حسابداری زبان خاص خود را دارد. اگر تا به حال مقابل یک حسابدار رسمی (CPA) نشستهاید و در حالی که مخفیانه عبارت «مبنای تعهدی» را زیر میز جستجو میکردید، به نشانه تایید سر تکان دادهاید، تنها نیستید. یک نظرسنجی اخیر توسط SCORE نشان داد که ۴۰ درصد از صاحبان کسبوکارهای کوچک، دفترداری و مالیات را بدترین بخش مدیریت یک کسبوکار میدانند و بخش زیادی از این ناامیدی با اصطلاحات تخصصی شروع میشود.
این راهنما مهمترین اصطلاحات حسابداری و دفترداری را به زبان ساده شرح میدهد و آنها را بر اساس دستهبندی سازماندهی کرده است تا بتوانید به سرعت آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید. این مطلب را ذخیره کنید، آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید و هرگز دوباره در یک گفتگوی مالی احساس سردرگمی نکنید.
مبانی دفترداری
اینها اصطلاحات پایهای هستند که هنگام ثبت تراکنشهای روزمره کسبوکار با آنها مواجه خواهید شد.
حسابهای پرداختنی (AP)
پولی که کسبوکار شما به فروشندگان، تامینکنندگان یا طلبکاران بدهکار است. اگر موجودی کالا را با شرایط پرداخت ۳۰ روزه (net-30) سفارش دادهاید، آن صورتحساب پرداختنشده تا زمانی که آن را پرداخت کنید، در حسابهای پرداختنی باقی میماند. حسابهای پرداختنی به عنوان یک بدهی جاری در ترازنامه شما ظاهر میشوند.
حسابهای دریافتنی (AR)
طرف مقابل حسابهای پرداختنی: پولی که مشتریان به شما بدهکار هستند. وقتی فاکتوری برای خدمات ارائهشده ارسال میکنید، آن مبلغ تبدیل به حساب دریافتنی میشود. حسابهای دریافتنی به عنوان دارایی جاری طبقهبندی میشوند زیرا نشاندهنده نقدی هستند که انتظار دارید به زودی وصول کنید.
حسابداری مبنای تعهدی
روشی که درآمد را هنگام تحقق و هزینهها را هنگام وقوع ثبت میکند، صرفنظر از اینکه پول نقد واقعاً چه زمانی جابهجا میشود. اگر پروژهای را در ماه مارس تکمیل کنید اما تا ماه آوریل وجهی دریافت نکنید، در حسابداری تعهدی، درآمد در ماه مارس ثبت میشود. اکثر کسبوکارهایی که دارای موجودی کالا هستند یا درآمد سالانه آنها بیش از ۲۵ میلیون دلار است، ملزم به استفاده از این روش هستند.
حسابداری مبنای نقدی
نسخه سادهتر حسابداری تعهدی. درآمد زمانی ثبت میشود که وجه پرداخت برسد و هزینهها زمانی ثبت میشوند که پرداخت شوند. بسیاری از فریلنسرها و کسبوکارهای بسیار کوچک کار خود را با این روش شروع میکنند زیرا مشابه نحوه عملکرد یک حساب جاری شخصی است.
صورت مغایرت بانکی
فرآیند مقایسه دفاتر داخلی شما با صورتحسابهای بانکی واقعی برای اطمینان از اینکه هر تراکنش ثبت شده و ماندهها مطابقت دارند. انجام ماهانه این کار باعث میشود خطاها، هزینههای تکراری و تراکنشهای غیرمجاز را زودتر شناسایی کنید.
فهرست حسابها (COA)
یک لیست مرجع از تمام حسابهایی که کسبوکار شما برای دستهبندی تراکنشها استفاده میکند. آن را به عنوان فهرست مطالب سوابق مالی خود در نظر بگیرید. یک فهرست حسابهای معمولی شامل پنج دسته اصلی است: داراییها، بدهیها، سرمایه، درآمد و هزینهها.
بستانکار و بدهکار (Credit and Debit)
در دفترداری دوطرفه، هر تراکنش دو طرف دارد. یک بدهکار دارایی یا هزینه را افزایش و بدهی، سرمایه یا درآمد را کاهش میدهد. بستانکار برعکس عمل میکند. این اصطلاحات به معنای «خوب» یا «بد» نیستند؛ آنها صرفاً مکانیسمهایی برای تراز نگه داشتن دفاتر هستند.
دفترداری دوطرفه
سیستمی که در آن هر تراکنش حداقل در دو حساب ثبت میشود: یک بدهکار و یک بستانکار. اگر ۵,۰۰۰ دلار از یک مشتری دریافت کنید، حساب نقدی خود را بدهکار (افزایش) و حسابهای دریافتنی خود را بستانکار (کاهش) میکنید. این روش استاندارد جهانی است زیرا دارای یک سیستم بررسی خطای داخلی است: مجموع بدهکارها همیشه باید با مجموع بستانکارها برابر باشد.
دفترداری یکطرفه
روشی ساده شده که در آن هر تراکنش فقط یک بار ثبت میشود، مشابه نگهداری دفترچه چک. این روش برای کسبوکارهای بسیار کوچک با امور مالی ساده کاربرد دارد، اما گزارشدهی محدودی ارائه میدهد و سیستم شناسایی خطای داخلی ندارد.
دفتر کل (GL)
سجل مرکزی تمام تراکنشهای مالی شما. هر ورودی از هر دفتر معین (حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، حقوق و دستمزد و غیره) به دفتر کل منتقل میشود. دفتر کل پایه و اساس تهیه صورتهای مالی است.
فاکتور (صورتحساب)
سندی که فروشنده برای خریدار ارسال میکند و در آن جزئیات کالاها یا خدمات ارائهشده، مبلغ بدهی و شرایط پرداخت ذکر شده است. فاکتورها برای فروشنده یک ورودی حساب دریافتنی و برای خریدار یک ورودی حساب پرداختنی ایجاد میکنند.
سفارش خرید (PO)
یک سند رسمی که خریدار برای فروشنده ارسال میکند و در آن کالاها، مقادیر و قیمتهای توافقشده را قبل از تحویل کالا مشخص میکند. سفارشهای خرید به کسبوکارها کمک میکنند تا مخارج را کنترل کرده و یک ردپای حسابرسی برای خریدها حفظ کنند.
مفاهیم اصلی حسابداری
پس از اینکه دفاتر مرتب شدند، این اصطلاحات نحوه تفسیر و گزارش دادهها را توصیف میکنند.
داراییها (Assets)
هر چیزی با ارزش اقتصادی که کسبوکار شما مالک آن است یا بر آن کنترل دارد. داراییها شامل وجه نقد، تجهیزات، موجودی کالا، املاک و مستغلات، داراییهای فکری و حتی حسابهای دریافتنی میشوند. در ترازنامه، داراییها به دو دسته جاری (انتظار میرود ظرف یک سال به نقد تبدیل شوند) و غیرجاری (داراییهای بلندمدت) تقسیم میشوند.
بدهیها (Liabilities)
تعهدات مالی کسبوکار شما، یعنی هر چیزی که بدهکار هستید. مانده کارتهای اعتباری، وامها، فاکتورهای پرداختنشده و حقوق و دستمزد تعهدی، همگی بدهی محسوب میشوند. مانند داراییها، بدهیها نیز به بدهیهای جاری (سررسید ظرف یک سال) و بدهیهای بلندمدت تقسیم میشوند.
حقوق صاحبان سهام (Equity)
ارزش باقیمانده کسبوکار شما پس از کسر تمام بدهیها از تمام داراییها. این رقم که حقوق مالک یا حقوق صاحبان سهام نیز نامیده میشود، نشاندهنده ارزش خالص شرکت است. معادله اساسی حسابداری همه اینها را به هم پیوند میدهد: دارایی = بدهی + سرمایه.
ترازنامه (Balance Sheet)
یک صورت مالی که نشاندهنده داراییهای کسبوکار شما، بدهیهای آن و سهم مالک (حقوق صاحبان سهام) در یک لحظه خاص از زمان است. برخلاف صورت سود و زیان که یک دوره زمانی را پوشش میدهد، ترازنامه تصویری از سلامت مالی در یک تاریخ معین است.
صورت سود و زیان (Income Statement)
گزارشی مالی که درآمدها، هزینهها و مخارج شما را در یک دوره زمانی خاص، معمولاً یک ماه، فصل یا سال، خلاصه میکند. ردیف نهایی (سود یا زیان خالص) به شما میگوید که آیا کسبوکار در آن بازه زمانی سود داشته است یا زیان.
صورت جریان وجوه نقد (Cash Flow Statement)
گزارشی که چگونگی ورود و خروج نقدینگی به کسبوکار شما را در سه بخش دنبال میکند: فعالیتهای عملیاتی (امور روزمره کسبوکار)، فعالیتهای سرمایهگذاری (خرید یا فروش داراییها) و فعالیتهای تأمین مالی (وامها، حقوق صاحبان سهام، سود سهام). یک شرکت میتواند روی کاغذ سودآور باشد اما نقدینگی تمام کند، به همین دلیل این صورت مالی بسیار حائز اهمیت است.
درآمد (Revenue)
کل درآمدی که کسبوکار شما از فروش کالا یا ارائه خدمات، پیش از کسر هرگونه هزینه، به دست میآورد. درآمد اغلب "ردیف اول" (top line) نامیده میشود، زیرا در بالای صورت سود و زیان قرار میگیرد. این مبلغ شامل برگشتیها و تخفیفها میشود اما هزینههای عملیاتی از آن کسر نشده است.
هزینهها (Expenses)
مخارجی که کسبوکار شما در مسیر ایجاد درآمد متحمل میشود. اجاره، حقوق، بازاریابی، خدمات رفاهی و ملزومات همگی هزینه محسوب میشوند. برخی هزینهها "قابل کسر از مالیات" هستند، به این معنی که درآمد مشمول مالیات شما را کاهش میدهند.
بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS)
هزینههای مستقیم تولید کالاها یا خدماتی که شرکت شما میفروشد. برای یک تولیدکننده، COGS شامل مواد اولیه و نیروی کار مستقیم است. برای یک خردهفروش، این مقدار معادل قیمت عمدهفروشی موجودی کالا است. COGS از درآمد کسر میشود تا سود ناخالص محاسبه گردد.
سود ناخالص (Gross Profit)
درآمد منهای بهای تمام شده کالای فروش رفته. سود ناخالص به شما میگوید پس از در نظر گرفتن هزینههای مستقیم محصول یا خدماتی که میفروشید، چه مقدار پول برای پوشش هزینههای عملیاتی، مالیات و سود باقی مانده است. کاهش حاشیه سود ناخالص میتواند نشاندهنده مشکلات قیمتگذاری یا افزایش هزینههای تأمین باشد.
سود خالص (Net Income)
مبلغ باقیمانده پس از کسر تمام هزینهها، مالیاتها و مخارج از کل درآمد. سود خالص که اغلب "ردیف نهایی" (bottom line) نامیده میشود، روشنترین شاخص سودآوری است.
نرخ نقدینگیسوزی (Burn Rate)
سرعتی که یک شرکت نقدینگی موجود خود را خرج میکند، که معمولاً به صورت ماهانه اندازهگیری میشود. استارتآپها و کسبوکارهایی که با سرمایه جسورانه تأمین مالی میشوند، نرخ نقدینگیسوزی را به دقت زیر نظر دارند تا تخمین بزنند چند ماه "فرصت بقا" (runway) دارند قبل از اینکه به سرمایه جدید نیاز پیدا کنند یا به جریان نقدی مثبت برسند.
صورتهای مالی (Financial Statements)
گزارشهای رسمی که فعالیتها و وضعیت مالی کسبوکار شما را خلاصه میکنند. سه صورت مالی اصلی عبارتند از ترازنامه، صورت سود و زیان، و صورت جریان وجوه نقد. اینها در کنار هم تصویری کامل از عملکرد کسبوکار ارائه میدهند.
استهلاک (Depreciation)
فرآیند سرشکن کردن هزینه یک دارایی بلندمدت (مانند تجهیزات، وسایل نقلیه یا اثاثیه) در طول عمر مفید آن. به جای ثبت کل قیمت خرید به عنوان هزینه در یک سال، استهلاک بخشی از هزینه را به هر سالی که دارایی در خدمت است اختصاص میدهد. رایجترین روش، استهلاک خط مستقیم است که هزینه را به طور مساوی در طول عمر مفید تقسیم میکند.
اصطلاحات مالیاتی
درک این اصطلاحات به شما کمک میکند تا با قوانین منطبق باشید و در زمان مالیات تصمیمات هوشمندانهتری بگیرید.
مالیات بر درآمد (Income Tax)
مالیاتی که بر درآمدهای کسبوکار شما وضع میشود. نحوه پرداخت آن به ساختار کسبوکار شما بستگی دارد. شرکتهای سهامی (C corporations) مالیات را در سطح شرکت پرداخت میکنند، در حالی که واحدهای واسطهای (مانند مالکیتهای انفرادی، مشارکتها، شرکتهای S و اکثر LLCها) درآمد را به اظهارنامههای مالیاتی شخصی مالکان منتقل میکنند.
مالیاتهای تخمینی سه ماهه (Estimated Quarterly Taxes)
اگر کسبوکار شما انتظار داشته باشد که بیش از ۱,۰۰۰ دلار مالیات فدرال در سال بدهکار شود، IRS از شما میخواهد که پرداختهای مالیاتی تخمینی را چهار بار در سال (۱۵ آوریل، ۱۵ ژوئن، ۱۵ سپتامبر و ۱۵ ژانویه) انجام دهید. عدم رعایت این مهلتها میتواند منجر به جریمه شود.
مالیات بر فروش (Sales Tax)
مالیاتی بر اساس درصد که به فروش کالاها و برخی خدمات اضافه میشود. نرخ و قوانین آن بسته به ایالت و منطقه متفاوت است. کسبوکارها مسئول جمعآوری مالیات بر فروش از مشتریان و واریز آن به مرجع مالیاتی مربوطه هستند.
رابطه مالیاتی (Sales Tax Nexus)
ارتباط بین کسبوکار شما و یک ایالت که تعهد به جمعآوری و واریز مالیات بر فروش را در آنجا ایجاد میکند. نکسوس میتواند با داشتن حضور فیزیکی (دفتر، انبار، کارکنان) یا رسیدن به آستانههای اقتصادی (مقدار مشخصی از فروش یا تعداد تراکنشها) در آن ایالت ایجاد شود.
کسر مالیاتی (Tax Deduction)
هزینهای که درآمد مشمول مالیات شما را کاهش میدهد. کسورات رایج کسبوکار شامل اجاره دفتر، سفرهای کاری، حقوق کارکنان، حق بیمه و خدمات حرفهای است. یک کسر ۱۰,۰۰۰ دلاری به معنای صرفهجویی ۱۰,۰۰۰ دلاری در مالیات نیست؛ بلکه درآمدی را که بر اساس آن مالیات میدهید، کاهش میدهد.
اظهارنامه مالیاتی (Tax Return)
فرم سالانه یا مجموعهای از فرمهایی که به IRS (و اغلب به ایالت خود) ارائه میدهید و در آن درآمد، هزینهها، کسورات و مالیاتهای متعلقه خود را گزارش میکنید. فرم خاص به ساختار کسبوکار شما بستگی دارد: مالکان انفرادی از Schedule C همراه با فرم 1040 استفاده میکنند، مشارکتها فرم 1065، شرکتهای S فرم 1120-S و شرکتهای C فرم 1120 را پر میکنند.
فرم W-2 سازمان خدمات درآمدهای داخلی (IRS)
فرمی که کارفرمایان تا ۳۱ ژانویه برای هر کارمند صادر میکنند و در آن مجموع دستمزدهای دریافتی و مالیاتهای کسر شده در طول سال گذشته گزارش میشود. کارمندان از W-2 برای تسلیم اظهارنامه مالیات بر درآمد شخصی خود استفاده میکنند.
فرم 1099 سازمان خدمات درآمدهای داخلی (IRS)
خانوادهای از فرمها که برای گزارش انواع مختلف درآمدهای غیر استخدامی استفاده میشوند. رایجترین آنها برای کسبوکارهای کوچک 1099-NEC است که پرداختهای ۶۰۰ دلار یا بیشتر به پیمانکاران مستقل را گزارش میدهد. اگر فریلنسر یا مشاور استخدام میکنید، احتمالاً ملزم به صدور فرمهای 1099 هستید.
اصطلاحات ساختار کسبوکار
ساختار قانونی شما بر نحوه پرداخت مالیات، مسئولیت شخصی شما و نحوه مدیریت کسبوکار تأثیر میگذارد.
مالکیت انفرادی
سادهترین ساختار کسبوکار: یک مالک، بدون جدایی قانونی بین شخص و کسبوکار. راهاندازی آن آسان است، اما مالک شخصاً در قبال تمام بدهیها و تعهدات کسبوکار مسئول است. درآمد کسبوکار در اظهارنامه مالیاتی شخصی مالک گزارش میشود.
شرکت تضامنی (مشارکت)
کسبوکاری که متعلق به دو یا چند نفر است که در سود، زیان و مسئولیتهای مدیریتی شریک هستند. درآمد به اظهارنامه مالیاتی فردی شرکا منتقل میشود. یک قرارداد مشارکت رسمی برای تعیین نقشهای هر شریک، آوردهها و ترتیبات تقسیم سود به شدت توصیه میشود.
شرکت با مسئولیت محدود (LLC)
ساختاری که محافظت از مسئولیت یک شرکت سهامی را با انعطافپذیری مالیاتی یک شرکت تضامنی ترکیب میکند. مالکان (که عضو نامیده میشوند) به طور کلی شخصاً در قبال بدهیهای شرکت مسئول نیستند. یک LLC میتواند انتخاب کند که به عنوان مالکیت انفرادی، شرکت تضامنی، شرکت سهامی S یا شرکت سهامی C مشمول مالیات شود.
شرکت سهامی اس (S Corporation)
شرکتی که وضعیت مالیاتی خاصی را نزد IRS انتخاب میکند که اجازه میدهد درآمد به اظهارنامه مالیاتی شخصی سهامداران منتقل شود و از مالیات مضاعفی که شرکتهای سهامی C با آن روبرو هستند، اجتناب شود. شرکتهای S به ۱۰۰ سهامدار محدود میشوند که همگی باید شهروند یا مقیم ایالات متحده باشند.
شرکت سهامی سی (C Corporation)
ساختار استاندارد شرکتی که در آن کسبوکار یک موجودیت قانونی مجزا است که مالیات بر درآمد خود را پرداخت میکند. زمانی که سود به عنوان سود سهام بین سهامداران توزیع میشود، آن سود دوباره در سطح فردی مشمول مالیات میشود که به آن «مالیات مضاعف» میگویند. با وجود این، شرکتهای C نزد سرمایهگذاران محبوب هستند زیرا بیشترین انعطافپذیری را برای جذب سرمایه ارائه میدهند.
واحد تجاری عبوری (شفاف مالیاتی)
یک ساختار کسبوکار که در آن درآمد در سطح شرکت مشمول مالیات نمیشود. در عوض، سود و زیان به اظهارنامه مالیاتی شخصی مالکان «عبور» میکند. مالکیتهای انفرادی، شرکتهای تضامنی، شرکتهای سهامی S و اکثر LLCها واحدهای تجاری عبوری هستند.
نسبتها و معیارهای مالی که دانستن آنها ارزشمند است
این اصطلاحات اغلب در تحلیلهای مالی و گفتگو با وامدهندگان یا سرمایهگذاران مطرح میشوند.
نسبت جاری
داراییهای جاری تقسیم بر بدهیهای جاری. این نسبت توانایی شما را برای پرداخت تعهدات کوتاهمدت اندازهگیری میکند. نسبت بالاتر از ۱.۰ به این معنی است که داراییهای جاری شما بیشتر از بدهیهای جاریتان است. وامدهندگان اغلب هنگام ارزیابی درخواستهای وام به این عدد نگاه میکنند.
حاشیه سود
سود خالص تقسیم بر درآمد، که به صورت درصد بیان میشود. حاشیه سود به شما میگوید که از هر دلار درآمد، چند سنت سود برای شما باقی میماند. حاشیه سود ۱۵ درصدی به این معنی است که پس از پوشش تمام هزینهها، از هر دلار ۰.۱۵ دلار برای شما باقی میماند.
گردش حسابهای دریافتنی
فروش خالص نسیه تقسیم بر متوسط حسابهای دریافتنی. این نسبت میزان کارایی کسبوکار شما را در جمعآوری پرداختها از مشتریان اندازهگیری میکند. گردش بالاتر به این معنی است که شما سریعتر وجوه را جمعآوری میکنید که باعث بهبود جریان نقدی میشود.
بازده داراییها (ROA)
سود خالص تقسیم بر کل داراییها. ROA اندازهگیری میکند که کسبوکار شما چقدر موثر از داراییهای خود برای تولید سود استفاده میکند. ROA بالاتر نشاندهنده کارایی بهتر داراییهاست.
چگونه از این واژهنامه استفاده کنیم
دانستن این اصطلاحات فقط برای باهوش به نظر رسیدن در جلسات نیست، بلکه پیامدهای عملی برای کسبوکار شما دارد:
- گفتگوی بهتر با حسابدار. وقتی اصطلاحات را درک میکنید، میتوانید سوالات دقیقتری بپرسید و مشکلات احتمالی را زودتر شناسایی کنید.
- تصمیمگیری مالی قویتر. درک تفاوت بین سود ناخالص و خالص، یا بین حسابداری نقدی و تعهدی، میتواند نحوه قیمتگذاری محصولات، مدیریت جریان نقدی و برنامهریزی برای رشد را تغییر دهد.
- فصل مالیاتی آسانتر. وقتی بدانید ۱۰۹۹ چیست، چرا پرداختهای تخمینی فصلی مهم هستند و کسورات چگونه کار میکنند، آمادهسازی مالیات بسیار کمفشارتر میشود.
- انتخابهای هوشمندانهتر در ساختار کسبوکار. دانستن تفاوتهای بین LLC، شرکت S و شرکت C به شما کمک میکند تا با تکامل کسبوکارتان، ساختار مناسب را انتخاب کنید.
امور مالی خود را از روز اول سازماندهی کنید
درک اصطلاحات حسابداری اولین قدم به سوی شفافیت مالی است. قدم بعدی، به کارگیری آن دانش با سیستمی است که دفاتر شما را دقیق و شفاف نگه دارد. Beancount.io حسابداری متن-ساده را ارائه میدهد که کنترل کامل دادههای مالی را در اختیار شما میگذارد—هر تراکنش خوانا، دارای کنترل نسخه و آماده برای ابزارهای قدرتگرفته از هوش مصنوعی فرداست. به رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان امور مالی در حال تغییر به سمت حسابداری متن-ساده هستند.