Выходное пособие: Полное руководство для владельцев малого бизнеса

Вот статистика, которая может вас удивить: 72% сотрудников, попадающих под сокращение, вообще не получают никакого выходного пособия. Однако в тех компаниях, которые его выплачивают, размер этих пособий вырос на 72% за последние пять лет. Чем вызван этот резкий сдвиг и что он значит для вашего малого бизнеса?

Выходное пособие находится на стыке соблюдения законодательства, отношений с сотрудниками и финансового планирования. Независимо от того, проводите ли вы свое первое сокращение или устанавливаете правила для будущих изменений в штате, понимание принципов работы выходных пособий поможет защитить ваш бизнес и поддержать уходящих сотрудников в трудный переходный период.

В этом руководстве рассматривается всё, что владельцам малого бизнеса необходимо знать о выходных пособиях — от законодательных требований до расчета пакетов выплат и ведения переговоров с сотрудниками, которые выражают несогласие.

Что такое выходное пособие?

Выходное пособие — это компенсация, предоставляемая сотрудникам при прекращении трудовых отношений, обычно вследствие сокращения штата, упразднения должности или реструктуризации компании. В отличие от обычной заработной платы, заработанной за выполненную работу, выходное пособие выплачивается после завершения трудовых отношений.

Выходное пособие может принимать несколько форм:

• Единовременная выплата — разовая выплата в день увольнения или вскоре после него.
• Продолжение выплаты зарплаты — регулярные выплаты в размере оклада в течение определенного периода.
• Расширенные льготы — продолжение действия медицинской страховки, пенсионных взносов или других льгот.
• Услуги аутплейсмента — карьерный коучинг и помощь в трудоустройстве.

Большинство компаний используют комбинацию этих элементов. Самый распространенный вариант включает денежную выплату плюс сохранение медицинских льгот на определенный период.

Обязательно ли выходное пособие по закону?

Вот критически важный момент, который упускают многие владельцы бизнеса: федеральное законодательство США не обязывает работодателей выплачивать выходное пособие. Министерство труда США четко заявляет, что выходное пособие является «предметом соглашения между работодателем и работником».

Однако существуют важные исключения:

Закон WARN

Закон об уведомлении о корректировке и переподготовке рабочих (WARN Act) требует, чтобы работодатели со штатом 100 и более человек предоставляли письменное уведомление за 60 дней до массовых сокращений или закрытия предприятий, затрагивающих 50 и более работников. Работодатели, не предоставившие надлежащее уведомление, обязаны выплатить пострадавшим сотрудникам компенсацию в размере до 60 дней задолженности по заработной плате плюс льготы — что фактически создает обязательство по выплате выходного пособия.

Требования на уровне штатов

Нью-Джерси является единственным штатом, в котором законодательно закреплено обязательное выходное пособие при соответствующих сокращениях. Согласно расширенному закону NJ WARN Act, работодатели частного сектора со штатом 100 и более штатных сотрудников должны предоставить:

• Одну неделю выходного пособия за каждый год работы (максимум до 26 недель).
• Дополнительные четыре недели, если работодатель не предоставил уведомление за 90 дней.
• Никаких исключений из-за экономических трудностей — работодатели обязаны платить независимо от финансового положения.

Мэн требует выплаты пособия, когда работодатели перемещают или прекращают деятельность на объектах со штатом 100 и более человек, из расчета одной недельной оплаты за каждый отработанный год.

Массачусетс требует выплаты выходного пособия именно в тех случаях, когда работодатели нарушают требования закона WARN об уведомлении.

Иллинойс предписывает выплату выходного пособия для определенных государственных служащих через коллективные договоры, хотя работники частного сектора ими не охвачены.

Договорные обязательства

Даже без законодательных предписаний вы можете быть обязаны выплатить выходное пособие, если:

• Трудовой договор содержит условия о выходном пособии.
• В вашем справочнике для сотрудников (handbook) прописана политика выходных пособий.
• Коллективные договоры включают положения о выходном пособии.
• У вас сложилась устойчивая практика выплаты выходных пособий (что может создать подразумеваемый контракт).

Этот последний пункт крайне важен. Если ваша компания исторически предоставляла выходное пособие уходящим сотрудникам, внезапное прекращение этой практики может повлечь за собой юридические претензии.

Какой размер выходного пособия стоит предлагать?

Размеры выходных пособий существенно различаются в зависимости от отрасли, размера компании, уровня должности и стажа. Вот наиболее распространенные методы расчета:

По уровню должности

Согласно последним отраслевым стандартам:

• Руководители высшего звена (C-suite): в среднем 16 недель
• Директора: 15 недель
• Менеджеры: 13 недель
• Супервайзеры: 12 недель
• Освобожденные сотрудники (Exempt): 9 недель
• Неосвобожденные сотрудники (Non-exempt): 8 недель

По стажу работы

Наиболее широко используемая формула привязывает пособие к годам службы:

• Высшее руководство: месячный оклад за каждый год работы.
• Сотрудники среднего звена: две недели оплаты за каждый год работы.
• Сотрудники начального уровня: одна неделя оплаты за каждый год работы.
• Минимальный порог: некоторые компании предлагают от одной до двух недель независимо от стажа.

Пример расчета: Сотрудник среднего звена с годовой зарплатой 75 000 долларов (1 442 доллара в неделю) и 5-летним стажем получит:

• При расчете «2 недели за год»: 1 442 $× 2 × 5 = 14 420$
• При расчете «1 неделя за год»: 1 442 $× 1 × 5 = 7 210$

Рыночные ориентиры

Для контекста: наиболее распространенный средний размер выходного пособия в публичных компаниях США составляет примерно 40 000 долларов на сотрудника. Для работников технологического сектора этот показатель выше и составляет в среднем 75 000 долларов. Однако эти цифры относятся к крупным корпорациям — пакеты выплат в малом бизнесе обычно скромнее.

Около 25% работодателей выплачивают выходное пособие в размере одной недельной зарплаты за каждый год работы. Только 25% американских фирм предоставляют всем сотрудникам право на выходное пособие в случае сокращения штата.

Разработка политики выплат при увольнении

Наличие задокументированной политики выплат при увольнении защищает как ваш бизнес, так и ваших сотрудников. Тем не менее, только 43% организаций имеют письменные руководства по планам выплат — это больше по сравнению с 31% в 2020 году, но все еще на удивление мало.

Что должна включать ваша политика

Критерии соответствия:

• Какие категории сотрудников имеют на это право (полная занятость, частичная занятость, подрядчики)
• Требования к минимальному стажу работы
• Обстоятельства, влекущие выплату пособия (сокращение штата, ликвидация должности, закрытие компании)
• Обстоятельства, лишающие права на выплаты (увольнение за виновные действия, увольнение по собственному желанию)

Метод расчета:

• Формула для определения суммы выплаты
• Любые ограничения (максимумы) или минимумы
• Как уровень должности влияет на расчеты
• Учет неполных лет работы

Дополнительные льготы:

• Продолжение медицинского страхования (сверх обязательств по COBRA)
• Услуги по аутплейсменту (содействие в трудоустройстве)
• Рекомендательные письма или рекомендации
• Оборудование, которое сотрудник может оставить себе

Процедурные требования:

• Требования к соглашению об отказе от претензий
• Сроки выплаты
• Периоды рассмотрения и аннулирования
• Ожидания по конфиденциальности

Права работодателя:

• Возможность изменять политику
• Право принятия решений по собственному усмотрению в необычных обстоятельствах
• Процесс разрешения споров

Соглашения об отказе от претензий

Большинство работодателей требуют от увольняемых сотрудников подписать отказ от претензий в обмен на выходное пособие. Этот отказ обычно лишает сотрудника права подавать в суд на компанию за неправомерное увольнение, дискриминацию или по другим претензиям, связанным с трудоустройством.

Важные требования к срокам:

• Сотрудникам старше 40 лет должно быть предоставлено не менее 21 дня на ознакомление с соглашениями, содержащими отказ от претензий по дискриминации по возрасту
• У всех сотрудников есть 7 дней на аннулирование своей подписи после подписания
• Соглашения должны быть написаны простым языком, понятным сотруднику

Грамотно составленное соглашение об отказе от претензий значительно снижает ваши судебные риски. Сотрудники, получившие справедливое выходное пособие, с меньшей вероятностью будут обращаться в суд или негативно отзываться о вашей компании.

Экономическое обоснование выходных пособий

Выходное пособие представляет собой значительные расходы, так зачем же его предлагать, если это не требуется по закону?

Снижение судебных рисков

Недовольные бывшие сотрудники могут подавать дорогостоящие иски, даже если претензии имеют мало оснований. Одни только расходы на защиту могут превысить стоимость разумного пакета выходного пособия. Соглашение об отказе от претензий, сопровождающее выплату, устраняет большинство юридических рисков.

Защита репутации

В эпоху отзывов на Glassdoor и в социальных сетях то, как вы обращаетесь с увольняемыми сотрудниками, влияет на вашу способность нанимать новых. Компании, известные щедрыми выходными пособиями, привлекают лучших кандидатов и поддерживают более сильный бренд работодателя.

Моральный дух оставшихся сотрудников

Действующие сотрудники следят за тем, как вы проводите сокращения. Справедливое отношение к уходящим коллегам сигнализирует о том, что компания ценит своих людей, что снижает тревожность и сохраняет продуктивность среди тех, кто остается.

Конкурентное позиционирование

Поскольку 68% крупных компаний предлагают выходное пособие по сравнению с лишь 29% малых предприятий, предоставление этой льготы может выделить вас при поиске талантов. Потенциальные сотрудники все чаще спрашивают о политике выходных пособий во время интервью.

Налоговые последствия

Для целей налогообложения выходное пособие рассматривается как обычный доход. Это означает:

Для работодателей:

• Выплаты выходного пособия являются расходами бизнеса, уменьшающими налогооблагаемую базу
• Вы должны удерживать федеральный подоходный налог, налоги на социальное обеспечение и Medicare
• Выплаты отражаются в форме W-2 сотрудника

Для сотрудников:

• Выплаты облагаются подоходным налогом по предельной ставке сотрудника
• Применяются налоги на социальное обеспечение и Medicare
• Большие единовременные суммы могут перевести сотрудника в более высокую налоговую категорию

Один из моментов в переговорах, который иногда поднимают сотрудники: распределение выплат на два налоговых года или их структурирование в виде рассрочки может снизить налоговую нагрузку для получателя, не требуя от работодателя дополнительных затрат.

Ведение переговоров

Даже при наличии четкой политики сотрудники могут настаивать на более выгодных условиях. Вот как вести такие разговоры:

Когда стоит проявить гибкость

Рассмотрите возможность переговоров сверх вашего стандартного предложения, если:

• У сотрудника есть потенциальные претензии по поводу дискриминации или неправомерного увольнения
• Увольнение было внезапным или особенно тяжелым
• Сотрудник обладает уникальными знаниями или связями, требующими тщательной передачи дел
• Вам необходимо сотрудничество сотрудника в переходный период

Что обычно является предметом переговоров

Помимо базовой выплаты, сотрудники часто запрашивают:

• Продление медицинского страхования
• Услуги по аутплейсменту
• Положительные рекомендательные письма с определенными формулировками
• Продление периодов исполнения опционов на акции
• Изменение положений о неконкуренции
• Более ранние даты выплаты

Установление границ

Разумно:

• Требовать подписания соглашения об отказе от претензий для любых выплат выходного пособия
• Отклонять запросы, которые могут создать неравенство между сотрудниками в аналогичном положении
• Отказываться от обсуждения условий, подвергающих вас юридическому риску
• Соблюдать требования о конфиденциальности

Переговоры в среднем длятся от трех до шести недель. По возможности закладывайте эти сроки в свое планирование.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Непоследовательное применение: Предложение разных сумм выходного пособия сотрудникам в схожих ситуациях — особенно если различия связаны с защищенными характеристиками, такими как возраст, раса или пол — создает риск привлечения к ответственности за дискриминацию.

Устные обещания без документального подтверждения: Все, что вы обязуетесь выполнить, должно быть зафиксировано в письменном виде. Устные заверения могут создать юридические обязательства и привести к спорам о том, что именно было обещано.

Принуждение сотрудников к быстрому подписанию: Торопить сотрудников, особенно старше 40 лет, означает нарушать юридические требования, что может полностью аннулировать соглашение об отказе от претензий.

Игнорирование продолжения предоставления льгот: Помимо выходного пособия, вы должны соблюдать требования COBRA (в США) и выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск в тех юрисдикциях, где это требуется по закону.

Игнорирование собственной политики: Если у вас есть прописанная политика выходных пособий, следуйте ей. Отклонение от задокументированных процедур ослабляет вашу правовую позицию.

Отслеживание расходов на выходные пособия

Выплаты выходных пособий могут существенно повлиять на вашу финансовую отчетность, особенно во время реструктуризации или сокращения штата. Правильный бухгалтерский учет зависит от того, являются ли расходы:

• Текущими: Часть обычной хозяйственной деятельности, списываются по мере возникновения
• Связанными с реструктуризацией: Могут потребовать начисления и отдельного раскрытия в отчетности
• Договорными: Признаются как обязательство, когда вероятность выплаты становится высокой

Отслеживание расходов на пособия по отделам, причинам увольнения и категориям сотрудников помогает анализировать закономерности и планировать будущие изменения в штате. Эти данные также подтверждают последовательное применение политики, если ваши действия когда-либо будут поставлены под сомнение.

Поддерживайте чистоту финансовой отчетности

Управление расходами на выходные пособия, финальными выплатами, компенсациями за льготы и налоговыми удержаниями требует тщательного ведения учета. Beancount.io предлагает учет в текстовом формате (plain-text accounting), который обеспечивает полную прозрачность этих расходов: отслеживайте пособия по сотрудникам, отделам или причинам увольнения и ведите записи, готовые к аудиту и легкие для понимания. Начните бесплатно и внесите ясность в финансы вашего бизнеса.