Odstupné: Kompletný sprievodca pre majiteľov malých firiem

Tu je štatistika, ktorá vás možno prekvapí: 72 % zamestnancov, ktorí dostanú výpoveď, nedostane vôbec žiadne odstupné. Avšak v podnikoch, ktoré odstupné ponúkajú, sa tieto balíky stali za posledných päť rokov o 72 % štedrejšími. Čo spôsobuje tento dramatický posun a čo to znamená pre váš malý podnik?

Odstupné sa nachádza na priesečníku súladu so zákonmi, vzťahov so zamestnancami a finančného plánovania. Či už prechádzate svojím prvým prepúšťaním alebo stanovujete pravidlá pre budúce zmeny v počte zamestnancov, pochopenie toho, ako odstupné funguje, môže ochrániť vaše podnikanie a podporiť odchádzajúcich zamestnancov počas náročných prechodných období.

Tento sprievodca pokrýva všetko, čo majitelia malých podnikov potrebujú vedieť o odstupnom – od zákonných požiadaviek cez výpočet balíkov až po vyjednávanie so zamestnancami, ktorí nesúhlasia.

Čo je odstupné?

Odstupné je kompenzácia poskytovaná zamestnancom pri ukončení ich pracovného pomeru, zvyčajne v dôsledku prepúšťania, zrušenia pracovných pozícií alebo reštrukturalizácie spoločnosti. Na rozdiel od bežnej mzdy zarobenej za vykonanú prácu, odstupné je platba uskutočnená po ukončení pracovnoprávneho vzťahu.

Odstupné môže mať niekoľko foriem:

• Jednorazová platba – Jednorazová platba uskutočnená v posledný deň zamestnanca alebo krátko po ňom
• Pokračovanie vo vyplácaní mzdy – Pravidelné sumy mzdy vyplácané počas definovaného obdobia
• Rozšírené výhody – Pokračujúce zdravotné poistenie, príspevky na dôchodok alebo iné benefity
• Outplacementové služby – Kariérne poradenstvo a pomoc pri hľadaní zamestnania

Väčšina spoločností používa kombináciu týchto prvkov. Najbežnejšie usporiadanie zahŕňa peňažnú platbu plus pokračujúce zdravotné benefity po stanovenú dobu.

Je odstupné vyžadované zákonom?

Tu je kritický bod, ktorý mnohým majiteľom firiem uniká: federálny zákon nevyžaduje, aby zamestnávatelia poskytovali odstupné. Ministerstvo práce USA (U.S. Department of Labor) výslovne uvádza, že odstupné je „záležitosťou dohody medzi zamestnávateľom a zamestnancom“.

Existujú však dôležité výnimky:

Zákon WARN

Zákon o upovedomení o úprave a rekvalifikácii pracovníkov (WARN Act) vyžaduje, aby zamestnávatelia so 100 alebo viacerými zamestnancami poskytli písomné oznámenie 60 dní vopred pred hromadným prepúšťaním alebo zatvorením závodov, ktoré postihne 50 alebo viac pracovníkov. Zamestnávatelia, ktorí neposkytnú riadne oznámenie, musia dotknutým zamestnancom nahradiť mzdu za obdobie do 60 dní spätne plus benefity – čím v podstate vytvárajú povinnosť vyplatiť odstupné „zadnými vrátkami“.

Požiadavky špecifické pre jednotlivé štáty

New Jersey je jediným štátom, ktorý nariaďuje všeobecné odstupné pri kvalifikovanom prepúšťaní. Podľa rozšíreného zákona NJ WARN Act musia zamestnávatelia v súkromnom sektore so 100 alebo viacerými zamestnancami na plný úväzok poskytnúť:

• Jeden týždeň odstupného za každý rok služby (maximálne do 26 týždňov)
• Dodatočné štyri týždne, ak zamestnávateľ neposkytne oznámenie 90 dní vopred
• Žiadna výnimka pre ekonomické ťažkosti – zamestnávatelia musia platiť bez ohľadu na finančné problémy

Maine vyžaduje odstupné, keď zamestnávatelia sťahujú alebo ukončujú prevádzku v zariadeniach so 100 alebo viacerými zamestnancami, pričom poskytujú jeden týždeň platu za každý odpracovaný rok.

Massachusetts vyžaduje platby odstupného špecificky vtedy, keď zamestnávatelia porušia požiadavky zákona WARN na oznámenie.

Illinois nariaďuje odstupné pre určitých verejných zamestnancov prostredníctvom kolektívnych zmlúv, hoci pracovníci v súkromnom sektore nie sú krytí.

Zmluvné záväzky

Aj bez zákonných mandátov môžete byť povinní vyplatiť odstupné, ak:

• Pracovná zmluva špecifikuje podmienky odstupného
• Vaša zamestnanecká príručka obsahuje politiku odstupného
• Kolektívne zmluvy obsahujú ustanovenia o odstupnom
• Zaviedli ste konzistentnú prax vyplácania odstupného (čo môže vytvoriť implicitnú zmluvu)

Tento posledný bod je kľúčový. Ak vaša spoločnosť historicky poskytovala odstupné odchádzajúcim zamestnancom, náhle zastavenie tejto praxe by vás mohlo vystaviť právnym nárokom.

Aké vysoké odstupné by ste mali ponúknuť?

Výšky odstupného sa výrazne líšia v závislosti od odvetvia, veľkosti spoločnosti, úrovne pozície a dĺžky trvania pracovného pomeru. Tu sú najbežnejšie metódy výpočtu:

Podľa úrovne pozície

Podľa nedávnych priemyselných benchmarkov:

• Vrcholoví manažéri (C-suite): Priemerne 16 týždňov
• Riaditelia: 15 týždňov
• Manažéri: 13 týždňov
• Supervízori: 12 týždňov
• Oslobodení zamestnanci (Exempt): 9 týždňov
• Neoslobodení zamestnanci (Non-exempt): 8 týždňov

Podľa dĺžky trvania pracovného pomeru

Najpoužívanejší vzorec viaže odstupné na odpracované roky:

• Vyšší manažment: Mesačný plat za každý rok služby
• Zamestnanci na strednej úrovni: Dvojtýždňový plat za každý rok služby
• Zamestnanci na základnej úrovni: Týždňový plat za každý rok služby
• Minimálna hranica: Niektoré spoločnosti ponúkajú jeden až dva týždne bez ohľadu na dĺžku pomeru

Príklad výpočtu: Zamestnanec na strednej úrovni s ročným zárobkom 75 000 $(týždenne 1 442$) a 5 odpracovanými rokmi by dostal:

• Pri 2 týždňoch za rok: 1 442 $× 2 × 5 = 14 420$
• Pri 1 týždni za rok: 1 442 $× 1 × 5 = 7 210$

Trhové benchmarky

Pre kontext, najbežnejšie priemerné odstupné v spoločnostiach kótovaných v USA je približne 40 000 USD na zamestnanca. Pracovníci v technologickom sektore majú priemer vyšší, a to 75 000 USD. Tieto čísla však zahŕňajú veľké korporácie – balíky v malých podnikoch bývajú zvyčajne nižšie.

Približne 25 % zamestnávateľov ponúka jeden týždeň odstupného za každý rok služby. Len 25 % firiem v USA umožňuje všetkým zamestnancom získať nárok na odstupné v prípade prepúšťania.

Tvorba politiky odstupného

Dokumentovaná politika odstupného chráni vaše podnikanie aj vašich zamestnancov. Napriek tomu má písomné usmernenia pre svoje plány odstupného len 43 % organizácií – čo je nárast oproti 31 % v roku 2020, ale stále prekvapivo málo.

Čo by mala vaša politika obsahovať

Kritériá oprávnenosti:

• Ktoré kategórie zamestnancov majú nárok (plný úväzok, čiastočný úväzok, dodávatelia)
• Požiadavky na minimálnu dĺžku pracovného pomeru
• Okolnosti, ktoré spúšťajú odstupné (hromadné prepúšťanie, zrušenie pracovného miesta, uzavretie spoločnosti)
• Okolnosti, ktoré zamestnancov vylučujú (skončenie pracovného pomeru z dôvodu porušenia disciplíny, dobrovoľná výpoveď)

Metóda výpočtu:

• Vzorec na určenie výšky platby
• Akékoľvek stropy alebo minimá
• Ako úroveň pozície ovplyvňuje výpočty
• Zaobchádzanie s neúplnými rokmi

Dodatočné benefity:

• Pokračovanie zdravotného poistenia (nad rámec zákonných povinností)
• Outplacementové služby
• Odporúčacie listy alebo referencie
• Vybavenie, ktoré si zamestnanec môže ponechať

Procedurálne požiadavky:

• Požiadavky na dohodu o uvoľnení nárokov
• Harmonogram platieb
• Obdobia na preskúmanie a odvolanie
• Očakávania v oblasti mlčanlivosti

Práva zamestnávateľa:

• Možnosť upravovať politiku
• Vlastné uváženie v neobvyklých situáciách
• Proces riešenia sporov

Dohody o uvoľnení nárokov

Väčšina zamestnávateľov vyžaduje od odchádzajúcich zamestnancov podpísanie vzdania sa nárokov výmenou za odstupné. Toto vzdanie sa zvyčajne znamená, že sa zamestnanec vzdáva práva žalovať spoločnosť za neoprávnené ukončenie pracovného pomeru, diskrimináciu alebo iné nároky súvisiace so zamestnaním.

Dôležité časové požiadavky:

• Zamestnanci nad 40 rokov musia dostať aspoň 21 dní na preskúmanie dohôd, ktoré obsahujú vzdanie sa nárokov z dôvodu diskriminácie na základe veku
• Všetci zamestnanci musia mať 7 dní na odvolanie svojho podpisu po podpísaní
• Dohody musia byť napísané zrozumiteľným jazykom, ktorému zamestnanec rozumie

Dobre štruktúrovaná dohoda o uvoľnení nárokov výrazne znižuje riziko súdnych sporov. Zamestnanci, ktorí dostanú spravodlivé balíky odstupného, s menšou pravdepodobnosťou podniknú právne kroky alebo sa o vašej spoločnosti vyjadrujú negatívne.

Obchodné opodstatnenie odstupného

Odstupné predstavuje významný výdavok, tak prečo ho vôbec ponúkať, keď to zákon nevyžaduje?

Znížené riziko súdnych sporov

Nespokojní bývalí zamestnanci môžu podať nákladné žaloby, aj keď sú nároky málo opodstatnené. Samotné náklady na obhajobu môžu presiahnuť to, čo by stálo primerané odstupné. Dohoda o uvoľnení nárokov, ktorá sprevádza odstupné, eliminuje väčšinu právneho rizika.

Ochrana reputácie

V ére recenzií na Glassdoor a sociálnych sietí ovplyvňuje to, ako zaobchádzate s odchádzajúcimi zamestnancami, vašu schopnosť prijímať nových. Spoločnosti známe štedrým odstupným priťahujú lepších kandidátov a udržiavajú si silnejšiu značku zamestnávateľa.

Morálka zostávajúcich zamestnancov

Súčasní zamestnanci sledujú, ako zvládate prepúšťanie. Spravodlivé zaobchádzanie s odchádzajúcimi kolegami signalizuje, že si spoločnosť váži svojich ľudí – čo znižuje úzkosť a zachováva produktivitu u tých, ktorí zostávajú.

Konkurenčné postavenie

Keďže 68 % veľkých spoločností ponúka odstupné v porovnaní s len 29 % malých podnikov, poskytovanie tohto benefitu vás môže odlíšiť pri získavaní talentov. Potenciálni zamestnanci sa počas pohovorov čoraz častejšie pýtajú na politiku odstupného.

Daňové aspekty

Odstupné sa na daňové účely považuje za bežný príjem. To znamená:

Pre zamestnávateľov:

• Platby odstupného sú daňovo uznateľnými obchodnými výdavkami
• Musíte zrážať daň z príjmu, sociálne a zdravotné odvody
• Uvádzať platby v potvrdení o zdaniteľných príjmoch zamestnanca (W-2)

Pre zamestnancov:

• Platby podliehajú dani z príjmu podľa marginálnej sadzby zamestnanca
• Uplatňujú sa odvody do sociálnej a zdravotnej poisťovne
• Veľké jednorazové sumy môžu zamestnancov posunúť do vyšších daňových pásiem

Jeden bod vyjednávania, ktorý zamestnanci niekedy vznášajú: rozloženie platieb na dva daňové roky alebo ich štruktúrovanie do splátok môže znížiť daňové zaťaženie príjemcu, pričom zamestnávateľa to nestojí nič navyše.

Riešenie vyjednávaní

Aj pri jasnej politike môžu zamestnanci tlačiť na lepšie podmienky. Tu je návod, ako tieto rozhovory vodiť:

Kedy byť flexibilný

Zvážte vyjednávanie nad rámec vašej štandardnej ponuky, keď:

• Zamestnanec má potenciálne nároky z titulu diskriminácie alebo neoprávneného ukončenia pracovného pomeru
• Ukončenie bolo náhle alebo obzvlášť náročné
• Zamestnanec má jedinečné znalosti alebo vzťahy, ktoré si vyžadujú opatrné odovzdanie agendy
• Potrebujete spoluprácu zamestnanca počas prechodného obdobia

Čo je zvyčajne predmetom vyjednávania

Okrem základnej platby zamestnanci často žiadajú:

• Predĺžené krytie zdravotného poistenia
• Outplacementové služby
• Pozitívne odporúčacie listy so špecifickým znením
• Predĺžené obdobia na uplatnenie opcií na akcie
• Úpravu konkurenčných doložiek
• Skoršie termíny platieb

Stanovenie hraníc

Je rozumné:

• Vyžadovať podpísanú dohodu o urovnaní pre akúkoľvek platbu odstupného
• Odmietnuť žiadosti, ktoré by vytvorili nerovnosť medzi zamestnancami v podobnej situácii
• Odmietnuť vyjednávanie o podmienkach, ktoré vás vystavujú právnemu riziku
• Zachovať požiadavky na mlčanlivosť

Priemerné vyjednávanie trvá tri až šesť týždňov. Ak je to možné, zahrňte tento časový harmonogram do svojho plánovania.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Nejednotné uplatňovanie: Ponúkanie rôznych súm odstupného zamestnancom v podobných situáciách – najmä ak rozdiely korelujú s chránenými charakteristikami, ako je vek, rasa alebo pohlavie – vytvára riziko zodpovednosti za diskrimináciu.

Ústne prísľuby bez dokumentácie: Čokoľvek, k čomu sa zaviažete, by malo byť písomné. Ústne uistenia môžu vytvoriť vymáhateľné záväzky a viesť k sporom o to, čo bolo skutočne prisľúbené.

Nátlak na zamestnancov, aby podpísali rýchlo: Urýchľovanie zamestnancov, najmä tých nad 40 rokov, porušuje zákonné požiadavky a môže úplne zneplatniť dohodu o urovnaní.

Zabúdanie na pokračovanie benefitov: Okrem odstupného musíte dodržiavať požiadavky COBRA a vyplatiť nevyčerpanú dovolenku v štátoch, ktoré to vyžadujú.

Ignorovanie vlastných pravidiel: Ak máte písomné pravidlá pre odstupné, dodržiavajte ich. Odchýlenie sa od zdokumentovaných postupov oslabuje vašu právnu pozíciu.

Sledovanie nákladov na odstupné

Platby odstupného môžu výrazne ovplyvniť vašu účtovnú závierku, najmä počas reštrukturalizácie alebo znižovania stavov. Správne účtovné spracovanie závisí od toho, či je náklad:

• Bežný: Súčasť bežnej obchodnej činnosti, účtovaný do nákladov pri vzniku
• Súvisiaci s reštrukturalizáciou: Môže byť potrebné ho časovo rozlíšiť a vykázať samostatne
• Zmluvný: Uznaný ako záväzok, keď sa splnenie povinnosti stane pravdepodobným

Sledovanie nákladov na odstupné podľa oddelenia, dôvodu ukončenia a kategórie zamestnanca vám pomôže analyzovať vzorce a plánovať budúce zmeny v počte zamestnancov. Tieto údaje tiež preukazujú konzistentné uplatňovanie pravidiel v prípade, že by boli vaše postupy niekedy spochybnené.

Udržujte svoje finančné záznamy prehľadné

Správa nákladov na odstupné, záverečných výplat, vyplácania benefitov a zrážok daní vyžaduje starostlivé vedenie záznamov. Beancount.io poskytuje plain-text účtovníctvo, ktoré vám dáva úplný prehľad o týchto výdavkoch – sledujte odstupné podľa zamestnanca, oddelenia alebo dôvodu odchodu a udržiavajte záznamy, ktoré sú pripravené na audit a ľahko zrozumiteľné. Začnite zadarmo a vnesiete jasno do svojich firemných financií.