Изчерпателен данъчен контролен списък за малък бизнес: Всичко, което трябва да подадете през 2026 г.

Данъчният сезон не трябва да изглежда като хаос. Според IRS средният собственик на малък бизнес прекарва над 80 часа годишно в подготовка на федерални данъци. Това са две пълни работни седмици, прекарани в събиране на касови бележки, издирване на формуляри и притеснения за това какво може да сте пропуснали. Добрата новина? Добре организираният контролен списък може драстично да съкрати това време и да ви помогне да избегнете скъпоструващи грешки.

Независимо дали сте едноличен търговец, собственик на LLC, акционер в S-corp или изпълнителен директор на C-corp, това ръководство ще ви преведе през всеки документ, краен срок и облекчение, които трябва да знаете за данъчния сезон през 2026 г.

Знайте вашите крайни срокове за подаване

Първата стъпка във всеки план за данъчна подготовка е да знаете кога трябва да бъдат подадени вашите декларации. Пропускането на краен срок не означава само санкции — това означава натрупване на лихви върху всяка дължима сума.

Ключови крайни срокове за 2026 г.:

• 2 февруари 2026 г. — Краен срок за издаване на W-2 на служители и формуляри 1099-NEC на изпълнители (преместен от 31 януари, тъй като се пада в събота)
• 16 март 2026 г. — Данъчни декларации за S корпорации (формуляр 1120-S) и партньорства (формуляр 1065). Преместен от 15 март, който се пада в неделя
• 15 април 2026 г. — Данъчни декларации за еднолични търговци (Приложение C към формуляр 1040) и C корпорации (формуляр 1120). Също така краен срок за прогнозни данъчни плащания за първото тримесечие на 2026 г.
• 15 юни 2026 г. — Прогнозно данъчно плащане за второто тримесечие на 2026 г.
• 15 септември 2026 г. — Прогнозно данъчно плащане за третото тримесечие на 2026 г., плюс удължения краен срок за подаване за S-корпорации и партньорства
• 15 октомври 2026 г. — Удължен краен срок за подаване за еднолични търговци и C корпорации

Едно важно напомняне: подаването на молба за удължаване ви дава повече време за предаване на документите, но не удължава крайния срок за плащане. Всички дължими данъци все още трябва да бъдат платени до оригиналната дата на подаване, а лихвите започват да текат веднага върху неплатените суми.

Стъпка 1: Съберете основните документи за бизнеса

Преди да се потопите в приходите и разходите, уверете се, че имате под ръка тези основни документи:

• Идентификационен номер на работодател (EIN) или Социалноосигурителен номер (SSN) за еднолични търговци
• Данъчна декларация от предходната година — това е най-добрият ви ориентир за това какви източници на доходи, удръжки и кредити да очаквате
• Учредителни документи на бизнеса — устави, партньорски споразумения или учредителни договори на LLC
• Регистрационни номера за щатски и местни данъци
• Банкова сметка и банкови кодове за директен превод на възстановени суми

Притежаването на декларацията от миналата година е особено ценно. Тя ви напомня за пренесени удръжки, като капиталови загуби, загуби от пасивна дейност и графици за амортизация, които се прехвърлят от година на година.

Стъпка 2: Съставете отчет за приходите си

IRS очаква да декларирате всички бизнес приходи, независимо дали сте получили данъчен формуляр за тях. Съберете:

• Формуляри 1099-NEC — получени от клиенти, които са ви платили $600 или повече
• Формуляри 1099-K — от платежни оператори като PayPal, Stripe или Square
• Формуляри 1099-MISC — за наеми, роялти и други разни доходи
• 1099-INT и 1099-DIV — за приходи от лихви и дивиденти от бизнес сметки
• Записи за продажби и фактури — пълната ви документация за приходите
• Записи за получени плащания в брой — дори без 1099, този доход е облагаем

Сравнете банковите си извлечения с вашите записи за доходи. Ако има разминаване между това, което IRS има в архива си (от 1099), и това, което декларирате, това може да доведе до одит.

Стъпка 3: Организирайте документацията за разходите си

Тук идват повечето от вашите данъчни спестявания. Организираните записи за разходи означават, че можете да претендирате за всяка удръжка, на която имате право. Съберете касови бележки, фактури и извлечения за:

Оперативни разходи

• Наем на офис и плащания за комунални услуги
• Офис консумативи и оборудване
• Интернет и телефонни услуги (частта за бизнес цели)
• Абонаменти за софтуер и облачни услуги
• Застрахователни премии за бизнеса (гражданска отговорност, имущество, професионална)
• Банкови такси и такси за обработка на плащания

Разходи за персонал

• Заплати на служители, възнаграждения, бонуси и комисионни
• Записи за данъци върху заплатите (Формуляри 941, подавани на тримесечие)
• Разходи за социални придобивки за служителите (здравни застраховки, пенсионни вноски)
• Плащания към независими изпълнители (съответстващи на издадените формуляри 1099-NEC)

Растеж и маркетинг

• Разходи за реклама и маркетинг
• Разходи за разработка и поддръжка на уебсайт
• Визитки, рекламни материали и дигитални кампании

Пътувания и транспорт

• Касови бележки за бизнес пътувания (самолетни билети, хотели, храна)
• Дневник за пробег на превозното средство или записи за действителни разходи
• Касови бележки за паркинг и пътни такси

Професионални услуги

• Такси за счетоводство и одиторски услуги
• Правни такси, свързани с бизнес операциите
• Такси за консултации и съвети

Стъпка 4: Прегледайте ключовите удръжки, които може да пропускате

Много собственици на малък бизнес губят пари, като пренебрегват легитимни удръжки. Ето тези, които се пропускат най-често:

Данъчно облекчение за домашен офис

Ако използвате специално пространство в дома си единствено за бизнес цели, можете да приспаднете свързаните с това разходи. Опростеният метод позволява 5 долара на квадратен фут до 300 квадратни фута (максимум 1500 долара). Стандартният метод ви позволява да приспаднете реалните разходи пропорционално на дела на вашия офис спрямо общата квадратура на дома ви.

Данъчно облекчение за квалифициран бизнес доход (QBI)

Облекчението за QBI позволява на отговарящите на условията собственици на бизнес да приспаднат до 20% от своя квалифициран бизнес доход. Съгласно Закона „One Big Beautiful Bill“ (OBBBA), това облекчение вече е постоянно и има разширени прагове на доходите. Дори собственици на бизнес с по-високи доходи могат да се класират за минимално облекчение от 400 долара, ако имат поне 1000 долара квалифициран бизнес доход.

Раздел 179 и бонусна амортизация

За 2026 г. можете незабавно да отчетете като разход до 2 560 000 долара за покупки на квалифицирано оборудване съгласно Раздел 179. Прагът за поетапно прекратяване е увеличен на 4 090 000 долара. Освен това 100% бонусната амортизация е възстановена за постоянно, като се прилага както за ново, така и за употребявано оборудване.

Здравно осигуряване за самоосигуряващи се лица

Ако сте самоосигуряващо се лице и нямате право на покритие, спонсорирано от работодател (включително чрез съпруг/а), можете да приспаднете 100% от вноските за здравно осигуряване за себе си, вашия съпруг/а и зависими лица.

Вноски за пенсионни планове

Вноските в SEP-IRA (до 25% от нетния доход от самоосигуряване), SIMPLE IRA или Solo 401(k) планове подлежат на приспадане. Малките работодатели могат също да поискат данъчен кредит до 5000 долара за разходи по стартиране на нов пенсионен план.

Приспащане на разходи за НИРД

Благодарение на промените в OBBBA, фирмите могат отново незабавно да отчитат като разход разходите за научноизследователска и развойна дейност (НИРД), направени през 2025 г. и по-късно, вместо да ги амортизират в рамките на 60 месеца.

Стъпка 5: Знайте кой формуляр да подадете

Вашата бизнес структура определя кой данъчен формуляр да използвате:

Тип бизнес	Основен формуляр	Краен срок
Едноличен търговец / Еднолично ООД	Schedule C (с Формуляр 1040)	15 април 2026 г.
Събирателно дружество / ООД	Формуляр 1065	16 март 2026 г.
S корпорация	Формуляр 1120-S	16 март 2026 г.
C корпорация	Формуляр 1120	15 април 2026 г.

Събирателните дружества и S корпорациите са проходни субекти (pass-through entities), което означава, че самият бизнес не плаща данък върху доходите. Вместо това доходът преминава към собствениците чрез справки Schedule K-1. Навременното подаване на тези декларации е критично, за да могат отделните собственици да подадат личните си декларации.

Стъпка 6: Изпълнение на задълженията към служители и изпълнители

Ако имате работници, трябва да следите няколко допълнителни изисквания:

• Формуляри W-2 — издават се на всеки служител до 2 февруари 2026 г.
• Формуляри 1099-NEC — издават се на всеки независим изпълнител, на когото са платени 600 долара или повече, също до 2 февруари.
• Формуляр 941 — тримесечни данъчни декларации за заплати (дължими на 30 април, 31 юли, 2 ноември и 1 февруари 2027 г.)
• I-9 записи за проверка — въпреки че не са данъчен формуляр, те трябва да се поддържат за съответствие.
• W-4 и щатски формуляри за удръжки — съхраняват се в досието на всеки служител.

Погрешното класифициране на служители като независими изпълнители е една от най-честите — и най-строго санкционирани — данъчни грешки на малкия бизнес. Разграничението е важно, тъй като работодателите трябва да удържат данък върху доходите и да плащат вноски за социално осигуряване, Medicare и данъци за безработица върху заплатите на служителите. Ако IRS прекласифицира вашите изпълнители като служители, може да дължите пропуснати данъци, глоби и лихви.

Стъпка 7: Не забравяйте авансовите данъчни плащания

Ако сте самоосигуряващо се лице или вашият бизнес не удържа данъци от доходите ви, обикновено се изисква да правите тримесечни авансови данъчни плащания. Това се отнася за еднолични търговци, съдружници и акционери в S-corp, които очакват да дължат данъци в размер на 1000 долара или повече.

Данъчната ставка за самоосигуряване е 15,3% (12,4% за социално осигуряване и 2,9% за Medicare), като това е в допълнение към вашия редовен данък върху доходите. Обща стратегия е да заделяте 25-30% от бизнес дохода си в отделна спестовна сметка, предназначена за данъци.

Крайни срокове за авансови плащания за 2026 г.:

• Q1: 15 април 2026 г.
• Q2: 15 юни 2026 г.
• Q3: 15 септември 2026 г.
• Q4: 15 януари 2027 г.

Недостатъчното плащане на авансови данъци води до санкции, дори ако платите изцяло при подаване на декларацията си.

Чести данъчни грешки, които да избягвате

Ученето от грешките на другите може да ви спести хиляди. Ето грешките, които собствениците на малък бизнес правят най-често:

Смесване на лични и бизнес финанси. Това е причина номер едно за одити на малкия бизнес. Използвайте отделни банкови сметки и кредитни карти за бизнес транзакции. Смесените средства правят почти невъзможно доказването на удръжките, ако бъдете одитирани.

Липса на адекватна документация. IRS изисква документация за всяко облекчение, което изисквате. Поддържайте разписки — цифрови или физически — в продължение на поне три години (шест години, ако сте отчели доход с над 25% по-малко от реалния).

Неподаване на декларация, защото не можете да платите. Глобата за неподаване на декларация е значително по-висока от глобата за неплащане. Винаги подавайте декларация навреме, дори ако трябва да уговорите план за разсрочено плащане на дължимата сума.

Пренебрегване на щатските и местните задължения. Федералните данъци са само част от картината. В зависимост от това къде развивате дейност, може да дължите щатски данък върху доходите, франчайз данък, данък върху продажбите или местни бизнес данъци. Проверете изискванията на вашия щат доста преди крайните срокове.

Неправилно отчитане на доходите. Ако IRS открие небрежно занижаване на доходите, тя може да наложи глоба за точност в размер на 20%. Умишлената измама може да доведе до санкции до 75% от неплатената сума.

Вашият месечен данъчен календар

За да поддържате всичко под контрол, ето как да разпределите подготовката на данъците си през първите няколко месеца на годината:

Януари: Съберете всички записи за доходите и потвърдете, че счетоводството ви е изравнено до 31 декември. Започнете да изисквате всички липсващи формуляри 1099 от клиенти.

Февруари: Издайте формуляри W-2 и 1099-NEC до 2 февруари. Прегледайте категориите си разходи и се уверете, че всички разписки и документи са налични. Насрочете среща с вашия счетоводител или данъчен консултант.

Март: Финализирайте и подайте данъчните декларации за S-corp или събирателни дружества (partnerships) до 16 март (или подайте молба за удължаване на срока). Издайте формуляри K-1 на съдружниците и акционерите.

Април: Подайте декларации за еднолични търговци и C-corp до 15 април. Направете прогнозното си плащане за първото тримесечие за текущата година. Ако имате нужда от повече време, подайте молба за удължаване — но платете всички дължими прогнозни данъци.

Поддържайте финансовите си записи в ред през цялата година

Докато се подготвяте за тазгодишното подаване на данъчни декларации, поддържането на ясни и точни финансови записи през цялата година е най-ефективното нещо, което можете да направите, за да опростите данъчния сезон. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без „черни кутии“ и без обвързване с конкретен доставчик. Вашите отчети остават под контрол на версиите, подлежат на одит и са готови за данъчния сезон по всяко време. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текстов формат.