Обезщетение при напускане: Пълно ръководство за собственици на малък бизнес

Ето една статистика, която може да ви изненада: 72% от служителите, които биват освободени, изобщо не получават пакет за обезщетение при съкращение. Въпреки това, за предприятията, които предлагат обезщетения, тези пакети са станали със 72% по-щедри през последните пет години. Какво движи тази драматична промяна и какво означава тя за вашия малък бизнес?

Обезщетението при съкращение се намира на пресечната точка между спазването на законите, отношенията със служителите и финансовото планиране. Независимо дали преминавате през първото си съкращение или установявате политики за бъдещи промени в работната сила, разбирането на начина, по който работят обезщетенията, може да защити вашия бизнес и да подкрепи напускащите служители в трудни преходи.

Това ръководство обхваща всичко, което собствениците на малък бизнес трябва да знаят за обезщетенията при съкращение — от законовите изисквания до изчисляването на пакетите и преговорите със служители, които оспорват условията.

Какво представлява обезщетението при съкращение?

Обезщетението при съкращение (Severance pay) е компенсация, предоставяна на служителите при прекратяване на трудовото правоотношение, обикновено чрез съкращения, премахване на позиции или преструктуриране на компанията. За разлика от редовните заплати, спечелени за извършена работа, обезщетението е плащане, извършено след приключване на трудовото правоотношение.

Обезщетението може да приема няколко форми:

• Еднократно плащане (Lump sum payment) – Еднократно плащане, направено на или малко след последния ден на служителя
• Продължаване на заплатата (Salary continuation) – Редовни суми от заплати, изплащани за определен период
• Удължени придобивки (Extended benefits) – Продължаване на здравното осигуряване, вноските за пенсия или други придобивки
• Услуги по аутплейсмънт (Outplacement services) – Кариерно консултиране и съдействие при намиране на работа

Повечето компании използват комбинация от тези елементи. Най-често срещаната схема включва парично плащане плюс продължаване на здравните придобивки за определен период.

Изисква ли се обезщетение при съкращение по закон?

Тук е критичният момент, който много собственици на бизнес пропускат: федералният закон в САЩ не изисква от работодателите да предоставят обезщетение при съкращение. Министерството на труда на САЩ изрично посочва, че обезщетението е „въпрос на споразумение между работодателя и служителя“.

Въпреки това съществуват важни изключения:

Законът WARN

Законът за уведомяване за адаптиране и преквалификация на работниците (WARN) изисква работодателите със 100 или повече служители да предоставят 60-дневно писмено предизвестие преди масови съкращения или затваряне на предприятия, които засягат 50 или повече работници. Работодателите, които не предоставят подходящо предизвестие, трябва да компенсират засегнатите служители с до 60 дни пропуснати заплати плюс придобивки — което по същество създава задължително задължение за обезщетение по заобиколен начин.

Специфични изисквания по щати

Ню Джърси е единственият щат, който налага универсално обезщетение при съкращение за квалифициращи се съкращения. Съгласно разширения закон WARN на Ню Джърси, работодателите от частния сектор със 100 или повече служители на пълен работен ден трябва да осигурят:

• Една седмица обезщетение за всяка година стаж (до максимум 26 седмици)
• Допълнителни четири седмици, ако работодателят не предостави 90-дневно предизвестие
• Без освобождаване поради икономически затруднения — работодателите трябва да плащат независимо от финансовите трудности

Мейн изисква обезщетение, когато работодателите се релокират или прекратяват дейността си в съоръжения със 100 или повече служители, осигурявайки една седмица заплащане за всяка изработена година.

Масачузетс изисква плащания на обезщетения конкретно когато работодателите нарушават изискванията за предизвестие по закона WARN.

Илинойс налага обезщетения за определени държавни служители чрез колективни трудови договори, въпреки че работниците в частния сектор не са обхванати.

Договорни задължения

Дори без законови мандати, може да бъдете задължени да платите обезщетение, ако:

• Трудов договор определя условията за обезщетение
• Вашият наръчник за служители съдържа политика за обезщетения
• Колективни трудови договори включват разпоредби за обезщетения
• Сте установили последователна практика на изплащане на обезщетения (което може да създаде негласен договор)

Тази последна точка е от решаващо значение. Ако вашата компания исторически е предоставяла обезщетения на напускащите служители, внезапното спиране на тази практика може да ви изложи на правни претенции.

Какъв размер на обезщетение трябва да предложите?

Сумите на обезщетенията варират значително в зависимост от индустрията, размера на компанията, нивото на позицията и стажа. Ето най-често срещаните методи за изчисление:

По ниво на позицията

Според последните бенчмаркове в индустрията:

• Висше ръководство (C-suite): Средно 16 седмици
• Директори: 15 седмици
• Мениджъри: 13 седмици
• Супервайзъри: 12 седмици
• Служители, освободени от извънреден труд (Exempt): 9 седмици
• Служители, за които се прилага извънреден труд (Non-exempt): 8 седмици

По трудов стаж

Най-широко използваната формула свързва обезщетението с годините трудов стаж:

• Висш мениджмънт: Една месечна заплата за всяка година стаж
• Служители на средно ниво: Две седмици заплащане за всяка година стаж
• Служители на начално ниво: Една седмица заплащане за всяка година стаж
• Минимален праг: Някои компании предлагат от една до две седмици независимо от стажа

Пример за изчисление: Служител на средно ниво, печелещ $75,000 годишно ($1,442 седмично) с 5 години стаж, би получил:

• При 2 седмици на година: $1,442 × 2 × 5 = $14,420
• При 1 седмица на година: $1,442 × 1 × 5 = $7,210

Пазарни показатели

За контекст, най-често срещаният среден пакет обезщетения при напускане в американските публични компании е приблизително 40 000 долара на служител. При технологичните работници средната стойност е по-висока – 75 000 долара. Тези цифри обаче включват големи корпорации – пакетите в малкия бизнес обикновено са по-малки.

Около 25% от работодателите предлагат обезщетение в размер на една седмица за всяка година трудов стаж. Едва 25% от американските фирми предоставят право на обезщетение на всички служители в случай на съкращение.

Създаване на политика за обезщетенията

Наличието на документирана политика за обезщетенията защитава както вашия бизнес, така и вашите служители. Въпреки това само 43% от организациите имат писмени насоки за своите планове за обезщетения – ръст спрямо едва 31% през 2020 г., но все още изненадващо нисък процент.

Какво трябва да включва вашата политика

Критерии за допустимост:

• Кои категории служители отговарят на условията (на пълен работен ден, на непълен работен ден, подизпълнители)
• Изисквания за минимален стаж
• Обстоятелства, които задействат изплащането на обезщетение (съкращения, закриване на позиция, закриване на компанията)
• Обстоятелства, които лишават служителите от право на обезщетение (уволнение с основание, доброволно напускане)

Метод на изчисление:

• Формула за определяне на сумата за плащане
• Всякакви тавани или минимуми
• Как нивото на позицията влияе върху изчисленията
• Третиране на непълни години

Допълнителни ползи:

• Продължаване на здравното осигуряване (над задълженията по COBRA)
• Услуги за аутплейсмънт (съдействие при намиране на нова работа)
• Препоръчителни писма или препоръки
• Оборудване, което служителят може да задържи

Процедурни изисквания:

• Изисквания за споразумение за освобождаване от претенции
• Срок за плащане
• Периоди за преглед и оттегляне
• Очаквания за поверителност

Права на работодателя:

• Възможност за промяна на политиката
• Право на преценка при необичайни обстоятелства
• Процес за разрешаване на спорове

Споразумения за освобождаване от претенции

Повечето работодатели изискват от напускащите служители да подпишат отказ от претенции в замяна на обезщетение. Този отказ обикновено отменя правото на служителя да съди компанията за неправомерно уволнение, дискриминация или други искове, свързани с трудовата заетост.

Важни изисквания за сроковете:

• Служителите над 40 години трябва да получат поне 21 дни за преглед на споразумения, които освобождават претенции за дискриминация по възраст
• Всички служители трябва да имат 7 дни, за да оттеглят подписа си след подписване
• Споразуменията трябва да бъдат написани на разбираем език, който служителят може да разбере

Добре структурираното споразумение за освобождаване от претенции значително намалява риска от съдебни спорове. Служителите, които получават справедливи пакети за обезщетение, са по-малко склонни да предприемат правни действия или да говорят негативно за вашата компания.

Бизнес обосновка за предлагане на обезщетения

Обезщетението при напускане представлява значителен разход, така че защо изобщо да го предлагате, когато не е законово изисквано?

Намален риск от съдебни спорове

Недоволни бивши служители могат да заведат скъпоструващи дела, дори когато исковете имат малко основания. Само разходите за защита могат да надхвърлят това, което би струвал един разумен пакет обезщетения. Споразумението за освобождаване, което придружава обезщетението, елиминира по-голямата част от правната експозиция.

Защита на репутацията

В ерата на ревютата в Glassdoor и социалните медии, начинът, по който се отнасяте към напускащите служители, влияе върху способността ви да набирате нови. Компаниите, известни с щедрите си обезщетения, привличат по-добри кандидати и поддържат по-силни работодателски марки.

Морал на оставащите служители

Настоящите служители наблюдават как се справяте със съкращенията. Справедливото отношение към напускащите колеги сигнализира, че компанията цени хората си – това намалява тревожността и запазва продуктивността сред тези, които остават.

Конкурентно позициониране

Тъй като 68% от големите компании предлагат обезщетения в сравнение с едва 29% от малките предприятия, предоставянето на тази полза може да ви отличи при привличането на таланти. Потенциалните служители все по-често питат за политиките за обезщетения по време на интервюта.

Данъчни последици

За данъчни цели обезщетението при напускане се третира като обикновен доход. Това означава:

За работодателите:

• Плащанията на обезщетения са признати за данъчни цели бизнес разходи
• Трябва да удържате федерален данък върху доходите, социални осигуровки и данъци за Medicare
• Плащанията се отчитат във формуляр W-2 на служителя

За служителите:

• Плащанията подлежат на облагане с данък върху доходите по маргиналната ставка на служителя
• Прилагат се социални осигуровки и данъци за Medicare
• Големи еднократни суми могат да тласнат служителите в по-високи данъчни групи

Една точка за преговори, която служителите понякога повдигат: разпределянето на плащанията в две данъчни години или структурирането им като вноски може да намали данъчната тежест за получателя, без това да струва нищо допълнително на работодателя.

Водене на преговори

Дори при наличие на ясна политика, служителите могат да настояват за по-добри условия. Ето как да подходите към тези разговори:

Кога да бъдете гъвкави

Обмислете преговори извън стандартното си предложение, когато:

• Служителят има потенциални искове за дискриминация или неправомерно уволнение
• Уволнението е било внезапно или особено трудно
• Служителят притежава уникални знания или взаимоотношения, които изискват внимателен преход
• Нуждаете се от сътрудничеството на служителя по време на преходния период

Какво обикновено подлежи на договаряне

Освен базовото плащане, служителите често търсят:

• Удължено здравно осигуряване
• Услуги за аутплейсмънт
• Положителни препоръчителни писма със специфичен текст
• Удължени периоди за упражняване на опции за акции
• Промяна на клаузите за неконкуриране
• По-ранни дати на плащане

Поставяне на граници

Разумно е да:

• Изисквате подписано споразумение за освобождаване от отговорност за всяко обезщетение при напускане
• Отказвате искания, които биха създали неравенство между служители в сходна ситуация
• Отказвате да преговаряте по условия, които ви излагат на правен риск
• Поддържате изискванията за поверителност

Средно преговорите отнемат от три до шест седмици. Включете този график в планирането си, когато е възможно.

Чести грешки, които да избягвате

Непоследователно прилагане: Предлагането на различни размери обезщетения на служители в сходни ситуации — особено ако разликите са свързани със защитени характеристики като възраст, раса или пол — създава риск от отговорност за дискриминация.

Устни обещания без документация: Всичко, с което се ангажирате, трябва да бъде в писмена форма. Устните уверения могат да създадат правно обвързващи задължения и да доведат до спорове относно това какво действително е било обещано.

Притискане на служителите да подпишат бързо: Прибързването на служители, особено тези над 40 години, нарушава законовите изисквания и може да анулира изцяло споразумението за освобождаване от отговорност.

Забравяне за продължаването на придобивките: Освен обезщетението при напускане, трябва да спазвате изискванията на COBRA и да изплащате натрупаното време за отпуск в щатите, които го изискват.

Игнориране на собствената ви политика: Ако имате писмена политика за обезщетения, следвайте я. Отклоняването от документираните процедури отслабва вашата правна позиция.

Проследяване на разходите за обезщетения

Изплащането на обезщетения може значително да повлияе на вашите финансови отчети, особено по време на преструктуриране или съкращаване на персонала. Правилното счетоводно третиране зависи от това дали разходът е:

• Рутинен: Част от нормалните бизнес операции, отчита се като разход в момента на възникване
• Свързан с преструктуриране: Може да се наложи да бъде начислен и оповестен отделно
• Договорен: Признава се като пасив, когато задължението стане вероятно

Проследяването на разходите за обезщетения по отдели, причина за прекратяване и категория служители ви помага да анализирате моделите и да планирате бъдещи промени в работната сила. Тези данни също така демонстрират последователно прилагане на политиката, ако вашите практики някога бъдат поставени под въпрос.

Поддържайте финансовите си записи ясни

Управлението на разходите за обезщетения, последните заплати, изплащането на придобивки и данъчните удръжки изисква внимателно водене на записи. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълна видимост върху тези разходи — проследявайте обезщетенията по служител, отдел или причина за раздяла и поддържайте записи, които са готови за одит и лесни за разбиране. Започнете безплатно и внесете яснота в бизнес финансите си.