El vostre calendari fiscal complet de 2026 per a petites empreses

Perdre un termini fiscal pot costar a la vostra empresa milers de dòlars en sancions i interessos. Tanmateix, cada any, molts propietaris de petites empreses s'afanyen a complir terminis que no sabien que existien, buscant desesperadament documents que haurien d'haver organitzat fa mesos. La diferència entre una temporada d'impostos fluida i un malson estressant sovint es redueix a una sola cosa: tenir un calendari fiscal exhaustiu i complir-lo.

Tant si sou un emprenedor individual que declara com a propietari únic, com si gestioneu una LLC o una corporació S, és essencial entendre les dates clau i els requisits per a la vostra estructura empresarial. Aquesta guia us ofereix tot el que necessiteu per estar al dia de les vostres obligacions fiscals al llarg del 2026 i més enllà.

Per què és important un calendari fiscal per a les petites empreses

El compliment fiscal no és un esdeveniment d'un cop l'any. És una responsabilitat contínua que requereix atenció durant tot l'any. Un calendari fiscal ben mantingut us ajuda a:

• Evitar sancions costoses: Les sancions per presentació tardana poden arribar al 5% dels impostos no pagats per mes, fins a un 25% de l'import total degut.
• Mantenir el flux de caixa: Saber quan s'han de fer els pagaments us permet planificar les vostres finances en conseqüència.
• Reduir l'estrès: S'han acabat les presses d'última hora o els viatges d'emergència al comptable.
• Maximitzar les deduccions: Una programació adequada de les despeses i de les compres d'equips pot reduir significativament la vostra càrrega fiscal.
• Estar preparat per a una auditoria: Mantenir els registres organitzats durant tot l'any fa que les auditories siguin molt menys feixugues.

A l'IRS no li importa si heu oblidat un termini o si no coneixíeu un requisit. La ignorància no és una defensa, i les sancions són reals. Però amb un calendari fiscal sòlid, mai no us agafaran desprevinguts.

Terminis fiscals clau segons el tipus d'entitat empresarial

Les diferents estructures empresarials tenen diferents terminis de presentació. Assegureu-vos de saber en quina categoria entra la vostra empresa.

Societats i corporacions S

Si opereu com una societat (Formulari 1065) o una corporació S (Formulari 1120-S), la vostra declaració d'impostos venç el 16 de març de 2026. Aquesta data s'ha desplaçat des del 15 de març perquè cau en cap de setmana.

Aquestes entitats de tipus "pass-through" no paguen impostos elles mateixes; en canvi, els ingressos i les pèrdues passen a les declaracions d'impostos personals dels propietaris. No obstant això, encara heu de presentar una declaració informativa que mostri l'activitat financera de l'empresa i la part d'ingressos i pèrdues de cada soci o accionista.

Si perdeu aquest termini, haureu de sol·licitar una pròrroga, que us donarà fins al 15 de setembre de 2026 per presentar la declaració. Tanmateix, les pròrrogues només s'apliquen a la presentació de documents; qualsevol impost degut s'ha de pagar igualment abans del termini original.

Corporacions C

Les corporacions C han de presentar el Formulari 1120 abans del 15 d'abril de 2026. A diferència de les entitats "pass-through", les corporacions C paguen impostos a nivell corporatiu abans de qualsevol distribució als accionistes.

Si necessiteu més temps, podeu presentar el Formulari 7004 abans del 15 d'abril per obtenir una pròrroga automàtica de sis mesos, movent el vostre termini de presentació al 15 d'octubre de 2026. Un cop més, recordeu que una pròrroga per presentar no és una pròrroga per pagar; si deveu impostos, us enfrontareu a sancions i interessos sobre qualsevol import no pagat abans del 15 d'abril.

Propietaris únics i LLC d'un sol membre

Si sou un propietari únic o opereu una LLC d'un sol membre (que es tracta com una entitat no considerada independent a efectes fiscals), informeu dels ingressos del vostre negoci a la vostra declaració d'impostos personal mitjançant l'Annex C (Schedule C). El vostre termini de presentació és el 15 d'abril de 2026, el mateix que per a les declaracions d'impostos individuals.

Aquesta estructura és la més senzilla des d'una perspectiva fiscal, però també significa que els impostos de la vostra empresa estan directament lligats a la vostra declaració personal. Presentareu el Formulari 1040 amb l'Annex C adjunt, informant de tots els ingressos i despeses del negoci.

Terminis de pagament d'impostos estimats trimestrals per al 2026

Una de les sorpreses més grans per als nous propietaris d'empreses és el requisit de fer pagaments d'impostos estimats trimestrals. A diferència dels empleats, a qui se'ls retenen els impostos de cada nòmina, els treballadors autònoms i els propietaris d'empreses han de pagar impostos de manera proactiva durant tot l'any.

Qui ha de pagar impostos trimestrals

Heu de fer pagaments d'impostos estimats trimestrals si es compleixen aquestes dues condicions:

1. Espereu deure almenys 1.000 $ en impostos federals per a l'any després de restar les retencions i els crèdits reemborsables.
2. Les vostres retencions i crèdits seran inferiors al 90% de l'impost que deureu per a l'any en curs o al 100% de l'impost que figurava a la declaració de l'any anterior (110% si els vostres ingressos bruts ajustats van superar determinats llindars).

A la pràctica, si sou autònom, formeu part d'una societat o gestioneu una corporació S o una corporació C, és molt probable que hàgiu de fer aquests pagaments.

Dates de venciment dels pagaments trimestrals del 2026

Marqueu aquestes quatre dates al vostre calendari; no són negociables:

• 15 d'abril de 2026: Pagament del primer trimestre (que cobreix de l'1 de gener al 31 de març)
• 15 de juny de 2026: Pagament del segon trimestre (que cobreix de l'1 d'abril al 31 de maig)
• 15 de setembre de 2026: Pagament del tercer trimestre (que cobreix de l'1 de juny al 31 d'agost)
• 15 de gener de 2027: Pagament del quart trimestre (que cobreix de l'1 de setembre al 31 de desembre)

Tingueu en compte que el pagament del quart trimestre venç al gener de l'any següent. Aquest moment sovint agafa la gent desprevinguda, especialment quan es combina amb les despeses de les festes de cap d'any.

Quant cal pagar

L'IRS espera que pagueu el 90% de la vostra obligació tributària de l'any en curs o el 100% de l'obligació tributària de l'any passat, el que sigui menor (el 110% de l'any passat si els vostres ingressos bruts ajustats van superar els 150.000 $, o 75.000 $ per a persones casades que presenten la declaració per separat).

Si els vostres ingressos fluctuen significativament al llarg de l'any, podeu utilitzar el mètode de terminis d'ingressos anualitzats per ajustar els pagaments en funció del moment en què realment heu obtingut els ingressos. Això evita que pagueu de més a principis d'any si la major part dels vostres ingressos arriba més tard.

Formularis fiscals per a empleats i contractistes

Si teniu empleats o treballeu amb contractistes independents, teniu obligacions fiscals i terminis addicionals que cal seguir.

Formularis W-2 i 1099

Heu d'enviar els formularis W-2 als empleats i els formularis 1099 als contractistes independents abans del 2 de febrer de 2026 (prorrogat des del 31 de gener ja que cau en dissabte). Això dóna temps als treballadors per preparar les seves declaracions d'impostos personals amb informació precisa sobre els ingressos.

Els mateixos formularis s'han de presentar a l'IRS en aquests terminis:

• 2 de febrer de 2026: formularis W-2 (tant en paper com electrònics)
• 28 de febrer de 2026: formularis 1099 presentats en paper
• 31 de març de 2026: formularis 1099 presentats electrònicament

Es recomana encaridament la presentació electrònica, especialment si teniu diversos formularis per enviar. L'IRS processa els formularis presentats electrònicament més ràpidament i obtindreu una confirmació de recepció.

Presentacions trimestrals d'impostos sobre la nòmina

Si teniu empleats, heu de presentar el formulari 941 (Declaració d'impostos federal trimestral de l'ocupador) quatre vegades a l'any. Els terminis per al 2026 són:

• 30 d'abril de 2026: primer trimestre (que cobreix de l'1 de gener al 31 de març)
• 31 de juliol de 2026: segon trimestre (que cobreix de l'1 d'abril al 30 de juny)
• 2 de novembre de 2026: tercer trimestre (que cobreix de l'1 de juliol al 30 de setembre)
• 1 de febrer de 2027: quart trimestre (que cobreix de l'1 d'octubre al 31 de desembre)

Aquests terminis canvien lleugerament quan cauen en cap de setmana o festiu. El formulari 941 informa sobre els salaris pagats, les propines rebudes pels empleats i les parts de l'empleat i de l'ocupador dels impostos de la Seguretat Social i de Medicare.

Estratègies de planificació fiscal per al final de l'exercici

Els propietaris de negocis intel·ligents no esperen a la temporada d'impostos per pensar en la fiscalitat. L'últim trimestre de l'any és crucial per implementar estratègies que puguin reduir significativament la vostra factura fiscal.

Compres d'equips i actius

La secció 179 permet a les empreses comptabilitzar immediatament com a despesa les compres d'equips en lloc d'amortitzar-les durant diversos anys. Per a l'exercici fiscal 2026, les empreses poden deduir immediatament fins a 2,56 milions de dòlars en compres qualificades, en comparació amb els 1,25 milions de dòlars del 2025. La deducció s'elimina gradualment un cop la despesa total supera els 4,09 milions de dòlars.

A més, s'ha restaurat el 100% de l'amortització addicional per a la propietat qualificada adquirida i posada en servei després del 19 de gener de 2025. Això vol dir que podeu deduir el cost total dels actius elegibles en l'any que els compreu.

Si heu estat considerant la compra d'ordinadors, maquinària, vehicles o altres equips, comprar-los abans del 31 de desembre pot proporcionar un estalvi fiscal substancial. No obstant això, no compreu equips que no necessiteu només per la deducció fiscal: la despesa ha de tenir sentit empresarial independentment dels beneficis fiscals.

Gestió del temps d'ingressos i despeses

Una de les estratègies fiscals més efectives és accelerar les despeses cap a l'any en curs mentre s'ajornen els ingressos cap a l'any següent. Si teniu factures per pagar, subministraments per comprar o serveis per adquirir, considereu fer aquests pagaments abans del 31 de desembre.

De la mateixa manera, si podeu retardar la facturació a clients o consumidors fins a finals de desembre (perquè paguin al gener), traslladareu aquests ingressos al següent exercici fiscal, ajornant l'obligació tributària.

Aquesta estratègia funciona millor si espereu estar en el mateix tram impositiu o en un de més baix l'any que ve. Si preveieu uns ingressos significativament més alts l'any vinent, l'enfocament oposat podria tenir sentit.

Deduccions per recerca i desenvolupament

Sota els canvis recents en la legislació fiscal, els contribuents ara poden deduir immediatament les despeses de recerca i desenvolupament nacionals realitzades després del 31 de desembre de 2024. Per a les petites empreses que compleixin els requisits, aquest canvi es pot aplicar retroactivament als anys 2022-2024.

Si el vostre negoci inverteix en el desenvolupament de nous productes, processos o programari, assegureu-vos de fer un seguiment de les despeses d'R+D per separat i de consultar amb un professional fiscal sobre com reclamar aquesta deducció.

Aportacions a la jubilació

Contribuir als comptes de jubilació redueix els vostres ingressos imposables alhora que construeix el vostre futur financer. Per al 2026, podeu aportar:

• Fins a 23.500 $a un pla 401(k) (més una aportació addicional de compensació de 7.500$ si teniu 50 anys o més)
• Fins a 17.000 $ a un SEP-IRA (pensió simplificada per a empleats)
• Fins a 16.500 $ a un SIMPLE IRA

Aquestes aportacions s'han de fer generalment abans del 31 de desembre per comptar per a l'exercici fiscal actual, tot i que les aportacions al SEP-IRA es poden fer fins a la data límit de presentació de la declaració d'impostos (incloses les pròrrogues).

Donacions benèfiques

Si feu servir habitualment les deduccions detallades i feu donacions a entitats benèfiques, tingueu en compte que el 2026 arribaran canvis importants en les deduccions fiscals per donacions benèfiques a causa de la legislació fiscal recent. Si normalment doneu quantitats significatives, considereu crear un fons gestionat per donants (DAF) i fer estratègicament donacions equivalents a diversos anys abans que les lleis canviïn.

Aquesta estratègia us permet obtenir una deducció gran ara mentre seguiu distribuint els fons a les entitats benèfiques durant diversos anys.

Llista de verificació de documents fiscals essencials

La preparació és mitja batalla quan es tracta de la temporada d'impostos. Tenir tots els documents organitzats abans de seure a presentar-los (o reunir-te amb el teu comptable) estalvia temps, redueix errors i minimitza l'estrès.

Informació personal i empresarial

• Noms legals complets, números de la Seguretat Social i adreces per a tu, el teu cònjuge, persones a càrrec i socis comercials
• Percentatges de propietat i dates per a tots els propietaris del negoci
• Declaracions d'impostos de l'any anterior (tant personals com empresarials)
• Número d'Identificació de l'Ocupador (EIN) per al teu negoci

Estats financers i registres

• Estats de pèrdues i guanys de tot l'any
• Balanços de situació que mostrin actius, passius i patrimoni net
• Extractes bancaris de tots els comptes de l'empresa
• Extractes de targetes de crèdit per a despeses empresarials
• Assentaments de diari i llibre major
• Registres de comptes a cobrar i comptes a pagar

Documentació d'ingressos

• Tots els formularis 1099 rebuts (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC, etc.)
• Formularis W-2 si també tens ingressos per compte d'altri
• Registres de vendes i factures
• Registres de totes les transaccions en efectiu
• Documentació de qualsevol transacció de barata o criptomoneda

Registres de despeses i rebuts

• Rebuts de totes les despeses empresarials
• Registre de quilometratge del vehicle si se sol·licita la deducció per quilometratge
• Documentació de l'oficina a casa (metres quadrats, percentatge de l'habitatge utilitzat per al negoci)
• Registres de menjars i entreteniment de negocis
• Despeses de viatge i documentació de suport
• Honoraris professionals (legals, comptables, consultoria)
• Pagaments d'assegurances
• Costos de publicitat i màrqueting
• Compres de material i equips d'oficina

Registres d'ocupació

• Formularis I-9 que verifiquen l'elegibilitat dels empleats per treballar
• Formularis W-4 que mostren les eleccions de retenció
• Registres de nòmines incloent salaris bruts, retencions i salari net
• Registres dels beneficis proporcionats (assegurança mèdica, aportacions a la jubilació)
• Contractes de col·laboradors independents i registres de pagaments

Registres d'actius i amortització

• Rebuts de compra d'equips, vehicles i immobles
• Quadres d'amortització d'anys anteriors
• Registres de qualsevol actiu venut o eliminat durant l'any
• Registres d'elecció de la Secció 179

Configuració del teu sistema de gestió fiscal

Crear un calendari fiscal és només el primer pas. Necessites sistemes per assegurar-te que realment compleixes aquests terminis i que tens la documentació que necessites.

Tasques fiscals mensuals

• Conciliar extractes bancaris i de targetes de crèdit
• Revisar i categoritzar les despeses
• Actualitzar el teu programari de comptabilitat
• Reservar diners per als impostos estimats trimestrals
• Revisar els estats de pèrdues i guanys per fer el seguiment del rendiment

Tasques fiscals trimestrals

• Calcular i pagar els impostos estimats
• Revisar i ajustar els pagaments d'impostos estimats si els ingressos han canviat significativament
• Presentar les declaracions trimestrals d'impostos sobre la nòmina si tens empleats
• Revisar el rendiment financer de l'any fins a la data
• Reunir-te amb el teu comptable o gestor per abordar qualsevol problema

Tasques fiscals anuals

• Enviar els W-2 i 1099 a finals de gener
• Recollir tots els documents fiscals i organitzar els registres
• Revisar possibles deduccions i estratègies d'estalvi fiscal
• Presentar la teva declaració d'impostos o treballar amb un professional
• Planificar els impostos estimats de l'any vinent basant-se en els resultats de l'any actual

Eines tecnològiques

El programari de comptabilitat modern facilita molt més el compliment fiscal que el seguiment manual. Considera utilitzar:

• Programari de comptabilitat al núvol que categoritza automàticament les transaccions
• Aplicacions d'escaneig de rebuts que digitalitzen els rebuts en paper
• Aplicacions de seguiment de quilometratge per al registre automàtic de despeses de vehicles
• Serveis de nòmines que s'encarreguen dels càlculs i les presentacions d'impostos
• Sistemes d'emmagatzematge de documents que mantenen els registres fiscals organitzats i accessibles

Moltes d'aquestes eines s'integren entre si, creant un flux de treball fluid des del seguiment de despeses fins a la presentació d'impostos.

Errors fiscals comuns a evitar

Fins i tot amb un calendari detallat, els propietaris de petites empreses sovint cometen errors evitables que els costen diners o provoquen auditories.

Barrejar despeses personals i empresarials

Utilitzar el mateix compte bancari o targeta de crèdit per a despeses personals i empresarials fa que la comptabilitat sigui un malson i aixeca sospites davant l'IRS. Obre comptes separats per al teu negoci i utilitza'ls exclusivament per a transaccions empresarials.

No realitzar els pagaments d'impostos estimats

Saltar-se els pagaments d'impostos estimats trimestrals comporta sancions per pagament insuficient i una gran factura fiscal a l'abril. Reserva entre el 25% i el 30% dels teus ingressos nets cada mes per assegurar-te de tenir efectiu disponible per als pagaments trimestrals.

Reclamar deduccions qüestionables

L'IRS coneix els patrons de despeses típics per a diferents tipus de negocis. Reclamar el 100% de l'ús comercial d'un vehicle que també utilitzes personalment, o deduir menjars i entreteniment excessius, convida a la inspecció. Dedueix només les despeses comercials legítimes que puguis documentar.

Mala gestió dels registres

"Sé que tinc aquest rebut en algun lloc" no funciona amb l'IRS. Si no pots documentar una despesa, no la pots deduir. Implementa sistemes per capturar i emmagatzemar els rebuts tan bon punt es produeixin les despeses.

Classificació incorrecta dels treballadors

Tractar els empleats com a col·laboradors independents per evitar els impostos sobre la nòmina és una de les principals prioritats d'aplicació de l'IRS. Entén la diferència entre empleats i col·laboradors, i classifica els treballadors correctament.

No consultar un professional

Les lleis fiscals canvien constantment, i el cost d'un error sol superar amb escreix el cost de l'assessorament professional. Treballeu amb un comptable qualificat o un assessor fiscal, especialment si la vostra empresa té transaccions complexes, opera en diversos estats o té un creixement significatiu.

Simplifiqueu la vostra gestió financera

Mentre gestioneu les vostres obligacions fiscals durant l'any, mantenir uns registres financers clars i precisos esdevé essencial. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres. A diferència del programari de comptabilitat tradicional, les vostres dades no estan bloquejades en formats propietaris: podeu fer control de versions dels vostres llibres, programar informes personalitzats i tenir sempre ple accés a la vostra informació financera. Comenceu de franc i comproveu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.

Punts clau

Un calendari fiscal exhaustiu transforma la temporada d'impostos d'una cursa estressant en una rutina gestionable. Recordeu aquests punts crítics:

1. Conegueu els terminis de presentació segons el vostre tipus d'entitat empresarial
2. Realitzeu els pagaments fraccionats estimats puntualment per evitar sancions
3. Envieu els formularis de treballadors i col·laboradors abans de la data límit de febrer
4. Implementeu estratègies fiscals de final d'any abans del 31 de desembre
5. Mantingueu els registres organitzats durant tot l'any
6. Utilitzeu la tecnologia per automatitzar el seguiment i els recordatoris
7. Consulteu professionals fiscals per a situacions complexes

El compliment fiscal no té per què ser aclaparador. Amb una planificació adequada, els sistemes correctes i el compromís de mantenir-se organitzat, podeu navegar per la temporada d'impostos amb confiança i, potencialment, estalviar una quantitat significativa de diners mitjançant una planificació intel·ligent.

Comenceu descarregant o creant el vostre calendari fiscal per al 2026, marcant tots els terminis que s'apliquin al vostre negoci i configurant recordatoris automatitzats. El vostre jo del futur us ho agrairà quan arribi la temporada d'impostos i estigueu preparats en lloc d'estar angoixats.