La guía definitiva de impuestos para pequeñas empresas: Todo lo que necesitas para declarar en 2026

La temporada de impuestos no tiene por qué ser una carrera de último minuto. Según el IRS, el dueño promedio de una pequeña empresa dedica más de 80 horas al año a la preparación de impuestos federales. Eso representa dos semanas completas de trabajo dedicadas a reunir recibos, localizar formularios y preocuparse por lo que podría haber olvidado. ¿La buena noticia? Una lista de verificación bien organizada puede reducir drásticamente ese tiempo y ayudarle a evitar errores costosos.

Ya sea que sea un propietario único, dueño de una LLC, accionista de una corporación S o ejecutivo de una corporación C, esta guía le orientará a través de cada documento, plazo y deducción que necesita conocer para la temporada de declaración de impuestos de 2026.

Conozca sus plazos de presentación

El primer paso en cualquier plan de preparación de impuestos es saber cuándo vencen sus declaraciones. Perder un plazo no solo implica multas, sino también intereses compuestos sobre cualquier monto adeudado.

Plazos clave para 2026:

• 2 de febrero de 2026 — Fecha límite para emitir formularios W-2 a empleados y formularios 1099-NEC a contratistas (se trasladó del 31 de enero porque cae en sábado)
• 16 de marzo de 2026 — Vencimiento de las declaraciones de impuestos para corporaciones S (Formulario 1120-S) y sociedades colectivas (Formulario 1065). Trasladado del 15 de marzo, que cae en domingo
• 15 de abril de 2026 — Vencimiento de las declaraciones de impuestos para propietarios únicos (Anexo C con el Formulario 1040) y corporaciones C (Formulario 1120). También es la fecha límite para los pagos de impuestos estimados del primer trimestre de 2026
• 15 de junio de 2026 — Vencimiento del pago de impuestos estimados del segundo trimestre de 2026
• 15 de septiembre de 2026 — Vencimiento del pago de impuestos estimados del tercer trimestre de 2026, además del plazo extendido de presentación para corporaciones S y sociedades colectivas
• 15 de octubre de 2026 — Plazo extendido de presentación para propietarios únicos y corporaciones C

Un recordatorio crítico: presentar una prórroga le da más tiempo para enviar el papeleo, pero no extiende su plazo de pago. Cualquier impuesto adeudado debe pagarse antes de la fecha original de presentación, y los intereses comienzan a acumularse inmediatamente sobre los saldos impagos.

Paso 1: Reúna lo esencial de su negocio

Antes de sumergirse en los ingresos y gastos, asegúrese de tener listos estos documentos fundamentales:

• Número de Identificación del Empleador (EIN) o Número de Seguro Social (SSN) para propietarios únicos
• Declaración de impuestos del año anterior — esta es su mejor referencia sobre qué fuentes de ingresos, deducciones y créditos esperar
• Documentos de formación empresarial — artículos de incorporación, acuerdos de sociedad o acuerdos operativos de LLC
• Números de registro de impuestos estatales y locales
• Números de cuenta bancaria y de ruta para el depósito directo de reembolsos

Tener a mano la declaración del año pasado es particularmente valioso. Le recuerda los arrastres de deducciones, como pérdidas de capital, pérdidas por actividades pasivas y cronogramas de depreciación que se transfieren de un año a otro.

Paso 2: Recopile sus registros de ingresos

El IRS espera que usted informe todos los ingresos del negocio, independientemente de si recibió un formulario de impuestos por ellos. Reúna:

• Formularios 1099-NEC — recibidos de clientes que le pagaron $600 o más
• Formularios 1099-K — de procesadores de pagos como PayPal, Stripe o Square
• Formularios 1099-MISC — por alquileres, regalías y otros ingresos diversos
• 1099-INT y 1099-DIV — por ingresos de intereses y dividendos de cuentas comerciales
• Registros de ventas y facturas — su documentación completa de ingresos
• Registros de pagos en efectivo recibidos — incluso sin un 1099, estos ingresos están sujetos a impuestos

Compare sus estados de cuenta bancarios con sus registros de ingresos. Si hay una discrepancia entre lo que el IRS tiene registrado (a partir de los 1099) y lo que usted informa, esto puede provocar una auditoría.

Paso 3: Organice la documentación de sus gastos

Aquí es donde se originan la mayoría de sus ahorros fiscales. Los registros de gastos organizados significan que puede reclamar cada deducción a la que tiene derecho. Reúna recibos, facturas y estados de cuenta para:

Gastos operativos

• Alquiler de oficina y pagos de servicios públicos
• Suministros y equipos de oficina
• Servicio de internet y telefonía (parte proporcional al uso comercial)
• Suscripciones de software y servicios en la nube
• Primas de seguros comerciales (responsabilidad civil, propiedad, profesional)
• Comisiones bancarias y cargos por procesamiento de pagos

Gastos de personal

• Sueldos de empleados, salarios, bonificaciones y comisiones
• Registros de impuestos sobre la nómina (Formularios 941 presentados trimestralmente)
• Costos de beneficios para empleados (seguro médico, contribuciones de jubilación)
• Pagos a contratistas independientes (cotejados con los formularios 1099-NEC emitidos)

Crecimiento y marketing

• Gastos de publicidad y marketing
• Costos de desarrollo y mantenimiento de sitios web
• Tarjetas de presentación, materiales promocionales y campañas digitales

Viajes y transporte

• Recibos de viajes de negocios (tarifas aéreas, hoteles, comidas)
• Registro de millaje del vehículo o registros de gastos reales
• Recibos de estacionamiento y peajes

Servicios profesionales

• Honorarios de contabilidad y teneduría de libros
• Honorarios legales relacionados con las operaciones del negocio
• Honorarios de consultoría y asesoría

Paso 4: Revise las deducciones clave que podría estar olvidando

Muchos propietarios de pequeñas empresas pierden dinero al pasar por alto deducciones legítimas. Estas son las que se olvidan con más frecuencia:

Deducción por oficina en casa

Si utiliza un espacio dedicado en su hogar exclusivamente para su negocio, puede deducir los gastos relacionados. El método simplificado permite una deducción de $5 por pie cuadrado hasta un máximo de 300 pies cuadrados ($1,500 como máximo). El método regular le permite deducir los gastos reales proporcionales a la parte que ocupa su oficina con respecto al metraje total de su vivienda.

Deducción por ingresos comerciales calificados (QBI)

La deducción QBI permite a los propietarios de negocios elegibles deducir hasta el 20% de sus ingresos comerciales calificados. Bajo la Ley One Big Beautiful Bill (OBBBA), esta deducción ahora es permanente y ha ampliado los umbrales de ingresos. Incluso los propietarios de negocios con ingresos más altos pueden calificar para una deducción mínima de $400 si tienen al menos $1,000 en ingresos comerciales calificados.

Sección 179 y depreciación adicional

Para 2026, puede registrar inmediatamente como gasto hasta $2,560,000 en compras de equipos calificados bajo la Sección 179. El umbral de eliminación gradual ha aumentado a $4,090,000. Además, se ha restaurado permanentemente el 100% de la depreciación adicional (bonus depreciation), aplicable tanto a equipos nuevos como usados.

Seguro médico para trabajadores por cuenta propia

Si trabaja por cuenta propia y no es elegible para una cobertura patrocinada por un empleador (incluyendo la de su cónyuge), puede deducir el 100% de sus primas de seguro médico para usted, su cónyuge y sus dependientes.

Contribuciones a planes de jubilación

Las contribuciones a los planes SEP-IRA (hasta el 25% de los ingresos netos del trabajo por cuenta propia), SIMPLE IRA o Solo 401(k) son deducibles. Los pequeños empleadores también pueden solicitar un crédito fiscal de hasta $5,000 por los costos de iniciar un nuevo plan de jubilación.

Deducción de gastos de I+D

Gracias a los cambios bajo la OBBBA, las empresas pueden volver a registrar de inmediato como gasto los costos de investigación y desarrollo (I+D) incurridos en 2025 y años posteriores, en lugar de amortizarlos durante 60 meses.

Paso 5: Sepa qué formulario presentar

La estructura de su negocio determina qué formulario de impuestos debe utilizar:

Tipo de negocio	Formulario principal	Fecha de vencimiento
Propietario único / LLC de un solo miembro	Anexo C (con el Formulario 1040)	15 de abril de 2026
Asociación / LLC de varios miembros	Formulario 1065	16 de marzo de 2026
Corporación S	Formulario 1120-S	16 de marzo de 2026
Corporación C	Formulario 1120	15 de abril de 2026

Las asociaciones y las corporaciones S son entidades de transferencia (pass-through), lo que significa que la empresa en sí no paga impuestos sobre la renta. En su lugar, los ingresos pasan a los propietarios a través de los Anexos K-1. Presentar estas declaraciones a tiempo es fundamental para que los propietarios individuales puedan presentar sus declaraciones personales.

Paso 6: Gestione las obligaciones con empleados y contratistas

Si tiene trabajadores, debe estar al tanto de varios requisitos adicionales:

• Formularios W-2: emitidos a cada empleado antes del 2 de febrero de 2026.
• Formularios 1099-NEC: emitidos a cada contratista independiente al que se le hayan pagado $600 o más, también vencen el 2 de febrero.
• Formulario 941: declaraciones trimestrales de impuestos sobre la nómina (vencen el 30 de abril, 31 de julio, 2 de noviembre y 1 de febrero de 2027).
• Registros de verificación I-9: aunque no es un formulario de impuestos, estos deben mantenerse para fines de cumplimiento.
• Formularios W-4 y de retención estatal: se mantienen en el archivo de cada empleado.

Clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes es uno de los errores fiscales más comunes —y más penalizados— de las pequeñas empresas. La distinción es importante porque los empleadores deben retener los impuestos sobre la renta y pagar el Seguro Social, Medicare y los impuestos por desempleo sobre los salarios de los empleados. Si el IRS reclasifica a sus contratistas como empleados, usted podría adeudar impuestos atrasados, multas e intereses.

Paso 7: No olvide los pagos de impuestos estimados

Si trabaja por cuenta propia o si su negocio no retiene impuestos de sus ingresos, generalmente se le requiere realizar pagos de impuestos estimados trimestrales. Esto se aplica a propietarios únicos, socios y accionistas de corporaciones S que esperan adeudar $1,000 o más en impuestos.

La tasa del impuesto por cuenta propia es del 15.3% (12.4% para el Seguro Social y 2.9% para Medicare), y esto se suma a su impuesto sobre la renta regular. Una estrategia común es reservar entre el 25% y el 30% de sus ingresos comerciales en una cuenta de ahorros separada destinada al pago de impuestos.

Fechas de vencimiento de pagos estimados para 2026:

• T1: 15 de abril de 2026
• T2: 15 de junio de 2026
• T3: 15 de septiembre de 2026
• T4: 15 de enero de 2027

El pago insuficiente de los impuestos estimados conlleva multas, incluso si paga el monto total al momento de presentar su declaración.

Errores fiscales comunes que se deben evitar

Aprender de los errores de los demás puede ahorrarle miles de dólares. Estos son los errores que los propietarios de pequeñas empresas cometen con más frecuencia:

Mezclar las finanzas personales y las comerciales. Este es el principal detonante de auditorías para las pequeñas empresas. Utilice cuentas bancarias y tarjetas de crédito separadas para las transacciones comerciales. Los fondos mezclados hacen que sea casi imposible sustentar las deducciones en caso de una auditoría.

No mantener registros adecuados. El IRS requiere documentación para cada deducción que usted reclame. Ya sea en formato digital o físico, conserve los recibos durante al menos tres años (seis años si reportó ingresos inferiores a la realidad en más de un 25%).

No presentar la declaración por no poder pagar. La multa por no presentar la declaración es significativamente más alta que la multa por no pagar. Presente siempre a tiempo, incluso si necesita establecer un plan de pagos para el monto adeudado.

Pasar por alto las obligaciones estatales y locales. Los impuestos federales son solo una parte del panorama. Dependiendo de dónde opere, es posible que deba impuestos estatales sobre la renta, impuestos de franquicia, impuestos sobre las ventas o impuestos comerciales locales. Verifique los requisitos de su estado mucho antes de las fechas límite.

Reportar incorrectamente los ingresos. Si el IRS encuentra una subestimación negligente de los ingresos, puede imponer una multa por precisión del 20%. El fraude intencional puede resultar en multas de hasta el 75% del pago insuficiente.

Su calendario fiscal mes a mes

Para que todo sea manejable, aquí tiene cómo distribuir la preparación de sus impuestos durante los primeros meses del año:

Enero: Recopile todos los registros de ingresos y confirme que su contabilidad esté conciliada hasta el 31 de diciembre. Comience a solicitar a sus clientes cualquier formulario 1099 que falte.

Febrero: Emita los formularios W-2 y 1099-NEC antes del 2 de febrero. Revise sus categorías de gastos y asegúrese de que todos los recibos estén contabilizados. Programe una reunión con su contador o preparador de impuestos.

Marzo: Finalice y presente las declaraciones de S-corps o sociedades colectivas antes del 16 de marzo (o solicite una prórroga). Emita los formularios K-1 a los socios y accionistas.

Abril: Presente las declaraciones de propietarios únicos y C-corps antes del 15 de abril. Realice su pago estimado del primer trimestre para el año en curso. Si necesita más tiempo, solicite una prórroga, pero pague cualquier impuesto estimado adeudado.

Mantenga sus registros financieros en orden todo el año

Mientras se prepara para la declaración de impuestos de este año, mantener registros financieros claros y precisos durante todo el año es la acción más importante que puede realizar para simplificar la temporada de impuestos. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros: sin cajas negras ni dependencia de proveedores. Sus libros permanecen con control de versiones, son auditables y están listos para la temporada de impuestos siempre que los necesite. Comience gratis y descubra por qué los desarrolladores y profesionales de las finanzas se están pasando a la contabilidad en texto plano.