Indemnització per acomiadament: una guia completa per a propietaris de petites empreses
Aquí teniu una estadística que us pot sorprendre: el 72% dels empleats acomiadats no reben cap tipus de paquet d'indemnització. No obstant això, per a les empreses que sí que ofereixen indemnització, aquests paquets han esdevingut un 72% més generosos durant els darrers cinc anys. Què està impulsant aquest canvi dràstic i què significa per a la vostra petita empresa?
La indemnització per acomiadament se situa a la intersecció entre el compliment legal, les relacions amb els empleats i la planificació financera. Tant si esteu gestionant el vostre primer acomiadament com si esteu establint polítiques per a futurs canvis en la plantilla, entendre com funciona la indemnització pot protegir el vostre negoci i donar suport als empleats que marxen durant transicions difícils.
Aquesta guia cobreix tot el que els propietaris de petites empreses han de saber sobre la indemnització per acomiadament: des dels requisits legals fins al càlcul dels paquets i la negociació amb els empleats que s'hi oposen.
Què és la indemnització per acomiadament?
La indemnització per acomiadament és la compensació que es dóna als empleats quan finalitza la seva relació laboral, normalment a causa d'acomiadaments, eliminació de llocs de treball o reestructuració de l'empresa. A diferència dels salaris ordinaris meritats pel treball realitzat, la indemnització és un pagament que es fa un cop conclosa la relació laboral.
La indemnització pot adoptar diverses formes:
- Pagament únic - Un pagament realitzat el mateix dia o poc després de l'últim dia de l'empleat.
- Continuïtat del salari - Imports regulars de la nòmina pagats durant un període definit.
- Beneficis ampliats - Continuïtat de l'assegurança mèdica, aportacions a la jubilació o altres beneficis.
- Serveis de recol·locació - Assessorament professional i assistència en la inserció laboral.
La majoria de les empreses utilitzen una combinació d'aquests elements. L'acord més comú inclou un pagament en efectiu més el manteniment dels beneficis de salut durant un període determinat.
És obligatòria per llei la indemnització per acomiadament?
Aquí hi ha el punt crític que molts propietaris d'empreses passen per alt: la llei federal dels EUA no exigeix que els ocupadors proporcionin una indemnització per acomiadament. El Departament de Treball dels Estats Units estableix explícitament que la indemnització és "una qüestió d'acord entre un ocupador i un empleat".
No obstant això, hi ha excepcions importants:
La Llei WARN
La Llei de Notificació d'Ajust i Reentrenament dels Treballadors (WARN Act) exigeix que els ocupadors amb 100 o més empleats proporcionin un avís per escrit amb 60 dies d'antelació abans d'acomiadaments massius o tancaments de plantes que afectin 50 o més treballadors. Els ocupadors que no donin l'avís adequat han de compensar els empleats afectats amb fins a 60 dies de salaris endarrerits més beneficis, creant essencialment una obligació d'indemnització obligatòria de manera indirecta.
Requisits específics per estats
Nova Jersey és l'únic estat que obliga a una indemnització universal per acomiadament per a acomiadaments que compleixin els requisits. Sota l'ampliada Llei WARN de NJ, els ocupadors del sector privat amb 100 o més empleats a temps complet han de proporcionar:
- Una setmana d'indemnització per cada any de servei (fins a un màxim de 26 setmanes).
- Quatre setmanes addicionals si l'ocupador no proporciona l'avís amb 90 dies d'antelació.
- No hi ha exempció per dificultats econòmiques; els ocupadors han de pagar independentment de les dificultats financeres.
Maine exigeix indemnitzacions quan els ocupadors traslladen o finalitzen operacions en instal·lacions amb 100 o més empleats, proporcionant una setmana de salari per cada any treballat.
Massachusetts exigeix pagaments d'indemnització específicament quan els ocupadors infringeixen els requisits de notificació de la Llei WARN.
Illinois obliga a indemnitzacions per a determinats empleats públics mitjançant convenis col·lectius, tot i que els treballadors del sector privat no estan coberts.
Obligacions contractuals
Fins i tot sense mandats legals, se us pot exigir el pagament d'una indemnització si:
- Un contracte de treball especifica els terminis d'indemnització.
- El manual de l'empleat conté una política d'indemnització.
- Els convenis col·lectius inclouen disposicions d'indemnització.
- Heu establert una pràctica constant de pagar indemnitzacions (cosa que pot crear un contracte implícit).
Aquest últim punt és crucial. Si la vostra empresa ha proporcionat històricament indemnitzacions als empleats que marxaven, aturar sobtadament aquesta pràctica podria exposar-vos a reclamacions legals.
Quina indemnització hauríeu d'oferir?
Els imports de les indemnitzacions varien molt segons la indústria, la mida de l'empresa, el nivell del lloc de treball i l'antiguitat. Aquests són els mètodes de càlcul més comuns:
Per nivell de posició
Segons els referents recents del sector:
- Executius d'alta direcció (C-suite): Mitjana de 16 setmanes.
- Directors: 15 setmanes.
- Gerents: 13 setmanes.
- Supervisors: 12 setmanes.
- Empleats exempts: 9 setmanes.
- Empleats no exempts: 8 setmanes.
Per antiguitat
La fórmula més utilitzada vincula la indemnització als anys de servei:
- Alta direcció: Un mes de salari per cada any de servei.
- Empleats de nivell intermedi: Dues setmanes de salari per cada any de servei.
- Empleats de nivell inicial: Una setmana per cada any de servei.
- Llindar mínim: Algunes empreses ofereixen d'una a dues setmanes independentment de l'antiguitat.
Exemple de càlcul: Un empleat de nivell intermedi que guanya 75.000 setmanals) amb 5 anys de servei rebria:
- A 2 setmanes per any: 1.442
- A 1 setmana per any: 1.442
Referents del mercat
Per context, el paquet d'indemnització mitjà més comú a les empreses cotitzades als EUA és d'aproximadament 40.000 . No obstant això, aquestes xifres inclouen grans corporacions; els paquets per a petites empreses solen ser més reduïts.
Aproximadament el 25% dels ocupadors ofereixen una setmana d'indemnització per cada any de servei. Només el 25% de les empreses dels EUA fan que tots els empleats siguin elegibles per a una indemnització en cas d'acomiadament.
Creació d'una política d'indemnitzacions
Tenir una política d'indemnitzacions documentada protegeix tant el vostre negoci com els vostres empleats. Tot i així, només el 43% de les organitzacions disposen de directrius escrites per als seus plans d'indemnització —un augment respecte al 31% del 2020, però encara sorprenentment baix.
Què hauria d'incloure la vostra política
Criteris d'elegibilitat:
- Quines categories d'empleats són aptes (temps complet, temps parcial, contractistes)
- Requisits d'antiguitat mínima
- Circumstàncies que activen l'indemnització (acomiadaments, eliminació de llocs de treball, tancament de l'empresa)
- Circumstàncies que desqualifiquen els empleats (acomiadament procedent, baixa voluntària)
Mètode de càlcul:
- Fórmula per determinar l'import del pagament
- Qualsevol límit o mínim
- Com afecta el nivell del lloc de treball als càlculs
- Tractament dels anys parcials
Beneficis addicionals:
- Continuïtat de l'assegurança mèdica (més enllà de les obligacions COBRA)
- Serveis de recol·locació (outplacement)
- Cartes de referència o recomanacions
- Equipament que l'empleat pot conservar
Requisits procedimentals:
- Requisits de l'acord de renúncia
- Calendari per al pagament
- Períodes de revisió i revocació
- Expectatives de confidencialitat
Drets de l'ocupador:
- Capacitat per modificar la política
- Discrecionalitat en circumstàncies inusuals
- Procés per a la gestió de disputes
Acords de renúncia
La majoria dels ocupadors requereixen que els empleats que marxen signin una renúncia a reclamacions a canvi de la indemnització. Aquesta renúncia normalment invalida el dret de l'empleat a demandar l'empresa per acomiadament improcedent, discriminació o altres reclamacions relacionades amb l'ocupació.
Requisits temporals importants:
- Els empleats de més de 40 anys han de disposar de com a mínim 21 dies per revisar els acords que renuncien a reclamacions per discriminació d'edat
- Tots els empleats han de tenir 7 dies per revocar la seva signatura després de signar
- Els acords han d'estar redactats en un llenguatge senzill que l'empleat pugui entendre
Un acord de renúncia ben estructurat redueix significativament el risc de litigi. Els empleats que reben paquets d'indemnització justos tenen menys probabilitats d'emprendre accions legals o de parlar negativament de la vostra empresa.
El cas de negoci per a la indemnització
La indemnització per acomiadament representa una despesa significativa, així que per què oferir-la si no és legalment obligatòria?
Reducció del risc de litigi
Els antics empleats descontents poden presentar demandes costoses fins i tot quan les reclamacions tenen poc fonament. Només els costos de defensa poden superar el que hauria costat un paquet d'indemnització raonable. L'acord de renúncia que acompanya l'indemnització elimina la major part de l'exposició legal.
Protecció de la reputació
En l'era de les ressenyes de Glassdoor i les xarxes socials, la manera com tracteu els empleats que marxen afecta la vostra capacitat per reclutar-ne de nous. Les empreses conegudes per les seves indemnitzacions generoses atrauen millors candidats i mantenen marques d'ocupador més fortes.
Moral dels empleats restants
Els empleats actuals observen com gestioneu els acomiadaments. Tractar els companys que marxen de manera justa indica que l'empresa valora la seva gent, reduint l'ansietat i preservant la productivitat entre els qui es queden.
Posicionament competitiu
Atès que el 68% de les grans empreses ofereixen indemnitzacions en comparació amb només el 29% de les petites empreses, oferir aquest benefici us pot diferenciar en l'adquisició de talent. Els candidats potencials pregunten cada cop més sobre les polítiques d'indemnització durant les entrevistes.
Implicacions fiscals
L'indemnització per acomiadament es tracta com a ingrés ordinari a efectes fiscals. Això significa:
Per als ocupadors:
- Els pagaments d'indemnització són despeses empresarials deduïbles d'impostos
- Heu de retenir l'impost federal sobre la renda, la Seguretat Social i els impostos de Medicare
- Informar dels pagaments en el formulari W-2 de l'empleat
Per als empleats:
- Els pagaments estan subjectes a l'impost sobre la renda segons el tipus marginal de l'empleat
- S'apliquen els impostos de la Seguretat Social i Medicare
- Els pagaments únics elevats poden situar els empleats en trams impositius més alts
Un punt de negociació que de vegades plantegen els empleats: repartir els pagaments en dos exercicis fiscals o estructurar-los com a pagaments fraccionats pot reduir la càrrega fiscal per al receptor sense suposar cap cost addicional per a l'ocupador.
Gestió de les negociacions
Fins i tot amb una política clara, els empleats poden pressionar per obtenir millors condicions. A continuació us expliquem com gestionar aquestes converses:
Quan cal ser flexible
Considereu negociar més enllà de la vostra oferta estàndard quan:
- L'empleat té reclamacions potencials per discriminació o acomiadament improcedent
- L'acomiadament ha estat sobtat o especialment difícil
- L'empleat té coneixements o relacions úniques que requereixen una transició acurada
- Necessiteu la cooperació de l'empleat durant el període de transició
Què es pot negociar habitualment
Més enllà del pagament base, els empleats solen demanar:
- Cobertura d'assegurança mèdica ampliada
- Serveis de recol·locació (outplacement)
- Cartes de referència positives amb un llenguatge específic
- Períodes ampliats per a l'exercici d'opcions sobre accions (stock options)
- Modificació de les clàusules de no competència
- Dates de pagament anticipades
Establir límits
És raonable:
- Exigir un acord de quitança signat per a qualsevol pagament d'indemnització per acomiadament
- Rebutjar sol·licituds que crearien desigualtats entre empleats en situacions similars
- Negar-se a negociar termes que us exposin a riscos legals
- Mantenir els requisits de confidencialitat
La negociació mitjana triga d'entre tres a sis setmanes. Incorporeu aquest termini a la vostra planificació quan sigui possible.
Errors comuns a evitar
Aplicació inconsistent: Oferir diferents imports d'indemnització a empleats en situacions similars —especialment si les diferències es correlacionen amb característiques protegides com l'edat, la raça o el gènere— genera responsabilitat per discriminació.
Promeses verbals sense documentació: Qualsevol cosa a la qual us comprometeu ha de ser per escrit. Les garanties verbals poden crear obligacions exigibles i donar lloc a disputes sobre el que realment es va prometre.
Pressionar els empleats perquè signin ràpidament: Atabalar els empleats, especialment els majors de 40 anys, infringeix els requisits legals i pot anul·lar completament l'acord de quitança.
Oblidar-se de la continuïtat dels beneficis: Més enllà de la indemnització per acomiadament, heu de complir amb els requisits de COBRA i pagar el temps de vacances meritat en els estats que ho requereixin.
Ignorar la vostra pròpia política: Si teniu una política d'indemnització per acomiadament per escrit, seguiu-la. Desviar-se dels procediments documentats debilita la vostra posició legal.
Seguiment de les despeses d'indemnització
Els pagaments d'indemnització poden afectar significativament els vostres estats financers, especialment durant una reestructuració o reducció de plantilla. El tractament comptable adequat depèn de si la despesa és:
- Rutinària: Part de les operacions comercials normals, comptabilitzada com a despesa quan es produeix
- Relacionada amb la reestructuració: Pot ser necessari periodificar-la i desglossar-la per separat
- Contractual: Reconeguda com un passiu quan l'obligació esdevé probable
Fer el seguiment de les despeses d'indemnització per departament, motiu de l'acomiadament i categoria d'empleat us ajuda a analitzar patrons i planificar futurs canvis en la plantilla. Aquestes dades també demostren una aplicació coherent de la política si les vostres pràctiques arriben a ser qüestionades.
Mantingueu els vostres registres financers clars
Gestionar les despeses d'indemnització, les liquidacions finals, els pagaments de beneficis i les retencions d'impostos requereix un manteniment de registres acurat. Beancount.io ofereix una comptabilitat de text pla que us proporciona una visibilitat completa d'aquestes despeses: feu el seguiment de la indemnització per empleat, departament o motiu de la separació, i mantingueu registres que estiguin llestos per a auditories i siguin fàcils d'entendre. Comenceu gratis i aporteu claredat a les finances del vostre negoci.
