Šablóna výkazu peňažných tokov: Kompletný sprievodca sledovaním finančného pulzu vášho podnikania

Tu je vytriezvenie: 82 % malých podnikov, ktoré neuspejú, končí práve kvôli problémom s cash flow. Nie pre nedostatok zákazníkov. Nie pre nekvalitné produkty. Ale kvôli cash flow. Napriek tomu sa mnohí majitelia firiem posadnuto sústredia na ziskové marže, pričom ignorujú skutočné peniaze prechádzajúce cez ich účty. Zisková firma môže stále vyčerpať hotovosť a zavrieť svoje brány – stáva sa to častejšie, než by ste si mysleli.

Prehľad o peňažných tokoch (cash flow statement) nie je len ďalší účtovný dokument, ktorý treba založiť do šanónu. Je to momentka finančného zdravia vášho podnikania v reálnom čase, ktorá vám presne ukáže, odkiaľ vaše peniaze pochádzajú, kam odchádzajú a či ich budete mať dostatok na to, aby ste budúci mesiac udržali firmu v chode. Tento sprievodca vás prevedie všetkým, čo potrebujete vedieť o efektívnom vytváraní a používaní šablóny prehľadu o peňažných tokoch.

Čo je prehľad o peňažných tokoch?

Prehľad o peňažných tokoch je finančný dokument, ktorý sleduje skutočný pohyb hotovosti do vášho podnikania a von z neho počas určitého obdobia – zvyčajne mesiaca, štvrťroka alebo roka. Na rozdiel od výkazu ziskov a strát, ktorý zobrazuje výnosy a náklady na akruálnej báze, prehľad o peňažných tokoch sa zaoberá iba reálnymi peniazmi: eurami na vašom bankovom účte.

Premýšľajte o tom takto: zisk vám povie, čo vaše podnikanie zarobilo na papieri, ale cash flow vám povie, čo môžete skutočne minúť. Môžete mať 50 000 $ v neuhradených faktúrach (skvelé pre zisk), ale ak zákazníci ešte nezaplatili, tieto peniaze nie sú na vašom účte. Stále však musíte vyplatiť mzdy, zaplatiť nájom a uhradiť faktúry dodávateľom. Preto na cash flow záleží.

Cash flow verzus zisk: Pochopenie rozdielu

Mnohí majitelia firiem si tieto dva pojmy pletú, čo vedie k nebezpečným finančným slepým miestam:

• Zisk = Výnosy mínus náklady za určité obdobie
• Cash flow = Skutočné peniaze prúdiace na vaše účty a z nich

Firma môže byť zisková, ale s nedostatkom hotovosti (čaká na platby od zákazníkov), alebo môže mať dostatok hotovosti, ale byť nezisková (žije z pôžičiek alebo investícií). Ani jedna situácia nie je dlhodobo udržateľná, ale nedostatok hotovosti zlikviduje vaše podnikanie rýchlejšie ako strata zisku.

Tri časti prehľadu o peňažných tokoch

Každý prehľad o peňažných tokoch sa delí do troch odlišných kategórií:

1. Peňažné toky z prevádzkovej činnosti

Táto časť zachytáva hotovosť vygenerovanú alebo vynaloženú prostredníctvom vašich hlavných obchodných aktivít. Je to tep vášho prehľadu o peňažných tokoch, pretože ukazuje, či váš samotný obchodný model generuje skutočnú hotovosť.

Peňažné príjmy zahŕňajú:

• Platby prijaté od zákazníkov
• Hotovosť z predaja
• Prijaté úroky a dividendy

Peňažné výdavky zahŕňajú:

• Platby dodávateľom a poskytovateľom služieb
• Vyplatené platy a mzdy
• Nájomné a energie
• Poistné
• Zaplatené dane

2. Peňažné toky z investičnej činnosti

Táto časť sleduje pohyb hotovosti súvisiaci s dlhodobým majetkom a investíciami.

Peňažné príjmy zahŕňajú:

• Príjmy z predaja zariadení alebo nehnuteľností
• Výnosy z investícií
• Predaj cenných papierov

Peňažné výdavky zahŕňajú:

• Nákup zariadení, vozidiel alebo nehnuteľností
• Nákup investícií alebo cenných papierov
• Akvizície

3. Peňažné toky z finančnej činnosti

Táto časť zobrazuje pohyb hotovosti súvisiaci s financovaním vášho podnikania prostredníctvom dlhu alebo vlastného imania.

Peňažné príjmy zahŕňajú:

• Prijaté úvery
• Investície vlastníkov
• Získané kapitálové financovanie

Peňažné výdavky zahŕňajú:

• Splátky úverov (istina)
• Dividendy vyplatené akcionárom
• Spätné odkúpenie akcií
• Výbery vlastníka

Priama verzus nepriama metóda: Ktorú by ste mali použiť?

Existujú dve akceptované metódy prípravy prehľadu o peňažných tokoch a výber tej správnej závisí od veľkosti a potrieb vášho podnikania.

Priama metóda

Priama metóda uvádza všetky skutočné hotovostné transakcie počas daného obdobia. Zaznamenávate každý príjem a platbu hotovosti jednotlivo.

Príklady položiek:

• Hotovosť prijatá od zákazníkov: 180 000 $
• Hotovosť zaplatená dodávateľom: 95 000 $
• Hotovosť zaplatená na mzdy: 45 000 $
• Hotovosť zaplatená za nájom: 12 000 $

Klady:

• Jednoduchšie na pochopenie
• Poskytuje podrobné detaily
• Lepšia pre menšie podniky
• Preferovaná investormi a veriteľmi

Zápory:

• Časovo náročná na prípravu
• Vyžaduje podrobné sledovanie transakcií
• Viac práce pre účtovníctvo

Nepriama metóda

Nepriama metóda začína čistým ziskom z vášho výkazu ziskov a strát a upravuje ho o nepeňažné položky a zmeny v pracovnom kapitáli.

Príklad:

• Čistý zisk: 60 000 $
• Pripočítať: Odpisy: 12 000 $
• Odpočítať: Nárast pohľadávok: 8 000 $
• Pripočítať: Nárast záväzkov: 5 000 $
• Čistý cash flow z prevádzky: 69 000 $

Klady:

• Rýchlejšia na prípravu
• Využíva existujúce údaje z finančných výkazov
• Jednoduchšia pre väčšie podniky
• Ukazuje vzťah medzi ziskom a hotovosťou

Zápory:

• Menej intuitívna
• Skrýva skutočné pohyby hotovosti
• Môže zakrývať problémy

Ktorú si vybrať? Pre väčšinu malých podnikov s zvládnuteľným objemom transakcií poskytuje priama metóda jasnejší prehľad. Väčšie podniky alebo tie, ktoré už používajú akruálne účtovníctvo, často považujú nepriamu metódu za efektívnejšiu.

Ako vytvoriť výkaz peňažných tokov: Krok za krokom

Krok 1: Zhromaždite svoje finančné údaje

Skôr než začnete, pripravte si:

• Počiatočný stav hotovosti (z vášho bankového výpisu)
• Výkazy ziskov a strát za dané obdobie
• Prehľady o vekovej štruktúre pohľadávok
• Záznamy o záväzkoch
• Bankové výpisy za dané obdobie
• Dokumentáciu k úverom a investíciám

Krok 2: Vypočítajte peňažné toky z prevádzkových činností

Pri použití priamej metódy:

1. Uveďte všetky peňažné prostriedky prijaté od zákazníkov
2. Odpočítajte všetky prostriedky zaplatené dodávateľom
3. Odpočítajte všetky prostriedky zaplatené na prevádzkové náklady
4. Odpočítajte zaplatené dane
5. Výsledkom je váš čistý peňažný tok z prevádzkovej činnosti

Krok 3: Vypočítajte peňažné toky z investičných činností

1. Uveďte výnosy z predaja akéhokoľvek majetku
2. Odpočítajte nákupy vybavenia alebo nehnuteľností
3. Odpočítajte všetky nákupy investícií
4. Výsledkom je váš čistý peňažný tok z investičnej činnosti

Krok 4: Vypočítajte peňažné toky z finančných činností

1. Pripočítajte všetky novoprijaté úvery
2. Pripočítajte všetky investície majiteľov alebo získaný kapitál
3. Odpočítajte splátky istiny úverov
4. Odpočítajte výbery majiteľov alebo dividendy
5. Výsledkom je váš čistý peňažný tok z finančnej činnosti

Krok 5: Vypočítajte čistý peňažný tok

Sčítajte:

• Čistý peňažný tok z prevádzkovej činnosti
• Čistý peňažný tok z investičnej činnosti
• Čistý peňažný tok z finančnej činnosti

Získate tak váš celkový čistý peňažný tok za dané obdobie.

Krok 6: Overte konečný zostatok

Váš počiatočný stav hotovosti plus čistý peňažný tok by sa mal rovnať vášmu konečnému zostatku hotovosti. Ak sa nerovná, musíte nájsť chybu v rekonciliácii.

Vzorec: Počiatočná hotovosť + Čistý peňažný tok = Konečná hotovosť

Varovné signály, na ktoré si treba dať pozor vo výkaze peňažných tokov

Váš výkaz peňažných tokov môže odhaliť varovné signály skôr, než prerastú do krízy. Tu je to, čo treba sledovať:

1. Konzistentne negatívny prevádzkový cash flow

Ak vaše hlavné činnosti negenerujú kladný peňažný tok počas viacerých období, váš obchodný model nemusí byť udržateľný. Občasné negatívne obdobia sa vyskytujú, ale chronicky negatívny prevádzkový cash flow si vyžaduje okamžitú pozornosť.

2. Kladný zisk, ale negatívny cash flow

Tento nesúlad často naznačuje:

• Zákazníci neplatia včas
• Máte príliš veľké zásoby
• Ponúkate príliš veľkorysé platobné podmienky
• Problémy s uznávaním výnosov

3. Narastajúce pohľadávky

Ak pohľadávky rastú rýchlejšie ako výnosy, máte problém s ich vymáhaním. Takmer 87 % malých podnikov sa stretáva s oneskorenými platbami a priemerný podnik v USA eviduje pohľadávky po lehote splatnosti vo výške viac ako 300 000 USD.

4. Zvyšujúca sa závislosť od financovania

Ak váš jediný kladný cash flow pochádza z úverov alebo investícií, financujete prevádzku dlhom namiesto zárobkov. To nie je udržateľné.

5. Klesajúci voľný peňažný tok (Free Cash Flow)

Voľný peňažný tok (prevádzková hotovosť po odpočítaní kapitálových výdavkov) ukazuje, čo je k dispozícii na rast, splácanie dlhu alebo rozdelenie zisku. Trvalý pokles signalizuje blížiace sa problémy.

6. Veľké rozdiely oproti bankovým výpisom

Ak sa váš vypočítaný peňažný tok nezhoduje s tým, čo máte na bankovom účte, máte v evidencii chyby, ktoré je potrebné vyšetriť.

Najlepšie postupy pre riadenie cash flow

Sledujte týždenne, nielen mesačne

Hoci sa formálne výkazy zvyčajne zostavujú mesačne, týždenne sledovanie hotovosti vám pomôže zachytiť problémy skôr. Vytvorte si jednoduchý týždenný report o stave hotovosti popri formálnych mesačných výkazoch.

Udržiavajte finančnú rezervu

Zamerajte sa na rezervu vo výške troch až šiestich mesiacov prevádzkových nákladov. Tento vankúš vás ochráni pred neočakávanými výpadkami, slabými sezónami alebo omeškaniami platieb.

Oddeľte osobné a firemné financie

Miešanie osobných a firemných účtov robí presné sledovanie peňažných tokov takmer nemožným. Na všetky firemné transakcie používajte vyhradené firemné účty.

Zaznamenávajte transakcie okamžite

Nespoliehajte sa na pamäť. Zaznamenávajte pohyby hotovosti hneď, ako nastanú, či už prostredníctvom účtovného softvéru alebo disciplinovaného manuálneho procesu.

Mesačne zosúlaďujte s bankovými výpismi

Vždy overujte svoj výkaz peňažných tokov voči skutočným zostatkom v banke. Rozdiely odhaľujú chyby alebo v najhoršom prípade podvody.

Zohľadnite sezónne výkyvy

Mnohé podniky majú predvídateľné slabšie a rušnejšie obdobia. Vaše plánovanie cash flow by malo s týmito cyklami počítať a vytvárať rezervy počas dobrých mesiacov na pokrytie tých slabších.

Urýchlite inkaso pohľadávok

Posielajte faktúry okamžite, ponúkajte zľavy za predčasnú platbu a ihneď urgujte pohľadávky po lehote splatnosti. Každý deň odkladu platby vás stojí peniaze.

Vyjednajte lepšie podmienky

Spolupracujte s dodávateľmi na predĺžení platobných lehôt, kde je to možné. Aj ďalších 15 dní môže výrazne zlepšiť vašu hotovostnú pozíciu.

Používanie výkazu peňažných tokov pri rozhodovaní

Výkaz peňažných tokov nie je len nástrojom na podávanie správ – je to nástroj na rozhodovanie.

Načasovanie veľkých nákupov

Pred nákupom vybavenia, expanziou alebo prevzatím nových výdavkov si skontrolujte plánovaný cash flow. Budete mať dostatok hotovosti na pokrytie nákladov bez toho, aby ste si spôsobili jej nedostatok?

Plánovanie rastu

Rast často vyžaduje hotovostné investície skôr, než sa prejavia výnosy. Vaše prognózy peňažných tokov vám pomôžu pochopiť, koľko financovania budete potrebovať a kedy.

Vyhodnocovanie cenotvorby

Ak ste konzistentne v mínuse napriek dobrým predajom, vaša cenotvorba alebo platobné podmienky môžu vyžadovať úpravu.

Sezónne plánovanie

Historické výkazy o peňažných tokoch odhaľujú sezónne vzorce, čo vám pomáha plánovať zásoby, personálne obsadenie a výdavky na základe predvídateľných výkyvov.

Žiadosti o úvery

Veritelia a investori budú žiadať výkazy o peňažných tokoch. Prehľadné a presné výkazy demonštrujú finančnú kompetenciu a uľahčujú získanie financovania.

Bežné chyby vo výkazoch o peňažných tokoch, ktorým sa treba vyhnúť

Zámena hotovostného a akruálneho princípu

Váš výkaz o peňažných tokoch by mal zobrazovať skutočné pohyby hotovosti, nie akruálne výnosy alebo náklady. Predaj zaznamenaný vo výkaze ziskov a strát neovplyvní váš peňažný tok, kým zákazník nezaplatí.

Zabúdanie na neprevádzkové položky

Splátky úverov, nákupy zariadení a výbery majiteľa ovplyvňujú hotovosť, ale nemusia sa objaviť vo vašom výkaze ziskov a strát. Nezabudnite na ne.

Ignorovanie načasovania

Platba splatná o 30 dní nie je to isté ako platba splatná zajtra. Váš výkaz o peňažných tokoch by mal odrážať, kedy sa hotovosť skutočne pohne.

Prehliadanie malých opakujúcich sa výdavkov

Predplatné, bankové poplatky a malé opakujúce sa platby sa sčítavajú. Sledujte ich všetky.

Absencia výhľadu do budúcnosti

Historické výkazy o peňažných tokoch sú cenné, ale prognózovanie budúcich peňažných tokov vám pomáha vyhnúť sa problémom skôr, než nastanú.

Majte svoj peňažný tok na očiach a pod kontrolou

Pochopenie toho, odkiaľ vaša hotovosť pochádza a kam odchádza, nie je pre prežitie podnikania voliteľné – je to základ. Šablóna výkazu o peňažných tokoch poskytuje štruktúru, ktorú potrebujete na systematické sledovanie týchto pohybov, včasné zachytenie problémov a prijímanie informovaných rozhodnutí o budúcnosti vášho podnikania.

Či už ste startup sledujúci každý dolár, alebo etablovaná firma spravujúca zložité financie, konzistentné sledovanie peňažných tokov je nevyhnutné. Beancount.io ponúka účtovníctvo v čistom texte, vďaka ktorému je sledovanie peňažných tokov transparentné a pod kontrolou verzií – žiadne čierne skrinky, žiadne prekvapenia. Začnite zadarmo a získajte úplný prehľad o finančnom pulze vášho podnikania.