Шаблон звіту про рух грошових коштів: Повний посібник із відстеження фінансового пульсу вашого бізнесу

Ось протверезна статистика: 82% малих підприємств, які зазнають невдачі, роблять це через проблеми з рухом грошових коштів. Не через брак клієнтів. Не через погані продукти. Саме через рух коштів. Проте багато власників бізнесу одержимо зосереджуються на маржі прибутку, ігноруючи реальні гроші, що проходять через їхні рахунки. Прибутковий бізнес все одно може залишитися без готівки та закритися — це трапляється частіше, ніж ви думаєте.

Звіт про рух грошових коштів — це не просто черговий бухгалтерський документ для архіву. Це знімок фінансового стану вашого бізнесу в режимі реального часу, який точно показує, звідки приходять ваші гроші, куди вони йдуть і чи вистачить вам коштів на покриття витрат наступного місяця. Цей посібник проведе вас через усе, що потрібно знати про ефективне створення та використання шаблону звіту про рух грошових коштів.

Що таке звіт про рух грошових коштів?

Звіт про рух грошових коштів — це фінансовий документ, який відстежує реальний рух грошей у ваш бізнес і з нього протягом певного періоду — зазвичай місяця, кварталу або року. На відміну від звіту про прибутки та збитки, який відображає доходи та витрати за методом нарахування, звіт про рух грошових коштів оперує лише реальними грошима: коштами на вашому банківському рахунку.

Подумайте про це так: прибуток говорить вам, скільки ваш бізнес заробив на папері, але рух грошових коштів показує, що ви насправді можете витратити. У вас може бути $50,000 у неоплачених інвойсах (що чудово для прибутку), але якщо клієнти ще не заплатили, цих грошей немає на вашому рахунку. Вам все одно потрібно виплачувати зарплату, оренду та розраховуватися з постачальниками. Ось чому рух грошових коштів має значення.

Рух грошових коштів проти прибутку: розуміння різниці

Багато власників бізнесу плутають ці два поняття, що призводить до небезпечних фінансових сліпих зон:

• Прибуток = Дохід мінус витрати за період
• Рух грошових коштів = Реальні гроші, що надходять на ваші рахунки та виходять з них

Бізнес може бути прибутковим, але мати дефіцит готівки (очікуючи платежів від клієнтів), або мати багато готівки, але бути збитковим (живучи за рахунок кредитів або інвестицій). Жодна з цих ситуацій не є стійкою в довгостроковій перспективі, але відсутність готівки вб'є ваш бізнес швидше, ніж відсутність прибутку.

Три розділи звіту про рух грошових коштів

Кожен звіт про рух грошових коштів поділяється на три окремі категорії:

1. Рух грошових коштів від операційної діяльності

Цей розділ фіксує готівку, отриману або витрачену в ході вашої основної бізнес-діяльності. Це серце вашого звіту про рух грошових коштів, оскільки він показує, чи генерує ваша бізнес-модель реальні гроші.

Надходження готівки включають:

• Платежі, отримані від клієнтів
• Готівка від продажів
• Отримані відсотки та дивіденди

Відтік готівки включає:

• Платежі постачальникам і підрядникам
• Виплачена заробітна плата
• Оренда та комунальні послуги
• Страхові внески
• Сплачені податки

2. Рух грошових коштів від інвестиційної діяльності

Цей розділ відстежує рух готівки, пов'язаний з довгостроковими активами та інвестиціями.

Надходження готівки включають:

• Доходи від продажу обладнання або нерухомості
• Дохід від інвестицій
• Продаж цінних паперів

Відтік готівки включає:

• Купівля обладнання, транспортних засобів або нерухомості
• Купівля інвестицій або цінних паперів
• Поглинання (аквізиції)

3. Рух грошових коштів від фінансової діяльності

Цей розділ показує рух готівки, пов'язаний з фінансуванням вашого бізнесу через борг або капітал.

Надходження готівки включають:

• Отримані кредити
• Інвестиції власників
• Залучене акціонерне фінансування

Відтік готівки включає:

• Погашення кредитів (основна сума)
• Дивіденди, виплачені акціонерам
• Викуп акцій
• Вилучення коштів власником (draws)

Прямий чи непрямий метод: який використовувати?

Існує два загальноприйнятих методи підготовки звіту про рух грошових коштів, і вибір правильного залежить від розміру та потреб вашого бізнесу.

Прямий метод

Прямий метод перераховує всі фактичні касові операції за період. Ви фіксуєте кожне надходження та виплату готівки окремо.

Приклади записів:

• Готівка, отримана від клієнтів: $180,000
• Готівка, сплачена постачальникам: $95,000
• Готівка, сплачена як заробітна плата: $45,000
• Готівка, сплачена за оренду: $12,000

Плюси:

• Легше зрозуміти
• Забезпечує детальну деталізацію
• Краще для малого бізнесу
• Йому надають перевагу інвестори та кредитори

Мінуси:

• Трудомісткий у підготовці
• Вимагає детального відстеження транзакцій
• Більше роботи для бухгалтерії

Непрямий метод

Непрямий метод починається з чистого прибутку зі звіту про прибутки та збитки та коригується на негрошові статті та зміни в оборотному капіталі.

Приклад:

• Чистий прибуток: $60,000
• Додати: Амортизація: $12,000
• Відняти: Збільшення дебіторської заборгованості: $8,000
• Додати: Збільшення кредиторської заборгованості: $5,000
• Чистий рух грошових коштів від операцій: $69,000

Плюси:

• Швидше готується
• Використовує існуючі дані фінансової звітності
• Простіше для великого бізнесу
• Показує зв'язок між доходом і готівкою

Мінуси:

• Менш інтуїтивно зрозумілий
• Приховує реальний рух готівки
• Може маскувати проблеми

Який обрати? Для більшості малих підприємств із керованими обсягами транзакцій прямий метод надає чіткішу інформацію. Великі підприємства або ті, що вже використовують метод нарахування, часто вважають непрямий метод ефективнішим.

Як скласти звіт про рух грошових коштів: покрокова інструкція

Крок 1: Зберіть фінансові дані

Перш ніж почати, підготуйте наступне:

• Початковий залишок грошових коштів (з вашої банківської виписки)
• Звіти про фінансові результати за період
• Звіти про дебіторську заборгованість за термінами погашення
• Записи про кредиторську заборгованість
• Банківські виписки за період
• Документацію за позиками та інвестиціями

Крок 2: Розрахуйте рух грошових коштів від операційної діяльності

Використання прямого методу:

1. Перелічіть усі кошти, отримані від клієнтів
2. Відніміть усі кошти, виплачені постачальникам
3. Відніміть усі кошти, витрачені на операційні витрати
4. Відніміть кошти, сплачені як податки
5. Результат — ваш чистий рух грошових коштів від операційної діяльності

Крок 3: Розрахуйте рух грошових коштів від інвестиційної діяльності

1. Перелічіть надходження від продажу будь-яких активів
2. Відніміть витрати на придбання обладнання або нерухомості
3. Відніміть будь-які витрати на придбання інвестицій
4. Результат — ваш чистий рух грошових коштів від інвестиційної діяльності

Крок 4: Розрахуйте рух грошових коштів від фінансової діяльності

1. Додайте будь-які нові отримані позики
2. Додайте будь-які інвестиції власників або залучений капітал
3. Відніміть виплати основної суми позик
4. Відніміть виплати власникам або дивіденди
5. Результат — ваш чистий рух грошових коштів від фінансової діяльності

Крок 5: Розрахуйте чистий грошовий потік

Складіть разом:

• Чистий рух коштів від операційної діяльності
• Чистий рух коштів від інвестиційної діяльності
• Чистий рух коштів від фінансової діяльності

Це дасть вам загальний чистий грошовий потік за період.

Крок 6: Перевірте кінцевий залишок

Ваш початковий залишок грошових коштів плюс чистий грошовий потік мають дорівнювати кінцевому залишку. Якщо це не так, вам потрібно знайти помилку при звірці.

Формула: Початковий залишок коштів + Чистий грошовий потік = Кінцевий залишок коштів

«Тривожні сигнали», на які варто звернути увагу у звіті про рух грошових коштів

Звіт про рух грошових коштів може виявити попереджувальні знаки до того, як вони стануть критичними. Ось на що слід звернути увагу:

1. Стабільно від'ємний операційний грошовий потік

Якщо ваша основна діяльність не генерує додатного грошового потоку протягом кількох періодів, ваша бізнес-модель може бути нежиттєздатною. Періодичні від'ємні показники трапляються, але хронічний від'ємний операційний потік потребує негайної уваги.

2. Додатний прибуток, але від'ємний грошовий потік

Ця розбіжність часто вказує на те, що:

• Клієнти не платять вчасно
• У вас занадто великі запаси товарів
• Ви пропонуєте занадто щедрі умови оплати
• Проблеми з визнанням доходу

3. Зростання дебіторської заборгованості

Якщо дебіторська заборгованість зростає швидше за дохід, у вас проблема зі збором коштів. Майже 87% малого бізнесу стикаються з простроченням платежів, а середній бізнес у США очікує понад 300 000 доларів від клієнтів, які затримують оплату.

4. Зростаюча залежність від фінансування

Якщо ваш єдиний додатний грошовий потік надходить від позик або інвестицій, ви фінансуєте діяльність коштом боргів, а не доходів. Це не є сталим у довгостроковій перспективі.

5. Зниження вільного грошового потоку

Вільний грошовий потік (операційний потік мінус капітальні видатки) показує, що доступно для зростання, погашення боргу або розподілу. Постійне зниження сигналізує про майбутні проблеми.

6. Великі розбіжності з банківськими виписками

Якщо розрахований вами грошовий потік не збігається з тим, що є на вашому банківському рахунку, у вашому обліку є помилки, які потребують розслідування.

Найкращі практики управління грошовими потоками

Відстежуйте щотижня, а не лише щомісяця

Хоча офіційні звіти зазвичай готуються щомісяця, щотижневе відстеження коштів допомагає раніше виявити проблеми. Створіть простий щотижневий звіт про стан грошових коштів на додаток до офіційних місячних звітів.

Підтримуйте резерв грошових коштів

Прагніть мати резерв у розмірі від трьох до шести місяців операційних витрат. Цей буфер захищає від непередбачуваних збоїв, періодів низької активності або затримок платежів.

Розділяйте особисті та бізнес-фінанси

Змішування особистих та бізнес-рахунків робить точне відстеження грошових потоків майже неможливим. Використовуйте окремі бізнес-рахунки для всіх ділових операцій.

Записуйте транзакції негайно

Не покладайтеся на пам'ять. Фіксуйте рух коштів одразу, як він відбувається, чи то через бухгалтерське програмне забезпечення, чи через дисциплінований ручний процес.

Щомісяця звіряйте з банківськими виписками

Завжди звіряйте свій звіт про рух грошових коштів із фактичними залишками на банківських рахунках. Розбіжності виявляють помилки або, у гіршому випадку, шахрайство.

Враховуйте сезонні коливання

Багато бізнесів мають передбачувані періоди спаду та пікового навантаження. Ваше планування грошових потоків має враховувати ці цикли, накопичуючи резерви в успішні місяці для покриття витрат у періоди низької активності.

Прискорюйте збір платежів

Надсилайте рахунки оперативно, пропонуйте знижки за ранню оплату та негайно нагадуйте про прострочені рахунки. Кожен день затримки платежу коштує вам грошей.

Домовляйтеся про кращі умови

Працюйте з постачальниками, щоб за можливості продовжити терміни оплати. Навіть додаткові 15 днів можуть суттєво покращити вашу касову позицію.

Використання звіту про рух грошових коштів для прийняття рішень

Звіт про рух грошових коштів — це не просто інструмент звітності, це інструмент для прийняття рішень.

Планування великих покупок

Перед купівлею обладнання, розширенням або взяттям на себе нових витрат перевірте прогнозований грошовий потік. Чи вистачить вам коштів, щоб покрити вартість, не створюючи дефіциту?

Планування зростання

Зростання часто вимагає грошових інвестицій до того, як з'явиться прибуток. Прогнози грошових потоків допоможуть вам зрозуміти, скільки фінансування вам знадобиться і коли саме.

Оцінка ціноутворення

Якщо у вас стабільно від'ємний грошовий потік попри хороші продажі, можливо, ваші ціни або умови оплати потребують коригування.

Сезонне планування

Історичні звіти про рух грошових коштів виявляють сезонні закономірності, що допомагає планувати запаси, персонал та витрати з урахуванням прогнозованих коливань.

Кредитні заявки

Кредитори та інвестори запитуватимуть звіти про рух грошових коштів. Чіткі та точні звіти демонструють фінансову компетентність і полегшують отримання фінансування.

Поширені помилки у звіті про рух грошових коштів, яких слід уникати

Плутанина між касовим методом та методом нарахування

Ваш звіт про рух грошових коштів має відображати фактичний рух готівки, а не нараховані доходи чи витрати. Продаж, зафіксований у звіті про прибутки та збитки, не відображається у вашому грошовому потоці, поки клієнт не здійснить оплату.

Ігнорування неопераційних статей

Виплати за кредитами, придбання обладнання та зняття коштів власником — усе це впливає на готівку, але може не відображатися у звіті про прибутки та збитки. Не пропускайте їх.

Ігнорування часових рамок

Платіж, термін якого настає через 30 днів, — це не те саме, що платіж, термін якого настає завтра. Ваш звіт про рух грошових коштів має відображати момент, коли гроші фактично переміщуються.

Ігнорування дрібних регулярних витрат

Передплати, банківські комісії та невеликі регулярні платежі накопичуються. Відстежуйте їх усі.

Відсутність прогнозування на майбутнє

Історичні звіти про рух грошових коштів є цінними, але прогнозування майбутнього грошового потоку допомагає уникнути проблем до їх виникнення.

Тримайте свій грошовий потік наочним та під контролем

Розуміння того, звідки приходять ваші гроші і куди вони йдуть, не є факультативним для виживання бізнесу — це фундаментально. Шаблон звіту про рух грошових коштів забезпечує структуру, необхідну для систематичного відстеження цих рухів, раннього виявлення проблем і прийняття обґрунтованих рішень щодо майбутнього вашого бізнесу.

Незалежно від того, чи ви стартап, що рахує кожен долар, чи стабільний бізнес, що керує складними фінансами, постійне відстеження грошових потоків є важливим. Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію (plain-text accounting), яка робить відстеження грошових потоків прозорим і керованим за допомогою версій — жодних «чорних скриньок», жодних сюрпризів. Почніть безкоштовно та отримайте повну видимість фінансового пульсу вашого бізнесу.