La llista de verificació fiscal definitiva per a petites empreses: tot el que necessites per declarar el 2026

La temporada d'impostos no ha de ser una cursa d'obstacles. Segons l'IRS, el propietari mitjà d'una petita empresa dedica més de 80 hores a l'any a la preparació de l'impost federal. Això són dues setmanes senceres de feina recollint rebuts, buscant formularis i patint per si s'ha oblidat alguna cosa. La bona notícia? Una llista de comprovació ben organitzada pot reduir aquest temps dràsticament i ajudar-te a evitar errors costosos.

Tant si ets un empresari individual, propietari d'una LLC, accionista d'una corporació S o executiu d'una corporació C, aquesta guia et guiarà a través de cada document, termini i deducció que has de conèixer per a la temporada de declaració d'impostos del 2026.

Coneix els teus terminis de presentació

El primer pas en qualsevol pla de preparació d'impostos és saber quan s'han de presentar les declaracions. Saltarse un termini no només significa sancions, sinó també interessos compostos sobre qualsevol import degut.

Terminis clau del 2026:

• 2 de febrer de 2026 — Termini per emetre els W-2 als empleats i els formularis 1099-NEC als contractistes (traslladat del 31 de gener perquè cau en dissabte).
• 16 de març de 2026 — Declaracions d'impostos per a corporacions S (Formulari 1120-S) i societats col·lectives (Formulari 1065). Traslladat del 15 de març, que cau en diumenge.
• 15 d'abril de 2026 — Declaracions d'impostos per a empresaris individuals (Annex C amb el Formulari 1040) i corporacions C (Formulari 1120). També és la data límit per als pagaments fraccionats de l'estimació d'impostos del primer trimestre (Q1) de 2026.
• 15 de juny de 2026 — Pagament de l'impost estimat del segon trimestre (Q2) de 2026.
• 15 de setembre de 2026 — Pagament de l'impost estimat del tercer trimestre (Q3) de 2026, a més del termini de presentació ampliat per a corporacions S i societats.
• 15 d'octubre de 2026 — Termini de presentació ampliat per a empresaris individuals i corporacions C.

Un recordatori crític: presentar una pròrroga et dona més temps per enviar la documentació, però no amplia el termini de pagament. Qualsevol impost degut s'ha de pagar abans de la data de presentació original, i els interessos es meriten immediatament sobre els saldos no pagats.

Pas 1: Reuneix els elements essencials del teu negoci

Abans de submergir-te en els ingressos i les despeses, assegura't de tenir preparats aquests documents fonamentals:

• Número d'identificació de l'ocupador (EIN) o número de la Seguretat Social (SSN) per a empresaris individuals.
• Declaració d'impostos de l'any anterior — aquesta és la teva millor referència sobre quines fonts d'ingressos, deduccions i crèdits pots esperar.
• Documents de constitució del negoci — escriptures de constitució, acords de societat o acords operatius de LLC.
• Números de registre d'impostos estatals i locals.
• Números de compte bancari i de ruta per al dipòsit directe dels reemborsaments.

Tenir a mà la declaració de l'any passat és especialment valuós. Et recorda les deduccions pendents d'aplicació de l'any anterior, com ara pèrdues de capital, pèrdues d'activitats passives i quadres d'amortització que es traslladen d'any en any.

Pas 2: Recopila els teus registres d'ingressos

L'IRS espera que declaris tots els ingressos del negoci, independentment de si has rebut un formulari fiscal per ells. Reuneix:

• Formularis 1099-NEC — rebuts de clients que t'hagin pagat 600 $ o més.
• Formularis 1099-K — de processadors de pagaments com PayPal, Stripe o Square.
• Formularis 1099-MISC — per a lloguers, royalties i altres ingressos diversos.
• 1099-INT i 1099-DIV — per a ingressos per interessos i dividends de comptes empresarials.
• Registres de vendes i factures — la teva documentació completa d'ingressos.
• Registres de pagaments en efectiu rebuts — fins i tot sense un 1099, aquests ingressos són tributables.

Comprova els teus extractes bancaris amb els teus registres d'ingressos. Si hi ha una discrepància entre el que l'IRS té registrat (dels 1099) i el que tu informes, pot provocar una auditoria.

Pas 3: Organitza la teva documentació de despeses

Aquí és d'on prové la major part del teu estalvi fiscal. Uns registres de despeses organitzats signifiquen que pots reclamar cada deducció a la qual tinguis dret. Reuneix rebuts, factures i extractes per a:

Despeses operatives

• Lloguer d'oficina i pagaments de subministraments.
• Material i equipament d'oficina.
• Servei d'Internet i telèfon (part d'ús professional).
• Subscripcions de programari i serveis al núvol.
• Primes d'assegurances de negoci (responsabilitat civil, propietat, professional).
• Comissions bancàries i càrrecs per processament de pagaments.

Costos de personal

• Salaris dels empleats, sous, bonificacions i comissions.
• Registres d'impostos sobre la nòmina (Formularis 941 presentats trimestralment).
• Costos de beneficis per als empleats (assegurança mèdica, aportacions a la jubilació).
• Pagaments a contractistes independents (aparellats amb els formularis 1099-NEC emesos).

Creixement i màrqueting

• Despeses de publicitat i màrqueting.
• Costos de desenvolupament i manteniment del lloc web.
• Targetes de visita, materials promocionals i campanyes digitals.

Viatges i transport

• Rebuts de viatges de negocis (bitllets d'avió, hotels, àpats).
• Registre de quilometratge del vehicle o registres de despeses reals.
• Rebuts d'aparcament i peatges.

Serveis professionals

• Honoraris de comptabilitat i gestoria.
• Honoraris legals relacionats amb les operacions comercials.
• Honoraris de consultoria i assessorament.

Pas 4: Revisa les deduccions clau que podries estar perdent

Molts propietaris de petites empreses perden diners per no tenir en compte deduccions legítimes. Aquestes són les que s'obliden amb més freqüència:

Deducció per oficina a casa

Si utilitzeu un espai dedicat a la vostra llar exclusivament per a negocis, podeu deduir-ne les despeses relacionades. El mètode simplificat permet 5 $per peu quadrat fins a 300 peus quadrats (màxim de 1.500$). El mètode ordinari us permet deduir les despeses reals proporcionals a la part de l'oficina respecte a la superfície total de la vostra llar.

Deducció per ingressos comercials qualificats (QBI)

La deducció QBI permet als propietaris de negocis elegibles deduir fins al 20% dels seus ingressos comercials qualificats. Sota la Llei One Big Beautiful Bill (OBBBA), aquesta deducció és ara permanent i ha ampliat els llindars d'ingressos. Fins i tot els propietaris de negocis amb ingressos més alts poden optar a una deducció mínima de 400 $si tenen almenys 1.000$ en ingressos comercials qualificats.

Secció 179 i amortització addicional

Per al 2026, podeu imputar immediatament com a despesa fins a 2.560.000 $de compres d'equips qualificats segons la Secció 179. El llindar d'eliminació progressiva ha augmentat fins als 4.090.000$. A més, s'ha restaurat permanentment l'amortització addicional del 100%, aplicable tant a equips nous com usats.

Assegurança mèdica per a autònoms

Si sou autònom i no teniu dret a una cobertura patrocinada per l'ocupador (inclosa la del vostre cònjuge), podeu deduir el 100% de les vostres primes d'assegurança mèdica per a vosaltres, el vostre cònjuge i els vostres dependents.

Aportacions a plans de jubilació

Les aportacions a SEP-IRA (fins al 25% dels ingressos nets del treball autònom), SIMPLE IRA o plans Solo 401(k) són deduïbles. Els petits empresaris també poden sol·licitar un crèdit fiscal de fins a 5.000 $ pels costos d'inici d'un nou pla de jubilació.

Deducció de despeses de R+D

Gràcies als canvis sota l'OBBBA, les empreses poden tornar a imputar immediatament com a despesa els costos de recerca i desenvolupament realitzats el 2025 i posteriorment, en lloc d'amortitzar-los durant 60 mesos.

Pas 5: Sàpiga quin formulari ha de presentar

L'estructura del vostre negoci determina quin formulari fiscal heu d'utilitzar:

Tipus de negoci	Formulari principal	Data de venciment
Empresari individual / LLC d'un sol membre	Schedule C (amb el formulari 1040)	15 d'abril de 2026
Societat / LLC de diversos membres	Formulari 1065	16 de març de 2026
Corporació S	Formulari 1120-S	16 de març de 2026
Corporació C	Formulari 1120	15 d'abril de 2026

Les societats i les corporacions S són entitats de transparència fiscal, cosa que significa que l'empresa en si no paga l'impost sobre la renda. En canvi, els ingressos passen als propietaris a través del Schedule K-1. Presentar aquestes declaracions a temps és fonamental perquè els propietaris individuals puguin presentar les seves declaracions personals.

Pas 6: Gestioneu les obligacions amb empleats i contractistes

Si teniu treballadors, heu d'estar al dia de diversos requisits addicionals:

• Formularis W-2 — emesos a cada empleat abans del 2 de febrer de 2026
• Formularis 1099-NEC — emesos a cada contractista independent a qui s'hagi pagat 600 $ o més, també venç el 2 de febrer
• Formulari 941 — declaracions trimestrals d'impostos sobre la nòmina (venç el 30 d'abril, 31 de juliol, 2 de novembre i 1 de febrer de 2027)
• Registres de verificació I-9 — tot i no ser un formulari fiscal, s'han de mantenir per al compliment normatiu
• Formularis W-4 i de retenció estatal — mantinguts en arxiu per a cada empleat

Classificar erròniament els empleats com a contractistes independents és un dels errors fiscals més comuns —i més penalitzats— de les petites empreses. La distinció és important perquè els ocupadors han de retenir l'impost sobre la renda i pagar la Seguretat Social, Medicare i l'impost d'atur sobre els salaris dels empleats. Si l'IRS reclassifica els vostres contractistes com a empleats, podríeu deure impostos endarrerits, multes i interessos.

Pas 7: No oblideu els pagaments fraccionats de l'impost

Si sou autònom o el vostre negoci no reté impostos dels vostres ingressos, generalment esteu obligat a fer pagaments trimestrals de l'impost estimat. Això s'aplica als empresaris individuals, socis i accionistes de corporacions S que esperen deure 1.000 $ o més en impostos.

La taxa de l'impost sobre el treball autònom és del 15,3% (12,4% per a la Seguretat Social i 2,9% per a Medicare), i això s'afegeix al vostre impost sobre la renda habitual. Una estratègia comuna és reservar el 25-30% dels ingressos del vostre negoci en un compte d'estalvis separat destinat als impostos.

Dates de venciment dels pagaments estimats per al 2026:

• T1: 15 d'abril de 2026
• T2: 15 de juny de 2026
• T3: 15 de setembre de 2026
• T4: 15 de gener de 2027

El pagament insuficient dels impostos estimats comporta sancions, fins i tot si pagueu la totalitat quan presenteu la vostra declaració.

Errors fiscals comuns a evitar

Aprendre dels errors dels altres us pot estalviar milers. Aquí teniu els errors que els propietaris de petites empreses cometen amb més freqüència:

Barrejar finances personals i empresarials. Aquest és el motiu número u d'auditoria per a les petites empreses. Utilitzeu comptes bancaris i targetes de crèdit separats per a les transaccions comercials. Els fons barrejats fan que sigui gairebé impossible justificar les deduccions si sou auditat.

No mantenir registres adequats. L'IRS requereix documentació per a cada deducció que sol·liciteu. Ja sigui en format digital o físic, conserveu els rebuts durant almenys tres anys (sis anys si heu declarat ingressos inferiors a la realitat en més d'un 25%).

No presentar la declaració perquè no podeu pagar. La sanció per no presentar la declaració és significativament més elevada que la sanció per no pagar. Presenteu-la sempre a temps, fins i tot si heu d'establir un pla de pagament per a l'import degut.

Ometre les obligacions estatals i locals. Els impostos federals són només una part de la situació. Depenent d'on opereu, podeu deure impostos sobre la renda estatals, impostos de franquícia, impostos sobre les vendes o impostos comercials locals. Comproveu els requisits del vostre estat molt abans dels terminis.

Declarar els ingressos incorrectament. Si l'IRS troba una subestimació negligent dels ingressos, pot imposar una sanció per exactitud del 20%. El frau intencionat pot comportar sancions de fins al 75% del pagament insuficient.

El vostre calendari fiscal mes a mes

Per fer-ho tot més gestionable, aquí teniu com repartir la preparació dels vostres impostos durant els primers mesos de l'any:

Gener: Recopileu tots els registres d'ingressos i confirmeu que la vostra comptabilitat estigui conciliada fins al 31 de desembre. Comenceu a sol·licitar als clients els formularis 1099 que us faltin.

Febrer: Emeteu els W-2 i els 1099-NEC abans del 2 de febrer. Reviseu les vostres categories de despeses i assegureu-vos que tots els rebuts estiguin comptabilitzats. Programeu una reunió amb el vostre comptable o assessor fiscal.

Març: Finalitzeu i presenteu les declaracions de les S-corp o de les societats col·lectives (partnerships) abans del 16 de març (o sol·liciteu una pròrroga). Lliureu els K-1 als socis i accionistes.

Abril: Presenteu les declaracions dels autònoms (sole proprietor) i de les C-corp abans del 15 d'abril. Realitzeu el pagament estimat del primer trimestre per a l'any en curs. Si necessiteu més temps, sol·liciteu una pròrroga, però pagueu qualsevol impost estimat pendent.

Manteniu els vostres registres financers en ordre durant tot l'any

Mentre us prepareu per a la declaració d'impostos d'aquest any, mantenir uns registres financers clars i precisos durant tot l'any és l'acció més impactant que podeu fer per simplificar la temporada d'impostos. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres ni dependència d'un sol proveïdor. Els vostres llibres es mantenen amb control de versions, són auditables i estan llestos per a l'època d'impostos sempre que ho necessiteu. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.