Ви щойно найняли свого першого працівника, який працює в Огайо. Ваш постачальник послуг із зарплатні налаштував федеральне утримання та утримання для штату Огайо, позначив налаштування як «завершено», і ви пішли далі. Ніхто не згадав про RITA. Ніхто не згадав про правило 20 днів. Вісімнадцять місяців потому ви отримуєте повідомлення від податкового збирача, про якого ви ніколи не чули, з рахунком за податок, який ви ніколи не утримували, плюс штраф та відсотки — і відповідальність несе роботодавець, а не працівник.
Це пастка місцевого утримання, і вона постійно ловить малих роботодавців. Тисячі міст, округів і шкільних округів по всіх Сполучених Штатах стягують власні податки на доходи або зарплатню, і в більшості з них роботодавець — ви — юридично зобов'язаний утримувати, перераховувати та звіряти ці податки. Ваше програмне забезпечення для зарплатні охоче обчислить усе, що ви налаштуєте. Але реєстрація в кожного місцевого збирача, вивчення правил кожної юрисдикції та відстеження змін, коли працівники переїжджають або працюють за гібридним графіком, — це робота, яку жодне програмне забезпечення не виконує за вас автоматично. Цей посібник розглядає чотири системи, які створюють найбільше проблем для малого бізнесу — Огайо, Пенсільванію, Нью-Йорк та Йонкерс — а також короткий огляд решти карти, як місцеві податки відображаються у формі W-2, і п'ять помилок, які призводять до штрафних повідомлень.
Незручна правда: утримання місцевих податків — це ваша робота, а не робота вашого програмного забезпечення
Не існує загальнонаціональної системи для місцевих податків на зарплатню. Кожен штат, який їх дозволяє, створив власну структуру: іноді штат адмініструє місцеві податки через звичайну декларацію з утримання, іноді це роблять регіональні збирачі, а іноді кожне місто має власну систему з власними формами, строками та правилами штрафів. Постачальник послуг із зарплатні може перераховувати кошти збирачу лише після того, як ви зареєструєтеся як роботодавець у цього збирача та прив'яжете кожного працівника до правильного коду місцевості. Пропустіть цей крок налаштування — і гроші нікуди не рухатимуться, а зобов'язання тихо накопичуватимуться на ім'я вашої компанії.
Ризик легко недооцінити, бо ставки виглядають малими: 1% тут, пів відсотка там. Але місцеві збирачі стягують штрафи та відсотки так само, як IRS, і «моє програмне забезпечення цього не зробило» не є захистом. Рішення непривабливе, але дешеве: знати, які місцеві податки застосовуються до кожного місця роботи та місця проживання кожного працівника, зареєструватися в кожного задіяного збирача та звіряти утримані суми з тим, що отримав кожен збирач. Почніть із великої четвірки нижче.
Огайо: понад 600 міст, два великі збирачі та 20-денний годинник
В Огайо найскладніша система муніципального податку на доходи в країні. Понад 600 муніципалітетів стягують податок на зароблений дохід, зазвичай від 1% до 3% від кваліфікованої зарплатні, а багато шкільних округів додатково стягують власні податки на доходи (їх адмініструє штат через звичайну декларацію Огайо, що принаймні тримає їх в одному місці).
Збір поділено на три частини. Дві регіональні агенції — Regional Income Tax Agency (RITA) та Central Collection Agency (CCA) — збирають податки для сотень муніципалітетів-членів. Найбільші міста, як-от Колумбус і Цинциннаті, адмініструють власні податки безпосередньо. Тож один працівник легко може створити зобов'язання зі звітності перед двома чи трьома різними збирачами: місто, де він працює, місто, де він живе, і, можливо, шкільний округ.
Правило 20 днів для мобільних працівників та працівників із гібридним графіком
Головне ускладнення Огайо — правило 20 днів. Коли працівник, чиє основне місце роботи знаходиться в одному муніципалітеті Огайо, виконує роботу в іншому муніципалітеті Огайо, ви продовжуєте утримувати податок для основного місця роботи протягом перших 20 днів у новому місці — після чого ви повинні переключити утримання на муніципалітет, де фактично виконується робота. З гібридними графіками та днями роботи з дому це означає відстеження того, де працює кожен працівник, день за днем, з урахуванням поточного 20-денного годинника для кожного муніципалітету.
Є одне пом'якшувальне правило: Огайо звільняє дуже малих роботодавців — тих, чий валовий дохід за попередній рік не перевищує $500 000 — від утримання податків для муніципалітетів за межами їхньої основної бази. Якщо ви відповідаєте критеріям, скористайтеся винятком; якщо ви переросли цей поріг, вам потрібна звичка відстежувати місцезнаходження, бо 20-денний відлік скидається та накопичується для кожного працівника та кожного муніципалітету.
Реєстрація, періодичність та річна звірка
Зареєструйтеся як роботодавець у RITA, CCA або в кожному місті з самостійним збором податків, де у вас є зобов'язання з утримання — реєстрація здійснюється у кожного збирача окремо, а не для кожного працівника. Періодичність подання залежить від вашого обсягу: якщо ви утримали $2 400 або більше за попередній календарний рік або понад $200 у будь-якому місяці попереднього календарного кварталу, ви подаєте звітність і сплачуєте щомісяця, до 15 числа наступного місяця. Нижче цього порогу — подаєте щоквартально. Потім настає річна звірка — форма 17 RITA є канонічним прикладом — до останнього дня лютого, яка зіставляє кожну форму W-2 з усіма перерахованими сумами. Ставтеся до цього лютневого строку так само серйозно, як до вашої федеральної форми W-3: це документ, за яким збирачі шукають те, що ви пропустили.
Пенсільванія: утримуйте вищу ставку, перераховуйте одному збирачу
Пенсільванія реформувала місцевий збір Актом 32 від 2008 року, і отримана система простіша за огайську, але сповнена власних пасток. Майже кожен муніципалітет стягує податок на зароблений дохід (EIT), зазвичай близько 1%, і основне правило для роботодавця вміщується в одне речення: утримуйте вищу зі ставок — податок за місцем проживання працівника або податок за місцем роботи працівника.
Потім ви перераховуєте все єдиному податковому збирачу, призначеному для округу, де виконується робота, — найвідоміші з них Keystone Collections Group та Berkheimer, а також Jordan Tax Service у районі Піттсбурга. Цей збирач розподіляє гроші до муніципалітету проживання працівника. Ви не надсилаєте окремі платежі до кожного міста; один збирач на округ роботи отримує все.
Коди PSD та важлива форма для нових працівників
Ключовий елемент усієї системи — код Political Subdivision (PSD) — шестизначний номер, який ідентифікує муніципалітет проживання працівника. Він підказує збирачу, куди надсилати гроші. Отримуйте форму підтвердження місця проживання (Residency Certification Form) від кожного нового працівника (і знову щоразу, коли хтось переїжджає) та зберігайте код PSD у записі про зарплатню. Неправильний код PSD означає, що правильні гроші потрапляють на рахунок не того міста, і муніципалітет проживання працівника прийде шукати свою частку — а відповідальність за утримання лежить на роботодавці.
Перераховуйте щоквартально та подавайте річну звірку роботодавця, зазвичай до кінця лютого. Дві речі перебувають поза цією системою і дивують новачків: Філадельфія стягує власний міський податок на зарплатню повністю поза Актом 32, з окремими ставками для мешканців і нерезидентів, які змінюються кожного 1 липня — якщо у вас є люди, які працюють у місті, це друга реєстрація та другий набір декларацій. І багато муніципалітетів додають місцевий податок на послуги (Local Services Tax) у розмірі до $52 на рік на кожного працівника, з пільгою для низьких доходів для працівників, які заробляють менше $12 000 — це невеликі суми, але окрема стаття для утримання та перерахування. Ще одна замітка для віддалених команд: роботодавець з іншого штату без присутності в Пенсільванії не зобов'язаний утримувати місцевий податок Пенсільванії, але ви повинні письмово повідомити працівника, щоб він міг сам робити щоквартальні авансові платежі, а не виявити прогалину під час подання декларації.
Нью-Йорк: лише мешканці Нью-Йорка, Йонкерс — в обидва боки
Нью-Йорк — це дружній випадок: штат адмініструє місцеві податки Нью-Йорка та Йонкерса через звичайну систему утримання, тому окремого збирача для реєстрації немає. Складність — у тому, хто що винен, і найпоширеніша помилка в країні щодо кількох штатів живе саме тут.
Прибутковий податок Нью-Йорка — приблизно від 3,1% до 3,9% залежно від податкової категорії — застосовується лише до мешканців міста. Пасажири з Нью-Джерсі, Коннектикуту чи північної частини штату Нью-Йорк не сплачують жодного податку Нью-Йорка, незалежно від того, скільки днів вони працюють на Мангеттені. Проте роботодавці регулярно утримують податок Нью-Йорка для кожного працівника з робочим місцем на Мангеттені, видаючи нерезидентам безвідсоткову позику місту, яку вони потім мають повернути через свою державну декларацію. Якщо будь-хто з ваших людей працює в місті, але живе за його межами, переконайтеся, що ваші налаштування зарплатні розрізняють місце проживання та місце роботи для міських податків.
Йонкерс діє в інший бік: він оподатковує обидві сторони. Мешканці сплачують надбавку, що дорівнює 16,75% від їхнього податкового зобов'язання перед штатом, а нерезиденти сплачують податок на доходи у розмірі 0,5% із зарплатні за роботу, виконану в місті. Паперова робота здійснюється через дві державні форми — працівники, які проживають у штаті чи місті, подають сертифікат утримання IT-2104, а нерезиденти, які працюють в Йонкерсі (або будь-де в штаті), подають форму IT-2104.1, сертифікат нерезидентства та розподілу, із зазначенням відсотка їхніх послуг, виконаних у межах оподатковуваної юрисдикції. Працівники зобов'язані повідомити вас протягом 10 днів, якщо цей відсоток або їхній статус проживання зміниться, а гібридні графіки роблять це 10-денне правило актуальнішим, ніж раніше.
Решта карти: короткий огляд
Ще з десяток штатів мають місцеві податки на зарплатню, про які варто знати, перш ніж наймати працівників за межами штату. 24 оподатковувані міста Мічигану стягують з мешканців від 1% до 2,4%, а з нерезидентів — половину цього, причому кожне місто адмініструє власний податок, окрім Детройта, яким займається штат. Окружні податки Індіани становлять приблизно від 1,6% до 3%, визначаються округом проживання працівника (або основним місцем роботи для нерезидентів) станом на 1 січня та збираються через державне утримання на основі окружного сертифіката працівника за формою WH-4. Вілмінгтон, Делавер, стягує 1,25% із заробленого доходу з утриманням роботодавцем. У Нью-Джерсі Ньюарк і Джерсі-Сіті встановлюють податки на зарплатню у розмірі 1%, які сплачує роботодавець — витрати повністю лягають на вас, і жодної декларації від працівника не потрібно. Муніципальні та окружні податки на професії в Алабамі становлять від 0,5% до 3% як для мешканців, так і для нерезидентів, їх утримує та сплачує роботодавець. Орегон додає податки на транспортні округи та податки на зарплатню в окремих містах і округах поверх загальноштатного транспортного податку. А Канзас, на щастя, має лише місцевий податок на нематеріальні активи, який взагалі не передбачає утримання.
Жоден із цих податків не складний сам по собі. Складність у тому, що кожен із них — це окрема реєстрація, окремий набір форм і окремий календар — і вони множаться з кожним новим працівником у новому місці.
Поля 18–20 форми W-2: де місцеві податки відображаються наприкінці року
Усе вищезазначене сходиться в трьох невеликих полях форми W-2: поле 18 (місцеві доходи), поле 19 (утриманий місцевий податок) і поле 20 (назва місцевості). Кожна копія W-2 має місце лише для однієї місцевості, тому працівник, який жив в одному місті Пенсільванії, працював в іншому та провів частину року в Огайо, отримає кілька сторінок W-2 — це нормально, а не помилка, і про це варто пояснити працівникам до січня, щоб ваша поштова скринька пережила податковий сезон.
Записи у полі 20 також можуть виглядати загадково. Згідно з Актом 32 Пенсільванії, поле може показувати код збирача, а не назву міста, тоді як утримання у Філадельфії все ще відображається як Філадельфія. В Огайо місцевість має відображати місце, де податок фактично було утримано згідно з правилом 20 днів, що може відрізнятися від місця поточного проживання працівника. Коли працівник питає, чому у його W-2 вказане місто, в якому він ледь пам'ятає, що працював, відповідь зазвичай пояснюється однією з цих механік — і наявність записів про місце роботи за кожен розрахунковий період, які це підтверджують, — це те, що відрізняє п'ятихвилинну відповідь від камеральної перевірки.
П'ять помилок, які призводять до штрафних повідомлень
По-перше, нереєстрація у місцевого збирача. Програмне забезпечення для зарплатні не може перераховувати кошти до RITA, Keystone, Berkheimer або CCA від вашого імені, доки ви не маєте облікового запису роботодавця в кожного з них — «програмне забезпечення обробляє податки» охоплює федеральні та державні податки, але не збирачів, про яких воно ніколи не чуло. По-друге, утримання податку Нью-Йорка для нерезидентів-пасажирів, які його не винні; це найпоширеніша помилка місцевого утримання в багатоштатній зарплатні. По-третє, забування про податок на доходи нерезидентів Йонкерса у розмірі 0,5% із зарплатні, заробленої в місті — маленька ставка, реальне зобов'язання, і він застосовується до людей, які просто там працюють. По-четверте, ігнорування правила 20 днів Огайо для працівників із гібридним графіком шляхом утримання 100% податку за містом офісу протягом року; місто проживання працівника помітить відсутні доходи та виставить рахунок відповідно. По-п'яте, ставлення до місцевої відповідності як до проблеми працівника та пропуск річних звірок — відповідальність за утримання, штрафи та відсотки покладаються на роботодавця, а лютнева звірка — це спосіб, яким кожен збирач перевіряє вашу роботу.
Тримайте місцеві зобов'язання на виду у ваших книгах
Бухгалтерська дисципліна, яка запобігає всьому цьому, проста: відображайте кожне місцеве зобов'язання як окреме зобов'язання. Створіть окремий рахунок кредиторської заборгованості з податків на зарплатню для кожного збирача — утримання RITA, EIT Keystone, податок на зарплатню Філадельфії, податок на нерезидентів Йонкерса — замість того, щоб об'єднувати все в один баланс «податки на зарплатню до сплати». Звіряйте кожен рахунок зі звітами збирача щомісяця так, як ви звіряєте банківський рахунок; баланс, який відхиляється від записів збирача, є раннім попередженням про неправильно налаштований код місцевості або пропущену реєстрацію. І зберігайте вхідні дані — коди PSD, щоденні підрахунки місця роботи в Огайо, відсотки розподілу за IT-2104.1 — прив'язаними до записів про зарплатню за кожен розрахунковий період. Коли через два роки надійде повідомлення від збирача з питанням, чому квартал виявився з нестачею, ці записи будуть вашим єдиним захистом.
Тримайте всі юрисдикції під контролем із першого дня виплати
Наймання працівників за межами міст і округів має бути етапом зростання, а не початком археологічного проєкту з відповідності. Ведення чітких, окремих записів для кожного місцевого податку, який ви утримуєте, — це те, що перетворює страшне повідомлення на рутинну перевірку. Beancount.io надає бухгалтерію у відкритому текстовому форматі, що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — кожне місцеве зобов'язання видиме, під контролем версій і готове до аналізу. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у відкритому текстовому форматі.
