واژهنامه حسابداری: ۴۴ اصطلاح ضروری که هر صاحب کسبوکاری باید بداند
حسابداری زبان خاص خود را دارد. اگر تا به حال مقابل یک حسابدار رسمی (CPA) نشستهاید و در حالی که مخفیانه عبارت «مبنای تعهدی» را زیر میز جستجو میکردید، به نشانه تایید سر تکان دادهاید، تنها نیستید. یک نظرسنجی اخیر توسط SCORE نشان داد که ۴۰ درصد از صاحبان کسبوکارهای کوچک، دفترداری و مالیات را بدترین بخش مدیریت یک کسبوکار میدانند و بخش زیادی از این ناامیدی با اصطلاحات تخصصی شروع میشود.
این راهنما مهمترین اصطلاحات حسابداری و دفترداری را به زبان ساده شرح میدهد و آنها را بر اساس دستهبندی سازماندهی کرده است تا بتوانید به سرعت آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید. این مطلب را ذخیره کنید، آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید و هرگز دوباره در یک گفتگوی مالی احساس سردرگمی نکنید.
مبانی دفترداری
اینها اصطلاحات پایهای هستند که هنگام ثبت تراکنشهای روزمره کسبوکار با آنها مواجه خواهید شد.
حسابهای پرداختنی (AP)
پولی که کسبوکار شما به فروشندگان، تامینکنندگان یا طلبکاران بدهکار است. اگر موجودی کالا را با شرایط پرداخت ۳۰ روزه (net-30) سفارش دادهاید، آن صورتحساب پرداختنشده تا زمانی که آن را پرداخت کنید، در حسابهای پرداختنی باقی میماند. حسابهای پرداختنی به عنوان یک بدهی جاری در ترازنامه شما ظاهر میشوند.
حسابهای دریافتنی (AR)
طرف مقابل حسابهای پرداختنی: پولی که مشتریان به شما بدهکار هستند. وقتی فاکتوری برای خدمات ارائهشده ارسال میکنید، آن مبلغ تبدیل به حساب دریافتنی میشود. حسابهای دریافتنی به عنوان دارایی جاری طبقهبندی میشوند زیرا نشاندهنده نقدی هستند که انتظار دارید به زودی وصول کنید.
حسابداری مبنای تعهدی
روشی که درآمد را هنگام تحقق و هزینهها را هنگام وقوع ثبت میکند، صرفنظر از اینکه پول نقد واقعاً چه زمانی جابهجا میشود. اگر پروژهای را در ماه مارس تکمیل کنید اما تا ماه آوریل وجهی دریافت نکنید، در حسابداری تعهدی، درآمد در ماه مارس ثبت میشود. اکثر کسبوکارهایی که دارای موجودی کالا هستند یا درآمد سالانه آنها بیش از ۲۵ میلیون دلار است، ملزم به استفاده از این روش هستند.
حسابداری مبنای نقدی
نسخه سادهتر حسابداری تعهدی. درآمد زمانی ثبت میشود که وجه پرداخت برسد و هزینهها زمانی ثبت میشوند که پرداخت شوند. بسیاری از فریلنسرها و کسبوکارهای بسیار کوچک کار خود را با این روش شروع میکنند زیرا مشابه نحوه عملکرد یک حساب جاری شخصی است.
صورت مغایرت بانکی
فرآیند مقایسه دفاتر داخلی شما با صورتحسابهای بانکی واقعی برای اطمینان از اینکه هر تراکنش ثبت شده و ماندهها مطابقت دارند. انجام ماهانه این کار باعث میشود خطاها، هزینههای تکراری و تراکنشهای غیرمجاز را زودتر شناسایی کنید.
فهرست حسابها (COA)
یک لیست مرجع از تمام حسابهایی که کسبوکار شما برای دستهبندی تراکنشها استفاده میکند. آن را به عنوان فهرست مطالب سوابق مالی خود در نظر بگیرید. یک فهرست حسابهای معمولی شامل پنج دسته اصلی است: داراییها، بدهیها، سرمایه، درآمد و هزینهها.
بستانکار و بدهکار (Credit and Debit)
در دفترداری دوطرفه، هر تراکنش دو طرف دارد. یک بدهکار دارایی یا هزینه را افزایش و بدهی، سرمایه یا درآمد را کاهش میدهد. بستانکا ر برعکس عمل میکند. این اصطلاحات به معنای «خوب» یا «بد» نیستند؛ آنها صرفاً مکانیسمهایی برای تراز نگه داشتن دفاتر هستند.
دفترداری دوطرفه
سیستمی که در آن هر تراکنش حداقل در دو حساب ثبت میشود: یک بدهکار و یک بستانکار. اگر ۵,۰۰۰ دلار از یک مشتری دریافت کنید، حساب نقدی خود را بدهکار (افزایش) و حسابهای دریافتنی خود را بستانکار (کاهش) میکنید. این روش استاندارد جهانی است زیرا دارای یک سیستم بررسی خطای داخلی است: مجموع بدهکارها همیشه باید با مجموع بستانکارها برابر باشد.
دفترداری یکطرفه
روشی ساده شده که در آن هر تراکنش فقط یک بار ثبت میشود، مشابه نگهداری دفترچه چک. این روش برای کسبوکارهای بسیار کوچک با امور مالی ساده کاربرد دارد، اما گزارشدهی محدودی ارائه میدهد و سیستم شناسایی خطای داخلی ندارد.
دفتر کل (GL)
سجل مرکزی تمام تراکنشهای مالی شما. هر ورودی از هر دفتر معین (حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، حقوق و دستمزد و غیره) به دفتر کل منتقل میشود. دفتر کل پایه و اساس تهیه صورتهای مالی است.
فاکتور (صورتحساب)
سندی که فروشنده برای خریدار ارسال میکند و در آن جزئیات کالاها یا خدمات ارائهشده، مبلغ بدهی و شرایط پرداخت ذکر شده است. فاکتورها برای فروشنده یک ورودی حساب دریافتنی و برای خریدار یک ورودی حساب پرداختنی ایجاد میکنند.
سفارش خرید (PO)
یک سند رسمی که خریدار برای فروشنده ارسال میکند و در آن کالاها، مقادیر و قیمتهای توافقشده را قبل از تحویل کالا مشخص میکند. سفارشهای خرید به کسبوکارها کمک میکنند تا مخارج را کنترل کرده و یک ردپای حسابرسی برای خریدها حفظ کنند.
مفاهیم اصلی حسابداری
پس از اینکه دفاتر مرتب شدند، این اصطلاحات نحوه تفسیر و گزارش دادهها را توصیف میکنند.
داراییها (Assets)
هر چیزی با ارزش اقتصادی که کسبوکار شما مالک آن است یا بر آن کنترل دارد. داراییها شامل وجه نقد، تجهیزات، موجودی کالا، املاک و مستغلات، داراییهای فکری و حتی حسابهای دریافتنی میشوند. در ترازنامه، داراییها به دو دسته جاری (انتظار میرود ظرف یک سال به نقد تبدیل شوند) و غیرجاری (داراییهای بلندمدت) تقسیم میشوند.
بدهیها (Liabilities)
تعهدات مالی کسبوکار شما، یعنی هر چیزی که بدهکار هستید. مانده کارتهای اعتباری، وامها، فاکتورهای پرداختنشده و حقوق و دستمزد تعهدی، همگی بدهی محسوب میشوند. مانند داراییها، بدهیها نیز به بدهیهای جاری (سررسید ظرف یک سال) و بدهیهای بلندمدت تقسیم میشوند.
حقوق صاحبان سهام (Equity)
ارزش باقیمانده کسبوکار شما پس از کسر تمام بدهیها از تمام داراییها. این رقم که حقوق مالک یا حقوق صاحبان سهام نیز نامیده میشود، نشاندهنده ارزش خالص شرکت است. معادله اساسی حسابداری همه اینها را به هم پیوند میدهد: دارایی = بدهی + سرمایه.
ترازنامه (Balance Sheet)
یک صورت مالی که نشاندهنده داراییهای کسبوکار شما، بدهیهای آن و سهم مالک (حقوق صاحبان سهام) در یک لحظه خاص از زمان است. برخلاف صورت سود و زیان که یک دوره زمانی را پوشش میدهد، ترازنامه تصویری از سلامت مالی در یک تاریخ معین است.