退職金：小規模企業オーナーのための完全ガイド

驚くべき統計があります。解雇された従業員の72%は、退職金パッケージを一切受け取っていません。しかし、退職金を提供している企業においては、過去5年間でその内容が72%も手厚くなっています。この劇的な変化の背景には何があり、小規模ビジネスにとってどのような意味を持つのでしょうか？

退職金の支払いは、法的コンプライアンス、労使関係、そして財務計画が交差する領域に位置しています。初めてのレイオフ（一時解雇）を経験する場合でも、将来の人員構成の変化に備えてポリシーを策定している場合でも、退職金の仕組みを理解することは、ビジネスを保護し、困難な転換期にある離職従業員をサポートすることにつながります。

本ガイドでは、法的要件からパッケージの計算方法、さらには異議を唱える従業員との交渉まで、小規模ビジネスオーナーが退職金について知っておくべきすべての事項を網羅しています。

退職金（Severance Pay）とは？

退職金（Severance Pay）とは、通常、レイオフ、役職の廃止、または企業再編によって雇用が終了する際に、従業員に提供される補償のことです。業務に対して支払われる通常の賃金とは異なり、雇用関係が終了した後に支払われるものです。

退職金にはいくつかの形態があります：

• 一時金（一括払い） - 最終勤務日またはその直後に支払われる1回限りの支払い
• 給与継続支払い - 定められた期間にわたって支払われる定期的な給与額
• 福利厚生の延長 - 健康保険、退職金積立、その他の福利厚生の継続
• 再就職支援（アウトプレースメント）サービス - キャリアコーチングや就職あっせんの支援

ほとんどの企業は、これらの要素を組み合わせて使用しています。最も一般的な取り決めは、現金支給に加えて、一定期間の健康保険の継続が含まれるものです。

退職金の支払いは法律で義務付けられているか？

多くのビジネスオーナーが見落としている重要な点があります。それは、連邦法は雇用主に対して退職金の支払いを義務付けていないということです。米国労働省は、退職金は「雇用主と従業員との間の合意事項」であると明示しています。

ただし、重要な例外があります：

WARN法

労働者調整および再訓練通知法（WARN法）は、100人以上の従業員を抱える雇用主に対し、50人以上の労働者に影響を与える大量解雇や工場閉鎖を行う場合、60日前に書面で通知することを義務付けています。適切な通知を怠った雇用主は、対象となる従業員に対し、最大60日分の遡及給与と福利厚生を補償しなければなりません。これは実質的に、法的義務を回避しようとする行為に対する強制的な退職金支払い義務を生じさせています。

州ごとの要件

ニュージャージー州は、条件を満たすレイオフに対して一律の退職金支払いを義務付けている唯一の州です。拡大されたニュージャージー州WARN法に基づき、100人以上のフルタイム従業員を抱える民間セクターの雇用主は、以下を提供しなければなりません：

• 勤続1年につき1週間分の退職金（最大26週間分まで）
• 90日前の事前通知を怠った場合は、さらに4週間分を追加
• 経済的困窮による免除はないため、財務状況に関わらず支払わなければなりません

メイン州は、雇用主が100人以上の従業員を抱える施設を移転または操業停止する場合、勤続1年につき1週間分の給与を支払うよう義務付けています。

マサチューセッツ州は、雇用主がWARN法の通知要件に違反した場合に限り、退職金の支払いを義務付けています。

イリノイ州は、団体交渉協定を通じて一部の公務員に退職金を義務付けていますが、民間セクターの労働者は対象外です。

契約上の義務

法的義務がない場合でも、以下のような場合には退職金の支払いが求められることがあります：

• 雇用契約書に退職金の条件が明記されている
• 従業員ハンドブック（就業規則）に退職金規定がある
• 団体交渉協定（労働協約）に退職金条項が含まれている
• 過去に一貫して退職金を支払ってきた実績がある（黙示の契約とみなされる可能性があります）

この最後の点は非常に重要です。もし貴社が歴史的に離職従業員に退職金を提供してきた場合、突然その慣行を停止すると、法的リスクにさらされる可能性があります。

退職金をいくら提示すべきか？

退職金の額は、業界、会社規模、役職、勤続年数によって大きく異なります。以下は、最も一般的な計算方法です：

役職レベル別

最近の業界ベンチマークによると、以下の通りです：

• 経営幹部（C-suite）: 平均16週間分
• ディレクター（部長級）: 15週間分
• マネージャー（課長級）: 13週間分
• スーパーバイザー（係長級）: 12週間分
• エグゼンプト（残業代免除）従業員: 9週間分
• ノンエグゼンプト（残業代支給対象）従業員: 8週間分

勤続年数別

最も広く使われている計算式は、勤続年数に連動させるものです：

• 上級管理職: 勤続1年につき1ヶ月分の給与
• 中堅従業員: 勤続1年につき2週間分の給与
• エントリーレベルの従業員: 勤続1年につき1週間分の給与
• 最低基準: 勤続年数に関わらず1〜2週間分を提供する企業もあります

計算例: 年収75,000ドル（週給1,442ドル）で勤続5年の中堅従業員の場合：

• 勤続1年につき2週間の場合：$1,442 × 2 × 5 = $14,420
• 勤続1年につき1週間の場合：$1,442 × 1 × 5 = $7,210

市場のベンチマーク

参考までに、米国上場企業における最も一般的な平均退職パッケージは、従業員1人あたり約40,000ドルです。テック系従業員の平均はさらに高く、75,000ドルに達します。しかし、これらの数字は大企業を含むものであり、中小企業のパッケージは通常これより少なくなります。

雇用主の約25%は、勤続1年につき1週間分の解雇手当を提供しています。レイオフの際に全従業員を退職金の対象としている米国企業は、わずか25%に過ぎません。

退職金規定の作成

文書化された退職規定を持つことは、企業と従業員の両方を保護します。それにもかかわらず、退職規定に関する文書化されたガイドラインを策定している組織はわずか43%です。2020年の31%からは増加していますが、依然として驚くほど低い水準です。

規定に含めるべき内容

適用資格基準:

• どの従業員カテゴリーが対象か（正社員、パートタイム、業務委託）
• 最低勤続期間の要件
• 退職金の支払いが発生する状況（レイオフ、役職の廃止、会社閉鎖）
• 対象外となる状況（正当な理由による解雇、自己都合退職）

算出方法:

• 支払額を決定するための計算式
• 上限または下限の設定
• 役職レベルが計算に与える影響
• 1年未満の端数の扱い

付帯特典:

• 健康保険の継続（COBRA義務の範囲を超えて）
• 再就職支援サービス
• 推薦状またはレファレンス
• 従業員が保持できる備品

手続き上の要件:

• 免責合意書の提出要件
• 支払いのスケジュール
• 検討および撤回期間
• 守秘義務に関する期待

雇用主の権利:

• 規定を変更する能力
• 特殊な状況における裁量権
• 紛争処理のプロセス

免責合意書

ほとんどの雇用主は、退職金と引き換えに、退職する従業員に対して請求権の放棄（免責）への署名を求めます。この免責により、通常、不当解雇、差別、またはその他の雇用関連の請求で会社を提訴する従業員の権利が放棄されます。

重要な期限要件：

• 40歳以上の従業員には、年齢差別に関する請求を放棄する合意書を検討するために、少なくとも21日間を与える必要があります
• すべての従業員は、署名後7日間は署名を撤回する権利を有します
• 合意書は、従業員が理解できる平易な言葉で作成されなければなりません

適切に構成された免責合意書は、訴訟リスクを大幅に軽減します。公正な退職パッケージを受け取った従業員は、法的措置を講じたり、会社について否定的な発言をしたりする可能性が低くなります。

退職金制度を導入するビジネス上の意義

退職金は多額の費用となりますが、法律で義務付けられていない場合でも、なぜ提供するのでしょうか？

訴訟リスクの軽減

不満を持つ元従業員は、主張に根拠が乏しい場合でも、高額な訴訟を起こす可能性があります。防御費用だけでも、妥当な退職パッケージの費用を上回ることがあります。退職金に付随する免責合意書は、ほとんどの法的リスクを排除します。

レピュテーション（評判）の保護

Glassdoorのレビューやソーシャルメディアの時代において、退職する従業員をどのように扱うかは、新たな人材の採用能力に影響します。寛大な退職金で知られる企業は、より優れた候補者を惹きつけ、強力な雇用主ブランドを維持します。

残留従業員のモラール（士気）

在職中の従業員は、会社がレイオフをどのように処理するかを注視しています。退職する同僚を公正に扱うことは、会社が人材を大切にしているというシグナルとなり、残留した従業員の不安を軽減し、生産性を維持することにつながります。

競争優位性

大企業の68%が退職金を提供しているのに対し、中小企業では29%に留まっています。この特典を提供することは、人材獲得において差別化要因となり得ます。採用面接の際に退職規定について質問する候補者が増えています。

税務上の影響

退職金は税務上、通常所得として扱われます。これは以下のことを意味します：

雇用主にとって:

• 退職金の支払いは、税務上の損金算入可能な事業経費となります
• 連邦所得税、社会保障税、メディケア税を源泉徴収する必要があります
• 従業員のW-2フォームで支払いを報告します

従業員にとって:

• 支払額は、従業員の限界税率で所得税の対象となります
• 社会保障税およびメディケア税が適用されます
• 多額の一時金は、従業員をより高い税率区分（ブラケット）に押し上げる可能性があります

従業員から提案されることがある交渉材料の一つとして、支払いを2つの課税年度に分散させたり、分割払いにしたりすることが挙げられます。これにより、雇用主に追加費用を発生させることなく、受取人の税負担を軽減できる場合があります。

交渉の進め方

明確な規定があっても、従業員がより良い条件を求めてくることがあります。こうした対話の進め方は以下の通りです：

柔軟に対応すべきケース

以下のような場合は、標準的な提示条件以上の交渉を検討してください：

• 従業員が差別や不当解雇を主張する可能性がある場合
• 解雇が突然であったり、特に困難な状況であったりした場合
• 従業員が独自の知識や人脈を持っており、慎重な引き継ぎが必要な場合
• 移行期間に従業員の協力が必要な場合

通常交渉可能な内容

基本的な支払い以外に、従業員は以下を求めることがよくあります：

• 健康保険の適用期間の延長
• 再就職支援サービス
• 特定の文言を含んだ好意的な推薦状
• ストックオプションの行使期間の延長
• 競業避止義務条項の修正
• 支払日の前倒し

境界線の設定

以下を求めることは妥当です：

• 解雇手当の支払いに対して、署名済みの免責合意書を要求すること
• 同様の状況にある従業員間で不公平が生じるような要求を拒否すること
• 法的リスクにさらされるような条件の交渉を拒否すること
• 守秘義務要件を維持すること

平均的な交渉には3週間から6週間かかります。可能であれば、このタイムラインを計画に組み込んでください。

避けるべき一般的な間違い

一貫性のない適用: 同様の状況にある従業員に対して異なる解雇手当を提示すること（特にその違いが年齢、人種、性別などの保護された特性に関連している場合）は、差別による法的責任を生じさせます。

文書化されていない口頭の約束: 約束したことはすべて書面に残すべきです。口頭での保証は強制力のある義務を生じさせ、実際に何を約束したかについての紛争につながる可能性があります。

従業員に早急な署名を迫る: 従業員、特に40歳以上の従業員を急かせることは、法的要件に違反し、免責合意書全体を無効にする可能性があります。

福利厚生の継続の失念: 解雇手当の支払い以外にも、COBRAの要件を遵守し、法的に義務付けられている州では未消化の有給休暇を支払う必要があります。

自社の規定を無視する: 書面による解雇手当規定がある場合は、それに従ってください。文書化された手順から逸脱すると、法的な立場が弱まります。

解雇手当費用の追跡

解雇手当の支払いは、特にリストラや人員削減の際、財務諸表に大きな影響を与える可能性があります。適切な会計処理は、その費用が以下に該当するかどうかによって異なります：

• 定常的: 通常の事業運営の一部であり、発生時に費用として処理されます
• リストラ関連: 個別に未払計上し、開示する必要がある場合があります
• 契約に基づく: 義務が発生する可能性が高まった時点で負債として認識されます

部署、解雇理由、従業員のカテゴリーごとに解雇手当費用を追跡することで、パターンの分析や将来の人員構成の変更計画に役立てることができます。また、このデータは、自社の慣行が問われた際に、規定が一貫して適用されていることを証明するものとなります。

財務記録を明確に保つ

解雇手当の費用、最終給与、福利厚生の支払い、および源泉徴収の管理には、注意深い記録管理が必要です。Beancount.io は、これらの費用を完全に可視化するプレーンテキスト会計を提供します。従業員、部署、または離職理由ごとに解雇手当を追跡し、監査に対応可能で理解しやすい記録を維持しましょう。無料で開始して、ビジネスの財務を明確にしましょう。