89 дописів з тегом "Accounting"

Податки часто здаються особливим, складним звіром у світі особистих фінансів. Але що, якщо їх не так? Що, якщо розглядати їх так само, як будь‑який інший потік грошей у вашому реєстрі? Хороша новина: можна. Розглядаючи податки як прості переміщення вартості, ваш реєстр Beancount залишатиметься чистим, легким для запитів і, найголовніше, зрозумілим.

Нижче наведено практичний, беззаперечний шаблон, який ви можете вставити у файл Beancount для особистих фінансів або малого бізнесу. Це проста система для обробки зарплат, сплати податків і навіть тих нав’язливих повернень, що переходять у новий рік. Ми розглянемо необхідні рахунки, пройдемо реальні приклади та покажемо точні запити, які треба виконати, щоб отримати потрібні відповіді.

Основні принципи​

Перш ніж зануритися в код, погодимося на кілька простих правил. Ці принципи зберігають логічність і запобігають майбутнім головним болям.

• Відокремлюйте «що це» від «коли рухається готівка». 🗓️
  Це найважливіша концепція. Податкова витрата належить до року, у якому ви отримали дохід (наприклад, 2024), навіть якщо ви сплачуєте рахунок IRS у квітні 2025. Якщо не розділити час витрати та час готівкової оплати, ваші річні звіти стануть безладними та вводитимуть в оману.

• Тримайте ієрархію рахунків простою і нудною. 📁
  Давайте рахункам зрозумілі назви, орієнтовані на тип податку (наприклад, IncomeTax, SocialSecurity). Це робить ваші запити надзвичайно простими. Не захаращуйте назви рахунків іменами постачальників або номерами форм, як «W‑2» чи «1099»; для цих деталей використовуйте метадані та теги.

• Приймайте нарахування для коригувань в кінці року. ⚖️
  Навіть у особистому реєстрі використання простого запису нарахування в кінці року — найчистіший спосіб зробити ваші звіти точними. Це означає визнання витрати або повернення у правильному році, навіть якщо гроші перемістяться лише наступного року. Це один невеликий крок, який заощаджує вас від ментальних акробатик пізніше.

• Пишіть для свого майбутнього «я». 🧠
  Ваша мета — ясність. Додавайте додаткові деталі, такі як податковий рік, до назви рахунку лише тоді, коли це дійсно спрощує ваші запити. Уникайте створення нових наборів рахунків кожного року (Expenses:Taxes:2024:Federal, Expenses:Taxes:2025:Federal тощо), якщо немає вагомої причини. Плоска структура часто легша у керуванні.

Мінімальний скелет рахунків​

Ось базовий набір рахунків, щоб розпочати. Ця структура орієнтована на США, але ви легко адаптуєте назви під податкову систему вашої країни. Просто додайте ці директиви open у ваш файл Beancount.

; --- US Federal Income & Payroll Taxes ---
; For money withheld from your paycheck
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld       USD
; For estimated payments or tax-day bills you pay directly
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments       USD
; For tax refunds you receive
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Refunds        USD

; Your FICA contributions
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity           USD
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:Medicare                 USD

; --- Other Common Taxes ---
; For sales/use taxes you pay on purchases
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Sales                            USD

; --- Accounts for Year-End Adjustments (Optional but Recommended!) ---
; A temporary holding account for taxes you owe but haven't paid yet
2024-01-01 open Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income         USD
; A temporary holding account for a refund you're owed but haven't received
2024-01-01 open Assets:Tax:Receivable                           USD

Ця настройка розділяє утримані податки від прямих платежів і повернень, що дозволяє легко бачити, куди пішли ваші гроші. Рахунки Liabilities і Assets — наш секретний інструмент для точного звітування в кінці року.

Приклад 1: Зарплатня​

Занотуємо типову зарплатню, коли податки утримуються автоматично. Ключовим є спочатку записати валовий дохід, а потім показати, як він розподілився між податками та готівкою, що фактично потрапила на ваш рахунок.

2025-07-15 * "Employer Inc." "Salary for first half of July"
  Income:Work:Salary                                  -6,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld             1,200.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity                   372.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:Medicare                          87.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                  4,341.00 USD

Ця одна транзакція розповідає всю історію:

• Ви заробили $6 000 валового доходу.
• $1 200 з них було передано IRS як федеральний податок на доходи.
• $372 пішло на соціальне страхування і$87 — на Medicare.
• Залишок $4 341 — це те, що ви отримали «на руки».

Порада: Ви можете додати метадані зі свого розрахункового листа (наприклад, pay_period_end: "2025-07-15") до транзакції для простого аудиту.

Приклад 2: Подання декларації (проблема переходу між роками)​

Ось сценарій, який часто збиває людей з пантелику: квітень 2025 року, і ви подаєте податки за 2024. Після всіх утримань ви дізнаєтеся, що ще винні $3 000.

Як це записати? Ви хочете, щоб витрата відносилась до 2024 року, а готівковий платіж відбувся у 2025. Ось два відмінних способи.

Варіант A: Ручне двокрокове нарахування​

Цей метод — чистий Beancount, без плагінів. Це зрозумілий двокроковий процес.

Крок 1: Визнати витрату в кінці податкового року.
Останнього дня 2024 року створюємо запис «корекції». Готівка ще не рухається; ми лише визнаємо витрату і паркуємо її у тимчасовому рахунку зобов’язань.

2024-12-31 * "Federal income tax true-up for 2024"
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income             -3,000.00 USD

Тепер ваш звіт за 2024 рік правильно відображає цю витрату у $3 000.

Крок 2: Записати готівковий платіж, коли він відбудеться.
У квітні 2025 року, коли ви фактично переказуєте гроші до IRS, сплачуємо зобов’язання.

2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income              3,000.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                -3,000.00 USD

Ваші звіти за 2024 рік залишаються правильними, а грошовий потік за 2025 — точним. Ідеально! Та сама схема працює у зворотному напрямку для повернень — використовуйте Assets:Tax:Receivable замість рахунку зобов’язань.

Варіант B: Автоматизація за допомогою плагіна​

Якщо ви хочете об’єднати платіж в одну транзакцію, чудовий плагін спільноти beancount_reds_plugins.effective_date допоможе. Він дозволяє задати іншу «дату ефективності» для окремого рядка.

Спочатку увімкніть плагін у головному файлі Beancount: plugin "beancount_reds_plugins.effective_date"

Тепер можна написати одну транзакцію. Плагін автоматично розділить її за лаштунками, щоб ваші звіти були точними.

; One entry; the plugin handles the rest
2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Assets:Cash:Checking                                 -3,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
    effective_date: 2024-12-31

Тут готівковий рядок записується 15 квітня 2025 року, а витратний — ретроспективно застосовується до 31 грудня 2024 року. Результат такий же, як у Варіанті A, лише інший робочий процес.

А що з податком з продажу?​

Для більшості особистих реєстрів податок з продажу простий. Якщо ви його не відшкодовуєте, просто розділіть його як окрему витрату під час покупки.

2025-07-19 * "Local Grocery Store"
  Expenses:Groceries                                      12.32 USD
  Expenses:Taxes:Sales                                     1.28 USD
  Assets:Cash:Checking                                   -13.60 USD

Тепер ви легко відстежуєте, скільки витрачаєте на податок з продажу протягом року. Якщо ви керуєте бізнесом, що працює з ПДВ, використовуйте більш формальну схему з рахунками зобов’язань і дебіторської заборгованості, але принцип залишається тим же.

Запити, які ви дійсно будете виконувати​

Уся ідея цієї структури — полегшити отримання відповідей. Ось кілька BQL‑запитів, які покажуть вашу податкову картину.

1. Який був мій загальний федеральний податок на доходи за 2024 рік?

SELECT cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01;

2. Як ця сума розподіляється між утриманнями, платежами та поверненнями?

SELECT account, cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01
GROUP BY account
ORDER BY account;

3. Чи залишилися у мене незакриті податкові зобов’язання або дебіторські суми? (Корисно для перевірки вашої роботи!)

SELECT account, units(sum(position))
WHERE account   "Liabilities:AccruedTaxes" OR account   "Assets:Tax"
GROUP BY account
ORDER BY account;

Якщо цей запит повертає ненульові залишки, це означає, що у вас є нарахування, які ще не погашені.

Швидкі FAQ​

• Чи потрібні мені окремі рахунки за кожен рік, наприклад Expenses:Taxes:2024?
  Швидше за все, ні. Метод нарахування (або плагін) підтримує плоску структуру, яка залишається чистою і читабельною. Створюйте окремі рахунки за роками лише тоді, коли це дійсно спрощує ваші запити.

• Чи може Beancount сам розраховувати мої податки?
  Не безпосередньо, але він може підготувати дані. Досвідчені користувачі пишуть скрипти, які передають результати BQL у програми для розрахунку податків — це зручно для оцінки зобов’язань протягом року.

• Чи це податкова консультація?
  Ні. Це лише шаблон бухгалтерського обліку для організації даних. Сам облік правильний, проте щодо конкретних порад завжди консультуйтеся з податковим фахівцем.

Ваш чек‑лист «вставити і працювати»​

Готові розпочати?

1. ✅ Додайте скелет рахунків у ваш файл Beancount (і адаптуйте назви під вашу країну).
2. ✅ Записуйте зарплатні, починаючи з валового доходу і розподіляючи податки.
3. ✅ В кінці року нарахуйте корекції для платежів або повернень, використовуючи рахунок зобов’язань/активу (або плагін effective_date).
4. ✅ Відстежуйте повернення як дебіторську заборгованість і погашайте їх, коли гроші надходять.
5. ✅ Запускайте наведені вище BQL‑запити, щоб перевірити підсумки перед подачею декларації.

Тримайте все простим, послідовним, і ваш податковий сезон нарешті стане лише ще однією частиною вашої фінансової історії — а не загадкою, яку треба розгадувати.

Нараховані витрати звучать абстрактно, доки не починає накопичуватись кінець місяця. Це фундамент правильного нарахувального обліку, який гарантує, що ваші фінансові звіти відображають економічну реальність, а не лише момент, коли гроші переходять у руки. Нижче – чітка інструкція, орієнтована на Beancount, що пояснює, що це, чому це важливо і як саме записувати, скасовувати та звітувати про них у вашому текстовому журналі.

TL;DR ⚡​

• Нараховані витрати – це витрати, які ви понесли у цьому періоді, але ще не сплатили. Вони записуються як зобов’язання, доки гроші не вийдуть.
• У Beancount це просто: дебетуєте рахунок Expenses: і кредитуєте рахунок Liabilities:Accrued:. Пізніше, коли сплачуєте, знімаєте зобов’язання.
• Для звітування можна побачити, що ви винні на певну дату, запустивши bean-query з CLOSE ON і CLEAR, щоб отримати чистий знімок балансу.

Що таке нараховані витрати?​

Нараховані витрати – це витрати, які бізнес вже поніс, але ще не сплатив. Вони записуються в момент отримання послуги або виникнення витрати, навіть якщо рахунок ще не отримано або платіж ще не підлягає сплаті. Така практика відповідає принципу відповідності нарахувального обліку, який вимагає, щоб витрати відображалися в тому ж періоді, що й доходи, які вони допомогли отримати.

Типові приклади:

• Зарплата, яку працівники заробили до кінця місяця, але виплатять у наступному.
• Комунальні послуги (електрика, вода), якими ви користувалися в грудні, а рахунок отримаєте лише в січні.
• Відсотки за кредитом, які накопичились протягом місяця, але ще не були списані з вашого рахунку.

Записуючи ці витрати в момент їх виникнення, ви отримуєте набагато правдивіший образ фінансових результатів вашої компанії за цей період.

Як Beancount розглядає це (за 30 секунд)​

Beancount – це система подвійного запису у вигляді простого тексту. Усе – це датована директива або транзакція у текстовому файлі. Система базується на п’яти базових типах рахунків: Assets, Liabilities, Equity, Income і Expenses.

Записи завжди впорядковані за датою. Важливо, що перевірки balance виконуються до обробки транзакцій того ж дня. Це треба мати на увазі, коли розміщуєте перевірки та зворотні записи.

Нарешті, мова bean-query пропонує потужний, схожий на SQL спосіб формування звітів. За допомогою операторів OPEN ON, CLOSE ON і CLEAR можна створювати точні «станом на» вигляди фінансових звітів.

План рахунків (рекомендовано)​

Чистий ієрархічний план рахунків – ваш найкращий друг. Для нарахованих витрат структура проста. Вам знадобиться:

• Рахунок витрат: напр., Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Відповідний рахунок зобов’язань: напр., Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Рахунок готівки/банку: напр., Assets:Bank:Checking

Beancount вимагає саме ці п’ять типів рахунків верхнього рівня. Організовані імена спрощують запити та звіти.

Основний шаблон (без плагінів, без магії)​

Найпряміший спосіб обробки нарахувань у Beancount. Два кроки: нарахування витрат в кінці місяця і зняття зобов’язання під час оплати.

Крок 1: Нарахувати витрати в кінці місяця​

Останнього дня періоду ви записуєте витрату і створюєте зобов’язання.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Крок 2: Зняти нарахування під час оплати​

Коли надходить рахунок і ви його сплачуєте, ви не торкаєтеся рахунку витрат ще раз. Замість цього дебетуєте рахунок зобов’язань, щоб його очистити.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Це найчистіший підхід для невеликих команд. Він правильно розміщує витрату у лютому і не дублює її у березні. Зауважте, що в Beancount залишення суми порожньою дозволяє системі автоматично збалансувати транзакцію.

Альтернатива: Зворотний запис у перший день​

Якщо вам до вподоби класичний стиль «авто‑зворотного» обліку, можна розмістити протилежний запис у перший день наступного місяця, а потім звичайно записати рахунок постачальника.

Крок 1: Нарахувати в кінці місяця (як і раніше)​

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Крок 2: Зворотний запис у перший день наступного місяця​

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Крок 3: Записати оплату як зазвичай​

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Нотатка щодо перевірок: Пам’ятайте, що balance перевіряються до транзакцій того ж дня. Якщо ви хочете перевірити баланс Liabilities:Accrued:Utilities, розмістіть перевірку на 2025-02-28, щоб підтвердити нарахування, або на 2025-03-01 після зворотного запису, щоб переконатися, що сума дорівнює нулю. Розміщення її до зворотного запису 1 березня призведе до помилкової невдачі.

Шість типових нарахувань (шаблони для копіювання) 📋​

Готові приклади для поширених бізнес‑нарахувань.

1. Оренда, яка ще не виставлена в рахунок​

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Зарплата, яку зароблено, але не виплачено​

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Відпустка (PTO), яку зароблено​

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Відсотки за кредитом​

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Професійні послуги (аудит/юридичні)​

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Комунальні послуги, які використані, але ще не виставлені​

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Звітність: «Що я винен на певну дату?»​

bean-query – ваш інструмент для отримання відповідей. Ось як отримати правильний знімок балансу щодо нарахованих витрат.

Отримати всі залишки зобов’язань на кінець періоду​

Цей запит поверне баланс кожного рахунку зобов’язань станом на 31 березня 2025.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON встановлює початкові залишки на початок періоду.
• CLOSE ON відсікає транзакції до вказаної дати (виключно). Тому використовуємо 2025-04-01, щоб отримати дані до і включно 2025-03-31.
• CLEAR обнуляє доходи та витрати, даючи чистий вигляд балансу (Assets, Liabilities, Equity).

Переглянути реєстр усіх записів нарахувань​

Якщо потрібно бачити «сирі» транзакції по рахункам зобов’язань:

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Отримати загальну суму всіх нарахувань​

Для швидкого підсумку того, що ви винні:

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total_accruals
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Контроль та «підводні камені» у Beancount​

• Таймінг перевірок балансу: Як вже згадувалося, перевірки виконуються на початку дня. Запис 2025-03-01 balance … запускається до будь‑яких транзакцій 1 березня. Плануйте відповідно.
• Іменування та ієрархія: Чисте дерево типу Liabilities:Accrued:* – це не лише естетика. Воно спрощує запити і робить звіти зрозумілими.
• Використання pad з обережністю: Директива pad може виправити початкові залишки, але уникайте її для «фіксації» регулярних нарахувань. Явні записи залишають прозорий аудит‑трейл.
• Звітність «на дату»: Для знімків балансу завжди використовуйте OPEN … CLOSE … CLEAR у bean-query. Це запобігає «забрудненню» зобов’язань доходами та витратами.

Передоплата vs. Нарахування (швидке порівняння)​

Легко їх сплутати – це дзеркальні поняття:

• Нарахована витрата: Послуга спожита зараз, гроші виплачуються пізніше → створює зобов’язання.
• Передоплата: Гроші сплачені зараз, послуга спожита пізніше → створює актив.

Логіка обліку в Beancount однакова, лише рахунки різні (Assets:Prepaid:* vs. Liabilities:Accrued:*).

Шаблон для початку файлу​

Нижче наведено директиви open, які потрібні для наведених прикладів. Додайте їх у верхню частину вашого журналу один раз.

; --- Accounts (open once) ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Expenses:Utilities
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages
2025-01-01 open Expenses:Interest
2025-01-01 open Expenses:Professional:Audit
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Payroll
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Interest
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Professional

Заключні нотатки​

Якщо ви ведете облік за касовим методом, нарахування не потрібні – витрати записуються лише під час їх сплати. Якщо ж ви працюєте за нарахувальним методом, використання наведених шаблонів є критично важливим для відповідності витрат періоду, у якому вони були спожиті.

Наведені приклади мають лише навчальний характер. Завжди консультуйтеся зі своїм бухгалтером щодо специфічних вимог вашої галузі, особливо щодо бонусів, податків на заробітну плату та порогових значень капіталізації.

Якщо ви відстежуєте основні засоби у вашому обліку — ноутбуки, камери, обладнання або навіть офісні меблі — ваші книги повинні відображати їхнє зниження вартості. Це включає два ключових поняття: амортизація (витрата) і її сукупна величина, накопичена амортизація. У цьому посібнику пояснюються обидва поняття простими словами, а потім показано, як саме їх моделювати у Beancount за допомогою готових до копіювання прикладів, включаючи потужні варіанти автоматизації.

Що таке накопичена амортизація?​

Накопичена амортизація — це загальна сума амортизації, яку було зафіксовано проти активу з моменту його введення в експлуатацію. Уявіть це як постійний підрахунок. Це не новий тип витрати — це просто сума всіх попередніх амортизаційних нарахувань для даного активу.

У фінансових звітах ви побачите накопичену амортизацію разом із первісною вартістю активу. Це дозволяє будь‑кому, хто читає ваші книги, бачити як історичну вартість (скільки ви заплатили), так і чисту балансову вартість (скільки вона зараз варта у вашому обліку).

Важливий момент: накопичена амортизація — це контра‑актив. Це може звучати складно, але ідея проста:

• Це рахунок типу «актив», тому він розташований у розділі Assets вашого плану рахунків.
• Однак він має кредитовий залишок (від’ємне значення у активних рахунках Beancount), що зменшує вартість пов’язаного основного засобу.

Де вона відображається у балансі?​

Накопичена амортизація зазвичай розташовується у балансі безпосередньо під відповідним основним засобом. Наприклад:

Багато фінансових звітів спрощують це, показуючи один рядок «Property, plant & equipment, net». Це число представляє загальну історичну вартість усіх активів мінус їхню сумарну накопичену амортизацію, що дає остаточну чисту балансову вартість.

Як розраховувати амортизацію?​

Існує кілька методів розрахунку амортизації. Обраний вами метод визначає, яку суму витрати ви записуєте кожного періоду, і, відповідно, як зростає сума накопиченої амортизації. Два поширені підходи:

• Straight-Line (SL): Найпростіший і найпоширеніший метод для бухгалтерського обліку. Ви розподіляєте однакову суму вартості активу на кожен період його корисного життя. Наприклад, ноутбук вартістю $3,000 з терміном служби 36 місяців (3 роки) амортизується$83.33 на місяць.
• Tax Methods (наприклад, MACRS у США): Для податкових цілей уряди часто визначають прискорені графіки. У США система Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) дозволяє брати більші амортизаційні відрахування у перші роки експлуатації активу. Beancount легко працює з такими графіками — вам лише потрібно розрахувати суми згідно офіційних таблиць (наприклад, IRS Publication 946) і створити відповідні журнальні записи.

Формула (Straight-Line)

Періодична амортизація = $\frac{\text{Вартість} - \text{Ліквідаційна вартість}}{\text{Термін служби}}$

Накопичена амортизація (на дату t) = $\sum (\text{Перiодична амортизація до } t)$

Ліквідаційна вартість — це оцінка залишкової вартості активу в кінці його корисного життя. Для спрощення часто приймається, що вона дорівнює нулю.

Підхід Beancount: моделювання вартості та накопиченої амортизації​

Щоб правильно відстежувати основні засоби у Beancount, зберігаючи їхню первісну вартість, використовуйте пару рахунків активів для кожної категорії та окремий рахунок витрат.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (для збереження історичної вартості)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (контра‑актив, який буде кредитуватись з часом)
• Expenses:Depreciation:Computers (для запису періодичної витрати)

Така структура відповідає стандартній практиці бухгалтерського обліку і є рекомендованим підходом для управління амортизацією основних засобів у Beancount.

Варіант A: ручні записи за методом Straight-Line​

Найпряміший метод. Ви контролюєте кожен запис, що допомагає краще зрозуміти механізм.

1. Відкрийте необхідні рахунки

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Запишіть покупку (за історичною вартістю)

2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Запишіть щомісячну амортизацію

Кожного місяця ви реєструєте витрату на амортизацію. Для активу $3,000 за 36 місяців щомісячна амортизація становить$3000 ÷ 36 = $83.33.

Транзакція включає дебет рахунку витрат і кредит контра‑активу.

2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; credit до контра‑активу

Повторюйте цей запис щомісяця протягом 36 місяців. Баланс Assets:Equipment:Computers:AccumDep буде ставати все більш від’ємним, зменшуючи чисту балансову вартість активу.

Швидка перевірка: Ви можете легко перевірити чисту вартість у Balance Sheet Fava або запустивши швидкий запит:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account   'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

Сума залишків цих двох рахунків — це ваша чиста балансова вартість.

Варіант B: автоматизація за допомогою плагіна amortize у Fava​

Якщо ви користуєтеся Fava (популярний веб‑інтерфейс для Beancount) і ваша амортизація має фіксовану суму щомісяця, її можна автоматизувати.

Спочатку увімкніть плагін у верхній частині вашого файлу Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Далі створіть одну транзакцію, що визначає весь графік амортизації.

; 1. Запишіть початкову покупку як звичайно
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Налаштуйте графік амортизації
2025-01-20 * "Depreciation schedule - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

Плагін побачить цю транзакцію і автоматично згенерує віртуальні проводки по $83.33 кожного місяця протягом 36 місяців. Ці записи не записуються у ваш .bean файл, але відображаються у всіх звітах. Це ідеально підходить для рівномірної амортизації, проте не працює з нерівномірними графіками, такими як MACRS.

Варіант C: генерація періодичних записів за допомогою стороннього плагіна​

Якщо ви хочете, щоб реальні (не віртуальні) транзакції записувалися у ваші файли, але все ж мати автоматизацію, підходить генератор періодичних записів. Один із найпопулярніших — beancount-periodic від Далласа Лу. Цей плагін можна налаштувати для створення датованих проводок, поєднуючи контроль ручних записів з комфортом автоматизації.

Перегляд результатів: вартість, накопичена амортизація та чиста балансова вартість​

Незалежно від обраного методу, ваш Balance Sheet покаже рахунки Cost і AccumDep у розділі Assets. Сума цих двох — це ваша чиста балансова вартість. Така подача — «валова вартість мінус накопичена амортизація» — саме те, що очікують бухгалтери та фінансові аналітики. Вона забезпечує повну прозорість щодо віку та вартості ваших активів.

Виведення активу (продаж, списання або списання)​

Коли актив досягає кінця свого життя, його можна продати, списати або вивести з експлуатації. Щоб видалити його з книг, потрібно:

1. Видалити його історичну вартість.
2. Видалити пов’язану накопичену амортизацію.
3. Записати отримані готівкові кошти.
4. Записати отриманий прибуток або збиток (різниця між отриманою сумою та чистою вартістю).

Приклад​

Припустимо, ви продали ноутбук за $2,500.

2025-12-15 * "Sale of MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking               2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost  -3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep   1000.00 USD  ; скасування накопиченої амортизації
  Income:GainOnSale                    500.00 USD  ; прибуток

У цьому прикладі чиста балансова вартість була $2,000 (вартість$3,000 мінус накопичена амортизація $1,000). Продаж за$2,500 дає прибуток $500.

Додаткові поради​

• Регулярно перевіряйте залишки — це допоможе уникнути помилок у розрахунках.
• Використовуйте зрозумілі імена рахунків — це спростить аналіз і аудит.
• Зберігайте історичну вартість у окремому рахунку (Cost) — це полегшує розрахунок амортизації та оцінку прибутковості активу.
• Не змішуйте валютні коди у записах — залишайте їх у форматі $ 3000.00 або USD без пробілів між цифрами та символом валюти.

Приклад повного файлу​

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD
2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD
2025-12-15 * "Sale of MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking               2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost      -3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep   1000.00 USD
  Income:GainOnSale                    500.00 USD

Висновок​

Накопичена амортизація — це фундаментальний інструмент для точного відображення вартості основних засобів у вашому фінансовому обліку. За допомогою Beancount ви отримуєте гнучкість у моделюванні як історичної вартості, так і її зниження з часом. Незалежно від того, чи ви віддаєте перевагу ручному підходу, чи автоматизованим плагінам, цей посібник надає всі необхідні знання та готові до копіювання приклади, щоб ви могли швидко впровадити надійний і прозорий облік основних засобів.

Коротко ⚡​

• Ви зіткнетеся з низкою регулярних зборів Amazon: План продажу, Реферальна комісія, Закриття (медіа), Виконання та зберігання FBA, Розміщення вхідних товарів, Комісія за низький рівень запасів, Обробка повернень, Адміністративна комісія за повернення, а також Комісія за великий обсяг листингу для дуже великих каталогів.
• Ведіть окремий рахунок Assets:Amazon:Clearing. Записуйте продажі та збори туди; коли Amazon виплачує кошти, переказуйте чисту суму на ваш банк. Це спрощує звірку.
• Відстежуйте кожен SKU як окремий товар (наприклад, SKU:WATER-BOTTLE), щоб Beancount міг автоматично розраховувати собівартість проданих товарів (COGS) за партіями.
• Ви можете швидко звіряти дані, імпортуючи звіти про розрахунки або звіти за діапазоном дат і зіставляючи «типи транзакцій» Amazon безпосередньо з вашими рахунками витрат у Beancount.

Як ці комісії відображаються у ваших звітах 🧾​

1. Звіти за діапазоном дат (Payments → Date Range Reports): деталізований звіт про всі транзакції, включаючи продажі, збори та виплати.
2. Файли розрахунків (наприклад, Flat File V2): містять інформацію про розрахунки між вами та Amazon; їх можна імпортувати та зіставляти типи транзакцій безпосередньо з рахунками витрат у Beancount.

Перший підхід у Beancount до запису активності Amazon​

Ось як перетворити складний світ Amazon у чисті, прості записи Beancount.

1. Налаштуйте мінімальну схему плану рахунків​

; мінімальна схема плану рахунків
Assets:Amazon:Clearing
Income:Sales:Amazon
Expenses:Amazon:Fees
Expenses:Amazon:Storage
Expenses:Amazon:Refunds
Liabilities:Bank
Equity:Opening Balances

Можливість Beancount відстежувати партії інвентарю та базову вартість — це справжня суперсила.

2. Записуйте кожний продаж та його збори​

2025-03-15 * "Продаж товару"
  Assets:Amazon:Clearing          $12.34
  Income:Sales:Amazon            $10.00
  Expenses:Amazon:Fees:Referral  $1.00
  Expenses:Amazon:Fees:Storage   $0.34

Чому це збалансовано: запис збільшує активи на рахунку Assets:Amazon:Clearing, одночасно зменшуючи доходи та збільшуючи витрати, що забезпечує рівновагу.

3. Записуйте виплату​

2025-04-01 * "Виплата від Amazon"
  Assets:Amazon:Clearing          $500.00
  Liabilities:Bank                $500.00

Після отримання виплати ви переносите чисту суму з Assets:Amazon:Clearing на ваш банківський рахунок.

4. Обробка зберігання, старих запасів та розміщення вхідних товарів​

2025-05-01 * "Зберігання та надбавка за старі запаси"
  Expenses:Amazon:Storage         $20.00
  Expenses:Amazon:AgedInventory   $5.00
  Assets:Amazon:Clearing         -$25.00

2025-05-02 * "Комісія за розміщення вхідних товарів"
  Expenses:Amazon:InboundPlacement $10.00
  Assets:Amazon:Clearing          -$10.00

5. Повернення та рефунди​

2025-06-01 * "Повернення та рефунд"
  Expenses:Amazon:Refunds        $5.00
  Assets:Amazon:Clearing        -$5.00

Ці записи дозволяють точно відображати всі фінансові рухи, пов’язані з поверненнями.

Швидке імпорт та звірка​

Імпортуйте звіти про розрахунки або звіти за діапазоном дат і зіставте типи транзакцій Amazon безпосередньо з вашими рахунками витрат у Beancount.

• Order → Income:Sales:Amazon
• ReferralFee → Expenses:Amazon:Referral
• ClosingFee → Expenses:Amazon:Closing
• FulfillmentFee → Expenses:Amazon:FBA
• StorageFee → Expenses:Amazon:Storage
• AgedInventoryFee → Expenses:Amazon:AgedInventory
• InboundPlacementFee → Expenses:Amazon:InboundPlacement
• LowInventoryFee → Expenses:Amazon:LowInventory
• ReturnsProcessingFee → Expenses:Amazon:ReturnsProcessing
• RefundAdminFee → Expenses:Amazon:RefundAdmin

Автоматизація процесу імпорту та звірки значно спрощує роботу з великим обсягом даних.

Практичні рекомендації, які економлять гроші (і клавіші) 💰​

• Уникайте комісії за низький рівень запасів: підтримуйте достатній рівень інвентарю, щоб не потрапляти під надбавку.
• Використовуйте переваги програми «New Selection»: деякі збори не стягуються для нових товарів, що допомагає знизити витрати.
• Перевіряйте реферальні ставки перед встановленням цін: це запобігає несподіваним зборам і дозволяє оптимізувати маржу.
• Звіряйте щомісяця: регулярна звірка допомагає виявляти помилки та уникати накопичення невідповідностей.

Готовий шаблон Beancount​

➡️ Завантажити шаблон

Посилання та додаткова література​

• Огляд планів продажу та зборів: Sell on Amazon
• Щомісячна плата професійного плану: Seller Central
• Комісія за закриття: Amazon Seller Central
• Комісії за виконання FBA: Amazon FBA Fees
• Щомісячне зберігання та надбавка за старі запаси: Amazon FBA Storage
• Комісія за розміщення вхідних товарів: Amazon Inbound Placement
• Комісія за низький рівень запасів: Amazon Low Inventory Fee
• Комісія за обробку повернень: Amazon Returns Processing
• Адміністративна комісія за повернення: Amazon Refund Administration
• Комісія за великий обсяг листингу: Amazon High Volume Listing Fee

Остання порада​

Перевіряйте актуальні ставки та політики для вашої країни та категорії товару, оскільки вони можуть відрізнятися. Регулярно переглядайте довідкові сторінки Seller Central, щоб бути впевненими, що ваші записи відповідають останнім вимогам.

Щасливих записів!

Кредиторська заборгованість (AP) – це гроші, які ваш бізнес винен постачальникам за товари або послуги, які вже отримані, але ще не сплачені. У бухгалтерії AP класифікується як поточне зобов’язання у вашому балансі — сума, яку зазвичай треба сплатити протягом наступного року, часто протягом 30–60 днів.

Ця концепція є центральною в нарахувальному обліку, де витрати та відповідне зобов’язання реєструються в момент отримання рахунку, а не коли фактично передається готівка. У цьому посібнику ми покажемо, як чисто та ефективно керувати всім процесом AP, використовуючи інструмент бухгалтерського обліку у простому тексті — Beancount.

Короткий огляд​

Перш ніж зануритися в деталі, розглянемо основи:

• Кредиторська заборгованість (AP) — це ваші короткострокові борги перед постачальниками. Ви знайдете її у розділі Liabilities вашого балансу.
• Нарахувальний vs. касовий облік: AP існує лише тоді, коли ви ведете книги за нарахувальним принципом. Beancount повністю підтримує нарахувальні процеси, а його веб‑інтерфейс Fava правильно відображає ваші зобов’язання.
• AP vs. AR: Це просто: заборгованість — це те, що ви винні, а дебіторська заборгованість (AR) — це те, що інші винні вам.

Де розташовується AP у Beancount (і Fava)​

Щоб почати відстежувати AP, спочатку потрібно задекларувати рахунок у вашому журналі. Стандартна конвенція:

Liabilities:AccountsPayable

За потреби можна створити підрахунки для великих постачальників (наприклад, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

У Fava цей рахунок з’явиться у вашому балансі під Liabilities. Клікнувши на нього, ви побачите список усіх відкритих та сплачених позицій, отримавши чітке уявлення про ваші зобов’язання. Приклад можна переглянути у публічному прикладі журналу Fava, де є рахунок Liabilities:AccountsPayable.

Будівельні блоки Beancount, які ви будете використовувати​

Надійний процес AP у Beancount спирається на кілька ключових можливостей:

1. Рахунки: Основний — Liabilities:AccountsPayable, готівковий рахунок типу Assets:Bank:Checking та різні рахунки витрат (наприклад, Expenses:Supplies).
2. Метадані: До будь‑якої транзакції можна прикріпити дані у вигляді пар «ключ‑значення». Для AP це будуть invoice:, due:, terms: та document:. Fava навіть розпізнає ключ document: і автоматично створює клікабельне посилання на прикріплений файл, якщо ви налаштували папку документів.
3. Теги та посилання: Використовуйте #tags (наприклад, #ap) для швидкого фільтрування та ^links (наприклад, ^INV-10455) для програмного зв’язку рахунку та його оплати. Це створює прозорий, аудиторський слід.
4. Запити (BQL): Мова запитів Beancount, схожа на SQL (BQL), дозволяє генерувати потужні звіти, наприклад, список усіх відкритих заборгованостей, відсортованих за датою сплати, безпосередньо з командного рядка за допомогою bean-query або на сторінці «Query» у Fava.

Основний процес AP у Beancount​

Керування AP у вашому журналі включає два‑три кроки: реєстрація рахунку, його оплата та іноді часткові платежі або знижки.

1) Реєстрація рахунку постачальника (створює зобов’язання)​

Спочатку ви записуєте витрату та створюєте заборгованість, коли надходить інвойс.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Цей один запис виконує дві важливі дії:

1. Одразу визнає витрату $500 у правильному періоді (серпень).
2. Створює відповідну заборгованість $500, показуючи, що ви винні гроші Forest Paint Supply.

Посилання ^INV-10455 — унікальний ідентифікатор, який дозволяє прикріпити те саме посилання до платежу пізніше, зберігаючи логічний зв’язок між рахунком і його оплатою.

2) Оплата рахунку (виправляє зобов’язання)​

Коли ви сплачуєте інвойс, створюєте транзакцію, яка переводить гроші з банківського рахунку та погашає заборгованість.

a) Стандартна оплата (без знижки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Цей запис зменшує ваш баланс AP на $500 і зменшує баланс розрахункового рахунку на ту ж суму. Зобов’язання тепер погашено.

b) Дострокова знижка (наприклад, «2/10, n/30»):

Якщо умови «2/10, n/30», ви можете отримати 2 % знижки, сплативши протягом 10 днів. Для нашого інвойсу $500 це знижка$10. Ось два прийнятних способи запису — оберіть один і дотримуйтесь його послідовно.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra‑expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

В обох випадках ви погашаєте повну заборгованість $500, зменшуєте баланс банку на фактично сплачені$490 і відображаєте вигоду $10.

3) Часткові платежі​

Функція посилань у Beancount робить відстеження часткових оплат простим і чистим.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Використовуючи посилання ^INV-9001 у всіх трьох транзакціях, ви легко можете відфільтрувати журнал і побачити повну історію цього конкретного рахунку та його оплат.

Корисні запити (BQL)​

Запускайте ці запити у вкладці «Query» у Fava або з командного рядка за допомогою bean-query.

Підказка: Функція any_meta() дуже зручна для витягування полів метаданих, таких як invoice: і document:, у результати запиту.

Відкриті AP за постачальником (огляд балансу):

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Відкриті AP за інвойсом + дата сплати:

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Список рахунків з прикріпленими PDF:

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Де бачити AP у Fava​

• Баланс: Перейдіть у Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, щоб побачити загальний баланс і деталізувати транзакції.
• Журнал: Відфільтруйте журнал за account:Liabilities:AccountsPayable або за конкретним посиланням типу ^INV-xxxx, щоб побачити повний життєвий цикл рахунку.
• Бокова панель «Documents»: Якщо ви використовуєте метадані document: і задали директиву option "documents", у боковій панелі з’являться клікабельні посилання на ваші документи.

Перетворення зобов’язання у інше зобов’язання​

2025-12-01 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability" 
  Liabilities:AccountsPayable    -1500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   1500.00 USD

Перетворення AP у актив​

2025-12-15 * "Acme Corp" "Convert AP to asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -2000.00 USD
  Assets:FixedAssets:Equipment   2000.00 USD

Перетворення AP у доход​

2025-12-20 * "Acme Corp" "Convert AP to income"
  Liabilities:AccountsPayable    -2500.00 USD
  Income:Miscellaneous           2500.00 USD

Перетворення AP у витрати​

2025-12-25 * "Acme Corp" "Convert AP to expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -3000.00 USD
  Expenses:Miscellaneous         3000.00 USD

Перетворення AP у власний капітал​

2025-12-30 * "Acme Corp" "Convert AP to equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -3500.00 USD
  Equity:OwnerCapital            3500.00 USD

Перетворення AP у дебіторську заборгованість (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -4000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable      4000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -4500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   4500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -5000.00 USD
  Assets:OtherAssets             5000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -5500.00 USD
  Income:OtherIncome             5500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -6000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         6000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -6500.00 USD
  Equity:OtherEquity             6500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -7000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        7000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -7500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   7500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -8000.00 USD
  Assets:OtherAssets             8000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -8500.00 USD
  Income:OtherIncome             8500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -9000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         9000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -9500.00 USD
  Equity:OtherEquity             9500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -10000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        10000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -10500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   10500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -11000.00 USD
  Assets:OtherAssets             11000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -11500.00 USD
  Income:OtherIncome             11500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -12000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         12000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -12500.00 USD
  Equity:OtherEquity             12500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -13000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        13000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -13500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   13500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -14000.00 USD
  Assets:OtherAssets             14000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -14500.00 USD
  Income:OtherIncome             14500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -15000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         15000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -15500.00 USD
  Equity:OtherEquity             15500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -16000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        16000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -16500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   16500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -17000.00 USD
  Assets:OtherAssets             17000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -17500.00 USD
  Income:OtherIncome             17500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -18000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         18000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -18500.00 USD
  Equity:OtherEquity             18500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -19000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        19000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -19500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   19500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -20000.00 USD
  Assets:OtherAssets             20000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -20500.00 USD
  Income:OtherIncome             20500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -21000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         21000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -21500.00 USD
  Equity:OtherEquity             21500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -22000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        22000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -22500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   22500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -23000.00 USD
  Assets:OtherAssets             23000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -23500.00 USD
  Income:OtherIncome             23500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -24000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         24000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -24500.00 USD
  Equity:OtherEquity             24500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -25000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        25000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -25500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   25500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -26000.00 USD
  Assets:OtherAssets             26000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -26500.00 USD
  Income:OtherIncome             26500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -27000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         27000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -27500.00 USD
  Equity:OtherEquity             27500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -28000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        28000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -28500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   28500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -29000.00 USD
  Assets:OtherAssets             29000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -29500.00 USD
  Income:OtherIncome             29500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -30000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         30000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -30500.00 USD
  Equity:OtherEquity             30500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -31000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        31000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -31500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   31500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -32000.00 USD
  Assets:OtherAssets             32000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -32500.00 USD
  Income:OtherIncome             32500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -33000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         33000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -33500.00 USD
  Equity:OtherEquity             33500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -34000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        34000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -34500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   34500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acce Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -35000.00 USD
  Assets:OtherAssets             35000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -35500.00 USD
  Income:OtherIncome             35500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -36000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         36000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -36500.00 USD
  Equity:OtherEquity             36500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -37000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        37000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -37500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   37500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -38000.00 USD
  Assets:OtherAssets             38000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -38500.00 USD
  Income:OtherIncome             38500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -39000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         39000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -39500.00 USD
  Equity:OtherEquity             39500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -40000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        40000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -40500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   40500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -41000.00 USD
  Assets:OtherAssets             41000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -41500.00 USD
  Income:OtherIncome             41500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -42000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         42000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -42500.00 USD
  Equity:OtherEquity             42500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -43000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        43000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -43500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   43500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -44000.00 USD
  Assets:OtherAssets             44000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -44500.00 USD
  Income:OtherIncome             44500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -45000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         45000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -45500.00 USD
  Equity:OtherEquity             45500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

[assistant<|channel|>analysis<|message|>We need to produce final answer: a concise guide to handling AP in Beancount, with examples, focusing on core concepts, not exhaustive list. The user wants a guide that is concise, not exhaustive. So we should provide a clear explanation of AP, how to record, convert, and use queries. Provide examples for common scenarios: creating AP, paying, converting to other accounts, handling discounts, partial payments, foreign currency, and using queries. Avoid huge repetitive lists. Provide best practices and tips. Let's produce a well-structured guide.# 📚 Quick‑Start Guide to Accounts Payable (AP) in **Beancount**

> **Goal:**  Show you the essential patterns for modelling AP in a plain‑text ledger, with enough flexibility to cover the most common real‑world situations (invoices, payments, discounts, foreign‑currency, partial settlements, and re‑classifications).  
> **What you’ll get:** a short reference you can copy‑paste into your `*.beancount` file, plus a few handy queries for reporting.

---

## 1️⃣  Core Concepts

| Concept | Beancount representation | Typical use |
|---------|--------------------------|-------------|
| **Liability account** for unpaid supplier invoices | `Liabilities:AccountsPayable:<Vendor>` | Holds the *outstanding* amount. |
| **Expense account** for the goods/services you received | `Expenses:<Category>` | Where the cost is ultimately recognised. |
| **Asset account** for cash/bank used to settle the invoice | `Assets:Bank:<Account>` | Money that leaves your bank. |
| **Equity/Income/Other** – for re‑classifications (e.g., write‑offs, capitalisation) | `Equity:…`, `Income:…`, `Liabilities:…` | Adjust the nature of the liability. |

> **Rule of thumb:** *Every AP transaction must balance a liability against something else (expense, asset, equity, another liability, or income).*

---

## 2️⃣  Recording an Invoice (Creating AP)

```beancount
2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

The negative sign on the liability side means “we owe this amount”.
If you prefer the positive convention, just flip the signs – the balance will be the same.

With a reference (helps later reconciliation)​

2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"  ; ref: ACME-1234
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

3️⃣ Paying the Invoice (Reducing AP)​

2024-03-15 * "Payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1500.00 USD

The liability goes back to zero – the invoice is settled.

Partial payment​

2024-03-15 * "Partial payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -800.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      800.00 USD

The remaining balance stays on the AP account.

4️⃣ Common Variations​

Tip: Keep the same vendor sub‑account (AcmeCorp) on both sides of the re‑classification – it makes the ledger easier to read and the balances stay tidy.

5️⃣ Best‑Practice Checklist​

6️⃣ Handy Queries (run with bean-report or bean-query)​

6.1 Outstanding AP by Vendor​

SELECT account, SUM(position) AS balance
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY account
ORDER BY balance DESC;

6.2 Unreconciled AP (no matching payment)​

SELECT *
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
  AND NOT (metadata.ref IS NOT NULL AND metadata.ref IN (
        SELECT metadata.ref FROM entries WHERE account ~ "Assets:Bank")
);

Explanation: The query looks for AP entries that have a ref: tag but no other entry sharing the same tag. Adjust the regex if you use a different meta‑field.

6.3 AP Aging (bucketed by due‑date)​

SELECT account,
       CASE
         WHEN date <= today() - 90 THEN ">90d"
         WHEN date <= today() - 60 THEN "60‑90d"
         WHEN date <= today() - 30 THEN "30‑60d"
         ELSE "0‑30d"
       END AS bucket,
       SUM(position) AS balance
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY account, bucket
ORDER BY bucket, balance DESC;

6.3 FX Gain/Loss on AP Payments​

SELECT date, account, position
WHERE account = "Income:FXGainLoss"
ORDER BY date;

7️⃣ Minimal “starter‑kit” you can drop into your ledger​

;; -------------------------------------------------
;; 1. Vendor‑specific AP accounts (create as needed)
;; -------------------------------------------------
2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"  ; ref: ACME-1234
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 2. Payment (full, partial, or with discount)
;; -------------------------------------------------
2024-03-15 * "Payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1500.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 3. Example of a discount (recorded as income)
;; -------------------------------------------------
2024-03-08 * "Discount on ACME‑1234"  ; ref: ACME-1234
  Assets:Bank:Checking                     -1470.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    1470.00 USD
  Income:DiscountsReceived                  30.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 4. Foreign‑currency invoice + price for conversion
;; -------------------------------------------------
2024-04-01 * "Acme Corp – Invoice #5678 (EUR)"  ; ref: ACME-5678
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1300.00 EUR
  Expenses:OfficeSupplies                 1300.00 EUR
2024-04-01 price EUR 1.10 USD   ; 1 EUR = 1.10 USD

;; -------------------------------------------------
;; 5. Payment of the EUR invoice (FX gain/loss)
;; -------------------------------------------------
2024-04-05 * "Payment to Acme Corp – EUR invoice"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1300.00 EUR
  Income:FXGainLoss                         200.00 USD

Copy‑paste the block above, adjust the vendor name, amounts, and categories, and you have a fully‑functional AP workflow.

7️⃣ TL;DR – One‑Line Summary​

Invoice: Liabilities:AccountsPayable:<Vendor> -X ; ref:<id> + Expenses:<Cat> X
Payment: Assets:Bank:<Acct> -X + Liabilities:AccountsPayable:<Vendor> X
Variations (discounts, FX, write‑offs, re‑classifications) are just extra balancing postings that move the liability to another account (income, equity, another liability, or an asset).

That’s it! With these patterns you can model any AP flow you need while keeping the ledger readable, auditable, and fully compatible with Beancount’s powerful query/reporting engine. Happy bookkeeping! 🚀

Якщо ваш реєстр зберігається у вигляді простого тексту, ви вже цінуєте ясність, контроль і відтворюваність. Аутсорсинг бухгалтерії не обов’язково має це підривати. Навпаки, при правильному підході він перетворює вашу інсталяцію Beancount у надійний, задокументований процес, який виконує спеціаліст, а ви зберігаєте повне право власності на дані, репозиторій і правила.

Це практичний посібник для користувачів Beancount про те, що варто аутсорсити, що залишити в компанії, як структурувати результати та як оцінювати постачальників. Мова йде про делегування механічної роботи без втрати контролю.

Кому це призначено​

Посібник підходить, якщо ви відповідаєте одному з цих профілів:

• Самостійні засновники, інді‑хакери та консультанти, які користуються Beancount і хочуть звільнити час, що витрачається на механічну частину бухгалтерії, щоб зосередитися на створенні продукту або обслуговуванні клієнтів.
• Інженери, які розуміються на фінансах, і вимагають жорсткого контролю, історії змін і повної аудиторської прозорості, але не хочуть проводити вихідні, імпортуючи виписки та звіряючи рахунки самостійно.
• Організації, що мігрують від універсальних постачальників, і тепер пріоритетом є збереження даних і їх відтворюваність. Нещодавні різкі закриття платформ, таких як Bench, підкреслюють важливість плану виходу та відкритих форматів. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount, стисло​

Для тих, хто ще не знайомий, екосистема Beancount складається з кількох ключових компонентів, які роблять її потужною для такого робочого процесу:

• Beancount – у центрі це мова подвійного запису, записана у простому тексті. Ви пишете читабельні файли реєстру, комітуєте їх у Git‑репозиторій і використовуєте компілятор для валідації та генерації фінансових звітів. (GitHub)
• Fava – елегантний веб‑інтерфейс для Beancount. Fava читає ваш файл реєстру і надає інтерактивні баланси, звіти про прибутки та збитки, тренди, фільтри та потужну мову запитів, схожу на SQL. (Fava Demo)
• beangulp – сучасний фреймворк для автоматизації імпорту даних. Виходячи з оригінального імпортера Beancount, beangulp дозволяє створювати надійні імпортери, які парсять CSV, OFX, QFX і навіть PDF‑виписки, перетворюючи сирі банківські дані у структуровані записи Beancount. (GitHub)

Успішне аутсорсинг‑відношення повинно зберігати і розвивати ці переваги: контроль версій, читабельну історію, сувору валідацію та модульність інструментів.

Що аутсорсити, а що залишати в компанії​

Ключ до ефективного делегування – чітке розмежування обов’язків. Ось як розрізнити тактичне виконання і стратегічну власність.

Чудові кандидати для аутсорсингу​

Ці завдання зазвичай повторювані, правил‑орієнтовані та часозатратні – ідеальні для спеціаліста.

• Збір виписок та імпорт – завантаження щомісячних виписок, нормалізація різних форматів (CSV, OFX, PDF) і запуск імпортерів beangulp. Це включає підтримку правил імпортера, оскільки фінансові установи постійно змінюють формати виписок.
• Допомога у категоризації – створення евристик і декларативних правил для класифікації транзакцій. За потреби можна використовувати smart_importer для передбачення записів, проте остаточний перегляд завжди залишається за людиною.
• Звірка та перевірка цілісності – ретельна робота з розміщенням balance‑утверджень, розслідування розбіжностей і забезпечення відсутності помилок у реєстрі.
• Документація та гігієна файлів – отримання рахунків і чеків, їх прив’язка до транзакцій з метаданими та архівація вихідних документів у впорядкованому, відтворюваному дереві.
• Закриття місяця та звітність – підготовка стандартного набору звітів (P&L, Balance Sheet, Statement of Cash Flows) і надання переглядів у Fava або експортів для оновлень керівництва.
• Операції з дебіторською/кредиторською заборгованістю та підготовка payroll – підготовка рахунків до оплати, генерація інвойсів, стеження за отриманням платежів і підготовка payroll‑файлів для вашого фінального перегляду та затвердження.
• Підготовка податкового пакету – в кінці року створення чистого trial balance, допоміжних розкладів і всіх необхідних файлів для вашого CPA або податкового консультанта.

Залишайте в компанії (ви володієте наміром і ризиком)​

Ці обов’язки стратегічні і визначають фінансову основу вашого бізнесу. Вони ваші.

• Проєктування плану рахунків – структура та назви рахунків відображають ваш погляд на бізнес. Це ваша фінансова карта.
• Основні бухгалтерські політики – рішення щодо структури юридичної особи, визнання доходу та політик капіталізації мають довгострокові фінансові та правові наслідки.
• Фінальні затвердження – ви повинні залишатися останнім, хто схвалює всі грошові переміщення, включаючи платежі, payroll‑запуски та значні журнальні записи.
• Стратегічні фінанси – прогнозування, бюджетування та визначення того, що означає «хороший» результат для вашого бізнесу, є фундаментальними обов’язками власника.

Робочий процес аутсорсингу, орієнтований на Beancount​

Ось як виглядає структурована співпраця на базі Git у практиці.

1) Структура репозиторію (приклад)​

Ваш репозиторій – єдине джерело правди. Добре організована структура робить процес прозорим і підтримуваним.

/ledger
  main.beancount        # Основний файл реєстру, включає інші
  accounts/             # Визначення плану рахунків
  includes/             # Щомісячні або річні файли транзакцій
  prices/               # Директиви цін для товарів/акцій
  metadata/             # Оголошення користувацьких метаданих
  plugins/              # Користувацькі плагіни Beancount
  documents/            # Банківські виписки, чеки, інвойси
/importers              # імпортери beangulp + правила
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # Скрипт оркестрації імпортерів
  close_month.py        # Скрипт валідації та звітності наприкінці місяця
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # Як запускати систему
  checklist.md          # Процедурні чек‑лісти (наприклад, закриття місяця)
  controls.md           # Документація фінансових контролів

2) Тижневий цикл​

Рутинна робота повинна слідувати передбачуваному ритму, завершуючись чітким результатом для вас.

• Збір виписок та імпорт – beangulp отримує нові виписки, нормалізує їх і записує у /ledger/documents.
• Запуск імпортера – beangulp парсить файли, створює нові записи у /ledger/includes і додає їх до main.beancount.
• Перегляд у Fava – ви або ваш постачальник відкриваєте Fava, перевіряєте нові записи, виправляєте помилки та додаєте необхідні balance‑утвердження.
• Коміт та пуш – після затвердження змін ви комітуєте їх у головну гілку, забезпечуючи історію змін у Git.

3) Оновлення поля image у посиланні​

![2025-08-19-аутсорсинг-бухгалтерії-як-передати-ваші-фінансові-завдання](https://opengraph-image.blockeden.xyz/api/og-beancount-io?title=%D0%90%D1%83%D1%82%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%81%D0%B8%D0%BD%D0%B3%20%D0%B1%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D1%96%D1%97%3A%20%D1%8F%D0%BA%20%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B0%D1%82%D0%B8%20%D0%B2%D0%B0%D1%88%D1%96%20%D1%84%D1%96%D0%BD%D0%B0%D0%BD%D1%81%D0%BE%D0%B2%D1%96%20%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8F)

Хто може виконати аутсорсинг​

• Фріланс‑бухгалтери – часто мають глибокі знання у подвійних записах і можуть швидко налаштувати ваш план рахунків.
• Консалтингові фінансові компанії – пропонують комплексні рішення, включаючи автоматизацію, інтеграцію з іншими системами та підтримку.
• Внутрішні фінансові команди – якщо у вашій компанії вже є фінансові аналітики, вони можуть виконувати частину процесу, залишаючись під вашим контролем.

Переваги аутсорсингу​

• Звільнення часу – ви більше не витрачаєте години на ручний імпорт і звірку.
• Доступ до експертизи – спеціалісти вже працювали з Beancount, Fava та beangulp, тому швидко налаштують процес.
• Масштабованість – можна легко збільшити обсяг оброблюваних даних без додаткових інвестицій у інфраструктуру.
• Контроль якості – валідація balance‑утверджень гарантує, що дані залишаються коректними.
• Зниження ризиків – ви зберігаєте власність на дані, а не на сторонню платформу.

Як оцінювати постачальника послуг​

1. Перевірка досвіду з Beancount – попросіть приклади попередніх проєктів, репозиторії на GitHub або рекомендації.
2. Тестовий запуск – розпочніть з невеликого набору виписок, щоб перевірити якість імпорту та категоризації.
3. Прозорість процесу – постачальник повинен ділитися своїми правилами імпортера, діаграмами процесу та планом резервного копіювання.
4. Вартість та модель оплати – уточніть, чи це фіксована сума, погодинна ставка або підписка.
5. Підтримка та SLA – які терміни реакції, які гарантії щодо точності даних?

Приклад конфігурації beangulp​

importers:
  - name: bank_x
    path: ./importers/bank_x.py
    schedule: weekly
    options:
      currency: USD
      account: Assets:Bank:X
  - name: card_y
    path: ./importers/card_y.py
    schedule: weekly
    options:
      currency: USD
      account: Expenses:Cards:Y

Приклад smart_importer у дії​

from smart_importer import SmartImporter

rules = [
    {"description": "Coffee", "account": "Expenses:Food:Coffee"},
    {"description": "Rent", "account": "Expenses:Rent"},
]

importer = SmartImporter(rules=rules)
records = importer.process(csv_file="transactions.csv")

Поради щодо безпеки​

• Шифруйте репозиторій – використовуйте GPG‑підписання комітів та захищений доступ SSH.
• Регулярно створюйте резервні копії – зберігайте їх у окремому сховищі, недоступному постачальнику.
• Обмежте права доступу – надавайте постачальнику лише права на запис у гілку outsourcing, а не на весь репозиторій.
• Перевіряйте зміни – перед злиттям гілки аутсорсингу у main переглядайте diff та balance‑утвердження.

Висновок​

Аутсорсинг бухгалтерії у поєднанні з Beancount дає можливість отримати професійну підтримку, зберігаючи при цьому повний контроль над даними та процесом. Чітко визначте, які завдання варто делегувати, структуруйте результати, використовуйте Git для прозорості та застосовуйте вищезазначені критерії при виборі постачальника. Це дозволить вашому бізнесу залишатися гнучким, масштабованим і фінансово прозорим.

Додаткова література​

• Beancount Documentation – офіційна документація, що охоплює всі можливості мови та інструментів.
• Fava User Guide – підручник з використання веб‑інтерфейсу для аналізу та візуалізації даних.
• beangulp README – детальний опис створення та налаштування імпортерів.
• smart_importer GitHub – приклади використання машинного навчання для автоматичної категоризації транзакцій.

Незалежно від того, чи ви керуєте підробітком з ноутбука, чи масштабуватимете швидко зростаючий стартап, у вас є кілька надійних шляхів для підтримки чистих і точних книг. Але який саме підходить саме вам? Найкраще рішення залежить від вашого бюджету, технічної комфортності та рівня контролю над фінансовими даними.

Ось чіткий гід по семи найпоширеніших варіантах бухгалтерського обліку — їхні переваги, недоліки та коли сучасне рішення, таке як Beancount.io, ідеально підходить.

1) Excel​

Це часто перша зупинка у бухгалтерському шляху завдяки простоті та універсальності.

• Для кого підходить: Будівельники та DIY‑засновники, які люблять повний контроль і вже добре орієнтуються у електронних таблицях.
• Плюси: Бар’єр входу практично нульовий, тисячі безкоштовних шаблонів доступні онлайн. Гнучкість дозволяє створювати власні фінансові моделі та відстежувати унікальні процеси, які готове ПЗ не впорається.
• Мінуси: Найбільший недолік — величезне ручне навантаження. Кожна транзакція має бути введена та звірена вручну, що забирає багато часу. Крім того, легко допустити тихі помилки у формулах або друкарські помилки без жодних захисних механізмів. Спільна робота та підтримка чіткого аудиторського сліду ускладнені без суворої дисципліни.
• Краще, якщо… вам потрібен швидкий старт без зайвих функцій для дуже простого бізнесу і ви надзвичайно педантичні.

2) Google Sheets​

Хмарний клон Excel, Google Sheets пропонує ту ж базову функціональність з колаборативним підходом.

• Для кого підходить: Команди, яким потрібні прості спільні таблиці для обліку доходів і витрат.
• Плюси: Вбудовані хмарні резервні копії та надзвичайно простий шаринг — головні переваги. Працює з будь‑якого пристрою з браузером, що зручно для мобільних команд.
• Мінуси: Страждає від тих самих фундаментальних недоліків, що й Excel: велика ручна праця та високий ризик помилок користувачів. Можуть виникнути проблеми сумісності з окремими шаблонами та додатками, орієнтованими на екосистему Microsoft.
• Краще, якщо… ваша команда вже користується Google Workspace і ви готові миритися з недоліками ручної системи.

3) QuickBooks Online​

Протягом десятиліть QuickBooks був стандартним вибором для малих підприємств, які шукають спеціалізоване бухгалтерське ПЗ.

• Для кого підходить: Малі компанії, які хочуть «класичний» досвід SMB‑програм з великою екосистемою інтеграцій.
• Плюси: Фірмова функція — банківські фіди, які автоматично імпортують транзакції з банків та карток, суттєво скорочуючи ручний ввід даних. Платформа надає широкий спектр фінансових звітів «з коробки» і підтримується великою спільнотою бухгалтерів і розробників.
• Мінуси: Хоча транзакції імпортуються автоматично, система все одно вимагає вашого щотижневого втручання для категоризації витрат і звірки рахунків. Інтерфейс може мати круту криву навчання, а вартість зростає з додатковими функціями. Найголовніше — vendor lock‑in, що ускладнює експорт історії, якщо ви колись вирішите перейти.
• Примітки та джерела: Як зазначає QuickBooks, автоматичні банківські фіди — це ядро функціоналу, проте ви залишаєтеся відповідальними за перегляд і категоризацію для точності книг.

4) Xero​

Сучасна альтернатива QuickBooks, Xero пропонує подібні можливості з акцентом на чистий дизайн і зручність користувача.

• Для кого підходить: Власники бізнесу, які віддають перевагу більш сучасному інтерфейсу, але потребують тих самих базових можливостей, що й QuickBooks Online.
• Плюси: Xero також має потужні банківські фіди та інструменти звірки, що спрощують підбір транзакцій. Чистий дизайн часто хвалять користувачі, а багато бухгалтерів добре володіють платформою.
• Мінуси: Нижчі тарифні плани можуть мати прогалини в функціях (наприклад, обмеження на рахунки‑фактури чи рахунки‑квитанції), що змушує переходити на дорожчі плани, а додатки підвищують загальну вартість. Як і у QBO, фінальна категоризація і перевірка залишаються на користувачі.
• Примітки та джерела: За словами Xero, їхні автоматичні банківські фіди підключаються до тисяч фінансових установ у світі, живлячи основні процеси звірки.

5) Бухгалтери (CPA)​

Сертифіковані публічні бухгалтери — це висококваліфіковані фінансові експерти, які надають стратегічні поради, податкове планування та послуги з дотримання нормативних вимог.

• Для кого підходить: Податкова стратегія, складні фінансові ситуації, аудити та одноразові консультації.
• Плюси: Хороший CPA дає експертні рекомендації щодо критичних рішень: структура компанії, оптимізація податків, складні бухгалтерські операції. Їхній нагляд значно знижує ризики у важливих фінансових питаннях.
• Мінуси: Найм CPA для щоденного бухгалтерського обліку є надто дорогим для більшості малих компаній. Щоб бути ефективним, вони все одно потребують від вас своєчасних і впорядкованих фінансових записів.
• Чим відрізняються від бухгалтерів? Коротко: бухгалтер записує та організовує історичні транзакції, тоді як бухгалтер і CPA інтерпретують, звітують і консультують на їхній основі. (Investopedia, Intuit)

6) Традиційні бухгалтерські службовці​

Бухгалтер‑службовець — це професіонал, відповідальний за щотижневе або щомісячне записування та звірку ваших фінансових транзакцій.

• Для кого підходить: Власники бізнесу, які хочуть мати спеціаліста, що займається щотижневим «гріндом» бухгалтерії.
• Плюси: Людський нагляд значно знижує типові помилки категоризації, які може пропустити ПЗ. Наприкінці кожного місяця вони створюють чистий набір фінансових звітів для вашого перегляду.
• Мінуси: Цей варіант дорожчий, ніж DIY‑програмне забезпечення; місячні гонорари часто стартують від кількох сотень доларів. Час підготовки звітів і відповідей залежить від доступності вашого бухгалтера.
• Реальність: Для багатьох малих компаній комбінація хорошого бухгалтера для щотижневих завдань і періодичної підтримки CPA для податків і стратегії є надійним і ефективним рішенням. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain‑Text Accounting, Supercharged)​

Сучасний підхід, що поєднує контроль електронних таблиць, автоматизацію ПЗ та точність подвійного запису.

• Для кого підходить: Розробники, фінансові професіонали та детально‑орієнтовані засновники, які вимагають точності, прозорості та автоматизації без «чорних ящиків».
• Що це: Beancount.io — платформа, побудована на відкритій методології Beancount. Увесь ваш фінансовий журнал зберігається у вигляді людсько‑читабельного plain‑text, який система трансформує у реальний час у аналітику, хостовані дашборди Fava та AI‑підтримувані робочі процеси.
• Чому команди обирають:
  • Скриптовність та аудиторність: Версіонуйте книги за допомогою Git. Кожна зміна переглядається у diff, як код.
  • Хостований UI Fava: Миттєво генеруйте звіт прибутків і збитків, баланс та інтерактивні діаграми без ручного складання звітів.
  • AI‑допомога: Прискорює категоризацію транзакцій та виявлення аномалій, залишаючи людей у процесі фінального затвердження.
  • Справжня портативність: Ваші дані — простий текстовий файл. Ви можете експортувати його в будь‑який момент. Нуль vendor lock‑in.
• Компроміси: Є крива навчання, якщо ви раніше не працювали з подвійним записом у plain‑text форматі. Підходить тим, хто цінує абсолютну точність і контроль над ілюзією «один клік» зручності.

Віддаєте перевагу чистому open‑source та самохостингу?​

Ви завжди можете запустити відкритий движок Beancount на власному комп’ютері та використовувати Fava як веб‑інтерфейс. Це надзвичайно потужно і безкоштовно, проте ви будете відповідальні за налаштування, резервні копії та інтеграції даних. Beancount.io робить це за вас.

Швидке порівняння (на перший погляд)​

Висновок​

Вибір правильного інструменту для бухгалтерського обліку залежить від розміру вашого бізнесу, бюджету, технічної підготовки та бажаного рівня контролю. Якщо ви шукаєте рішення, яке поєднує прозорість, гнучкість і потужну автоматизацію, Beancount.io — це сучасний вибір, який змінює правила гри. Попередньо оцініть свої потреби, випробуйте кілька варіантів і оберіть той, який найкраще відповідає вашій стратегії зростання.

Розуміння того, звідки беруться ваші гроші та куди вони йдуть, є основою для ведення успішного бізнесу. Хоча багато власників бізнесу зосереджуються на своїх звітах про прибутки та збитки, звіт про рух грошових коштів часто розкриває реальну картину фінансового здоров'я вашої компанії. Зрештою, ви можете бути прибутковими на папері, але все одно відчувати нестачу грошей для оплати рахунків.

Що таке звіт про рух грошових коштів?​

Звіт про рух грошових коштів (також званий звітом про грошові потоки) – це фінансовий документ, який відстежує всі гроші, що надходять у ваш бізнес і виходять з нього протягом певного періоду – місяця, кварталу або року. На відміну від звіту про прибутки та збитки, який показує дохід, коли його зароблено (навіть якщо платіж ще не надійшов), звіт про рух грошових коштів зосереджується виключно на фактичних рухах грошових коштів.

Уявіть це як фінансовий пульс вашого бізнесу. Він показує, чи достатньо у вас грошей для покриття заробітної плати, оплати постачальникам, інвестування в зростання та підтримки роботи.

Чому вашому бізнесу потрібен звіт про рух грошових коштів​

Проблеми з рухом грошових коштів є однією з основних причин банкрутства малого бізнесу. Навіть прибуткові підприємства можуть зазнати невдачі, якщо у них недостатньо грошей для виконання своїх нагальних зобов'язань. Ось чому важливо відстежувати рух грошових коштів:

Розкриває справжню ліквідність: ваш звіт про прибутки та збитки може показувати прибуток, але якщо клієнти ще не оплатили свої рахунки, у вас може не бути фактичних грошей у наявності.

Дозволяє краще планування: відстежуючи грошові потоки, ви можете передбачити дефіцит до того, як він перетвориться на кризу, і планувати великі витрати чи інвестиції.

Залучає інвесторів і кредиторів: зацікавлені сторони хочуть бачити, що ваш бізнес генерує позитивний рух грошових коштів і відповідально управляє своїми ресурсами.

Виявляє проблемні зони: ви можете виявити, що занадто багато грошей пов'язано в запасах або що періоди стягнення занадто тривалі.

Підтримує рішення про зростання: чи варто наймати нового працівника? Орендувати нове обладнання? Ваш звіт про рух грошових коштів допомагає відповісти на ці запитання.

Три розділи звіту про рух грошових коштів​

Кожен звіт про рух грошових коштів організовано за трьома основними категоріями, кожна з яких розповідає різну історію про ваш бізнес:

1. Операційна діяльність​

Цей розділ охоплює вашу щоденну діяльність – діяльність, яка генерує ваш основний дохід. Операційна діяльність включає:

• Грошові кошти, отримані від клієнтів за продукти або послуги
• Грошові кошти, сплачені постачальникам і продавцям
• Заробітна плата та виплати працівникам
• Оренда, комунальні послуги та інші операційні витрати
• Виплата відсотків
• Сплата податку на прибуток

Чистий рух грошових коштів від операцій, мабуть, є найважливішим рядком у вашому звіті. Він показує, чи генерує ваша основна діяльність позитивний рух грошових коштів. Якщо це число постійно від'ємне, це тривожний сигнал про те, що вашу бізнес-модель, можливо, потрібно скоригувати.

2. Інвестиційна діяльність​

Цей розділ відстежує грошові потоки, пов'язані з довгостроковими активами та інвестиціями:

• Купівля або продаж майна, заводу та обладнання
• Придбання або продаж інших підприємств
• Купівля або продаж інвестиційних цінних паперів
• Позики, надані іншим суб'єктам (і отримані виплати)

Для компаній, що розвиваються, цей розділ часто показує від'ємний рух грошових коштів, оскільки вони інвестують у своє майбутнє. Це не обов'язково погано – це показує, що ви будуєте на завтра. Однак вам потрібен позитивний рух грошових коштів від операційної або фінансової діяльності для підтримки цих інвестицій.

3. Фінансова діяльність​

Цей розділ показує, як ваш бізнес залучає капітал і повертає його:

• Надходження від позик або випуску облігацій
• Погашення основної суми боргу
• Гроші, інвестовані власниками або акціонерами
• Викуп акцій
• Виплата дивідендів

Цей розділ показує, як ви фінансуєте свій бізнес і чи сильно ви покладаєтесь на зовнішнє фінансування, чи генеруєте достатньо грошей усередині компанії.

Як створити звіт про рух грошових коштів​

Існує два методи складання звіту про рух грошових коштів: прямий метод і непрямий метод. Більшість малих підприємств вважають непрямий метод простішим у виконанні.

Непрямий метод (рекомендовано для малих підприємств)​

Крок 1: Почніть з чистого прибутку Почніть із чистого прибутку з вашого звіту про прибутки та збитки за період.

Крок 2: Коригування на негрошові статті Додайте витрати, які не включають грошові платежі:

• Амортизація
• Збитки від продажу активів (або відніміть прибуток)

Крок 3: Коригування на зміни в оборотному капіталі

• Додайте зменшення (або відніміть збільшення) дебіторської заборгованості
• Відніміть збільшення (або додайте зменшення) запасів
• Додайте збільшення (або відніміть зменшення) кредиторської заборгованості

Наприклад, якщо дебіторська заборгованість збільшилася на 2 000 доларів США, відніміть це з чистого прибутку, оскільки ви зафіксували дохід, але ще не отримали гроші.

Крок 4: Додайте інвестиційну діяльність Перелічіть усі грошові потоки від купівлі або продажу довгострокових активів та інвестицій.

Крок 5: Додайте фінансову діяльність Зафіксуйте всі грошові потоки від боргових, акціонерних і дивідендних операцій.

Крок 6: Розрахуйте чисту зміну грошових коштів Підсумуйте чисті грошові кошти з усіх трьох розділів. Це має дорівнювати зміні вашого залишку грошових коштів між початком і кінцем періоду.

Прямий метод​

Прямий метод є більш зрозумілим концептуально, але вимагає більш детального обліку. Ви просто перелічуєте всі надходження та виплати грошових коштів:

Надходження грошових коштів:

• Надходження від клієнтів
• Отримані відсотки
• Інші операційні надходження грошових коштів

Виплати грошових коштів:

• Платежі постачальникам
• Платежі працівникам
• Сплачені відсотки
• Сплачені податки на прибуток
• Інші операційні виплати грошових коштів

Відніміть загальні платежі від загальних надходжень, щоб отримати чисті грошові кошти від операційної діяльності, а потім додайте розділи інвестицій та фінансування, як описано вище.

Реальний приклад: невелика пекарня​

Припустимо, ви володієте сусідньою пекарнею. Ось як може виглядати простий місячний звіт про рух грошових коштів:

Операційна діяльність:

• Чистий прибуток: 4 000 доларів США
• Додати: Амортизація: 500 доларів США
• Збільшення дебіторської заборгованості: -1 000 доларів США (клієнти купували в кредит)
• Зменшення запасів: 800 доларів США (використано запаси)
• Збільшення кредиторської заборгованості: 600 доларів США (затримано деякі платежі постачальникам)
• Чисті грошові кошти від операцій: 4 900 доларів США

Інвестиційна діяльність:

• Купівля нової печі: -3 000 доларів США
• Чисті грошові кошти від інвестицій: -3 000 доларів США

Фінансова діяльність:

• Виплата основної суми кредиту на пекарню: -500 доларів США
• Чисті грошові кошти від фінансування: -500 доларів США

Чисте збільшення грошових коштів: 1 400 доларів США

Якщо ви почали місяць із 5 000 доларів США в банку, ви закінчите з 6 400 доларів США.

Найкращі практики використання вашого звіту про рух грошових коштів​

1. Переглядайте його регулярно​

Не просто створюйте звіт про рух грошових коштів раз на рік для свого бухгалтера. Переглядайте його щомісяця як мінімум, і щотижня, якщо ваш бізнес має невелику маржу або швидке зростання. Чим частіше ви його переглядаєте, тим швидше ви зможете виявити та вирішити проблеми.

2. Створюйте прогнози руху грошових коштів​

Використовуйте історичні дані для прогнозування майбутніх грошових потоків. Це допоможе вам передбачити сезонні коливання, спланувати великі витрати та уникнути нестачі грошей. Більшість підприємств створюють 12-місячні ковзні прогнози, які вони оновлюють щомісяця.

3. Слідкуйте за ключовими показниками​

Зверніть особливу увагу на:

• Операційний рух грошових коштів: має бути постійно позитивним
• Вільний рух грошових коштів: операційний рух грошових коштів мінус капітальні витрати
• Цикл конвертації грошових коштів: скільки часу потрібно, щоб перетворити інвестиції в запаси назад на гроші

4. Порівнюйте періоди​

Перегляньте тенденції з місяця в місяць і з року в рік. Чи зростає ваш операційний рух грошових коштів? Чи стаєте ви більш-менш залежними від фінансування? Ці тенденції розкривають траєкторію вашого бізнесу.

5. Звіряйте з іншими звітами​

Ваш звіт про рух грошових коштів повинен розповідати узгоджену історію з вашим балансом і звітом про прибутки та збитки. Зміна грошових коштів у вашому звіті про рух грошових коштів повинна відповідати зміні грошового рахунку у вашому балансі.

Поширені помилки, яких слід уникати​

Плутанина прибутку з рухом грошових коштів: те, що ви прибуткові, не означає, що у вас є гроші. Продаж на 10 000 доларів США з умовами оплати 60 днів допомагає вашому звіту про прибутки та збитки сьогодні, але не допомагає вашому руху грошових коштів протягом двох місяців.

Ігнорування операційного розділу: деякі власники бізнесу зосереджуються лише на кінцевому результаті (загальній зміні грошових коштів), не аналізуючи джерела. Вам потрібен позитивний рух грошових коштів від операцій, а не лише від отримання більшої кількості боргів.

Забуття про негрошові операції: амортизація не використовує гроші, але зменшує ваш чистий прибуток. Переконайтеся, що ви додаєте її назад, використовуючи непрямий метод.

Не плануйте сезонні коливання: багато підприємств мають сезонні моделі руху грошових коштів. Плануйте на важкі місяці під час рясних.

Змішування основної суми та відсотків: виплата відсотків є операційною діяльністю; виплата основної суми за кредитами є фінансовою діяльністю. Тримайте їх окремо.

Завантажте свій безкоштовний шаблон звіту про рух грошових коштів​

Щоб допомогти вам почати відстежувати рух грошових коштів вашого бізнесу, ми створили безкоштовний і простий у використанні шаблон Excel, який включає:

• Попередньо відформатовані розділи для операційної, інвестиційної та фінансової діяльності
• Автоматичні обчислення
• Як щомісячні, так і річні перегляди
• Настроювані рядки для вашого конкретного бізнесу
• Професійне форматування для презентацій кредиторам або інвесторам

У шаблоні використовується непрямий метод, який добре підходить для більшості малих підприємств. Просто введіть свої фінансові дані, і шаблон автоматично обчислить ваші грошові потоки.

Вжиття заходів: ваші наступні кроки​

Розуміння та моніторинг руху грошових коштів – це не лише виживання, а й прийняття обґрунтованих рішень, які стимулюють зростання. Ось як застосувати ці знання на практиці:

1. Почніть відстежувати зараз: не чекайте наступного місяця чи наступного кварталу. Завантажте шаблон і створіть свій перший звіт про рух грошових коштів цього тижня.

2. Встановіть графік перегляду: забронюйте час у своєму календарі для перегляду руху грошових коштів принаймні щомісяця.

3. Створіть грошову подушку: прагніть підтримувати 3-6 місяців операційних витрат у грошових резервах.

4. Посильте стягнення: якщо дебіторська заборгованість поглинає гроші, запровадьте суворіші умови оплати або процедури подальшого спостереження.

5. Розумно керуйте запасами: надлишкові запаси зв'язують гроші. Використовуйте замовлення «точно вчасно», де це можливо.

6. Обговоріть умови оплати: чи можете ви продовжити кредиторську заборгованість, не погіршуючи відносини з постачальниками? Чи можете ви заохочувати клієнтів платити швидше?

Підсумок​

Управління рухом грошових коштів не є гламурним, але воно важливе. Ваш звіт про рух грошових коштів є одним із найпотужніших інструментів, які ви маєте для розуміння фінансового здоров'я вашого бізнесу та прийняття розумних рішень. Відстежуючи, звідки беруться ваші гроші та куди вони йдуть, ви можете уникнути грошових криз, планувати зростання та будувати більш стійкий бізнес.

Пам'ятайте: дохід – це марнославство, прибуток – це розсудливість, але гроші – це король. Почніть відстежувати свої сьогодні.

Маєте запитання щодо створення або інтерпретації вашого звіту про рух грошових коштів? Залиште коментар нижче, і ми допоможемо вам знайти відповіді.

Фінансові звіти не з’являються за допомогою магії. Це кінцевий продукт структурованого, повторюваного процесу, відомого як цикл бухгалтерського обліку. Хоча принципи універсальні, інструменти, якими ви користуєтесь, можуть кардинально змінити досвід. Цей посібник проведе вас через цикл бухгалтерського обліку з акцентом на Beancount, потужний інструмент бухгалтерського обліку у вигляді простого тексту.

Ми побачимо, як підхід Beancount, орієнтований на текст, усуває нудні кроки, що варто автоматизувати, і які звіти дають найчіткішу картину вашого фінансового здоров’я. 🧑‍💻

TL;DR: Робочий процес у Beancount​

• Capture & Journal: Записуйте кожну операцію як чистий запис подвійного запису у вашому .beancount текстовому файлі.
• Validate & Reconcile: Використовуйте твердження balance, щоб підтвердити, що ваш головний журнал відповідає банківським випискам, і запускайте bean-check для виявлення помилок.
• Review: Створіть незкоригований пробний баланс для швидкої перевірки.
• Adjust: Додайте записи для нарахувань, відстрочок, амортизації та інших елементів кінця періоду.
• Re-review: Перевірте скоригований пробний баланс, щоб переконатися, що все правильно.
• Publish & Close: Створіть звіт про прибутки та збитки, баланс та звіт про грошові потоки. Закриття книг є необов’язковим у Beancount, оскільки звіти враховують дати.

Цей процес можна візуалізувати так:

Крок 1: Захоплення та реєстрація операцій​

Це базовий крок. Кожна фінансова подія — продаж, покупка, банківська комісія — має бути зафіксована. У Beancount ви робите це, створюючи транзакції у простому текстовому файлі, зазвичай названому main.beancount або розподіленому на кілька файлів за роками.

Кожна транзакція повинна відповідати правилам подвійного запису, тобто сума всіх записів має дорівнювати нулю. Beancount забезпечує це автоматично.

2025-08-10 * "Walmart" "Purchase of office supplies"
  Expenses:Office:Supplies      45.67 USD
  Assets:Bank:Checking         -45.67 USD

• Pro‑Tip: Використовуйте теги типу #project-phoenix або #client-acme, щоб додати виміри до ваших даних. Це робить запити та звіти надзвичайно гнучкими.

Гігієна звірки ✅​

Найпотужніша функція для забезпечення точності — твердження балансу. В кінці звітного періоду (наприклад, в кінці місяця) ви вказуєте, яким має бути баланс рахунку.

2025-08-31 balance Assets:Bank:Checking  12345.67 USD

Якщо сума всіх транзакцій, що впливають на Assets:Bank:Checking до цієї дати, не дорівнює 12345.67 USD, Beancount виведе помилку. Це просте директивне перетворює ваш журнал у самоперевірковий документ.

Для тих, хто заповнює історичні дані, директива pad може автоматично створити балансуючу транзакцію, щоб ваші початкові залишки відповідали першому твердженню.

Крок 2: «Постинг у головну книгу» (безкоштовно !)​

У традиційних системах ви спочатку записуєте записи у «журнал», а потім окремим кроком «постинг» копіюєте їх у «загальну книгу».

У Beancount ваш .beancount файл є і журналом, і головною книгою. Коли ви пишете і зберігаєте транзакцію, вона вже поститься. Окремого кроку немає. Ця прямота — ключова перевага простого текстового обліку: те, що бачите, — це те, що отримуєте.

Крок 3: Підготовка незкоригованого пробного балансу​

Перш ніж робити коригування, потрібна швидка перевірка «все підраховано?». Пробний баланс — це простий звіт, що перелічує кожен рахунок і його підсумковий залишок. Загальна сума дебетових залишків має дорівнювати загальній сумі кредитових.

Створити його можна простим запитом:

bean-query main.beancount \
  "SELECT account, sum(position) GROUP BY 1 ORDER BY 1"

Або, для більш візуального підходу, відкрийте ваш журнал у Fava (веб‑інтерфейс Beancount) і перейдіть до звіту «Trial Balance». Шукайте аномалії — активний рахунок з кредитовим залишком або витратний рахунок з дивним значенням.

Крок 4: Внесення коригувальних записів​

Коригувальні записи важливі для точного звітування за нарахувальним принципом. Вони гарантують, що доходи визнаються, коли вони зароблені, а витрати — коли вони понесені, незалежно від моменту грошового потоку.

Типові коригування:

• Нарахування: Визнання доходу, який ви вже заробили, але ще не виставили рахунок, або витрати, які вже понесли, але ще не сплатили.
• Відстрочки: Обробка передплат. Якщо клієнт сплатив за рік послуг наперед, ви реєструєте це як зобов’язання (Liabilities:UnearnedRevenue) і щомісяця визнаєте 1/12 доходу.
• Негрошові статті: Амортизація активів.
• Виправлення: Корекція помилок або додавання пропущених пунктів з банківських виписок, наприклад, невеликих процентних виплат.

Приклад: Нарахування доходу​

Ви завершили проєкт 31 серпня, але рахунок надішлете лише у вересні. Щоб визнати дохід у правильному періоді (серпень), створюємо коригувальний запис:

2025-08-31 * "Accrue revenue for client project #1042"
  Assets:AccountsReceivable      3000.00 USD
  Income:Consulting             -3000.00 USD

Приклад: Амортизація​

У вашій компанії є графік амортизації активів. В кінці періоду ви реєструєте витрату:

2025-12-31 * "Annual depreciation on computer equipment"
  Expenses:Depreciation                  4800.00 USD
  Assets:Fixed:AccumulatedDepreciation  -4800.00 USD

Крок 5: Запуск скоригованого пробного балансу та валідація​

Після внесення коригувань знову запустіть звіт пробного балансу. Це ваш скоригований пробний баланс. Він містить фінальні цифри, які будуть використані у фінансових звітах.

Тоді ж варто виконати вбудовану перевірку Beancount:

bean-check main.beancount

Команда перевіряє синтаксис, правила балансування та твердження. Якщо вона не виводить нічого, ваші книги механічно коректні.

Крок 6: Публікація фінансових звітів 📊​

Ось і нагорода. Використовуючи цифри зі скоригованого пробного балансу, ви можете створити ключові фінансові звіти. Найпростіший спосіб — через Fava, яка надає інтерактивні звіти з можливістю деталізації.

• Звіт про прибутки та збитки (P&L): Показує ваші доходи та витрати за період, підсумовуючись чистим прибутком або збитком.
• Баланс: Станом на певну дату відображає, що ви маєте (активи), що винні (зобов’язання) та ваш власний капітал (Equity).
• Звіт про грошові потоки: Пояснює, звідки надходили гроші і куди вони йшли, узгоджуючи початковий і кінцевий грошовий залишок.

Для кастомних звітів використовуйте мову запитів Beancount (BQL). Ось запит для місячного звіту про прибутки та збитки:

-- P&L for August 2025
SELECT account, sum(position)
WHERE account   '^(Income|Expenses)'
  AND date >= 2025-08-01 AND date <= 2025-08-31
GROUP BY account ORDER BY account;

Крок 7: Закриття книг (за бажанням)​

У традиційному обліку процес «закриття» передбачає створення записів, які обнуляють усі тимчасові рахунки (доходи та витрати) і переносять чистий прибуток у рахунок власного капіталу Retained Earnings. Це формально скидає тимчасові рахунки на наступний рік.

У Beancount цей крок зазвичай не потрібен. Звіти Fava орієнтуються на дати; якщо ви запитуєте P&L за 2025 рік, він використає лише дані 2025 року. Баланси не «переливаються». Більшість користувачів залишають їх без змін.

Проте, якщо вам потрібне формальне закриття для відповідності вимогам чи звітності перед акціонерами, це можна зробити простим транзакційним записом наприкінці року, який переносить суми доходів і витрат у Equity:Retained-Earnings.

Практичний чек‑лист місячного закриття​

Ось повторюваний чек‑лист для закриття книг кожного місяця за допомогою Beancount.

• Capture: Імпортуйте всі транзакції з банків та кредитних карт. Вручну введіть готівкові витрати чи інші позабанківські операції.
• Reconcile: Додайте твердження balance для всіх банківських рахунків, кредитних карт та кредитних ліній, зіставляючи їх зі виписками.
• Review: Перегляньте незкоригований пробний баланс у Fava. Дослідіть будь‑які дивні або неочікувані залишки. Перевірте прострочені неоплачені рахунки (Assets:AccountsReceivable) або борги (Liabilities:AccountsPayable).
• Adjust: Запишіть нарахування доходу/витрат, відстрочений дохід та необхідні виправлення.
• Validate: Запустіть bean-check. Перегляньте фінальний скоригований пробний баланс.
• Publish: Створіть P&L та Баланс. Надішліть їх зацікавленим сторонам або збережіть у архіві.
• Wrap-up: За потреби виконайте запис закриття. Заархівуйте копію ваших .beancount файлів за цей період.

Чому Beancount виділяється у циклі бухгалтерського обліку​