Abfindung: Ein vollständiger Leitfaden für Kleinunternehmer

Hier ist eine Statistik, die Sie überraschen könnte: 72 % der Mitarbeiter, die entlassen werden, erhalten keinerlei Abfindungspaket. Doch bei den Unternehmen, die eine Abfindung anbieten, sind diese Pakete in den letzten fünf Jahren um 72 % großzügiger geworden. Was treibt diesen dramatischen Wandel an, und was bedeutet das für Ihr Kleinunternehmen?

Abfindungszahlungen stehen an der Schnittstelle zwischen rechtlicher Konformität, Mitarbeiterbeziehungen und Finanzplanung. Ganz gleich, ob Sie Ihre erste Entlassungswelle bewältigen oder Richtlinien für zukünftige Personalveränderungen festlegen – zu verstehen, wie Abfindungen funktionieren, kann Ihr Unternehmen schützen und ausscheidende Mitarbeiter bei schwierigen Übergängen unterstützen.

Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Kleinunternehmer über Abfindungen wissen müssen – von rechtlichen Anforderungen über die Berechnung von Paketen bis hin zu Verhandlungen mit Mitarbeitern, die Widerstand leisten.

Was ist eine Abfindung?

Eine Abfindung ist eine Entschädigung, die Mitarbeitern gewährt wird, wenn ihr Arbeitsverhältnis endet, in der Regel durch Entlassungen, den Wegfall von Stellen oder betriebliche Umstrukturierungen. Im Gegensatz zum regulären Arbeitslohn, der für geleistete Arbeit gezahlt wird, ist eine Abfindung eine Zahlung, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geleistet wird.

Abfindungen können verschiedene Formen annehmen:

• Einmalzahlung (Lump sum) – Eine einmalige Zahlung, die am oder kurz nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters geleistet wird.
• Gehaltsfortzahlung – Reguläre Gehaltsbeträge, die über einen festgelegten Zeitraum weitergezahlt werden.
• Erweiterte Zusatzleistungen – Fortführung der Krankenversicherung, Rentenbeiträge oder andere Benefits.
• Outplacement-Beratung – Karriere-Coaching und Unterstützung bei der Arbeitsvermittlung.

Die meisten Unternehmen nutzen eine Kombination dieser Elemente. Die häufigste Vereinbarung umfasst eine Barzahlung sowie die Fortführung der Krankenversicherung für einen bestimmten Zeitraum.

Ist eine Abfindung gesetzlich vorgeschrieben?

Dies ist der entscheidende Punkt, den viele Geschäftsinhaber übersehen: Das US-Bundesrecht verpflichtet Arbeitgeber nicht zur Zahlung einer Abfindung. Das US-Arbeitsministerium stellt ausdrücklich fest, dass eine Abfindung „eine Sache der Vereinbarung zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer“ ist.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen:

Der WARN Act

Der Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act verpflichtet Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten, Massenentlassungen oder Betriebsschließungen, die 50 oder mehr Arbeitnehmer betreffen, 60 Tage im Voraus schriftlich anzukündigen. Arbeitgeber, die diese Frist nicht einhalten, müssen den betroffenen Mitarbeitern bis zu 60 Tage Nachzahlung plus Sozialleistungen gewähren – was im Wesentlichen eine obligatorische Abfindungsverpflichtung durch die Hintertür schafft.

Bundesstaatliche Anforderungen

New Jersey ist der einzige Bundesstaat, der universelle Abfindungszahlungen für qualifizierte Entlassungen vorschreibt. Nach dem erweiterten NJ WARN Act müssen Arbeitgeber des privaten Sektors mit 100 oder mehr Vollzeitbeschäftigten Folgendes leisten:

• Eine Woche Abfindung für jedes Jahr der Betriebszugehörigkeit (bis zu maximal 26 Wochen).
• Zusätzlich vier Wochen, wenn der Arbeitgeber die 90-tägige Vorankündigungsfrist nicht einhält.
• Keine Befreiung bei wirtschaftlicher Härte – Arbeitgeber müssen ungeachtet finanzieller Schwierigkeiten zahlen.

Maine verlangt Abfindungen, wenn Arbeitgeber den Betrieb an Standorten mit 100 oder mehr Beschäftigten verlegen oder einstellen, wobei eine Woche Lohn für jedes gearbeitete Jahr gezahlt werden muss.

Massachusetts verlangt Abfindungszahlungen speziell dann, wenn Arbeitgeber gegen die Ankündigungspflichten des WARN Acts verstoßen.

Illinois schreibt Abfindungen für bestimmte Angestellte im öffentlichen Dienst durch Tarifverträge vor, wobei Arbeitnehmer im privaten Sektor nicht abgedeckt sind.

Vertragliche Verpflichtungen

Auch ohne gesetzliche Vorschriften können Sie zur Zahlung einer Abfindung verpflichtet sein, wenn:

• Ein Arbeitsvertrag Abfindungsbedingungen festlegt.
• Ihr Mitarbeiterhandbuch eine Abfindungsrichtlinie enthält.
• Tarifverträge Abfindungsbestimmungen enthalten.
• Sie eine konsistente Praxis der Abfindungszahlung etabliert haben (was einen stillschweigenden Vertrag begründen kann).

Dieser letzte Punkt ist entscheidend. Wenn Ihr Unternehmen ausscheidenden Mitarbeitern in der Vergangenheit regelmäßig Abfindungen gezahlt hat, könnte das plötzliche Einstellen dieser Praxis Sie rechtlichen Ansprüchen aussetzen.

Wie hoch sollte die Abfindung ausfallen?

Die Abfindungshöhe variiert stark je nach Branche, Unternehmensgröße, Positionsebene und Betriebszugehörigkeit. Hier sind die gängigsten Berechnungsmethoden:

Nach Positionsebene

Laut aktuellen Branchen-Benchmarks:

• C-Level-Führungskräfte: Durchschnittlich 16 Wochen.
• Direktoren: 15 Wochen.
• Manager: 13 Wochen.
• Vorgesetzte: 12 Wochen.
• Befreite Angestellte (Exempt): 9 Wochen.
• Nicht-befreite Angestellte (Non-exempt): 8 Wochen.

Nach Betriebszugehörigkeit

Die am weitesten verbreitete Formel koppelt die Abfindung an die Dienstjahre:

• Oberes Management: Ein Monatsgehalt pro Jahr der Betriebszugehörigkeit.
• Mittlere Ebene: Zwei Wochengehälter pro Jahr der Betriebszugehörigkeit.
• Einsteiger: Eine Woche Gehalt pro Jahr der Betriebszugehörigkeit.
• Mindestschwelle: Einige Unternehmen bieten unabhängig von der Betriebszugehörigkeit ein bis zwei Wochen an.

Beispielrechnung: Ein Mitarbeiter auf mittlerer Ebene mit einem Jahresgehalt von 75.000 $(1.442$ pro Woche) und 5 Jahren Betriebszugehörigkeit würde erhalten:

• Bei 2 Wochen pro Jahr: 1.442 $× 2 × 5 = 14.420$
• Bei 1 Woche pro Jahr: 1.442 $× 1 × 5 = 7.210$

Markt-Benchmarks

Zum Vergleich: Das am weitesten verbreitete durchschnittliche Abfindungspaket bei US-börsennotierten Unternehmen liegt bei etwa 40.000 $pro Mitarbeiter. Tech-Mitarbeiter liegen mit durchschnittlich 75.000$ höher. Diese Zahlen beinhalten jedoch Großkonzerne – Abfindungspakete bei kleinen Unternehmen fallen in der Regel geringer aus.

Etwa 25 % der Arbeitgeber bieten eine Woche Abfindung pro Dienstjahr an. Nur 25 % der US-Firmen gewähren allen Mitarbeitern im Falle einer Entlassung einen Anspruch auf Abfindung.

Erstellung einer Abfindungsregelung

Eine dokumentierte Abfindungsregelung schützt sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter. Dennoch verfügen nur 43 % der Organisationen über schriftliche Richtlinien für ihre Abfindungspläne – ein Anstieg gegenüber nur 31 % im Jahr 2020, aber immer noch überraschend niedrig.

Was Ihre Richtlinie enthalten sollte

Anspruchsvoraussetzungen:

• Welche Mitarbeiterkategorien qualifiziert sind (Vollzeit, Teilzeit, freie Mitarbeiter)
• Mindestanforderungen an die Betriebszugehörigkeit
• Umstände, die eine Abfindung auslösen (Entlassungen, Wegfall von Stellen, Betriebsschließung)
• Umstände, die Mitarbeiter ausschließen (fristlose Kündigung aus wichtigem Grund, Eigenkündigung)

Berechnungsmethode:

• Formel zur Bestimmung des Zahlungsbetrags
• Etwaige Obergrenzen oder Mindestbeträge
• Wie die Hierarchieebene die Berechnung beeinflusst
• Behandlung von Rumpfjahren

Zusätzliche Leistungen:

• Fortführung der Krankenversicherung (über gesetzliche Verpflichtungen wie COBRA hinaus)
• Outplacement-Services
• Referenzschreiben oder Empfehlungen
• Ausrüstung, die der Mitarbeiter behalten darf

Verfahrensanforderungen:

• Anforderungen an die Verzichtserklärung (Release Agreement)
• Zeitplan für die Auszahlung
• Prüfungs- und Widerrufsfristen
• Vertraulichkeitserwartungen

Arbeitgeberrechte:

• Möglichkeit zur Änderung der Richtlinie
• Ermessensspielraum in außergewöhnlichen Umständen
• Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten

Verzichtserklärungen

Die meisten Arbeitgeber verlangen von ausscheidenden Mitarbeitern die Unterzeichnung eines Klageverzichts im Austausch gegen eine Abfindung. Dieser Verzicht beinhaltet in der Regel den Verzicht des Mitarbeiters auf das Recht, das Unternehmen wegen unrechtmäßiger Kündigung, Diskriminierung oder anderer arbeitsrechtlicher Ansprüche zu verklagen.

Wichtige Fristen:

• Mitarbeiter über 40 müssen mindestens 21 Tage Zeit erhalten, um Vereinbarungen zu prüfen, die Ansprüche wegen Altersdiskriminierung ausschließen.
• Alle Mitarbeiter müssen 7 Tage Zeit haben, um ihre Unterschrift nach der Unterzeichnung zu widerrufen.
• Vereinbarungen müssen in einfacher Sprache verfasst sein, die der Mitarbeiter verstehen kann.

Eine gut strukturierte Verzichtserklärung reduziert Ihr Prozessrisiko erheblich. Mitarbeiter, die faire Abfindungspakete erhalten, neigen seltener dazu, rechtliche Schritte einzuleiten oder sich negativ über Ihr Unternehmen zu äußern.

Die geschäftliche Argumentation für Abfindungen

Abfindungszahlungen stellen einen erheblichen Aufwand dar. Warum sollte man sie also überhaupt anbieten, wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben sind?

Reduziertes Prozessrisiko

Unzufriedene ehemalige Mitarbeiter können teure Klagen einreichen, selbst wenn die Ansprüche wenig begründet sind. Allein die Verteidigungskosten können das übersteigen, was ein angemessenes Abfindungspaket gekostet hätte. Die Verzichtserklärung, die mit der Abfindung einhergeht, eliminiert den Großteil des rechtlichen Risikos.

Schutz der Reputation

Im Zeitalter von Glassdoor-Bewertungen und sozialen Medien beeinflusst der Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitern Ihre Fähigkeit, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Unternehmen, die für großzügige Abfindungen bekannt sind, ziehen bessere Kandidaten an und pflegen eine stärkere Arbeitgebermarke.

Moral der verbleibenden Mitarbeiter

Aktuelle Mitarbeiter beobachten genau, wie Sie mit Entlassungen umgehen. Ein fairer Umgang mit ausscheidenden Kollegen signalisiert, dass das Unternehmen seine Mitarbeiter schätzt – das reduziert Ängste und erhält die Produktivität derer, die bleiben.

Wettbewerbspositionierung

Da 68 % der Großunternehmen Abfindungen anbieten, im Vergleich zu nur 29 % der Kleinunternehmen, kann dieses Benefit Sie bei der Talentakquise differenzieren. Potenzielle Mitarbeiter fragen in Vorstellungsgesprächen zunehmend nach Abfindungsregelungen.

Steuerliche Auswirkungen

Abfindungen werden steuerlich als ordentliches Einkommen behandelt. Das bedeutet:

Für Arbeitgeber:

• Abfindungszahlungen sind steuerlich absetzbare Betriebsausgaben
• Sie müssen Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten
• Die Zahlungen sind auf dem W-2-Formular des Mitarbeiters auszuweisen

Für Mitarbeiter:

• Zahlungen unterliegen der Einkommensteuer zum Grenzsteuersatz des Mitarbeiters
• Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern fallen an
• Große Einmalzahlungen können Mitarbeiter in höhere Steuerklassen bringen

Ein Verhandlungspunkt, den Mitarbeiter manchmal vorbringen: Die Verteilung der Zahlungen auf zwei Steuerjahre oder die Strukturierung als Ratenzahlung kann die Steuerlast für den Empfänger verringern, während sie dem Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten verursacht.

Umgang mit Verhandlungen

Selbst mit einer klaren Richtlinie können Mitarbeiter auf bessere Konditionen drängen. So gehen Sie mit diesen Gesprächen um:

Wann Flexibilität angebracht ist

Erwägen Sie Verhandlungen über Ihr Standardangebot hinaus, wenn:

• Der Mitarbeiter potenzielle Ansprüche wegen Diskriminierung oder unrechtmäßiger Kündigung hat
• Die Kündigung plötzlich oder besonders schwierig war
• Der Mitarbeiter über einzigartiges Wissen oder Beziehungen verfügt, die einen sorgfältigen Übergang erfordern
• Sie die Kooperation des Mitarbeiters während der Übergangsphase benötigen

Was typischerweise verhandelbar ist

Zusätzlich zur Basiszahlung fordern Mitarbeiter oft:

• Verlängerter Krankenversicherungsschutz
• Outplacement-Services
• Positive Referenzschreiben mit spezifischen Formulierungen
• Verlängerte Ausübungsfristen für Aktienoptionen
• Anpassung von Wettbewerbsverbotsklauseln
• Frühere Auszahlungstermine

Grenzen setzen

Es ist angemessen:

• Eine unterzeichnete Aufhebungsvereinbarung für jede Abfindungszahlung zu verlangen
• Anfragen abzulehnen, die eine Ungleichbehandlung unter vergleichbaren Mitarbeitern schaffen würden
• Die Verhandlung von Bedingungen zu verweigern, die Sie einem rechtlichen Risiko aussetzen
• Vertraulichkeitsanforderungen beizubehalten

Die durchschnittliche Verhandlung dauert drei bis sechs Wochen. Planen Sie diesen Zeitraum nach Möglichkeit in Ihre Planung ein.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Inkonsequente Anwendung: Das Angebot unterschiedlicher Abfindungsbeträge für Mitarbeiter in ähnlichen Situationen – insbesondere wenn die Unterschiede mit geschützten Merkmalen wie Alter, Herkunft oder Geschlecht korrelieren – schafft ein Haftungsrisiko wegen Diskriminierung.

Mündliche Zusagen ohne Dokumentation: Alles, wozu Sie sich verpflichten, sollte schriftlich festgehalten werden. Mündliche Zusicherungen können rechtlich bindende Verpflichtungen begründen und zu Streitigkeiten darüber führen, was tatsächlich versprochen wurde.

Mitarbeiter unter Druck setzen, schnell zu unterschreiben: Das Drängen von Mitarbeitern, insbesondere von solchen über 40 Jahren, verstößt gegen gesetzliche Anforderungen und kann die Aufhebungsvereinbarung vollständig unwirksam machen.

Fortführung von Sozialleistungen vergessen: Über die Abfindungszahlung hinaus müssen Sie die COBRA-Anforderungen erfüllen und in Regionen, die dies vorschreiben, angesammelte Urlaubstage auszahlen.

Eigene Richtlinien ignorieren: Wenn Sie eine schriftliche Abfindungsrichtlinie haben, befolgen Sie diese. Abweichungen von dokumentierten Verfahren schwächen Ihre rechtliche Position.

Nachverfolgung von Abfindungsausgaben

Abfindungszahlungen können Ihren Jahresabschluss erheblich beeinflussen, insbesondere während einer Umstrukturierung oder eines Stellenabbaus. Die ordnungsgemäße buchhalterische Behandlung hängt davon ab, ob der Aufwand:

• Routine ist: Teil des normalen Geschäftsbetriebs, Erfassung als Aufwand bei Anfall
• Umstrukturierungsbedingt ist: Muss eventuell zurückgestellt und separat offengelegt werden
• Vertraglich ist: Erfassung als Verbindlichkeit, sobald die Verpflichtung wahrscheinlich wird

Die Erfassung von Abfindungsausgaben nach Abteilung, Kündigungsgrund und Mitarbeiterkategorie hilft Ihnen, Muster zu analysieren und zukünftige Personalveränderungen zu planen. Diese Daten belegen zudem eine konsequente Anwendung der Richtlinien, falls Ihre Praktiken jemals infrage gestellt werden.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen übersichtlich

Die Verwaltung von Abfindungsausgaben, letzten Gehaltsabrechnungen, Leistungsauszahlungen und Steuerrückbehalten erfordert eine sorgfältige Buchführung. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz über diese Ausgaben gibt – verfolgen Sie Abfindungen nach Mitarbeiter, Abteilung oder Trennungsgrund und führen Sie Aufzeichnungen, die prüfungsbereit und leicht verständlich sind. Starten Sie kostenlos und bringen Sie Klarheit in Ihre Unternehmensfinanzen.