El diccionari de comptabilitat: 44 termes essencials que tot propietari de negoci hauria de conèixer
La comptabilitat té el seu propi llenguatge. Si alguna vegada us heu assegut davant d'un comptable i heu assentit amb el cap mentre cercàveu d'amagat "criteri de meritació" sota la taula, no esteu sols. Una enquesta recent de SCORE va revelar que el 40% dels propietaris de petites empreses consideren que la comptabilitat i els impostos són la pitjor part de gestionar un negoci, i gran part d'aquesta frustració comença amb l'argot tècnic.
Aquesta guia desglossa els termes comptables més importants en un llenguatge planer, organitzats per categories perquè pugueu trobar ràpidament el que necessiteu. Guardeu-la als preferits, compartiu-la amb el vostre equip i no us torneu a sentir mai més perduts en una conversa financera.
Fonaments de la comptabilitat
Aquests són els termes fonamentals que trobareu en registrar les transaccions comercials quotidianes.
Comptes a pagar (CP)
Diners que el vostre negoci deu a venedors, proveïdors o creditors. Si heu demanat inventari amb condicions de pagament a 30 dies, aquesta factura pendent roman als comptes a pagar fins que la liqüideu. Els CP apareixen com un passiu corrent al vostre balanç de situació.
Comptes a cobrar (CC)
L'altra cara dels CP: diners que els clients us deuen. Quan envieu una factura pels serveis prestats, l'import es converteix en un compte a cobrar. Els CC es classifiquen com un actiu corrent perquè representen efectiu que espereu cobrar aviat.
Comptabilitat per criteri de meritació
Un mètode que registra els ingressos quan es generen i les despeses quan s'incorre en elles, independentment de quan canviïn de mans els diners realment. Si completeu un projecte al març però no rebeu el pagament fins a l'abril, la comptabilitat per meritació registra l'ingrés al març. La majoria de les empreses amb inventari o ingressos anuals superiors als 25 milions de dòlars estan obligades a utilitzar aquest mètode.
Comptabilitat de caixa
El germà més senzill de la comptabilitat per meritació. Els ingressos es registren quan arriba el pagament i les despeses es registren quan es paguen. Molts autònoms i empreses molt petites comencen aquí perquè reflecteix la manera com funciona un compte corrent personal.
Conciliació bancària
El procés de comparar els vostres llibres interns amb els extractes bancaris reals per assegurar-vos que es comptabilitzen totes les transaccions i que els saldos coincideixen. Fer-ho mensualment permet detectar errors, càrrecs duplicats i transaccions no autoritzades de manera anticipada.
Pla de comptes
Una llista mestra de cada compte que utilitza el vostre negoci per categoritzar les transaccions. Penseu-hi com l'índex dels vostres registres financers. Un pla de comptes típic inclou cinc categories principals: actius, passius, patrimoni net, ingressos i despeses.
Dèbit i crèdit
En la comptabilitat per partida doble, cada transacció té dues cares. Un dèbit (deure) augmenta els comptes d'actius o de despeses i disminueix els comptes de passiu, patrimoni net o ingressos. Un crèdit (haver) fa el contrari. Els termes no signifiquen "bo" o "dolent". Són simplement la mecànica per mantenir els llibres equilibrats.
Comptabilitat per partida doble
Un sistema on cada transacció es registra en almenys dos comptes: un dèbit i un crèdit. Si dipositeu 5.000 € d'un client, debiteu el vostre compte d'efectiu (augmentant-lo) i acrediteu els vostres comptes a cobrar (disminuint-los). Aquest mètode és l'estàndard global perquè té una verificació d'errors integrada: el total de dèbits sempre ha de ser igual al total de crèdits.
Comptabilitat per partida simple
Un mètode simplificat on cada transacció es registra només una vegada, similar a mantenir un registre d'un talonari de xecs. Funciona per a empreses molt petites amb finances senzilles, però ofereix informes limitats i no té detecció d'errors integrada.
Llibre major (GL)
El registre central de totes les vostres transaccions financeres. Cada entrada de cada subllibre (comptes a pagar, comptes a cobrar, nòmines, etc.) es bolca al llibre major. És la base per elaborar els estats financers.
Factura
Un document que un venedor envia a un comprador on es detallen els béns o serveis prestats, l'import degut i les condicions de pagament. Les factures creen una entrada de comptes a cobrar per al venedor i una entrada de comptes a pagar per al comprador.
Comanda de compra (PO)
Un document formal que un comprador envia a un venedor on s'especifiquen els productes, les quantitats i els preus acordats abans de l'entrega de la mercaderia. Les comandes de compra ajuden les empreses a controlar la despesa i a mantenir una pista d'auditoria per a les compres.
Conceptes comptables clau
Un cop els llibres estan en ordre, aquests termes descriuen com s'interpreten i s'informen les dades.
Actius
Qualsevol cosa amb valor econòmic que el vostre negoci posseeix o controla. Els actius inclouen efectiu, equips, inventari, béns immobles, propietat intel·lectual i fins i tot comptes a cobrar. Al balanç de situació, els actius es divideixen en corrents (que s'espera convertir en efectiu en un any) i no corrents (possessions a llarg termini).
Passius
Les obligacions financeres del vostre negoci, és a dir, qualsevol cosa que deveu. Els saldos de les targetes de crèdit, els préstecs, les factures pendents de pagament i les nòmines meritades són passius. Igual que els actius, es divideixen en passius corrents (venciment en un any) i passius a llarg termini.
Patrimoni net
El valor residual del vostre negoci després de restar tots els passius de tots els actius. També anomenat capital propi, aquesta xifra representa el valor net de l'empresa. L'equació comptable fonamental ho relliga tot: Actius = Passius + Patrimoni net.
Balanç de situació
Un estat financer que mostra el que la seva empresa té (actius), el que deu (passius) i la participació del propietari (patrimoni net) en un moment concret. A diferència de l'estat de resultats, que cobreix un període, el balanç de situació és una instantània de la salut financera en una data específica.
Compte de pèrdues i guanys (Estat de resultats)
Un informe financer que resumeix els seus ingressos, costos i despeses durant un període específic, normalment un mes, un trimestre o un any. El resultat final li indica si l'empresa ha obtingut beneficis o pèrdues durant aquest període.
Estat de fluxos d'efectiu
Un informe que rastreja com es mou l'efectiu dins i fora de la seva empresa en tres àrees: activitats d'explotació (operacions diàries), activitats d'inversió (compra o venda d'actius) i activitats de finançament (préstecs, capital, dividends). Una empresa pot ser rendible sobre el paper i, tot i així, quedar-se sense efectiu, per això aquest estat és tan important.
Ingressos
Els ingressos totals que la seva empresa obté per la venda de béns o la prestació de serveis abans de deduir qualsevol despesa. Els ingressos s'anomenen sovint la "línia superior" perquè se situen a la part superior de l'estat de resultats. Inclouen devolucions i descomptes, però no resten els costos d'explotació.
Despeses
Els costos en què incorre la seva empresa per generar ingressos. El lloguer, els salaris, el màrqueting, els subministraments i els materials són despeses. Algunes despeses són deduïbles d'impostos, cosa que significa que redueixen la seva base imposable.
Cost de les vendes (COGS)
Els costos directes de producció dels béns o serveis que ven la seva empresa. Per a un fabricant, el cost de les vendes inclou les matèries primeres i la mà d'obra directa. Per a un minorista, és el preu a l'engròs de l'inventari. El cost de les vendes es resta dels ingressos per calcular el benefici brut.
Benefici brut
Ingressos menys el cost de les vendes. El benefici brut li indica quants diners queden per cobrir les despeses d'explotació, els impostos i els beneficis després de comptabilitzar els costos directes del que ven. Una disminució del marge de benefici brut pot indicar problemes de preus o un augment dels costos de subministrament.
Resultat net
L'import restant després d'haver restat totes les despeses, impostos i costos dels ingressos totals. Sovint anomenat el "resultat final", el benefici net és l'indicador més clar de la rendibilitat.
Ritme de consum de caixa (Burn Rate)
La velocitat a la qual una empresa gasta el seu efectiu disponible, normalment mesurada mensualment. Les empreses emergents (startups) i les empreses finançades amb capital de risc vigilen de prop el ritme de consum de caixa per estimar quants mesos de marge (runway) tenen abans de necessitar finançament addicional o de ser positives en flux d'efectiu.
Estats financers
Els informes formals que resumeixen l'activitat i la posició financera de la seva empresa. Els tres estats financers principals són el balanç de situació, el compte de pèrdues i guanys i l'estat de fluxos d'efectiu. Junts, proporcionen una imatge completa del rendiment del negoci.
Amortització
El procés de repartir el cost d'un actiu a llarg termini (com equips, vehicles o mobiliari) al llarg de la seva vida útil. En lloc de registrar tot el preu de compra com una despesa en un sol any, l'amortització assigna una part del cost a cada any que l'actiu està en servei. El mètode més comú és l'amortització lineal, que divideix el cost de manera uniforme al llarg de la vida útil.
Terminologia fiscal
Entendre aquests termes l'ajuda a complir la normativa i a prendre decisions més intel·ligents en el moment de declarar impostos.
Impost sobre la renda
Un impost que s'aplica sobre els guanys de la seva empresa. La forma de pagar-lo depèn de l'estructura de la seva empresa. Les societats de capital (C corporations) paguen l'impost sobre la renda a nivell corporatiu, mentre que les entitats transparents (empresaris individuals, societats de persones, societats S i la majoria de les LLC) traslladen els ingressos a les declaracions d'impostos personals dels propietaris.
Pagaments fraccionats trimestrals
Si la seva empresa espera deure més de 1.000 dòlars en impostos federals per a l'any, l'IRS exigeix que realitzi pagaments d'impostos estimats quatre vegades a l'any (15 d'abril, 15 de juny, 15 de setembre i 15 de gener). L'incompliment d'aquests terminis pot comportar sancions.
Impost sobre les vendes
Un impost basat en un percentatge que s'afegeix a la venda de béns i d'alguns serveis. La taxa i les normes varien segons l'estat i la localitat. Les empreses són responsables de recaptar l'impost sobre les vendes dels clients i de remetre'l a l'autoritat fiscal corresponent.
Nexes de l'impost sobre les vendes (Sales Tax Nexus)
La connexió entre la seva empresa i un estat que activa l'obligació de recaptar i remetre l'impost sobre les vendes en aquest lloc. El nexe es pot establir per tenir una presència física (oficina, magatzem, empleats) o per assolir llindars econòmics (una certa quantitat de vendes o nombre de transaccions) en aquest estat.
Deducció fiscal
Una despesa que redueix la seva base imposable. Les deduccions comercials habituals inclouen el lloguer de l'oficina, els viatges de negocis, els salaris dels empleats, les primes d'assegurances i els serveis professionals. Una deducció de 10.000 dòlars no li estalvia 10.000 dòlars en impostos; redueix els ingressos sobre els quals tributa.
Declaració d'impostos
El formulari o conjunt de formularis anuals que presenta a l'IRS (i sovint al seu estat) on informa dels seus ingressos, despeses, deduccions i els impostos que deu. El formulari específic depèn de l'estructura de la seva empresa: els empresaris individuals utilitzen l'annex C amb el formulari 1040, les societats de persones presenten el formulari 1065, les societats S presenten el formulari 1120-S i les societats de capital presenten el formulari 1120.
Formulari W-2 de l'IRS
El formulari que els ocupadors emeten a cada empleat abans del 31 de gener, on s'informa del total de salaris percebuts i els impostos retinguts durant l'any anterior. Els empleats utilitzen el W-2 per presentar les seves declaracions de l'impost sobre la renda de les persones físiques.
Formulari 1099 de l'IRS
Una família de formularis utilitzats per informar de diversos tipus d'ingressos no derivats de l'ocupació. El més comú per a les petites empreses és el 1099-NEC, que informa de pagaments de 600 $ o més a contractistes independents. Si contracteu autònoms o consultors, és probable que hàgiu d'emetre el 1099.
Termes de l'estructura empresarial
La vostra estructura legal afecta la manera com pagueu els impostos, la vostra responsabilitat personal i la manera com es gestiona l'empresa.
Empresa individual
L'estructura empresarial més senzilla: un sol propietari, sense separació legal entre la persona i l'empresa. La configuració és fàcil, però el propietari és personalment responsable de tots els deutes i obligacions de l'empresa. Els ingressos del negoci s'informen a la declaració de la renda personal del propietari.
Societat
Un negoci propietat de dues o més persones que comparteixen beneficis, pèrdues i responsabilitats de gestió. Els ingressos passen a les declaracions de la renda individuals dels socis. Es recomana encaridament un acord formal de societat per definir les funcions, les contribucions i els acords de repartiment de beneficis de cada soci.
Societat de Responsabilitat Limitada (LLC)
Una estructura que combina la protecció de responsabilitat d'una corporació amb la flexibilitat fiscal d'una societat. Els propietaris (anomenats membres) generalment no són personalment responsables dels deutes de l'empresa. Una LLC pot triar ser gravada com a empresa individual, societat, corporació S o corporació C.
Corporació S
Una corporació que tria un estatus fiscal especial amb l'IRS, permetent que els ingressos passin a les declaracions de la renda personals dels accionistes i evitant la doble imposició que pateixen les corporacions C. Les corporacions S estan limitades a 100 accionistes, tots els quals han de ser ciutadans o residents dels EUA.
Corporació C
L'estructura corporativa estàndard on l'empresa és una entitat jurídica independent que paga els seus propis impostos sobre la renda. Quan els beneficis es distribueixen als accionistes com a dividends, aquests dividends es tornen a gravar a nivell individual, el que es coneix com a "doble imposició". Malgrat això, les corporacions C són populars entre els inversors perquè ofereixen la màxima flexibilitat per captar capital.
Entitat de transparència fiscal
Una estructura empresarial en la qual els ingressos no es graven a nivell d'empresa. En canvi, els beneficis i les pèrdues "passen" a les declaracions de la renda personals dels propietaris. Les empreses individuals, les societats, les corporacions S i la majoria de les LLC són entitats de transparència fiscal.
Ràtios i mètriques financeres que val la pena conèixer
Aquests termes apareixen sovint en anàlisis financeres i converses amb prestadors o inversors.
Ràtio de liquiditat
Actius corrents dividits per passius corrents. Aquesta ràtio mesura la vostra capacitat per pagar les obligacions a curt termini. Una ràtio superior a 1,0 significa que teniu més actius corrents que passius corrents. Els prestadors sovint miren aquest número quan avaluen les sol·licituds de préstec.
Marge de benefici
Ingressos nets dividits pels ingressos totals, expressats com a percentatge. El marge de benefici us indica quants cèntims de benefici us quedeu per cada dòlar d'ingressos. Un marge de benefici del 15% significa que us quedeu 0,15 $ de cada dòlar després de cobrir totes les despeses.
Rotació de comptes a cobrar
Vendes netes a crèdit dividides per la mitjana de comptes a cobrar. Aquesta ràtio mesura l'eficiència de la vostra empresa a l'hora de cobrar els pagaments dels clients. Una rotació més alta significa que esteu cobrant més ràpidament, cosa que millora el flux de caixa.
Rendibilitat dels actius (ROA)
Ingressos nets dividits pel total d'actius. El ROA mesura l'eficàcia amb què la vostra empresa utilitza els seus actius per generar beneficis. Un ROA més alt indica una millor eficiència dels actius.
Com utilitzar aquest diccionari
Conèixer aquests termes no serveix només per semblar intel·ligent a les reunions. Té implicacions pràctiques per al vostre negoci:
- Millors converses amb el vostre comptable. Quan entengueu la terminologia, podreu fer preguntes més precises i detectar possibles problemes abans.
- Presa de decisions financeres més sòlida. Entendre la diferència entre el benefici brut i el net, o entre la comptabilitat de caixa i la de meritació, pot canviar la manera com poseu preu als productes, gestioneu el flux de caixa i planifiqueu el creixement.
- Temporada d'impostos més fàcil. Quan sabeu què és un 1099, per què importen els pagaments trimestrals estimats i com funcionen les deduccions, la preparació dels impostos esdevé molt menys estressant.
- Eleccions d'estructura empresarial més intel·ligents. Conèixer les diferències entre una LLC, una corporació S i una corporació C us ajuda a triar l'estructura adequada a mesura que la vostra empresa evoluciona.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
Entendre la terminologia comptable és el primer pas cap a la claredat financera. El següent pas és posar aquest coneixement en pràctica amb un sistema que mantingui els vostres llibres precisos i transparents. Beancount.io ofereix una comptabilitat en format de text pla que us proporciona un control total sobre les vostres dades financeres: cada transacció és llegible, amb control de versions i preparada per a les eines impulsades per IA del futur. Comenceu de franc i vegeu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
