Счетоводен речник: 44 основни термина, които всеки собственик на бизнес трябва да знае

Счетоводството има свой собствен език. Ако някога сте седeли срещу дипломиран експерт-счетоводител и сте кимали в знак на съгласие, докато тайно търсите в Google „начислена база“ под масата, не сте сами. Скорошно проучване на SCORE установи, че 40% от собствениците на малък бизнес смятат счетоводството и данъците за най-лошата част от управлението на бизнес, и голяма част от това разочарование започва от професионалния жаргон.

Това ръководство разяснява най-важните счетоводни термини на достъпен език, организирани по категории, за да можете бързо да намерите това, което ви трябва. Запазете го, споделете го с екипа си и никога повече не се чувствайте изгубени във финансов разговор.

Основи на счетоводството

Това са основните термини, с които ще се сблъскате при записването на ежедневните бизнес транзакции.

Задължения към доставчици (Accounts Payable - AP)

Пари, които вашият бизнес дължи на продавачи, доставчици или кредитори. Ако сте поръчали инвентар при условия за плащане до 30 дни (net-30), тази неплатена сметка стои в „задължения към доставчици“, докато не я платите. AP се появява като текущ пасив във вашия баланс.

Вземания от клиенти (Accounts Receivable - AR)

Другата страна на AP: пари, които клиентите ви дължат. Когато изпратите фактура за извършени услуги, сумата се превръща във „вземания от клиенти“. AR се класифицира като текущ актив, защото представлява парични средства, които очаквате да съберете скоро.

Счетоводство на начислена база (Accrual Basis Accounting)

Метод, който записва приходите, когато са спечелени, и разходите, когато са възникнали, независимо кога действително се обменят паричните средства. Ако завършите проект през март, но получите плащане едва през април, счетоводството на начислена база отчита прихода през март. Повечето бизнеси с наличности или годишни приходи над 25 милиона долара са длъжни да използват този метод.

Счетоводство на касова база (Cash Basis Accounting)

По-простият вариант на счетоводството на начислена база. Приходите се записват, когато плащането пристигне, а разходите се записват, когато бъдат платени. Много фрийлансъри и много малки бизнеси започват оттук, защото това отразява начина, по който работи личната разплащателна сметка.

Банково равнение (Bank Reconciliation)

Процесът на сравняване на вашите вътрешни записи с действителните ви банкови извлечения, за да се уверите, че всяка транзакция е отчетена и салдата съвпадат. Извършването на това ежемесечно позволява ранното откриване на грешки, дублиращи се такси и неразрешени транзакции.

Сметкоплан (Chart of Accounts - COA)

Основен списък на всяка сметка, която вашият бизнес използва за категоризиране на транзакциите. Мислете за него като за съдържание на вашите финансови записи. Типичният сметкоплан включва пет основни категории: активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи.

Кредит и дебит (Credit and Debit)

В двустранното счетоводство всяка транзакция има две страни. Дебитът увеличава сметките за активи или разходи и намалява сметките за пасиви, собствен капитал или приходи. Кредитът прави обратното. Термините не означават „добро“ или „лошо“. Те са просто механизми за поддържане на баланса на книгите.

Двустранно счетоводство (Double-Entry Bookkeeping)

Система, при която всяка транзакция се записва в поне две сметки: един дебит и един кредит. Ако депозирате 5000 долара от клиент, дебитирате вашата парична сметка (увеличавайки я) и кредитирате вашите вземания от клиенти (намалявайки ги). Този метод е глобалният стандарт, защото има вградена проверка за грешки: общата сума на дебитите винаги трябва да бъде равна на общата сума на кредитите.

Едностранно счетоводство (Single-Entry Bookkeeping)

Опростен метод, при който всяка транзакция се записва само веднъж, подобно на поддържането на регистър на чекова книжка. Той работи за много малки бизнеси с прости финанси, но предоставя ограничена отчетност и няма вградено откриване на грешки.

Главна книга (General Ledger - GL)

Централният регистър на всички ваши финансови транзакции. Всеки запис от всяка спомагателна книга (задължения, вземания, заплати и т.н.) се подава в главната книга. Тя е основата за изготвяне на финансови отчети.

Фактура (Invoice)

Документ, който продавачът изпраща на купувача, описващ предоставените стоки или услуги, дължимата сума и условията за плащане. Фактурите създават запис във „вземания от клиенти“ за продавача и запис в „задължения към доставчици“ за купувача.

Поръчка за покупка (Purchase Order - PO)

Официален документ, който купувачът изпраща на продавача, в който се уточняват продуктите, количествата и договорените цени преди доставката на стоките. Поръчките за покупка помагат на бизнеса да контролира разходите и да поддържа одитна следа за доставките.

Основни счетоводни концепции

След като счетоводните книги са в ред, тези термини описват как данните се интерпретират и отчитат.

Активи (Assets)

Всичко с икономическа стойност, което вашият бизнес притежава или контролира. Активите включват парични средства, оборудване, инвентар, недвижими имоти, интелектуална собственост и дори вземания от клиенти. В баланса активите се разделят на текущи (очаква се да бъдат превърнати в пари в рамките на една година) и нетекущи (дългосрочни притежания).

Пасиви (Liabilities)

Финансовите задължения на вашия бизнес, т.е. всичко, което дължите. Салда по кредитни карти, заеми, неплатени фактури и начислени заплати са пасиви. Подобно на активите, те се делят на текущи пасиви (дължими в рамките на една година) и дългосрочни пасиви.

Собствен капитал (Equity)

Остатъчната стойност на вашия бизнес, след като всички пасиви бъдат извадени от всички активи. Наричан още собствен капитал на собственика или акционерен капитал, това число представлява нетната стойност на компанията. Основното счетоводно уравнение свързва всичко това: Активи = Пасиви + Собствен капитал.

Счетоводен баланс

Финансов отчет, който показва какво притежава вашият бизнес (активи), какво дължи (пасиви) и дела на собственика (собствен капитал) в конкретен момент от времето. За разлика от отчета за приходите и разходите, който обхваща период, балансът е моментна снимка на финансовото състояние към определена дата.

Отчет за приходите и разходите (ОПР)

Финансов отчет, който обобщава вашите приходи и разходи за определен период, обикновено месец, тримесечие или година. Крайният резултат ви показва дали бизнесът е реализирал печалба или загуба през това време.

Отчет за паричните потоци

Отчет, който проследява движението на паричните средства във и извън вашия бизнес в три области: оперативна дейност (ежедневна дейност), инвестиционна дейност (покупка или продажба на активи) и финансова дейност (заеми, собствен капитал, дивиденти). Дадена компания може да бъде печеливша на хартия и въпреки това да остане без пари в брой, поради което този отчет е важен.

Приходи

Общият доход, който вашият бизнес генерира от продажба на стоки или предоставяне на услуги, преди да бъдат извадени каквито и да е разходи. Приходите често се наричат „top line“ (горна линия), тъй като стоят в горната част на отчета за приходите и разходите. Те включват върнати стоки и отстъпки, но от тях не се изваждат оперативните разходи.

Разходи

Разходите, които вашият бизнес прави, докато генерира приходи. Наем, заплати, маркетинг, комунални услуги и консумативи са все разходи. Някои разходи се признават за данъчни цели, което означава, че намаляват вашия облагаем доход.

Себестойност на продадените стоки (COGS)

Преките разходи за производство на стоките или услугите, които вашата компания продава. За производител себестойността включва суровини и пряк труд. За търговец на дребно това е цената на едро на инвентара. Себестойността се изважда от приходите, за да се изчисли брутната печалба.

Брутна печалба

Приходите минус себестойността на продадените стоки. Брутната печалба ви показва колко пари остават за покриване на оперативни разходи, данъци и печалба след отчитане на преките разходи за това, което продавате. Намаляващият марж на брутната печалба може да сигнализира за проблеми с ценообразуването или нарастващи разходи за доставки.

Нетна печалба

Сумата, останала след като всички разходи и данъци бъдат извадени от общите приходи. Често наричана „bottom line“ (долна линия), нетната печалба е най-ясният показател за рентабилност.

Темп на изразходване на средствата (Burn Rate)

Скоростта, с която една компания харчи наличните си парични средства, обикновено измервана на месечна база. Стартъпите и бизнесите, финансирани с рисков капитал, следят внимателно този показател, за да преценят колко месеца разполагаемост на средствата (runway) имат, преди да се нуждаят от допълнително финансиране или да станат положителни по отношение на паричния поток.

Финансови отчети

Официалните отчети, които обобщават финансовата дейност и състоянието на вашия бизнес. Трите основни финансови отчета са счетоводният баланс, отчетът за приходите и разходите и отчетът за паричните потоци. Заедно те предоставят пълна картина на бизнес представянето.

Амортизация

Процесът на разпределяне на разходите за дълготраен актив (като оборудване, превозни средства или обзавеждане) през целия му полезен живот. Вместо да се записва цялата покупна цена като разход за една година, амортизацията разпределя част от разхода за всяка година, в която активът се използва. Най-разпространеният метод е линейната амортизация, при която разходите се разделят поравно през целия полезен живот.

Данъчна терминология

Разбирането на тези термини ви помага да спазвате законодателството и да вземате по-интелигентни решения по време на данъчния период.

Данък върху доходите

Данък, наложен върху доходите на вашия бизнес. Начинът на плащане зависи от структурата на вашия бизнес. Корпорациите тип C плащат корпоративен данък на ниво компания, докато субектите с директно облагане (еднолични търговци, партньорства, корпорации тип S и повечето LLC) прехвърлят доходите към личните данъчни декларации на собствениците.

Прогнозни тримесечни данъци

Ако вашият бизнес очаква да дължи повече от 1000 долара федерални данъци за годината, IRS изисква да правите прогнозни данъчни плащания четири пъти годишно (15 април, 15 юни, 15 септември и 15 януари). Пропускането на тези срокове може да доведе до санкции.

Данък върху продажбите

Процентен данък, добавян към продажбата на стоки и някои услуги. Ставката и правилата варират в зависимост от щатските и местните закони. Бизнесите носят отговорност за събирането на данъка върху продажбите от клиентите и превеждането му на съответния данъчен орган.

Данъчна обвързаност (Sales Tax Nexus)

Връзката между вашия бизнес и даден щат, която задейства задължението за събиране и внасяне на данък върху продажбите там. Nexus може да бъде установен чрез физическо присъствие (офис, склад, служители) или чрез достигане на икономически прагове (определена сума на продажбите или брой транзакции) в този щат.

Данъчно облекчение / Признат разход

Разход, който намалява вашия облагаем доход. Честите бизнес разходи включват наем на офис, бизнес пътувания, заплати на служители, застрахователни премии и професионални услуги. Приспадане от 10 000 долара не ви спестява 10 000 долара от данъци; то намалява дохода, върху който се начислява данък.

Данъчна декларация

Годишният формуляр или комплект от формуляри, които подавате до IRS (и често до вашия щат), в които отчитате вашите приходи, разходи, облекчения и данъците, които дължите. Конкретният формуляр зависи от структурата на вашия бизнес: едноличните търговци използват Приложение C към Формуляр 1040, партньорствата подават Формуляр 1065, корпорациите тип S подават Формуляр 1120-S, а корпорациите тип C подават Формуляр 1120.

Форма W-2 на IRS

Формата, която работодателите издават на всеки служител до 31 януари, отчитаща общия размер на спечелените заплати и удържаните данъци през предходната година. Служителите използват W-2, за да подадат своите лични данъчни декларации.

Форма 1099 на IRS

Серия от форми, използвани за отчитане на различни видове доходи извън трудови правоотношения. Най-често срещаната форма за малкия бизнес е 1099-NEC, която отчита плащания от 600 долара или повече към независими изпълнители. Ако наемате фрийлансъри или консултанти, вероятно ще се изисква да издавате 1099.

Термини за бизнес структури

Вашата правна структура влияе върху начина, по който плащате данъци, вашата лична отговорност и начина, по който се управлява бизнесът.

Еднолична собственост (Sole Proprietorship)

Най-простата бизнес структура: един собственик, без юридическо разделение между лицето и бизнеса. Създаването е лесно, но собственикът носи лична отговорност за всички бизнес дългове и задължения. Бизнес доходите се отчитат в личната данъчна декларация на собственика.

Съдружие (Partnership)

Бизнес, собственост на две или повече лица, които споделят печалбите, загубите и управленските отговорности. Доходите преминават към индивидуалните данъчни декларации на съдружниците. Силно се препоръчва официално споразумение за партньорство, за да се определят ролите, вноските и механизмите за споделяне на печалбата на всеки партньор.

Дружество с ограничена отговорност (LLC)

Структура, която съчетава защитата на отговорността на корпорация с данъчната гъвкавост на съдружие. Собствениците (наричани членове) по принцип не носят лична отговорност за дълговете на компанията. LLC може да избере да бъде облагано като еднолична собственост, съдружие, S корпорация или C корпорация.

S корпорация (S Corporation)

Корпорация, която избира специален данъчен статут пред IRS, позволяващ доходите да преминават към личните данъчни декларации на акционерите и избягвайки двойното данъчно облагане, пред което са изправени C корпорациите. S корпорациите са ограничени до 100 акционери, всички от които трябва да са граждани или пребиваващи в САЩ.

C корпорация (C Corporation)

Стандартната корпоративна структура, при която бизнесът е отделно юридическо лице, което плаща собствени данъци върху доходите. Когато печалбите се разпределят на акционерите като дивиденти, тези дивиденти се облагат отново на индивидуално ниво, което е известно като „двойно данъчно облагане“. Въпреки това, C корпорациите са популярни сред инвеститорите, защото предлагат най-голяма гъвкавост за набиране на капитал.

Дружество с преминаващо облагане (Pass-Through Entity)

Бизнес структура, при която доходите не се облагат на ниво компания. Вместо това печалбите и загубите „преминават“ към личните данъчни декларации на собствениците. Едноличните собственици, съдружията, S корпорациите и повечето LLC са дружества с преминаващо облагане.

Финансови коефициенти и показатели, които си заслужава да знаете

Тези термини се появяват често във финансовите анализи и разговорите с кредитори или инвеститори.

Коефициент на текуща ликвидност (Current Ratio)

Текущи активи, разделени на текущи пасиви. Този коефициент измерва способността ви да плащате краткосрочни задължения. Коефициент над 1,0 означава, че имате повече текущи активи, отколкото текущи пасиви. Кредиторите често гледат това число, когато оценяват заявления за заем.

Марж на печалбата (Profit Margin)

Нетна печалба, разделена на приходите, изразена в проценти. Маржът на печалбата ви казва колко стотинки печалба запазвате за всеки долар приход. Марж на печалбата от 15% означава, че запазвате $0,15 от всеки долар, след като всички разходи са покрити.

Оборачиемост на вземанията (Accounts Receivable Turnover)

Нетни продажби на кредит, разделени на средните вземания от клиенти. Този коефициент измерва колко ефективно вашият бизнес събира плащания от клиенти. По-висока оборачиемост означава, че събирате плащанията по-бързо, което подобрява паричния поток.

Рентабилност на активите (ROA)

Нетна печалба, разделена на общите активи. ROA измерва колко ефективно вашият бизнес използва активите си за генериране на печалба. По-висока ROA показва по-добра ефективност на активите.

Как да използвате този речник

Познаването на тези термини не е само за да звучите компетентни на срещи. То има практически последици за вашия бизнес:

• По-добри разговори с вашия счетоводител. Когато разбирате терминологията, можете да задавате по-точни въпроси и да улавяте потенциални проблеми по-рано.
• По-силно вземане на финансови решения. Разбирането на разликата между брутна и нетна печалба или между касова основа и начислено счетоводство може да промени начина, по който ценообразувате продуктите, управлявате паричния поток и планирате растежа.
• По-лесен данъчен сезон. Когато знаете какво е 1099, защо са важни прогнозните тримесечни плащания и как работят данъчните облекчения, подготовката на данъците става много по-малко стресираща.
• По-интелигентен избор на бизнес структура. Познаването на разликите между LLC, S корпорация и C корпорация ви помага да изберете правилната структура с развитието на вашия бизнес.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Разбирането на счетоводната терминология е първата стъпка към финансова яснота. Следващата стъпка е прилагането на тези знания на практика със система, която поддържа вашите книги точни и прозрачни. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълен контрол върху вашите финансови данни — всяка транзакция е четима, с контролирана версия и готова за инструментите, базирани на изкуствен интелект, на бъдещето. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.