Управління баскетбольною некомерційною організацією: Посібник з фінансового управління для організацій, орієнтованих на місію
Коли ви керуєте баскетбольним служінням або некомерційною організацією, ваші наміри щирі — ви хочете впливати на життя людей, бути наставником для молоді та використовувати силу спорту для трансформації громад. Але між організацією таборів, координацією волонтерів і вимірюванням вашого соціального впливу, фінансове управління часто відходить на другий план. Це помилка, яка може коштувати вам можливостей фінансування, проблем з відповідністю нормативним вимогам і навіть вашого статусу некомерційної організації.
Працюючи з десятками спортивних некомерційних організацій протягом багатьох років, я неодноразово бачив одні й ті ж фінансові проблеми. Дозвольте мені поділитися тим, що я дізнався про підтримку фінансового здоров'я вашої баскетбольної організації, залишаючись зосередженим на вашій місії.
Унікальні фінансові виклики баскетбольних некомерційних організацій
Баскетбольні служіння та молодіжні організації стикаються зі специфічним набором фінансових перешкод, які відрізняються від традиційних некомерційних організацій. Ви маєте справу з:
Сезонними коливаннями доходів: Реєстрація в табори зростає влітку, плата за турніри надходить хвилями, а пожертви донорів часто групуються наприкінці року. Це створює проблеми з грошовим потоком, які можуть змусити вас боротися за оплату обладнання або оренду приміщень у повільніші місяці.
Кілька потоків доходів: Між індивідуальними пожертвами, корпоративним спонсорством, реєстраційними внесками, продажем товарів, внесками за участь у турнірах і грантовим фінансуванням, ви жонглюєте численними джерелами доходу — кожне з яких має різні податкові наслідки та вимоги до звітності.
Програмно-специфічні витрати: Кожен табір, клініка або турнір має власний бюджет. Вам потрібно відстежувати витрати на кожну програму, щоб зрозуміти, які ініціативи є стійкими, а які виснажують ресурси.
Натуральні пожертви: Ті пожертвувані баскетбольні м’ячі, майки або безкоштовний час на майданчику є цінними, але вони потребують належної документації для ваших книг і заявок на гранти.
Створення вашого фінансового фундаменту
Перш ніж ви зможете ефективно керувати своїми фінансами, вам потрібна правильна структура. Ось як це виглядає:
План рахунків, який працює для спортивних організацій
Ваш план рахунків повинен відображати те, як насправді працюють баскетбольні некомерційні організації. Розгляньте такі категорії:
Рахунки доходів повинні розрізняти обмежені та необмежені кошти. Створіть окремі рахунки для програмних внесків (табори, клініки, ліги), пожертв (індивідуальні, корпоративні, фундації), грантів, збору коштів і продажу товарів.
Категорії витрат повинні відокремлювати витрати на програму від адміністративних витрат і витрат на збір коштів. Для витрат на програму створіть субрахунки для кожної основної програмної області, щоб ви могли відстежувати прибутковість. Включіть статті для обладнання та матеріалів, оренди приміщень, оплати праці тренерів і суддів, страхування, транспортних витрат і внесків за участь у турнірах.
Функціональний розподіл є важливим, оскільки грантодавці та донори хочуть бачити, скільки їхніх грошей йде безпосередньо на програми, а не на накладні витрати. Форма IRS 990 вимагає цієї розбивки, тому вбудуйте її у свою систему з першого дня.
Вибір правильного методу обліку
Більшість баскетбольних некомерційних організацій повинні використовувати метод нарахування замість касового методу, особливо коли ви залучаєте понад 100 000 доларів США на рік або шукаєте великі гранти. Ось чому: гранти часто вимагають від вас визнавати дохід, коли ви його отримуєте (коли ви надаєте програму), а не коли гроші надходять на ваш рахунок. Реєстраційні внески в табір, сплачені в квітні за червневі програми, потрібно обліковувати як відстрочений дохід, а потім визнавати як дохід, коли табір фактично відбудеться.
Облік нарахувань дає більш правдиву картину вашого фінансового стану. Він показує зобов’язання, які ви взяли на себе (кредиторська заборгованість), і гроші, які вам заборгували (дебіторська заборгованість), які повністю пропускаються в обліку готівки.
Управління грошовим потоком у сезонній організації
Грошовий потік є вбивцею номер один некомерційних організацій у сфері юнацького спорту. Ви можете бути технічно прибутковими на папері, але не мати грошей для оплати праці тренерів наступного місяця. Ось як уникнути цієї пастки:
Створіть грошовий резерв: Ваша мета повинна полягати в тому, щоб мати в банку від трьох до шести місяців операційних витрат. Я знаю, що це звучить неможливо, коли ви тільки починаєте, але почніть з цілі в один місяць і будуйте звідти. Відкладайте 10-15% необмежених пожертв спеціально для цього резерву.
Створіть 12-місячний прогноз грошових потоків: Складіть карту того, коли надходять гроші та коли вони виходять. Якщо ви знаєте, що червень-серпень — це ваші великі місяці доходу від літніх таборів, ви можете планувати відповідно. Можливо, ви плануєте придбання обладнання в місяці з великою кількістю готівки, а не тоді, коли ваш баланс низький.
Відкрийте кредитну лінію: До того, як вона вам знадобиться. Банки набагато охочіше надають кредит, коли він вам відчайдушно не потрібен, ніж коли ви зіткнулися з кризою. Кредитна лінія може згладити ті прогалини між тим, коли ви несете витрати, і коли надходять реєстраційні внески.
Виставляйте рахунки вчасно та стежте за ними: Для корпоративних спонсорів і грантів негайно виставляйте рахунки, коли настає термін оплати. Відстежуйте прострочені платежі через 15 днів. Те щомісячне спонсорство в розмірі 1000 доларів США від місцевого бізнесу не допомагає, якщо воно надходить із запізненням на 90 днів.
Управління грантами та звітність
Гранти часто є життєвою силою баскетбольних некомерційних організацій, але вони мають певні умови. Зіпсуйте управління грантами, і ви втратите поточне фінансування — і зашкодите своїм шансам на майбутні нагороди.
Ретельно відстежуйте обмежені кошти: Коли фонд дає вам 10 000 доларів СШ А спеціально для вашого літнього баскетбольного табору, ви не можете використовувати ці гроші для загальних операційних витрат. Створіть окремі рахунки або використовуйте облік фондів, щоб забезпечити обмежене використання обмежених пожертв.
Документуйте все: Зберігайте квитанції, робіть фотографії на заходах, збирайте відгуки, відстежуйте відвідуваність і ведіть записи учасників. Звіти про гранти вимагають підтвердження того, що ви витратили гроші, як обіцяли, і досягли заявлених результатів.
Розумійте терміни надання грантів: Деякі гранти базуються на відшкодуванні, тобто спочатку ви витрачаєте власні гроші, а потім подаєте заявку на відшкодування. Інші надають кошти наперед. Перш ніж брати на себе зобов’язання, з’ясуйте, з яким типом ви маєте справу, оскільки гранти на відшкодування створюють тиск на грошовий потік.
Вбудуйте звітність про гранти у свій календар: Якщо грант вимагає щоквартальних звітів, установіть нагадування про збір даних у середині кварталу, щоб ви не метушилися в крайній термін. Запізнілі або неповні звіти можуть спричинити повернення гранту або позбавити вас права на майбутнє фінансування.
Аналіз прибутковості програми
Не кожна програма, яку проводить ваша організація, буде — або повинна — бути прибутковою. Ваші ініціативи з надання послуг громаді можуть працювати зі збитками, субсидовані прибутковими таборами чи турнірами. Але вам потрібно знати, що є що.
Розрахуйте повну вартість кожної програми: Включіть не лише прямі витрати, як-от баскетбольні м’ячі та оренда спортивного залу, а й розподілені накладні витрати, як-от страхування, адміністративний час і маркетинг. Якщо ваш літній табір обслуговує 50 дітей, яка фактична вартість одного учасника?
Відстежуйте дохід за програмою: Подібним чином знайте, що приносить кожна програма. Не дивіться лише на реєстраційні внески — включайте пожертви, спонсорство та продаж товарів, пов’язаних із цією програмою.
Порівняйте зі своєю місією: Програма, яка втрачає гроші, не обов’язково є поганою. Ваша безкоштовна клініка для незахищеної молоді може бути вашою програмою з найбільшим впливом, навіть якщо вона коштує грошей. Головне — приймати обґрунтовані рішення. Чи можете ви зібрати кошти спеціально для цієї програми? Чи варто її скоротити? Чи вона настільки важлива для місії, що прибуткові програми повинні її субсидувати?
Установіть реалістичні ціни: Багато лідерів некомерційних організацій занижують ціни, тому що хочуть, щоб програми були доступними. Це чудово, але це нежиттєздатно, якщо ви втрачаєте гроші на кожному учаснику. Розгляньте багаторівневу модель ціноутворення: повна ціна для сімей, які можуть собі це дозволити, знижені ставки для тих, хто потребує, і стипендії для тих, хто нічого не може заплатити.
Управління пожертвами та відносинами з донорами
Індивідуальні донори часто надають необмежене фінансування, яке забезпечує гнучкість і здоров’я вашої організації. Але управління донорами вимагає навмисних систем.
Негайно видавайте квитанції: Донорам потрібні квитанції для податкових цілей, а швидке отримання квитанцій робить вас професіоналом. За можливості налаштуйте автоматизоване створення квитанцій.
Відстежуйте історію донорів: Знайте, хто що давав, коли та для чого. Це допомагає з управлінням (належним дякуванням) і майбутніми запитами (ви знаєте їхню платоспроможність та інтереси).
Сегментуйте своїх донорів: Великим донорам потрібне інше спілкування, ніж дрібним донорам. Волонтерів, які також роблять пожертви, слід відзначати за обидва внески. Корпоративні спонсори хочуть видимості та маркетингових переваг, яких немає в індивідуальних донорів.
Регулярно звітуйте про вплив: Не чекайте кінця року, щоб розповісти донорам, чого досягли їхні гроші. Надсилайте щоквартальні оновлення з фотографіями, історіями та даними про дітей, на яких вплинули, програми, які були реалізовані, і громади, яким були надані послуги. Донори, які відчувають зв’язок із вашим впливом, роблять пожертви знову.
Обробка реєстраційних внесків і обробка платежів
Реєстраційні внески за табори, клініки та ліги становлять значний дохід для більшості баскетбольних некомерційних організацій. Керуйте цим добре, і ви матимете передбачуваний дохід. Неправильно впорайтеся з цим, і ви зіткнетеся з нестачею готівки та розлюченими батьками.
Використовуйте онлайн-системи реєстрації: Паперові форми та чеки застарілі та створюють адміністративні кошмари. Онлайн-реєстрація через платформи, які інтегруються з вашою системою обліку, зменшує кількість помилок введення даних і прискорює збір готівки.
Розумійте комісії за обробку: Комісії за обробку кредитних карток зазвичай становлять 2,5-3,5% від сум транзакцій. Або вбудуйте це у своє ціноутворення, або візьміть на себе витрати. Деякі платформи дозволяють перекласти комісію на учасників (як необов’язкове доповнення), що може допомогти компенсувати витрати, зберігаючи базові ціни нижчими.
Створіть чітку політику повернення коштів: Перш ніж відкрити реєстрацію, визначте свою політику повернення коштів і чітко повідомте про неї. Чи пропонуватимете ви повне повернення коштів до певної дати? Часткове повернення коштів? Кредити на майбутні програми? Наявність цього в письмовій формі запобігає суперечкам пізніше.
Налаштуйте плани оплати: Не кожна сім’я може сплатити 300 доларів США наперед за літній табір. Пропонування планів оплати (можливо, з невеликою комісією за обробку) збільшує доступність. Просто переконайтеся, що у вас є система для відстеження того, хто що заплатив, і надсилання нагадувань про майбутні внески.
Міркування на кінець року
Кінець вашого фінансового року (часто 31 грудня для некомерційних організацій) приносить особливі вимоги, які впливають на відповідність вашої організації нормативним вимогам і репутацію.
Форма IRS 990: Якщо ваші валові надходження перевищують 50 000 доларів США, ви повинні подати форму 990 (або 990-EZ, якщо менше 200 000 доларів США). Ця форма є публічною, що означає, що донори та організації-спостерігачі будуть її ретельно вивчати. Запізнілі або відсутні 990 можуть коштувати вам статусу звільнення від податків.
Підтвердження донорів: Усі пожертви понад 250 доларів США вимагають письмового підтвердження від вашої організації. Для пожертв менше 250 доларів США донори можуть використовувати власні записи, але вам все одно слід надсилати квитанції якнайкраще.
Фінансова звітність: Підготуйте фінансову звітність на кінець року, включно зі звітом про фінансовий стан (баланс), звітом про діяльність (звіт про прибутки та збитки) та звітом про рух грошових коштів. Вони потрібні для заявок на гранти та допомагають вашій раді зрозуміти організаційне здоров’я.
Вимоги до аудиту: Деякі штати вимагають аудити для некомерційних організацій, які перевищують певні пороги доходу. Навіть якщо це не потрібно, великі грантодавці часто хочуть перевірену фінансову звітність. Плануйте заздалегідь, оскільки аудит вимагає часу та коштує грошей.
Страхування та управління ризиками
Баскетбол передбачає фізичну активність, що означає ризик травм. Належне страхування захищає вашу організацію від судових позовів, які можуть її закрити.
Страхування загальної відповідальності: Покриває травми учасників і пошкодження приміщень. Це не підлягає обговоренню. Якщо дитина зламає руку у вашому таборі, і батьки подадуть до суду, вам потрібне покриття.
Страхування директорів і посадових осіб: Захищає членів ради та керівників від особистої відповідальності за організаційні рішення. Хороші члени ради не будуть працювати без цього захисту.
Професійна відповідальність: Якщо ви наймаєте тренерів або інструкторів, розгляньте питання про професійне страхування відповідальності на випадок, якщо хтось стверджуватиме, що недбала інструкція призвела до травми.
Компенсація працівникам: Вимагається в більшості штатів, якщо у вас є працівники. Навіть платні тренери та судді можуть потребувати покриття залежно від їхньої класифікації зайнятості.
Заплануйте бюджет на страхування: Не ставтеся до страхування як до необов’язкової витрати, яку можна пропустити, коли не вистачає грошей. Включіть його у свій бюджет як фіксовану вартість. Щороку шукайте кращі тарифи, але не жертвуйте покриттям, щоб заощадити гроші.
Створення фінансово стійкої організації
Фінансова стійкість не виникає випадково. Це вимагає навмисної стратегії та дисципліни.
Диверсифікуйте потоки доходів: Не надто залежте від будь-якого окремого джерела. Якщо 80% вашого доходу надходить від одного великого донора або гранту, ви вразливі. Прагніть до поєднання індивідуальних пожертв, корпоративного спонсорства, заробленого доходу (плата за програму) і грантів.
Створіть можливості отримання заробленого доходу: Чи можете ви здавати своє обладнання в оренду іншим організаціям? Проводити платні турніри? Продавати фірмові товари? Зароблений дохід є необмеженим і надійнішим, ніж гранти.
Інвестуйте в збір коштів: Багато некомерційних організацій недостатньо витрачають на збір коштів, тому що відчувають провину за те, що витрачають гроші донорів на «накладні витрати». Але професійний збір коштів приносить прибуток. Якщо витрата 1000 доларів США на захід зі збору коштів приносить 10 000 доларів США у вигляді пожертв, це чудова інвестиція.
Побудуйте відносини з місцевими підприємствами: Корпоративне спонсорс тво може забезпечити стабільний річний дохід. Пропонуйте цінність взамін: розміщення логотипу, згадки на заходах, можливості для волонтерства. Зробіть так, щоб спонсори почувалися партнерами у вашій місії.
Плануйте зростання: Якщо ви хочете обслуговувати більше дітей, вам потрібно більше ресурсів. Зростання вимагає інвестицій в інфраструктуру — персонал, системи, обладнання. Плануйте це фінансово, а не метушіться, щоб встигнути.
Коли звертатися за професійною допомогою
У певний момент управління фінансами вашої некомерційної організації стає надто складним для волонтерів із добрими намірами. Ось коли слід розглянути питання про професійну допомогу:
Ви постійно відстаєте від бухгалтерського обліку: Якщо ви завжди наздоганяєте, це ознака того, що вам потрібна допомога. Своєчасна фінансова інформація має важливе значення для прийняття правильних рішень.
Звітність про гранти страждає: Пропущені звіти про гранти або подання неповної інформації ставить під загрозу фінансування. Професійна допомога забезпечує відповідність нормативним вимогам.
Ви наближаєтеся до шестизначних показників доходу: Складність бухгалтерського обліку некомерційних організацій значно зростає з вашим зростанням. Те, що працювало при річному доході в 30 000 доларів США, не працюватиме при 300 000 доларів США.
Членам правління не вистачає фінансового досвіду: Якщо ваш скарбник перевантажений або члени правління не можуть інтерпретувати фінансову звітність, залучіть професіонала для створення систем і навчання волонтерів.
Ви наймаєте працівників: Нарахування заробітної плати додає значні вимоги щодо відповідності. Професійна допомога гарантує правильну обробку податків, пільг і звітності.
Ваша місія на першому місці — але фінанси дають змогу її реалізувати
Ось правду, яку я кажу кожному засновнику баскетбольного служіння: ваша місія полягає в тому, щоб змінити життя за допомогою баскетболу. Але погане фінансове управління завершить вашу місію швидше, ніж будь-що інше.
Вам не потрібно ставати фінансовим експертом. Вам потрібно впровадити надійні системи, ретельно відстежувати гроші та приймати обґрунтовані рішення на основі точної фінансової інформації. Діти, яким ви служите, заслуговують на організацію, яка буде поруч із ними не лише цього року, але й у наступні роки.
Належне фінансове управління — це не накладні витрати, а основа, яка робить усе інше можливим. Кожен долар, який ви ретельно відстежуєте, кожен грант, про який ви ретельно звітуєте, кожен донор, яким ви добре керуєте, збільшує вашу здатність служити. Ваша громада потребує того, що ви будуєте. Забезпечте їй фінансову стабільність, щоб вона проіснувала довго.
Шукаєте більше ресурсів з управління вашою спортивною некомерційною організацією? Перегляньте Національну раду некомерційних організацій (councilofnonprofits.org) і Фонд фінансування некомерційних організацій (nff.org) для отримання інструментів і навчання, спеціально розроблених для організацій, орієнтованих на місію.
