Com crear un estat de resultats a Excel: Una guia completa per a propietaris de petites empreses

El Banc de la Reserva Federal de Chicago va trobar una dada sorprenent: les petites empreses que analitzen les seves xifres financeres setmanalment tenen una taxa d'èxit del 95%, en comparació amb només el 25% d'aquelles que només les miren anualment. Tot i així, molts propietaris de petites empreses encara no saben com llegir —o crear— el seu informe financer més fonamental.

Un compte de resultats, també anomenat compte de pèrdues i guanys (PyG), és possiblement el document més important per entendre la salut financera de la seva empresa. Li indica si realment està guanyant diners, d'on provenen aquests diners i on van a parar. Si ha estat gestionant el seu negoci sense un, està volant a cegues.

La bona notícia? No necessita un programari de comptabilitat car ni una llicenciatura en finances. Pot crear un compte de resultats professional a Excel que calculi automàticament les seves mètriques clau i li ofereixi visibilitat en temps real del rendiment del seu negoci.

Què és un compte de resultats?

Un compte de resultats és un dels tres estats financers essencials per a qualsevol empresa (juntament amb el balanç de situació i l'estat de fluxos d'efectiu). Fa un seguiment dels seus ingressos i despeses durant un període específic —normalment mensual, trimestral o anual— i mostra si el seu negoci és rendible.

Pensi en ell com un marcador de les operacions del seu negoci. Els ingressos entren per la part superior, les despeses es resten a mesura que es baixa, i el resultat final li indica què queda.

La fórmula bàsica és senzilla:

Ingressos - Despeses = Resultat net (o pèrdua)

Però un compte de resultats adequat desglossa això en categories significatives que revelen exactament com el seu negoci genera i gasta els diners.

Per què tota petita empresa necessita un compte de resultats

Prendre decisions informades

Sense dades financeres precises, cada decisió empresarial es converteix en una suposició. Hauria de contractar un altre empleat? Pot permetre's aquesta actualització d'equip? Està donant resultats la seva inversió en màrqueting? Un compte de resultats proporciona les respostes.

Identificar problemes d'hora

Un compte de resultats mensual l'ajuda a detectar tendències abans que es converteixin en crisis. Si el seu marge brut s'està reduint, ho veurà immediatament en lloc de descobrir-ho durant la temporada d'impostos quan ja sigui massa tard per corregir el rumb.

Assegurar finançament

Els bancs, els inversors i els prestamistes demanaran el seu compte de resultats. És la diligència deguda estàndard per a qualsevol decisió de finançament. Tenir estats financers ben organitzats indica que vostè és un propietari de negoci seriós que entén els seus números.

Simplificar la preparació d'impostos

Quan arriba el moment de pagar impostos, un compte de resultats ben mantingut facilita la vida dràsticament. El seu comptable o el programari d'impostos necessita aquestes dades de totes maneres; tenir-les organitzades estalvia temps i diners.

Compte de resultats en un sol pas vs. en diversos passos

Abans de crear el seu full de càlcul, ha de triar quin format s'ajusta al seu negoci.

Compte de resultats en un sol pas

El format d'un sol pas és directe: enumera tots els ingressos, enumera totes les despeses i resta per trobar el resultat net. És un sol càlcul.

Ideal per a:

• Autònoms i professionals independents
• Empreses de serveis sense inventari
• Petites empreses amb estructures financeres senzilles

Compte de resultats en diversos passos

El format en diversos passos separa diferents tipus d'ingressos i despeses, calculant xifres intermèdies com el benefici brut i el resultat d'explotació pel camí. Això proporciona una visió més profunda de les operacions del seu negoci.

Ideal per a:

• Empreses que venen productes (amb inventari/cost de vendes)
• Empreses que busquen inversors o préstecs
• Negocis que volen una anàlisi detallada de la rendibilitat

Per a la majoria de les petites empreses, el format en diversos passos aporta significativament més valor, tot i ser una mica més complex de configurar.

Partides clau en un compte de resultats

Entendre on va cada cosa és fonamental. Aquí teniu un desglossament dels components principals:

Secció d'ingressos

Vendes netes/Ingressos: Ingressos totals de les seves activitats empresarials principals: venda de productes o serveis. Aquesta és la seva xifra de negocis inicial.

Altres ingressos: Ingressos de fonts secundàries com interessos guanyats, ingressos per lloguer de subcontractació d'espais o guanys per la venda d'actius.

Cost de les mercaderies venudes (COGS)

El cost de les vendes inclou tots els costos directes de producció del que ven:

• Matèries primeres
• Mà d'obra directa (salaris dels treballadors que fabriquen productes)
• Despeses generals de fabricació
• Costos d'enviament per a l'inventari entrant

Per a les empreses de serveis, això es podria anomenar "Cost dels serveis" i inclou els costos de mà d'obra directa i els materials utilitzats per prestar els serveis.

Benefici brut = Ingressos - Cost de les vendes

Això li indica quant està guanyant en les seves operacions bàsiques abans de les despeses generals.

Despeses d'explotació

Aquests són els costos de gestió del seu negoci que no estan directament vinculats a la producció:

• Lloguer i subministraments
• Salaris (administració, vendes, gestió)
• Màrqueting i publicitat
• Assegurances
• Material d'oficina
• Subscripcions de programari
• Serveis professionals (legals, comptables)
• Amortització (distribució del cost dels actius al llarg de la seva vida útil)

Resultat d'explotació = Benefici brut - Despeses d'explotació

Això mostra la rendibilitat de les seves operacions comercials reals.

Partides no operatives

• Despeses per interessos (sobre préstecs)
• Ingressos per interessos
• Guanys o pèrdues puntuals (venda d'equips, acords legals)

Benefici abans d'impostos = Resultat d'explotació ± Partides no operatives

Impostos

• Impost sobre la renda federal
• Impost sobre la renda estatal
• Altres impostos aplicables

Benefici net = Benefici abans d'impostos - Impostos

Aquest és el vostre "resultat final"—el que queda realment després de tot.

Com crear la vostra plantilla d'estat de resultats a Excel

Creem una plantilla pràctica que pugueu utilitzar immediatament.

Pas 1: Configureu l'estructura

Creeu un nou llibre d'Excel amb aquestes columnes:

• Columna A: Noms de les categories/partides
• Columna B: Real del mes actual
• Columna C: Real acumulat de l'any (YTD)
• Columna D: Pressupost (opcional però valuós)
• Columna E: Variació (opcional—compara el real amb el pressupostat)

Pas 2: Creeu la secció d'ingressos

Començant a la fila 3:

A3: INGRESSOS
A4: Venda de productes
A5: Ingressos per serveis
A6: Altres ingressos
A7: Total ingressos (negreta)

A B7, utilitzeu la fórmula: =SUM(B4:B6)

Pas 3: Afegiu el cost de les vendes

A9: COST DE LES VENDES
A10: Materials
A11: Mà d'obra directa
A12: Despeses generals de fabricació
A13: Enviament
A14: Total cost de les vendes (negreta)
A15: BENEFICI BRUT (negreta)

B14: =SUM(B10:B13) B15: =B7-B14

Pas 4: Creeu la secció de despeses d'explotació

A17: DESPESES D'EXPLOTACIÓ
A18: Lloguer
A19: Subministraments
A20: Sous i salaris
A21: Màrqueting i publicitat
A22: Assegurança
A23: Material d'oficina
A24: Programari i subscripcions
A25: Serveis professionals
A26: Amortització
A27: Altres despeses d'explotació
A28: Total despeses d'explotació (negreta)
A29: BENEFICI OPERATIU (negreta)

B28: =SUM(B18:B27) B29: =B15-B28

Pas 5: Afegiu les partides no operatives i el benefici net

A31: ALTRES INGRESSOS/DESPESES
A32: Despeses per interessos
A33: Ingressos per interessos
A34: Altres ingressos/despeses
A35: Total altres (negreta)
A36: BENEFICI ABANS D'IMPOSTOS (negreta)
A37: Impost sobre la renda
A38: BENEFICI NET (negreta)

B35: =SUM(B32:B34) B36: =B29+B35 B38: =B36-B37

Pas 6: Afegiu el format

• Poseu en negreta tots els totals i els encapçalaments principals
• Afegiu vores entre les seccions
• Formateu els números com a moneda
• Utilitzeu el format condicional per ressaltar els valors negatius en vermell
• Considereu afegir un gràfic que visualitzi els ingressos enfront de les despeses

Pas 7: Creeu les fórmules per a l'acumulat de l'any (YTD)

Copieu les mateixes fórmules a la columna C, però feu referència a un rang de dades que inclogui tots els mesos. Si feu el seguiment de cada mes en pestanyes separades, utilitzeu referències de l'estil =SUM(Jan:Dec!B7).

Càlcul dels marges de benefici clau

El vostre estat de resultats us permet calcular ràtios de rendibilitat crucials. Afegiu aquests càlculs a sota del vostre estat principal:

Marge de benefici brut

=B15/B7 (format com a percentatge)

Això mostra quin percentatge d'ingressos queda després de cobrir els costos directes. Un marge brut del 40% significa que us quedeu 0,40 € de cada euro de vendes abans de les despeses generals.

Marge de benefici operatiu

=B29/B7 (format com a percentatge)

Això revela la rendibilitat de les operacions principals. Sovint és més significatiu que el marge net perquè exclou interessos i impostos, que poden variar per motius aliens a l'eficiència operativa.

Marge de benefici net

=B38/B7 (format com a percentatge)

Aquesta és la vostra rendibilitat final—quin percentatge dels ingressos es converteix en benefici real. Com a context, la majoria de les petites empreses operen amb marges nets d'entre el 5% i el 20%, depenent del sector.

Errors comuns de l'estat de resultats que cal evitar

1. Classificació incorrecta de les transaccions

Posar les despeses en categories equivocades distorsiona la vostra anàlisi. Les compres d'equips no han d'anar a "Material d'oficina". Les retirades de fons del propietari no són "Despeses salarials". Preneu-vos el temps necessari per classificar-les correctament.

2. Oblidar l'amortització

Molts propietaris de petites empreses ometen l'amortització perquè no és una despesa en efectiu. Però ignorar-la sobrevalora el vostre benefici i infravalora la vostra obligació tributària. Distribuïu el cost dels equips importants al llarg de la seva vida útil.

3. Barrejar despeses personals i professionals

Això és molt comú a les petites empreses. Cada despesa personal que passa pel compte de l'empresa distorsiona l'estat de resultats i crea riscos de compliment tributari.

4. Errors de periodificació

Un estat de resultats hauria de reflectir quan es van obtenir els ingressos i quan es va incórrer en les despeses, no necessàriament quan es van moure els diners. Si vau completar un projecte al desembre però vau cobrar al gener, són ingressos del desembre.

5. Períodes inconsistents

Compareu coses comparables. No compareu un gener de 31 dies amb un febrer de 28 dies sense ajustar la diferència. Això és especialment important per a l'anàlisi de tendències.

6. Ometre la conciliació mensual

S'estima que els errors comptables costen a les empreses milers de milions anualment. La conciliació mensual permet detectar errors mentre les transaccions encara són recents a la memòria.

Com utilitzar el vostre estat de resultats

Revisió mensual

Com a mínim, reviseu el vostre estat de resultats mensualment. Compareu-lo amb els mesos anteriors i amb el vostre pressupost. Busqueu:

• Tendències d'ingressos (creixement, disminució, patrons estacionals)
• Increment progressiu de les despeses (categories que augmenten lentament)
• Canvis en el marge (fins i tot els petits canvis percentuals importen a gran escala)

Anàlisis trimestrals profundes

Cada trimestre, feu una anàlisi més exhaustiva:

• Compareu amb el mateix trimestre de l'any anterior
• Calculeu les tres ràtios de marge
• Identifiqueu les vostres fonts d'ingressos més i menys rendibles
• Busqueu despeses que es podrien reduir o eliminar

Planificació anual

Utilitzeu el vostre historial del compte de pèrdues i guanys per elaborar el pressupost de l'any vinent. Les dades històriques fan que les previsions siguin molt més precises que les simples conjectures.

Més enllà del full de càlcul

Tot i que l'Excel és un bon punt de partida, té limitacions:

• La introducció manual de dades consumeix molt de temps i és propensa a errors
• Les fórmules es poden trencar si es modifiquen cel·les accidentalment
• La col·laboració és difícil
• No hi ha un registre d'auditoria per als canvis

A mesura que el vostre negoci creixi, considereu passar a un programari de comptabilitat especialitzat que generi estats de resultats automàticament a partir de les dades de les vostres transaccions.

Prendre el control de les vostres dades financeres

Un compte de pèrdues i guanys és tan bo com les dades que el nodreixen. La feina real no és crear el full de càlcul, sinó mantenir uns registres financers precisos i organitzats que facin que el full de càlcul sigui útil.

Tant si utilitzeu una plantilla d'Excel senzilla com un programari sofisticat, el principi és el mateix: registrar cada transacció, categoritzar-la correctament i revisar-la periòdicament. Els propietaris de negocis que ho fan amb constància prenen millors decisions i construeixen empreses més resilients.

Simplifiqueu el vostre seguiment financer

La creació i el manteniment d'estats financers precisos comença amb una comptabilitat organitzada. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre les vostres dades financeres: totalment auditable, amb control de versions i dissenyada per a persones que volen entendre els seus números en lloc de simplement registrar-los. Comenceu de franc i construïu la base financera que fa possible la presa de decisions intel·ligents.