Словарь бухгалтерских терминов: 44 важнейших понятия, которые должен знать каждый владелец бизнеса

Бухучет имеет свой собственный язык. Если вы когда-либо сидели напротив бухгалтера и кивали, втайне гугля «метод начисления» под столом, вы не одиноки. Согласно недавнему опросу SCORE, 40% владельцев малого бизнеса считают ведение бухгалтерии и налоги самой неприятной частью управления бизнесом, и большая часть этого разочарования начинается с профессионального жаргона.

В этом руководстве самые важные термины бухгалтерского учета и делопроизводства изложены простыми словами и распределены по категориям, чтобы вы могли быстро найти то, что вам нужно. Сохраните его в закладки, поделитесь с командой и больше никогда не чувствуйте себя потерянным в разговоре о финансах.

Основы бухгалтерского учета

Это базовые термины, с которыми вы столкнетесь при записи ежедневных деловых операций.

Кредиторская задолженность (Accounts Payable, AP)

Деньги, которые ваш бизнес должен вендорам, поставщикам или кредиторам. Если вы заказали товар на условиях оплаты «net-30» (в течение 30 дней), этот неоплаченный счет числится в кредиторской задолженности до тех пор, пока вы его не оплатите. В балансовом отчете AP отображается как краткосрочное обязательство.

Дебиторская задолженность (Accounts Receivable, AR)

Обратная сторона AP: деньги, которые клиенты должны вам. Когда вы выставляете счет за оказанные услуги, эта сумма становится дебиторской задолженностью. AR классифицируется как оборотный актив, поскольку представляет собой денежные средства, которые вы планируете получить в ближайшее время.

Метод начисления (Accrual Basis Accounting)

Метод, при котором доходы фиксируются в момент их получения, а расходы — в момент их возникновения, независимо от того, когда деньги фактически переходят из рук в руки. Если вы завершили проект в марте, но получили оплату только в апреле, при методе начисления выручка записывается в марте. Большинство предприятий с товарными запасами или годовым доходом выше 25 миллионов долларов обязаны использовать этот метод.

Кассовый метод учета (Cash Basis Accounting)

Более простой аналог метода начисления. Доход фиксируется при поступлении оплаты, а расходы — при их выплате. Многие фрилансеры и владельцы микробизнеса начинают именно с этого метода, так как он повторяет принцип работы личного банковского счета.

Сверка с банком (Bank Reconciliation)

Процесс сравнения ваших внутренних записей с фактическими банковскими выписками, чтобы убедиться, что каждая операция учтена, а остатки совпадают. Ежемесячное проведение сверки позволяет на ранних этапах выявлять ошибки, дублирование списаний и несанкционированные транзакции.

План счетов (Chart of Accounts, COA)

Основной список всех счетов, которые ваш бизнес использует для классификации транзакций. Представьте, что это оглавление вашей финансовой отчетности. Типичный план счетов включает пять основных категорий: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы.

Кредит и дебет (Credit and Debit)

В системе двойной записи каждая транзакция имеет две стороны. Дебет увеличивает счета активов или расходов и уменьшает счета обязательств, капитала или доходов. Кредит делает обратное. Эти термины не означают «хорошо» или «плохо». Это просто механизм поддержания баланса в книгах.

Двойная запись (Double-Entry Bookkeeping)

Система, в которой каждая транзакция записывается как минимум на двух счетах: по дебету одного и по кредиту другого. Если вы получаете 5 000 долларов от клиента, вы дебетуете свой денежный счет (увеличивая его) и кредитуете счет дебиторской задолженности (уменьшая его). Этот метод является мировым стандартом, так как в него встроена проверка на ошибки: общая сумма дебетов всегда должна быть равна общей сумме кредитов.

Одинарная запись (Single-Entry Bookkeeping)

Упрощенный метод, при котором каждая операция записывается только один раз, подобно ведению чековой книжки. Он подходит для очень малого бизнеса с простыми финансами, но предоставляет ограниченную отчетность и не имеет встроенной системы обнаружения ошибок.

Главная книга (General Ledger, GL)

Центральный реестр всех ваших финансовых транзакций. Каждая запись из всех вспомогательных книг (кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, заработная плата и т. д.) попадает в главную книгу. Она является основой для формирования финансовой отчетности.

Счет (Invoice)

Документ, который продавец отправляет покупателю с указанием предоставленных товаров или услуг, причитающейся суммы и условий оплаты. Инвойсы создают запись о дебиторской задолженности у продавца и о кредиторской задолженности у покупателя.

Заказ на покупку (Purchase Order, PO)

Официальный документ, который покупатель отправляет поставщику, указывая продукты, количество и согласованные цены до доставки товара. Заказы на покупку помогают компаниям контролировать расходы и сохранять контрольный след для закупок.

Ключевые концепции бухгалтерского учета

Когда книги приведены в порядок, эти термины описывают, как данные интерпретируются и представляются в отчетности.

Активы (Assets)

Все, что имеет экономическую ценность и чем владеет или что контролирует ваш бизнес. Активы включают наличные деньги, оборудование, запасы, недвижимость, интеллектуальную собственность и даже дебиторскую задолженность. В балансе активы делятся на оборотные (которые планируется превратить в деньги в течение года) и внеоборотные (долгосрочные владения).

Обязательства (Liabilities)

Финансовые обязательства вашего бизнеса, то есть все, что вы должны. Балансы по кредитным картам, займы, неоплаченные счета и начисленная заработная плата — все это обязательства. Как и активы, они делятся на краткосрочные обязательства (со сроком погашения в течение года) и долгосрочные обязательства.

Капитал (Equity)

Остаточная стоимость вашего бизнеса после вычета всех обязательств из всех активов. Также называемый собственным капиталом или акционерным капиталом, этот показатель представляет собой чистую стоимость компании. Фундаментальное бухгалтерское уравнение объединяет все это: Активы = Обязательства + Капитал.

Бухгалтерский баланс

Финансовый отчет, который показывает, чем владеет ваш бизнес (активы), что он должен (обязательства) и долю владельца (собственный капитал) в конкретный момент времени. В отличие от отчета о прибылях и убытках, который охватывает период, баланс является моментальным снимком финансового состояния на определенную дату.

Отчет о прибылях и убытках

Финансовый отчет, обобщающий ваши доходы, затраты и расходы за определенный период, обычно за месяц, квартал или год. Итоговая строка показывает, получил ли бизнес прибыль или убыток за это время.

Отчет о движении денежных средств

Отчет, отслеживающий поступление и расходование денежных средств в вашем бизнесе по трем направлениям: операционная деятельность (повседневная работа), инвестиционная деятельность (покупка или продажа активов) и финансовая деятельность (кредиты, капитал, дивиденды). Компания может быть прибыльной «на бумаге» и при этом остаться без наличных денег, именно поэтому этот отчет имеет большое значение.

Выручка

Совокупный доход, который ваш бизнес получает от продажи товаров или оказания услуг до вычета каких-либо расходов. Выручку часто называют «верхней строкой» (top line), так как она находится в самом верху отчета о прибылях и убытках. Она включает возвраты и скидки, но не учитывает операционные затраты.

Расходы

Затраты, которые несет ваш бизнес в процессе получения выручки. Аренда, заработная плата, маркетинг, коммунальные услуги и расходные материалы — все это расходы. Некоторые расходы подлежат налоговому вычету, что означает, что они уменьшают ваш налогооблагаемый доход.

Себестоимость реализованной продукции (COGS)

Прямые затраты на производство товаров или услуг, которые продает ваша компания. Для производителя себестоимость включает сырье и прямые трудозатраты. Для розничного продавца — это оптовая цена товарных запасов. Себестоимость вычитается из выручки для расчета валовой прибыли.

Валовая прибыль

Выручка за вычетом себестоимости реализованной продукции. Валовая прибыль показывает, сколько денег осталось для покрытия операционных расходов, налогов и формирования прибыли после учета прямых затрат на то, что вы продаете. Снижение маржи валовой прибыли может сигнализировать о проблемах с ценообразованием или росте затрат на поставки.

Чистая прибыль

Сумма, остающаяся после вычета всех расходов, налогов и затрат из общей выручки. Чистую прибыль, которую часто называют «итоговой строкой» (bottom line), считают наиболее четким индикатором доходности.

Скорость расходования средств (Burn Rate)

Скорость, с которой компания тратит имеющиеся денежные средства, обычно измеряемая ежемесячно. Стартапы и компании с венчурным финансированием внимательно следят за этим показателем, чтобы оценить, на сколько месяцев работы (runway) хватит средств до получения дополнительного финансирования или выхода на положительный денежный поток.

Финансовая отчетность

Официальные отчеты, обобщающие финансовую деятельность и положение вашего бизнеса. Тремя основными финансовыми отчетами являются бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Вместе они дают полную картину эффективности бизнеса.

Амортизация

Процесс распределения стоимости долгосрочного актива (например, оборудования, транспортных средств или мебели) на протяжении срока его полезного использования. Вместо того чтобы записывать всю покупную цену в качестве расхода за один год, амортизация распределяет часть стоимости на каждый год эксплуатации актива. Самым распространенным методом является линейная амортизация, при которой стоимость делится поровну на весь срок полезного использования.

Налоговая терминология

Понимание этих терминов поможет вам соблюдать законодательство и принимать более обоснованные решения в период уплаты налогов.

Подоходный налог

Налог, взимаемый с доходов вашего бизнеса. Способ его уплаты зависит от структуры вашего бизнеса. Корпорации типа C платят налог на прибыль на уровне компании, в то время как сквозные структуры (индивидуальные предприниматели, партнерства, корпорации типа S и большинство LLC) переносят доход в личные налоговые декларации владельцев.

Расчетные ежеквартальные налоги

Если ваш бизнес предполагает задолженность по федеральным налогам более 1000 долларов за год, налоговая служба (IRS) требует производить расчетные налоговые платежи четыре раза в год (15 апреля, 15 июня, 15 сентября и 15 января). Пропуск этих сроков может привести к штрафам.

Налог с продаж

Процентный налог, добавляемый к продаже товаров и некоторых услуг. Ставка и правила варьируются в зависимости от штата и местности. Компании несут ответственность за сбор налога с продаж с клиентов и его перечисление в соответствующий налоговый орган.

Налоговая связь (Sales Tax Nexus)

Связь между вашим бизнесом и штатом, которая влечет за собой обязательство собирать и перечислять налог с продаж в этом штате. Связь может быть установлена при наличии физического присутствия (офис, склад, сотрудники) или при достижении экономических порогов (определенный объем продаж или количество транзакций) в данном штате.

Налоговый вычет

Расход, который уменьшает ваш налогооблагаемый доход. Распространенные бизнес-вычеты включают аренду офиса, деловые поездки, заработную плату сотрудников, страховые взносы и профессиональные услуги. Вычет в размере 10 000 долларов не экономит вам 10 000 долларов на налогах; он уменьшает доход, с которого вы платите налог.

Налоговая декларация

Ежегодная форма или набор форм, которые вы подаете в налоговую службу (IRS) (и часто в налоговый орган штата), в которых указываются ваши доходы, расходы, вычеты и налоги, которые вы должны уплатить. Конкретная форма зависит от структуры вашего бизнеса: индивидуальные предприниматели используют Приложение C к форме 1040, партнерства подают форму 1065, корпорации S — форму 1120-S, а корпорации C — форму 1120.

Налоговая форма IRS W-2

Форма, которую работодатели выдают каждому сотруднику до 31 января, в которой указывается общая сумма заработанной платы и налогов, удержанных в течение предыдущего года. Сотрудники используют форму W-2 для подачи деклараций о подоходном налоге с физических лиц.

Налоговая форма IRS 1099

Семейство форм, используемых для сообщения о различных типах доходов, не связанных с трудоустройством. Наиболее распространенной для малого бизнеса является форма 1099-NEC, в которой сообщается о выплатах в размере 600 долларов США и более независимым подрядчикам. Если вы нанимаете фрилансеров или консультантов, вам, скорее всего, потребуется выдавать формы 1099.

Термины, касающиеся структуры бизнеса

Ваша юридическая структура влияет на то, как вы платите налоги, вашу личную ответственность и то, как управляется бизнес.

Индивидуальное предпринимательство (Sole Proprietorship)

Простейшая бизнес-структура: один владелец, отсутствие юридического разделения между человеком и бизнесом. Создать ее легко, но владелец несет личную ответственность по всем долгам и обязательствам бизнеса. Доход от бизнеса указывается в личной налоговой декларации владельца.

Партнерство (Partnership)

Бизнес, принадлежащий двум или более людям, которые разделяют прибыль, убытки и обязанности по управлению. Доход переходит в индивидуальные налоговые декларации партнеров. Настоятельно рекомендуется составить официальное соглашение о партнерстве, чтобы определить роли, вклады и порядок распределения прибыли каждого партнера.

Общество с ограниченной ответственностью (LLC)

Структура, сочетающая в себе защиту ответственности корпорации с налоговой гибкостью партнерства. Владельцы (называемые участниками), как правило, не несут личной ответственности по долгам компании. LLC может выбрать налогообложение как индивидуальное предпринимательство, партнерство, S-корпорация или C-корпорация.

Корпорация типа S (S Corporation)

Корпорация, которая выбирает особый налоговый статус в IRS, позволяющий доходу переходить в личные налоговые декларации акционеров, избегая двойного налогообложения, с которым сталкиваются C-корпорации. Количество акционеров S-корпораций ограничено 100, и все они должны быть гражданами или резидентами США.

Корпорация типа C (C Corporation)

Стандартная корпоративная структура, в которой бизнес является отдельным юридическим лицом, уплачивающим собственные налоги на прибыль. Когда прибыль распределяется между акционерами в виде дивидендов, эти дивиденды снова облагаются налогом на индивидуальном уровне, что известно как «двойное налогообложение». Несмотря на это, C-корпорации популярны среди инвесторов, поскольку они предлагают наибольшую гибкость для привлечения капитала.

Организация со сквозным налогообложением (Pass-Through Entity)

Бизнес-структура, при которой доход не облагается налогом на уровне компании. Вместо этого прибыли и убытки «проходят через» налоговые декларации владельцев. Индивидуальные предприниматели, партнерства, S-корпорации и большинство LLC являются организациями со сквозным налогообложением.

Финансовые коэффициенты и показатели, которые стоит знать

Эти термины часто встречаются в финансовом анализе и в беседах с кредиторами или инвесторами.

Коэффициент текущей ликвидности (Current Ratio)

Текущие активы, деленные на текущие обязательства. Этот коэффициент измеряет вашу способность оплачивать краткосрочные обязательства. Коэффициент выше 1,0 означает, что у вас больше текущих активов, чем текущих обязательств. Кредиторы часто смотрят на этот показатель при оценке кредитных заявок.

Маржа прибыли (Profit Margin)

Чистая прибыль, деленная на выручку, выраженная в процентах. Маржа прибыли показывает, сколько центов прибыли вы сохраняете с каждого доллара выручки. Маржа прибыли 15% означает, что вы оставляете себе 0,15 доллара с каждого доллара после покрытия всех расходов.

Оборачиваемость дебиторской задолженности (Accounts Receivable Turnover)

Чистые продажи в кредит, деленные на среднюю дебиторскую задолженность. Этот коэффициент измеряет эффективность сбора платежей от клиентов. Более высокая оборачиваемость означает, что вы собираете платежи быстрее, что улучшает денежный поток.

Рентабельность активов (ROA)

Чистая прибыль, деленная на общую стоимость активов. ROA измеряет эффективность использования активов вашей компанией для получения прибыли. Более высокий показатель ROA указывает на более высокую эффективность использования активов.

Как использовать этот словарь

Знание этих терминов нужно не только для того, чтобы казаться умным на встречах. Оно имеет практическое значение для вашего бизнеса:

• Более конструктивные беседы с вашим бухгалтером. Когда вы понимаете терминологию, вы можете задавать более точные вопросы и раньше замечать потенциальные проблемы.
• Более обоснованное принятие финансовых решений. Понимание разницы между валовой и чистой прибылью или между кассовым методом и методом начисления может изменить то, как вы устанавливаете цены на продукты, управляете денежными потоками и планируете рост.
• Более простой налоговый сезон. Когда вы знаете, что такое форма 1099, почему важны расчетные квартальные платежи и как работают налоговые вычеты, подготовка к налогам становится гораздо менее стрессовой.
• Более грамотный выбор структуры бизнеса. Знание различий между LLC, S-corp и C-corp поможет вам выбрать правильную структуру по мере развития вашего бизнеса.

Держите свои финансы в порядке с первого дня

Понимание бухгалтерской терминологии — это первый шаг к финансовой ясности. Следующий шаг — применение этих знаний на практике с помощью системы, которая обеспечивает точность и прозрачность вашей бухгалтерии. Beancount.io предлагает учет в текстовом формате, который дает вам полный контроль над вашими финансовыми данными: каждая транзакция читаема, находится под контролем версий и готова к работе с инструментами завтрашнего дня на базе ИИ. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и профессионалы в области финансов переходят на учет в текстовом формате.