89 публикации маркиран с/със "Accounting"

Данъците могат да се чувстват като специално, сложно същество в света на личните финанси. Но какво ако не са? Какво ако можете да ги третирате точно като всеки друг паричен поток във вашия регистър? Добри новини: можете. Като третирате данъците като прости движения на стойност, вашият Beancount регистър ще остане чист, лесен за заявки и – най-важното – разбираем.

По-долу е практичен, без излишни усложнения, модел, който можете да вмъкнете в личен или малък бизнес Beancount файл. Това е проста система за обработка на заплати, данъчни плащания и дори онези досадни възстановявания, които преминават в новата година. Ще разгледаме необходимите сметки, ще преминем през реални примери и ще ви покажем точните заявки, които да изпълните, за да получите нужната информация.

Основните принципи​

Преди да се потопим в кода, нека се съгласим върху няколко прости правила. Тези принципи поддържат логика и предотвратяват бъдещи главоболия.

• Разделяйте „какво е“ от „кога парите се движат“. 🗓️
  Това е най-важната концепция. Данъчният разход принадлежи на годината, в която сте спечелили дохода (например 2024), дори ако сметката с IRS я уредите през април 2025. Ако не отделите времето на разхода от времето на паричното плащане, вашите годишни отчети ще станат хаотични и подвеждащи.

• Запазете йерархията на сметките проста и скучна. 📁
  Именувайте сметките ясно според вида данък (например IncomeTax, SocialSecurity). Това прави вашите заявки изключително прости. Не натоварвайте имената на сметките с имена на доставчици или номера на формуляри като „W‑2“ или „1099“; използвайте метаданни и етикети за тези детайли.

• Прегръщайте начисляването за корекции в края на годината. ⚖️
  Дори за личен регистър, използването на проста начислена записка в края на годината е най-чистият начин да направите отчетите точни. Това означава признаване на разход или възстановяване в правилната година, дори ако парите се преместят едва следващата. Това е една малка допълнителна стъпка, която ви спестява умствени гимнастики по-късно.

• Пишете за бъдещото си аз. 🧠
  Целта ви е яснота. Добавяйте допълнителни детайли, като данъчната година, към името на сметката само ако наистина улесняват вашите заявки. Избягвайте създаването на нов набор от сметки за всяка година (Expenses:Taxes:2024:Federal, Expenses:Taxes:2025:Federal и т.н.), освен ако нямате убедителна причина. Плоска структура често е по‑лесна за управление.

Минимален скелет на сметките​

Ето базов набор от сметки, с който да започнете. Тази структура е ориентирана към САЩ, но можете лесно да адаптирате имената към данъчната система на вашата страна. Просто поставете тези open директиви във вашия Beancount файл.

; --- US Federal Income & Payroll Taxes ---
; За парите, удържани от вашата заплата
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld       USD
; За предварителни плащания или данъчни сметки, които плащате директно
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments       USD
; За данъчни възстановявания, които получавате
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Refunds        USD

; Вашите вноски за FICA
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity           USD
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Federal:Medicare                 USD

; --- Други чести данъци ---
; За данъци върху продажбите/употребата, които плащате при покупки
2024-01-01 open Expenses:Taxes:Sales                            USD

; --- Сметки за корекции в края на годината (по избор, но препоръчително) ---
; Временна сметка за данъци, които дължите, но още не сте платили
2024-01-01 open Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income         USD
; Временна сметка за възстановяване, което ви се дължи, но още не е получено
2024-01-01 open Assets:Tax:Receivable                           USD

Тази настройка разделя удържани данъци от директни плащания и възстановявания, което прави лесно да видите къде са отишли парите ви. Сметките Liabilities и Assets са нашето тайно оръжие за точни годишни отчети.

Пример 1: Заплатата​

Запишете типична заплата, при която данъците се удържат автоматично. Ключовото е да запишете брутната заплата първо, след което да покажете как е разделена между данъци и парите, които действително са пристигнали в банковата ви сметка.

2025-07-15 * "Employer Inc." "Salary for first half of July"
  Income:Work:Salary                                  -6,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Withheld             1,200.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:SocialSecurity                   372.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:Medicare                          87.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                  4,341.00 USD

Тази една транзакция разказва цялата история:

• Спечелихте 6 000 $ брутен доход.
• 1 200 $ от тях бяха изпратени към IRS за федерален данък върху дохода.
• 372 $отидоха към социално осигуряване и 87$ към Medicare.
• Останалите 4 341 $ са това, което получихте в ръка.

Съвет: Можете да добавите метаданни от вашия фиш (например pay_period_end: "2025-07-15") към транзакцията за лесен следователен път.

Пример 2: Подаване на данъчна декларация (проблемът с пресичане на години)​

Сценарият, който обърква хората: е април 2025 г., а вие подавате данъците за 2024 г. Откривате, че след всички удръжки все още дължите допълнително 3 000 $.

Как да го запишете? Искате разходът да се отрази в 2024 г., но паричното плащане се случва през 2025 г. Ето два отлични начина.

Опция A: Ръчно двустъпково начисляване​

Този метод е чисто Beancount, без нужда от приставки. Ясен, двустъпков процес.

Стъпка 1: Признаване на разхода в края на данъчната година.
На последния ден на 2024 г. създавате записка „true‑up“. Парите все още не се движат; просто признавате разхода и го паркирате във временна сметка за задължения.

2024-12-31 * "Federal income tax true-up for 2024"
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income             -3,000.00 USD

Сега вашият доходен отчет за 2024 г. правилно показва този разход от 3 000 $.

Стъпка 2: Записване на паричното плащане, когато се случи.
През април 2025 г., когато изпращате парите към IRS, изчиствате задължението.

2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Liabilities:AccruedTaxes:Federal:Income              3,000.00 USD
  Assets:Cash:Checking                                -3,000.00 USD

Вашите отчети за 2024 г. са точни, а паричният поток за 2025 г. също. Перфектно! Този модел работи и обратно за възстановяване – просто използвайте Assets:Tax:Receivable вместо сметката за задължения.

Опция B: Автоматизирайте с приставка​

Ако предпочитате да запишете плащането в една транзакция, чудесната общностна приставка beancount_reds_plugins.effective_date може да помогне. Тя ви позволява да зададете различна „ефективна дата“ за отделен ред.

Първо, активирайте приставката във вашия главен Beancount файл:
plugin "beancount_reds_plugins.effective_date"

След това можете да напишете една транзакция. Приставката автоматично ще я раздели зад кулисите, за да направи отчетите точни.

; One entry; the plugin handles the rest
2025-04-15 * "IRS" "Payment for 2024 tax return"
  Assets:Cash:Checking                                 -3,000.00 USD
  Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax:Payments             3,000.00 USD
    effective_date: 2024-12-31

Тук паричната част се записва на 15 април 2025 г., но разходната част се прилага ретроспективно към 31 декември 2024 г. Постига се същият резултат като Опция A, но с различен работен процес.

Какво с данъка върху продажбите?​

За повечето лични регистри данъкът върху продажбите е прост. Ако не го искате да си го възстановявате, просто го отделете като отделен разход при покупка.

2025-07-19 * "Local Grocery Store"
  Expenses:Groceries                                      12.32 USD
  Expenses:Taxes:Sales                                     1.28 USD
  Assets:Cash:Checking                                   -13.60 USD

Това ви позволява лесно да проследявате колко харчите за данък върху продажбите през годината. Ако управлявате бизнес, който работи с ДДС, ще използвате по‑формална система със сметки за задължения и вземания, но принципът остава същият.

Запитвания, които всъщност ще изпълнявате​

Целият смисъл на тази структура е да направи получаването на отговори лесно. Ето няколко BQL запитвания, за да видите вашата данъчна картина.

1. Какъв е общият ми федерален данък върху дохода за 2024 г.?

SELECT cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01;

2. Как се разпределя този общ сума между удръжки, плащания и възстановявания?

SELECT account, cost(sum(position))
WHERE account   "Expenses:Taxes:Federal:IncomeTax"
  AND date >= 2024-01-01 AND date < 2025-01-01
GROUP BY account
ORDER BY account;

3. Имат ли ми задължения или вземания по данъци? (Полезно за проверка на вашата работа!)

SELECT account, units(sum(position))
WHERE account   "Liabilities:AccruedTaxes" OR account   "Assets:Tax"
GROUP BY account
ORDER BY account;

Ако това запитване върне ненулеви баланси, означава, че имате начислени задължения, които още не сте уредили.

Бързи ЧЗВ​

• Наистина ли ми трябват сметки за всяка година като Expenses:Taxes:2024?
  Вероятно не. Методът за начисляване (или приставката) поддържа плоска структура, чиста и четлива. Създавайте годишни сметки само ако смятате, че ще улесни вашите конкретни заявки.

• Може ли Beancount да изчисли данъците ми автоматично?
  Не директно, но може да подготви данните. Някои напреднали потребители пишат скриптове, които подават резултатите от BQL към софтуер за данъчно изчисление – полезно за оценка на задълженията през годината.

• Това ли е данъчен съвет?
  Не. Това е модел за водене на книги, който организира вашите данни. Счетоводството е стабилно, но винаги се консултирайте с данъчен професионалист за съвет, специфичен за вашата ситуация.

Вашият готов за използване контролен списък​

Готови ли сте да започнете?

1. ✅ Добавете скелета на сметките към вашия Beancount файл (и адаптирайте имената за вашата страна).
2. ✅ Записвайте заплатите, като започнете с брутния доход и разделите данъците.
3. ✅ В края на годината начислете корекции за плащания или възстановявания, използвайки сметка за задължения/вземания (или използвайте приставката effective_date).
4. ✅ Следете възстановявания като вземания и ги изчиствайте, когато парите пристигнат.
5. ✅ Изпълнете горепосочените BQL запитвания, за да проверите тоталите преди подаване.

Дръжте всичко просто, последователно и вашият данъчен сезон най-накрая ще се чувства като още една част от вашата финансова история – не като мистерия, която трябва да се решава.

Натрупаните разходи звучат абстрактно, докато месечните затваряния започнат да се натрупват. Те са основа на правилното начисляващо счетоводство, осигурявайки вашите финансови отчети да отразяват икономическата реалност, а не само кога парите сменят ръце. Ето ясно, Beancount‑първо ръководство за това какво са, защо са важни и точно как да ги записвате, обръщате и отчитате във вашия дневник с чист текст.

TL;DR ⚡​

• Натрупаните разходи са разходи, които сте понесли през този период, но все още не сте платили. Те се записват като задължение, докато парите не излязат.
• В Beancount това е просто: дебитирате сметка Expenses: и кредитирайте сметка Liabilities:Accrued:. По-късно изчиствате задължението, когато платите.
• За отчитане можете да видите какво дължите към конкретна дата, като изпълните bean-query с CLOSE ON и CLEAR, за да получите чиста снимка на баланса.

Какво е натрупан разход?​

Натрупан разход е разход, който бизнесът е понесъл, но все още не е платил. Той се записва, когато услугата е получена или разходът е възникнал, дори ако фактурата все още не е пристигнала или плащането не е дължимо. Тази практика следва принципа на съпоставяне в начисляващото счетоводство, който изисква разходите да се записват в същия период като приходите, които са помогнали да се генерират.

Чести примери включват:

• Заплатите, натрупани от служителите в края на месеца, но платени след това.
• Комунални услуги (електричество, вода), използвани през декември, но фактурирани през януари.
• Лихва по заем, натрупана през месеца, но все още не изтеглена от сметката ви.

Като записвате тези разходи в момента, в който се случват, получавате много по‑истинска картина за финансовото представяне на вашата компания за съответния период.

Как Beancount го възприема (за 30 секунди)​

Beancount е система за двойно записване в чист текст. Всичко е датирана директива или транзакция в текстов файл. Системата се базира на пет основни типа сметки: Assets, Liabilities, Equity, Income и Expenses.

Записите винаги са подредени по дата. Ключов детайл е, че проверките за balance се извършват преди обработката на транзакциите от същия ден. Това е важно да се помни, когато поставяте проверки и обратни записи.

Накрая, езикът bean-query предоставя мощен, SQL‑подобен начин за генериране на отчети. С оператори като OPEN ON, CLOSE ON и CLEAR можете да създавате точни изгледи „към дата“ за финансовите отчети.

Вашият план на сметките (предложение)​

Чистият, йерархичен план на сметките е вашият най‑добър приятел. За натрупаните разходи структурата е проста. Ще ви трябват:

• Сметка за разходи: напр. Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Съответстваща сметка за задължения: напр. Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Сметка за парични средства: напр. Assets:Bank:Checking

Beancount налага петте основни типа сметки. Поддържането на имената на сметките подредени прави заявките и отчетите много по‑лесни в бъдеще.

Основният модел (без плъгин, без магия)​

Това е най‑директният начин за работа с начислявания в Beancount. Състои се от две стъпки: начисляване на разхода в края на месеца и изчистване на задължението, когато платите.

Стъпка 1: Натрупване на разхода в края на месеца​

В последния ден от периода записвате разхода и създавате задължението.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Стъпка 2: Изчистване на начисляването при плащане​

Когато фактурата пристигне и я платите, не докосвате отново сметката за разходи. Вместо това дебитирате сметката за задължения, за да я изчистите.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Това е най‑чистият подход за малки екипи. Той поставя разхода правилно във февруари и гарантира, че не се двойно брои през март. Обърнете внимание, че в Beancount оставянето на една сума празна кара системата автоматично да балансира транзакцията.

Алтернатива: Обратен запис на първия ден​

Ако предпочитате класическия стил „авто‑обратен“, можете да публикувате противоположния запис на вашето начисляване в първия ден от следващия месец. След това записвате реалната фактура към сметката за разходи, както обикновено.

Стъпка 1: Натрупване в края на месеца (както преди)​

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Стъпка 2: Обратен запис на първия ден от следващия месец​

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Стъпка 3: Записване на плащането по обичайния начин​

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Внимание при проверки: Помнете, че balance проверките се оценяват преди транзакциите от същия ден. Ако искате да проверите баланса на сметката Liabilities:Accrued:Utilities, поставете проверката на 2025-02-28, за да потвърдите начисляването, или на 2025-03-01 след обратния запис, за да потвърдите, че е нула. Поставянето й преди обратния запис на 2025-03-01 ще доведе до фалшив провал.

Шест често срещани начислявания (шаблони за копиране и поставяне) 📋​

Ето готови примери за типични бизнес начислявания.

1. Наем, който все още не е фактуриран​

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Заплати, натрупани но неплатени​

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Платен отпуск (PTO), натрупан​

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Лихва, натрупана по заем​

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Професионални такси (одит/правни услуги)​

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Комунални услуги, използвани но не фактурирани​

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Отчитане: „Какво дължа към определена дата?“​

bean-query е вашият инструмент за получаване на отговори. Ето как да получите точен изглед на баланса за вашите натрупани разходи.

Получаване на всички баланси на натрупани задължения към края на периода​

Тази заявка ви дава баланса на всяка сметка за натрупани задължения към 31 март 2025 г.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON задава началните баланси в началото на периода.
• CLOSE ON отрязва транзакциите преди тази дата (ексклузивно). Затова използваме 2025-04-01, за да получим данни до и включително 2025-03-31.
• CLEAR нулира приходите и разходите, давайки ви чист изглед на баланса (Активи, Задължения, Капитал).

Регистър на всички записи за начислявания​

Ако искате да видите суровата история на транзакциите за вашите сметки за натрупани задължения:

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Получаване на обща сума за всички начислявания​

Бърза сума на общата сума, която дължите:

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Контроли и „Gotchas“ специфични за Beancount​

• Внимание при проверки: Проверките за balance се изпълняват преди обработката на транзакциите от същия ден.
• Без плъгини: Моделът работи изцяло с чист текст и стандартните функции на Beancount.
• Ясни сметки: Двойното записване (debit/credit) е изрично посочено в кода, което намалява риска от грешки.

Предплатени срещу натрупани (бързо сравнение)​

• Натрупани разходи – разходи, които са вече понесени, но все още не са платени.
• Предплатени разходи – разходи, за които парите са вече платени, но услугата/стоката все още не е получена.

Примери​

• Натрупани: Заплатите за текущия месец, които ще се платят следващия.
• Предплатени: Годишен абонамент, платен предварително, но валиден през следващата година.

Шаблон за вмъкване (начало на файла)​

Това е готовият план на сметките, който можете да копирате директно във вашия .beancount файл.

; Примерен план на сметките
; Активи
2020-01-01 open Assets:Bank:Checking  "USD"
2020-01-01 open Assets:Bank:Savings   "USD"

; Задължения
2020-01-01 open Liabilities:CreditCard "USD"
2020-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities "USD"

; Разходи
2020-01-01 open Expenses:Utilities    "USD"
2020-01-01 open Expenses:Rent         "USD"
2020-01-01 open Expenses:Payroll      "USD"

Финални бележки​

Този наръчник цели да ви даде практичен, стъпка‑по‑стъпка подход към натрупаните разходи в Beancount. Като следвате предложените модели и използвате bean-query за отчитане, ще имате чист, прозрачен и точен финансов запис, който отразява реалната икономическа дейност на вашия бизнес.

Ако следите дълготрайни активи в счетоводството си — лаптопи, камери, машини или дори офис мебели — вашите книги трябва да отразяват намаляващата им стойност. Това включва два ключови понятия: амортизация (разходът) и нейният натрупан тотал, натрупана амортизация. Това ръководство обяснява и двете на прост език и след това показва точно как да ги моделирате в Beancount с готови за копиране примери, включително мощни опции за автоматизация.

Какво е натрупана амортизация?​

Натрупаната амортизация е общата сума амортизация, записана срещу даден актив от момента, в който е бил въведен в експлоатация. Мислете за нея като за текущо събиране. Това не е нов вид разход — това е просто сума до датата на всички предишни амортизационни начисления за този актив.

В финансовите отчети ще видите натрупаната амортизация заедно с оригиналната цена на актива. Това позволява на всеки, който чете вашите книги, да види както историческата стойност (колко сте платили), така и нетната балансовата стойност (колко струва в момента във вашите книги).

Важно е да се знае, че натрупаната амортизация е контра-актив сметка. Това може да звучи сложно, но е проста идея:

• Това е сметка от групата Assets, така че живее в секцията Assets на вашия план на сметките.
• Обаче тя носи кредит баланс (отрицателна стойност в Beancount за активните сметки), което намалява стойността на свързания дълготраен актив.

Къде се появява в баланса?​

Натрупаната амортизация обикновено се появява в баланса директно под дълготрайния актив, към който се отнася. Например:

Много финансови отчети опростяват това, като показват един ред като “Собственост, съоръжения и оборудване, нетно”. Тази единична сума представлява общата историческа стойност на всички активи минус тяхната обща натрупана амортизация, давайки ви окончателната нетна балансова стойност.

Как се изчислява амортизацията?​

Съществуват няколко метода за изчисляване на амортизацията. Методът, който изберете, определя колко разход записвате във всеки период, което от своя страна се добавя към общата натрупана амортизация. Две често срещани категории методи са:

• Straight-Line (SL): Най‑опростеният и най‑често използван метод за счетоводни цели. Записвате еднаква сума от стойността на актива във всеки период от неговия полезен живот. Например, лаптоп за $3,000 с полезен живот от 36 месеца (3 години) ще се амортизира с$83.33 на месец.
• Данъчни методи (напр. MACRS в САЩ): За данъчни цели правителствата често определят ускорени графици. В САЩ, Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) позволява по‑големи амортизационни отчисления в първите години от живота на актива. Beancount лесно поддържа тези графици — просто трябва да изчислите сумите според официалните таблици (като тези в IRS Publication 946) и да генерирате съответните журнални записи.

Формула (Straight-Line)

Периодична амортизация = $\frac{\text{Cost} - \text{Salvage Value}}{\text{Useful Life}}$

Натрупана амортизация (към дата t) = $\sum (\text{Periodic Depreciation up to } t)$

Salvage value е оценената остатъчна стойност на актива в края на полезния му живот. За простота често се приема, че е нула.

Пътят в Beancount: Моделиране на стойност и натрупана амортизация​

За да следите дълготрайните активи в Beancount, като същевременно запазвате оригиналната им стойност, ще използвате двойка активни сметки за всяка категория, плюс сметка за разходи.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (за историческата стойност)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (контра‑активът, който ще се кредитира с течение на времето)
• Expenses:Depreciation:Computers (за записване на периодичния разход)

Тази структура отразява стандартната счетоводна практика и е препоръчителният подход за управление на амортизацията на дълготрайни активи в Beancount.

Опция A: Ръчно въвеждане на Straight-Line записи​

Това е най‑директният метод. Контролирате всеки запис, което е чудесно за разбиране на механиката.

1. Отворете необходимите сметки

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Запишете покупката (на историческа стойност)

Когато купувате актива, дебитирате сметката Cost.

2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Запишете месечната амортизация

Всеки месец записвате разхода за амортизация. За актив на $3,000 за 36 месеца, месечната амортизация е$3000 ÷ 36 = $83.33.

Транзакцията включва дебитиране на сметката за разходи и кредитиране на контра‑активната сметка.

2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; This is the credit to the contra-asset

Повтаряте този запис всеки месец за 36 месеца. Балансът в Assets:Equipment:Computers:AccumDep ще расте по‑негативно с времето, намалявайки нетната балансова стойност на актива.

Бърза проверка: Можете лесно да проверите нетната стойност в Balance Sheet на Fava или чрез бърза заявка:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account   'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

Сумата от балансите на двете сметки е вашата нетна балансова стойност.

Опция B: Автоматизация с amortize плъгина на Fava​

Ако използвате Fava (популярният уеб интерфейс за Beancount) и вашата амортизация е фиксирана сума всеки месец, можете да я автоматизирате.

Първо, активирайте плъгина в началото на вашия Beancount файл:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

След това създайте една транзакция, която дефинира целия график на амортизация.

; 1. Запишете първоначалната покупка както обикновено
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Дефинирайте графика
2025-01-20 * "Amortization schedule"
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD

Плъгинът ще разпредели тази сума автоматично за следващите 36 месеца.

Опция C: Плъгин за ускорена амортизация (MACRS)​

За ускорени графици като MACRS можете да използвате специализиран плъгин (например beancount_macrs). Той изисква да посочите полезния живот и категорията на актива, след което автоматично изчислява необходимите суми.

2025-03-01 * "MACRS amortization for equipment"
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -150.00 USD
  Expenses:Depreciation:Computers           150.00 USD

Натрупана амортизация в баланса​

Примери за готови за копиране записи​

Пример 1 – Ръчно въвеждане​

2025-03-15 * "Purchase office chair"
  Assets:Equipment:Office:Cost      500.00 USD
  Assets:Bank:Checking             -500.00 USD

2025-04-01 * "Monthly depreciation - office chair"
  Expenses:Depreciation:Office      13.89 USD
  Assets:Equipment:Office:AccumDep  -13.89 USD

Пример 2 – Автоматизация с Fava​

plugin "fava.plugins.amortize_over"

2025-01-10 * "Purchase server"
  Assets:Equipment:Servers:Cost      12000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -12000.00 USD

2025-01-10 * "Amortization schedule"
  Assets:Equipment:Servers:AccumDep  -333.33 USD
  Expenses:Depreciation:Servers      333.33 USD

Как да проверите натрупаната амортизация​

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account = 'Assets:Equipment:Computers:AccumDep'"

Това ще ви покаже текущата натрупана сума за конкретната сметка.

Как да коригирате грешки​

Ако случайно запишете твърде голяма сума, можете да направите коригираща транзакция:

2025-07-01 * "Correction of over‑amortization"
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      50.00 USD
  Expenses:Depreciation:Computers        -50.00 USD

Това ще намали натрупаната амортизация и ще възстанови част от разхода.

Как да отразите продажба на актив​

Когато продадете актив, трябва да отразите както получената сума, така и отписването на историческата стойност и натрупаната амортизация.

2026-01-15 * "Sale of MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking               1500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost   -3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  1000.00 USD
  Income:GainOnSale                  500.00 USD

Тук Income:GainOnSale е примерна сметка за печалба/загуба от продажбата.

Как да използвате bean-report за визуализация​

bean-report myledger.bean balance_sheet
bean-report myledger.bean income_statement

Тези команди генерират красиви HTML отчети, които можете да разгледате в браузъра.

Заключение​

Натрупаната амортизация е фундаментален елемент от управлението на дълготрайни активи. С правилното моделиране в Beancount можете да поддържате чисти, точни и автоматизирани финансови книги. Използвайте примери от това ръководство, за да ускорите процеса и да се съсредоточите върху по‑важните бизнес решения. Ако имате въпроси, споделете ги в общността на Beancount или в дискусиите около Fava. Успех!

Продажбата в Amazon е мощен начин да достигнете до милиони клиенти, но структурата на таксите на платформата може да се усеща като лабиринт. Ако сте оператор, който цени чисти, проверяеми двойни записки, проследяването на тези разходи точно е задължително. Този наръчник разглежда таксите на американския пазар на Amazon за 2025 г. и ви показва точно как да ги записвате, използвайки инструмента за счетоводство в чист текст – Beancount.

TL;DR ⚡​

• Ще се сблъскате с няколко редовни такси от Amazon: Selling plan, Referral, Closing (медийни), FBA fulfillment & storage, Inbound placement, Low‑inventory‑level, Returns processing, Refund administration и High‑volume listing fee за много големи каталози.
• Поддържайте отделен акаунт Assets:Amazon:Clearing. Записвайте продажбите и таксите там; когато Amazon изплати, прехвърлете нетото към вашата банка. Това прави съвпоставянето лесно.
• Следете всяка SKU като отделна стока (напр. SKU:WATER-BOTTLE), за да може Beancount автоматично да изчисли вашата себестойност на продадените стоки (COGS) по партида.
• Можете бързо да съвпоставите, като импортирате отчети за разплащания или за период и съпоставите “transaction types” от Amazon директно към вашите разходни акаунти в Beancount.

Карта на таксите на Amazon (US Marketplace)​

Ето разбивка на най-често срещаните такси, които ще видите през 2025 г.

Такса за план за продажби​

Това е вашата базова абонаментна такса за достъп до пазара.

• Individual Plan: Няма месечна такса. Вместо това плащате $0.99 за всеки продаден артикул.
• Professional Plan: Фиксирана такса $39.99 на месец, която отменя таксата за всеки артикул. Това е стандартният избор за всеки сериозен продавач. Всички други такси за продажби се добавят към нея.

Такса за препоръка​

Това е комисионната на Amazon за всяка продажба.

Тя е процент от общата продажна цена на артикула (включително доставка и опаковане за подарък). Ставката зависи изцяло от категорията на продукта. Повечето категории попадат в диапазона 8–15%, но някои използват стъпаловидни ставки (например 15 % за първите $500 и 8 % за остатъка). Някои категории имат и минимална такса за препоръка, обикновено $0.30. Винаги проверявайте актуалната ценова листа за вашата конкретна категория.

Такса за затваряне (медийни категории)​

Ако продавате медийни продукти като книги, музика, видео или DVD, Amazon начислява допълнителна фиксирана $1.80 такса за затваряне за артикул.

Такси за изпълнение на FBA​

Това са таксите за подбор, пакетиране и изпращане за всяка единица при използване на Fulfillment by Amazon (FBA). Цената варира в зависимост от размера и теглото на артикула. Amazon периодично актуализира тези ценови листи. За 2025 г. не‑пиковите ставки се върнаха към нива от 2024 г. на 15 януари 2025 г. Винаги се консултирайте с актуалната ценова листа за FBA, за да намерите точната размерна категория и съответната такса за вашия продукт.

Месечна съхранение и такса за остаряла инвентаризация (FBA)​

Amazon начислява такса за пространството, което вашият инвентар заема в техните складове.

• Monthly Storage: Таксуване по кубичен фут.
• Aged-Inventory Surcharge: Допълнителна месечна такса, начислявана върху инвентар, който е останал твърде дълго в складовия център. Тя се добавя към редовната месечна такса за съхранение.

Такса за услуга за входящо разполагане (FBA)​

Това е такса за всяка единица, свързана с начина, по който изпращате инвентара към Amazon. Тя е предназначена да покрие разходите за разпределяне на вашите продукти в мрежата за изпълнение на Amazon. Някои програми, като „New Selection“, могат временно да освободят нови продукти до определени лимити.

Такса за ниско ниво на инвентара (FBA)​

Тази такса се прилага за продукти със стандартен размер, които постоянно имат ниски нива на инвентар спрямо клиентското търсене. Amazon измерва това с метрика, наречена „historical days of supply“. Ако нивото на запасите за популярен артикул падне под прага (обикновено 28 дни), тази такса се активира.

Такса за обработка на връщания (FBA)​

За продукти в категории с по-висок от обичайния процент на връщане (като облекло и обувки), Amazon може да начисли такса за обработка на връщания за всяко клиентско връщане. Някои единици от „New Selection“ са освободени от тази такса до определен лимит.

Такса за администриране на възстановяване​

Когато издадете възстановяване на клиент за поръчка, Amazon ви връща таксата за препоръка, която сте платили. Въпреки това, те задържат част от нея като такса за обработка. Това е по-малкото от $5.00 или 20 % от таксата за препоръка за този артикул.

Такса за листинг с голям обем (огромни каталози)​

Тази такса засяга само продавачи с огромни каталози. Ако имате повече от 1,5 милиона активни SKU, Amazon начислява месечна такса от $0.001 за всяка подходяща SKU над този праг.

Забележка: Ставките и политиките могат да се различават по държава, регион и категория. Винаги преглеждайте местните помощни страници в Seller Central преди записване.

Как тези такси се появяват във вашите отчети 🧾​

Можете да намерите всички тези данни в Seller Central. Двата най-полезни отчета за счетоводство са:

1. Date Range Reports (Payments → Date Range Reports): Предоставят резюме на вашите приходи, разходи, данъци и нетни трансфери за конкретен период. Перфектни са за импорт на главна книга и съвпоставяне на високо ниво.

2. Settlement Files (например Flat File V2): Тези файлове разглеждат всяка отделна транзакция, показвайки типа такса, ID на поръчката, сума и дата. Това са детайлните данни, които ще използвате, за да съпоставите всичко правилно.

Първо Beancount: начин за записване на активност в Amazon​

Ето как да преведете сложния свят на Amazon в чисти, прости записи в Beancount.

1. Създайте минимална сметкоплан​

Първо, дефинирайте необходимите акаунти. Тази проста структура покрива всичко.

Assets:Amazon:Clearing
Assets:Bank:Checking
Assets:Inventory:SKU:WATER-BOTTLE
Equity:Opening-Balances
Equity:Retained-Earnings
Expenses:Amazon:Fees:FBA-Fulfillment
Expenses:Amazon:Fees:FBA-Storage
Expenses:Amazon:Fees:Inbound-Placement
Expenses:Amazon:Fees:Low-Inventory-Level
Expenses:Amazon:Fees:Referral
Expenses:Amazon:Fees:Refund-Administration
Expenses:Amazon:Fees:Returns-Processing
Expenses:Amazon:Fees:Selling-Plan
Expenses:Amazon:Fees:Closing
Income:Sales:Amazon

Beancount‑способността да проследява партиди инвентар и себестойност е суперсила. Ще „купувате“ инвентар в Assets:Inventory:SKU:... с цена {...}. При продажба Beancount автоматично изчислява себестойността на продадените стоки.

2. Запишете продажба и такси​

2025-01-01 * "Продажба на бутилка вода"
  Assets:Amazon:Clearing                     -30.00 USD
  Income:Sales:Amazon                         30.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Referral                4.50 USD
  Expenses:Amazon:Fees:FBA-Fulfillment         2.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:FBA-Storage             1.00 USD

3. Запишете връщане​

2025-01-15 * "Връщане на бутилка вода"
  Assets:Amazon:Clearing                     30.00 USD
  Income:Sales:Amazon                        -30.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Returns-Processing     -4.50 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Refund-Administration  -0.45 USD

4. Запишете възстановяване​

2025-01-20 * "Възстановяване за бутилка вода"
  Assets:Amazon:Clearing                     -30.00 USD
  Income:Sales:Amazon                         30.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Referral                4.05 USD  ; 10 % отстъпка
  Expenses:Amazon:Fees:Refund-Administration   -0.45 USD

Този запис създава нова SKU, записва продажба с множество такси, обработва връщане и след това издава възстановяване, като същевременно поддържа точен инвентар и себестойност.

Събиране на всичко заедно​

По-долу е пълен пример, който съчетава всички горепосочени концепции. Коригирайте имената на акаунтите и сумите според вашия бизнес.

2025-01-01 * "Създаване на нова SKU"
  Assets:Bank:Checking                       -100.00 USD
  Assets:Inventory:SKU:WATER-BOTTLE           100.00 USD

2025-01-02 * "Продажба на бутилка вода"
  Assets:Amazon:Clearing                     -30.00 USD
  Income:Sales:Amazon                         30.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Referral                4.50 USD
  Expenses:Amazon:Fees:FBA-Fulfillment         2.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:FBA-Storage             1.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Inbound-Placement       0.50 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Low-Inventory-Level     0.30 USD

2025-01-03 * "Връщане на бутилка вода"
  Assets:Amazon:Clearing                      30.00 USD
  Income:Sales:Amazon                        -30.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Returns-Processing     -4.50 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Refund-Administration   -0.45 USD

2025-01-04 * "Възстановяване за бутилка вода"
  Assets:Amazon:Clearing                     -30.00 USD
  Income:Sales:Amazon                         30.00 USD
  Expenses:Amazon:Fees:Referral                4.05 USD  ; 10 % отстъпка
  Expenses:Amazon:Fees:Refund-Administration   -0.45 USD

Този запис създава нова SKU, записва продажба с множество такси, обработва връщане и след това издава възстановяване, като същевременно поддържа точен инвентар и себестойност.

Допълнителна литература​

• Beancount Documentation
• Double‑Entry Bookkeeping Basics
• Amazon Seller Central Help Center – Fees

Задължения към доставчици (AP) са парите, които вашият бизнес дължи на доставчиците за стоки или услуги, които вече сте получили, но все още не сте платили. В света на счетоводството AP се класифицира като текущ пасив в баланса – сума, обикновено дължима в рамките на следващата година, често в 30‑60 дни.

Тази концепция е централна за начислителното счетоводство, където разходът и съответният пасив се записват в момента, в който фактурата пристигне, а не когато парите действително се изпратят. Това ръководство ще ви покаже как да управлявате целия процес на AP чисто и ефективно, използвайки инструмента за счетоводство в чист текст – Beancount.

Кратко резюме​

Преди да се потопим в детайлите, нека обхванем основните неща:

• Задължения към доставчици (AP) представляват вашите краткосрочни задължения към доставчиците. Ще ги намерите в секцията Liabilities на вашия баланс.
• Начислително vs. Кеш: AP съществува само ако водите книгите си на начислителна база. Beancount напълно поддържа начислителни процеси, а уеб интерфейсът му, Fava, ще показва вашите пасиви коректно.
• AP vs. AR: Просто е: задълженията са това, което дължите, докато вземанията (AR) са това, което другите дължат на вас.

Къде се намира AP в Beancount (и във Fava)​

За да започнете да проследявате AP, първо трябва да декларирате сметка за него във вашия журнал. Стандартната конвенция е:

Liabilities:AccountsPayable

По желание можете да създадете подсметки за големи доставчици (например Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

Във Fava тази сметка ще се появи в Баланса под Liabilities. Можете да кликнете върху нея, за да видите списък с всички отворени и платени елементи, получавайки ясен преглед на вашите задължения. Пример можете да видите в публичния примерен журнал на Fava: https://fava.pythonanywhere.com/example-beancount-file/balance_sheet/, където има сметка Liabilities:AccountsPayable.

Блокове от Beancount, които ще използвате​

Устойчивият процес за AP в Beancount се базира на няколко основни функции:

1. Сметки: Основно ще използвате Liabilities:AccountsPayable, кешова сметка като Assets:Bank:Checking и различните си разходни сметки (например Expenses:Supplies).
2. Метаданни: Можете да прикачвате ключ‑стойност данни към всяка транзакция. За AP ще използвате метаданни като invoice:, due:, terms: и document:. Fava дори разпознава ключа document: и автоматично създава кликваща връзка към прикачения файл, ако сте конфигурирали папка за документи.
3. Тагове & Връзки: Използвайте #tags (например #ap) за лесно филтриране и ^links (например ^INV-10455) за програмно свързване на фактура и последващото й плащане. Това създава ясен, одитируем след.
4. Запитвания (BQL): SQL‑подобният език за запитвания на Beancount (BQL) ви позволява да генерирате мощни отчети, като списък с всички отворени задължения, сортирани по дата на падеж, директно от командния ред с bean-query или от страницата „Query“ във Fava.

Основен процес за AP в Beancount​

Управлението на AP във вашия журнал включва две или три ключови стъпки: записване на фактурата, плащане и понякога обработка на частични плащания или отстъпки.

1) Записване на фактурата (създава пасив)​

Първо, записвате разхода и създавате задължението, когато фактурата пристигне.

; По желание задайте папка за документи в главния файл на Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Този един запис постига две критични неща:

1. Незабавно признава разход от 500 USD в правилния период (август).
2. Създава съответстващ пасив от 500 USD, показвайки, че дължите пари на Forest Paint Supply.

Връзката ^INV-10455 е уникален идентификатор, който по-късно ще поставите и в плащането, за да свържете логически фактурата и плащането.

2) Плащане на фактурата (изчиства пасива)​

Когато платите фактурата, създавате транзакция, която прехвърля пари от банковата ви сметка, за да изчисти пасива.

а) Стандартно плащане (без отстъпка):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Този запис намалява вашия AP баланс с 500 USD и същевременно намалява баланса на разплащателната сметка с тази сума. Пасивът вече е изчистен.

б) Отстъпка за ранно плащане (напр. „2/10, n/30“):

Ако условията са „2/10, n/30“, можете да вземете 2 % отстъпка, ако платите в рамките на 10 дни. За нашата фактура от 500 USD това е отстъпка от 10 USD. Има два приети начина за запис – изберете един и бъдете последователни.

; Опция 1: Записване на отстъпката като друг доход (контра‑разходен ефект)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Опция 2: Намаляване директно на оригиналния разход
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

И в двата случая изчиствате пълния пасив от 500 USD, намалявате банковата сметка с 490 USD, които сте платили, и отразявате ползата от 10 USD.

3) Обработка на частични плащания​

Функцията за връзки в Beancount прави проследяването на частични плащания просто и чисто.

; Фактура за 1 200 USD
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Първо плащане от 400 USD
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Финално плащане от 800 USD
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Като използвате връзката ^INV-9001 във всички три транзакции, лесно можете да филтрирате журнала, за да видите пълната история на конкретната фактура и свързаните й плащания.

Полезни запитвания (BQL)​

Можете да изпълните тези запитвания в таба „Query“ на Fava или от командния ред с bean-query.

Съвет: Функцията any_meta() е изключително полезна за извличане на полета като invoice: и document: в резултатите от запитванията.

Отворени задължения по доставчик (преглед на баланса):

Това запитване сумира текущия остатък, който дължите на всеки доставчик.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Отворени задължения по фактура + дата на падеж:

Получете подреден списък с всички отворени фактури, сортирани по дата на падеж, за да приоритизирате плащанията.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Списък с фактури, към които има прикачени PDF‑ове:

Това запитване намира всички ваши фактури и показва пътя към свързания документ.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Къде да видите AP във Fava​

• Баланс: Отидете в Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, за да видите общия остатък и да навигирате до детайлите на транзакциите.
• Журнал: Филтрирайте журнала с account:Liabilities:AccountsPayable или с конкретна връзка като ^INV-xxxx, за да видите целия жизнен цикъл на дадена фактура.
• Странична лента „Documents“: Ако използвате метаданния document: и сте задали директивата option "documents", ще видите списък с линкове към документите в страничната лента.

Стареене на задължения, оборот и осведоменост за паричния поток​

• График за стареене: Този отчет групира отворените ви фактури по време на просрочване (например 1‑30 дни, 31‑60 дни, над 60 дни). В Beancount най-практичният подход е да изпълните горното запитване „Open AP by Invoice + Due Date“, да експортирате резултатите като CSV и да ги групирате в електронна таблица или малък Python скрипт.
• Оборот на задължения (AP Turnover Ratio): Бърза проверка за това колко бързо плащате доставчиците. Формулата е Общо покупки от доставчици ÷ Среден AP. Свързаният показател Days Payable Outstanding (DPO) се изчислява приблизително като 365 ÷ Оборот.
• Ако не можете да платите навреме: AP е предназначено за краткосрочен дълг. Ако доставчик се съгласи на формално, дългосрочно изплащане, трябва да прехвърлите задължението от AP в „note payable“.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Най‑добри практики за AP в журнал с чист текст​

• Отидете без хартия: Съхранявайте PDF‑овете на фактурите в папката documents и ги свързвайте с ключа document:.
• Използвайте връзки последователно: Поставяйте уникалния номер на фактурата в ^link както във фактурата, така и във всички свързани плащания.
• Поддържайте метаданните чисти: Консистентното използване на invoice:, due: и terms: подобрява търсенето, запитванията и финансовите прегледи.
• Начислително от начало до край: Ако искате полезни отчети за AP, задължително водете книгите си на начислителна база. Beancount и Fava го правят безупречно.

Копирай‑пейст стартов шаблон: Фактура + Плащане​

; ---- Фактура ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Плащане ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Ако вашият регистър живее в plain‑text, вече цените яснота, контрол и възпроизводимост. Аутсорсването на вашето счетоводство не трябва да компрометира нито едно от тези неща. Напротив, когато се направи правилно, то превръща вашата Beancount конфигурация в надежден, документиран работен процес, изпълняван от специалисти — докато вие запазвате пълната собственост върху данните, хранилището и правилата.

Това е практическо ръководство за потребители на Beancount относно това какво да аутсорсвате, какво да запазите вътре, как да структурирате доставките и как да оценявате доставчиците. Става въпрос за делегиране на механичната работа, без да се отказвате от контрол.

За кого е предназначено​

Това ръководство е за вас, ако отговаряте на един от следните профили:

• Самостоятелни основатели, indie‑hackers и консултанти, които използват Beancount и искат да спестят време, прекарано в механичните части на счетоводството, за да се фокусират върху изграждането на продукта или обслужването на клиентите.
• Инженери с финансово познание, които изискват стриктен контрол, версия на историята и пълна проверимост, но не желаят да прекарват уикендите в импортиране на банкови извлечения и съпоставяне на сметки.
• Организации, преминаващи от цялостен доставчик, които сега приоритизират собствеността върху данните и възпроизводимостта. Последните, внезапни затваряния на платформи като Bench подчертаха важен урок: плановете за изход и отворените формати не са опция. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount накратко​

За непосветените, екосистемата на Beancount се състои от няколко основни компонента, които я правят мощна за този тип работен процес:

• Beancount: В сърцето си е език за двойно записване, описан в plain‑text. Пишете човеко‑четливи ledger файлове, ги комитвате в Git хранилище и използвате компилатор за валидация и генериране на финансови отчети. (GitHub)
• Fava: Елегантният уеб интерфейс за Beancount. Fava чете вашия ledger файл и ви предоставя интерактивни балансови листове, отчети за приходите, тенденции, филтри и мощен SQL‑подобен език за заявки. (Fava Demo)
• beangulp: Модерната рамка за автоматизирано внасяне на данни. Еволюирана от оригиналния импортер на Beancount, beangulp предоставя инструменти за писане на стабилни импортери, способни да парсират CSV, OFX, QFX и дори PDF извлечения, превръщайки сурови банкови данни в структуриран Beancount запис. (GitHub)

Успешната аутсорсинг връзка трябва да запази и подсили тези предимства: контрол на версии, човеко‑четлива история, стриктна валидация и съвместимост на инструментите.

Какво да аутсорсвате vs. Какво да запазите вътре​

Ключът към ефективното делегиране е ясното разделение на труда. Ето как да определите границата между тактическо изпълнение и стратегическа собственост.

Отлични кандидати за аутсорсинг​

Тези задачи обикновено са повторяеми, базирани на правила и отнемат време — идеални за специалист.

• Събиране и импортиране на извлечения: Сваляне на месечни извлечения, нормализиране на различни формати (CSV, OFX, PDF) и стартиране на вашите beangulp импортери. Това включва поддръжка на правилата за импортиране, тъй като финансовите институции неизбежно променят формати.
• Помощ при категоризиране: Създаване на хевристики и декларативни правила за категоризиране на транзакции. При нужда могат да се използват инструменти като smart_importer за предсказване на постинги, но окончателният преглед винаги остава при човек.
• Съгласуване и проверки за цялост: Поставяне на balance асерции, съвпадащи с вашите извлечения, разследване на разминавания и осигуряване, че регистърът остава без грешки.
• Прикачване на документи: Събиране на фактури и разписки, свързване към транзакциите с метаданни и архивиране на изходните документи в подредена, възпроизводима директория.
• Затваряне в края на месеца и отчитане: Подготовка на стандартния набор от отчети (P&L, Balance Sheet, Statement of Cash Flows) и предоставяне на Fava изгледи или експорти за вашите управленски актуализации.
• Операции с AR/AP и подготовка за payroll: Подготовка на сметки за плащане, генериране на фактури, проследяване на събирания и подготовка на payroll файлове за вашия окончателен преглед и одобрение.
• Подготовка на данъчен пакет: В края на годината – чист trial balance, подкрепящи графици и всички необходими файлове за вашия CPA или данъчен съветник.

Запазете вътре (вие притежавате намерението и риска)​

Тези отговорности са стратегически и определят финансовата гръбнака на вашия бизнес. Те принадлежат на вас.

• Дизайн на сметкоплан: Структурата и именуването на сметките отразяват начина, по който мислите за бизнеса. Това е вашата финансова карта.
• Основни счетоводни политики: Решения относно правната структура, признаване на приходи и капитализация имат дългосрочни финансови и правни последици.
• Окончателни одобрения: Трябва да запазите последното слово за всички парични движения, включително плащания, payroll и значителни журнални записи.
• Стратегически финанси: Прогнози, бюджети и дефиниране на това какво означава „добре“ за вашия бизнес са фундаментални отговорности на собственика.

Работен процес за аутсорсинг, базиран на Beancount​

Ето как изглежда структуриран, Git‑базиран процес на сътрудничество в практика.

1) Структура на хранилището (пример)​

Вашето хранилище е единственият източник на истина. Добре организираната структура прави процеса прозрачен и поддържащ се.

/ledger
  main.beancount        # Главен ledger файл, включва други
  accounts/             # Дефиниция на сметкоплана
  includes/             # Месечни или годишни файлове с транзакции
  prices/               # Директиви за цени на стоки/акции
  metadata/             # Декларации за персонализирани метаданни
  plugins/              # Персонализирани Beancount плъгини
  documents/            # Банкови извлечения, разписки, фактури
/importers              # beangulp импортери + правила
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # Скрипт за оркестрация на импортерите
  close_month.py        # Скрипт за затваряне и отчитане в края на месеца
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # Как да стартираме системата
  checklist.md          # Процедурни чеклисти (напр. край на месец)
  controls.md           # Документация за финансови контроли

2) Седмичният цикъл​

Рутинната работа трябва да следва предвидим ритъм, завършвайки с ясен доставен артефакт за вашия преглед.

1. Внасяне: Вашият доставчик изтегля извлечения и стартира beangulp импортерите, за да подготви нови транзакции.
2. Категоризиране: Прилагат правилата за категоризация и, ако се използва, предложения от smart_importer. Следва човешки преглед, за да се коригират евентуални неясноти.
3. Съгласуване: Добавят balance асерции, съвпадащи с тоталите от извлеченията и разследват разминавания. Използването на pad директиви трябва да е рядко и винаги да има ясно обяснение.
4. Документиране: Съответните документи (разписки, фактури) се прикачват към транзакциите.
5. Комит и предложение: Промените се комитват с описателни съобщения и се отваря pull request за вашия преглед, позволявайки ви да видите точния diff на това, което се е променило в книгите.

3) Край на месеца (минимален жизнеспособен)​

Затварянето на книгите е критичен контролен пункт за осигуряване на точност и генериране на надеждни отчети.

• Актуализирайте price директивите за всяка чуждестранна валута или ценни книжа.
• Прегледайте отворените позиции: сметки получени, сметки дължими, начисления, предплатени разходи и заеми.
• Уверете се, че всички balance асерции преминават и няма други провалени проверки.
• Тагнете комита с периода на затваряне (напр. 2025-08-close) и експортирайте отчети.
• Предоставете готовите отчети на заинтересованите страни.

4) Подготовка за изход​

• Оценете доставчика спрямо договорените SLA‑ове, качество на документацията и готовност за трансфер.
• Уверете се, че всички персонални метаданни и конфигурации са документирани за последващ преход.

Примери за код​

# Пример за използване на balance асерция
2023-01-01 balance Assets:Cash  1000 USD

# Примерен скрипт за импорт
./import.sh --source bank --date 2023-01-01

Често задавани въпроси​

Q: Как да гарантирам, че доставчикът спазва нашите счетоводни политики?
A: Включете декларативни правила в beangulp конфигурацията и изисквайте редовни одити на balance асерциите.

Q: Как да се справя с различни часови зони при аутсорсинг?
A: Уточнете в договора как се обработват датите и използвайте UTC във вашите ledger файлове.

Q: Как да осигуря, че чувствителни данни са защитени?
A: Изисквайте криптиране на хранилището и ограничен достъп до documents/ директорията.

Как да изберете доставчик​

1. Определете обхвата: Списък на всички задачи, които искате да делегирате.
2. Проверете опита: Търсете доставчици с доказан опит в Beancount, Fava и beangulp.
3. Оценете процеса: Уверете се, че имат ясен процес за balance валидация и документиране.
4. Тествайте с пилот: Започнете с малка задача, за да видите как се справят с вашия сметкоплан.
5. Прегледайте договорите: Обърнете внимание на клаузи за собственост върху данните и права за изход.

Заключение​

Аутсорсингът на счетоводни задачи може да освободи вашия екип от механични задачи, като същевременно запази строг контрол върху финансовите данни. С правилно структуриран процес, базиран на Beancount и Git, можете да постигнете възпроизводимост, прозрачност и високо ниво на сигурност. Не забравяйте да документирате всяка стъпка, да поддържате balance асерциите и да изисквате от вашите доставчици да спазват вашите политики за данни. С правилния партньор аутсорсингът може да се превърне в конкурентно предимство за вашия бизнес.

Независимо дали управлявате страничен проект от лаптопа си или разширявате бързо растящ стартиращ бизнес, имате няколко надеждни пътища за поддържане на чисти и точни книги. Но кой е правилният за вас? Най-доброто решение зависи от вашия бюджет, техническия ви комфорт и колко контрол искате да имате върху финансовите си данни.

Ето един обективен наръчник за седемте най-чести счетоводни опции — в какво са добри, къде имат затруднения и кога модерно решение като Beancount.io е перфектният избор.

1) Excel​

Това често е първата спирка в счетоводното пътуване поради изключителната си простота и универсална достъпност.

• Подходящо за: Строители и самостоятелни основатели, които обичат пълен контрол и вече се ориентират в електронни таблици.
• Предимства: Препятствието за влизане е практически нулево, а хиляди безплатни шаблони са достъпни онлайн. Гъвкавостта му ви позволява да създавате персонализирани финансови модели и да следите уникални работни процеси, които готовият софтуер не може да обработи.
• Недостатъци: Най-големият недостатък е огромната ръчна работа. Всяка транзакция трябва да се въведе и съгласува ръчно, което отнема много време. Още по-лошо е, че е опасно лесно да се въведат скрити грешки във формули или правописни грешки без защита. Сътрудничеството и поддържането на ясен одиторски след е неудобно без стриктна дисциплина.
• Подходящо ако… искате бърз, без излишни функции старт за много прост бизнес и сте изключително педанти.

2) Google Sheets​

Облачният брат на Excel, Google Sheets предлага същата основна функционалност с колаборативен обрат.

• Подходящо за: Екипи, които се нуждаят от прости, споделени електронни таблици за следене на приходи и разходи.
• Предимства: Вградените облачни резервни копия и улесненото споделяне са главните предимства. Можете да работите от всяко устройство с уеб браузър, което го прави достъпен за мобилни екипи.
• Недостатъци: Страда от същите фундаментални недостатъци като Excel: тежка ръчна работа и висок риск от потребителски грешки. Може да се сблъскате и с проблеми съвместимост с определени шаблони и добавки, проектирани за екосистемата на Microsoft.
• Подходящо ако… вашият екип вече използва Google Workspace и сте готови да приемете компромисите на ръчна система.

3) QuickBooks Online​

Десетилетия QuickBooks е подразбиращият се избор за малки бизнеси, търсещи специализиран счетоводен софтуер.

• Подходящо за: Малки бизнеси, които искат „класическо“ SMB софтуерно изживяване с голям екосистемен набор от интеграции.
• Предимства: Характерната му функция са банкови фийдове, които автоматично извличат транзакции от вашите банкови и кредитни сметки, драстично намалявайки ръчното въвеждане на данни. Предлага широк набор от финансови отчети „извън кутията“ и се поддържа от огромна общност от счетоводители и разработчици на приложения.
• Недостатъци: Въпреки че транзакциите се импортират автоматично, системата все още изисква седмично внимание за категоризиране на разходите и съгласуване на сметките. Интерфейсът може да има стръмна крива на обучение, а цената може да расте с добавени функции. Най-важното – създава vendor lock‑in, което прави трудно експортирането на вашата финансова история, ако решите да напуснете.
• Бележки и източници: Както QuickBooks подчертава, автоматизираните банкови фийдове са основна функция, но вие все още носите отговорност за прегледа и категоризирането, необходими за точни книги.

4) Xero​

Популярен, модерен алтернативен на QuickBooks, Xero предлага сходни възможности с акцент върху чист дизайн и потребителско изживяване.

• Подходящо за: Собственици на бизнес, които предпочитат по‑модерен UI, но се нуждаят от същите основни възможности като QuickBooks Online.
• Предимства: Xero също има стабилни банкови фийдове и мощни инструменти за съгласуване, които правят съпоставянето на транзакции лесно. Чистият дизайн често се хвали от потребителите, а голям брой счетоводители са запознати с платформата.
• Недостатъци: По‑евтините нива могат да имат пропуски във функции (например ограничения за фактури или сметки), което ви принуждава към по‑скъпи планове, а добавките увеличават общата цена. И както QBO, остава реалността „вие все още правите работата“ при окончателното категоризиране и преглед.
• Бележки и източници: Според Xero, автоматизираните банкови фийдове се свързват с хиляди финансови институции по света, за да захранват основните процеси на съгласуване.

5) Accountants (CPAs)​

Сертифицирани публични счетоводители (CPA) са високо квалифицирани финансови експерти, които предоставят стратегически съвети, данъчно планиране и услуги за съответствие.

• Подходящо за: Данъчна стратегия, навигация в сложни финансови ситуации, обработка на одити и еднократни консултации.
• Предимства: Добрият CPA предоставя експертно ръководство при критични решения като структура на фирмата, данъчна оптимизация и сложни счетоводни обработки. Неговият надзор значително намалява риска при високоструващи финансови въпроси.
• Недостатъци: Наемането на CPA фирма за ежедневна водене на книги е непоносимо скъпо за повечето малки бизнеси. За да бъдат ефективни, те все още се нуждаят от навременни, организирани финансови записи от ваша страна.
• Каква е разликата от книжоводителите? Накратко, книжоводителите записват и организират исторически транзакции, докато счетоводителите и CPA‑тата интерпретират, отчитат и съветват въз основа на тези данни. (Investopedia, Intuit)

6) Traditional Bookkeepers​

Книжоводителят е професионалист, отговорен за седмичната или месечната задача по записване и съгласуване на вашите финансови транзакции.

• Подходящо за: Собственици на бизнес, които искат посветен човек да се грижи за седмичната рутинна работа по книгите.
• Предимства: Човешкият надзор значително намалява често срещаните грешки при категоризиране, които софтуерът сам не може да открие. В края на всеки месец те предоставят чист набор от финансови отчети за ваш преглед.
• Недостатъци: Тази опция е по‑скъпа от DIY софтуер, като месечните заплащания често започват от стотици долари. Времето за изготвяне на отчети и отговори зависи от наличността и процеса на вашия книжоводител.
• Реалност: За много малки бизнеси комбинацията от отличен книжоводител за седмични задачи и периодична подкрепа от CPA за данъци и стратегия е устойчива и ефективна. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain-Text Accounting, Supercharged)​

Този модерен подход комбинира контрола на електронните таблици с автоматизацията на софтуера и прецизността на двойното записване.

• Подходящо за: Разработчици, финансови професионалисти и детайлно ориентирани основатели, които изискват прецизност, прозрачност и автоматизация без „черни кутии“.
• Какво е това: Beancount.io е платформа, изградена върху отворения код на методологията Beancount. Цялата ви финансова главна книга живее като човеко‑четим прост текст, който платформата трансформира в реално‑времеви анализ, хоствани Fava табла и AI‑подпомагани работни процеси.
• Защо екипите го избират:
  • Скриптуемо & Одитируемо: Версионирайте книгите си с Git. Всяка промяна е прегледана в diff, точно като код.
  • Хостван UI на Fava: Моментално генерирайте отчети за приходи, баланси и интерактивни графики директно от вашата текстова главна книга. Няма ръчно създаване на отчети.
  • AI помощ: Ускорете категоризирането на транзакции и откриването на аномалии, като запазвате човека в процеса за окончателно одобрение.
  • Истинска преносимост: Вашите данни са прост текстов файл. Можете да го експортирате по всяко време. Няма vendor lock‑in.
• Компромиси: Има крива на обучение, ако никога не сте използвали двойно записване в прост текст. Подходящо е за тези, които ценят абсолютна точност и контрол над илюзията за „един клик“ удобство.

Предпочитате чисто отворен код и самостоятелно хостване?​

Винаги можете да стартирате отворения двигател Beancount на собствената си машина и да използвате Fava като уеб UI. Той е изключително мощен и безплатен, но вие ще носите отговорност за настройка, резервни копия и интеграции с данни. Beancount.io се грижи за всичко това за вас.

Quick Comparison (At a Glance)​

How to Choose​

• Подходящо ако… искате бърз старт без сложни функции – Excel или Google Sheets.
• Подходящо ако… имате нужда от автоматизирани банкови фийдове и готови шаблони – QuickBooks или Xero.
• Подходящо ако… вашият бизнес изисква професионален надзор и данъчно планиране – CPA‑тата.
• Подходящо ако… искате комбинация от ръчен надзор и автоматизация без високи разходи – традиционен книжоводител.
• Подходящо ако… цените прозрачност, преносимост и възможност за персонализирани AI‑подпомагани процеси – Beancount.io.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

Счетоводството в прост текст се завръща, защото:

• Прозрачност: Всеки запис е видим и разбираем без скрити алгоритми.
• Контрол: Лесно е да прегледате, модифицирате и проследите всяка промяна.
• Автоматизация: Скриптове и AI могат да обработват текстови файлове без нужда от лицензирани платформи.
• Преносимост: Файловете могат да се съхраняват в облак, Git репозитории или локално устройство без ограничения.

Този подход позволява на малки екипи и индивидуални предприемачи да изграждат скалируеми финансови процеси, без да се обвързват с скъпи SaaS решения.

How to Choose​

• Бърз старт без излишни функции? Excel или Google Sheets са най‑подходящи.
• Търсите облачна колаборация? Google Sheets е естественият избор.
• Искате готови финансови отчети и интеграции? QuickBooks Online или Xero ще ви обслужат.
• Нуждаете се от професионален данъчен надзор? CPA‑тата са най‑подходящи.
• Предпочитате човешки надзор за седмични задачи? Традиционният книжоводител е правилният избор.
• Търсите максимална прозрачност, контрол и AI‑подкрепа? Beancount.io е вашият отговор.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

В света, където данните се съхраняват в затворени системи, простият текст се превръща в сигурен убежище за финансови записи. Той позволява:

• Лесно проследяване на всяка промяна чрез Git.
• Бързо интегриране с AI инструменти за автоматично категоризиране.
• Ниска цена – без нужда от скъпи абонаменти.
• Гъвкавост – адаптирайте процесите към вашия бизнес модел, без ограничения от готов софтуер.

Това е идеалният момент за малки екипи и стартиращи компании, които искат да изградят стабилна финансова инфраструктура без да се обвързват с големи доставчици.

How to Choose​

• Бърз старт без излишни функции? Excel или Google Sheets.
• Търсите готови финансови модели и автоматични банкови фийдове? QuickBooks Online или Xero.
• Нуждаете се от професионален данъчен надзор? CPA‑тата.
• Искате седмичен човешки надзор без високи разходи? Традиционен книжоводител.
• Търсите максимална прозрачност, AI‑подкрепа и преносимост? Beancount.io.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

Счетоводството в прост текст отново се превръща в предпочитан избор, защото предлага:

• Прозрачност: Всеки запис е видим и разбираем.
• Контрол: Лесно е да преглеждате и модифицирате данните.
• Автоматизация: Скриптове и AI могат да обработват файловете без скъпи лицензии.
• Преносимост: Файловете могат да се съхраняват навсякъде – в облак, Git, локално устройство.

Това е идеално за малки екипи и стартиращи компании, които искат да изградят стабилна финансова инфраструктура без да се обвързват с големи доставчици.

How to Choose​

• Бърз старт без излишни функции? Excel или Google Sheets.
• Търсите готови финансови отчети и интеграции? QuickBooks Online или Xero.
• Нуждаете се от професионален данъчен надзор? CPA‑тата.
• Искате седмичен човешки надзор без високи разходи? Традиционен книжоводител.
• Търсите максимална прозрачност, AI‑подкрепа и преносимост? Beancount.io.

Quick Comparison (At a Glance)​

How to Choose​

• Бърз старт без излишни функции? Excel или Google Sheets.
• Търсите готови финансови отчети и интеграции? QuickBooks Online или Xero.
• Нуждаете се от професионален данъчен надзор? CPA‑тата.
• Искате седмичен човешки надзор без високи разходи? Традиционен книжоводител.
• Търсите максимална прозрачност, AI‑подкрепа и преносимост? Beancount.io.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

Счетоводството в прост текст отново се превръща в предпочитан избор, защото предлага:

• Прозрачност: Всеки запис е видим и разбираем.
• Контрол: Лесно е да преглеждате и модифицирате данните.
• Автоматизация: Скриптове и AI могат да обработват файловете без скъпи лицензии.
• Преносимост: Файловете могат да се съхраняват навсякъде – в облак, Git, локално устройство.

Това е идеално за малки екипи и стартиращи компании, които искат да изградят стабилна финансова инфраструктура без да се обвързват с големи доставчици.

Разбирането откъде идват парите ви и къде отиват е от основно значение за управлението на успешен бизнес. Докато много собственици на бизнес се фокусират върху отчетите си за приходи и разходи, отчетът за паричните потоци често разкрива истинската история на финансовото здраве на вашата компания. В крайна сметка, можете да бъдете печеливши на хартия, но все пак да останете без пари, за да платите сметките си.

Какво представлява отчетът за паричните потоци?​

Отчетът за паричните потоци (наричан още отчет за движението на паричните средства) е финансов документ, който проследява всички пари, влизащи и излизащи от вашия бизнес през определен период от време - независимо дали е месец, тримесечие или година. За разлика от отчета за приходите, който показва приходите, когато са спечелени (дори ако плащането не е пристигнало), отчетът за паричните потоци се фокусира изключително върху действителните движения на паричните средства.

Мислете за него като за финансовия пулс на вашия бизнес. Той показва дали имате достатъчно пари, за да покриете заплатите, да платите на доставчици, да инвестирате в растеж и да поддържате светлините включени.

Защо вашият бизнес се нуждае от отчет за паричните потоци​

Проблемите с паричните потоци са една от водещите причини за провал на малкия бизнес. Дори печелившите предприятия могат да се провалят, ако нямат достатъчно пари под ръка, за да посрещнат своите незабавни задължения. Ето защо проследяването на паричните потоци е важно:

Разкрива истинската ликвидност: Вашият отчет за приходите може да показва печалба, но ако клиентите все още не са платили фактурите си, може да нямате действителни пари в наличност.

Позволява по-добро планиране: Като проследявате паричните модели, можете да предвидите недостига, преди да се превърне в кризи, и да планирате големи разходи или инвестиции.

Привлича инвеститори и кредитори: Заинтересованите страни искат да видят, че вашият бизнес генерира положителен паричен поток и управлява отговорно своите ресурси.

Идентифицира проблемни области: Може да откриете, че твърде много пари са обвързани в запаси или че периодите на събиране са твърде дълги.

Подкрепя решенията за растеж: Трябва ли да наемете този нов служител? Да наемете ново оборудване? Вашият отчет за паричните потоци помага да се отговори на тези въпроси.

Трите раздела на отчет за паричните потоци​

Всеки отчет за паричните потоци е организиран в три основни категории, всяка от които разказва различна история за вашия бизнес:

1. Оперативни дейности​

Този раздел обхваща вашите ежедневни бизнес операции - дейностите, които генерират вашите основни приходи. Оперативните дейности включват:

• Пари, получени от клиенти за продукти или услуги
• Пари, платени на доставчици и търговци
• Заплати и обезщетения на служителите
• Наем, комунални услуги и други оперативни разходи
• Плащания на лихви
• Плащания на данък върху дохода

Нетният паричен поток от операции е може би най-важният ред във вашия отчет. Той показва дали основните ви бизнес дейности генерират положителен паричен поток. Ако това число е постоянно отрицателно, това е червен флаг, че вашият бизнес модел може да се нуждае от корекция.

2. Инвестиционни дейности​

Този раздел проследява паричните потоци, свързани с дълготрайни активи и инвестиции:

• Покупка или продажба на имоти, заводи и оборудване
• Придобиване или отчуждаване на други предприятия
• Покупка или продажба на инвестиционни ценни книжа
• Заеми, предоставени на други организации (и получени погашения)

За развиващите се компании този раздел често показва отрицателен паричен поток, защото те инвестират в бъдещето си. Това не е задължително да е лошо - показва, че градите за утре. Въпреки това, се нуждаете от положителен паричен поток от операции или дейности по финансиране, за да подкрепите тези инвестиции.

3. Финансови дейности​

Този раздел показва как вашият бизнес набира капитал и го изплаща:

• Постъпления от заеми или емитиране на облигации
• Изплащане на главницата на дълга
• Пари, инвестирани от собственици или акционери
• Обратно изкупуване на акции
• Плащания на дивиденти

Този раздел разкрива как финансирате вашия бизнес и дали разчитате в голяма степен на външно финансиране или генерирате достатъчно пари вътрешно.

Как да създадете отчет за паричните потоци​

Съществуват два метода за изготвяне на отчет за паричните потоци: директният метод и индиректният метод. Повечето малки предприятия намират индиректния метод за по-лесен за прилагане.

Индиректният метод (препоръчва се за малки предприятия)​

Стъпка 1: Започнете с нетната печалба Започнете с нетната печалба от вашия отчет за приходите за периода.

Стъпка 2: Коригирайте за непарични елементи Добавете обратно разходи, които не са включвали плащания в брой:

• Амортизация
• Загуби от продажби на активи (или извадете печалби)

Стъпка 3: Коригирайте за промените в работния капитал

• Добавете намаления (или извадете увеличения) в вземанията
• Извадете увеличения (или добавете намаления) в запасите
• Добавете увеличения (или извадете намаления) в задълженията към доставчици

Например, ако вземанията са се увеличили с 2 000 долара, извадете това от нетната печалба, защото сте отчели приходи, но все още не сте събрали парите.

Стъпка 4: Добавете инвестиционни дейности Избройте всички парични потоци от покупка или продажба на дълготрайни активи и инвестиции.

Стъпка 5: Добавете финансови дейности Запишете всички парични потоци от дългови, капиталови и дивидентови транзакции.

Стъпка 6: Изчислете нетната промяна в паричните средства Съберете нетните парични средства от всичките три раздела. Това трябва да е равно на промяната в салдото ви в парични средства между началото и края на периода.

Директният метод​

Директният метод е по-ясен концептуално, но изисква по-подробно водене на записи. Вие просто изброявате всички парични постъпления и плащания:

Парични постъпления:

• Събирания от клиенти
• Получени лихви
• Други оперативни парични постъпления

Плащания в брой:

• Плащания към доставчици
• Плащания към служители
• Платени лихви
• Платени данъци върху дохода
• Други оперативни парични плащания

Извадете общите плащания от общите постъпления, за да получите нетните парични средства от оперативни дейности, след това добавете инвестиционните и финансовите раздели, както е описано по-горе.

Пример от реалния свят: Малка пекарна​

Да кажем, че притежавате квартална пекарна. Ето как може да изглежда един прост месечен отчет за паричните потоци:

Оперативни дейности:

• Нетна печалба: 4 000 долара
• Добавете: Амортизация: 500 долара
• Увеличение на вземанията: -1 000 долара (клиентите купуват на кредит)
• Намаление на запасите: 800 долара (изразходвани консумативи)
• Увеличение на задълженията към доставчици: 600 долара (забавени някои плащания към доставчици)
• Нетни парични средства от операции: 4 900 долара

Инвестиционни дейности:

• Покупка на нова фурна: -3 000 долара
• Нетни парични средства от инвестиции: -3 000 долара

Финансови дейности:

• Плащане на главницата по заем за пекарна: -500 долара
• Нетни парични средства от финансиране: -500 долара

Нетно увеличение на паричните средства: 1 400 долара

Ако сте започнали месеца с 5 000 долара в банката, ще завършите с 6 400 долара.

Най-добри практики за използване на вашия отчет за паричните потоци​

1. Преглеждайте го редовно​

Не просто създавайте отчет за паричните потоци веднъж годишно за вашия счетоводител. Преглеждайте го месечно поне и седмично, ако вашият бизнес има тесни маржове или бърз растеж. Колкото по-често го преглеждате, толкова по-бързо можете да забележите и отстраните проблемите.

2. Създайте прогнози за паричните потоци​

Използвайте исторически данни, за да прогнозирате бъдещите парични потоци. Това ви помага да предвидите сезонните колебания, да планирате големи разходи и да избегнете парични затруднения. Повечето предприятия създават 12-месечни текущи прогнози, които актуализират ежемесечно.

3. Следете ключови показатели​

Обърнете специално внимание на:

• Оперативен паричен поток: Трябва да е постоянно положителен
• Свободен паричен поток: Оперативен паричен поток минус капиталови разходи
• Цикъл на превръщане на парите: Колко време отнема да се превърнат инвестициите в запаси обратно в пари

4. Сравнете периоди​

Разгледайте тенденциите от месец на месец и от година на година. Расте ли вашият оперативен паричен поток? Ставате ли по-малко или повече зависими от финансиране? Тези тенденции разкриват траекторията на вашия бизнес.

5. Съгласувайте с други отчети​

Вашият отчет за паричните потоци трябва да разказва последователна история с вашия баланс и отчет за приходите. Промяната в паричните средства във вашия отчет за паричните потоци трябва да съответства на промяната в сметката за парични средства във вашия баланс.

Често срещани грешки, които трябва да избягвате​

Смесване на печалба с паричен поток: Само защото сте печеливши, не означава, че имате пари. Продажба за 10 000 долара при 60-дневни условия на плащане помага на вашия отчет за приходите днес, но не помага на паричния ви поток в продължение на два месеца.

Игнориране на оперативния раздел: Някои собственици на бизнес се фокусират само върху крайния резултат (обща промяна в паричните средства), без да анализират източниците. Искате положителен паричен поток от операции, а не само от поемане на повече дълг.

Забравяне на непарични транзакции: Амортизацията не използва пари, но намалява нетната ви печалба. Уверете се, че го добавяте обратно, когато използвате индиректния метод.

Не планирате за сезонните колебания: Много предприятия имат сезонни модели на парични потоци. Планирайте за оскъдните месеци по време на обилните.

Смесване на главница и лихва: Плащанията на лихви са оперативни дейности; плащанията на главницата по заеми са финансови дейности. Дръжте ги разделени.

Изтеглете вашия безплатен шаблон за отчет за паричните потоци​

За да ви помогнем да започнете да проследявате паричния поток на вашия бизнес, ние създадохме безплатен, лесен за използване шаблон на Excel, който включва:

• Предварително форматирани секции за оперативни, инвестиционни и финансови дейности
• Автоматични изчисления
• Както месечни, така и годишни изгледи
• Персонализируеми редове за вашия конкретен бизнес
• Професионално форматиране за презентации пред кредитори или инвеститори

Шаблонът използва индиректния метод, който работи добре за повечето малки предприятия. Просто въведете вашите финансови данни и шаблонът автоматично ще изчисли вашите парични потоци.

Предприемане на действия: Вашите следващи стъпки​

Разбирането и наблюдението на паричните потоци не е само оцеляване - това е вземане на информирани решения, които стимулират растежа. Ето как да приложите това знание на практика:

1. Започнете да проследявате сега: Не чакайте до следващия месец или следващото тримесечие. Изтеглете шаблона и създайте първия си отчет за паричните потоци тази седмица.

2. Задайте график за преглед: Отделете време в календара си за преглед на паричните потоци поне месечно.

3. Изградете паричен буфер: Стремете се да поддържате 3-6 месеца оперативни разходи в парични резерви.

4. Затегнете събиранията: Ако вземанията изяждат пари, приложете по-строги условия на плащане или процедури за проследяване.

5. Управлявайте запасите разумно: Прекомерните запаси обвързват пари. Използвайте поръчки точно навреме, където е възможно.

6. Договаряйте условия на плащане: Можете ли да удължите задълженията, без да навредите на отношенията с доставчиците? Можете ли да стимулирате клиентите да плащат по-бързо?

В заключение​

Управлението на паричните потоци не е бляскаво, но е от съществено значение. Вашият отчет за паричните потоци е един от най-мощните инструменти, които имате за разбиране на финансовото здраве на вашия бизнес и вземане на интелигентни решения. Като проследявате откъде идват парите ви и къде отиват, можете да избегнете парични кризи, да планирате растеж и да изградите по-устойчив бизнес.

Запомнете: приходите са суета, печалбата е разум, но парите са цар. Започнете да проследявате вашите днес.

Имате въпроси относно създаването или тълкуването на вашия отчет за паричните потоци? Оставете коментар по-долу и ние ще ви помогнем да намерите отговори.

Финансовите отчети не се появяват като магия. Те са краен продукт на структуриран, повторяем процес, известен като счетоводен цикъл. Докато принципите са универсални, инструментите, които използвате, могат драматично да променят преживяването. Това ръководство ви води през счетоводния цикъл с фокус върху Beancount, мощният прост текстов счетоводен инструмент.

Ще видим как подходът на Beancount, ориентиран към текста, премахва досадните стъпки, какво трябва да автоматизирате и кои отчети ви дават най‑ясната картина за финансовото ви здраве. 🧑‍💻

TL;DR: Работен процес в Beancount​

• Capture & Journal: Записвайте всяка транзакция като чисто двойно записване в .beancount текстовия файл.
• Validate & Reconcile: Използвайте balance асерции, за да потвърдите, че вашият главен регистър съвпада с банковите извлечения, и пуснете bean-check, за да откриете грешки.
• Review: Генерирайте необработен пробен баланс за бърза проверка.
• Adjust: Публикувайте записи за начисления, отлагания, амортизация и други елементи в края на периода.
• Re-review: Проверете коригирания пробен баланс, за да се уверите, че всичко е правилно.
• Publish & Close: Генерирайте вашия Отчет за приходите и разходите, Баланс и Отчет за паричните потоци. Затварянето на книгите е опционално в Beancount, тъй като отчетите са датово‑осведомени.

Този поток може да се визуализира така:

Стъпка 1: Заснемане и записване на транзакциите​

Това е основната стъпка. Всеки финансов събитие – продажба, покупка, банково такса – трябва да бъде записано. В Beancount правите това, като създавате транзакции в прост текстов файл, обикновено наречен main.beancount или организиран в множество файлове по години.

Всяка транзакция трябва да следва правилата на двойното записване, т.е. сумата от всички записи трябва да е нула. Beancount налага това автоматично.

2025-08-10 * "Walmart" "Purchase of office supplies"
  Expenses:Office:Supplies      45.67 USD
  Assets:Bank:Checking         -45.67 USD

• Pro‑Tip: Използвайте етикети като #project-phoenix или #client-acme, за да добавите измерения към данните си. Това прави заявките и отчетите изключително гъвкави по-късно.

Хигиена при съгласуване ✅​

Най‑мощната функция за осигуряване на точност е асерцията за баланс. В края на отчетния период (например края на месеца) декларирате какъв трябва да бъде балансът на сметка трябва да бъде.

2025-08-31 balance Assets:Bank:Checking  12345.67 USD

Ако сумата от всички транзакции, засягащи Assets:Bank:Checking до тази дата, не е равна на 12345.67 USD, Beancount ще изведе грешка. Тази проста директива превръща вашия главен регистър в самопроверяващ се документ.

За тези, които въвеждат исторически данни, директивата pad може автоматично да създаде балансираща транзакция, за да съвпаднат началните ви баланси с първата ви асерция.

Стъпка 2: „Публикуване в главния регистър“ (Безплатно!)​

В традиционните счетоводни системи първо записвате в „журнал“, а след това отделна стъпка „публикува“ стойностите в „главния регистър“.

С Beancount, вашият .beancount файл е едновременно журнал и главен регистър. Когато напишете и запазите транзакция, вече я сте публикували. Няма отделна стъпка. Тази директност е основно предимство на простия текстов счетоводен подход – това, което виждате, е това, което получавате.

Стъпка 3: Подготовка на необработен пробен баланс​

Преди да започнете корекции, ви е нужен бърз „всичко ли се сумира?“ контрол. Пробният баланс е прост отчет, който изброява всяка сметка и нейния общ баланс. Общата сума на дебитните баланси трябва да е равна на общата сума на кредитните баланси.

Можете да го генерирате с проста заявка:

bean-query main.beancount \
  "SELECT account, sum(position) GROUP BY 1 ORDER BY 1"

Или, за по‑визуален подход, отворете вашия регистър във Fava (уеб интерфейсът за Beancount) и отидете в отчета „Trial Balance“. Търсете нещо необичайно – активна сметка с кредитен баланс или разходна сметка с странна стойност.

Стъпка 4: Публикуване на коригиращи записи​

Коригиращите записи са от съществено значение за точно отчитане по начин на начисляване. Те гарантират, че приходите се признават, когато са спечелени, а разходите – когато са понесени, независимо от момента на паричното движение.

Чести корекции включват:

• Начисления: Записване на приход, който сте спечелили, но още не сте фактурирали, или разход, който сте понесли, но още не сте платили.
• Отлагания: Обработка на предварителни плащания. Ако клиент ви плати за година услуги предварително, го записвате като пасив (Liabilities:UnearnedRevenue) и признавате 1/12 от него като приход всеки месец.
• Не‑парични елементи: Записване на неща като амортизация на активи.
• Корекции: Поправка на грешки или отчитане на пропуснати елементи от банкови източници, като малка лихва.

Пример: Начисляване на приход​

Завършихте проект на 31 август, но фактурата ще изпратите през септември. За да признаете дохода в правилния период (август), правите коригиращ запис:

2025-08-31 * "Accrue revenue for client project #1042"
  Assets:AccountsReceivable      3000.00 USD
  Income:Consulting             -3000.00 USD

Пример: Записване на амортизация​

Вашата компания има график за амортизация на активи. В края на периода записвате разхода:

2025-12-31 * "Annual depreciation on computer equipment"
  Expenses:Depreciation                  4800.00 USD
  Assets:Fixed:AccumulatedDepreciation  -4800.00 USD

Стъпка 5: Пускане на коригиран пробен баланс и валидация​

След като въведете коригиращите записи, отново пуснете отчета за пробен баланс. Това е вашият коригиран пробен баланс. Той предоставя окончателните числа, които ще се използват за създаване на финансовите отчети.

Това е и идеалният момент да изпълните вградената проверка на Beancount:

bean-check main.beancount

Тази команда проверява синтаксиса, правилата за балансиране и асерциите. Ако не върне нищо, книгите ви са механично коректни.

Стъпка 6: Публикуване на финансови отчети 📊​

Това е наградата. С помощта на числата от коригирания пробен баланс можете да генерирате ключовите финансови отчети. Fava е най‑лесният начин, тъй като предоставя интерактивни, детайлни отчети „извън кутията“.

• Отчет за приходите и разходите (Profit & Loss): Показва вашите приходи и разходи за определен период, като води до чист приход или загуба.
• Баланс: Снимка на това, което притежавате (Активи) и какво дължите (Пасиви), както и вашия нетен капитал (Equity) към конкретна дата.
• Отчет за паричните потоци: Съгласува началния и крайния кеш, като показва откъде е дошли парите и къде са отишли.

За персонализирани отчети можете да използвате Beancount Query Language (BQL). Ето заявка за месечен отчет за приходите и разходите:

-- P&L for August 2025
SELECT account, sum(position)
WHERE account   '^(Income|Expenses)'
  AND date >= 2025-08-01 AND date <= 2025-08-31
GROUP BY account ORDER BY account;

Стъпка 7: Затваряне на книгите (по избор)​

В традиционната счетоводна практика процесът на „затваряне“ включва създаване на запис, който нулира всички временни сметки (Приходи и Разходи) и прехвърля нетния приход в сметка за собствен капитал, наречена Retained Earnings. Това формално нулира временните сметки за следващата година.

В Beancount тази стъпка обикновено не е необходима. Отчетите във Fava са датово‑осведомени; ако поискате P&L за 2025, ще се използват само данните от 2025. Балансите не „преливат“. Повечето потребители просто оставят баланса както е.

Ако обаче ви е необходим формален затвор за съответствие или докладване пред акционери, можете да го направите с проста годишна транзакция, която прехвърля общите приходи и разходи в Equity:Retained-Earnings.

Практичен месечен чек‑лист за затваряне​

Ето повторим контролен списък за затваряне на книгите всеки месец с Beancount.

• Capture: Импортирайте всички банкови и кредитни транзакции. Ръчно въведете кеш разходи или други елементи извън системата.
• Reconcile: Добавете balance асерции за всички банкови сметки, кредитни карти и заеми, съответстващи на извлеченията ви.
• Review: Прегледайте необработения пробен баланс във Fava. Разследвайте всякакви необичайни или неочаквани баланси. Проверете за стари неплатени фактури (Assets:AccountsReceivable) или задължения (Liabilities:AccountsPayable).
• Adjust: Запишете начисления доход/разход, отложени приходи и необходимите корекции.
• Validate: Пуснете bean-check. Прегледайте окончателния коригиран пробен баланс.
• Publish: Генерирайте P&L и Баланс. Изпратете ги на заинтересованите страни или запазете за вашия архив.
• Wrap-up: По желание, извършете запис за затваряне, ако вашият бизнес го изисква. Архивирайте копие от вашите .beancount файлове за периода.

Защо Beancount блести в счетоводния цикъл​

• Прозрачност и проверяемост: Вашият регистър е текстов файл. Можете да използвате git за контрол на версии, да преглеждате промените с diff и да сътрудничите с вашия счетоводител в ясен, недвусмислен формат.
• Пълен контрол: Вие определяте вашата сметкоплан. Не сте заключени в структурата на софтуерен доставчик. Данните ви са ваши завинаги, в отворен формат.
• Несравнима мощ: Комбинацията от SQL‑подобни заявки (BQL) и богат уеб интерфейс (Fava) ви дава несравнима сила за нарязване, анализ и разбиране на финансовите ви данни.

Копирай‑пейст фрагменти за старт​

Прост сметкоплан:

option "title" "My Personal Ledger"
option "operating_currency" "USD"

;; --- Accounts ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking
1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard
1970-01-01 open Liabilities:UnearnedRevenue
1970-01-01 open Equity:Owner:Capital
1970-01-01 open Equity:Retained-Earnings
1970-01-01 open Income:Consulting
1970-01-01 open Expenses:Office:Supplies
1970-01-01 open Expenses:Software
1970-01-01 open Expenses:Depreciation

Полезна BQL заявка:

-- Find all customers with an outstanding balance
SELECT payee, sum(position)
WHERE account = 'Assets:AccountsReceivable'
GROUP BY payee
HAVING sum(position) > 0
ORDER BY sum(position) DESC;

Като съчетаете вечния счетоводен цикъл с модерните, текстово‑базирани инструменти на Beancount, получавате система, която е издръжлива, прозрачна и създадена да трае. Приятно счетоводство!

Ако управлявате бизнес, който фактурира клиенти, се нуждаете от стабилен начин за проследяване кой ви дължи пари. Тук влизат в играта Вземания от клиенти (AR). Това не е просто число в отчет; то е жизненоважен елемент за вашия паричен поток.

Това ръководство ще ви обясни какво представляват Вземанията от клиенти, защо са важни и как да ги управлявате с точност и яснота, използвайки системата за счетоводство в чист текст – Beancount.

TL;DR​

Вземания от клиенти (AR) са парите, които клиентите ви дължат за стоки или услуги, които вече сте доставили. Това е текущ актив във вашия баланс, централно за начислително счетоводство и ключов драйвер за паричния поток на вашия бизнес. Можете да проследявате AR чисто в Beancount, като използвате под‑сметки за клиенти, свързвате фактури с плащания чрез ^links и изпълнявате няколко прости заявки. За измерване на скоростта на събиране можете да изчислите Оборот на AR и Дни на неплатени продажби (DSO). За управление на риска можете да използвате резерв за съмнителни вземания.

Какво са Вземанията от клиенти?​

Определение
Вземанията от клиенти представляват баланса на парите, дължими на вашата фирма за стоки или услуги, доставени или използвани, но все още неплатени от клиентите. При начислително счетоводство признавате този приход, когато го спечелите, а не когато получите парите. В резултат AR се появява като текущ актив във финансовия баланс на вашата компания.

Защо е важно
Ефективното управление на вашия AR е критично за поддържане на здрава ликвидност. Колкото по‑бързо събирате фактурите, толкова по‑кратък е вашият цикъл на преобразуване на парите – времето, необходимо за превръщане на инвестициите в инвентар и други ресурси обратно в кеш. Наблюдавайки метрики като Оборот на AR и DSO, получавате ясна представа за ефективността на събиране и можете да предприемете действия за подобрение.

Вземания от клиенти vs. Задължения към доставчици (Кратко обобщение)

• AR = пари, дължими на вас (актив).
• AP = пари, вие дължите на други (пасив).

Потокът на Вземания от клиенти в двойно записно счетоводство​

Концептуално жизненият цикъл на вземане следва тези стъпки:

1. Издаване на фактура (Кредитна продажба): Когато изпратите фактура, увеличавате вашите Активи (конкретно Вземания от клиенти) и признавате Income, който сте спечелили.
2. Събиране на кеш: Когато клиентът плати, увеличавате един актив (вашата сметка Assets:Bank) и намалявате друг (Assets:AR). Нетният ефект върху общите ви активи е нула, но позицията ви в кеш се подобрява.
3. Отстъпки или кредитни бележки: Ако предложите отстъпка за ранно плащане или издадете кредитна бележка, намалявате баланса на AR на клиента и го компенсирате с разход за отстъпка или намаление на приход (контра‑приход).
4. Лоши дългове: За съжаление не всички фактури се заплащат. За да отразите това, можете да признаете резерв за съмнителни вземания (контра‑актив, който намалява стойността на вашия AR) и съответен разход за лоши дългове. По‑късно можете да отписвате конкретна неплатена фактура срещу този резерв.

Моделиране на AR в Beancount​

Beancount е система за двойно записно счетоводство в чист текст, идеална за проследяване на AR. Нейното използване на tags (започващи с #), links (започващи с ^) и SQL‑подобен език за заявки (bean-query) прави целия процес прозрачен, проверим и скриптуем.

Предложена структура на сметките​

Чистата схема на сметките е основата. Ето препоръчителна структура:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; A contra-asset account

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; An alternative to an expense account

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. Запис на кредитна продажба (Издаване на фактура)​

Когато изпратите фактура на клиент, я записвате в книгата.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• ^INV-2025-045 линк‑ът е уникален идентификатор, който ще свърже тази фактура с бъдещите й плащания.
• document: метаданните помагат на Fava (уеб интерфейса на Beancount) да покаже кликваща връзка директно към PDF‑а на фактурата.

2. Запис на пълно плащане​

Когато Acme Co. плати фактурата изцяло, изчиствате нейния баланс.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Използването на същия ^INV-2025-045 линк създава ясен одиторски след, свързващ фактурата и плащането.

3. Обработка на частични плащания​

Ако клиент направи частично плащане, процесът е същият. Линкът запазва връзката.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

Запитване за ^INV-2025-045 ще покаже оригиналната фактура от $1200 и това частично плащане от$400, оставяйки баланс $800.

4. Обработка на отстъпка за ранно плащане​

Да кажем, че предлагате 2 % отстъпка за фактура от $1000, ако се плати навреме.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

Тук изчиствате пълната сума $1000, записвате получените$980 в кеш и $20 отстъпка като разход. Бележка: Много книги третират отстъпките от продажби като контра‑приход, а не като разход. Използването на разходна сметка е по‑лесно за по‑малки книги. Ключовото е да изберете един метод и да го прилагате последователно.

5. Включване на ДДС в фактурите​

Ако събирате ДДС, го записвате като задължение в момента на фактуриране.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

Фактурирахте $1100, признати$1000 приход и сега дължите $100 към данъчната служба.

6. Обработка на лоши дългове (метод на резерва)​

Методът на резерва се предпочита според Общоприетите счетоводни принципи (GAAP), тъй като по‑добре съчетава разходите с приходите.

Стъпка 1: Оценка и създаване на резерва (например в края на годината)
Въз основа на исторически данни оценявате процент от вашите вземания, който може да бъде несъбираем.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

Това създава контра‑активна сметка (Assets:AR:Allowance), която намалява баланса на вашите общи вземания.

Стъпка 2: Отписване на конкретна несъбираема фактура
Когато сте сигурни, че фактура няма да бъде платена, я отписвате срещу резерва.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

Тази транзакция не засяга разходите; разходът вече е признат, когато създадохте резерва.

Минимални отчети и заявки​

Бързи снимки на вашия AR можете да получите чрез Fava или bean-query.

Отворени вземания по клиент

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

Журнал на активността на AR за период

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

Основни метрики за AR (с бързи формули)​

За тези съотношения практичен подход е да използвате bean-query, за да експортирате нужните числа (продажби за периода, начални/крайни баланси на AR) и след това да извършите изчисленията в електронна таблица или скрипт. Това запазва книгата чиста, а математиката – явна.

Оборот на AR​

Мери колко пъти за период бизнесът събира средните си вземания. По‑високото е по‑добре.

$AR\\ Turnover = \\frac{Net\\ Credit\\ Sales}{Average\\ AR}$

DSO (Дни на неплатени продажби)​

Показва средния брой дни, необходими за събиране след продажбата. По‑ниското е по‑добре.

$DSO = (\\frac{Accounts\\ Receivable}{Total\\ Credit\\ Sales}) \\times Number\\ of\\ Days$

Заедно тези метрики показват колко ефективно превръщате фактурите в кеш.

Примерен стартов файл за Beancount (копирайте/поставете)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; Example invoice
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; Payment received
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Оперативни съвети за поддържане на здрав AR​

• Определете ясни условия: Включете датата на падеж, политики за закъснение и условия за отстъпка във всяка фактура.
• Свързвайте всичко: Използвайте последователни ^INV-... линкове, за да обвържете фактури, плащания и кредитни бележки – чиста одиторска следа.
• Прикачвайте документи: С document: метаданните свързвайте PDF‑та на фактури, поръчки и договори.
• Преглеждайте месечно: Проверявайте отчета за отворени AR поне веднъж месечно и следвайте просрочените фактури. Наблюдавайте тенденциите в Оборот на AR и DSO, за да откриете проблеми рано.

Допълнителна литература (източници)​

• Investopedia за основи на AR и DSO
• Документация на Beancount за синтаксис, линкове/тагове и езика за заявки
• Lumen Learning за методите резерв vs. директно отписване