Як створити звіт про прибутки та збитки в Excel: повний посібник для власників малого бізнесу

Федеральний резервний банк Чикаго виявив дещо вражаюче: малі підприємства, які щотижня аналізують свої фінансові показники, мають 95% шансів на успіх, порівняно з лише 25% для тих, хто робить це лише раз на рік. Проте багато власників малого бізнесу досі не знають, як читати — або створювати — свій найважливіший фінансовий звіт.

Звіт про прибутки та збитки (income statement), який також називають P&L (profit and loss statement), є, мабуть, найважливішим документом для розуміння фінансового стану вашого бізнесу. Він показує, чи справді ви заробляєте гроші, звідки вони надходять і куди витрачаються. Якщо ви ведете бізнес без нього, ви дієте наосліп.

Хороша новина? Вам не потрібне дороге бухгалтерське програмне забезпечення або диплом фінансиста. Ви можете створити професійний звіт про прибутки та збитки в Excel, який автоматично розраховуватиме ваші ключові метрики та забезпечить видимість ефективності вашого бізнесу в режимі реального часу.

Що таке звіт про прибутки та збитки?

Звіт про прибутки та збитки — це один із трьох основних фінансових звітів для будь-якого бізнесу (поряд із балансом та звітом про рух грошових коштів). Він відстежує ваші доходи та витрати за певний період — зазвичай місяць, квартал або рік — і показує, чи є ваш бізнес прибутковим.

Думайте про нього як про "табло результатів" вашої бізнес-діяльності. Дохід відображається зверху, витрати віднімаються по мірі просування вниз, а нижній рядок показує, що залишилося.

Базова формула проста:

Дохід - Витрати = Чистий прибуток (або збиток)

Але правильний звіт про прибутки та збитки розбиває це на змістовні категорії, які показують, як саме ваш бізнес генерує та витрачає гроші.

Чому кожному малому бізнесу потрібен звіт про прибутки та збитки

Приймайте обґрунтовані рішення

Без точних фінансових даних кожне бізнес-рішення стає припущенням. Чи варто наймати ще одного працівника? Чи можете ви дозволити собі оновлення обладнання? Чи окупаються витрати на маркетинг? Звіт про прибутки та збитки дає відповіді.

Виявляйте проблеми завчасно

Щомісячний звіт про прибутки та збитки допомагає помітити тенденції до того, як вони стануть критичними. Якщо ваша валова маржа скорочується, ви побачите це негайно, а не під час податкового сезону, коли буде занадто пізно виправляти ситуацію.

Залучайте фінансування

Банки, інвестори та кредитори вимагатимуть ваш звіт про прибутки та збитки. Це стандартна процедура перевірки для будь-якого рішення про фінансування. Наявність добре організованої фінансової звітності сигналізує про те, що ви серйозний власник бізнесу, який розуміє свої цифри.

Спростіть підготовку податкової звітності

Коли приходить час податків, правильно ведений звіт про прибутки та збитки значно полегшує життя. Вашому бухгалтеру або податковому програмному забезпеченню все одно потрібні ці дані — їх впорядкованість економить час і гроші.

Одноетапний проти багатоетапного звіту про прибутки та збитки

Перед створенням таблиці потрібно вибрати формат, який підходить вашому бізнесу.

Одноетапний звіт про прибутки та збитки

Одноетапний формат є простим: перелічіть усі доходи, перелічіть усі витрати та відніміть їх, щоб знайти чистий прибуток. Це один розрахунок.

Найкраще підходить для:

• ФОПів та фрілансерів
• Сервісних бізнесів без товарних запасів
• Малих підприємств із простою фінансовою структурою

Багатоетапний звіт про прибутки та збитки

Багатоетапний формат розділяє різні типи доходів і витрат, розраховуючи проміжні показники, такі як валовий прибуток та операційний прибуток. Це забезпечує глибший аналіз бізнес-операцій.

Найкраще підходить для:

• Бізнесів, що продають товари (з інвентаризацією/собівартістю)
• Компаній, що шукають інвесторів або кредити
• Бізнесів, які хочуть детального аналізу прибутковості

Для більшості малих підприємств багатоетапний формат приносить значно більше користі, незважаючи на дещо складніше налаштування.

Ключові статті звіту про прибутки та збитки

Розуміння того, що куди відноситься, є критично важливим. Ось розбивка основних компонентів:

Розділ доходів

Чисті продажі/Дохід: Загальний дохід від вашої основної діяльності — продажу товарів або послуг. Це ваш "верхній рядок" (top line).

Інші доходи: Дохід із вторинних джерел, таких як отримані відсотки, дохід від суборенди приміщень або прибуток від продажу активів.

Собівартість реалізованої продукції (COGS)

COGS включає всі прямі витрати на виробництво того, що ви продаєте:

• Сировина
• Прямі трудовитрати (зарплата працівників, які виготовляють продукцію)
• Виробничі накладні витрати
• Витрати на доставку вхідних товарів

Для сервісних бізнесів це може називатися "Собівартість послуг" і включати прямі витрати на оплату праці та матеріали, використані для надання послуг.

Валовий прибуток = Дохід - Собівартість

Це показує, скільки ви заробляєте на основній діяльності до врахування накладних витрат.

Операційні витрати

Це витрати на ведення бізнесу, які безпосередньо не пов'язані з виробництвом:

• Оренда та комунальні послуги
• Заробітна плата (адміністративний персонал, продажі, менеджмент)
• Маркетинг та реклама
• Страхування
• Офісні товари
• Підписки на програмне забезпечення
• Професійні послуги (юридичні, бухгалтерські)
• Амортизація (розподіл вартості активів протягом терміну їх корисного використання)

Операційний прибуток = Валовий прибуток - Операційні витрати

Це показує прибутковість від вашої безпосередньої бізнес-діяльності.

Позареалізаційні статті

• Витрати на виплату відсотків (за кредитами)
• Відсоткові доходи
• Одноразові прибутки або збитки (продаж обладнання, судові врегулювання)

Прибуток до оподаткування = Операційний прибуток ± Позареалізаційні статті

Податки

• Федеральний податок на прибуток
• Податок на прибуток штату (або регіональний податок)
• Інші застосовні податки

Чистий прибуток = Прибуток до оподаткування - Податки

Це ваш «чистий результат» — те, що фактично залишається після всього.

Створення шаблону звіту про прибутки та збитки в Excel

Давайте створимо практичний шаблон, який ви зможете використовувати негайно.

Крок 1: Налаштування структури

Створіть нову книгу Excel із такими стовпцями:

• Стовпець A: Назви категорій/статей
• Стовпець B: Фактичні дані за поточний місяць
• Стовпець C: Фактичні дані з початку року
• Стовпець D: Бюджет (необов'язково, але корисно)
• Стовпець E: Відхилення (необов'язково — порівняння факту з бюджетом)

Крок 2: Створення розділу доходів

Починаючи з рядка 3:

A3: ДОХІД
A4: Продажі товарів
A5: Дохід від послуг
A6: Інший дохід
A7: Загальний дохід (жирним)

У комірці B7 використайте формулу: =SUM(B4:B6)

Крок 3: Додавання собівартості реалізованих товарів

A9: СОБІВАРТІСТЬ РЕАЛІЗОВАНИХ ТОВАРІВ
A10: Матеріали
A11: Прямі витрати на оплату праці
A12: Виробничі накладні витрати
A13: Доставка
A14: Разом COGS (жирним)
A15: ВАЛОВИЙ ПРИБУТОК (жирним)

B14: =SUM(B10:B13) B15: =B7-B14

Крок 4: Створення розділу операційних витрат

A17: ОПЕРАЦІЙНІ ВИТРАТИ
A18: Оренда
A19: Комунальні послуги
A20: Заробітна плата
A21: Маркетинг та реклама
A22: Страхування
A23: Офісне приладдя
A24: Програмне забезпечення та підписки
A25: Професійні послуги
A26: Амортизація
A27: Інші операційні витрати
A28: Разом операційних витрат (жирним)
A29: ОПЕРАЦІЙНИЙ ПРИБУТОК (жирним)

B28: =SUM(B18:B27) B29: =B15-B28

Крок 5: Додавання позареалізаційних статей та чистого прибутку

A31: ІНШІ ДОХОДИ/ВИТРАТИ
A32: Витрати на виплату відсотків
A33: Відсоткові доходи
A34: Інші доходи/витрати
A35: Разом іншого (жирним)
A36: ПРИБУТОК ДО ОПОДАТКУВАННЯ (жирним)
A37: Витрати на податок на прибуток
A38: ЧИСТИЙ ПРИБУТОК (жирним)

B35: =SUM(B32:B34) B36: =B29+B35 B38: =B36-B37

Крок 6: Додавання форматування

• Виділіть жирним усі підсумки та основні заголовки
• Додайте межі між розділами
• Відформатуйте числа як валюту
• Використовуйте умовне форматування, щоб виділити від’ємні значення червоним кольором
• Подумайте про додавання діаграми, яка візуалізує доходи порівняно з витратами

Крок 7: Створення формул наростаючим підсумком з початку року

Скопіюйте ті самі формули в стовпець C, але посилайтеся на діапазон даних, який включає всі місяці. Якщо ви відстежуєте кожен місяць на окремих вкладках, використовуйте посилання стилю =SUM(Jan:Dec!B7).

Розрахунок ключових показників рентабельності

Ваш звіт про прибутки та збитки дозволяє розрахувати важливі коефіцієнти рентабельності. Додайте ці розрахунки під вашим основним звітом:

Коефіцієнт валового прибутку

=B15/B7 (формат відсотка)

Це показує, який відсоток доходу залишається після покриття прямих витрат. Валова маржа 40% означає, що ви зберігаєте $0,40 з кожного долара продажів до врахування накладних витрат.

Коефіцієнт операційного прибутку

=B29/B7 (формат відсотка)

Це демонструє прибутковість від основної діяльності. Це часто має більше значення, ніж чиста маржа, оскільки виключає відсотки та податки, які можуть змінюватися з причин, не пов’язаних з операційною ефективністю.

Коефіцієнт чистого прибутку

=B38/B7 (формат відсотка)

Це ваша підсумкова прибутковість — який відсоток доходу стає фактичним прибутком. Для контексту, більшість малих підприємств працюють із чистою маржею від 5% до 20%, залежно від галузі.

Поширені помилки у звітах про прибутки та збитки, яких слід уникати

1. Неправильна класифікація операцій

Віднесення витрат до неправильних категорій спотворює ваш аналіз. Купівля обладнання не повинна потрапляти в «Офісне приладдя». Виплати власнику — це не «Витрати на заробітну плату». Знайдіть час, щоб класифікувати їх правильно.

2. Ігнорування амортизації

Багато власників малого бізнесу пропускають амортизацію, оскільки це не грошові витрати. Але її ігнорування завищує ваш прибуток і занижує ваші податкові зобов'язання. Розподіліть вартість основного обладнання на термін його корисного використання.

3. Змішування особистих та бізнес-фінансів

Це характерно для малого бізнесу. Кожна особиста витрата, проведена через ваш бізнес-рахунок, спотворює ваш звіт про прибутки та збитки та створює ризики недотримання податкового законодавства.

4. Помилки у часі визнання

Звіт про прибутки та збитки повинен відображати, коли дохід був зароблений, а витрати понесені, а не обов'язково, коли відбувся рух грошових коштів. Якщо ви завершили проєкт у грудні, але отримали оплату в січні — це дохід грудня.

5. Неузгоджені періоди

Порівнюйте порівнювані речі. Не порівнюйте 31-денний січень із 28-денним лютим без коригування на різницю. Це особливо важливо для аналізу трендів.

6. Пропуск щомісячного звіряння

За оцінками, бухгалтерські помилки обходяться американському бізнесу приблизно в $7,8 мільярда щорічно. Щомісячне звіряння дозволяє виявити помилки, поки операції ще свіжі у вашій пам'яті.

Як використовувати ваш звіт про прибутки та збитки

Щомісячний огляд

Як мінімум, переглядайте свій звіт про прибутки та збитки щомісяця. Порівнюйте його з попередніми місяцями та з бюджетом. Звертайте увагу на:

• Тренди доходів (зростання, скорочення, сезонні закономірності)
• «Розповзання» витрат (категорії, що повільно зростають)
• Зміни маржі (навіть невеликі відсоткові зміни мають значення в масштабі)

Квартальний глибокий аналіз

Щокварталу проводьте більш ретельний аналіз:

• Порівнюйте з аналогічним кварталом минулого року
• Розраховуйте всі три коефіцієнти маржі
• Визначайте свої найбільш і найменш прибуткові джерела доходу
• Шукайте витрати, які можна скоротити або виключити

Річне планування

Використовуйте історію вашого звіту про прибутки та збитки для побудови бюджету на наступний рік. Історичні дані роблять прогнозування набагато точнішим, ніж припущення.

Більше, ніж просто електронна таблиця

Хоча Excel є чудовою відправною точкою, він має певні обмеження:

• Ручне введення даних забирає багато часу та призводить до помилок
• Формули можуть зламатися, якщо випадково змінити комірки
• Співпраця є складною
• Відсутній журнал аудиту для відстеження змін

З розвитком вашого бізнесу розгляньте можливість переходу на спеціалізоване бухгалтерське програмне забезпечення, яке автоматично генерує звіти про прибутки та збитки на основі ваших даних про транзакції.

Взяття фінансових даних під контроль

Звіт про прибутки та збитки настільки якісний, наскільки якісними є дані, що його наповнюють. Справжня робота полягає не у створенні таблиці, а в веденні точних, організованих фінансових записів, які роблять цю таблицю корисною.

Незалежно від того, чи використовуєте ви простий шаблон Excel, чи складне програмне забезпечення, принцип залишається незмінним: фіксуйте кожну транзакцію, правильно її класифікуйте та регулярно переглядайте. Власники бізнесу, які роблять це послідовно, приймають кращі рішення та будують стійкіші компанії.

Спростіть своє фінансове відстеження

Створення та ведення точної фінансової звітності починається з організованої бухгалтерії. Beancount.io забезпечує plain-text бухгалтерію, яка дає вам повну прозорість ваших фінансових даних — з можливістю повного аудиту, контролем версій та дизайном для людей, які хочуть розуміти свої цифри, а не просто фіксувати їх. Почніть безкоштовно та побудуйте фінансовий фундамент, який робить можливим прийняття розумних рішень.