Повний чек-лист з податків для малого бізнесу: все, що потрібно для подання звітності у 2026 році

Податковий сезон не має бути схожим на хаос. За даними IRS, середній власник малого бізнесу витрачає понад 80 годин на рік на підготовку до федеральних податків. Це два повних робочих тижні, витрачених на збір чеків, пошук форм і хвилювання про те, що ви могли щось пропустити. Хороша новина? Добре організований чеклист може значно скоротити цей час і допомогти уникнути дорогих помилок.

Незалежно від того, чи є ви одноосібним власником (sole proprietor), власником ТОВ (LLC), акціонером S-корпорації чи керівником C-корпорації, цей посібник проведе вас через кожен документ, дедлайн і податкове відрахування, про які потрібно знати в податковому сезоні 2026 року.

Знайте свої терміни подання звітності

Першим кроком у будь-якому плані підготовки до податків є знання термінів подання декларацій. Пропуск дедлайну означає не лише штрафи, а й нарахування відсотків на будь-яку заборговану суму.

Ключові дати 2026 року:

• 2 лютого 2026 р. — Останній термін видачі форм W-2 працівникам та форм 1099-NEC підрядникам (перенесено з 31 січня, оскільки воно припадає на суботу)
• 16 березня 2026 р. — Подання податкових декларацій для S-корпорацій (форма 1120-S) та партнерств (форма 1065). Перенесено з 15 березня, яке припадає на неділю
• 15 квітня 2026 р. — Подання податкових декларацій для одноосібних власників (Schedule C до форми 1040) та C-корпорацій (форма 1120). Також це крайній термін для сплати прогнозних податкових платежів за 1 квартал 2026 року
• 15 червня 2026 р. — Термін сплати прогнозного податку за 2 квартал 2026 року
• 15 вересня 2026 р. — Термін сплати прогнозного податку за 3 квартал 2026 року, а також подовжений термін подання звітності для S-корпорацій та партнерств
• 15 жовтня 2026 р. — Подовжений термін подання звітності для одноосібних власників та C-корпорацій

Важливе нагадування: подання запиту на подовження терміну дає вам більше часу на подання документів, але не подовжує термін оплати. Будь-які заборговані податки все одно мають бути сплачені до початкової дати подання, і відсотки нараховуються негайно на несплачений залишок.

Крок 1: Зберіть основні документи бізнесу

Перш ніж занурюватися в доходи та витрати, переконайтеся, що у вас готові ці базові документи:

• Ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) або номер соціального страхування (SSN) для одноосібних власників
• Податкова декларація за попередній рік — це ваш найкращий орієнтир щодо того, яких джерел доходу, відрахувань і кредитів очікувати
• Установчі документи бізнесу — статут корпорації, договори про партнерство або операційні угоди ТОВ
• Реєстраційні номери державних та місцевих податків
• Номери банківських рахунків та маршрутні номери (routing numbers) для прямого зарахування відшкодувань

Наявність декларації за минулий рік особливо корисна. Вона нагадує про перенесення відрахувань, таких як капітальні збитки, збитки від пасивної діяльності та графіки амортизації, які переходять з року в рік.

Крок 2: Складіть реєстр доходів

IRS очікує, що ви повідомите про всі доходи від бізнесу, незалежно від того, чи отримали ви для них податкову форму. Зберіть:

• Форми 1099-NEC — отримані від клієнтів, які заплатили вам 600 доларів або більше
• Форми 1099-K — від платіжних систем, таких як PayPal, Stripe або Square
• Форми 1099-MISC — за оренду, роялті та інші різні доходи
• 1099-INT та 1099-DIV — за відсотки та дивіденди з бізнес-рахунків
• Звіти про продажі та рахунки-фактури — ваша повна документація про доходи
• Записи про отримані готівкові платежі — навіть без форми 1099 цей дохід підлягає оподаткуванню

Зіставте свої банківські виписки з записами про доходи. Якщо є розбіжність між тим, що є в базі IRS (з форм 1099), і тим, що ви звітуєте, це може стати причиною аудиту.

Крок 3: Упорядкуйте документацію про витрати

Саме тут формується більша частина вашої податкової економії. Упорядковані записи про витрати означають, що ви зможете заявити на кожне відрахування, на яке маєте право. Зберіть чеки, інвойси та виписки для:

Операційні витрати

• Оренда офісу та комунальні платежі
• Офісне приладдя та обладнання
• Послуги інтернету та зв'язку (частка для бізнесу)
• Передплати на програмне забезпечення та хмарні сервіси
• Страхові внески бізнесу (цивільна відповідальність, майно, професійна відповідальність)
• Банківські комісії та збори за обробку платежів

Витрати на персонал

• Заробітна плата працівників, премії та комісійні
• Звіти про податки на заробітну плату (форми 941, що подаються щоквартально)
• Витрати на соціальні пакети працівників (медичне страхування, пенсійні внески)
• Виплати незалежним підрядникам (відповідно до виданих форм 1099-NEC)

Розвиток та маркетинг

• Витрати на рекламу та маркетинг
• Витрати на розробку та підтримку вебсайту
• Візитні картки, промо-матеріали та цифрові кампанії

Відрядження та транспорт

• Чеки за ділові поїздки (авіаквитки, готелі, харчування)
• Журнал пробігу автомобіля або записи про фактичні витрати
• Чеки за паркування та оплату доріг

Професійні послуги

• Оплата послуг бухгалтера та ведення обліку
• Юридичні послуги, пов'язані з діяльністю бізнесу
• Консультаційні та експертні послуги

Крок 4: Перегляньте основні податкові відрахування, які ви могли пропустити

Багато власників малого бізнесу втрачають гроші, ігноруючи законні відрахування. Ось ті, які найчастіше пропускають:

Відрахування на домашній офіс

Якщо ви використовуєте окреме приміщення у своєму будинку виключно для бізнесу, ви можете відрахувати пов’язані з цим витрати. Спрощений метод дозволяє вираховувати $5 за квадратний фут площею до 300 квадратних футів (максимум $1,500). Звичайний метод дозволяє відраховувати фактичні витрати пропорційно до частки офісу в загальній площі вашого будинку.

Податкове вирахування на кваліфікований бізнес-дохід (QBI)

Вирахування QBI дозволяє відповідним власникам бізнесу відраховувати до 20% свого кваліфікованого бізнес-доходу. Згідно із законом One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), це вирахування тепер є постійним і має розширені пороги доходу. Навіть власники бізнесу з вищими доходами можуть претендувати на мінімальне вирахування у розмірі $400, якщо вони мають принаймні $1,000 кваліфікованого бізнес-доходу.

Розділ 179 та бонусна амортизація

У 2026 році ви можете негайно списати на витрати до $2,560,000 вартості придбаного кваліфікованого обладнання згідно з Розділом 179. Поріг поступового скасування збільшено до $4,090,000. Крім того, було назавжди відновлено 100% бонусну амортизацію, яка застосовується як до нового, так і до вживаного обладнання.

Медичне страхування самозайнятих осіб

Якщо ви є самозайнятою особою і не маєте права на медичне страхування, що спонсорується роботодавцем (зокрема через чоловіка або дружину), ви можете відрахувати 100% страхових внесків за себе, свого чоловіка/дружину та утриманців.

Внески до пенсійних планів

Внески до SEP-IRA (до 25% чистого доходу від самозайнятості), SIMPLE IRA або індивідуальних планів Solo 401(k) підлягають відрахуванню. Малі роботодавці також можуть претендувати на податковий кредит у розмірі до $5,000 на покриття витрат на створення нового пенсійного плану.

Відрахування витрат на НДДКР

Завдяки змінам у межах OBBBA, підприємства знову можуть негайно списувати витрати на науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи (НДДКР), понесені у 2025 році та пізніше, замість того, щоб амортизувати їх протягом 60 місяців.

Крок 5: Знайте, яку форму подавати

Структура вашого бізнесу визначає, яку податкову форму ви використовуєте:

Тип бізнесу	Основна форма	Термін подання
Одноосібний власник / ТОВ з одним учасником	Додаток C (разом із формою 1040)	15 квітня 2026 р.
Партнерство / ТОВ з кількома учасниками	Форма 1065	16 березня 2026 р.
S-корпорація	Форма 1120-S	16 березня 2026 р.
C-корпорація	Форма 1120	15 квітня 2026 р.

Партнерства та S-корпорації є «наскрізними» суб'єктами (pass-through), що означає, що сам бізнес не сплачує податок на прибуток. Замість цього дохід переходить до власників через додатки K-1. Своєчасне подання цих декларацій є критично важливим, щоб окремі власники могли подати свої персональні декларації.

Крок 6: Виконуйте зобов'язання перед працівниками та підрядниками

Якщо у вас є працівники, вам потрібно контролювати виконання кількох додаткових вимог:

• Форми W-2 — видаються кожному працівнику до 2 лютого 2026 р.
• Форми 1099-NEC — видаються кожному незалежному підряднику, якому виплачено $600 або більше, також до 2 лютого.
• Форма 941 — щоквартальні податкові декларації з фонду оплати праці (терміни: 30 квітня, 31 липня, 2 листопада та 1 лютого 2027 р.)
• Записи про верифікацію I-9 — хоча це не податкова форма, їх потрібно зберігати для дотримання законодавства.
• Форми W-4 та форми штату про утримання податків — зберігаються в особовій справі кожного працівника.

Неправильна класифікація працівників як незалежних підрядників є однією з найпоширеніших — і найбільш караних — податкових помилок малого бізнесу. Різниця має значення, оскільки роботодавці повинні утримувати податки на прибуток і сплачувати внески до фондів соціального страхування, Medicare та податки з безробіття із заробітної плати працівників. Якщо IRS перекласифікує ваших підрядників у найманих працівників, ви можете отримати заборгованість з податків, штрафи та пеню.

Крок 7: Не забувайте про прогнозні податкові платежі

Якщо ви самозайнята особа або ваш бізнес не утримує податки з вашого доходу, ви, як правило, зобов’язані здійснювати щоквартальні прогнозні (авансові) податкові платежі. Це стосується одноосібних власників, партнерів та акціонерів S-корпорацій, які очікують, що сума їхніх податків складе $1,000 або більше.

Ставка податку на самозайнятість становить 15,3% (12,4% на соціальне страхування та 2,9% на Medicare), і це додається до вашого звичайного податку на прибуток. Поширеною стратегією є відкладання 25-30% вашого бізнес-доходу на окремий ощадний рахунок, призначений для податків.

Терміни прогнозних платежів на 2026 рік:

• Q1: 15 квітня 2026 р.
• Q2: 15 червня 2026 р.
• Q3: 15 вересня 2026 р.
• Q4: 15 січня 2027 р.

Недоплата за прогнозними платежами призводить до штрафів, навіть якщо ви повністю сплатите податок під час подання річної декларації.

Поширені податкові помилки, яких слід уникати

Навчання на чужих помилках може заощадити вам тисячі. Ось помилки, які власники малого бізнесу роблять найчастіше:

Змішування особистих та бізнес-фінансів. Це головна причина перевірок малого бізнесу. Використовуйте окремі банківські рахунки та кредитні картки для бізнес-операцій. Змішані кошти роблять майже неможливим підтвердження витрат у разі аудиту.

Ведення неналежної документації. IRS вимагає документального підтвердження для кожного заявленого вами відрахування. Зберігайте чеки та квитанції (у цифровому чи паперовому вигляді) щонайменше три роки (шість років, якщо ви занизили дохід більш ніж на 25%).

Неподання декларації через неможливість сплатити. Штраф за неподання декларації значно вищий, ніж штраф за несплату. Завжди подавайте звітність вчасно, навіть якщо вам потрібно буде скласти план виплат на суму боргу.

Ігнорування зобов'язань на рівні штату та місцевих органів влади. Федеральні податки — це лише частина картини. Залежно від того, де ви працюєте, ви можете бути зобов'язані сплачувати податок на прибуток штату, податок на франшизу, податок з продажів або місцеві податки на бізнес. Перевірте вимоги вашого штату задовго до дедлайнів.

Неправильне звітування про доходи. Якщо IRS виявить необережне заниження доходу, вона може накласти штраф у розмірі 20% від суми недоплати. Навмисне шахрайство може призвести до штрафів у розмірі до 75% від суми недоплати.

Ваш податковий календар по місяцях

Щоб усе було під контролем, ось як розподілити підготовку до податків на перші кілька місяців року:

Січень: Зберіть усі записи про доходи та підтвердіть, що ваш бухгалтерський облік узгоджений станом на 31 грудня. Почніть запитувати відсутні форми 1099 у клієнтів.

Лютий: Видайте форми W-2 та 1099-NEC до 2 лютого. Перегляньте категорії витрат і переконайтеся, що всі квитанції враховані. Заплануйте зустріч зі своїм бухгалтером або податковим консультантом.

Березень: Завершіть і подайте податкові декларації для S-corp або партнерств до 16 березня (або подайте запит на продовження терміну). Видайте форми K-1 партнерам та акціонерам.

Квітень: Подайте декларації для фізичних осіб-підприємців (sole proprietor) та C-corp до 15 квітня. Здійсніть розрахунковий платіж за перший квартал поточного року. Якщо вам потрібно більше часу, подайте запит на продовження — але сплатіть усі нараховані розрахункові податки.

Підтримуйте порядок у фінансовій звітності протягом усього року

Під час підготовки до цьогорічного подання податкової звітності ведення чіткого та точного фінансового обліку протягом року — це найважливіше, що ви можете зробити для спрощення податкового сезону. Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію (plain-text accounting), яка забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без «чорних скриньок» та прив’язки до постачальника. Ваша бухгалтерія залишається під контролем версій, доступною для аудиту та готовою до податкового періоду в будь-який момент. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на текстову бухгалтерію.