Шаблон за отчет за паричните потоци: Пълното ръководство за проследяване на финансовото състояние на вашия бизнес

Ето една отрезвяваща статистика: 82% от малките предприятия, които фалират, го правят поради проблеми с паричните потоци. Не поради липса на клиенти. Не поради лоши продукти. А заради паричния поток. Въпреки това много собственици на фирми се фокусират обсесивно върху маржовете на печалбата, докато пренебрегват реалните пари, движещи се през техните сметки. Един печеливш бизнес все пак може да остане без пари и да затвори врати — това се случва по-често, отколкото си мислите.

Отчетът за паричните потоци не е просто поредният счетоводен документ за архивиране. Той е моментна снимка в реално време на финансовото здраве на вашия бизнес, която ви показва точно откъде идват парите ви, къде отиват и дали ще имате достатъчно, за да продължите работа следващия месец. Това ръководство ще ви преведе през всичко, което трябва да знаете за ефективното създаване и използване на шаблон за отчет за паричните потоци.

Какво представлява отчетът за паричните потоци?

Отчетът за паричните потоци е финансов документ, който проследява действителното движение на пари в и извън вашия бизнес за определен период — обикновено месец, тримесечие или година. За разлика от вашия отчет за приходите и разходите, който показва приходите и разходите на база текущо начисляване, отчетът за паричните потоци се занимава само с реални пари: средствата във вашата банкова сметка.

Помислете за това по следния начин: печалбата ви казва какво е спечелил вашият бизнес на хартия, но паричният поток ви казва какво всъщност можете да похарчите. Може да имате $50,000 в неплатени фактури (чудесно за печалбата), но ако клиентите още не са платили, тези пари не са във вашата сметка. Все още трябва да изплащате заплати, да плащате наем и да покривате сметки към доставчици. Ето защо паричният поток е важен.

Паричен поток срещу печалба: Разбиране на разликата

Много собственици на фирми бъркат тези две концепции, което води до опасни финансови слепи петна:

• Печалба = Приходи минус разходи за определен период
• Паричен поток = Реални пари, движещи се в и извън вашите сметки

Бизнесът може да бъде печеливш, но беден на пари (в очакване на плащания от клиенти), или богат на пари, но нерентабилен (живеещ от заеми или инвестиции). Нито една от двете ситуации не е устойчива в дългосрочен план, но липсата на пари ще убие бизнеса ви по-бързо от липсата на печалба.

Трите раздела на отчета за паричните потоци

Всеки отчет за паричните потоци се разделя на три отделни категории:

1. Паричен поток от оперативна дейност

Този раздел обхваща парите, генерирани или похарчени чрез основната ви стопанска дейност. Това е сърцето на вашия отчет за паричните потоци, защото показва дали вашият действителен бизнес модел генерира реални пари.

Паричните постъпления включват:

• Плащания, получени от клиенти
• Парични средства от продажби
• Получени лихви и дивиденти

Паричните плащания включват:

• Плащания към доставчици и вендори
• Изплатени заплати и възнаграждения
• Наем и комунални услуги
• Застрахователни премии
• Платени данъци

2. Паричен поток от инвестиционна дейност

Този раздел проследява движението на пари, свързано с дългосрочни активи и инвестиции.

Паричните постъпления включват:

• Приходи от продажба на оборудване или имот
• Доходност от инвестиции
• Продажба на ценни книжа

Паричните плащания включват:

• Покупка на оборудване, превозни средства или имоти
• Закупуване на инвестиции или ценни книжа
• Придобивания

3. Паричен поток от финансова дейност

Този раздел показва движението на пари, свързано с финансирането на вашия бизнес чрез дълг или собствен капитал.

Паричните постъпления включват:

• Получени заеми
• Инвестиции от собственици
• Набран собствен капитал

Паричните плащания включват:

• Погасяване на заеми (главница)
• Дивиденти, изплатени на акционерите
• Обратно изкупуване на акции
• Лични тегления на собственика

Директен срещу индиректен метод: Кой трябва да използвате?

Има два приети метода за изготвяне на отчет за паричните потоци и изборът на правилния зависи от размера и нуждите на вашия бизнес.

Директен метод

Директният метод изброява всички действителни парични транзакции през периода. Записвате всяко парично постъпление и плащане поотделно.

Примерни записи:

• Пари, получени от клиенти: $180,000
• Пари, платени на доставчици: $95,000
• Пари, платени за заплати: $45,000
• Пари, платени за наем: $12,000

Предимства:

• По-лесен за разбиране
• Предоставя детайлни подробности
• По-добър за по-малки фирми
• Предпочитан от инвеститори и кредитори

Недостатъци:

• Отнема време за изготвяне
• Изисква детайлно проследяване на транзакциите
• Повече работа за счетоводството

Индиректен метод

Индиректният метод започва с нетната печалба от вашия отчет за приходите и разходите и я коригира за непарични позиции и промени в оборотния капитал.

Пример:

• Нетна печалба: $60,000
• Плюс: Амортизация: $12,000
• Минус: Увеличение на вземанията от клиенти: $8,000
• Плюс: Увеличение на задълженията към доставчици: $5,000
• Нетен паричен поток от операции: $69,000

Предимства:

• По-бърз за изготвяне
• Използва съществуващи данни от финансовите отчети
• По-лесен за по-големи предприятия
• Показва връзката между доходите и парите

Недостатъци:

• По-малко интуитивен
• Скрива действителните парични движения
• Може да прикрие проблеми

Кой да изберете? За повечето малки предприятия с управляеми обеми на транзакциите директният метод предоставя по-ясна информация. По-големите предприятия или тези, които вече използват счетоводство на принципа на текущото начисляване, често намират индиректния метод за по-ефективен.

Как да създадете отчет за паричните потоци: стъпка по стъпка

Стъпка 1: Съберете своите финансови данни

Преди да започнете, съберете:

• Начално салдо по паричните средства (от банковото ви извлечение)
• Отчети за приходите и разходите за периода
• Доклади за възрастовата структура на вземанията от клиенти
• Записи за задълженията към доставчици
• Банкови извлечения за периода
• Документация за заеми и инвестиции

Стъпка 2: Изчислете паричния поток от оперативна дейност

Използвайки директния метод:

1. Опишете всички парични средства, получени от клиенти
2. Извадете всички парични средства, платени на доставчици
3. Извадете всички парични средства, платени за оперативни разходи
4. Извадете платените парични средства за данъци
5. Резултатът е вашият нетен паричен поток от оперативна дейност

Стъпка 3: Изчислете паричния поток от инвестиционна дейност

1. Опишете постъпленията от всякакви продажби на активи
2. Извадете покупките на оборудване или имоти
3. Извадете всички покупки на инвестиции
4. Резултатът е вашият нетен паричен поток от инвестиционна дейност

Стъпка 4: Изчислете паричния поток от финансова дейност

1. Добавете всички новополучени заеми
2. Добавете всички инвестиции от собственици или набран капитал
3. Извадете плащанията по главници на заеми
4. Извадете личните тегления на собствениците или дивидентите
5. Резултатът е вашият нетен паричен поток от финансова дейност

Стъпка 5: Изчислете нетния паричен поток

Съберете заедно:

• Нетния паричен поток от оперативна дейност
• Нетния паричен поток от инвестиционна дейност
• Нетния паричен поток от финансова дейност

Това ви дава общия нетен паричен поток за периода.

Стъпка 6: Проверете крайното си салдо

Вашето начално салдо по паричните средства плюс нетния паричен поток трябва да е равно на крайното ви салдо. Ако не е, имате грешка при равнението, която трябва да откриете.

Формула: Начални парични средства + Нетен паричен поток = Крайни парични средства

Предупредителни знаци, за които да следите във вашия отчет за паричните потоци

Вашият отчет за паричните потоци може да разкрие предупредителни знаци, преди те да са се превърнали в кризи. Ето за какво да внимавате:

1. Постоянен отрицателен оперативен паричен поток

Ако основните ви операции не генерират положителен паричен поток в продължение на няколко периода, вашият бизнес модел може да не е устойчив. Случват се случайни периоди с отрицателни стойности, но хроничният отрицателен оперативен паричен поток изисква незабавно внимание.

2. Положителна печалба, но отрицателен паричен поток

Това разминаване често показва, че:

• Клиентите не плащат навреме
• Поддържате твърде много инвентар (складови наличности)
• Предлагате твърде щедри условия за плащане
• Има проблеми с признаването на приходите

3. Нарастващи вземания от клиенти

Ако вземанията ви продължават да растат по-бързо от приходите, имате проблем със събираемостта. Почти 87% от малките предприятия се справят със закъснели плащания, а на средния бизнес в САЩ се дължат над 300 000 долара от бавно плащащи клиенти.

4. Нарастваща зависимост от финансиране

Ако единственият ви положителен паричен поток идва от заеми или инвестиции, вие финансирате операциите си с дълг, а не с печалба. Това не е устойчиво.

5. Намаляващ свободен паричен поток

Свободният паричен поток (оперативният паричен поток минус капиталовите разходи) показва какво е налично за растеж, погасяване на дългове или разпределение. Постоянният спад сигнализира за предстоящи проблеми.

6. Големи несъответствия с банковите извлечения

Ако вашият изчислен паричен поток не съвпада с наличното в банковата ви сметка, имате грешки в проследяването, които се нуждаят от разследване.

Най-добри практики за управление на паричните потоци

Проследявайте ежеседмично, а не само ежемесечно

Въпреки че официалните отчети обикновено са месечни, ежеседмичното проследяване на парите ви помага да уловите проблемите по-рано. Създайте прост седмичен отчет за паричната позиция успоредно с вашите формални месечни отчети.

Поддържайте паричен резерв

Стремете се към резерв, покриващ оперативните разходи за три до шест месеца. Този буфер предпазва от неочаквани прекъсвания, слаби сезони или забавяне на плащанията.

Разделете личните и бизнес финансите

Смесването на лични и бизнес сметки прави точното проследяване на паричния поток почти невъзможно. Използвайте специализирани бизнес сметки за всички бизнес транзакции.

Записвайте транзакциите незабавно

Не разчитайте на паметта си. Записвайте движенията на паричните средства в момента на тяхното възникване, независимо дали чрез счетоводен софтуер или чрез дисциплиниран ръчен процес.

Извършвайте месечно равнение с банковите извлечения

Винаги проверявайте отчета си за паричните потоци спрямо действителните си банкови салда. Несъответствията разкриват грешки или в най-лошия случай – измами.

Отчитайте сезонните колебания

Много бизнеси имат предвидими слаби и натоварени периоди. Вашето планиране на паричните потоци трябва да отчита тези цикли, натрупвайки резерви през добрите месеци за покриване на слабите.

Ускорете събирането на вземанията

Изпращайте фактурите своевременно, предлагайте отстъпки за предсрочно плащане и последвайте просрочените сметки незабавно. Всеки ден забавяне на плащането ви струва пари.

Договорете по-добри условия

Работете с доставчиците за удължаване на сроковете за плащане, където е възможно. Дори допълнителни 15 дни могат значително да подобрят вашата парична позиция.

Използване на вашия отчет за паричните потоци за вземане на решения

Отчетът за паричните потоци не е просто инструмент за отчитане – той е инструмент за вземане на решения.

Планиране на големи покупки във времето

Преди да закупите оборудване, да се разширите или да поемете нови разходи, проверете прогнозирания си паричен поток. Ще разполагате ли с достатъчно пари, за да покриете разходите, без да създадете недостиг?

Планиране на растежа

Растежът често изисква парични инвестиции, преди да се материализира възвръщаемостта. Вашите прогнози за паричните потоци ви помагат да разберете колко финансиране ще ви е необходимо и кога.

Оценка на ценообразуването

Ако постоянно сте на отрицателен паричен поток въпреки добрите продажби, вашето ценообразуване или условия на плащане може да се нуждаят от корекция.

Сезонно планиране

Историческите отчети за паричните потоци разкриват сезонни модели, помагайки ви да планирате инвентара, персонала и разходите спрямо предвидими колебания.

Кандидатстване за заеми

Заемодателите и инвеститорите ще изискват отчети за паричните потоци. Ясните и точни отчети демонстрират финансова компетентност и улесняват получаването на финансиране.

Чести грешки при отчета за паричните потоци, които да избягвате

Объркване между касова основа и начислена основа

Вашият отчет за паричните потоци трябва да показва реалните движения на парични средства, а не начислени приходи или разходи. Продажба, записана в отчета ви за приходите и разходите, не се отразява на паричния ви поток, докато клиентът не плати.

Пропускане на неоперативни позиции

Плащанията по заеми, покупките на оборудване и тегленията от собственика влияят на парите в брой, но може да не се появят във вашия отчет за приходите и разходите. Не ги пропускайте.

Игнориране на времевия фактор

Плащане с падеж след 30 дни не е същото като такова с падеж утре. Вашият отчет за паричните потоци трябва да отразява кога парите се движат реално.

Пренебрегване на малки периодични разходи

Абонаментите, банковите такси и малките периодични плащания се натрупват. Проследявайте ги всички.

Липса на бъдещи прогнози

Историческите отчети за паричните потоци са ценни, но прогнозирането на бъдещия паричен поток ви помага да избегнете проблеми, преди те да възникнат.

Поддържайте паричния си поток видим и под контрол

Разбирането на това откъде идват парите ви и къде отиват не е въпрос на избор за оцеляването на бизнеса – то е фундаментално. Шаблонът за отчет за паричните потоци осигурява структурата, от която се нуждаете, за да проследявате тези движения систематично, да откривате проблемите рано и да вземате информирани решения за бъдещето на вашия бизнес.

Независимо дали сте стартъп, който следи всеки лев, или утвърден бизнес, управляващ сложни финанси, последователното проследяване на паричния поток е от съществено значение. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат, което прави проследяването на паричния поток прозрачно и с контрол на версиите – без „черни кутии“, без изненади. Започнете безплатно и получете пълна видимост върху финансовия пулс на вашия бизнес.