Нарешті ви зробили — ви здійснили перший найм. Пропозиційний лист підписаний, W-4 і I-9 лежать десь в папці, а зарплата (майже) настройована. Потім, через три тиждні від початку нової робочої відносини, годинник, про яки ви навіть не знали, уже витік.
Кожен штат вимагає, щоб роботодавці подавали звіт про кожного нового найнятого працівника в Державний реєстр нових працівників, зазвичає протягом 20 днів з дати найму. Це стосується вашого самого першого працівника, стосується повторно найнятых, а в деяких штатах навіть незалежних підрядників. Пропустіть це — і ваш штат може накласти штраф за кожного працівника. Ось що вимагає правило, як мультиштатні роботодавці його спрощають, і як вбудувати його в чек-лист найму, щоб це ніколи не повторялось.
Что таке звітність про нових працівників (и чому вона існує)
Звітність про нових працівників веде своє початок від Закону про персональну відповідальність і можливости примирення роботи 1996 года, федерального закону про реформу соціального забезпечення, що створив вимогу в Section 453A Соціального закону. Кожен роботодавець — приватні бізнеси любого розміру, неприбуткові організації, домохозяйні роботодавці и государственные агентства — повинен подавати основну інформацію про каждого нового найнятого в штат, где працівник робить.
Штати подають ці звіти в свої Державні реестри нових працівників, які своє чергу годять в Національний реестр нових працівників. Головной ціль — забезпечення виконання судових рішень про аліменти: записи про нових працівників порівнюються зі справами про аліменти на штатном і федеральному рівні, щоб судові рішення можна было бы оформить або оновити швидко, коли батько начинає новую роботу. Ті же дані допомагають агентствам зменшити шахрайство в страхуванні по безроботиці и компенсаціях за виробничі травми.
Це також чому зобовязанность не залежить від того, чи винен працівник аліменти. Ви подаєте звіти про всіх, а порівняння відбувається на стороні уряду.
Правило 20 днів, точно
Основне федеральне правило часу простое: подайте звіт не пізніше, чем через 20 днів після дати, коли ви найняли працівника. Штати реализують детали, но форма схожа по всей стране:
- "Датой найму" є перший день оплачуваної роботи, не день, когда оффер був прийнят або фон проверка пройдена. Годинник начинает відклікатися, коли працівник начинает заробатывать зарплату.
- Ви подаєте шість основних данних: імя працівника, адрес, номер соціального страхування и дату найму, а также назву вашого бізнесу, адрес и федеральний ідентифікаційний номер роботодавця (FEIN). Большинство штатов просять додаткові дані понад цим федеральным минимумом, так що перевірте форму вашого штата перед подачею.
- Електронні подавателі подають звіти два раза в місяць. Якщо ви передаєте звіти магнітним або електронным способом, федеральний закон дозволяє группувати их — но группи повинні бути відправлені с интервалом від 12 до 16 днів, что прибудет примерно два раза в місяць. Паперові подавателі притримуються прямого дедлайну 20 днів на кожен найм.
- Короткострокові працівники все одно рахуються. Якщо працівник звільняется або його звільнюють до того, як ви звіт подадите, ви все одно повинні подать звіт. Зобовязанность привязується до моменту найму, а не до минимального сроку роботи.
Повторні наймы тоже рахуються
Повернення працівників — легкая пастка. Многие штаты явно вимагають подавати звіти про повторно найнятых — наприклад, Каліфорнія вимагає новий звіт про любого, кто повторно найнятий після розлуки принаймні 60 последовательных днів, протягом 20 днів з нової дати старта. Сезонні бізнеси, що привозять ту же команду каждый год, повинні рахувати старт каждого сезону як нову подечу звіту и підтверждати порог в каждом штате, где вони працюють.
Як власне подать звіт
Кожен штат управляє своїм Державным реестром нових працівників зі своим порталом, формами и форматами файлов. Федеральне Управление по забезпеченню виконання судових рішень про аліменти публикує перечень штатних опций подачі, щоб ви могли найти свою. На практике, для нових роботодавців есть три пути:
- Онлайн-портал вашого штата. Кожен штат приймає звіти через вебсайт, а многие также через почту або факс. Це стандарт для одноштатного роботодавця з небольшой командой.
- Ваш провайдер зарплати. Большинство сервисов зарплати пропонує звітність про нових працівників як функцію або доповнення — но не думайте, что ваш точно її має. Увійдіть и підтвердіть, что функція включена, и підтвердіть, что вона охватує кожен штат, где у вас є працівники. "Мы ведем зарплату" и "мы подаємо звіти про нових працівників" — це дві разные послуги.
- Группове електронне подавання. Великі роботодавці передають файлы напряму. Якщо ви обираєте цей шлях, пам'ятайте про полумесячный ритм: подання повинні бути відправлені с интервалом більше 12 и меньше 16 днів.
Як бы ви не обрали шлях, головна дисциплина — забирать дані в день першого. Якщо ваш пакет для запуска збирає W-4, I-9 и штатну форму удержания вместе, додайте поля звіту про нових працівників в тот же пакет, чтобы ничего не пришлось шукати в третью неделю.
Мультиштатні роботодавці получають короткий шлях (з паперами)
Якщо у вас є працівники в двух или более штатах, за замовчанню правило — подавать звіт про каждого нового найнятого в штат, где цей працівник робіть. Це може означать регистрацію в нескольких штатных реестрах и изучение нескольких порталов.
Альтернатива — опція одного штату: мультиштатний роботодавець, що передає звіти електронно, може назначить один штат — один, где у него є працівники — и отправлять все звіти про нових працівників туда. Но это призначення формальне, не случайне. Ви повинні:
- Зареєструватися в федеральному Управлении по забезпеченню виконання судових рішень про аліменти як мультиштатний роботодавець, подавши ваш FEIN, назву компании и адрес, а также штат, який ви призначаєте.
- Повідомить Секретаря Министерства здоров’я и людських послуг письменно о вашому выбранному штату (процес регистрації це покриває).
- Подавати звіти електронно в цей штат, по его расписанию и в его формате.
До тех пор, пока призначення не оформлено и ви фактически не передаєте електронно в призначенный штат, ви остаєтесь зобовязанными требованиями каждого рабочего штату. Отдаленний найм в новому штату — классическая точка провала: працівник начинает роботу, никто не оновляє настройки звітності, и 20-денний годинник закінчується в штате, про який ви забыли, что у вас там есть присутствіе. Сопрягайте это рішення с вашим настройом мультиштатних податків на зарплату — как тільки ви рееструєтесь для удержания в новому штату, перевірьте и его реестр нових працівників.
Не забудьте про незалежних підрядників (в деяких штатах)
Федеральна звітність про нових працівників покриває тільки працівників. Но горсть штатов розширює параллельний обовязок на незалежних підрядників, и триггери отличаются от правила для працівників:
- Каліфорнія вимагає от бізнесів подавати звіт про незалежних підрядників протягом 20 днів от того, как ви їм заплатили $600 или больше или уклали контракт на $600 или больше в календарному році, в залежності от того, что раньше, используя форму "Report of Independent Contractor(s)" (DE 542). Обовязок зазвичає слідує за працівниками, для яких ви подавали б Form 1099-NEC или 1099-MISC.
- Нью-Йорк вимагає звітність про деяких незалежних підрядників, с штрафом $20 за кожного підрядника за пізні, відсутні або неповні звіти.
Якщо ви працюєте на фрилансерів, перевірьте правила звітності про підрядників в каждом штату, где ви їх залучаєте — не только там, где сидить ваш офис. И разделяйте вопрос классификации: подача звіту про працівника как підрядника не робіть його таким. Неправильная классификация несе за собой свои, гораздо більшие штрафи по федеральному и штатному закону.
Что буде, якщо ви пропустите
Штати мають опцію наказувать невиполнение, и федеральний закон обмежує ці штрафи: не більше $25 за кожного нового найнятого працівника за звычайне невиполнение, що зростає до $500 за працівника, коли невиполнение є результатом змови между роботодавцем и працівником, щоб не подавать звіт (або подавать фальшивий или неповний звіт). Штати также можуть накладать немонетарні цивильні санкції по своим законам.
Двадцять п'ять доларів за голову звучить тривіально, доки не помножите это на хвилю наймів, про яку ви не звітували — сезонний розфорс сорока неподаных працівників — это чотирицифровая экспозиция до того, как ваш штат добавить свои последствия. Более важно, що неподача — один из сигналов, що ставить нового роботодавця на радару агентства в первую очередь.
6 помилок, що роблять нові роботодавці
- Запуск годинника с неправильної дати. Дата пропозиції и дата завершения фон проверки не мають значения. Перший день оплачуваної роботи запускає 20 днів.
- Забуваєте повторні наймы. Сезонні відклики, працівники-"бумеранги" и відклики після звільнень потребують нових звітів в штатах с правилами про повторні наймы.
- Припускаєте, что провайдер зарплати все зробить. Многие роблять, деякі беруть додатково, и майже ніхто не вмикає это за замовчанню без вашого підтверждення робочих штатів. Перевірьте письменно.
- Относитесь к отдаленному найму как "не важно". Один працівник, що робіть из другого штату, створить зобовязанности звітності там. Чек-листы для отдаленного найму потребують шаг регистрації в штату, не просто відправка ноутбука.
- Ігноруєте правила для підрядників. В штатах, як Каліфорнія и Нью-Йорк, ваш список 1099 має свой 20-денний годинник, що біжить на другой форме.
- Не храніте доказательств. Зберігайте підтверждення каждого подачі так же, як зберігаете квитанції по податкам на зарплату. Якщо штат запитає про пробіл через два році, "портал мабуть все з'їв" — не защита.
Вбудуйте это в ваш чек-лист найму
Звітність про нових працівників повинна стоять на тому же одно-страничному чек-листу запуску, что и W-4, I-9, штатний сертификат удержания и классификация компенсацій за виробничі травми. Маргінальні витрати на добавлення — нуль: дані уже в пакеті, а подача займає хвилі. Что коштує гроши — это паніка, реконструкція дат старту из Slack-повідомлень и платіжных відомостей після прихода повідомлення.
Практична настройка для малого роботодавця выглядить так: один пакет запуску, що збирає все поля звітності в день першого, календарное нагадування на 14-й день після каждой дати старту как резерв під подачею провайдера зарплати, збереженне підтверждення для каждой подані, и один раз в год пересмотр штатів, где у вас є працівники або підрядники. Коли кількість голів переходить в другий штат, робіть рішення про призначення одного штату осознанно, а не дрейфують в хаос нескольких порталов.
Будучи в курсі зобовязанностей, як эта, — это в основном проблема ведення записей. Чисті, повні записи про працівників — кто почал, где робіть, что подано и когда — превращають каждую задачу звітності при наймі из пожежа в рутину. Зберігайте эти записи с той же увагою, що и ваши книги, и рост никогда не буде означать хаос.
Спростить ваше финансове управління
Кожен новий найм добавляє записи по зарплатi, податкові подані и витрати на бенефіты, що треба відсліджувати — а звітність про нових працівників — только перший дедлайн в длинной последовательности. Beancount.io пропонує бухгалтерию в plain text, що є прозрачной, версионированной и AI-готовой, так что ваш рост числа сотрудников никогда не обгонить ваши книги. Почніть безкоштовно и побачте, чому разработчики и финансовые профессионали переходять на plain-text бухгалтерию.
