 15 април на следващата година (освен ако не е удължен срокът). Ако имате нужда от повече време, подайте заявление за удължаване до крайния срок през април, но не забравяйте, че всички дължими данъци все още са дължими до 15 април, за да избегнете лихви. Данъкоплатците в САЩ могат да подават електронно чрез IRS Free File (за допустими доходи) или чрез търговски данъчен софтуер, или да изпратят хартиена декларация по пощата.

Официални ресурси на IRS: Използвайте публикациите и инструментите на IRS за точни насоки. Полезните ресурси включват:

• Център за данъци за самонаети лица на IRS: Порталът "Малък бизнес и самонаети лица" на IRS предоставя формуляри и насоки за еднолични търговци и малки бизнеси. Например, отбелязва, че едноличните търговци трябва да подадат Приложение C (Формуляр 1040), за да отчитат бизнес приходите. Той също така е свързан с ресурси за водене на записи, подлежащи на приспадане разходи и данъчни задължения.
• Ръководство на IRS "Как да подадете данъците си": IRS очертава процеса на подаване стъпка по стъпка на своя уебсайт, като подчертава проверката дали трябва да подадете, събирането на всички документи и заявяването на допустимите приспадания/кредити. Това официално ръководство е добър контролен списък, за да сте сигурни, че сте покрили всичко.
• Указания за водене на записи (IRS Pub. 583): IRS съветва да се водят задълбочени записи. Както е отбелязано в указанията на IRS, вашите книги трябва ясно да показват брутния доход, приспаданията и кредитите и трябва да запазите подкрепящи документи (като фактури, анулирани чекове и др.), които да подкрепят всеки елемент във вашата декларация. Поддържането на вашата счетоводна книга в Beancount под контрол на версиите с прикачени файлове или препратки към документи може да помогне за изпълнението на тези изисквания.

Използване на данни от Beancount за данъчно отчитане: Структурираните данни на Beancount могат значително да помогнат при подготовката на данъци за САЩ:

• Използвайте отчетите на Beancount: Генерирайте стандартни финансови отчети за данъчната година. Отчетът за приходите и разходите ще ви даде общи суми за категориите приходи и разходи (полезни за Формуляр 1040 и Приложение C). Балансът към 31 декември може да помогне при проследяването на края на годината на парични средства, вземания, задължения или инвентар (важно, ако трябва да отчетете стойности на инвентара или да отчетете разлики между парични средства и начислени суми). Те могат да бъдат генерирани чрез командата bean-report или с помощта на изгледа "Отчет за приходите и разходите" на Fava. Много дипломирани експерт-счетоводители ще поискат отчет за печалбите и загубите и баланс; Beancount може да ги изведе при поискване.
• Категоризирайте разходите, за да съответстват на данъчните формуляри: Структурирайте вашите сметки в Beancount, за да се приведат в съответствие с данъчните категории. Например, самонаето лице може да има Expenses:Business:Advertising, Expenses:Business:Travel и т.н., отразявайки категориите в Приложение C. Това улеснява заявката за общите суми за всяка категория. Можете да използвате bean-query или интерфейса за заявки на Fava, за да сумирате разходите по сметка за годината, след което да прехвърлите тези общи суми във вашите данъчни формуляри.
• Капиталови печалби и инвестиции: Ако имате инвестиции, проследяването на партиди на Beancount ще записва датите и сумите на покупките и продажбите. Това е полезно за Приложение D / Формуляр 8949 (Капиталови печалби и загуби). Можете да направите заявка към вашата счетоводна книга за всички продажби на активи през годината и да получите тяхната себестойност и приходи. Забележка: САЩ позволява специфична идентификация на партиди за продажби (или FIFO по подразбиране). Beancount по подразбиране проследява партидите на база FIFO, освен ако не са посочени партиди. Уверете се, че сте маркирали правилно продажбите на партиди в Beancount, за да отразите избрания от вас метод. Също така имайте предвид правилата за фиктивни продажби (загубите не са разрешени, ако закупите отново акции в рамките на 30 дни). Beancount няма автоматично да маркира фиктивни продажби, но можете ръчно да коригирате или да използвате общностни инструменти (вижте по-долу).
• Експортиране на данни: Няма експорт с едно щракване от Beancount към формулярите на IRS, но можете да експортирате данни в CSV или Excel. Например, можете да експортирате списък на всички благотворителни дарения от Beancount в CSV и да го прикачите към вашите данъчни работни документи. Някои данъчни софтуери (като TurboTax) позволяват импортиране на инвестиционни транзакции чрез CSV – TurboTax поддържа специфичен CSV формат "печалби/загуби" за сделки с акции. С Beancount можете да напишете персонализиран скрипт или заявка, за да създадете CSV на вашата търговска дейност, който да съответства на тези формати, спестявайки време за ръчно въвеждане.

Софтуер и инструменти (САЩ): Различни инструменти могат да работят заедно с Beancount, за да ви помогнат да подадете вашата декларация:

• Софтуер за подаване на данъци: Популярни програми като TurboTax, H&R Block, TaxAct или FreeTaxUSA обикновено се използват за подготовка на декларации. Те не се интегрират директно с Beancount, но можете да използвате вашите генерирани от Beancount обобщения, за да въведете данни. Например, след като получите общите суми от Beancount за доходи и приспадания, ще ги въведете във формулярите за интервю на софтуера. За инвестиции, както беше отбелязано, можете да импортирате CSV на сделки с акции в TurboTax – помислете за използване на данните на Beancount, за да генерирате TXF файл или поддържания CSV формат за безпроблемен импорт.
• Електронни таблици: Много технически склонни подаващи използват електронни таблици, за да свържат Beancount и данъчните формуляри. Можете да експортирате пробни баланси или обобщения на сметки от Beancount (използвайки bean-report с CSV изход) и след това да използвате Excel/Google Sheets, за да нанесете тези цифри към редовете на данъчните формуляри. Това е полезно за персонализиране на начина, по който данните се сумират (например, сумиране на множество сметки за разходи в Beancount в един ред в Приложение C).
• Интеграция на счетоводител: Ако използвате дипломиран експерт-счетоводител или данъчен специалист, можете да споделите данни от Beancount с тях. Докато повечето счетоводители са свикнали с файлове на QuickBooks или Xero, можете да предоставите PDF или HTML отчети от Beancount. Един от подходите е да използвате Bean-bake (инструмент в Beancount) за създаване на статичен HTML уебсайт на вашата счетоводна книга за годината. Това позволява на счетоводителя да разглежда вашите сметки и транзакции във форма само за четене. Като алтернатива, експортирането на пробен баланс и детайли от главната книга в PDF е конвенционален начин – отчетите на Beancount могат да бъдат отпечатани в PDF и ще бъдат подобни на това, което очакват счетоводителите. Както беше отбелязано от създателя на Beancount, технически подкован счетоводител може да работи с тези изходи (понякога е необходимо да се коригира за знаковите конвенции за приходите/пасивите).

Съвети и плъгини от общността (САЩ): Общността на Beancount е разработила няколко полезни добавки за специфични за САЩ данъчни нужди:

• Tax Loss Harvester (Разширение за Fava): Има плъгин за Fava, който идентифицира възможности за tax-loss harvesting и маркира потенциални фиктивни продажби. Това разширение сканира вашите инвестиционни сметки в Beancount и отчита кои партиди могат да бъдат продадени на загуба за данъчни цели и кои от тези загуби биха били забранени съгласно правилата за фиктивни продажби. Това може да бъде полезно в края на годината за данъчно планиране (реализиране на загуби за компенсиране на печалби). Това е усъвършенстван инструмент, предимно за управление на лични инвестиции, но подчертава как данните на Beancount могат да бъдат добивани за данъчна стратегия.
• Автоматични записи за амортизация: За активи на малък бизнес, изчисляването на амортизация за данъци може да бъде досадно. Съществуват общностни плъгини за автоматизиране на това. Например, плъгинът Flexible Depreciation (част от beancount-plugins) може да генерира годишни записи в дневника за амортизация въз основа на метаданни, които добавяте към покупките на активи. Той поддържа методи като линейно или намаляващо салдо и дори има режим за канадското правило за половин година (което може да бъде адаптирано за конвенции в САЩ като MACRS). Използвайки такъв плъгин, можете да накарате Beancount да изчисли вашия разход за амортизация за годината, който след това включвате във вашата данъчна декларация (Приложение C или Формуляр 4562 за амортизация). Това гарантира, че вашите книги и данъчни цифри остават подравнени.
• Fava за бързи проверки: Изпълнението на уеб интерфейс на Fava по време на подготовката на данъци може да бъде изключително удобно. Можете бързо да направите заявка за "Expenses:Taxes:Property", за да получите общите суми за данъци върху собствеността, или да филтрирате транзакции по специфичен таг (като #deductible), ако сте маркирали подлежащи на приспадане елементи през цялата година. Някои потребители дори временно отварят достъп до Fava за своите счетоводители, за да отговарят на въпроси интерактивно (въпреки че трябва да се прави внимателно от гледна точка на сигурността). Тази интерактивна възможност може да ускори обмена при подготовката на данъци.

---

Канада

Общ преглед на подготовката на годишните данъци: Канадските жители подават индивидуална T1 General декларация за данък върху доходите всяка година (дължима до 30 април за повечето лица). Малките нерегистрирани предприятия (еднолични търговци) включват своя бизнес доход в T1, използвайки T2125 Декларация за бизнес или професионални дейности. Ключовите стъпки в канадския процес на подготовка на данъци:

• Съберете T-Slips: Съберете всички данъчни фишове за годината. Обичайните фишове включват T4 (доходи от работа), T5 (инвестиционни доходи като лихви или дивиденти), T3 (доходи от тръстове/взаимни фондове), T4A (пенсионни или самонаети комисионни), между другото. Уверете се, че имате фишове за всички източници на доходи – CRA (Канадската агенция за приходите) очаква да отчетете всички доходи и ако не отчетете сума, може да доведе до 10% глоба върху неотчетената сума. Beancount може да помогне да се проследи дали липсва очакван фиш (например, имате записани доходи от дивиденти, но не е пристигнал фиш T5, така че знаете да проследите).
• Организирайте подлежащите на приспадане разходи и кредити: Съберете разписки за разходи, които са подлежащи на приспадане от данъци или отговарят на условията за кредити. За физически лица това може да включва разписки за вноски в RRSP, медицински разходи, разписки за благотворителни дарения, разписки за грижи за деца и т.н. Ако сте самонаети, съберете всички разписки за бизнес разходи (офис консумативи, разходи за превозни средства, разходи за домашен офис и т.н.), които ще трябва да въведете във формуляра T2125. В Канада запазете тези разписки за поне шест години, тъй като CRA може да ги поиска при преглед след подаване.
• Финансови отчети на бизнеса: Ако имате малък бизнес или страничен бизнес, подгответе обобщение на бизнес приходите и разходите за годината. Beancount може да произведе това лесно като отчет за приходите. Общите суми ще се подават във вашия T2125. Например, T2125 има специфични редове за доходи и различни категории разходи (реклама, храна, офис, превозно средство и т.н.). Подравнете вашите сметки в Beancount с тези категории за по-плавен трансфер на общите суми. Канадските малки бизнеси често работят по календарна година по подразбиране (за разлика от някои страни, Канада обикновено изисква едноличните търговци да използват календарната година). Уверете се, че вашите данни в Beancount за календарната година са финализирани (всички транзакции са записани и съгласувани) до момента, в който подготвяте данъците.
• Подайте декларацията: Повечето канадци подават онлайн, използвайки NETFILE-сертифициран софтуер. След като проверите вашите цифри, използвайте избрания от вас данъчен софтуер, за да въведете данните (или Auto-fill, ако е налично – услугата Auto-fill на CRA може да импортира вашата информация за T-slip директно в много софтуерни програми). Като алтернатива, попълнете хартиени формуляри (T1 и приложения), ако предпочитате ръчно подаване. Основният формуляр (T1) плюс всички приложения (като Приложение 3 за капиталови печалби или T2125 за бизнес) и провинциални формуляри съставляват пълната декларация. Уверете се, че отговаряте на крайния срок (30 април за физически лица или 15 юни, ако вие или вашият съпруг/а имате доходи от самонаемане, въпреки че всеки дължим баланс все още е дължим до 30 април).

Официални ресурси на CRA: Канадската агенция за приходите предоставя изчерпателни насоки за данъкоплатците:

• CRA "Малки бизнеси и самонаети" Хъб: Официалният сайт на CRA има раздел за малки бизнеси и самонаети лица. Той включва "Контролен списък за малки бизнеси", покриващ ключови данъчни отговорности, и информация по теми като GST/HST, бизнес разходи и водене на записи. Това е чудесна отправна точка, ако управлявате бизнес, тъй като подчертава какво трябва да подадете (напр. че нерегистрираните предприятия използват T2125, докато регистрираните компании подават отделни T2 декларации).
• Ръководства за данък върху личните доходи: Ръководството на CRA "Подготовка за подаване на данъците ви" предлага стъпка по стъпка какво ви е необходимо преди подаване – от необходимите документи до важните дати. Той напомня на подаващите за неща като организиране на данъчни фишове, познаване на допустимостта ви за приспадане и разбиране на методите за подаване. Също така, всяка година CRA публикува Общо ръководство за данък върху доходите и обезщетенията (Ръководство T1), което обяснява ред по ред от декларацията – достъпно на сайта на CRA.
• T2125 и инструкции за данъчни формуляри: Ако имате бизнес или професионален доход, прегледайте официалния формуляр T2125 и неговите инструкции. Уебсайтът на CRA и ръководството на формуляра обясняват какви разходи са разрешени и къде да ги въведете. Например, те описват как да изчислите разходите за бизнес използване на дома или искове за разходи за превозно средство. По същия начин, ако сте продали инвестиции, вижте инструкциите за Приложение 3 (Капиталови печалби), за да ги отчетете правилно.
• Онлайн услуги на CRA: Използвайте онлайн инструментите на CRA: Моят акаунт (за физически лица) може да се използва за проверка на вашето пространство за вноски в RRSP, информация за TFSA или за използване на Auto-fill. CRA също така предоставя списък с NETFILE-сертифициран софтуер (някои безплатни за потребители с ниски доходи) на своя сайт, гарантирайки, че използвате одобрена програма за електронно подаване.

Използване на данни от Beancount за канадско данъчно отчитане: Гъвкавостта на Beancount помага да се отговорят на някои уникални аспекти на канадските данъци:

• Картирайте към данъчни категории: Също както при САЩ, структурирайте вашите сметки, за да съответстват на данъчните категории. Например, ако имате разходи за работа (за които имате T2200 и можете да приспаднете във формуляра T777), запазете ги в отделна сметка (да речем, Expenses:Employment:Supplies), за да можете лесно да ги сумирате. За самонаемане категориите T2125 (реклама, храна, комунални услуги и т.н.) трябва да ръководят структурата на вашата сметка в Beancount. Добре структуриран сметкоплан означава, че генерирането на данъчно обобщение е толкова лесно, колкото изпълнението на bean-query за сумиране на всяка категория за годината.
• Капиталови печалби – Коригирана себестойност (ACB): Канадската данъчна система използва средна себестойност за идентични ценни книжа при изчисляване на капиталовите печалби и изисква включване на 50% от капиталовите печалби като подлежащи на облагане. Beancount по подразбиране проследява себестойността на всяка партида и позволява специфична идентификация. Въпреки това, канадското законодателство ефективно третира всички идентични акции като един пул (с изключение на различни сметки). Пример: Ако купите 100 акции на $10 и по-късно 100 акции на $20 от една и съща акция, след това продадете 100 акции, вашият ACB е $15/акция (средната стойност). Beancount обикновено би ви позволил да изберете коя партида сте продали (което може да покаже печалба от $5 или $... в зависимост от избора), но за канадско отчитане трябва да използвате осреднената себестойност. Тъй като Beancount не осреднява естествено разходите между партидите, ще трябва да изчислите това. Някои членове на общността са решили това чрез писане на персонализирани скриптове или плъгини. Всъщност един потребител е създал плъгин на Beancount за изчисляване на средна себестойност паралелно с нормалното проследяване на партиди. Този плъгин добавя метаданни към всяка продажба с изчислената ACB, привеждайки изхода на Beancount в съответствие с канадските правила. Дори и без плъгин, можете да използвате данните на Beancount: избройте всички транзакции за дадена ценна книга и ръчно изчислете средната стойност или експортирайте транзакции в електронна таблица, за да изчислите ACB за всяка продажба. Имайте предвид канадските правила като фиктивна загуба (подобно на фиктивни продажби) и изискването да конвертирате всички суми в CAD за данъчната декларация. Beancount може да се справи с много валути; можете да направите заявка за реализирани печалби в CAD, ако записвате обменните курсове за транзакции.
• GST/HST Съображения: Ако сте фрийлансър или бизнес, регистриран за GST/HST, не забравяйте да отделите данъка върху продажбите във вашите записи в Beancount. Обикновено бихте имали нещо като: когато спечелите $100 + $5 GST, запишете приходи от $100 в сметка за приходи и $5 в сметка Liabilities:GST Collected. По този начин вашите отчети за приходите отразяват нетния доход и имате текущ баланс на събрания данък за превеждане. По същия начин проследявайте входните данъчни кредити (GST/HST, платени за разходи) в сметка за активи или сметка за контра-разходи. В края на годината (или всеки период на подаване) можете да сумирате тези сметки, за да подготвите вашата GST/HST декларация. Докато подаването на GST/HST е отделно от декларацията за данък върху доходите, двете са свързани (например, ITC намаляват бизнес разходите за данък върху доходите). Данните на Beancount помагат да се гарантира, че сте заявили всички допустими ITC и сте отчели правилния събран GST.
• Вноски и приспадания в RRSP: Ако правите вноски в RRSP, ще получите официални разписки за вноски. Може също така да проследявате вноските в Beancount (например, транзакции, прехвърлящи пари в инвестиционна сметка в RRSP). Проверете кръстосано вашите записи в Beancount с официалните разписки, за да се уверите, че няма пропусната или грешно записана вноска. Общата сума от разписките е това, което заявявате във вашата данъчна декларация (до вашия лимит за приспадане). Beancount няма директно да подава това, но може да служи като личен инструмент за проверка.
• Чуждестранни доходи и данъчни кредити: Ако имате чуждестранни доходи или данъци (например, дивиденти от акции в САЩ с удържан данък), вашите записи в Beancount ще покажат чуждестранния доход и всички платени данъци. Те са необходими за формуляра за данъчен кредит за чуждестранен доход (T2209) или приспадане. Чрез маркиране или изолиране на чуждестранния доход в специфични сметки (като Income:Dividends:US), можете бързо да извлечете общите суми и сумите на удържане, за да заявите данъчния кредит за чуждестранен данък.

Софтуер и инструменти (Канада): Канадците имат набор от данъчен софтуер и инструменти, които могат да допълнят Beancount:

• Софтуер за подготовка на данъци: Обичайните избори включват UFile, TurboTax Canada, Wealthsimple Tax (по-рано SimpleTax), StudioTax и други. Тези програми поддържат NETFILE и ви ръководят през декларацията. Докато те не импортират файлове на Beancount, можете да използвате вашите генерирани от Beancount цифри, за да отговорите на подканите на софтуера. Например, когато софтуерът поиска "бизнес доход" и "бизнес разходи по категория", можете да се обърнете към вашия отчет на Beancount за доходи/разходи. Някои софтуери (Wealthsimple Tax, TurboTax) имат функция Auto-fill my return, която извлича данни за T-slip от CRA – използвайте това, за да спестите време, след което го съгласувайте с вашите записи в Beancount, за да се уверите, че нищо не липсва или не е дублирано.
• Електронни таблици за T2125: Ако имате много сметки за разходи, можете да създадете електронна таблица, картографираща всяка сметка за разходи в Beancount към съответния ред T2125. Експортирайте вашите общи разходи (bean-query може да изведе CSV на разходи, групирани по сметка) и ги поставете в електронната таблица, която след това сумира в необходимите категории. Това може да служи като работен лист за въвеждане в данъчния софтуер или формуляри.
• Онлайн формуляри и калкулатори на CRA: CRA предлага някои онлайн калкулатори (например, за инвестиционен доход или други сценарии) и PDF формуляри за попълване. Ако предпочитате ръчно изчисление за проверка, можете да ги използвате заедно с данните от Beancount. Например, ако изчислявате освобождаване на основно жилище при продажба на дом (работен лист на Приложение 3), ще използвате вашите записи в Beancount за разходите за покупка и разходите за продажба, за да помогнете.
• Експорт от счетоводен софтуер (ако е необходимо): Ако работите със счетоводител, който използва професионален данъчен пакет, той може да поиска отчет за приходите и пробен баланс. Можете да ги експортирате от Beancount. В някои случаи счетоводителите могат да импортират данни в QuickBooks или CaseWare. Докато Beancount не експортира директно в тези формати, предоставянето на подробен Excel експорт на главна книга може да им позволи да импортират или копират данни. Не е необичайно счетоводителите да въвеждат