Ako vytvoriť výkaz ziskov a strát v Exceli: Kompletný návod pre majiteľov malých firiem

Federálna rezervná banka v Chicagu zistila niečo pozoruhodné: malé podniky, ktoré týždenne analyzujú svoje finančné údaje, majú 95 % mieru úspešnosti v porovnaní s iba 25 % u tých, ktorí ich sledujú len raz ročne. Napriek tomu mnohí majitelia malých firiem stále nevedia čítať – alebo vytvoriť – svoj najzákladnejší finančný report.

Výkaz ziskov a strát (VZaS), nazývaný aj výsledovka, je pravdepodobne najdôležitejším dokumentom na pochopenie finančného zdravia vášho podnikania. Povie vám, či skutočne zarábate peniaze, odkiaľ tieto peniaze pochádzajú a kam odchádzajú. Ak podnikáte bez neho, letíte naslepo.

Dobrá správa? Nepotrebujete drahý účtovný softvér ani diplom z financií. V Exceli si môžete vytvoriť profesionálny výkaz ziskov a strát, ktorý automaticky vypočíta vaše kľúčové ukazovatele a poskytne vám prehľad o výkonnosti vášho podnikania v reálnom čase.

Čo je výkaz ziskov a strát?

Výkaz ziskov a strát je jedným z troch základných finančných výkazov pre akékoľvek podnikanie (spolu so súvahou a výkazom cash flow). Sleduje vaše výnosy a náklady za určité obdobie – zvyčajne mesačne, štvrťročne alebo ročne – a ukazuje, či je vaše podnikanie ziskové.

Vnímajte ho ako skóre kartu vašich obchodných operácií. Výnosy prichádzajú na začiatku, náklady sa odpočítavajú smerom nadol a výsledok na spodku vám povie, čo zostalo.

Základný vzorec je jednoduchý:

Výnosy - Náklady = Čistý zisk (alebo strata)

Správny výkaz ziskov a strát však tento vzorec rozdeľuje do zmysluplných kategórií, ktoré presne odhaľujú, ako vaša firma generuje a míňa peniaze.

Prečo každá malá firma potrebuje výkaz ziskov a strát

Robte informované rozhodnutia

Bez presných finančných údajov je každé obchodné rozhodnutie len odhadom. Mali by ste najať ďalšieho zamestnanca? Môžete si dovoliť upgrade vybavenia? Vypláca sa vám investícia do marketingu? Výkaz ziskov a strát poskytuje odpovede.

Identifikujte problémy včas

Mesačný výkaz ziskov a strát vám pomôže zachytiť trendy skôr, ako sa stanú krízou. Ak sa vaša hrubá marža zmenšuje, uvidíte to okamžite, namiesto toho, aby ste to zistili počas daňového priznania, keď je už neskoro na nápravu.

Zabezpečte si financovanie

Banky, investori a veritelia budú žiadať váš výkaz ziskov a strát. Je to štandardná súčasť preverovania pri akomkoľvek rozhodnutí o financovaní. Prehľadné finančné výkazy signalizujú, že ste seriózny majiteľ firmy, ktorý rozumie svojim číslam.

Zjednodušte si prípravu daní

Keď príde čas na dane, správne vedený výkaz ziskov a strát dramaticky uľahčuje život. Váš účtovník alebo daňový softvér tieto údaje aj tak potrebuje – ich prehľadné usporiadanie šetrí čas a peniaze.

Jednostupňové verzus viacstupňové výkazy ziskov a strát

Pred vytvorením tabuľky si musíte vybrať, ktorý formát vyhovuje vášmu podnikaniu.

Jednostupňový výkaz ziskov a strát

Jednostupňový formát je priamočiary: uveďte všetky výnosy, uveďte všetky náklady a odpočítajte ich, aby ste získali čistý zisk. Ide o jeden výpočet.

Najlepšie pre:

• Živnostníkov a freelancerov
• Služby bez zásob
• Malé firmy s jednoduchou finančnou štruktúrou

Viacstupňový výkaz ziskov a strát

Viacstupňový formát oddeľuje rôzne druhy výnosov a nákladov a priebežne vypočítava medzisúčty ako hrubý zisk a prevádzkový zisk. To poskytuje hlbší pohľad na vaše obchodné operácie.

Najlepšie pre:

• Firmy predávajúce produkty (so zásobami/COGS)
• Spoločnosti hľadajúce investorov alebo pôžičky
• Firmy, ktoré chcú podrobnú analýzu ziskovosti

Pre väčšinu malých firiem poskytuje viacstupňový formát výrazne vyššiu hodnotu, napriek tomu, že jeho nastavenie je o niečo zložitejšie.

Kľúčové položky vo výkaze ziskov a strát

Pochopenie toho, čo kam patrí, je kľúčové. Tu je rozpis hlavných zložiek:

Sekcia výnosov

Čisté tržby/Výnosy: Celkový príjem z vašich hlavných obchodných činností – predaja produktov alebo služieb. Toto je váš „horný riadok“ (top line).

Ostatné výnosy: Príjem z vedľajších zdrojov, ako sú získané úroky, príjem z prenájmu priestorov alebo zisky z predaja majetku.

Náklady na predaný tovar (COGS)

COGS zahŕňa všetky priame náklady na výrobu toho, čo predávate:

• Suroviny
• Priama mzda (mzdy pre pracovníkov, ktorí vyrábajú produkty)
• Výrobná réžia
• Prepravné náklady na prichádzajúce zásoby

V prípade firiem poskytujúcich služby sa to môže nazývať „Náklady na služby“ a zahŕňa priame mzdové náklady a materiály použité na poskytnutie služieb.

Hrubý zisk = Výnosy - COGS

To vám povie, koľko zarábate na svojich kľúčových aktivitách pred započítaním réžie.

Prevádzkové náklady

Ide o náklady na chod vášho podnikania, ktoré nie sú priamo spojené s výrobou:

• Nájomné a energie
• Mzdy (administratíva, predaj, manažment)
• Marketing a reklama
• Poistenie
• Kancelárske potreby
• Predplatné softvéru
• Profesionálne služby (právne, účtovné)
• Odpisy (rozdelenie nákladov na majetok počas jeho životnosti)

Prevádzkový zisk = Hrubý zisk - Prevádzkové náklady

Tento údaj ukazuje ziskovosť z vašich skutočných obchodných operácií.

Mimoprevádzkové položky

• Úrokové náklady (z úverov)
• Úrokové výnosy
• Jednorazové zisky alebo straty (predaj zariadenia, právne vyrovnania)

Výsledok hospodárenia pred zdanením = Prevádzkový zisk ± Mimoprevádzkové položky

Dane

• Federálna daň z príjmu
• Štátna daň z príjmu
• Ostatné príslušné dane

Čistý zisk = Výsledok hospodárenia pred zdanením - Dane

Toto je váš „spodný riadok“ (bottom line) – to, čo vám skutočne zostane po odpočítaní všetkého.

Tvorba šablóny výkazu ziskov a strát v Exceli

Vytvorme si praktickú šablónu, ktorú môžete okamžite začať používať.

Krok 1: Nastavenie štruktúry

Vytvorte nový excelovský zošit s týmito stĺpcami:

• Stĺpec A: Názvy kategórií / riadkových položiek
• Stĺpec B: Skutočnosť za aktuálny mesiac
• Stĺpec C: Skutočnosť od začiatku roka (YTD)
• Stĺpec D: Rozpočet (voliteľné, ale hodnotné)
• Stĺpec E: Odchýlka (voliteľné – porovnáva skutočnosť s rozpočtom)

Krok 2: Vytvorenie sekcie výnosov

Začnite v riadku 3:

A3: VÝNOSY
A4: Predaj produktov
A5: Tržby za služby
A6: Ostatné výnosy
A7: Celkové výnosy (tučným písmom)

V bunke B7 použite vzorec: =SUM(B4:B6)

Krok 3: Pridanie nákladov na predaný tovar

A9: NÁKLADY NA PREDANÝ TOVAR (COGS)
A10: Materiál
A11: Priame mzdové náklady
A12: Výrobná réžia
A13: Preprava
A14: Celkové COGS (tučným písmom)
A15: HRUBÝ ZISK (tučným písmom)

B14: =SUM(B10:B13) B15: =B7-B14

Krok 4: Vytvorenie sekcie prevádzkových nákladov

A17: PREVÁDZKOVÉ NÁKLADY
A18: Nájomné
A19: Energie a služby
A20: Platy a mzdy
A21: Marketing a reklama
A22: Poistenie
A23: Kancelárske potreby
A24: Softvér a predplatné
A25: Odborné služby
A26: Odpisy
A27: Ostatné prevádzkové náklady
A28: Celkové prevádzkové náklady (tučným písmom)
A29: PREVÁDZKOVÝ ZISK (tučným písmom)

B28: =SUM(B18:B27) B29: =B15-B28

Krok 5: Pridanie mimoprevádzkových položiek a čistého zisku

A31: OSTATNÉ VÝNOSY/NÁKLADY
A32: Úrokové náklady
A33: Úrokové výnosy
A34: Ostatné výnosy/náklady
A35: Celkom ostatné (tučným písmom)
A36: VÝSLEDOK HOSPODÁRENIA PRED ZDANENÍM (tučným písmom)
A37: Náklad na daň z príjmu
A38: ČISTÝ ZISK (tučným písmom)

B35: =SUM(B32:B34) B36: =B29+B35 B38: =B36-B37

Krok 6: Formátovanie

• Zvýraznite všetky súčty a hlavné nadpisy tučným písmom
• Pridajte orámovanie medzi sekcie
• Formátujte čísla ako menu
• Použite podmienené formátovanie na zvýraznenie záporných hodnôt červenou farbou
• Zvážte pridanie grafu, ktorý vizualizuje výnosy verzus náklady

Krok 7: Vytvorenie vzorcov pre údaje od začiatku roka (YTD)

Skopírujte rovnaké vzorce do stĺpca C, ale odkazujte na rozsah údajov, ktorý zahŕňa všetky mesiace. Ak sledujete každý mesiac na samostatných hárkoch, použite odkazy typu =SUM(Jan:Dec!B7).

Výpočet kľúčových marží zisku

Váš výkaz ziskov a strát vám umožňuje vypočítať dôležité ukazovatele rentability. Pridajte tieto výpočty pod váš hlavný výkaz:

Hrubá marža (Gross Profit Margin)

=B15/B7 (formátovať ako percento)

Tento údaj ukazuje, aké percento výnosov zostane po pokrytí priamych nákladov. 40 % hrubá marža znamená, že vám zostane 0,40 € z každého eura tržieb pred odpočítaním réžie.

Prevádzková marža (Operating Profit Margin)

=B29/B7 (formátovať ako percento)

Tento ukazovateľ odhaľuje ziskovosť z hlavnej činnosti. Často je výpovednejší než čistá marža, pretože nezohľadňuje úroky a dane, ktoré sa môžu meniť z dôvodov nesvisiacich s prevádzkovou efektívnosťou.

Čistá marža (Net Profit Margin)

=B38/B7 (formátovať ako percento)

Toto je vaša konečná ziskovosť – aké percento výnosov sa premení na skutočný zisk. Pre kontext, väčšina malých podnikov funguje s čistou maržou medzi 5 % a 20 % v závislosti od odvetvia.

Časté chyby vo výkaze ziskov a strát, ktorým sa treba vyhnúť

1. Nesprávna klasifikácia transakcií

Zaradenie nákladov do nesprávnych kategórií skresľuje vašu analýzu. Nákup vybavenia by nemal ísť do „Kancelárskych potrieb“. Výbery majiteľa nie sú „Mzdovým nákladom“. Venujte čas správnej klasifikácii.

2. Zabúdanie na odpisy

Mnoho majiteľov malých podnikov vynecháva odpisy, pretože nejde o hotovostný výdavok. Ale ich ignorovanie nadhodnocuje váš zisk a podhodnocuje váš daňový záväzok. Rozložte náklady na drahé vybavenie počas celej doby jeho životnosti.

3. Miešanie osobných a firemných financií

Toto je v malých podnikoch bežný jav. Každý osobný výdavok prechádzajúci cez firemný účet skresľuje váš výkaz ziskov a strát a vytvára riziká pri daňovej kontrole.

4. Časové chyby

Výkaz ziskov a strát by mal odrážať obdobie, kedy boli výnosy zarobené a náklady vynaložené, nie nevyhnutne vtedy, keď sa presunula hotovosť. Ak ste projekt dokončili v decembri, ale peniaze ste dostali v januári, ide o decembrový výnos.

5. Nejednotné obdobia

Porovnávajte porovnateľné. Neporovnávajte 31-dňový január s 28-dňovým februárom bez zohľadnenia rozdielu. Toto je obzvlášť dôležité pri analýze trendov.

6. Vynechanie mesačného odsúhlasenia

Odhaduje sa, že účtovné chyby stoja podniky miliardy ročne. Mesačné odsúhlasenie (rekonciliácia) zachytí chyby, kým máte transakcie ešte v čerstvej pamäti.

Ako používať váš výkaz ziskov a strát

Mesačná kontrola

Minimálne raz mesačne si skontrolujte svoj výkaz ziskov a strát. Porovnajte ho s predchádzajúcimi mesiacmi a s rozpočtom. Sledujte najmä:

• Trendy vo výnosoch (rast, pokles, sezónne vplyvy)
• Nárast nákladov (kategórie, ktoré sa pomaly zvyšujú)
• Zmeny marží (aj malé percentuálne zmeny majú vo veľkom meradle význam)

Štvrťročné hĺbkové analýzy

Každý štvrťrok vykonajte dôkladnejšiu analýzu:

• Porovnajte výsledky s rovnakým štvrťrokom minulého roka
• Vypočítajte všetky tri pomery marží
• Identifikujte svoje najviac a najmenej ziskové zdroje príjmov
• Hľadajte náklady, ktoré by sa dali znížiť alebo eliminovať

Ročné plánovanie

Využite históriu výkazu ziskov a strát na zostavenie rozpočtu na budúci rok. Historické údaje robia prognózovanie oveľa presnejším než len obyčajné odhady.

Viac než len tabuľkový procesor

Hoci je Excel skvelým východiskovým bodom, má svoje obmedzenia:

• Manuálne zadávanie údajov je časovo náročné a náchylné na chyby
• Vzorce sa môžu poškodiť, ak sa bunky neúmyselne zmenia
• Spolupráca je náročná
• Chýba história zmien (audit trail)

S rastom vášho podnikania zvážte prechod na špecializovaný účtovný softvér, ktorý automaticky generuje výkazy ziskov a strát z vašich údajov o transakciách.

Prevezmite kontrolu nad svojimi finančnými údajmi

Výkaz ziskov a strát je len taký dobrý, ako sú údaje, ktoré doň vstupujú. Skutočnou prácou nie je vytvorenie tabuľky, ale udržiavanie presných a usporiadaných finančných záznamov, vďaka ktorým je tabuľka užitočná.

Či už používate jednoduchú šablónu v Exceli alebo sofistikovaný softvér, princíp je rovnaký: zaznamenať každú transakciu, správne ju kategorizovať a pravidelne kontrolovať. Majitelia firiem, ktorí to robia dôsledne, robia lepšie rozhodnutia a budujú odolnejšie spoločnosti.

Zjednodušte si sledovanie financií

Vytváranie a udržiavanie presných finančných výkazov začína organizovaným účtovníctvom. Beancount.io poskytuje textové účtovníctvo (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť nad vašimi finančnými údajmi – je plne auditovateľné, riadené verziami a navrhnuté pre ľudí, ktorí chcú svojim číslam rozumieť, nielen ich zaznamenávať. Začnite zadarmo a vybudujte si finančné základy, ktoré umožňujú rozumné rozhodovanie.