如何在 Excel 中创建损益表：小企业主完整指南
芝加哥联邦储备银行的一项研究结果令人震惊：每周分析财务数据的小型企业成功率高达 95%，而每年才查看一次的企业成功率仅为 25%。然而，许多小企业主仍然不知道如何阅读或创建最基础的财务报告。
损益表（Income Statement），也称为利润表（P&L），可以说是了解企业财务状况最重要的文件。它告诉你你是否真的在赚钱，钱从哪里来，又流向了哪里。如果你一直在没有损益表的情况下经营业务，那你就像在盲目飞行。
好消息是，你不需要昂贵的会计软件或财务学位。你可以直接在 Excel 中创建专业的损益表，自动计算关键指标，并实时掌握业务表现。
什么是损益表？
损益表是任何企业三大核心财务报表之一（另外两个是资产负债表和现金流量表）。它记录了你在特定时期内（通常是每月、 每季度或每年）的收入和支出，并显示你的业务是否盈利。
你可以把它看作是业务运营的计分卡。顶部是收入，向下依次减去各项费用，底线（Bottom line）则告诉你剩下了多少钱。
基本公式非常简单：
收入 - 支出 = 净利润（或亏损）
但一份正式的损益表会将这些内容细分为有意义的类别，从而揭示你的业务究竟是如何产生收益以及如何花钱的。
为什么每个小企业都需要损益表
做出明智的决策
没有准确的财务数据，每一个业务决策都变成了猜测。你应该再雇一名员工吗？你能负担得起设备升级吗？你的营销支出有回报吗？损益表能提供答案。
及早发现问题
月度损益表能帮你捕捉到趋势。如果你的毛利率正在萎缩，你会立即发现，而不是等到报税季才发现，那时候再纠正已经太晚了。
获得融资
银行、投资者 和贷款机构都会要求查看你的损益表。这是任何融资决策的标准尽职调查流程。拥有条理清晰的财务报表表明你是一个了解自己财务状况的严肃企业主。
简化报税准备
到了报税的时候，一份维护良好的损益表会让生活变得异常轻松。你的会计师或税务软件无论如何都需要这些数据——提前整理好可以节省时间和金钱。
单步式 vs. 多步式损益表
在建立电子表格之前，你需要选择适合你业务的格式。
单步式损益表
单步式格式非常直观：列出所有收入，列出所有支出，然后相减得出净利润。只需一步计算。
最适合：
- 个体经营者和自由职业者
- 没有库存的服务型企业
- 财务结构简单的小型企业
多步式损益表
多步式格式将不同类型的收入和支出分开，并在过程中计算中间指标，如毛利润和营业利润。这能让你更深入地了解业务运营情况。
最适合：
- 销售产品的企业（涉及库存/销货成本）
- 寻求投资者或贷款的公司
- 想要详细分析盈利能力的业务
对于大多数小型企业来说，尽管设置起来稍微复杂一些，但多步式格式能提供更高的价值。
损益表中的关键项目
了解每个项目该放哪里至关重要。以下是主要组成部分的拆解：
收入部分
净销售额/收入：来自你主要业务活动（销售产品或服务）的总收入。这是你的“顶线（Top line）”。
其他收入：来自次要来源的收入，如赚取的利息、分租空间的租金收入或出售资产的收益。
销货成本 (COGS)
销货成本包括生产所售产品的所有直接成本：
- 原材料
- 直接人工（生产产品的工人工资）
- 制造费用
- 入库库存的运输费用
对于服务型企业，这可能被称为“服务成本”，包括提供服务所使用的直接人工成本和材料。
毛利润 = 收入 - 销货成本
这告诉你，在 扣除日常管理费用之前，你的核心业务赚了多少钱。
营业费用
这些是经营业务过程中与生产不直接相关的成本：
- 租金和水电费
- 薪资（行政、销售、管理人员）
- 营销与广告
- 保险
- 办公用品
- 软件订阅
- 专业服务（法律、会计）
- 折旧（将资产成本分摊到其使用寿命内）
营业利润 = 毛利润 - 营业费用
这显示了你实际业务运营的盈利能力。
营业外项目
- 利息支出（贷款产生）
- 利息收入
- 一次性损益（出售设备、法律和解）
税前利润 = 营业利润 ± 营业外项目
税费
- 联邦所得税
- 州所得税
- 其他适用税项
净利润 = 税前利润 - 税费
这就是你的“底线”——扣除所有支出后实际剩余的金额。
构建你的 Excel 利润表模板
让我们创建一个你可以立即使用的实用模板。
第一步：设置结构
创建一个包含以下列的新 Excel 工作簿：
- A 列：类别/行项目名称
- B 列：本月实际值
- C 列：本年累计实际值
- D 列：预算（可选，但很有价值）
- E 列：差异（可选——比较实际值与预算值）
第二步：创建收入部分
从第 3 行开始：
A3: 收入 (REVENUE)
A4: 产品销售
A5: 服务收入
A6: 其他收入
A7: 总收入 (加粗)
在 B7 单元格中，使用公式：=SUM(B4:B6)
第三步：添加主营业务成本
A9: 主营业务成本 (COST OF GOODS SOLD)
A10: 原材料
A11: 直接人工
A12: 制造费用
A13: 运费
A14: 总成本 (加粗)
A15: 毛利 (加粗)
B14: =SUM(B10:B13)
B15: =B7-B14
第四步：构建营业费用部分
A17: 营业费用 (OPERATING EXPENSES)
A18: 租金
A19: 水电煤气费
A20: 工资奖金
A21: 营销与广告
A22: 保险
A23: 办公用品
A24: 软件与订阅
A25: 专业服务
A26: 折旧
A27: 其他营业费用
A28: 总营业费用 (加粗)
A29: 营业利润 (加粗)
B28: =SUM(B18:B27)
B29: =B15-B28
第五步：添加营业外项目和净利润
A31: 其他收入/支出 (OTHER INCOME/EXPENSES)
A32: 利息支出
A33: 利息收入
A34: 其他收入/支出
A35: 其他总计 (加粗)
A36: 税前利润 (加粗)
A37: 所得税费用
A38: 净利润 (加粗)
B35: =SUM(B32:B34)
B36: =B29+B35
B38: =B36-B37
第六步：添加格式
- 加粗所有总计和主要标题
- 在各部分之间添加边框
- 将数字格式设置为货币
- 使用条件格式将负值突出显示为红色
- 考虑添加一个可视化收入与支出的图表
第七步：创建本年累计公式
将相同的公式复制到 C 列，但引用包含所有月份的数据范围。如果你在不同的标签页中分月跟踪，请使用类似 =SUM(Jan:Dec!B7) 的引用方式。
计算关键利润率
你的利润表能让你计算关键的盈利能力比率。在主表下方添加这些计算：
毛利率
=B15/B7（格式化为百分比）
这显示了在支付直接成本后剩余的收入百分比。40% 的毛利率意味着在扣除间接费用前，每 1 美元的销售额中你可以保留 0.40 美元。
营业利润率
=B29/B7（格式化为百分比）
这揭示了核心业务的盈利能力。它通常比净利率更有意义，因为它排除了利息和税收，而这些因素可能因业务效率以外的原因而波动。
净利率
=B38/B7（格式化为百分比）
这是你的底线盈利能力——收入中转化为实际利润的百分比。作为参考，大多数小型企业的净利率在 5% 到 20% 之间，具体取决于行业。
应避免的常见利润表错误
1. 交易分类错误
将支出归入错误的类别会扭曲你的分析。设备采购不应计入“办公用品”。业主提款不是“工资支出”。请花时间进行正确分类。
2. 忘记折旧
许多小企业主会忽略折旧，因为它不是现金支出。但忽视折旧会虚增利润并低估纳税义务。应将主要设备的成本在其使用寿命内进行分摊。
3. 个人与业务混淆
这在小型企业中非常普遍。每一笔通过业务账户支出的个人费用都会扭曲利润表，并带来税 务合规风险。
4. 时间点错误
利润表应反映收入实现和费用发生的时刻，而不一定是现金换手的时刻。如果你在 12 月完成了一个项目但在 1 月收到了款项，那这属于 12 月的收入。
5. 期间不一致
要进行同类比较。不要在未对差异进行调整的情况下，直接比较 31 天的 1 月和 28 天的 2 月。这对于趋势分析尤为重要。
6. 跳过每月对账
据估计，会计错误每年给美国企业造成约 78 亿美元的损失。每月对账可以在交易记忆犹新时发现错误。
如何使用你的利润表
每月回顾
至少每月回顾一次你的利润表。与前几个月以及你的预算进行比较。观察：
- 收入趋势（增长、萎缩、季节性模式）
- 费用蠕 变（类别缓慢增加）
- 利润率变化（即使是微小的百分比变化在大规模经营下也很重要）
季度深度分析
每季度进行一次更彻底的分析：
- 与去年同期进行比较
- 计算所有三种利润率指标
- 确定你最盈利和最不盈利的收入流
- 寻找可以减少或消除的开支
年度规划
使用你的损益表历史记录来制定明年的预算。历史数据使预测比凭空猜测要准确得多。
超越电子表格
虽然 Excel 是一个很好的起点，但它也有局限性：
- 手动数据录入耗时且容易出错
- 如果单元格被意外修改，公式可能会失效
- 协作困难
- 缺乏修改的审计追踪
随着业务的发展，请考虑升级到专门的会计软件，这类软件可以根据你的交易数据自动生成损益表。
掌控你的财务数据
损益表的质量取决于支撑它的数据。真正的工作不在于制作电子表格，而在于维护准确、有序的财务记录，这才是让电子表格发挥作用的关键。
无论你是使用简单的 Excel 模板还是复杂的软件，原则都是一样的：记录每一笔交易，准确分类，并定期审核。坚持这样做的企业主能做出更好的决策，并建立更具韧性的公司。
简化你的财务跟踪
创建并维护准确的财务报表始于有序的簿记。Beancount.io 提供纯文本会计服务，让你的财务数据完全透明——具备完整的可审计性、版本控制，专为那些希望深入理解数字而不仅仅是记录数字的人士设计。免费开始使用，奠定明智决策的财务基础。
