Полный налоговый чек-лист для малого бизнеса: Всё, что нужно задекларировать в 2026 году

Налоговый сезон не должен превращаться в гонку со временем. По данным IRS, среднестатистический владелец малого бизнеса тратит более 80 часов в год на подготовку к федеральной налоговой отчетности. Это две полные рабочие недели, посвященные сбору чеков, поиску форм и размышлениям о том, что вы могли упустить. Хорошая новость? Хорошо организованный чек-лист может значительно сократить это время и помочь вам избежать дорогостоящих ошибок.

Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем, владельцем LLC, акционером S-корпорации или менеджером C-корпорации, это руководство проведет вас через каждый документ, срок и налоговый вычет, о которых вам нужно знать в налоговом сезоне 2026 года.

Знайте свои сроки подачи отчетности

Первый шаг в любом налоговом планировании — это знание сроков подачи деклараций. Пропуск дедлайна означает не только штрафы, но и начисление сложных процентов на любую задолженность.

Ключевые даты в 2026 году:

• 2 февраля 2026 г. — крайний срок предоставления форм W-2 сотрудникам и форм 1099-NEC независимым подрядчикам (перенесено с 31 января, так как это суббота).
• 16 марта 2026 г. — срок подачи налоговых деклараций для S-корпораций (форма 1120-S) и партнерств (форма 1065). Перенесено с 15 марта, которое выпадает на воскресенье.
• 15 апреля 2026 г. — срок подачи налоговых деклараций для индивидуальных предпринимателей (Schedule C к форме 1040) и C-корпораций (форма 1120). Также это крайний срок для уплаты расчетных налогов за первый квартал 2026 года.
• 15 июня 2026 г. — крайний срок уплаты расчетных налогов за второй квартал 2026 года.
• 15 сентября 2026 г. — крайний срок уплаты расчетных налогов за третий квартал 2026 года, а также продленный срок подачи деклараций для S-корпораций и партнерств.
• 15 октября 2026 г. — продленный срок подачи деклараций для индивидуальных предпринимателей и C-корпораций.

Важное напоминание: запрос на продление срока (extension) дает вам больше времени на подачу документов, но не продлевает срок оплаты. Любые причитающиеся налоги все равно должны быть уплачены до первоначальной даты подачи, а проценты на неоплаченные остатки начинают начисляться немедленно.

Шаг 1: Соберите основные документы компании

Прежде чем погружаться в доходы и расходы, убедитесь, что у вас под рукой есть следующие базовые документы:

• Идентификационный номер работодателя (EIN) или номер социального страхования (SSN) для индивидуальных предпринимателей.
• Налоговая декларация за предыдущий год — это ваш лучший ориентир для понимания того, какие источники доходов, вычеты и налоговые льготы стоит ожидать.
• Учредительные документы компании — устав, партнерские соглашения или операционные соглашения для LLC.
• Регистрационные номера налогоплательщика штата и местных органов власти.
• Номера банковских счетов и маршрутные номера (routing numbers) для прямого зачисления налоговых возвратов.

Наличие прошлогодней декларации особенно ценно. Она напоминает о переносимых вычетах, таких как капитальные убытки, убытки от пассивной деятельности и графики амортизации, которые переходят из года в год.

Шаг 2: Соберите отчеты о доходах

IRS ожидает, что вы отчитаетесь о всех доходах бизнеса, независимо от того, получили ли вы на них официальную налоговую форму. Соберите:

• Формы 1099-NEC — получены от клиентов, которые заплатили вам 600 долларов и более.
• Формы 1099-K — от платежных систем, таких как PayPal, Stripe или Square.
• Формы 1099-MISC — для доходов от аренды, роялти и других прочих доходов.
• 1099-INT и 1099-DIV — для процентных доходов и дивидендов по бизнес-счетам.
• Отчеты о продажах и счета-фактуры — ваша полная документация по обороту.
• Записи о полученных наличных платежах — даже без формы 1099 этот доход подлежит налогообложению.

Сверьте свои банковские выписки с отчетами о доходах. Если возникнет расхождение между тем, что есть у IRS (из форм 1099), и тем, что вы задекларировали, это может спровоцировать проверку.

Шаг 3: Организуйте подтверждения расходов

Именно здесь кроется большая часть вашей налоговой экономии. Организованные отчеты о расходах означают, что вы сможете заявить каждый вычет, на который имеете право. Соберите чеки, счета и выписки по следующим категориям:

Операционные расходы

• Аренда офисного помещения и коммунальные услуги.
• Офисные принадлежности и оборудование.
• Расходы на интернет и телефон (деловая часть).
• Подписки на программное обеспечение и облачные сервисы.
• Страховые взносы (ответственность, имущество, профессиональная деятельность).
• Банковские комиссии и расходы на обработку платежей.

Расходы на персонал

• Заработная плата, премии и комиссионные сотрудников.
• Отчеты по налогам на заработную плату (формы 941, подаваемые ежеквартально).
• Расходы на социальный пакет (медицинское страхование, пенсионные взносы).
• Выплаты независимым подрядчикам (связанные с выданными формами 1099-NEC).

Рост и маркетинг

• Расходы на рекламу и маркетинг
• Расходы на разработку и поддержку веб-сайта
• Визитные карточки, рекламные материалы и цифровые кампании

Командировки и транспорт

• Подтверждение деловых поездок (авиабилеты, гостиницы, питание)
• Учет пробега транспортных средств или отчеты о фактических расходах
• Чеки за парковку и оплату проезда по платным дорогам

Профессиональные услуги

• Расходы на бухгалтерский учет и администрирование
• Юридические расходы, связанные с деловой деятельностью
• Расходы на консалтинг и консультации

Шаг 4: Изучите основные налоговые вычеты, которые вы могли упустить

Многие владельцы малого бизнеса теряют деньги, упуская законные налоговые вычеты. Вот статьи расходов, которые забывают чаще всего:

Вычет за рабочее пространство

Если вы используете определенное помещение в своем доме исключительно в деловых целях, вы можете вычесть связанные с этим расходы. Упрощенный метод позволяет получить вычет в размере $5 за квадратный фут, максимум до 300 квадратных футов (максимум $1 500). При обычном методе вы можете вычесть фактические расходы пропорционально доле площади вашего офиса в общей площади жилья.

Вычет на квалифицированный бизнес-доход (QBI)

Вычет QBI позволяет имеющим на это право предпринимателям вычитать до 20% своего квалифицированного бизнес-дохода. В соответствии с Законом «One Big Beautiful Bill Act» (OBBBA) этот вычет теперь является постоянным, а пороги дохода были расширены. Даже предприниматели с более высокими доходами могут претендовать на минимальный вычет в размере $400, если их квалифицированный бизнес-доход составляет не менее $1 000.

Статья 179 и бонусная амортизация

В 2026 году вы сможете мгновенно списать до $2 560 000 на покупку квалифицируемых бизнес-активов в соответствии со Статьей 179. Порог постепенного отказа от льготы увеличен до $4 090 000. Кроме того, была навсегда восстановлена 100-процентная бонусная амортизация, которая применяется как к новому, так и к подержанному оборудованию.

Медицинское страхование для самозанятых

Если вы являетесь самозанятым и не имеете права на участие в программе страхования, спонсируемой работодателем (в том числе через супруга), вы можете вычесть 100% страховых взносов на медицинское обслуживание для себя, своего супруга и иждивенцев.

Пенсионные взносы

Взносы в SEP-IRA (до 25% от чистого дохода от самозанятости), SIMPLE IRA или планы Solo 401(k) подлежат вычету. Малые работодатели также могут претендовать на налоговый кредит в размере до $5 000 для покрытия расходов на запуск нового пенсионного плана.

Вычет на НИОКР

Благодаря изменениям в рамках OBBBA, компании могут снова немедленно списывать расходы на исследования и разработки (НИОКР), понесенные в 2025 году и позднее, вместо того чтобы амортизировать их в течение 60 месяцев.

Шаг 5: Определите, какую форму вам необходимо подать

Ваша бизнес-структура определяет, какую налоговую форму вы используете:

Тип компании	Основная форма	Срок подачи
Индивидуальный предприниматель / LLC с одним участником	Schedule C (к форме 1040)	15 апреля 2026 г.
Партнерство / LLC с несколькими участниками	Форма 1065	16 марта 2026 г.
S-корпорация	Форма 1120-S	16 марта 2026 г.
C-корпорация	Форма 1120	15 апреля 2026 г.

Партнерства и S-корпорации являются сквозными структурами, что означает, что сама компания не платит подоходный налог. Вместо этого доход распределяется между владельцами через формы Schedule K-1. Своевременная подача этих деклараций крайне важна, чтобы индивидуальные владельцы могли подать свои личные декларации.

Шаг 6: Соблюдайте обязательства в отношении сотрудников и подрядчиков

Если у вас есть персонал, вы должны быть в курсе различных дополнительных требований:

• Формы W-2 — предоставляются каждому сотруднику не позднее 2 февраля 2026 г.
• Формы 1099-NEC — предоставляются каждому независимому подрядчику, которому выплачено $600 или более, также не позднее 2 февраля.
• Форма 941 — квартальные декларации по налогам с заработной платы (сроки подачи: 30 апреля, 31 июля, 2 ноября и 1 февраля 2027 г.)
• Документы о проверке I-9 — хотя это и не налоговая форма, их необходимо вести для соблюдения законодательства
• Формы W-4 и формы удержания подоходного налога штата — хранятся в деле для каждого сотрудника

Неправильная классификация сотрудников как независимых подрядчиков — одна из самых распространенных и строго наказуемых налоговых ошибок малого бизнеса. Это различие важно, поскольку работодатели обязаны удерживать подоходный налог и платить взносы на социальное обеспечение, Medicare и страхование от безработицы с заработной платы сотрудников. Если IRS переквалифицирует ваших подрядчиков в сотрудников, вы можете оказаться должны по налогам, штрафам и процентам.

Шаг 7: Не забывайте о расчетных налоговых платежах

Если вы являетесь самозанятым или ваш бизнес не удерживает налоги из вашего дохода, вы, как правило, обязаны вносить ежеквартальные расчетные налоговые платежи. Это относится к индивидуальным предпринимателям, партнерам и акционерам S-корпораций, которые ожидают, что сумма их налогов составит $1 000 или более.

Налоговая ставка для самозанятых составляет 15,3% (12,4% на социальное обеспечение и 2,9% на Medicare), и это в дополнение к вашему обычному подоходному налогу. Распространенная стратегия — откладывать 25–30% дохода вашего бизнеса на отдельный сберегательный счет, предназначенный для уплаты налогов.

Сроки внесения расчетных платежей в 2026 году:

• Q1: 15 апреля 2026 г.
• Q2: 15 июня 2026 г.
• Q3: 15 сентября 2026 г.
• Q4: 15 января 2027 г.

Недоплата расчетных налогов приводит к штрафам, даже если вы выплатите полную сумму в момент подачи декларации.

Распространенные налоговые ошибки, которых следует избегать

Изучение чужих ошибок может сэкономить вам тысячи евро. Вот ошибки, которые владельцы малого бизнеса совершают чаще всего:

Смешивание личных и деловых финансов. Это основная причина налоговых проверок малого бизнеса. Используйте отдельные банковские счета и кредитные карты для деловых операций. Смешивание средств делает практически невозможным обоснование вычетов в случае проверки.

Отсутствие надлежащего учета. Налоговая служба (IRS) требует документального подтверждения каждого заявленного вычета. Храните чеки (в цифровом или бумажном виде) не менее трех лет (шесть лет, если доход был занижен более чем на 25%).

Несдача декларации из-за невозможности оплаты. Штраф за несдачу декларации значительно выше, чем штраф за неуплату. Всегда подавайте документы вовремя, даже если вам придется договариваться о графике платежей по задолженности.

Игнорирование обязательств на уровне штата и местных властей. Федеральные налоги — это лишь часть дела. В зависимости от того, где вы работаете, вы можете быть обязаны платить подоходный налог штата, налог на франшизу, налог с продаж или местный налог на ведение бизнеса. Проверяйте требования вашего штата задолго до крайних сроков.

Неправильное отражение доходов. Если налоговая служба обнаружит халатное занижение доходов, она может наложить штраф за точность в размере 20%. Преднамеренное мошенничество может привести к штрафам до 75% от суммы недоплаты.

Ваш налоговый календарь по месяцам

Чтобы держать все под контролем, вот как можно распределить подготовку к налогам на первые несколько месяцев года:

Январь: Соберите все отчеты о доходах и подтвердите, что ваша бухгалтерия выверена по состоянию на 31 декабря. Начните запрашивать у клиентов все недостающие формы 1099.

Февраль: Предоставьте формы W-2 и 1099-NEC не позднее 2 февраля. Проверьте категории расходов и убедитесь, что все чеки учтены. Запланируйте встречу со своим бухгалтером или налоговым консультантом.

Март: Завершите подготовку и подайте декларации для S-корпораций или партнерств (partnerships) до 16 марта (или запросите продление срока). Предоставьте формы K-1 партнерам и акционерам.

Апрель: Подайте декларации для индивидуальных предпринимателей и C-корпораций до 15 апреля. Сделайте первый расчетный платеж (Q1) за текущий год. Если вам нужно больше времени, запросите продление — но обязательно оплатите расчетную сумму причитающихся налогов.

Поддерживайте порядок в финансовой отчетности в течение всего года

Пока вы готовитесь к подаче налоговой декларации за этот год, ведение четкого и точного финансового учета в течение всего года — это самое важное, что вы можете сделать, чтобы упростить налоговый сезон. Beancount.io предлагает plain-text accounting, который дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких «черных ящиков» и привязки к вендору. Ваши книги остаются под контролем версий, проверяемыми и готовыми к налоговому периоду, когда бы они вам ни понадобились. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на plain-text accounting.