Ваш повний календар податкового сезону 2026 для малого бізнесу

Пропуск терміну подання податкової звітності може коштувати вашому бізнесу тисячі доларів штрафів та відсотків. Проте щороку власники малого бізнесу поспішають вкластися в терміни, про які вони не знали, гарячково шукаючи документи, які мали б бути впорядковані місяці тому. Різниця між спокійним податковим сезоном і стресовим жахом часто зводиться до одного: наявності вичерпного податкового календаря та його суворого дотримання.

Незалежно від того, чи ви індивідуальний підприємець, який звітує як одноосібний власник, чи керуєте ТОВ (LLC), чи S-корпорацією, розуміння ключових дат і вимог для вашої бізнес-структури є необхідним. Цей посібник містить усе необхідне, щоб ви могли контролювати свої податкові зобов'язання протягом 2026 року та надалі.

Чому податковий календар важливий для малого бізнесу

Дотримання податкового законодавства — це не одноразова подія на рік. Це постійна відповідальність, яка потребує уваги протягом усього року. Добре ведений податковий календар допоможе вам:

• Уникнути дорогих штрафів: Штрафи за несвоєчасне подання можуть сягати 5% від несплачених податків за кожен місяць, до 25% від загальної суми боргу
• Підтримувати грошовий потік: Знання термінів платежів дозволяє відповідно планувати свої фінанси
• Зменшити стрес: Більше ніякого поспіху в останню хвилину або екстрених візитів до бухгалтера
• Максимізувати податкові відрахування: Правильний вибір часу для витрат і придбання обладнання може значно зменшити ваше податкове навантаження
• Бути готовим до аудиту: Упорядковані записи протягом року роблять аудити набагато менш болісними

IRS не зважає на те, чи забули ви про термін, чи не знали про вимогу. Незнання не звільняє від відповідальності, а штрафи є реальними. Але з надійним податковим календарем ви ніколи не будете застигнуті зненацька.

Ключові податкові терміни за типом суб'єкта господарювання

Різні структури бізнесу мають різні терміни подання звітності. Переконайтеся, що ви знаєте, до якої категорії належить ваш бізнес.

Партнерства та S-корпорації

Якщо ви працюєте як партнерство (форма 1065) або S-корпорація (форма 1120-S), ваша податкова декларація має бути подана до 16 березня 2026 року. Ця дата перенесена з 15 березня, оскільки воно припадає на вихідний.

Ці наскрізні суб'єкти (pass-through entities) не платять податки самі — натомість доходи та збитки переходять до особистих податкових декларацій власників. Однак ви все одно повинні подати інформаційну декларацію, що відображає фінансову діяльність бізнесу та частку доходів і збитків кожного партнера або акціонера.

Пропуск цього терміну означає, що вам потрібно буде подати заяву на продовження терміну, що дасть вам час до 15 вересня 2026 року для подання декларації. Однак продовження стосується лише подання документів — будь-які заборговані податки все одно мають бути сплачені до початкового терміну.

C-корпорації

C-корпорації повинні подати форму 1120 до 15 квітня 2026 року. На відміну від наскрізних суб'єктів, C-корпорації сплачують податки на корпоративному рівні перед будь-яким розподілом прибутку акціонерам.

Якщо вам потрібно більше часу, ви можете подати форму 7004 до 15 квітня, щоб отримати автоматичне шестимісячне продовження, перенісши крайній термін подання на 15 жовтня 2026 року. Знову ж таки, пам’ятайте, що продовження терміну подання не є продовженням терміну сплати — якщо ви винні податки, вам загрожують штрафи та відсотки на будь-яку суму, не сплачену до 15 квітня.

Одноосібні власники та ТОВ з одним учасником

Якщо ви є одноосібним власником (sole proprietor) або керуєте ТОВ з одним учасником (яке для цілей оподаткування розглядається як ігнорований суб’єкт), ви звітуєте про свої доходи від бізнесу в особистій податковій декларації за допомогою Додатка C (Schedule C). Ваш термін подання — 15 квітня 2026 року, як і для індивідуальних податкових декларацій.

Ця структура є найпростішою з податкової точки зору, але це також означає, що ваші бізнес-податки безпосередньо пов'язані з вашою особистою декларацією. Ви подаєте форму 1040 з доданим Додатком C, звітуючи про всі доходи та витрати бізнесу.

Терміни щоквартальних розрахункових податкових платежів на 2026 рік

Одним із найбільших сюрпризів для нових власників бізнесу є вимога здійснювати щоквартальні розрахункові податкові платежі. На відміну від найманих працівників, у яких податки утримуються з кожної зарплати, самозайняті особи та власники бізнесу повинні проактивно сплачувати податки протягом року.

Хто повинен сплачувати квартальні податки

Ви зобов'язані здійснювати щоквартальні розрахункові податкові платежі, якщо виконуються обидві наступні умови:

1. Ви очікуєте, що заборгованість із федерального податку за рік складе принаймні $1,000 після вирахування утримань та відшкодовуваних кредитів
2. Ваші утримання та кредити становитимуть менше 90% податку, який ви заборгували за поточний рік, або 100% податку, зазначеного у вашій декларації за попередній рік (110%, якщо ваш скоригований валовий дохід перевищив певні пороги)

На практиці, якщо ви самозайнята особа, учасник партнерства або керуєте S-корпорацією чи C-корпорацією, вам, швидше за все, доведеться здійснювати ці платежі.

Дати щоквартальних платежів у 2026 році

Позначте ці чотири дати у своєму календарі — вони не підлягають обговоренню:

• 15 квітня 2026 року: Платіж за перший квартал (охоплює період з 1 січня по 31 березня)
• 15 червня 2026 року: Платіж за другий квартал (охоплює період з 1 квітня по 31 травня)
• 15 вересня 2026 року: Платіж за третій квартал (охоплює період з 1 червня по 31 серпня)
• 15 січня 2027 року: Платіж за четвертий квартал (охоплює період з 1 вересня по 31 грудня)

Зверніть увагу, що платіж за четвертий квартал припадає на січень наступного року. Цей час часто застає людей зненацька, особливо в поєднанні з витратами на свята в кінці року.

Скільки платити

IRS очікує, що ви сплатите або 90% вашого податкового зобов’язання за поточний рік, або 100% податкового зобов’язання за минулий рік, залежно від того, яка сума менша (110% за минулий рік, якщо ваш скоригований валовий дохід перевищив 150 000 доларів США або 75 000 доларів США для осіб, які перебувають у шлюбі та подають декларації окремо).

Якщо ваш дохід суттєво коливається протягом року, ви можете скористатися методом річного нарахування доходу частинами (annualized income installment method), щоб коригувати виплати залежно від того, коли ви фактично отримали дохід. Це запобігає переплаті на початку року, якщо основна частина вашого доходу надходить пізніше.

Податкові форми для працівників та підрядників

Якщо у вас є працівники або ви співпрацюєте з незалежними підрядниками, у вас з'являються додаткові податкові зобов'язання та терміни, за якими потрібно стежити.

Форми W-2 та 1099

Ви повинні надіслати форми W-2 працівникам і форми 1099 незалежним підрядникам до 2 лютого 2026 року (термін перенесено з 31 січня, оскільки воно припадає на суботу). Це дає працівникам час підготувати свої персональні податкові декларації з точною інформацією про доходи.

Ці ж форми мають бути подані до IRS у такі терміни:

• 2 лютого 2026 року: форми W-2 (як паперові, так і електронні)
• 28 лютого 2026 року: форми 1099, подані в паперовому вигляді
• 31 березня 2026 року: форми 1099, подані в електронному вигляді

Наполегливо рекомендується подавати документи в електронному вигляді, особливо якщо вам потрібно надіслати кілька форм. IRS обробляє електронні форми швидше, і ви отримаєте підтвердження про отримання.

Квартальні звіти з податку на заробітну плату

Якщо у вас є працівники, ви повинні подавати форму 941 (Квартальна федеральна податкова декларація роботодавця) чотири рази на рік. Терміни у 2026 році:

• 30 квітня 2026 року: перший квартал (охоплює період з 1 січня по 31 березня)
• 31 липня 2026 року: другий квартал (охоплює період з 1 квітня по 30 червня)
• 2 листопада 2026 року: третій квартал (охоплює період з 1 липня по 30 вересня)
• 1 лютого 2027 року: четвертий квартал (охоплює період з 1 жовтня по 31 грудня)

Ці терміни дещо зміщуються, якщо вони припадають на вихідні або святкові дні. У формі 941 звітується про виплачену заробітну плату, отримані працівниками чайові, а також про частки податків на соціальне забезпечення та Medicare як з боку працівника, так і з боку роботодавця.

Стратегії податкового планування наприкінці року

Розумні власники бізнесу не чекають податкового сезону, щоб подумати про податки. Останній квартал року є вирішальним для впровадження стратегій, які можуть значно зменшити ваш податковий рахунок.

Купівля обладнання та активів

Стаття 179 дозволяє підприємствам негайно списувати витрати на купівлю обладнання замість того, щоб нараховувати амортизацію протягом кількох років. Для 2026 податкового року компанії можуть негайно списати до 2,56 млн доларів США на кваліфіковані покупки, порівняно з 1,25 млн доларів США у 2025 році. Можливість відрахування поступово зникає, коли загальні витрати перевищують 4,09 млн доларів США.

Крім того, було відновлено 100% бонусну амортизацію для кваліфікованого майна, придбаного та введеного в експлуатацію після 19 січня 2025 року. Це означає, що ви можете вирахувати повну вартість відповідних активів у рік їх придбання.

Якщо ви планували придбати комп'ютери, обладнання, транспортні засоби або іншу техніку, покупка до 31 грудня може забезпечити суттєву економію на податках. Однак не купуйте обладнання, яке вам не потрібне, лише заради податкового вирахування — витрати повинні мати бізнес-сенс незалежно від податкових пільг.

Управління часом отримання доходів та здійснення витрат

Однією з найбільш ефективних податкових стратегій є перенесення витрат на поточний рік при відстроченні доходу на наступний рік. Якщо ви маєте неоплачені рахунки, плануєте закупівлю витратних матеріалів або послуг, розгляньте можливість здійснення цих платежів до 31 грудня.

Аналогічно, якщо ви можете відкласти виставлення рахунків клієнтам або покупцям до кінця грудня (щоб вони заплатили в січні), ви перенесете цей дохід на наступний податковий рік, відстрочивши податкове зобов'язання.

Ця стратегія найкраще працює, якщо ви очікуєте, що наступного року будете в тій самій або нижчій податковій категорії. Якщо ви очікуєте значно вищого доходу наступного року, протилежний підхід може мати більше сенсу.

Податкові вирахування на дослідження та розробки (R&D)

Згідно з останніми змінами в податковому законодавстві, платники податків тепер можуть негайно вираховувати витрати на внутрішні дослідження та розробки (НДДКР), понесені після 31 грудня 2024 року. Для відповідних малих підприємств ця зміна може застосовуватися ретроактивно до 2022–2024 років.

Якщо ваш бізнес інвестує в розробку нових продуктів, процесів або програмного забезпечення, переконайтеся, що ви відстежуєте витрати на НДДКР окремо та проконсультуйтеся з податковим фахівцем щодо отримання цього вирахування.

Пенсійні внески

Внески на пенсійні рахунки зменшують ваш оподатковуваний дохід, одночасно розбудовуючи ваше фінансове майбутнє. На 2026 рік ви можете внести:

• До 23 500 доларів США до плану 401(k) (плюс 7 500 доларів США додаткового внеску catch-up, якщо вам 50 років або більше)
• До 17 000 доларів США до SEP-IRA (спрощена пенсія працівників)
• До 16 500 доларів США до SIMPLE IRA

Ці внески зазвичай мають бути зроблені до 31 грудня, щоб вони були враховані в поточному податковому році, хоча внески до SEP-IRA можна вносити аж до крайнього терміну подання вашої податкової декларації (включаючи продовження).

Благодійність

Якщо ви регулярно деталізуєте відрахування та робите пожертвування на благодійність, майте на увазі, що у 2026 році відбудуться значні зміни у податкових вирахуваннях на благодійні внески через нещодавнє податкове законодавство. Якщо ви зазвичай жертвуєте значні суми, розгляньте можливість створення фонду, що рекомендується донором (Donor-Advised Fund, DAF), і стратегічного внесення благодійних внесків на кілька років вперед до того, як закони зміняться.

Ця стратегія дозволяє вам отримати велике вирахування зараз, продовжуючи розподіляти кошти благодійним організаціям протягом декількох років.

Контрольний список основних податкових документів

Підготовка — це половина успіху, коли настає податковий сезон. Упорядкування всіх документів перед тим, як ви сядете за подання декларації (або зустрінетеся зі своїм бухгалтером), заощаджує час, зменшує кількість помилок і мінімізує стрес.

Особиста та ділова інформація

• Повні офіційні імена, номери соціального страхування та адреси для вас, вашого подружжя, утриманців та ділових партнерів
• Частки власності та дати для всіх власників бізнесу
• Податкові декларації за попередній рік (як особисті, так і бізнесові)
• Ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) для вашого бізнесу

Фінансова звітність та записи

• Звіти про прибутки та збитки за повний рік
• Балансові звіти, що показують активи, зобов'язання та власний капітал
• Банківські виписки для всіх бізнес-рахунків
• Виписки по кредитних картках для бізнес-витрат
• Журнальні записи та головна книга
• Записи про дебіторську та кредиторську заборгованість

Документація про доходи

• Усі отримані форми 1099 (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC тощо)
• Форми W-2, якщо ви також маєте дохід від найманої праці
• Записи про продажі та рахунки-фактури (інвойси)
• Записи про всі операції з готівкою
• Документація щодо будь-яких бартерних операцій або транзакцій з криптовалютою

Записи про витрати та квитанції

• Квитанції про всі бізнес-витрати
• Журнал пробігу автомобіля, якщо ви претендуєте на відрахування за пробіг
• Документація щодо домашнього офісу (площа в квадратних метрах, відсоток будинку, що використовується для бізнесу)
• Записи про ділові обіди та розваги
• Витрати на відрядження та підтверджуюча документація
• Професійні послуги (юридичні, бухгалтерські, консультаційні)
• Страхові платежі
• Витрати на рекламу та маркетинг
• Купівля офісного приладдя та обладнання

Трудові записи

• Форми I-9, що підтверджують право працівників на роботу
• Форми W-4, що показують вибір щодо утримання податків
• Записи про заробітну плату, включаючи суму до відрахувань, утримання та чисту заробітну плату
• Записи про надані пільги (медичне страхування, пенсійні внески)
• Договори з незалежними підрядниками та записи про платежі

Записи про активи та амортизацію

• Квитанції про купівлю обладнання, транспортних засобів та нерухомості
• Графіки амортизації за попередні роки
• Записи про будь-які активи, продані або списані протягом року
• Записи про вибори за Розділом 179 (Section 179)

Налаштування системи управління податками

Створення податкового календаря — це лише перший крок. Вам потрібні системи, щоб гарантувати дотримання цих термінів і наявність необхідної документації.

Щомісячні податкові завдання

• Звірка банківських виписок та виписок по кредитних картках
• Перегляд та категоризація витрат
• Оновлення бухгалтерського програмного забезпечення
• Резервування грошей на щоквартальні авансові податкові платежі
• Огляд звітів про прибутки та збитки для відстеження ефективності

Щоквартальні податкові завдання

• Розрахунок та сплата авансових податків
• Перегляд та коригування авансових податкових платежів, якщо дохід суттєво змінився
• Подання щоквартальних податкових декларацій із заробітної плати, якщо у вас є працівники
• Огляд фінансових показників за період з початку року
• Зустріч з бухгалтером для вирішення будь-яких питань

Щорічні податкові завдання

• Надсилання форм W-2 та 1099 до кінця січня
• Збір усіх податкових документів та організація записів
• Огляд потенційних відрахувань та стратегій економії на податках
• Подання податкової декларації або робота з професіоналом
• Планування авансових податків на наступний рік на основі результатів поточного року

Технологічні інструменти

Сучасне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку значно полегшує дотримання податкового законодавства порівняно з ручним відстеженням. Розгляньте використання:

• Хмарного бухгалтерського ПЗ, яке автоматично категоризує транзакції
• Додатків для сканування квитанцій, які оцифровують паперові чеки
• Додатків для відстеження пробігу для автоматичного ведення журналу витрат на транспорт
• Сервісів розрахунку заробітної плати, які обробляють податкові розрахунки та подання звітності
• Систем зберігання документів, які тримають податкові записи організованими та доступними

Багато з цих інструментів інтегруються між собою, створюючи безперервний робочий процес від відстеження витрат до подання податкової звітності.

Поширені податкові помилки, яких слід уникати

Навіть за наявності детального календаря власники малого бізнесу часто припускаються помилок, яких можна було б уникнути і які коштують їм грошей або спричиняють аудити.

Змішування особистих та бізнес-витрат

Використання одного банківського рахунку або кредитної картки як для особистих, так і для ділових витрат перетворює бухгалтерський облік на кошмар і викликає підозри у податкової служби (IRS). Відкрийте окремі рахунки для свого бізнесу та використовуйте їх виключно для ділових операцій.

Пропуск авансових податкових платежів

Пропуск щоквартальних авансових податкових платежів призводить до штрафів за недоплату та величезного податкового рахунку в квітні. Відкладайте 25-30% свого чистого доходу щомісяця, щоб мати готівку для щоквартальних платежів.

Сумнівні податкові відрахування

Податкова служба знає типові моделі витрат для різних видів бізнесу. Заявка на 100% бізнес-використання автомобіля, який ви також використовуєте особисто, або списання надмірних витрат на обіди та розваги викликає прискіпливу перевірку. Відраховуйте лише законні бізнес-витрати, які ви можете підтвердити документально.

Погане ведення записів

Фраза "Я знаю, що ця квитанція десь є" не працює з податковою. Якщо ви не можете підтвердити витрати документально, ви не можете їх відрахувати. Впровадьте системи для фіксації та зберігання квитанцій одразу після здійснення витрат.

Неправильна класифікація працівників

Поводження з працівниками як з незалежними підрядниками з метою уникнення податків на заробітну плату є одним із пріоритетів податкової служби. Зрозумійте різницю між працівниками та підрядниками та класифікуйте їх правильно.

Відсутність консультацій із фахівцями

Податкове законодавство постійно змінюється, і вартість помилки зазвичай значно перевищує вартість професійної консультації. Співпрацюйте з кваліфікованим бухгалтером або податковим фахівцем, особливо якщо ваш бізнес проводить складні транзакції, працює в кількох штатах або має значне зростання.

Спростіть управління фінансами

Оскільки ви керуєте своїми податковими зобов’язаннями протягом року, ведення чіткого та точного фінансового обліку стає вкрай важливим. Beancount.io пропонує систему текстового обліку (plain-text accounting), яка забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними. На відміну від традиційного бухгалтерського програмного забезпечення, ваші дані не заблоковані у закритих форматах — ви можете використовувати контроль версій для своїх книг, створювати власні звіти за допомогою скриптів і завжди мати повний доступ до своєї фінансової інформації. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на текстовий облік.

Ключові висновки

Вичерпний податковий календар перетворює податковий сезон зі стресової гонитви на керовану рутину. Запам'ятайте ці критично важливі моменти:

1. Знайте свої терміни подання звітності залежно від типу вашої організації
2. Вчасно здійснюйте щоквартальні прогнозні податкові платежі, щоб уникнути штрафів
3. Надішліть форми для працівників і підрядників до дедлайну в лютому
4. Впроваджуйте податкові стратегії на кінець року до 31 грудня
5. Ведіть організований облік протягом усього року
6. Використовуйте технології для автоматизації відстеження та нагадувань
7. Консультуйтеся з податковими фахівцями у складних ситуаціях

Дотримання податкових вимог не має бути обтяжливим. Завдяки правильному плануванню, відповідним системам і прагненню до організованості, ви зможете впевнено пройти податковий сезон і потенційно заощадити значні кошти завдяки розумному плануванню.

Почніть із завантаження або створення свого податкового календаря на 2026 рік, позначивши всі дедлайни, що стосуються вашого бізнесу, і налаштувавши автоматичні нагадування. Ви будете вдячні собі пізніше, коли настане податковий сезон, а ви будете готові замість того, щоб панікувати.