Как да създадете отчет за приходите и разходите в Excel: Пълно ръководство за собственици на малък бизнес

Федералният резерв на Чикаго установи нещо поразително: малките предприятия, които анализират финансовите си показатели ежеседмично, имат 95% процент на успеваемост, в сравнение със само 25% за тези, които правят това само веднъж годишно. Въпреки това много собственици на малък бизнес все още не знаят как да четат – или да създават – своя най-фундаментален финансов отчет.

Отчетът за приходите и разходите, наричан още отчет за печалбата и загубата (P&L), е вероятно най-важният документ за разбиране на финансовото състояние на вашия бизнес. Той ви казва дали действително печелите пари, откъде идват тези пари и къде отиват. Ако управлявате бизнеса си без такъв отчет, вие действате на сляпо.

Добрата новина? Не се нуждаете от скъп счетоводен софтуер или финансово образование. Можете да създадете професионален отчет за приходите и разходите в Excel, който автоматично изчислява ключовите ви показатели и ви дава видимост в реално време върху представянето на вашия бизнес.

Какво представлява отчетът за приходите и разходите?

Отчетът за приходите и разходите (ОПР) е един от трите основни финансови отчета за всеки бизнес (заедно със счетоводния баланс и отчета за паричните потоци). Той проследява вашите приходи и разходи за определен период – обикновено месечно, тримесечно или годишно – и показва дали бизнесът ви е печеливш.

Мислете за него като за карта с резултати за вашите бизнес операции. Приходите влизат най-отгоре, разходите се изваждат надолу по веригата, а "крайната линия" (bottom line) ви казва какво е останало.

Основната формула е проста:

Приходи - Разходи = Нетен доход (или загуба)

Но един правилен отчет за приходите и разходите разбива това на смислени категории, които разкриват точно как вашият бизнес генерира и харчи пари.

Защо всеки малък бизнес се нуждае от отчет за приходите и разходите

Вземане на информирани решения

Без точни финансови данни всяко бизнес решение се превръща в догадка. Трябва ли да наемете друг служител? Можете ли да си позволите това надграждане на оборудването? Изплащат ли се разходите ви за маркетинг? Отчетът за приходите и разходите дава отговорите.

Ранно идентифициране на проблеми

Месечният отчет за приходите и разходите ви помага да забележите тенденциите, преди те да се превърнат в кризи. Ако брутният ви марж се свива, ще го видите веднага, вместо да го откриете по време на данъчния сезон, когато е твърде късно за корекция на курса.

Осигуряване на финансиране

Банките, инвеститорите и кредиторите ще поискат вашия отчет за приходите и разходите. Това е стандартна проверка (due diligence) за всяко решение за финансиране. Наличието на добре организирани финансови отчети е сигнал, че сте сериозен собственик на бизнес, който разбира своите числа.

Опростяване на данъчната подготовка

Когато дойде време за данъци, правилно поддържаният отчет за приходите и разходите прави живота значително по-лесен. Вашият счетоводител или данъчен софтуер така или иначе се нуждае от тези данни – тяхното организиране спестява време и пари.

Едностепенни срещу многостепенни отчети за приходите и разходите

Преди да изградите вашата електронна таблица, трябва да изберете кой формат е подходящ за вашия бизнес.

Едностепенен отчет за приходите и разходите

Едностепенният формат е лесен: изброявате всички приходи, изброявате всички разходи и изваждате, за да намерите нетния доход. Това е едно изчисление.

Най-подходящ за:

• Еднолични търговци и фрийлансъри
• Бизнеси в сферата на услугите без стокови наличности
• Малки фирми с прости финансови структури

Многостепенен отчет за приходите и разходите

Многостепенният формат разделя различните видове приходи и разходи, изчислявайки междинни стойности като брутна печалба и оперативна печалба по пътя. Това осигурява по-дълбок поглед върху вашите бизнес операции.

Най-подходящ за:

• Бизнеси, които продават продукти (със стокови наличности/себестойност)
• Компании, търсещи инвеститори или заеми
• Бизнеси, желаещи подробен анализ на рентабилността

За повечето малки предприятия многостепенният формат осигурява значително повече стойност, въпреки че е малко по-сложен за настройка.

Основни пера в отчета за приходите и разходите

Разбирането на това кое къде отива е от решаващо значение. Ето разбивка на основните компоненти:

Секция "Приходи"

Нетни продажби/Приходи: Общи приходи от вашите основни бизнес дейности – продажба на продукти или услуги. Това е вашата "горна линия" (top line).

Други приходи: Приходи от вторични източници като спечелени лихви, приходи от наеми от преотдаване на площи или печалби от продажба на активи.

Себестойност на продадените стоки (COGS)

Себестойността включва всички преки разходи за производството на това, което продавате:

• Суровини
• Директен труд (заплати за работници, които произвеждат продуктите)
• Производствени накладни разходи
• Транспортни разходи за входящи стокови наличности

За бизнеса с услуги това може да се нарича "Себестойност на услугите" и включва преките разходи за труд и материали, използвани за предоставяне на услугите.

Брутна печалба = Приходи - Себестойност

Това ви казва колко печелите от основните си операции преди административните разходи.

Оперативни разходи

Това са разходите за управление на вашия бизнес, които не са пряко свързани с производството:

• Наем и комунални услуги
• Заплати (административни, търговски, управленски)
• Маркетинг и реклама
• Застраховки
• Офис консумативи
• Абонаменти за софтуер
• Професионални услуги (правни, счетоводни)
• Амортизация (разпределяне на цената на активите през полезния им живот)

Оперативна печалба = Брутна печалба - Оперативни разходи

Това показва рентабилността от вашите реални бизнес операции.

Извън оперативни позиции

• Разходи за лихви (по заеми)
• Приходи от лихви
• Еднократни печалби или загуби (продажба на оборудване, съдебни споразумения)

Печалба преди данъци = Оперативна печалба ± Извън оперативни позиции

Данъци

• Федерален данък върху дохода
• Щатски данък върху дохода
• Други приложими данъци

Нетна печалба = Печалба преди данъци - Данъци

Това е вашият „краен резултат“ — това, което реално остава след всичко.

Изграждане на вашия шаблон за отчет за приходите и разходите в Excel

Нека създадем практически шаблон, който можете да използвате веднага.

Стъпка 1: Настройте вашата структура

Създайте нова работна книга в Excel със следните колони:

• Колона A: Имена на категории/статии
• Колона B: Фактически за текущия месец
• Колона C: Фактически от началото на годината
• Колона D: Бюджет (по избор, но ценно)
• Колона E: Отклонение (по избор — сравнява фактическото с бюджета)

Стъпка 2: Създайте секцията за приходите

Започвайки от ред 3:

A3: ПРИХОДИ
A4: Продажби на продукти
A5: Приходи от услуги
A6: Други приходи
A7: Общо приходи (полужирно)

В B7 използвайте формулата: =SUM(B4:B6)

Стъпка 3: Добавете себестойност на продадените стоки

A9: СЕБЕСТОЙНОСТ НА ПРОДАДЕНИТЕ СТОКИ
A10: Материали
A11: Директен труд
A12: Производствени накладни разходи
A13: Доставка
A14: Общо себестойност (полужирно)
A15: БРУТНА ПЕЧАЛБА (полужирно)

B14: =SUM(B10:B13) B15: =B7-B14

Стъпка 4: Изградете секцията за оперативни разходи

A17: ОПЕРАТИВНИ РАЗХОДИ
A18: Наем
A19: Комунални разходи
A20: Заплати и възнаграждения
A21: Маркетинг и реклама
A22: Застраховка
A23: Офис консумативи
A24: Софтуер и абонаменти
A25: Професионални услуги
A26: Амортизация
A27: Други оперативни разходи
A28: Общо оперативни разходи (полужирно)
A29: ОПЕРАТИВНА ПЕЧАЛБА (полужирно)

B28: =SUM(B18:B27) B29: =B15-B28

Стъпка 5: Добавете извън оперативни позиции и нетна печалба

A31: ДРУГИ ПРИХОДИ/РАЗХОДИ
A32: Разход за лихви
A33: Приход от лихви
A34: Други приходи/разходи
A35: Общо други (полужирно)
A36: ПЕЧАЛБА ПРЕДИ ДАНЪЦИ (полужирно)
A37: Разход за данък върху дохода
A38: НЕТНА ПЕЧАЛБА (полужирно)

B35: =SUM(B32:B34) B36: =B29+B35 B38: =B36-B37

Стъпка 6: Добавете форматиране

• Направете полужирни всички общи суми и основни заглавия
• Добавете рамки между секциите
• Форматирайте числата като валута
• Използвайте условно форматиране, за да подчертаете отрицателните стойности в червено
• Помислете за добавяне на диаграма, която визуализира приходите спрямо разходите

Стъпка 7: Създайте формули за периода от началото на годината

Копирайте същите формули в колона C, но реферирайте към диапазон от данни, който включва всички месеци. Ако проследявате всеки месец в отделни раздели, използвайте препратки от типа =SUM(Jan:Dec!B7).

Изчисляване на ключови маржове на печалбата

Вашият отчет за приходите и разходите ви позволява да изчислявате решаващи коефициенти на рентабилност. Добавете тези изчисления под основния си отчет:

Марж на брутната печалба

=B15/B7 (форматирайте като процент)

Това показва какъв процент от приходите остава след покриване на преките разходи. Брутен марж от 40% означава, че запазвате 0,40 лв. от всеки лев продажби преди накладните разходи.

Марж на оперативната печалба

=B29/B7 (форматирайте като процент)

Това разкрива рентабилността от основната дейност. Често е по-показателно от нетния марж, тъй като изключва лихви и данъци, които могат да варират по причини, несвързани с оперативната ефективност.

Марж на нетната печалба

=B38/B7 (форматирайте като процент)

Това е вашата рентабилност в крайния резултат — какъв процент от приходите се превръща в действителна печалба. За контекст, повечето малки бизнеси работят с нетни маржове между 5% и 20%, в зависимост от индустрията.

Чести грешки в отчета за приходите и разходите, които да избягвате

1. Погрешно класифициране на трансакциите

Поставянето на разходите в грешни категории изкривява вашия анализ. Покупките на оборудване не трябва да отиват в „Офис консумативи“. Личните тегления на собственика не са „Разход за заплати“. Отделете време за правилно класифициране.

2. Забравяне на амортизацията

Много собственици на малък бизнес прескачат амортизацията, защото тя не е касов разход. Но игнорирането ѝ надценява вашата печалба и подценява вашето данъчно задължение. Разпределете разходите за основно оборудване за периода на полезния му живот.

3. Смесване на лични и служебни финанси

Това е често срещано при малките бизнеси. Всеки личен разход, преминаващ през вашата бизнес сметка, изкривява отчета за приходите и разходите и създава рискове за данъчно съответствие.

4. Времеви грешки

Отчетът за приходите и разходите трябва да отразява кога са спечелени приходите и кога са направени разходите, а не непременно кога са разменени паричните средства. Ако сте завършили проект през декември, но сте получили плащане през януари, това е приход за декември.

5. Непоследователни периоди

Сравнявайте сравними неща. Не сравнявайте 31-дневен януари с 28-дневен февруари, без да коригирате разликата. Това е особено важно за анализ на тенденциите.

6. Пропускане на месечното равняване

Изчислено е, че счетоводните грешки струват на американския бизнес около 7,8 милиарда долара годишно. Месечното равняване улавя грешките, докато трансакциите са все още пресни в ума ви.

Как да използвате вашия отчет за приходите и разходите

Месечен преглед

Като минимум преглеждайте отчета си за приходите и разходите ежемесечно. Сравнявайте го с предходни месеци и с вашия бюджет. Следете за:

• Тенденции в приходите (ръст, спад, сезонни модели)
• Пълзящи разходи (категории, които бавно се увеличават)
• Промени в маржовете (дори малки процентни промени са от значение в голям мащаб)

Тримесечни задълбочени анализи

На всяко тримесечие правете по-задълбочен анализ:

• Сравнете със същото тримесечие на миналата година
• Изчислете и трите коефициента на марж
• Идентифицирайте вашите най-печеливши и най-малко печеливши потоци от приходи
• Потърсете разходи, които биха могли да бъдат намалени или елиминирани

Годишно планиране

Използвайте историята на вашия отчет за приходите и разходите, за да съставите бюджета за следващата година. Историческите данни правят прогнозирането много по-точно от догадките.

Отвъд електронните таблици

Въпреки че Excel е чудесна начална точка, той има своите ограничения:

• Ръчното въвеждане на данни отнема време и е податливо на грешки
• Формулите могат да се развалят, ако клетките бъдат случайно променени
• Сътрудничеството е трудно
• Липсва одитна следа за промените

С разрастването на вашия бизнес помислете за преминаване към специализиран счетоводен софтуер, който автоматично генерира отчети за приходите и разходите от данните за вашите трансакции.

Поемане на контрол върху вашите финансови данни

Отчетът за приходите и разходите е толкова добър, колкото са добри данните, които го захранват. Същинската работа не е в създаването на електронната таблица, а в поддържането на точни и организирани финансови записи, които правят таблицата полезна.

Независимо дали използвате обикновен шаблон в Excel или сложен софтуер, принципът е един и същ: записвайте всяка трансакция, категоризирайте я правилно и преглеждайте данните редовно. Собствениците на фирми, които правят това последователно, вземат по-добри решения и изграждат по-устойчиви компании.

Опростете вашето финансово проследяване

Създаването и поддържането на точни финансови отчети започва с организирано счетоводство. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност върху вашите финансови данни — напълно подлежащи на одит, с контрол на версиите и създадени за хора, които искат да разбират своите цифри, а не просто да ги записват. Започнете безплатно и изградете финансовата основа, която прави възможно вземането на интелигентни решения.